Pernahkah Anda bertanya-tanya, bagaimana sebagian orang dengan mudah menaklukkan daftar tugas mereka, membuat kita semua kagum akan kehebatan produktivitas mereka? Sepertinya mereka memiliki Alat Pemutar Waktu Hermione Granger untuk menyelesaikan semuanya sementara kita dibiarkan menggaruk-garuk kepala dan merenungkan rahasia keterampilan membengkokkan waktu mereka.
Inilah sedikit pengecekan realitas: ini bukan sulap - ini hanya strategi.
Setiap manusia super produktif memiliki senjata penebusan dalam melawan kekacauan dan penundaan: daftar prioritas
Temukan kekuatan lima dengan panduan komprehensif kami untuk membuat daftar prioritas yang efektif. Kami akan memberikan lima alasan kuat, memandu Anda melalui lima langkah sederhana, dan mengungkap lima metode canggih - semuanya dirancang untuk meningkatkan kehidupan pribadi dan profesional Anda! 🏋️
Apa itu Daftar Prioritas, dan Apa Tujuannya?
Anda mungkin berpikir bahwa Anda sudah tahu apa itu daftar prioritas-daftar untuk mengatur tugas-tugas berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensi (duh!). Tapi ada banyak hal yang perlu dibongkar di sini dari sudut pandang manusia.
Ambillah buku yang sangat menyentuh, _Daftar Prioritas: Pencarian Terakhir Seorang Guru untuk Menemukan Pelajaran Terbesar dalam Hidup, misalnya. Buku ini merupakan memoar menarik dari David Menasche, seorang guru bahasa Inggris di sekolah menengah yang menghadapi kanker otak stadium akhir. Dalam perjalanannya yang berani melintasi negara, ia berusaha untuk terhubung kembali dengan mantan murid-muridnya, didorong oleh sebuah pertanyaan mendalam: Apakah ia membuat perbedaan dalam hidup mereka?
Perjalanan David mengungkap bagaimana hasrat dan motivasi seseorang sering kali memengaruhi prioritas di setiap tahap kehidupan. Poin kami di sini adalah jika Anda memprioritaskan tugas dengan benar, Anda dapat fokus pada hal-hal yang penting bagi Anda.
Ini bukan hanya tentang mengurangi stres dan
meningkatkan produktivitas
tetapi juga tentang melawan gangguan sehingga Anda dapat memelihara tujuan utama Anda. Hal utama yang dapat diambil adalah mengatakan Ya untuk tugas-tugas yang mendorong Anda maju dan Tidak untuk tugas-tugas yang hanya menghabiskan waktu Anda.
5 Alasan untuk Membuat Daftar Prioritas
Di tengah kekacauan tugas yang terlalu banyak, mempelajari cara membuat prioritas bukanlah sebuah pilihan-ini adalah kebutuhan yang tidak bisa ditawar. Jadi, mari kita bahas mengapa hal ini sangat penting dan bagaimana hal ini dapat membuat waktu kita lebih berarti di tengah-tengah jadwal yang padat.
1. Atur tugas-tugas Anda dalam waktu yang tersedia
Pernahkah Anda merasa ada begitu banyak hal yang harus dilakukan dan waktu yang tersedia sangat sedikit, tapi Anda tidak yakin harus memulai dari mana? Di situlah penentuan prioritas sangat berguna.
Dengan menuliskan apa yang perlu dilakukan dan memberikan tingkat prioritas pada setiap tugas, pada dasarnya Anda mengatakan, "Ini yang besar, dan ini yang tidak terlalu besar." Daftar yang disusun dengan cermat memungkinkan Anda mengatur waktu seperti seorang bos, memastikan bahwa Anda "tidak hanya sibuk" tetapi juga sibuk dengan hal-hal yang benar-benar penting.
2. Meningkatkan produktivitas
Meningkatkan produktivitas adalah alasan kuat lainnya untuk membuat daftar prioritas, karena ini membantu Anda memusatkan perhatian pada tugas-tugas bernilai tinggi yang mendorong Anda mencapai tujuan. Anda akan menemukan bahwa daftar yang terstruktur dengan baik dapat mengoptimalkan hari kerja Anda membantu Anda mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Berikut ini adalah cara daftar prioritas biasanya meningkatkan produktivitas Anda:
- **Kejelasan: Daftar mengurutkan tugas-tugas Anda, memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu ditangani-Anda tidak membuang-buang waktu untuk mempertimbangkannya, tetapi mengambil tindakan nyata
- Fokus laser : Dengan mengisolasi tugas-tugas yang berdampak besar, Anda dapat memusatkan upaya Anda di tempat yang paling penting
- Peningkatan motivasi : Memeriksa tugas bisa sangat memuaskan dan mendorong tindakan lebih lanjut
- Menghilangkan stres : Sebuah daftarmenawarkan sebuah peta jalan, mengurangikecemasan tentang melupakan tugas atau melewatkan tenggat waktu
3. Merampingkan tujuan
Jika pencapaian tujuan ibarat mencapai puncak gunung, daftar prioritas Anda adalah peta menuju puncak. ⛰️
Daftar ini berfungsi sebagai rencana yang dapat ditindaklanjuti yang mengubah aspirasi menjadi kemenangan dengan menyelaraskan tugas dan proses harian *dengan tujuan yang lebih besar. Hal ini memastikan bahwa setiap langkah yang Anda ambil memiliki tujuan dan didorong oleh kemajuan dalam konteks tujuan pribadi dan profesional Anda.
Kiat bonus: Banyak orang yang kesulitan untuk tetap terpaku pada satu tujuan, sehingga menurunkan kualitas daftar prioritas mereka. Jika Anda salah satu dari mereka, kami sarankan untuk menggunakan Sasaran ClickUp untuk memvisualisasikan tujuan utama Anda kiriman dan menentukan apa yang perlu diprioritaskan.
Merinci tujuan, tugas, poin tangkas, dan status proyek di Dasbor ClickUp 3.0 yang sangat mudah disesuaikan
4. Melacak kemajuan tujuan
Dengan secara konsisten memperbarui dan menandai item yang sudah selesai, Anda menjadikan daftar prioritas Anda sebagai pencatat pencapaian Anda secara real-time. Hal ini memberikan kejelasan tentang apa yang telah dilakukan, apa yang sedang berlangsung, dan apa yang akan dilakukan selanjutnya, menghilangkan dugaan dan memungkinkan Anda untuk merayakan setiap pencapaian dan mengidentifikasi risiko penyelesaian sebelumnya.
5. Memetakan ketergantungan tugas
Anda tahu bahwa terkadang satu tugas harus menunggu tugas lainnya selesai? Itu adalah sebuah ketergantungan tugas . Pada dasarnya, ini adalah rantai peristiwa yang saling berhubungan yang dapat divisualisasikan oleh daftar prioritas. Ketika Anda memahami bagaimana tugas-tugas bergantung satu sama lain, Anda bisa lebih cerdas dalam menentukan apa yang harus ditangani terlebih dahulu. Daftar prioritas sangat penting dalam lingkungan tim, di mana menunggu tugas yang saling bergantung dapat menyebabkan penundaan yang tidak terduga (dan sering kali menghabiskan biaya.
Anda bisa mempelajari bagaimana ketergantungan tugas bekerja di dalam ClickUp yang memungkinkan proses mengalir dengan lancar tanpa penundaan yang tidak perlu!
Tetapkan urutan operasi yang jelas dengan menambahkan ketergantungan "memblokir" atau "menunggu" di antara tugas-tugas dan jaga agar tim Anda tetap berada di jalur yang tepat untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu
Cara Membuat Daftar Prioritas: 5 Langkah Praktis
Tujuan, baik besar maupun kecil, adalah bisikan pertama dari sebuah mimpi, namun untuk mewujudkannya menjadi kenyataan, dibutuhkan lebih dari sekadar angan-angan. Inilah saatnya untuk menuangkan pena ke kertas, atau lebih baik lagi, jari-jari Anda ke papan ketik, dan memberikan struktur pada aspirasi tersebut.
Kami akan membahas lima langkah untuk membuat daftar prioritas yang fungsional-dan mendemonstrasikan prosesnya dengan ClickUp sebuah alat produktivitas yang berfungsi sebagai pusat komando virtual untuk mengelola tugas dan prioritas .
Mari tingkatkan, sederhanakan, dan taklukkan prioritas-prioritas itu!
Langkah 1: Menyusun daftar tugas utama
Sebelum Anda bisa membuat prioritas, Anda harus membuat daftar SEMUA tugas yang harus Anda selesaikan. Anda mungkin akan kewalahan pada awalnya, tetapi berikut ini adalah beberapa tips untuk menyederhanakan daftar tugas Anda:
- Tuliskan semuanya: Dari tugas-tugas kecil hingga tanggung jawab yang mendesak, keluarkan semuanya dari sistem Anda
- Jangan menilai atau menganalisis: Jangan masuk ke dalam mode analisis-paralisis
- biarkan pikiran Anda mengalir dengan bebas
- Masukkan tugas-tugas pribadi: Daftar prioritas Anda tidak boleh terbatas pada tugas-tugas pekerjaan jika Anda bertujuan untukmencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi *Pembaruan: Saat ada pekerjaan baru yang muncul, tambahkan ke daftar utama Anda untuk menjaga tugas tetap terorganisir
- Jadilah spesifik: Tugas yang tidak jelas (seperti "alokasikan sumber daya") akan lebih sulit ditangani. Menambahkan detail sebanyak mungkin (seperti "rencanakan alokasi sumber daya untuk departemen A untuk kuartal 3") akan membantu Anda mengidentifikasi tugas dan melaksanakannya dengan tepat
Kami menyarankan untuk mencatat tugas di platform digital seperti ClickUp. Percaya atau tidak, catatan tempel atau daftar kertas yang kusut hanya akan membuat semuanya menjadi tidak teratur di kemudian hari.
Gunakan ClickUp untuk membuat daftar prioritas dengan kode warna, menyelesaikan tugas dan proyek, dan berkolaborasi secara efisien dengan tim Anda
Membuat daftar tugas dalam skala apa pun sangat mudah dengan Rangkaian Manajemen Tugas ClickUp . Dilengkapi dengan serangkaian fitur yang luas untuk membantu Anda:
- Mengatur tugas (atau memecahnya menjadi subtugas tertentu)
- Menambahkan penerima tugas untuk membangun akuntabilitas
- Menyesuaikan tanggal jatuh tempo untuk perencanaan prioritas kelas atas
- Mengotomatiskan tugas yang berulang di daftar Anda denganOtomatisasi ClickUp* Tandai tugas Anda: Buka sebuah tugas, dan cukup klik ikon bendera yang terletak di sudut kiri atas modal tugas untuk menetapkan prioritasnya
- Tampilan daftar: Ikon bendera prioritas ada di sebelah kanan setiap tugas
- Tampilan papan: Arahkan mouse ke sudut kiri bawah kartu tugas untuk mengakses pilihan prioritas
Setelah Anda selesai mengatur prioritas tugas dan tanggal jatuh tempo, gunakan tombol Tampilan kalender untuk mengawasi jadwal Anda, menyaring tugas-tugas prioritas, atau mengeditnya secara massal.
Mengatur Prioritas Tugas dengan cepat di dalam tugas untuk mengomunikasikan apa yang perlu diperhatikan terlebih dahulu
Langkah 3: Mendelegasikan tugas secara efisien kepada masing-masing anggota tim
Manajer tim sering kali berakhir dengan daftar tugas yang sangat banyak yang menyebabkan kelelahan. Alih-alih mencoba melakukan semuanya sendirian, pertimbangkan untuk mendelegasikan tugas berdasarkan keterampilan atau keahlian karyawan individu dan meningkatkan efisiensi proses . 🔀
Katakanlah Anda memiliki anggota tim, Nick, yang ahli dalam desain grafis. Sekarang, Anda memiliki tugas dengan prioritas tinggi yang melibatkan pembuatan presentasi persuasif untuk peluncuran produk baru dan memerlukan beberapa tingkat perancangan.
Di sinilah Anda bisa memprioritaskan lebih baik dengan mendelegasikan-daripada menangani seluruh presentasi sendirian, Anda bisa menggunakan keahlian desain grafis Nick. Dengan begitu, Anda telah meringankan beban Anda dan memastikan bahwa pekerjaan tersebut berada di tangan yang tepat.
Mendelegasikan tugas-tugas prioritas di ClickUp sangat mudah dengan fitur Fitur pengingat . Jika Anda ingin berbagi beban kerja, buat tugas, gunakan opsi Delegasikan untuk memilih rekan tim, misalnya Nick, dan atur pengingat dengan tanggal jatuh tempo dan lampiran atau komentar yang berisi instruksi tugas.
Mengatur pengingat dengan mudah dengan perintah "R" dari ClickUp
Langkah 4: Hapus tugas yang tidak perlu
Ya, Anda membacanya dengan benar. Menghapus tugas dari daftar utama Anda dapat menjadi tindakan yang membebaskan dalam mengejar produktivitas. Hal ini didukung oleh laporan Tren Pembelajaran di Tempat Kerja 2021 menunjukkan bahwa tugas-tugas yang tidak penting dapat menjadi pemicu stres tim yang sah.
Untuk mengevaluasi kembali prioritas dalam daftar tugas Anda, tanyakan pada diri sendiri: apakah tugas ini benar-benar penting? Jika tidak, tekan tombol hapus tanpa ragu-ragu. 🗑️
Metode ini bukan tentang menghindari tanggung jawab, tetapi tentang kurasi strategis. Dengan menghilangkan tugas-tugas yang tidak penting - misalnya rapat, lokakarya, dan lain-lain - Anda merapikan daftar tugas Anda, memberikan ruang untuk kegiatan yang penting.
Ingin mendiskusikan tugas-tugas yang harus dilepaskan dengan tim Anda? Anda bisa melakukannya di sini Templat Rencana Aksi SMART ClickUp dapat membantu karyawan menandai tugas sebagai S spesifik, M terukur, A dapat dicapai, R relevan, dan T tepat waktu, yang membantu menyisihkan pekerjaan yang bernilai rendah.
Dengan templat rencana tindakan sasaran SMART, Anda memastikan sasaran Anda ditindaklanjuti dengan tampilan Daftar visual untuk menjaga semuanya tetap teratur dan berada di jalurnya
Langkah 5: Periksa, lacak, dan tinjau kembali
Ketika Anda menyelesaikan sebuah tugas, beri tanda centang di sebelahnya. Semakin banyak tanda centang, semakin termotivasi Anda untuk menaklukkan sisa hari Anda. Selain itu, pelacakan juga membantu menyesuaikan daftar prioritas sesuai kebutuhan. ✅
Jika Anda ingin mengidentifikasi pola kerja Anda untuk mengoptimalkan alur tugas , gunakan bahasa asli pelacakan waktu dalam ClickUp . Katakanlah sebuah secara konsisten memakan lebih banyak waktu dari yang Anda harapkan. Dengan data yang dilacak waktu, Anda dapat mendeteksi kerangka waktu yang tidak realistis sebelumnya dan menyesuaikan daftar prioritas Anda secara proaktif.
Buat lembar waktu dan pantau waktu yang dilacak di ClickUp
5 Metode Penentuan Prioritas yang Harus Anda Coba
Untuk meningkatkan kemampuan manajemen tugas Anda, mari pelajari lima metode penentuan prioritas yang canggih dan cerdas.
1. Kategorisasi berdasarkan waktu
Setelah Anda menyusun daftar tugas yang sangat banyak, uraikan dan kategorikan sesuai kebutuhan. Strategi yang populer adalah kategorisasi berdasarkan waktu. Kelompokkan tugas berdasarkan waktu yang Anda rencanakan untuk menanganinya-apakah hari ini, minggu ini, bulan ini, atau seterusnya-untuk menilai parameter prioritas. 🗓️
2. Metode Tugas Paling Penting (MIT)
Metode MIT (Most Important Tasks) Metode Tugas Paling Penting adalah pengubah permainan untuk mendapatkan kembali kendali saat kewalahan dengan daftar tugas yang menakutkan. Alih-alih bergulat dengan daftar yang panjang, Anda secara strategis memilih dua atau tiga tugas terpenting - MIT Anda - untuk hari itu. 📑
Tugas-tugas dengan prioritas tinggi ini menjadi pusat fokus Anda, sehingga Anda dapat menepis potensi gangguan. Anda memastikan penyelesaian tugas dan menciptakan pendekatan yang berfokus pada laser yang dapat meluas untuk menyelesaikan item tambahan dalam daftar Anda. Gunakan Baki Tugas ClickUp untuk menjaga agar MIT harian Anda tetap mudah diakses.
Sederhanakan hari Anda dengan menambahkan tugas prioritas ke Baki Tugas ClickUp
3. Metode Fokus Tunggal
Untuk saat-saat ketika Tugas Terpenting (MIT) terasa terlalu banyak, pendekatan ini mengambil langkah lebih jauh. Ini adalah penyederhanaan yang paling utama-pilih satu tugas, prioritas utama, dan biarkan yang lainnya memudar ke latar belakang. 🧘
Bayangkan Senin pagi yang sibuk dengan daftar tugas yang membentang tanpa batas. Merasakan beratnya tugas-tugas tersebut, Anda menerapkan Metode Fokus Tunggal. Sambil melihat sekilas pada daftar Anda, Anda mengidentifikasi sebuah proyek penting-mungkin presentasi klien yang membutuhkan perhatian penuh Anda.
Sepanjang pagi, Anda berkomitmen untuk menyempurnakan presentasi ini, menutup suara bising dari tugas-tugas lain yang bersaing untuk mendapatkan perhatian Anda. Pada tengah hari, Anda telah berhasil menyelesaikan seluruh presentasi.
Hasilnya? Metode ini telah mengubah apa yang bisa saja menjadi hari yang kacau dan penuh tekanan menjadi hari yang penuh dengan pencapaian yang ditargetkan.
4. Matriks prioritas Eisenhower
Jika Anda pernah terjebak dalam dilema apa-yang-harus-difokuskan-pertama, matriks Matriks Eisenhower adalah sekutu Anda. Teknik ini merupakan kategorisasi tugas yang sederhana namun efektif berdasarkan urgensi dan kepentingan, dengan membaginya ke dalam empat kuadran. 🪟
Urutkan daftar tugas yang banyak dengan mudah menggunakan Templat Matriks Prioritas Eisenhower oleh ClickUp
Yang harus Anda lakukan adalah menggambar sumbu Urgensi dan Penting. Sekarang, tempatkan tugas-tugas ke dalam kategori berikut:
- Mendesak dan penting: Lakukan
- Mendesak dan tidak penting: Jadwalkan
- Tidak mendesak tetapi penting: Mendelegasikannya
- Tidak mendesak dan tidak penting: Hapus
Bonus: Coba yang gratis Template Matriks Prioritas ClickUp untuk membuat laporan prioritas berbasis matriks dengan cepat! Platform ini juga memiliki lusinan template lainnya templat prioritas lainnya yang dapat Anda jelajahi.
5. Metode makan katak
Bayangkan daftar tugas Anda sebagai sebuah kolam yang penuh dengan tugas, dan ada seekor katak raksasa yang menakutkan di sana-tugas yang ingin Anda hindari. Sekarang, metode "Makanlah Katak Itu! trik oleh Brian Tracy menyarankan Anda untuk menyelam dan menangani katak besar itu di pagi hari untuk membangun momentum.
Ini seperti mengatakan, "Mari kita selesaikan hal yang sulit selagi kita masih segar dan siap untuk melangkah." Dengan melakukan hal ini, Anda tidak hanya menaklukkan tugas yang menantang, tetapi juga menyiapkan suasana untuk hari yang penuh dengan kemenangan. Jadi, ambil kopi Anda, tarik napas dalam-dalam, dan ayo kunyah kodok itu! 🐸
Jadilah Ahli dalam Menentukan Prioritas dengan ClickUp
Daftar prioritas Anda bukan hanya sebuah daftar-ini adalah rencana Anda untuk sukses. Dengan merencanakan hari Anda secara strategis, Anda bisa menghindari kesibukan di menit-menit terakhir dan tenggat waktu yang terlewat.
Selesaikan pekerjaan Anda, dan selesaikan dengan benar dengan ClickUp! Percayai all-in-one ini alat bantu penentuan prioritas pekerjaan untuk membantu Anda mengkategorikan, mendelegasikan, dan memprioritaskan pekerjaan dengan mudah. Daftar untuk menjelajahi jalan pintasnya untuk menang! 🏆