A megbeszélések kritikus fontosságúak a munkahelyen, és a szervezet teljes időráfordításának körülbelül 15%-át teszik ki. Ez majdnem egy teljes munkanap!
Megbízható szoftver nélkül, amely nyomon követi az értekezletek jegyzőkönyveit, a csapatok elveszíthetik a fontos beszélgetések nyomon követését. Az értekezleteken történtek pontos rögzítésével pedig befektet a csapat jövőbeli egészségébe, működőképességébe és hatékonyságába.
Mégis, a nagy kérdés továbbra is fennáll: hogyan kell helyesen megírni az értekezlet jegyzőkönyvét? Itt jövünk mi a képbe! 💪🏼
A cikk végére meg fogja érteni, hogyan kell jegyzőkönyvet írni, és hogyan lehet ezzel időt és energiát megtakarítani. Megosztunk néhány testreszabható és ingyenes jegyzőkönyv-sablont is Word, Excel, PDF és ClickUp formátumban, hogy csapata mindig tájékozott legyen.
Vegye fel kék fényű szemüvegét, nyissa meg digitális jegyzetfüzetét, és kövesse az utasításokat!
Mik azok a jegyzőkönyvek és miért van rájuk szükség?
A jegyzőkönyvek (más néven értekezlet jegyzőkönyvek, értekezlet jegyzetek vagy MOM) írásos dokumentációt nyújtanak az értekezlet során történtekről, így minden résztvevő számára egyértelmű feljegyzés áll rendelkezésre, függetlenül attól, hogy részt vettek-e az értekezleten vagy sem.
Ezek kiváló eszközök azoknak a szervezeteknek, amelyek rendszeresen tartanak rendezvényeket, frissítéseket vagy bejelentkezéseket. Ha helyesen használják őket, betekintést nyújtanak a korábbi megbeszélésekbe, segítve az ötletek újragondolását és a problémamegoldást.
Az értekezletek jegyzőkönyvei és intézkedési pontjai gyors módszert nyújtanak a felsővezetőknek, hogy naprakészek maradjanak a fontos változásokkal kapcsolatban. Ha pedig egy tag lemaradt a meghívásról, akkor a jegyzőkönyvet felhasználva felveheti a kapcsolatot a megfelelő személlyel további kérdésekkel vagy megjegyzésekkel.
De mi legszívesebben a csapat elismerésére használjuk őket. Ha egy ügyfél dicséri a projektben nyújtott teljesítményedet, azt is jegyezd fel a jegyzőkönyvbe! Ki ne szeretné a jó csapatmorált? 👏
A hatékony értekezletjegyzőkönyvek írása garantálja, hogy mindenki időben hozzáférjen a fontos információkhoz, és megakadályozza a szabadság miatti FOMO-t a munkahelyen. 💞
Bónusz: Távoli csapatok értekezletének ritmusa
Mit érdemes belevenni az értekezlet jegyzőkönyvébe?
Az értekezlet jegyzőkönyvének megírása a csapat igényeitől, az iparágtól vagy a terméktől függően változik, de minden jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell néhány fontos információt:
- Az értekezlet címe és tárgya
- Dátum és idő
- A résztvevők nyilvántartása (név, beosztás és szervezet)
- A megbeszélés napirendje/ritmusa
- Az egyes megbeszélési témák rövid összefoglalása
- Fontosabb döntések és teendők
- A következő értekezlet időpontja
Egyes szakaszok hosszabbak lesznek, mint mások. A cím, a dátum és az idő nem foglalhat el többet egy sornál, míg a napirend összefoglalása néhány bekezdést is igénybe vehet. A résztvevők és a teendők listája legyen tömör, pontokba szedett.
Minden szakasznak összhangban kell lennie az értekezlet napirendjével. Ez segít az olvasónak megérteni az események sorrendjét és könnyen eljutni egy adott ponthoz!
Gondoljon az ülés jegyzőkönyvére úgy, mint az ülés összefoglalójára – könnyen emészthető, de mégis teljes képet ad az eseményről!
Ha olyan további témák is szóba kerülnek, amelyek nem szerepeltek a napirenden, létrehozhat egy új szakaszt, vagy kijelölhet egy másikat „nyílt vita” vagy „egyéb témák” néven, jelezve, hogy felmerült egy olyan kérdés, amely eredetileg nem volt tervben.
Mindezen információk rögzítése elengedhetetlen ahhoz, hogy a jegyzetek átfogóak és alaposak legyenek. Éppen ezért mindig egy jegyzőkönyv-sablonnal kell kezdeni, hogy semmi ne maradjon ki. 🤓
Hogyan írjunk megvalósítható értekezlet-jegyzőkönyvet?
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató hatékony értekezlet-jegyzőkönyvek írásához azoknak a elfoglalt irodai dolgozóknak, akik időt és energiát szeretnének megtakarítani:
1. lépés: Felkészülés az értekezlet előtt
- Használjon strukturált sablont a jegyzetelés felgyorsításához
- Tekintse át az értekezlet napirendjét, hogy előre láthassa a legfontosabb megbeszélési pontokat.
- A résztvevők és szerepeik azonosítása (pl. moderátor, jegyzetelő)
2. lépés: A legfontosabb információk hatékony rögzítése
Győződjön meg arról, hogy feljegyzi a fontos részleteket, például:
- A találkozó részletei: dátum, idő, résztvevők és cél
- Meghozott döntések: Összegezze a legfontosabb tanulságokat, ne minden megbeszélést.
- Tennivalók: Határozottan megfogalmazni, hogy mit kell tenni, ki a felelős és mik a határidők.
Használjon rövid, világos mondatokat, és kerülje a felesleges részleteket.
3. lépés: A jegyzőkönyv formázása a gyors áttekintés érdekében
Mint Önnek, másoknak is sok dolguk van, ezért tartsa a jegyzőkönyvét rövidnek és áttekinthetőnek.
- Használjon vastag betűs fejlécet a szakaszok elválasztásához (pl. Döntések, Következő lépések).
- Az egyértelműség kedvéért számozza vagy pontokkal jelölje az egyes teendőket.
- A sürgős feladatokat vagy határidőket vastag betűvel vagy színesen emelje ki.
- Adjon hozzá feladatfelelőst minden cselekvési ponthoz
4. lépés: A jegyzőkönyv azonnali áttekintése és megosztása
Ellenőrizze a jegyzetek pontosságát és teljességét, majd küldje el azokat az összes résztvevőnek, amíg a megbeszélések még frissek.
Használjon olyan együttműködési eszközt, mint a ClickUp Docs, hogy könnyen hozzáférhessen és szükség szerint frissíthesse az információkat.
5. lépés: A teendők nyomon követése
Annak érdekében, hogy a cselekvési pontok nyomon követése és teljesítése biztosítva legyen, állítson be naptári emlékeztetőket a jegyzőkönyvben megjelölt fontos határidőkhöz.
A következő értekezlet előtt egyeztessen a felelős csapattagokkal, és frissítse a korábbi jegyzőkönyveket, hogy tükrözzék a cselekvési tételek előrehaladását.
Bónusz: AI-alapú jegyzőkönyv-készítők!
Mi az a jegyzőkönyv-sablon?
A jegyzőkönyv-sablon egy előre formázott dokumentum, amely tartalmazza mindazt, amire szükség van egy értekezletről értelmes jegyzőkönyv készítéséhez. A megfelelő MoM-sablon lehetővé teszi, hogy hozzáadjon olyan fontos információkat, mint a résztvevők neve, az értekezlet kezdete és vége, a legfontosabb pontok és egyebek.
Ráadásul az ülésjegyzőkönyv-sablonok különböző dokumentum-együttműködési szoftverekkel is kompatibilisek, így könnyen szerkesztheti, testreszabhatja és újra felhasználhatja őket a jövőbeli ülésekhez.
11 ingyenes jegyzőkönyv-sablon és példa
Hogy időben megtalálja a következő brainstorming üléshez szükséges sablont, használja ezt a listát, amelyen kedvenc sablonjaink találhatók különböző dokumentumszerkesztőkhöz, mint például a Word, Excel, PDF és ClickUp. Részletes sablonleírásokat és funkciók áttekintését találja, valamint minden sablonhoz közvetlenül hozzáférhet ebből a cikkből!
1. ClickUp ülésjegyzőkönyv-sablon
A ClickUp ülésjegyzőkönyv-sablonja segítségével könnyebb, mint valaha, hogy az ülés minden fontos részletét egyoldalas ClickUp Doc dokumentumba foglalja, amelyet szerkeszthet, megoszthat és másolhat a jövőbeli ülésekhez.
Ez a sablon előre formázott, külön szakaszokkal az általános információk, az értekezlet napirendje, a frissítések, a bejelentések és egyebek számára. Emellett nagyon vizuális, testreszabható stíluselemekkel, amelyekkel ellenőrzőlisták, táblázatok, média, adatok és egyebek adhatók hozzá, hogy a tagok gyorsan áttekinthetik a jegyzőkönyvet.
Ez a kezdőknek is könnyen használható sablon minden alapvető elemet tartalmaz, különösen a csapat rendszeres értekezleteihez. Kiváló kiindulási pont azok számára, akik még nem jártasak a jegyzőkönyvek írásában! Ha egyszerű, de átfogó szerkezetet keres, amely hatékony szervezést tesz lehetővé – függetlenül az értekezlet típusától –, akkor ez a Doc sablon a legjobb választás.
Ideális: Mindenkinek, aki egyszerű, egyoldalas formátumot szeretne a jegyzőkönyvekhez.
2. ClickUp által készített jegyzőkönyv-sablon
A ClickUp Meeting Minutes Framework Template sablonja nemcsak kezdőbarát, könnyen testreszabható és átfogó, hanem a ClickUp hatékony és együttműködésen alapuló Docs funkciójában is megtalálható, amely lehetővé teszi, hogy valós időben szerkesszék a dokumentumokat a csapatával együtt.
Összegezze a megbeszélések fontos részleteit, beleértve a résztvevőket, a teendőket és a további forrásokhoz vezető linkeket. Ezeket kényelmesen külön aloldalakként szervezheti a dokumentumon belül.
Emojik, képek, formázási és stílusbeállítások hozzáadásával azonnal strukturálhatja jegyzeteit, és kiemelheti írását. Ezenkívül URL-en keresztül azonnal megoszthatja dokumentumát, vagy csatolhatja feladatához, hogy bármikor könnyen hozzáférhessen.
Ezt a sablonkeretet felhasználhatja a legfontosabb tanulságok, az érdekelt felek számára elért eredmények és a kijelölt csapattagok által elvégzendő feladatok nyomon követésére is, a felsorolt teendők alapján. Ez a sablon tökéletes eszköz arra, hogy mindenki tájékozott, elkötelezett és szó szerint ugyanazon az oldalon álljon.
Ideális: Csapatok számára, akik közösen szeretnének jegyzőkönyvet készíteni.
3. ClickUp által készített jegyzőkönyv-sablon (MoM)
A ClickUp által készített Minutes of Meeting (MoM) sablon kissé eltérő szervezési megközelítést alkalmaz a jegyzőkönyvekhez, és előre elkészített feladatokat alkalmaz a munkaterületén. Ez egyszerűsíti és egységesíti a hagyományos jegyzetelési folyamatot azáltal, hogy az ismétlődő részleteket és a teendőket interaktív listában strukturálja.
Ebben a feladatban a feladat leírásában található egy Bevezető útmutató, amely lépésről lépésre elmagyarázza a sablon használatát. Továbbá több súgó dokumentumhoz is hozzáférhet, hogy a lehető legjobban kihasználhassa a ClickUp egyéb fontos funkcióit, például az alfeladatokat, az egyéni mezőket, az ellenőrzőlistákat és egyebeket.
Ez a sablon automatikusan kitölti négy alfeladatot a részvétel nyomon követéséhez, a következő értekezlet napirendi pontjainak rögzítéséhez, a jelenlegi kérdések kezeléséhez és a hét napirendjének megtekintéséhez. Annak ellenőrzéséhez, hogy minden pontot lefedtek-e, a jegyzőkönyv írója a találkozó utáni értékelési ellenőrzőlistát használhatja annak megállapításához, hogy az értekezlet a célok alapján sikeres volt-e.
Ideális: Olyan csapatok számára, amelyeknek előre strukturált jegyzőkönyv-formátumra van szükségük, amely elvégzi az összes nehéz munkát.
4. ClickUp igazgatósági ülés jegyzőkönyv sablon
A ClickUp rengeteg sablont kínál, hogy mindenféle csapat igényeit kielégítse a találkozók jegyzőkönyveinek írásához! Kezdjük a ClickUp igazgatósági ülés jegyzőkönyv sablonjával.
Az útmutatóban szereplő többi sablonhoz hasonlóan ez a jegyzőkönyv-sablon is lehetővé teszi az összes résztvevő, valamint a napirend és a teendők rögzítését és címkézését. Azonban az igazgatótanácsnak lehetnek olyan speciális elvárásai, amelyek eltérnek a szokásos értekezletektől, és ez a sablon ezt is figyelembe veszi, így lehetőség van az egyes teendők szavazási eredményeinek rögzítésére és magas szintű értekezleti jegyzetek készítésére is.
A ClickUp „Dokumentum megosztása” gombjával gyorsan megoszthatja a dokumentumot az összes többi kulcsszereplővel!
Ideális: jegyzőkönyvek és szavazási eredmények rögzítéséhez hivatalos igazgatósági üléseken és éves közgyűléseken.
5. Projektmenedzsment-értekezlet jegyzőkönyv sablon a ClickUp-tól
A ClickUp projektmenedzsment-értekezlet-sablonja segít a projektmenedzsment-értekezletekből a lehető legtöbbet kihozni egy testreszabható ClickUp-feladat teljes tétellistájával.
Ezt a sablont már a projekt indító értekezletét megelőzően is használhatja, amelynek kijelölt szakaszai tartalmaznak hasznos linkeket, az értekezlet részleteit, a napirendet és a projektcsapat tagjait – mindezt a feladat átfogó leírásából.
Egy másik szakasz részletesen bemutatja a projekt ütemtervének felülvizsgálatát, amely feltünteti az elvégzett munkát, a jövőben tervezett munkát és egyéb vegyes megjegyzéseket. Ezenkívül a sablonban található hat egyéni mező egyikét felhasználva felsorolhatja a különböző kockázatokat és problémákat, amelyek negatívan befolyásolhatják az egyes projekteket.
Innen nyomon követheti a projekt előrehaladását az értekezlet után öt előre elkészített alfeladattal, hogy biztosan:
- Minden tag hozzáfér a megfelelő eszközökhöz.
- A költségek felosztása a minőségirányítási csapat számára van előirányozva.
- KPI-dashboardok vannak bevezetve
És még sok más! Ha átfogó jegyzőkönyv-sablonra van szüksége a projektmenedzsmenthez, akkor nehéz lesz ennél jobbat találni.
Ideális: Projektmenedzserek számára, akik részletes jegyzeteket szeretnének készíteni a projektmegbeszéléseken, és azokat utána megosztani a csapat tagjaival.
6. ClickUp találkozó jegyzet sablon
A ClickUp Meeting Notes Template egy tökéletes, alapvető jegyzet sablon, amely segít megszervezni a találkozó részleteit és összehangolni a csapat tagjainak munkáját.
A sablon szakaszai a következők:
- Találkozó dátuma, időpontja, napirendje
- Találkozó rögzítési link
- Főbb tanulságok és összefoglalás
- Tennivalók.
Ez az egyoldalas sablon segít Önnek alapvető jegyzeteket készíteni, amelyek kiegészíthetik az egyéb értekezlethez kapcsolódó anyagokat, beleértve a jegyzőkönyvet is!
Ideális: alapvető jegyzetek és cselekvési pontok rögzítésére csapatértekezletek során.
7. Ismétlődő értekezletjegyzetek a ClickUp segítségével
Egy másik sablon, amely segíthet a jegyzetelésnél az értekezletek során, a ClickUp által készített Recurring Meeting Notes(Ismétlődő értekezletjegyzetek).
Ezzel a dokumentummal kezelheti az összes napirendi pontot, felsorolhatja a teendőket, áttekintheti a korábbi értekezleteket, és különböző feladatokat oszthat ki a csapat tagjai között.
Természetesen olyan részleteket is felvehet, mint a múltbeli, jelenlegi és jövőbeli értekezletek dátuma, az értekezlet konkrét célja, a résztvevők és a távolmaradók. Ezenkívül jelölje meg, hogy a résztvevők száma megfelel-e az egyes ismétlődő értekezletek határozatképességi quorumának.
Ideális: jegyzetek készítéséhez ismétlődő értekezleteken és az egyes értekezleteken elért előrehaladás nyomon követéséhez.
8. ClickUp Meeting Tracker sablon
Olyan megoldást keres, amely segít nyomon követni a találkozókat az elejétől a végéig? Adja hozzá a ClickUp Meeting Tracker sablonját a munkaterületéhez! Ez a részletes sablon minden információt tartalmaz egy átfogó és praktikus listában, amelynek segítségével tervezheti, előkészítheti és kezelheti a teendőket.
A sablon felhasználható minden típusú értekezlet és projekt nyomon követésére, az egyéni megbeszélésektől és negyedéves üzleti áttekintésektől a születésnapi ünnepségekig és egyéb nem hagyományos üzleti értekezletekig.
A sablon számos elemet tartalmaz, amelyek segítenek a találkozók nyomon követésének minden aspektusában, beleértve három állapotot, nyolc egyéni mezőt és négy nézet típust.
Ideális: Azok számára, akik sokoldalú sablont keresnek, amely különböző típusú értekezletekhez alkalmas.
9. Jegyzőkönyv-sablon Excelhez
Bár a ClickUp kiváló megoldás az összes értekezlet dokumentumának egyetlen helyen történő tárolására, optimális megosztási lehetőségekkel és egyéb funkciókkal, érdemes lehet egy Excel alternatívát használni, ha a szervezet már befektetett a Microsoft termékekbe.
Ez a vezetői értekezletek jegyzőkönyveinek nyomon követési listája egy alapvető táblázatsablon, amelynek segítségével nyomon követhetőek a vezetői értekezletek részletei.
Ez az Excel-sablon egyszerű, több oszlopos táblázatot használ az összes értekezlet részleteinek nyomon követéséhez. Tartalmazza az olyan információkat, mint a feladatok leírása, a megbízottak, a határidők, a szükséges erőforrások és a végrehajtási állapotok.
Ideális: Azok számára, akik szeretik egyszerű Excel-dokumentumokban vezetni a találkozók jegyzetét.
10. Jegyzőkönyv-sablon Microsoft Wordhoz
Ha rendszeresen használja a Microsoft Word programot, akkor érdemes lehet a jegyzőkönyveket Wordben rögzíteni, mivel a Microsoft számos jegyzőkönyv-sablont kínál. Számos testreszabható dokumentumsablont találhat minden típusú értekezlethez, beleértve az adminisztratív értekezleteket, a szülői értekezleteket és ezt a klasszikus jegyzőkönyv-sablont az általános csapatértekezletekhez.
Nem talál megfelelő sablont a Wordben? A Microsoft lehetővé teszi dokumentumok létrehozását a semmiből is.
Ideális: Microsoft Word felhasználók számára, akiknek egyszerű jegyzetelési sablonra van szükségük ugyanazon a platformon.
11. Hivatalos értekezlet-jegyzőkönyv sablon PDF formátumban
Bizonyos típusú hivatalos értekezletek vagy gyűlések, például igazgatósági ülések, részvényesi közgyűlések vagy közgyűlések, nagyon részletes jegyzőkönyvek vezetését igénylik.
Ez a hivatalos értekezlet-jegyzet sablon külön szakaszokat tartalmaz olyan dolgok rögzítésére, mint a határozatképesség ellenőrzése, az előző értekezlet jegyzőkönyvének jóváhagyása, a megbeszélés pontjainak összefoglalása stb. Segít biztosítani, hogy az ilyen nagy létszámú találkozókon a megbeszélések ne térjenek el a témától.
Ideális: Hivatalos értekezletek jegyzőkönyveinek dokumentálása és megosztása nagy létszámú résztvevői körrel.
Mi jellemzi a jó jegyzőkönyv-sablont?
A hatékony jegyzőkönyv-sablon minden szükséges eszközt megad ahhoz, hogy megfelelően dokumentálja a találkozó eseményeit. Ezzel a sablonnal minden találkozó részleteit rendezett, mindenki számára érthető formában tudja megszervezni.
Mielőtt azonban elkezdené saját sablonját nulláról felépíteni, vagy befektetne az elsőbe, ami a keresés során megjelenik, érdemes megismerkednie néhány fontos funkcióval, amelyekkel egy hatékony jegyzőkönyv-sablon rendelkezik:
- Együttműködési funkciók a csapat tagjai közötti szerkesztéshez, megjegyzések hozzáadásához és feladatok delegálásához.
- Rugalmas megosztási és jogosultsági beállítások, hogy a megfelelő személyek férhessenek hozzá a jegyzőkönyvekhez.
- Intuitív és gazdag stílusbeállítások az ülés jegyzőkönyvének megfelelő formázásához.
- Lehetőség más fájlok, média, linkek és képek beágyazására a dokumentumba
A legjobb értekezlet-jegyzet sablonok kompatibilisek lesznek az Ön által preferált dokumentumszerkesztő eszközzel, vagy beépülnek abba. Ez lehetővé teszi a sablon integrálását más munkaértekezlet-eszközökkel, vagy akár virtuális értekezlet-platformjával is! Ebben az esetben az is fontos, hogy az értekezlet-sablonja összhangban legyen a technológiai eszközeivel.
Ezek az elemek biztosítják, hogy minden értekezlet eredményes legyen, és mindenki elvigye a számára szükséges információkat.
Olvassa el még: Hogyan lehet jó benyomást kelteni a projektindító értekezleten
A legjobb gyakorlatok az értekezletek jegyzőkönyveinek írásához
Az ülés jegyzőkönyvének rögzítésének módja az írásstílusától és a jegyzetek gyors rögzítésének képességétől függ. Azonban nem kell azonnal aggódnia a sebesség miatt. Egy kis idő és tapasztalat után kialakíthatja a megfelelő információk rögzítésének ritmusát.
Ennek ellenére íme néhány tipp, amelyek segítenek a valaha volt legjobb értekezlet-jegyzőkönyvek elkészítésében:
A jegyzőkönyv vezetésének feladatát ossza ki egy konkrét személynek.
A jegyzetek és a jegyzőkönyvek különbözőek – és így is kell kezelni őket! Míg a találkozó jegyzetek lehetnek formálisak vagy informálisak, a MoM-ok egy szabványos gyakorlat- és információkészletet tartalmaznak.
Előfordul, hogy a találkozószervezők kineveznek egy moderátort, aki jegyzeteket készít a találkozóról, majd később ugyanazt a személyt kérik meg, hogy ezekből a jegyzetekből készítse el a jegyzőkönyvet. Máskor a találkozószervező akár szinonimaként is használhatja ezeket a kifejezéseket! Ezzel valószínűleg feláldozza a jegyzőkönyvek következetességét és minőségét.
Ha túl nagy felelősséget ró a jegyzetelőre, az a jegyzetek kevésbé átfogóvá válásához vagy a jegyzőkönyv egyes részeinek hiányosságaihoz vezethet. Ha egy személyt mindkét feladattal túlterhel, azzal veszélyeztetheti, hogy egyik feladatot sem tudja sikeresen elvégezni.
Ha tehát Ön felelős a jegyzőkönyvekért, akkor fordítson rájuk 100%-os figyelmet.
Mesélje el a történetet a lehető leghatékonyabban
Ragadjon meg a fontos pontokat.
Ahelyett, hogy minden apró részletre kitérne, összpontosítson a fontosabb témákra, és hagyja, hogy az olvasó tegyen fel kérdéseket. A jegyzőkönyve megmutatja nekik, kihez kell fordulniuk a továbbiakban. 🙂
Ha egy probléma felmerül az értekezleten, feltétlenül dokumentálja:
- A megoldandó probléma vagy kihívás
- A megoldásként fontolóra vett ötletek
- A megegyezés szerinti további lépések
- Mikor várható a probléma megoldása?
A felesleges információk megnehezíthetik az olvasó dolgát, és a jegyzőkönyv követését is megnehezíthetik. Jobb ötlet csak a legfontosabb pontokat belevenni.
Tisztítsa meg a jegyzőkönyvet, mielőtt megosztja
Higgye el, nem fogja megosztani a nyers értekezletjegyzeteit alapos szerkesztés nélkül. Ehelyett használja az első változatot alapul a végleges tervezet felépítéséhez. A szerkesztés során a jegyzeteket koherens narratívává alakítja, amely követi a csapata egységes jegyzőkönyv-struktúráját.
Az értekezlet során összpontosítson az információkra. Ne aggódjon a jegyzetek rendszerezése miatt, amíg nem áll készen a szerkesztésre – ekkor alakul ki a jegyzőkönyv!
A jegyzetek újbóli elolvasása és átírása segít jobban emlékezni a megbeszélésre, és új perspektívát ad minden témára.
Emellett az ülés jegyzőkönyvét szerkeszteni és lektorálni kell, és hibáktól mentesnek kell lennie. A helyesírási hibák elterelik az olvasó figyelmét a tárgyalt témáról, és őszintén szólva, egyszerűen nem professzionálisak.
Ellenőrizze, ellenőrizze újra, és kérjen meg valaki mást is, hogy ellenőrizze a munkáját. Szüntesse meg a hibákat, és hagyja, hogy az olvasó a tartalomra koncentrálhasson.
Profi tipp: Ahelyett, hogy a jó öreg tollra és papírra bízná ezt a feladatot, próbáljon meg strukturált jegyzeteket készíteni egy digitális jegyzetfüzetben!
Az olyan eszközök, mint a ClickUp Notepad és a Chrome Extension, gyors és intuitív megoldást kínálnak a gyors jegyzeteléshez. A gazdag szövegszerkesztő funkcióval azonnal formázhatja és stílusozhatja jegyzetét, hogy azok még a megbeszélés közben is átfogóbbak legyenek.
Mindig, mindig, mindig tegyen fel kérdéseket
A jegyzőkönyv feljegyzésének elsődleges célja az, hogy közvetítse a megbeszélésen történteket.
Nézd át a jegyzeteidet vagy az értekezlet felvételét, hogy megbizonyosodj arról, hogy a helyes információkat osztod meg. Tegyen meg mindent, hogy ellenőrizze a jegyzőkönyv megbízhatóságát.
Ne hagyjon semmit a véletlenre! Ha bármelyik jegyzet vagy megjegyzés nem egyértelmű, kérjen magyarázatot az illető személytől, ha lehetséges. A legfontosabb, hogy pontos információkat adjon azoknak, akik nem tudtak részt venni a megbeszélésen, vagy akiknek frissíteniük kell az ismereteiket. A pontosság fontosabb, mint a gyorsaság!
A felelősségvállalás a teendőkkel kezdődik
A teendőid a találkozó jegyzetek legrövidebb elemei lesznek, de valószínűleg a legfontosabbak!
Ebben a részben rögzítheti a megbeszélés során felmerült problémák megoldásához szükséges következő lépéseket. Ezért minden teendőnek tartalmaznia kell néhány konkrét és pontos részletet:
- A meghozandó döntés vagy intézkedés
- Ki felelős a feladat elvégzéséért?
- Mikor kell elkészülnie, azaz a határidő
Így segíti elő a jegyzőkönyv-készítő szoftver a felelősségvállalást és segíti a résztvevőket a feladatok hatékonyabb nyomon követésében. Javaslatunk? Készítse el jegyzőkönyvét egy dinamikus dokumentumkezelő eszközzel, amely lehetővé teszi megjegyzések hozzáadását és hozzárendelését az írásához.
Olvassa el még: A legjobb ingyenes jegyzetelési sablonok a Google Docs, Word és ClickUp programokban
Tegye hatékonyabbá az értekezleteket a ClickUp segítségével
📮Betekintés: A munkavállalók 37%-a küld követő jegyzeteket vagy értekezlet-jegyzőkönyveket a teendők nyomon követése érdekében, de 36% még mindig más, fragmentált módszerekre támaszkodik. A döntések rögzítésére szolgáló egységes rendszer hiányában a szükséges kulcsfontosságú információk elsikkadhatnak a csevegések, e-mailek vagy táblázatok között. A ClickUp segítségével a beszélgetéseket azonnal végrehajtható feladatokká alakíthatja át az összes feladat, csevegés és dokumentum között, így biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki.
Egy speciális értekezletkezelő eszköz, mint például a ClickUp használatával az ülés napirendje, a jegyzetek és a teendők egy helyen összpontosíthatók. A beépített értekezletjegyzet-eszközök, feladatkiosztások és haladáskövetési funkciók segítségével megelőzhetőek a határidők elmulasztása és a feladatok elfeledése.
- A ClickUp naptárnézetéhez hasonló ütemezési eszközökkel jól szervezetté teheti az értekezleteket. A Google Naptárral való integráció révén nem kell platformot váltania, és segíti az értekezletek ütemezésének kezelését, az időbeni emlékeztető küldését, valamint a napirendek és az időbeosztás áttekinthetőségének fenntartását.
- Az AI-alapú eszközök egyszerűsíthetik a jegyzetelést azáltal, hogy leírják az értekezlet jegyzőkönyvét, összefoglalják a legfontosabb megbeszéléseket és azonosítják a teendőket. Például a ClickUp Brain automatizálja ezeket a feladatokat, ezzel időt takarít meg és javítja a pontosságot – különösen a gyorsan változó vagy virtuális értekezletek esetében.
- A ClickUp Clips segítségével akár képernyőfelvételeket is készíthet a virtuális értekezletekről és a legfontosabb pontokról, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon.
- A feladatok megfelelő csapat tagoknak történő azonnali kiosztása a megbeszélések során javítja a felelősségvállalást és a következetességet. A ClickUp feladatkezelési funkciói integrálják a feladatkiosztást a jegyzetelésbe, egyszerűsítve ezzel a folyamatot és biztosítva, hogy semmi ne maradjon figyelmen kívül.
További információ: A legjobb értekezletkezelő és napirend-szoftver megoldások
Hatásos értekezletek tervezése a megfelelő eszközökkel
A strukturált értekezletjegyzőkönyvek megkönnyítik a döntések nyomon követését, a szervezettség fenntartását és biztosítják, hogy ne maradjanak ki fontos részletek. A sablonok használata egyszerűsíti a folyamatot és egységessé teszi a dokumentációt.
A sablonok rengeteg időt takaríthatnak meg, de még értékesebbé válnak, ha más munkáival együtt szerkesztheti, elérheti és kezelheti őket. Az ingyenes projektmenedzsment szoftverek, mint például a ClickUp, pontosan ezt a problémát hivatottak megoldani, és még sok minden mást is.
Válasszon a ClickUp egyre bővülő sablonkönyvtárából, vagy hozza létre saját sablonját, hogy az megfeleljen csapata egyedi igényeinek. 🦄
És említettük már, hogy a ClickUp több mint 1000 más munkaeszközzel integrálható? Még a Zoommal is! Mindez azért, hogy az ülésjegyzőkönyvek elkészítése sokkal könnyebb legyen. 😇
És a legjobb az egészben: ezek a funkciók teljesen ingyenesek.
A ClickUp ülésjegyzőkönyv-sablonok, együttműködési dokumentumok és hatékony üléskezelési funkciók gyűjteménye mindenki számára örökre ingyenesen elérhető. Szeretne átvenni az irányítást? Kezdje el most a ClickUp használatát!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
1. Ki írja a találkozó jegyzőkönyvét?
Ideális esetben az értekezlet szervezője vagy valaki a csapatából jegyzetel, összefoglalja a jegyzeteket, és az értekezlet után megosztja azokat az összes résztvevővel.
2. Miért fontos jegyzőkönyvet vezetni az értekezletekről?
Az értekezlet jegyzőkönyvének rögzítése több okból is elengedhetetlen:
- A jegyzőkönyv hivatalos dokumentumként szolgál, amely rögzíti a megbeszélés legfontosabb vitáit, döntéseit és intézkedési pontjait.
- Ezek referenciaként szolgálnak a jövőbeli értekezletekhez, és segítenek nyomon követni az előrehaladást.
- Azok, akik nem tudtak részt venni az értekezleten, áttekinthetik a jegyzőkönyvet, hogy tájékozottak maradjanak.
- Biztosítják a folytonosságot és megelőzik a félreértéseket vagy az információk elvesztését.
- Ezek felhasználhatók a kellő gondosság és a szabályok betartásának bizonyítására.
- Ezek ellenőrzőlistaként szolgálnak a teendőkhöz, segítve a csapatokat a kötelezettségvállalások teljesítésében.
- A jól dokumentált jegyzőkönyvek biztosítják, hogy minden érdekelt fél hozzáférjen ugyanazokhoz az információkhoz.