Manapság, amikor a munkavégzés módja a teljesen távoli, a hibrid és a teljes mértékben irodai között változik, nehéz lehet a csapatok közötti kapcsolatot és tájékoztatást folyamatosan fenntartani (a különböző időzónák még nehezebbé teszik a dolgot). 👀
Tehát, annak érdekében, hogy összhangban maradjunk a csapatainkkal, rendszeres találkozókra térünk át, hogy áttekintsük a frissítéseket, felülvizsgáljuk a teendőket, visszajelzéseket adjunk, és még sorolhatnánk. De a helyzet az, hogy az idő értékes.
Ez különösen igaz, ha gyors tempójú munkakörnyezetben dolgozik, mert akkor biztosnak kell lennie abban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a találkozókból.
Ilyenkor jelentősen előnyös lehet a csapat számára, ha ismeri a találkozó célját, rendelkezik napirenddel és megfelelő találkozási ritmust ütemez.
Ebben a cikkben megtudhatja, mi a megfelelő találkozási gyakoriság, milyen gyakran érdemes találkozókat szervezni, és milyen találkozókezelő eszközöket használhat, hogy a találkozók számát minimálisra csökkentse, és csapata mindig naprakész legyen.
Emellett néhány tippet és javaslatot is összeállítottunk, amelyek segítenek meghatározni, mi működik a legjobban a csapatod számára, valamint megbeszélés-sablonokat is mellékeltünk, amelyekkel strukturálhatod a hívásaidat, és a lehető legproduktívabbá teheted őket.
Mi az a találkozók gyakorisága?
A találkozók ritmusa egyszerűen a találkozók gyakoriságát, vagyis azt jelenti, hogy milyen gyakran tartanak találkozót.
Például, ha Ön és közvetlen beosztottja minden péntek reggel jelentkeznek be, az heti találkozási ritmusnak számít. Ha kéthavonta szeretne találkozni, az kéthavonta tartott találkozók ütemezésének felel meg.
Ez távoli csapatok esetében nehezebb lehet. Minden vállalatnak kihívást jelent, hogy milyen gyakorisággal kell megbeszéléseket tartani. Az egyre inkább elosztott munkaerő mellett a személyes Zoom-hívások úgy tűnik, hogy sok személyes megbeszélést felváltottak, és néha az egyetlen interakcióvá váltak a csapattal.
Bár mindannyian szeretünk pillantást vetni valaki háziállatára a hívás háttérében, ezek a virtuális találkozók valójában ronthatják az alkalmazottak boldogságát és termelékenységét, mivel zavaróak lehetnek, ha túl sok találkozó tölti ki a napjukat.
Hogyan lehet egyensúlyba hozni a menetrendet és megtalálni a csapat számára megfelelő találkozási ritmust?
Nézzük meg, hogyan!
Hogyan válasszuk ki a megfelelő értekezletek gyakoriságát?
A megfelelő értekezletek gyakorisága minden vállalatnál és annak igényeinek függvényében eltérő lesz. Egyes csapatok szerepeik, projektjeik és az értekezletek típusa függvényében több vagy kevesebb értekezletet igényelnek. Az alábbiakban bemutatunk néhány értekezletek gyakoriságát és típusát, valamint sablonokat, amelyek segítségével az értekezletek minden résztvevő számára produktívak maradnak.
A találkozók ritmusának típusai
A találkozó típusától függően a leggyakoribb találkozási gyakoriságok a következők:
1. Napi értekezletek
A napi találkozók fontos frissítések, sürgős csapatbejelentések, jelentések megosztása és gyors bejelentkezés céljára szolgálnak. Általában maximum 15-30 percig tartanak.
- A napi állandó értekezletek informális találkozók, amelyeket naponta tartanak. Ezek szükségesek és hasznosak olyan csapatok számára, mint a mérnöki és fejlesztői csapatok, hogy biztosítsák az összehangolást, megosszák az eredményeket és segítsenek azonosítani az akadályokat. A naponta tartott scrum értekezletek egyfajta napi állandó értekezletek.
- A csapatértekezletek napi csapatértekezletek, amelyek virtuálisan és személyesen is megtarthatók. Segítségükkel minden csapattag megtudhatja, min dolgoznak kollégái, milyen kihívásokkal szembesülnek, és hogy tudnak-e segíteni nekik.
Bár a napi értekezletek remek módszerként tűnhetnek a napi előrehaladás és változások nyomon követésére, nem megfelelő kezelés esetén kontraproduktívak és zavaróak lehetnek.
Tehát, hogy a lehető legjobban kihasználja a napi értekezletek ritmusát és biztosítsa a produktív munkát, a legjobb, ha az értekezletre felkészülten érkezik, egy napirenddel és egy sablonos dokumentummal, amelyet a csapat tagjai bármikor könnyen megtekinthetnek és kitölthetnek az értekezlet előtt.
Napi értekezletek ütemezésének sablonja
Használja ezt a testreszabható ClickUp napi állandó értekezlet sablont, hogy Ön és csapata szervezett, strukturált és megismételhető rendszert kapjon a napi frissítések rögzítéséhez és megtekintéséhez.
Ez a sablon elérhető a ClickUp Whiteboards alkalmazásban, és bármilyen módon testreszabható, hogy támogassa az Ön egyedi munkafolyamatait. Emellett elmenti az Ön bevitelét és valós időben tükrözi azt, és mivel a ClickUp alkalmazáson belül épült fel, csapata linkeket illeszthet be a feladatokhoz, és összekapcsolhatja ezt a dokumentumot a munkájukkal.
2. Heti értekezletek ütemezése
Különböző típusú találkozókat lehet hetente ütemezni. A heti ritmus általában azt jelenti, hogy a résztvevők minden héten ugyanazon a napon, ugyanabban az időpontban találkoznak.
- Az egyéni megbeszélések lehetőséget nyújtanak a vezetőknek és a menedzsereknek, hogy egyénileg beszélgessenek közvetlen beosztottaikkal vagy kollégáikkal. Ezzel kijelölt időt biztosítanak a kapcsolatépítésre és a jó viszony kialakítására, valamint garantálják, hogy a munkavállalók megkapják a munkájukhoz szükséges támogatást.
- Az osztályos csapatértekezletek hetente kerülhetnek megrendezésre, hogy áttekintsék az előző hét legfontosabb eseményeit és megegyezzenek a következő hét terveiről.
- Heti projektfrissítéseket gyakran tartanak több szakaszból és mérföldkőből álló hosszú távú projektek esetében. Ezeken a találkozókon a projektcsapat vagy a projektmenedzser megosztja a projekt előrehaladásával kapcsolatos friss információkat, kiemeli a függőségeket és összehangolja az érdekelt feleket a következő lépésekkel kapcsolatban.
Heti értekezletek ütemezésének sablonja
Tegye produktívvá heti ellenőrző megbeszéléseit, és szabványosítsa heti egyéni megbeszéléseit a ClickUp egyéni megbeszélés sablonjának segítségével.
Ez a sablon alkalmazható a ClickUp Docs-ban, ahol fontos részleteket, például prioritásokat, teendőket és egyebeket jegyezhet fel. Az összes heti értekezlet jegyzetét egy helyen tárolhatja, ha új oldalt ad hozzá ugyanahhoz a dokumentumhoz. Lehetősége van megosztani ezt a dokumentumot másokkal, vagy magánjellegűvé tenni, hogy biztonságos teret biztosítson alkalmazottai számára.
3. Havi értekezletek ütemezése
A havonta ismétlődő értekezletek fontos találkozók, amelyek segítenek a vezetőknek és a csapat tagjainak abban, hogy egyeztessék a célokat és a projekteket. Általában legfeljebb egy órásak, és minden hónapban ugyanazon a napon és időpontban kerülnek megrendezésre, például a hónap első keddjén, minden hónap 7. napján stb.
Ezeken a találkozókon friss információkat kaphat a havi célokról, áttekintheti az előrehaladást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy csapata jó úton halad a negyedéves célok eléréséhez, és azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket és akadályokat, hogy csapata a következő hónapokban sikeres legyen.
- A vállalati teljes létszámú értekezletek fontos havi találkozók, ahol a vezetői csapat megosztja a legfrissebb információkat és fontos bejelentéseket tesz. Ezek lehetnek online értekezletek vagy személyes találkozók, és egy-három óra között tarthatnak.
- A bizottsági értekezletek frissítési megbeszélések, amelyek célja, hogy minden tagot tájékoztassanak a fejleményekről. A vállalat alkalmazottai számosféle bizottságot működtethetnek, például munkahelyi biztonsági bizottságot, munkahelyi szórakozási bizottságot stb.
- A vezetői értekezletek havonta összehozzák a vállalat különböző részlegeinek vezetőit és menedzsereit, hogy megvitassák a vállalat fontos kérdéseit és megosszák a részlegek legfrissebb híreit.
Havi értekezletek ütemezésének sablonja
A ClickUp projektállapot-jelentés sablonjával könnyen érthető vizuális ábrázolást adhat a projekt összefoglalójáról mind a csapatoknak, mind az érdekelt feleknek.
Ez a sablon elérhető a ClickUp Whiteboards alkalmazásban, ahol csapata egyszerre vagy aszinkron módon együttműködhet, frissítéseket adhat hozzá, változtatásokat hajthat végre és még sok mást tehet. Használja ezt a sablont, hogy minden érdekelt felet naprakészen tartson a fejlesztésről, megelőzze a problémákat, mielőtt azok bekövetkeznének, és garantálja, hogy a projekt a megadott időkereten belül befejeződjön.
A ClickUp All-Hands Meeting Template segítségével könnyedén megtervezheti a következő vállalati szintű értekezletet és delegálhatja a feladatokat.
Ez a sablon előre beállított egyéni szabályzatokat, egyéni mezőket és többféle nézetet tartalmaz, hogy strukturált és részletes áttekintést nyújtson a feladatairól, és biztosítsa, hogy minden fontos bejelentést lefedjen. Használja a sablont úgy, ahogy van, vagy testreszabhatja az igényeinek megfelelően. A sablonhoz egy Bevezető útmutató is tartozik, amely segít a sablon maximális kihasználásában.
4. Negyedéves értekezletek ütemezése
A negyedéves értekezletek kiválóan alkalmasak a projekt aktuális állásának megosztására, az elmúlt negyedév eredményeinek megbeszélésére, a sikerek megünneplésére, valamint a következő negyedévre való felkészülésre a csapattal vagy az egész szervezettel. Ha megfelelően szervezik meg, ezek a negyedéves értekezletek hozzájárulhatnak a csapat hangulatának javításához, a funkciók közötti összehangolás javításához, valamint ahhoz, hogy mindenki a céljai elérése felé haladjon.
A negyedéves találkozóknak számos felhasználási területük van, de a leggyakoribbak a tervezési megbeszélések, az igazgatósági ülések stb.
- Az igazgatósági üléseket általában negyedévente egyszer tartják, figyelembe véve, hogy nehéz minden héten vagy hónapban összehozni az összes igazgatósági tagot. Ezeken az üléseken a résztvevők növekedési stratégiákat, jövőbeli terveket, új beruházásokat stb. vitatnak meg. Az ülések néhány órától egy egész munkanapig tarthatnak.
- A negyedévente elvégzett üzleti áttekintések magas szintű frissítő megbeszélések, amelyeken a résztvevők megvitatják a célok elérését, a következő negyedévre vonatkozó terveket, az akadályokat és a hosszú távú stratégiát. A vállalat jellegétől függően ezeket a negyedéves üzleti áttekintéseket a vezetőség és a csapatvezetők, vagy az ügyfelek és Ön tartják.
Negyedéves értekezletek ütemezésének sablonja
A ClickUp átfogó QBR sablonja a következőket segíti:
- Gyűjtsön adatokat több forrásból, hogy hasznosítható információkat nyerjen.
- Kövesse nyomon a teljesítményt a KPI-khez viszonyítva egy áttekinthető irányítópulton.
- Ossza meg az eredményeket az érdekelt felekkel és a csapat tagjaival a gyors döntéshozatal érdekében.
5. Éves találkozók ritmusa
Az éves találkozók fontos, évente egyszer megrendezett események, amelyek jelentős tervezést igényelnek. Céljuktól függően egy vagy több napig is tarthatnak.
Példa
- Az alkalmazottak teljesítményértékelése az egyén teljesítményének éves értékelése, amelynek során az eredményeket a meghatározott célokhoz és mérföldkövekhez viszonyítva mérlegelik.
- A vállalati kirándulások informális összejövetelek, amelyeket a vezetőség évente egyszer szervez, hogy minden alkalmazottnak lehetőséget adjon a kikapcsolódásra, az eredmények megünneplésére és a csapatkapcsolatok erősítésére.
- Az éves részvényesi közgyűlések szintén évente egyszer megrendezésre kerülő események, amelyeken a vállalat beszámol az év eredményeiről és pénzügyi teljesítményéről. Néha ezek a fórumok új lehetőségek feltárására is alkalmat nyújtanak.
Éves értekezletek ütemezésének sablonja
A ClickUp üzleti jelentés sablonjával professzionális és vizuálisan vonzó módon mutathatja be, mi történt a vállalatában! A sablon célja, hogy segítsen Önnek hatékony és átfogó jelentést készíteni a vállalkozása teljesítményéről vagy fejlődéséről.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Gyűjtsön adatokat olyan forrásokból, mint pénzügyi kimutatások, ügyfél-felmérések és alkalmazotti visszajelzések.
- Elemezze a teljesítmény időbeli alakulását
- Mutassa be eredményeit átfogó, de könnyen érthető formában.
Döntés a szinkron és az aszinkron találkozók között
A találkozó típusának kiválasztása mellett azt is el kell döntenie, hogy mely találkozókat lehet aszinkron módon vagy virtuálisan lebonyolítani, és melyeket szinkron módon vagy fizikai helyszínen kell megtartani.
Függetlenül attól, hogy milyen formátumot választ, a cél az, hogy csapatait naprakészen tartsa és a céljaik elérésére ösztönözze, valamint hogy mindenki számára elegendő szabadságot biztosítson az önálló munkavégzéshez anélkül, hogy túl sok értekezletet kellene beiktatnia a munkarendjükbe.
Aszinkron és szinkron találkozók
Ha úgy döntött, hogy egy projekt esetében heti ütemtervet alkalmaz, míg a teljes személyzet részvételével zajló megbeszélések esetében más ütemtervet, ez nem jelenti azt, hogy ezeknek feltétlenül ugyanolyan formátumúaknak kell lenniük.
Az értekezlet formátumának meghatározásához először el kell döntenie, hogy az értekezlet információszerzésre vagy információátadásra szolgál-e. Ez nagyon fontos, amikor eldönti, hogy hogyan lehet a legjobban ellenőrizni a helyzetet.
Az információkereső értekezletek a következő kategóriákba sorolhatók:
- Új projekt indító értekezlet
- Projektcsapat-találkozó a következő lépések megbeszélésére
- Vezetői értekezlet a csapatok működésének ellenőrzésére
- Egyéni megbeszélés a közvetlen beosztottal a célok és feladatok ellenőrzése érdekében
Az ilyen típusú találkozók általában kiválóan alkalmasak személyes részvételre, vagy gyors virtuális frissítésre videokonferencia-hívás vagy a ClickUp Chat SyncUp funkciója segítségével.
Íme néhány példa információátadó értekezletekre:
- Napi állásfoglalás
- A projekt aktuális állása
- A vállalat éves jelentése
Az ilyen típusú értekezletek gyakran alkalmasak aszinkron kommunikációra. A frissítéseket üzleti üzenetküldő alkalmazáson vagy üzenetküldő funkcióval rendelkező projektmenedzsment eszközön keresztül közölheti.
A vállalat számára megfelelő csapatértekezletek gyakoriságának és formátumának meghatározásával csökkenthető az alacsony értékű értekezletek száma, és mindenki a produktivitásra és a munkavégzésre koncentrálhat.
Tudta-e: A csapatok csökkenthetik az értekezletek számát azáltal, hogy automatizált standup-értekezleteket ütemeznek és osztanak meg a ClickUp Brain segítségével.
Hogyan tervezzünk megbeszélések gyakoriságát?
A produktív értekezletek kulcsa az, hogy először is megbizonyosodjunk arról, hogy azok valóban szükségesek-e. Íme néhány kérdés, amelyet feltehet magának vagy csapatának, mielőtt értekezletet szervezne.
1. Mi a célja ennek a találkozónak?
A találkozó célja új információk átadása a kulcsszereplőknek, vagy egyszerűen csak a csapat tájékoztatása?
Ez mindig egy jó első kérdés, amit fel kell tenned magadnak, amikor új ütemet állítasz be.
Íme néhány kérdés és példa a találkozók gyakoriságára, amelyek meghatározhatják, hogy milyen gyakran kerül sor a találkozókra:
Új projekt
- A találkozó célja: Új marketing kezdeményezés
- Csapatértekezletek gyakorisága: Heti jelentések az aktuális helyzetről és a következő lépésekről
Állva
- A találkozó célja: Rendszeres tájékoztatás a vezetővel és/vagy a csapatvezetővel
- Találkozók gyakorisága: Napi állásfoglalás, hogy lássuk, min dolgozik aktívan mindenki.
Projektfrissítések
- A találkozó célja: A projekt állásának frissítése
- Projektmegbeszélések gyakorisága: napi vagy heti bejelentkezés, a prioritás függvényében
2. Lehetséges-e ezt a találkozót aszinkron módon lebonyolítani?
Ha gyors ellenőrzésről vagy frissítésről van szó, gondolja át, milyen információkra van szüksége és mennyi időt vesz igénybe. Vegye figyelembe a tervezéshez szükséges oda-vissza levelezést, a találkozó előtt elvégzendő előkészületeket, majd magát a találkozót – ezek mind időt igényelnek.
Távoli vagy elosztott csapatban más kommunikációs eszközöket is felhasználhat az aszinkron kommunikáció támogatására.
Egyes megbeszélések, például nagy projektek és fontos üzleti döntések, természetüknél fogva megkövetelik, hogy a különböző érdekelt felek valós időben mérlegeljék a kérdéseket, ami személyesen vagy Zoom-híváson keresztül mindig könnyebb.
Azoknál a találkozóknál azonban, amelyek főként frissítésekkel kapcsolatosak, nem szükséges időt szánni személyes megbeszélésekre. Valójában ezeket leginkább aszinkron módon érdemes lebonyolítani, és ebben az esetben gyakrabban is lehet őket tartani.
3. Ez egy kiemelt fontosságú vagy sürgős feladat?
Egyes projektek szoros határidővel rendelkeznek, ezért elsőbbséget élveznek más projektekkel szemben. Csak a csapatvezetők tudják, melyek ezek a projektek, és csak ők tudják meghatározni a projektcsapat ütemét.
Ha a feladat sürgős, határozza meg a csapattal való kommunikáció legjobb módját, legyen az Zoom-hívás, videofelvétel, csevegőüzenet a feladat keretében vagy a feladat prioritásainak megjelölése.
4. Az ilyen típusú találkozók rendszeresen túllépik a kijelölt időt?
A gyakran megszakított értekezletek miatt érdemes lehet a találkozókat gyakrabban, de rövidebben tartani, de ez csapatonként változó. Mások számára az egy óránál hosszabb értekezletek nem feltétlenül eredményesek. Ebben az esetben a rövidebb, de rendszeresebb értekezletek segíthetnek a több téma áttekintésében és a beszélgetések fókuszáltabbá tételében. A ClickUp használata értekezlet-jegyzőkönyv szoftverként segíthet a napirend betartásában.
5. El fogynak a megbeszélni való témák az ilyen típusú találkozókon?
Másrészt, ha napi bejelentkezési hívásokat folytat, ahol nincs sok mondanivaló, fontolja meg azok heti bejelentkezéssé történő összevonását, és a napi frissítések személyes vagy konferenciahívások helyett aszinkron formában történő továbbítását.
6. Ki fog részt venni?
A nagy létszámú értekezletek hatástalanok lehetnek, és nem vezetnek konkrét eredményekhez. Ha például egy nagy csoporttal kell megosztania a friss információkat, hatékonyabb lehet, ha azokat e-mailben vagy egy olyan platformon keresztül küldi el, mint a ClickUp.
Alternatív megoldásként egy nagy találkozó helyett több kisebb csoporttal is szervezhet találkozókat.
A találkozók gyakoriságának meghatározása: bevált gyakorlatok
Íme néhány hasznos tipp, amely segíthet eldönteni, hogy Ön és az érdekelt felek számára mi a legjobb találkozási gyakoriság.
Korlátozza az értekezletekre szóló meghívókat
Tartsa a találkozókat a terv szerint és a menetrend szerint, csak azokat hívja meg, akik közvetlenül részt vesznek a megbeszélésben vagy a folyamatban. Ezzel a találkozó mérete kezelhető marad, és elkerülhető, hogy a témától eltérjenek.
Ha másokat is tájékoztatni kell, használjon értekezlet-jegyzőkönyveket és összefoglalókat, hogy azok is naprakészek maradjanak, akik nem vettek részt személyesen az értekezleten.
Tartsa szem előtt a célt és a csapat méretét
A csapat mérete és a projektcsapat-találkozók várható eredménye segíthet a tökéletes ritmus meghatározásában. Például egy új teljesítményértékelési terv vállalati szintű bevezetése esetén szükség lehet kéthetente tartott csapatvezetői találkozókra a bevezetés során, de napi rendszerességgel ismétlődő találkozókra is a projektmenedzser és a kisebb projektcsapat között.
Könnyítse meg a részvételt minden résztvevő számára
A találkozók gyakoriságát úgy tervezze meg, hogy figyelembe vegye az összes résztvevő helyét és időzónáját. Olyan napot és időpontot válasszon, amely mindenki számára megfelelő. Ha hibrid vagy virtuális találkozót tervez, gondoskodjon arról, hogy minden résztvevőnek lehetősége legyen elmondani a véleményét, például csevegőprogramok és táblák használatával, valamint egyértelmű részvételi szabályok megfogalmazásával.
Vegye figyelembe a visszajelzéseket
Legyen rugalmas a találkozók gyakoriságának meghatározásakor. Ha jelentős visszajelzések érkeznek a találkozók időtartamával, ütemezésével vagy más szempontjaival kapcsolatban, legyen hajlandó változtatni a dolgokon, hogy kielégítse a résztvevők igényeit. Fogadja el a résztvevők javaslatait a találkozók gyakoriságával kapcsolatban, ha azok megvalósíthatók.
Hogyan optimalizálhatja csapata értekezletek gyakoriságát
Ha muszáj személyes vagy távoli találkozót szerveznie, ne aggódjon. A ClickUp segít felkészülni, produktívvá tenni a találkozót, és a lehető legjobban kihasználni a csapattal töltött időt.
Hogyan? Csak kövesse az alábbi lépéseket:
Hogyan tervezzen hatékony találkozókat a ClickUp segítségével?
- Találkozó napirendje: Készítsen saját maga strukturált találkozó napirendet, vagy használja a ClickUp előre elkészített találkozó sablonjait, és igazítsa azokat az Ön igényeihez.
- Készítse el a kívánt nézetet: Jöjjön felkészülten és prezentálásra készen a találkozóra. Készítsen projektütemtervet a Timeline vagy a Gantt Chart nézetben, vázolja fel a stratégiákat a Whiteboards vagy a Docs nézetben, hozzon létre egy egyéni Dashboardot, hogy minden fontos információt és jelentést egy nézetben láthasson, és még sok más.
- Ismétlődő feladatok és határidők: Állítson be egy feladatot a ClickUp-ban kifejezetten a találkozóhoz, vagy állítsa be ismétlődő feladatként, hogy emlékeztesse Önt és a résztvevőket a következő találkozó időpontjára. A naptár nézetben megtekintheti a feladatait és az ütemtervét is.
- A résztvevők azonosítása és meghívása: Adjon hozzá egy vagy több felelőst a feladathoz, hogy értesítse a megbeszélés résztvevőit.
- Ossza meg feladatait, a találkozó napirendjét és egyéb vizuális elemeket: Csatolja a találkozó napirendjét, munkamegállapodásait és egyéb elemeket a feladathoz a megjegyzésekben vagy a feladat leírásában, és ossza meg azokat csapatával, egy adott személlyel vagy egy csoporttal.
- Csatlakoztassa a ClickUp-ot a Zoom-hoz: Integrálja a Zoom-ot a ClickUp-hoz, hogy bármikor hozzáférhessen a Zoom alkalmazáshoz a ClickUp-on belül, és használja a Zoom képernyőmegosztási opcióját, hogy bemutassa a találkozó jegyzeteket, napirendet, ütemterveket, jelentéseket a ClickUp irányítópultján stb.
- Használja a ClickUp Chat funkciót az azonnali frissítésekhez: Csökkentse a napi találkozók számát az azonnali üzenetküldés és a ClickUp SyncUps funkciójának használatával, amelynek segítségével megoszthatja az információkat és a frissítéseket.
- Legyen produktív a hívás, és készítsen jegyzeteket: Csatlakozzon a híváshoz, készítsen jegyzeteket a találkozóról, és sorolja fel a teendőket a ClickUp Docs, Whiteboards, Notepad alkalmazásokban vagy egy feladat keretében.
Tartsa kapcsolatban csapatait, függetlenül attól, hogy hol tartózkodnak a világban, olyan projektmenedzsment eszközzel, amely csapatmunkát támogató funkciókkal rendelkezik, mint például a ClickUp.
A ClickUp egy all-in-one projektmenedzsment, kommunikációs és termelékenységi eszköz, amelyet kifejezetten csapatok számára fejlesztettek ki. Lényegében egy projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi Önnek, csapatának és az egész szervezetnek, hogy megtervezze prioritásait, egyszerűsítse munkafolyamatát és nyomon kövesse előrehaladását és határidőit – mindezt egy helyen.
A csapatmunka terén több száz funkciót kínál, köztük egy együttműködési Docs és Whiteboard funkciót, ahol a csapatok ötleteket gyűjthetnek, stratégiákat dokumentálhatnak és még sok minden mást.
Egyszerűsítse a kommunikációt a beépített csevegő segítségével, amelynek köszönhetően csapata egy kijelölt helyen cseveghet, valamint hang- és videohívásokat kezdeményezhet projektekkel, kérdésekkel és frissítésekkel kapcsolatban.
A ClickUp e-mail funkció segítségével könnyedén hozzáférhet e-mailjeihez, és egy helyen tárolhatja beszélgetéseit, mivel a ClickUp elhagyása nélkül küldhet és fogadhat e-maileket. 🔥
Emellett megjegyzésfunkciót is biztosít, amely lehetővé teszi a csapat számára, hogy megjegyzéseket fűzzen a feladatokhoz, dokumentumokhoz és mellékletekhez ellenőrzés céljából, és azokat egy adott személyhez rendelje, így könnyebbé téve az egymással való együttműködést, az aszinkron munkavégzést és a visszajelzések megadását – anélkül, hogy heti értekezleteket kellene szervezni. ☝️
Ha Ön vizuális típusú tanuló, vagy vannak ilyen csapattagjai, egyszerűen használja a ClickUp alkalmazáson belüliClip képernyőfelvevőt, hogy kiváló minőségű videókat rögzítsen, és azokat megjegyzéssel együtt elküldje csapatának. Ez különösen hasznos, ha bonyolult témákat kell elmagyarázni, és ehhez lépésről lépésre bemutató videót kell készíteni, vagy ha vizuális eszközökkel kell bemutatni egy frissítést.
Használja ezt a funkciót, hogy ne kelljen újabb megbeszélésekre ugrania vagy hosszú e-mail-váltásokat kezdeményeznie, amit a csapat minden tagja értékelni fog (és értékelni is fog). 👌
Ez csak egyike a ClickUp használatának lehetőségeinek a találkozók javítása érdekében. Ismerje meg a ClickUp összes funkcióját, hogy megtudja, hogyan tudja maximálisan kihasználni a platformot üzleti, projekt- és kommunikációs igényeinek támogatására.
Javítsa megérkezési ritmusát a ClickUp segítségével
A produktív értekezletek és munkanapok kulcsa az, hogy megtalálja a magának és csapatának megfelelő hatékony értekezletek gyakoriságát, majd a ClickUp segítségével kezelje projektjeit, javítsa a csapat kommunikációját, és kövesse nyomon a célokat és az előrehaladást.
Mivel a platform teljes mértékben testreszabható és több száz funkciót kínál a projektmenedzsmenthez és a csapatmunkához, a ClickUp-ot bármilyen módon konfigurálhatja, amely támogatja a munkafolyamatát és javítja a funkciók közötti kommunikációt.
Használja a ClickUp-ot értekezletkezelő szoftverként és együttműködési funkcióit a frissítések, visszajelzések, kérdések és egyéb információk közlésére, hogy megszüntesse a felesleges értekezleteket a zsúfolt ütemtervéből, és nyílt kommunikációs csatornát biztosítson csapata számára, függetlenül az időzónától, valamint attól, hogy hol és mikor dolgoznak. 🌎
Több mint 1000 munkaeszközzel integrálható, beleértve a videokonferencia-alkalmazásokat, a Slacket és egyebeket, hogy segítsen egyszerűsíteni a csapat kommunikációját és egy helyre összegyűjteni az összes munkát.
A kezdés ingyenes. Szerezzen hozzáférést a ClickUp-hoz még ma!
