A McKinsey jelentése szerint a vezetők 61%-a úgy érzi, hogy döntéshozatali idejük legalább fele – amelyet többnyire hatástalan értekezleteken töltenek – valójában nem hoz eredményt.
Ez az érzés számtalan szakemberben visszhangra talál, akik összeszorulnak vagy megborzonganak, amikor a rendszerük újabb értekezlet-értesítést jelez.
A hatékony értekezletek célja, hogy egy kiválasztott csoportot összehozzanak, hogy információkat, nézőpontokat és adatokat cseréljenek egy bizonyos eredmény elérése érdekében. Legyen szó döntéshozatalról, ötletelésről vagy cselekvési tervek kidolgozásáról, a cél az, hogy mindenki produktívnak érezze magát az értekezlet végén.
Szóval, hogyan lehet hatékony értekezleteket tartani, amelyek megtörik a frusztráció körforgását? Nézzük meg! 👀
Találkozók típusai
A közhiedelemmel ellentétben a sikeres értekezlet alapjai már jóval az értekezlet kezdete előtt lefektetésre kerülnek. Ez nagymértékben függ az Ön által szervezett értekezlet jellegétől.
A kívánt eredménytől függően néhány általános típusú értekezletet tervezhet a csapatának. 🧑💻
1. Személyes találkozók
Ezeken az értekezleteken minden résztvevő fizikailag egy helyen tartózkodik – általában az irodában.
A személyes találkozók során történő közvetlen interakciók lehetővé teszik a valós idejű részvételt és hatékonyabbá teszik az értekezleteket. Lehetővé teszik a résztvevők számára a világos kommunikációt és a hatékony részvételt, kiküszöbölve a félreértéseket.
A digitális zavaró tényezők hiányában a résztvevők nagyobb valószínűséggel veszik észre a nonverbális jelzéseket, így az interakciók hitelesebbnek tűnnek. Ez a környezet lehetővé teszi az azonnali együttműködést, mivel lehetővé teszi az ötletek megosztását, a vitákat és a beszélgetéseket valós időben.
Barátos tipp: Vezessen be „eszközmentes” szabályt a zavaró tényezők minimalizálása érdekében. A laptopok és telefonok félretétele segít mindenkinek koncentrálni, és csökkenti a nem produktív értekezletek esélyét.
🔍 Legalkalmasabb: Innovációs vagy brainstorming üléseken, amelyek célja kreatív megoldások megtalálása különböző kihívásokra. Komplex döntéshozatali folyamatokhoz is alkalmas, amelyek több területet érintő hatással bírnak.
2. Virtuális értekezletek
A virtuális vagy távoli értekezletek a rugalmasság megtestesítői. Lehetővé teszik a résztvevők számára, hogy bárhonnan és bármilyen eszközről, például mobiltelefonról, laptopról vagy táblagépről csatlakozzanak. Ezek az értekezletek digitálisan, videó-/audiokonferencia-platformon keresztül zajlanak.
A virtuális értekezletek megtakarítást jelentenek olyan költségek tekintetében, mint a konferenciaterem bérleti díja, különösen a globális munkaerővel rendelkező szervezetek esetében. Rugalmasságuknak köszönhetően a csapatok azonnali döntéseket hozhatnak, és elkerülhetik a személyes értekezletek szervezésével járó gondokat.
Ezzel a résztvevőknek nem kell egy meghatározott időpontban egy meghatározott helyen lenniük, és a szervezés is egyszerűbbé válik. Például a házigazda könnyedén nyomon követheti az értekezletet az AI segítségével, amely jegyzeteket készít az értekezletről.
🔍 Legalkalmasabb: Gyors sprintek, például projektfrissítések vagy feladatjelentések, valamint távoli csapatokat érintő egyéni megbeszélések.
3. Hibrid értekezletek
A hibrid értekezletek a világjárvány után váltak népszerűvé, de ma is fontos szerepet játszanak. Miért?
A Promoleaf jelentése szerint az amerikai felnőttek legalább 52%-a elárulta, hogy fontolóra venné a munkahelye elhagyását, ha teljes munkaidőben az irodában kellene dolgoznia.
A hibrid munkavégzés tehát a kompromisszum ideális pontját jelenti. A hibrid értekezletek hatékony eszközök, amelyeket a multinacionális vállalatoktól a virtuális szervezetekig minden vállalkozás alkalmaz a egyre globálisabbá váló csapatokkal való együttműködéshez.
Ezeken az értekezleteken általában személyesen és távolról is részt vesznek a résztvevők.
A távoli környezethez hasonlóan a hibrid környezetben sem garantáltak a zavartalan értekezletek. Azonban egy hatékony videokonferencia-platform és egy stabil internetkapcsolat használata sokat segíthet abban, hogy ezek az értekezletek könnyebben kezelhetőek legyenek.
🔍 Legalkalmasabb: olyan csapatok számára, amelyek tagjai személyesen és távolról is részt vesznek; nagy szervezetek számára, amelyek globális csapatokkal rendelkeznek; olyan helyzetekben, ahol a rugalmasság kulcsfontosságú; valamint olyan értekezletek számára, amelyekhez olyan érdekelt felek véleménye szükséges, akik fizikailag nincsenek jelen, de elengedhetetlenek a döntéshozatalhoz.
📖 Olvassa el még: Hogyan válassza ki a csapatának megfelelő értekezletek gyakoriságát?
Hatékony értekezletek tervezése és előkészítése
Mint korábban megállapítottuk, az alapok lefektetése határozza meg, hogy egy értekezlet hatékony lesz-e, vagy csak újabb idő- és erőforrás-pazarlás a csapat számára.
De az első biztos módja egy remek értekezlet lebonyolításának az, ha maga is elvégzi a mélyreható munkát.
Íme néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartani az értekezlet tervezése és előkészítése során. 🙋
Határozzon meg egyértelmű értekezletcélokat
Először határozza meg, hogy milyen célokat szeretne elérni az értekezlettel. Ezután fontolja meg, hogy a kívánt eredmény valóban megköveteli-e a csapat aktív és valós idejű részvételét.
Felmerülhet az a kérdés is, hogy az e-mailes levelezés vagy a memóüzenetekkel ugyanazt az eredményt lehet-e elérni. Egy másik fontos szempont, hogy a cél időfüggő-e és azonnali cselekvést igényel-e.
Ha mindkét kérdésre határozott igennel válaszolt, akkor itt az ideje, hogy strukturálja az értekezletét.
Hatékony értekezlet-napirend készítése
Miután meghatároztad az értekezlet egyértelmű célját, készíts egy napirendet, amelyben felvázolod a főbb témákat, ki vitassa meg őket, és milyen szerepeket kell betölteni (és ki által).
Még egy lépéssel tovább mehet, és fontossági sorrendbe állíthatja a napirendi pontokat, valamint mindegyikhez időkeretet rendelhet, amelyen belül meg kell vitatni azokat.
Tartsa kéznél ezt a gyors ellenőrzőlistát, amikor a következő értekezlet napirendjét készíti:
- Kijelölt előadók, akik konkrét témákat tárgyalnak
- Az értekezlet időpontja és helyszíne
- Az értekezlet időtartama
- A témával kapcsolatos releváns háttérinformációk
Itt* a ClickUp Docs lehet a tökéletes társad az értekezletek tervezésében és a napirendek összeállításában, a csapatod ütemtervének összehangolásában, valamint az értekezletek eredményei alapján ismétlődő feladatok kiosztásában.
A ClickUp Agenda Template segít hatékonyabbá tenni az értekezleteket, mivel lehetővé teszi a célok nyomon követését, a célkitűzések felvázolását, egyértelmű értekezlet-struktúra létrehozását, valamint feladatok és intézkedési pontok kiosztását – mindezt egy helyen.
Kéthetente tartok megbeszéléseket a felettesemmel, és a ClickUp-ot használjuk a napirendünkhöz. Úgy érzem, jobban kézben tartom a dolgokat, mert az összes esemény- és prezentációs kérésem itt található, valamint egy naprakész állapotjelző, amelyet ő is ellenőrizhet.
Kéthetente tartok megbeszéléseket a felettesemmel, és a ClickUp-ot használjuk a napirendünkhöz. Úgy érzem, jobban kézben tartom a dolgokat, mert az összes esemény- és prezentációs kérésem itt található, valamint egy naprakész állapotjelző, amelyet ő is ellenőrizhet.
Hívja meg a megfelelő értekezlet résztvevőket
Mint minden eseménynél, a vendéglista meghatározza a siker (vagyis a hatékonyság) előfeltételeit.
A munkahelyen ez azt jelenti, hogy minden csoportból a megfelelő arányban kell összeállítani a résztvevőket: döntéshozókat, szakértőket, végrehajtókat és természetesen a szervezőt. Túl sok döntéshozó patthelyzethez vezethet, és késleltetheti a végrehajtással kapcsolatos megbeszéléseket.
Másrészt, a brainstorming megbeszéléseken elengedhetetlen a különböző nézőpontokkal rendelkező érdekelt felek bevonása. Általánosságban, jó szabály, hogy a cél eléréséhez szükséges minimális számú embert hívjuk meg.
Tudta? A „két pizza” értekezlet-irányelv szerint az értekezleteken nem lehet több résztvevő, mint amennyit két pizza tud ellátni. A szabály azon az elképzelésen alapul, hogy a kisebb értekezletek produktívabbak és hatékonyabbak, mint a nagyobbak. Ezt a szabályt gyakran Jeff Bezosnak, az Amazon alapítójának tulajdonítják.
Gondosan tervezze meg az értekezleteket
A találkozók kényelmes időpontokra történő ütemezése biztosítja a résztvevők elkötelezettségét és koncentrációját, ami végső soron produktívabb megbeszélésekhez és eredményekhez vezet.
Kezdje azzal, hogy meggyőzze azokat a tagokat, akiknek a menetrendje valószínűleg a leginkább felborul, például a különböző időzónákban dolgozó, egy helyen tartózkodó értekezlet résztvevőit.
💡Profi tipp: Az értekezletek ütemezése meghatározhatja a csapat tagjainak általános energiaszintjét és termelékenységét. A Harvard Business Review kutatása szerint, ha a csapatnak a legkevesebb munkaterhelése van, akkor a nagy intenzitású értekezletek ütemezése növelheti az energiaszintjüket és termelékenységüket.
Akár heti állandó telefonkonferenciákat, akár ad hoc sürgősségi csapatértekezleteket szervez, minden résztvevő ütemtervének áttekintése az ideális időpont megtalálása érdekében unalmas feladat.
ClickUp naptár nézet
A ClickUp naptárnézettel egy helyen központosíthatja saját és csapata naptárait.
A naptár nézet segítségével mindenki szinkronban marad, így az egész csapat szó szerint ugyanazon az oldalon marad.
ClickUp értekezlet-sablon
A ClickUp Meetings Template hatékonyabbá teszi az értekezleteket. Lehetővé teszi a napirend kezelését, jegyzetek készítését és a nyomon követést, így minden fontos részlet kéznél van.
A sablont könnyedén testreszabhatja az értekezlet igényeinek megfelelően, így biztosítva, hogy minden fontos téma szerepeljen benne. A jegyzetek rész tökéletes a megbeszélt fontos pontok rögzítésére, míg a nyomon követés részben egyértelműen megjelölhetők a teendők és a felelősségek, így könnyen nyomon követhető, mi következik.
🧠 Tudta? A Fellow tanulmánya szerint a megbeszélések ütemezésére a legjobb időpont a délelőtt közepe, különösen 10 és 12 óra között. Míg a hétfő reggel a legrosszabb időpont a megbeszélésekre, a kedd a legideálisabbnak számít.
Hatékony értekezletek lebonyolítása
A megbeszélés kezdetén teremtsen megfelelő precedenst.
Íme néhány irányadó elv, amelyet érdemes szem előtt tartani a következő értekezlet lebonyolításakor. 📋
Kezdje időben
Az értekezletek időben történő megkezdése hatékony módja annak, hogy tartani tudjuk a napirendet. Ezzel egyúttal tiszteletet és figyelmet tanúsítunk a résztvevők ideje iránt.
Rendelj szerepeket
A legtöbb értekezlet dinamikus, és új fejlemények alakulnak ki menet közben. Ahhoz, hogy a lendület megmaradjon, alakítsa ezeket a megbeszéléseket a csapata számára megvalósítható tanulságokká.
A ClickUp Meetings segítségével ezeket a tanulságokat könnyedén feladatokká alakíthatja.
A ClickUp Tasks segítségével közvetlenül az értekezlet jegyzetéből hozhat létre részletes cselekvési pontokat, így biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki.
Miután létrehozta a feladatokat, a ClickUp Assign Comments segítségével delegálhatja azokat, ami lehetővé teszi, hogy a feladat megjegyzéseiből közvetlenül konkrét feladatokat rendeljen a csapat tagjaihoz.
📖 Olvassa el még: 10 ingyenes értekezletjegyzet-sablon a jobb értekezleti jegyzetekhez
Ösztönözze az együttműködést
Bármely értekezlet sikerének valódi mércéje az, hogy mennyire elősegíti az érdemi együttműködést. Ezt úgy érheti el, hogy a vita témáira vonatkozóan különböző nézőpontokat hív meg, vagy akár cselekvési feladatokat is kioszthat a résztvevőknek.
ClickUp értekezlet-jegyzőkönyv sablon
A ClickUp értekezlet-jegyzőkönyv sablonja zökkenőmentes módszert kínál az értekezletek dokumentálására. Könnyedén rögzítheti a résztvevőket, megerősítve, hogy mindenki jelen van. A sablon lehetővé teszi az egyes napirendi pontok részletes jegyzetelését, rögzítve a legfontosabb megbeszéléseket és döntéseket.
A sablon együttműködésen alapuló kialakítása lehetővé teszi, hogy több felhasználó is valós időben hozzájáruljon és szerkessze a tartalmat, így csapata mindig összhangban marad. Emellett nyomon követi a legfontosabb eredményeket és megállapításokat, így értékes összefoglalót nyújt azoknak az érdekelt feleknek, akik nem tudtak részt venni az értekezleten.
Kezelje megfelelően az értekezletek időtartamát
A hatékony értekezletek lebonyolításának legjobb módja az, ha meghatározza és betartja a napirend egyes pontjaira szánt időt.
Ez azonban azt is jelentheti, hogy egészséges vitát kell moderálnia, miközben gondoskodnia kell arról, hogy a beszélgetések ne térjenek el a tárgyalt témától. Fontolja meg, hogy moderátort is felvesz a résztvevők listájára, ha szervezőként Ön is részt vesz a döntéshozatalban.
Követés és elszámoltathatóság az értekezletek után
Most, hogy az értekezlet véget ért, kezdődik az igazi munka. Itt kezdődik el az értekezlet céljának elérését szolgáló eredmények nyomon követése.
Így elemezheti és biztosíthatja, hogy értekezletei értelmes eredményekkel záruljanak. 🎯
Összegezze az értekezlet eredményeit
Az értekezlet valódi hatékonyságát az egyes résztvevők által elsajátított ismeretek alapján lehet mérni. Az értekezlet csak akkor bizonyul produktívnak, ha lényeges célokhoz vagy cselekvési tervekhez vezet.
Az értekezlet összefoglalóját minden résztvevő számára megvalósítható eredményekké kell alakítani. Hosszabb megbeszélések során könnyebb elveszíteni a finomabb beszélgetési pontok nyomon követését. Például előfordulhat, hogy egy bizonyos napirendi ponttal kapcsolatos kérdéseket felvetettek, de nem foglalkoztak velük.
Azok számára, akiknek feladata az értekezletek eredményeinek összefoglalása, nincs szükség a részletek kézi áttekintésére.
A ClickUp Brain beépített mesterséges intelligencia asszisztens segítségével összefoglalhatja az értekezlet jegyzeteket anélkül, hogy bármit is kihagyná (vagy egy beszélgetés apró részletét).
Ezenkívül a ClickUp értekezlet-jelentés sablonja is kiváló eszköz az értekezletek adatainak gyors összefoglalásához és rögzítéséhez – az értekezlet típusától, helyszínétől és időtartamától a résztvevők számáig.
A feladatok delegálásának automatizálása
A következő lépés annak biztosítása, hogy ezek az értekezletek eredményei ne csak papíron maradjanak. Az eredmények beépítése a mindennapi munkafolyamatba elengedhetetlen ahhoz, hogy az értekezletek eredményei értelmesek legyenek. A ClickUp Automations segítségével feladatok rendelhetők hozzá és követési feladatok ütemezhetők, amikor csak szükséges.
Az automatizálások és a ClickUp Brain együttes használata maximalizálja az értekezlet hatékonyságát, miközben tehermentesíti Önt.
A haladás nyomon követése
Csökkentse a döntések és a cselekvések közötti szakadékot azáltal, hogy végrehajtja az értekezleten elvégzendő feladatokat.
Ez magában foglalhatja a feladatok állapotának rendszeres figyelemmel kísérését vagy egyéni megbeszélések ütemezését a megbízottal, amikor beavatkozásra van szükség. A feladatok összetettségének és az érintett személyeknek a függvényében meghatározhatja ezeknek a megbeszéléseknek a gyakoriságát.
Kiváló gyakorlat a csapatokban való együttműködés és olyan „partnerek” azonosítása, akik kizárólag az akadályok előrejelzésével és a kockázatcsökkentő keretek kidolgozásával foglalkoznak.
Amikor a csapatok túlságosan összpontosítanak egy adott projekt szegmensére, gyakran elveszítik a rálátásukat a nagyobb képre. Ez a szűk látókör megakadályozhatja őket abban, hogy olyan értékes betekintéseket szerezzenek, amelyek felgyorsíthatják a döntéshozatalt.
A ClickUp Dashboards egy hatékony együttműködési eszköz, amely segít csapatának javítani a projekttervezést és a teljesítményt, jobban kezelni a sprinteket, és a munka vizualizálásával prioritásokat felállítani.
A projektekben szereplő különböző feladatok állapotát lebontja, hogy átfogó képet nyújtson a késedelmes feladatokról, és segít a források megfelelő elosztásában.
Az értekezletek hatékonyságának mérése
Az értekezletek hatékonyságának mérése nem csupán hiú öncélú gyakorlat. Inkább tekints rá úgy, mint egy ellenőrzésre.
Minél jobban megérti, mi teszi sikeressé egy értekezletet, annál jobb lesz az értekezlete. Fedezzük fel azokat a mutatókat, amelyekre szüksége van az értekezlet hatékonyságának méréséhez. 📊
- Pontosság: Hasonlítsa össze az értekezletek tervezett kezdési és befejezési időpontjait a tényleges időpontokkal. Ellenőrizze, hogy a találkozó előkészítése során meghatározott időn belül sikerült-e áttekinteni a napirendet.
- Meghozott intézkedések: Kövesse nyomon a következő értekezlet előtt generált és lezárt intézkedési pontokat. Ez segít felmérni az értekezlet utáni intézkedések hatékonyságát és azt, hogyan lehetne javítani ezen a folyamaton.
- Összegyűjtött visszajelzések: Álljon ki az értekezletek hatékonysága mellett. Használjon névtelen felméréseket, hogy azonosítsa és orvosolja az esetleges hiányosságokat, így a résztvevők elkötelezettnek és értékesnek érezhetik magukat.
- A meghozott döntések érdeme: Kövesse nyomon azokat az értekezleteket, ahol fontos döntések születtek, hogy betekintést nyerjen a sikeres végrehajtáshoz szükséges folyamatokba és személyekbe. Ez a gyakorlat segít meghatározni, hogy azok a döntések szolgálják-e céljait, vagy a jövőben felül kell-e vizsgálni őket.
- Elért elkötelezettség: Ismerje fel azokat az értekezleteket, amelyek magas és értelmes elkötelezettséget eredményeznek, és hozzon létre egy sablont a produktív együttműködéshez. Használja ezeket az ismereteket a jövőbeli értekezletek javításához és egy elkötelezettebb és hatékonyabb csapatkörnyezet kialakításához.
A legjobb gyakorlatok konkrét értekezlet-típusokhoz
Minden értekezlet más és más, ezért az is változik, hogy mi teszi az egyes értekezleteket produktívvá. A sikeres értekezletek tervezésének és lebonyolításának aranyszabályai néhány bevált gyakorlaton alapulnak.
Fedezzük fel azokat a hatékony értekezlet-stratégiákat, amelyekkel minden megbeszélés színvonalát emelheti:
🤝 A személyes értekezletek optimalizálása
- Határozza meg a célt: Gondoskodjon arról, hogy minden résztvevő valami értékeset tudjon hozzáadni vagy elvinni a találkozóról. De ami még fontosabb, gondoskodjon arról, hogy minden résztvevő tudja, mit szeretnének elérni a találkozóval.
- Teremtsen megfelelő tárgyalási környezetet: Hozzon létre olyan légkört, amely ösztönzi a részvételt és a termelékenységet, legyen szó formális tárgyalótermi elrendezésről vagy egy brainstorming üléshez alkalmas informális térről.
- Harcoljon az értekezletek fáradtsága ellen: Interaktív elemeket vagy tevékenységeket építsen be, hogy magas szinten tartsa az energiaszintet és fenntartsa a résztvevők elkötelezettségét a hosszabb üléseken is.
🤝 A virtuális értekezletek élményének javítása
- Legyenek rövidek: Tervezzen rövid értekezleteket, amelyek hatékony eredményekhez vezetnek. Órákig a képernyőt bámulni megterhelő, ezért alakítsa át azt a 3 órás maratont egy 30 perces megbeszéléssé azáltal, hogy rövidíti a napirendet.
- Gondosan válassza ki a résztvevőket: A hatékonyság maximalizálása érdekében korlátozza a résztvevők számát. Hacsak nem szervez szervezet-szintű rendezvényt, a résztvevők számát legfeljebb hét főre korlátozza, különösen a döntéshozatali értekezletek esetében.
- Támogassa az inkluzivitást: Vonja be aktívan a résztvevőket a virtuális értekezletekbe. A szervezők és a vezetők feladata, hogy elősegítsék a résztvevők közötti beszélgetést és interakciót.
🤝 A hibrid értekezletek maximális kihasználása
- Határozza meg az értekezlet etikettjét: Döntse el, hogy videót és egyéb irányelveket használ-e. Az értekezlet etikettjének meghatározása segít egységesíteni, hogy mi elfogadható és mi nem, lehetővé téve a résztvevőknek – akár távolról, akár személyesen – a koherensebb együttműködést.
- Jobb láthatóság mindenki számára: Győződjön meg arról, hogy minden résztvevő úgy érzi, hogy bevonják. Különösen akkor, ha a személyes beszélgetések háttérbe szorítják a távoli résztvevők hozzászólásait, a videó használatának kötelezővé tétele egyenlőbb együttműködési környezetet teremt.
- Növelje az elkötelezettséget: küzdjön a helyszíni elszigeteltség ellen, és javítsa csapattagjai együttműködését. Használjon olyan eszközöket, mint a valós idejű szavazás, hogy megszüntesse a távoli résztvevők által tapasztalt távolságot.
A gyakori értekezletek kihívásainak leküzdése
A megbeszélés jellegétől függetlenül minden megbeszélésnek megvannak a maga kihívásai. Mivel még a legjobban megtervezett megbeszélések is eltérhetnek a tervtől, nézzük meg néhány gyakori kihívást, amely a hatékony megbeszélésekkel kapcsolatos. ⚠️
A vitákat domináló személyek kezelése
Az értekezletek értéke abban rejlik, hogy különböző nézőpontokat tudnak generálni.
Így, amikor egy vagy két domináns hang monopolizálja a vitát, kevés hely marad más nézőpontoknak. Az eredmény? Felületes, egydimenziós és végső soron haszontalan betekintés.
Önnek, mint az értekezlet vezetőjének, kell figyelnie az értekezlet során felmerülő domináns véleményekre.
A megoldás
✅ Több nyitott kérdést tegyen fel a kevésbé domináns hangoknak.
✅ Ha egy vélemény vitathatatlan, ösztönözze a különböző nézőpontok meghallgatását.
✅ Használjon interaktív eszközöket, például szavazásokat a kiegyensúlyozott részvétel és elkötelezettség érdekében.
📖 Olvassa el még: Hogyan lehet hatékonyan részt venni az értekezleteken?
Az inkluzivitás megteremtése
Az inkluzivitás a megbeszélés típusától függően különböző formákat ölthet. A döntéshozatali megbeszéléseken például ez azt jelentheti, hogy a csapatvezetők véleményének meghallgatása előtt meghívják a fiatalabb csapat tagokat, hogy osszák meg friss perspektíváikat.
A hibrid vagy virtuális értekezletek során külön fel kell hívni a virtuális résztvevőket, hogy megosszák véleményüket anélkül, hogy a személyesen jelen lévő résztvevők elnyomnák őket.
A megoldás
✅ Hozzon létre folyamatokat az értekezlet keretein belüli részvételre
✅ Integrálja a napirendjébe ezekre a tevékenységekre szánt időt.
A megbeszélések témához való ragaszkodás
A napirend nélküli értekezletek hasonlóak a vízadagoló melletti beszélgetésekhez – pletykákhoz.
Kivéve, hogy amikor a résztvevők részt vesznek az értekezletén, értelmes beszélgetéseket várnak. Végül is a munkájukból szakítanak időt, hogy részt vegyenek az értekezleten.
Még ha van is napirend, néha az értekezletek túllépik a megadott időt, vagy kihagynak fontos frissítéseket, ami mindenki számára frusztráló.
A megoldás
✅ Nevezzen ki egy értekezlet-moderátort, hogy a megbeszélések a terv szerint haladjanak.
✅ Határozzon meg időkorlátokat a napirend minden pontjához
✅ Ha a témától eltérő ötletek merülnek fel, terelje vissza a beszélgetést, de jegyezze fel azokat az értekezlet jegyzőkönyvébe.
Technikai problémák kezelése
A technikai problémák gyakori akadályt jelentenek az értekezletek során.
Legjobb esetben ezek késleltetik vagy megakadályozzák a beszélgetések folyását, legrosszabb esetben pedig teljesen megakadályozzák az értekezletek előrehaladását. Itt elengedhetetlen, hogy csapattagjait jobb értekezlet-technológiával lássa el, és felkészüljön a váratlan eseményekre.
A megoldás
✅ Végezzen technikai ellenőrzéseket az értekezlet előtt, különösen a nagy tétű események előtt.
✅ Határozza meg az értekezletek etikettjét, például mikor kell elnémítani a mikrofonokat, vagy milyen háttérképet kell használni.
📖 Olvassa el még: Hogyan kezeljük az értekezleteket a ClickUp-ban?
Hatékony értekezletek tervezése és lebonyolítása a ClickUp segítségével
Összefoglalva: a hatékony értekezletek kézzelfogható vagy jelentős hatást gyakorolnak munkájára vagy szolgáltatására/termékére.
Ez azt jelenti, hogy még az értekezletek tervezése is olyan, mint egy visszafelé lejátszott videó: az eredménnyel kezdjük, megtervezzük, hogyan jutunk el oda (és kivel), és hol kezdjük.
De a ClickUpnak köszönhetően ez nem egy magányos utazás. Használja ki a termelékenységi eszközök ökoszisztémáját, amely segít hatékonyan megtervezni, racionalizálni és kezelni az értekezleteket.
Kezdje el még ma a ClickUp használatát!