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Imaginez que vous venez d'avoir un appel téléphonique avec un client potentiel qui a manifesté son intérêt pour vos services. Plus tard, vous lisez un e-mail d'un autre client qui avait des questions et souhaitait obtenir plus d'informations.
Une semaine passe, et vous avez du mal à vous souvenir des détails de cette discussion. Vous parcourez sans fin votre boîte de réception, à la recherche de cet e-mail. Quelle frustration ! ?
Et si vous disposiez d'un moyen simple et organisé pour documenter chaque point de contact externe ? C'est là que les modèles de journal d'appels s'avèrent utiles. Ils vous aident à conserver un journal clair et complet de vos appels téléphoniques, e-mails et autres interactions.
Dans cet article, nous partageons 10 modèles de registres d'appels gratuits et imprimables dans Excel et ClickUp, afin que vous puissiez rationaliser votre communication, booster votre productivité et vous assurer qu'aucune information essentielle ne passe entre les mailles du filet. C'est parti ! ?
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici les 10 meilleurs modèles de registre d'appels pour assurer le suivi de vos communications de manière structurée :
- Modèle de journal des appels commerciaux ClickUp
- Modèle de pipeline commercial ClickUp
- Modèle de formulaire de contact client ClickUp
- Modèle d'escalade du service client ClickUp
- Modèle de gestion du service client ClickUp personnalisé
- Modèle ClickUp pour la découverte des clients
- Modèle de journal des discussions ClickUp
- Modèle de journal des appels clients Excel par Template Lab
- Modèle de journal téléphonique Docs Media par Template. Net
- Modèle de journal d'appels quotidien Word par Template. Net
Qu'est-ce qu'un modèle de journal d'appels ?
Un modèle de journal d'appels est un document personnalisable qui vous permet d'enregistrer et de suivre différentes formes de communication, telles que les appels téléphoniques, les discussions en face à face et les e-mails. Bien qu'il puisse être utilisé par tout le monde, il est généralement utilisé par les télévendeurs, les équipes commerciales et les équipes de service client pour suivre leurs communications de manière structurée et organisée.
Les modèles de registre d'appels permettent de saisir des informations telles que la date et l'heure de l'interaction, le nom de l'appelant ou de l'expéditeur, ses coordonnées, l'objet de l'interaction et toute note ou action de suivi pertinente. Cette tenue minutieuse des registres facilite la consultation des discussions passées, renforce les relations avec les clients et permet de rester au fait des tâches et des engagements importants. ?
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de journal d'appels ?
Lorsqu'il s'agit d'enregistrer et de gérer vos interactions externes, disposer d'un bon modèle de journal d'appels vous aide à mener à bien vos projets et à améliorer les flux de communication. Mais qu'est-ce qui fait qu'un modèle de journal d'appels est « bon » ? Découvrons les qualités essentielles à rechercher :
- Disposition bien structurée : le modèle doit présenter une disposition simple et organisée, avec des sections clairement libellées, vous permettant de saisir et de retrouver facilement les informations dont vous avez besoin.
- Saisie exhaustive des données : le modèle doit permettre de saisir les informations pertinentes telles que les coordonnées, la durée de l'appel, les notes et les éventuelles actions de suivi requises.
- Conception conviviale : recherchez des modèles qui privilégient la simplicité, la clarté et la fluidité de navigation. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur le suivi de vos interactions tout en évitant la frustration et la perte de temps.
- Flexibilité et personnalisation : qu'il s'agisse d'ajouter des champs supplémentaires ou d'apporter des modifications en accord avec votre image de marque, un bon modèle doit vous offrir la liberté et la flexibilité nécessaires pour le personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques.
- Accès pratique : un bon modèle de journal d'appels doit être facilement accessible dès que vous en avez besoin. Que ce soit sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone, il doit être accessible en un seul clic.
10 modèles de registre d'appels à utiliser
Que vous souhaitiez suivre les appels entrants et sortants, les demandes des clients ou simplement conserver une trace de vos discussions, disposer du bon modèle de journal d'appels peut faire toute la différence.
Heureusement, vous n'avez pas besoin d'en créer un à partir de zéro ni de passer des heures à chercher celui qui vous convient. Nous avons fait le travail pour vous ! Voici notre liste des 10 meilleurs modèles de registre d'appels à utiliser cette année et au-delà ! ✨
1. Modèle de journal des appels commerciaux ClickUp pour l'équipe commerciale
L'idée de gérer vos appels commerciaux à l'aide d'une multitude de feuilles de calcul, de notes autocollantes éparpillées et de scripts égarés vous donne mal à la tête ? Si c'est le cas, ce modèle de journal des appels commerciaux est fait pour vous.
Le modèle d'appels commerciaux ClickUp se présente sous la forme d'un dossier contenant tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser vos appels commerciaux. À l'intérieur, vous trouverez deux listes : le suivi des appels commerciaux et les scripts d'appel. Le suivi des appels commerciaux vous permet de saisir les informations clés sur les clients, telles que leur nom, leur adresse, leur e-mail, leur site web et le type d'appel commercial.
Il existe également une vue Calendrier qui vous permet de ne rien manquer. Planifiez vos prochains appels commerciaux, vos propositions et vos suivis en toute simplicité et recevez des alertes en temps utile à l'approche des échéances. ⏰
Oh, et avons-nous mentionné la vue Plan ? Elle vous offre une vue d'ensemble de la répartition géographique de vos appels commerciaux. C'est l'outil idéal si vous cherchez à optimiser la planification territoriale, à allouer efficacement vos ressources ou à identifier des emplacements potentiels d'expansion commerciale.
Parlons maintenant d'automatisation, d'accord ? Chaque nouvelle entrée ou modification de statut déclenche l'application d'un script correspondant à partir de la liste des scripts d'appel, ce qui élimine le besoin de rechercher manuellement les scripts.
Comme tous les modèles ClickUp, ce modèle est accompagné d'un guide d'utilisation et est entièrement personnalisable, ce qui vous permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer des fonctionnalités en fonction de vos besoins. ?️
2. Modèle de pipeline commercial ClickUp
Le modèle de pipeline de ventes ClickUp est une version plus complète du modèle précédent. Vous pouvez gérer votre pipeline de ventes et vos comptes en un seul endroit !
La section de gestion du pipeline vous permet de capturer de nouveaux prospects à l'aide des formulaires ClickUp et de collecter les réponses directement en haut de votre pipeline de ventes. À partir de là, vous pouvez faire progresser les nouveaux prospects à travers les différentes étapes de votre pipeline. Et si vous souhaitez optimiser ce processus, vous pouvez passer à la vue Équipe pour visualiser la capacité de travail de votre équipe et redistribuer la charge de travail de manière stratégique.
Une fois qu'un client est acquis, il est automatiquement transféré dans la section de gestion des comptes, où il est mis en relation avec les membres de l'équipe chargée des comptes.
L'équipe comptable peut regrouper et visualiser ses clients actuels par priorité (Faible, Moyenne et Élevée), statut (Intégration, Suivi, Attention requise et Renouvelé) et engagement (Actif, Inactif et À risque). Cela lui permet de hiérarchiser stratégiquement ses efforts et d'offrir un service exceptionnel à chaque client, en fonction de ses besoins spécifiques. ?
Et lorsque les clients ne renouvellent pas leurs services, ils sont à nouveau déplacés automatiquement dans la section des anciens clients.
Mais ce n'est pas tout ! Vous pouvez utiliser la vue Document pour créer, partager et collaborer en temps réel sur des procédures opératoires normalisées (SOP) avec votre équipe. Cela garantit une documentation centralisée et un partage des connaissances fluide au sein de votre entreprise.
Trouvez le rythme de réunion qui convient à votre équipe!
3. Modèle de formulaire de contact client ClickUp
Jongler entre les demandes des clients provenant de votre site web, vos e-mails et la gestion des plateformes de réseaux sociaux peut donner l'impression d'essayer de rassembler des chats. Les allers-retours constants, les messages éparpillés et les efforts incessants pour rester sur la bonne voie peuvent vous laisser un sentiment de surmenage et d'épuisement.
Heureusement, le modèle de formulaire de contact client ClickUp est conçu pour mettre de l'ordre dans ce chaos. Vous disposerez d'un formulaire de contact client à intégrer à votre site web, à partager par e-mail ou même à promouvoir sur les réseaux sociaux.
Lorsqu'un client remplit le formulaire de contact, ses coordonnées sont enregistrées dans la liste récapitulative des contacts et se voient attribuer le statut Nouvelle demande. À partir de là, vous pouvez attribuer la demande à un membre de l'équipe et définir une date d'échéance et un niveau de priorité. De plus, vous pouvez gérer et suivre le statut de chaque demande (Nouvelle demande, En cours d'examen, Bloquée et Terminée) à l'aide de la vue Tableau.
Utilisez ce modèle pour reprendre le contrôle sur les demandes de vos clients. Centralisez toutes les informations importantes sur vos utilisateurs, travaillez à la résolution des problèmes, améliorez la qualité de votre service et optimisez la gestion de la relation client (CRM). ?
4. Modèle d'escalade du service client ClickUp
Si votre entreprise reçoit un volume important de demandes de clients qui nécessitent souvent différents niveaux d'assistance, un simple modèle de formulaire de contact peut ne pas suffire.
C'est là qu'intervient le modèle d'escalade du service client ClickUp. Il s'agit essentiellement d'un formulaire de journal entièrement personnalisable qui permet à vos clients de faire part de leurs problèmes et préoccupations.
Leurs réponses sont automatiquement enregistrées sous forme de tickets au niveau 1. Vous pouvez résoudre les problèmes à ce niveau ou les transmettre au niveau 2 afin qu'une équipe d'assistance client dédiée s'en charge. Pour les problèmes plus complexes, le niveau 3 vous permet de faire appel aux équipes produit, développement ou ingénierie, afin de garantir que les futures mises à jour répondent à ces préoccupations.
Une fois les problèmes résolus, ils peuvent être archivés dans la liste des tickets fermés pour référence future. En activant les automatisations, vous pouvez rationaliser le traitement des demandes à différents niveaux d'escalade, garantissant ainsi un flux de travail fluide et efficace.
Pour gérer efficacement la charge de travail de votre équipe, le modèle dispose d'une vue « Capacité de l'équipe ». D'un simple coup d'œil, vous pouvez identifier les membres de l'équipe qui pourraient avoir besoin d'aide et ceux qui peuvent traiter les tickets clients, ce qui vous permet d'équilibrer efficacement la charge de travail.
Rédiger des réponses aux clients peut prendre beaucoup de temps, mais grâce à la fonctionnalité « Réponses prédéfinies », vous pouvez vous épargner ce stress. Le modèle comprend 11 modèles d'e-mails pré-rédigés pour couvrir divers scénarios, qu'il s'agisse de répondre à un client mécontent ou de l'informer qu'un ticket a été résolu. Ces modèles vous feront gagner un temps précieux et vous permettront de communiquer de manière cohérente et professionnelle avec vos clients.
Aucune demande client n'est trop insignifiante ou trop importante, et quel que soit le volume, ce modèle vous aidera à garder la tête hors de l'eau et à offrir un service exceptionnel et personnalisé à chacun de vos clients.
5. Modèle de gestion du service client ClickUp personnalisé
Avec le modèle de gestion du service client ClickUp, vous bénéficiez du meilleur des deux mondes : la simplicité du modèle de formulaire de contact et certaines fonctionnalités avancées du modèle d'escalade de service.
Tout comme les modèles précédents, ce modèle dispose également d'un formulaire personnalisé permettant de saisir les demandes des clients et de les stocker dans un espace centralisé. Ce qui le distingue, c'est la variété des vues qu'il offre pour une gestion efficace. Vous pouvez rapidement naviguer parmi les demandes connexes en passant à la vue Catégories.
Ce modèle présente une variante unique de la vue Tableau, avec une fonctionnalité spéciale « Attribué à moi ». Lorsque les membres de l'équipe passent à cette vue, ils ne voient que les tâches qui leur sont attribuées dans le flux de travail, ce qui élimine les distractions et leur permet de se concentrer sur leur travail.
De plus, l'installation de l'automatisation permet de suivre les dates d'échéance attribuées à chaque ticket et invite le membre de l'équipe désigné à prendre les mesures nécessaires pour résoudre le ticket. Cela garantit un suivi rapide et un traitement proactif des demandes des clients.
Utilisez ce modèle pour améliorer l'organisation, renforcer les capacités de suivi et favoriser la collaboration au sein de l'équipe.
6. Modèle ClickUp pour la découverte des clients
Lorsque vous utilisez l'un des modèles de pipeline de ventes, une étape cruciale consiste à qualifier les nouveaux prospects qui ont rempli un formulaire ou manifesté leur intérêt. Ce processus de qualification implique souvent un appel avec le client.
Mais que devez-vous dire exactement ? Comment vous assurer de ne rien oublier ? Et comment vous souvenir de tout cela plus tard ? Ne vous inquiétez pas. Le modèle ClickUp Client Discovery répond à ces préoccupations et rationalise votre processus de qualification.
Dites adieu aux silences gênants, car ce modèle comprend un script d'appel qui vous indique exactement quoi dire, mot pour mot. Il est complété par une banque de questions qui vous aide à mieux connaître votre client potentiel : ce dont il a besoin, ce qui le motive, ce qui le retient et comment il prend ses décisions. De plus, vous pouvez dupliquer la section « appel de découverte » pour chaque prospect et prendre des notes pendant vos appels.
Utilisez ce modèle comme point de départ pour impressionner vos prospects et ne jamais rien oublier. Comme il est intégré à ClickUp Docs, vous pouvez le mettre à jour en continu en fonction de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas, et personnaliser sa structure selon vos préférences ou les directives de votre entreprise.
7. Modèle de journal des discussions ClickUp
Le modèle de journal des discussions ClickUp complète le modèle de découverte client en servant d'outil d'enregistrement pour tous vos appels.
Lorsque vous engagez des discussions de qualification à l'aide du modèle de découverte client, vous pouvez utiliser le modèle de journal des discussions pour saisir les détails clés de chaque appel. Ces détails comprennent l'heure de l'appel, la personne à qui vous avez parlé, son numéro de téléphone, la durée de l'appel, les actions à achever et les notes clés de la discussion.
En tirant parti des deux modèles dans ClickUp, vous pouvez passer sans difficulté de l'utilisation du modèle de découverte client pendant un appel au remplissage du modèle de journal de discussion après l'appel.
Le résultat est que vous disposerez d'enregistrements détaillés et précis que vous pourrez consulter ultérieurement et utiliser pour vos actions de suivi.
8. Modèle de journal des appels clients Excel par Template Lab
Ce modèle Excel de journal des appels clients est un outil simple qui permet de conserver toutes les informations relatives à vos appels avec vos clients.
Grâce à ce modèle Excel, vous pouvez facilement suivre et organiser les informations essentielles relatives aux appels clients : date, heure de début et de fin, durée totale, nom du client, numéro de contact, éléments à prendre et notes.
De plus, cette feuille de calcul vous permet de tirer parti des fonctions et fonctionnalités d'Excel pour effectuer des analyses plus approfondies et créer des rapports pour l'équipe commerciale. Vous pouvez effectuer des calculs à partir des données de votre journal d'appels et créer des diagrammes, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées et d'optimiser vos stratégies de communication.
9. Modèle de journal téléphonique Docs Media par Template. Net
Si les modèles de journal d'appels sont conçus pour suivre les interactions avec les clients, ce modèle de journal d'appels Docs Media de Template. Net est spécialement adapté au suivi et à l'organisation des communications liées aux médias.
Vous pouvez télécharger et modifier ce document dans différents formats, tels que Google Docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel et PDF. Il vous aide à gérer vos interactions avec vos contacts, tels que les journalistes et les médias. Le modèle comprend des champs permettant de saisir des informations telles que le nom du journaliste, le média, le numéro de téléphone, l'e-mail, la date et l'heure de l'appel, la nature de l'appel et des commentaires.
Cette feuille de journal garantit que toutes vos interactions avec les médias sont documentées et organisées. Elle contribue également à affiner vos tactiques d'engagement médiatique, à améliorer vos relations avec vos contacts dans les médias et à optimiser vos campagnes de communication médiatique.
10. Modèle de journal d'appels quotidien Word par Template. Net
Ce modèle de journal d'appels quotidien est un modèle de feuille à usage général qui peut être utilisé pour suivre et enregistrer tout type d'appels entrants et sortants.
Les journaux d'appels comprennent des champs pour la date et l'heure, le numéro de téléphone, la personne à contacter, l'objet, la durée de l'appel et si l'objectif de l'appel a été atteint ou non. Utilisez ce modèle de journal des contacts pour rester organisé, suivre le nombre d'appels et analyser les indicateurs d'appels.
Rationalisez vos discussions grâce à des modèles de registre d'appels gratuits
Grâce à ces 10 modèles gratuits et imprimables de registre d'appels dans Excel et ClickUp, vous avez la possibilité de rationaliser votre communication et de rester organisé comme jamais auparavant. Imaginez la tranquillité d'esprit que vous procure le fait de savoir que vous disposez d'un hub pour stocker et récupérer tous vos enregistrements d'appels. ?
Que vous fassiez partie d'une équipe de service client ou commerciale, que vous soyez télévendeur, propriétaire d'un centre d'appels ou d'une petite entreprise, ou simplement quelqu'un qui souhaite rester organisé, ces modèles de registre d'appels téléphoniques vont changer la donne. Téléchargez un modèle ClickUp gratuit, personnalisez-le à votre guise et commencez à documenter vos discussions et interactions en toute simplicité !