Imaginez que vous venez de passer un appel téléphonique avec un client potentiel qui a manifesté de l'intérêt pour vos services. Plus tard, vous lisez l'e-mail d'un autre client qui s'est renseigné et souhaite obtenir davantage d'informations.
Une semaine s'écoule et vous avez du mal à vous souvenir des détails de cette discussion. Et vous parcourez sans cesse votre boîte de réception à la recherche de cet e-mail. Quelle frustration ! 👀
Et si vous disposiez d'un moyen simple et organisé de documenter chaque point de contact de communication externe ? C'est là que les modèles de journaux d'appels s'avèrent utiles. Ils vous aident à maintenir un journal clair et complet de vos appels téléphoniques, e-mails et autres interactions.
Dans cet article, nous allons partager 10 modèles de journal d'appels gratuits et imprimables dans Excel et ClickUp, afin que vous puissiez rationaliser votre communication, stimuler votre productivité et vous assurer qu'aucune information vitale ne passe à travers les mailles du filet. Plongeons dans l'aventure ! 🚦
Qu'est-ce qu'un modèle de journal des appels ?
Un modèle de journal des appels est un document personnalisable qui vous permet d'enregistrer et de suivre divers formulaires de communication, tels que les appels téléphoniques, les discussions en face à face et les e-mails. Bien qu'il puisse être utilisé par tout le monde, il est généralement utilisé par les télévendeurs, les équipes commerciales et les équipes d'assistance client pour suivre leurs communications de manière structurée et organisée.
Les modèles de journaux d'appels enregistrent des informations telles que la date et l'heure de l'interaction, le nom de l'appelant ou de l'expéditeur, ses coordonnées, l'objet de l'interaction, ainsi que toute note ou action de suivi pertinente. Cette consignation minutieuse permet de se référer facilement aux discussions passées, de coller des relations plus solides avec les clients et de ne pas perdre de vue les tâches et les validations importantes. 🙌
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de journal d'appels ?
Lorsqu'il s'agit d'enregistrer et de gérer vos interactions externes, le fait de disposer d'un bon modèle de journal des appels permet de exécuter des projets et améliorer les flux de communication. Mais qu'est-ce qui fait qu'un modèle de journal des appels est "bon" ? Examinons les qualités clés à rechercher :
- Mise en page bien structurée: Le modèle doit avoir une disposition simple et organisée avec des sections clairement libellées, ce qui vous permet de saisir et de trouver facilement les informations dont vous avez besoin
- Saisie étendue des données: Le modèle doit permettre de saisir les informations pertinentes telles que les coordonnées du contact, la durée de l'appel, les notes et les éventuelles actions de suivi nécessaires
- Conception conviviale: Recherchez des modèles qui privilégient la simplicité, la clarté et la fluidité de la navigation. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur le suivi du temps tout en évitant les frustrations et les pertes de temps
- Souplesse et personnalisation: Qu'il s'agisse d'ajouter des champs supplémentaires ou de procéder à des ajustements en fonction de votre image de marque, un bon modèle doit vous donner la liberté et la souplesse nécessaires pour le personnaliser afin qu'il réponde à vos besoins spécifiques
- Accès pratique: Un bon modèle de journal d'appels doit être facilement accessible à tout moment. Que ce soit sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone, il devrait être à portée de clic
10 modèles de journaux d'appels à utiliser en 2024
Que vous cherchiez à suivre les appels entrants et sortants, les demandes des clients, ou simplement à garder une trace de vos discussions, avoir le bon modèle de journal d'appels peut faire toute la différence.
Heureusement, vous n'avez pas besoin d'en créer un à partir de zéro ou de passer d'innombrables heures à chercher le bon. Nous avons fait le travail, pour que vous n'ayez pas à le faire ! Voici notre liste des 10 meilleurs modèles de registres d'appels à utiliser cette année et les suivantes ! ✨
1. Modèle de journal d'appels ClickUp pour les équipes commerciales
Modèle de journal d'appels de vente ClickUp
À l'idée de gérer les équipes commerciales avec un tas de feuilles de calcul, de notes adhésives éparpillées et de scripts égarés, vous avez mal à la tête ? Si c'est le cas, ce modèle de journal d'équipe commerciale est fait pour vous.
Ce modèle de journal de visite est fait pour vous Modèle d'appels commerciaux ClickUp est livré dans un dossier contenant tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser vos équipes commerciales. À l'intérieur, vous trouverez deux listes : le suivi des équipes commerciales et les scripts d'appels. La liste de suivi des équipes commerciales vous permet de saisir des informations clés sur le client, telles que son nom, son adresse, son e-mail, son site Web et le type d'appel commercial.
L'affichage Calendrier vous permet de ne jamais perdre de temps. Planifiez les prochaines équipes commerciales, les propositions et les abonnements de manière transparente et recevez des alertes en temps voulu à l'approche des échéances. ⏰
Oh, et avons-nous fait mention de la vue Plan ? Elle vous affiche une vue d'ensemble de la façon dont vos équipes commerciales s'étendent sur différents emplacements. C'est l'outil parfait si vous cherchez à optimiser la planification de votre territoire, allouer des ressources de manière efficace ou d'identifier les domaines potentiels d'expansion du marché.
Parlons maintenant d'automatisation Chaque nouvelle entrée ou changement de statut déclenche l'application d'un script correspondant à partir de la liste des scripts d'appel, ce qui élimine la nécessité de rechercher des scripts manuellement.
Comme tous les modèles ClickUp, ce modèle est accompagné d'un guide de l'utilisateur et est entièrement personnalisable, ce qui vous permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer des fonctionnalités en fonction de vos besoins. 🛠️
2. Modèle de pipeline de vente ClickUp
Modèle de pipeline de vente ClickUp
Le Modèle de pipeline de vente ClickUp est une version plus complète du modèle précédent. Vous pouvez gérer votre équipe commerciale et vos comptes en un seul endroit !
La section de gestion du pipeline vous permet de capturer de nouveaux prospects en utilisant les outils suivants Formulaires ClickUp et recueillez les réponses tout en haut de votre équipe commerciale. À partir de là, vous pouvez déplacer les nouveaux leads le long des différentes étapes de votre pipeline. Et si vous souhaitez optimiser ce processus, vous pouvez passer à la vue Équipe pour afficher vos la capacité de travail de votre équipe et redistribuer la charge de travail de manière stratégique.
Lorsqu'un client est gagné, il est automatiquement transféré dans la section de gestion des comptes, où il est associé à des membres de l'équipe chargée des comptes.
L'équipe des comptes peut regrouper et visualiser ses clients actuels par priorité (faible, moyenne et élevée), par statut (Intégration, Enrichissement, Attention requise et Renouvellement) et par engagement (Actif, Inactif et At Risque). Cela leur permet de prioriser stratégiquement leurs efforts et de fournir un service exceptionnel à chaque client, en fonction de ses besoins spécifiques . 🤩
Et lorsque les clients ne renouvellent pas leurs services, ils sont à nouveau déplacés automatiquement dans la section des anciens clients.
Mais ce n'est pas tout ! Vous pouvez utiliser la vue Document pour créer, partager et collaborer en temps réel sur les éléments suivants les procédures opérationnelles standard (procédures opératoires normalisées) avec votre équipe. Cela permet de centraliser la documentation et les un partage des connaissances sans faille au sein de votre entreprise. Trouver la bonne cadence de réunion pour votre équipe !
3. Modèle de formulaire de contact client ClickUp
ClickUp Modèle de formulaire de contact client
Jongler avec les demandes de renseignements des clients provenant de votre site Web, de vos e-mails et de votre site Web gérer les plateformes de médias sociaux peut donner l'impression d'essayer de rassembler des chats. Le va-et-vient constant, les messages dispersés et l'effort incessant pour rester sur la bonne voie peuvent vous laisser un sentiment d'accablement et d'épuisement.
Heureusement, le Modèle de formulaire de contact client ClickUp est conçu pour mettre de l'ordre dans ce chaos. Vous disposerez d'un formulaire de contact client à intégrer sur votre site Web, à partager par e-mail ou même à promouvoir sur les médias sociaux.
Lorsqu'un client remplit le formulaire de contact, ses coordonnées sont stockées dans la liste de résumé des contacts et le statut Nouvelle demande leur est attribué. À partir de là, vous pouvez attribuer la demande à un membre de l'équipe et paramétrer une date d'échéance et un niveau de priorité. En outre, vous pouvez gérer et suivre le statut de chaque demande (Nouvelle demande, En cours d'examen, Bloquée et Achevée) à l'aide de la vue Tableau.
Utilisez ce modèle pour reprendre le contrôle sur les demandes de renseignements de vos clients. Centralisez toutes les détails importants sur vos utilisateurs mon travail consiste à résoudre les problèmes, à améliorer la qualité de votre service et à stimuler l'innovation la gestion des relations avec les clients (CRM). 📈
4. Modèle d'escalade du service client ClickUp
Modèle d'escalade du service client ClickUp
Si votre entreprise reçoit un volume important de demandes de renseignements de la part de clients qui nécessitent souvent différents niveaux d'assistance, un simple modèle de formulaire de contact risque de ne pas suffire.
C'est là qu'intervient le modèle de formulaire de contact Modèle d'escalade du service client ClickUp entre en jeu. Il s'agit d'un formulaire entièrement personnalisable qui permet à vos clients de faire part de leurs problèmes et de leurs préoccupations.
Leurs réponses sont automatiquement capturées en tant que tickets dans le niveau 1. Vous pouvez résoudre les problèmes à ce niveau ou les faire remonter au niveau 2 pour faire intervenir une équipe d'assistance client dédiée. Pour les problèmes plus complexes, le niveau 3 vous permet d'impliquer les équipes de produits, de développeurs ou d'ingénieurs, en veillant à ce que les futures mises à jour répondent à ces préoccupations.
Une fois les problèmes résolus, ils peuvent être archivés dans la liste des tickets fermés pour référence ultérieure. En activant les automatisations, vous pouvez rationaliser le mouvement des demandes à travers les différents niveaux d'escalade, assurant ainsi un flux de travail fluide et efficace.
Pour être efficace gérer efficacement la charge de travail de votre équipe , le modèle comporte une section Capacité de l'équipe afficher. D'un coup d'œil rapide, vous pouvez identifier les membres de l'équipe qui pourraient avoir besoin d'aide et ceux qui peuvent gérer les tickets des clients, ce qui vous permet d'équilibrer efficacement la charge de travail.
Rédiger des réponses aux clients peut prendre du temps, mais avec la fonctionnalité Réponses prédéfinies, vous pouvez vous épargner du stress. Le modèle comprend 11 modèles d'e-mails prérédigés pour couvrir différents scénarios, qu'il s'agisse de s'adresser à un client frustré ou de l'informer de la résolution d'un ticket. Ces modèles vous feront gagner un temps précieux et assureront une communication cohérente et professionnelle avec vos clients.
Aucune demande de client n'est trop petite ou trop grande, et quel que soit le volume, ce modèle vous aidera à garder la tête hors de l'eau et à offrir un service exceptionnel et personnalisé à chacun de vos clients.
5. Modèle de gestion du service client ClickUp
Modèle de gestion du service client ClickUp
Avec le Modèle de gestion du service à la clientèle ClickUp avec ce modèle, vous obtenez le meilleur des deux mondes : la simplicité du modèle de formulaire de contact et certaines fonctionnalités avancées du modèle d'escalade de service.
Comme les modèles précédents, ce modèle dispose également d'un formulaire personnalisé pour capturer les demandes des clients et les stocker dans un espace central. Ce qui le différencie, c'est la variété des affichages qu'il propose pour une gestion efficace. Vous pouvez naviguer rapidement dans les demandes de renseignements connexes en affichant les catégories.
Ce modèle présente une variante unique de l'affichage Tableau, avec un filtre spécial "Affecté à moi". Lorsque les membres de l'équipe passent à cette vue, ils voient uniquement les tâches qui leur sont assignées dans le flux de travail, ce qui élimine les distractions et permet de se concentrer sur le travail.
De plus, l'installation de l'automatisation suit les dates d'échéance assignées à chaque ticket et invite le membre de l'équipe assigné à prendre les instructions nécessaires pour résoudre le ticket. Cela permet d'assurer un suivi en temps voulu et un traitement proactif des demandes des clients.
Utilisez ce modèle pour améliorer l'organisation et les capacités de suivi, et pour promouvoir la collaboration au sein de l'équipe .
6. Modèle de découverte du client ClickUp
Modèle de découverte du client ClickUp
Lorsque vous utilisez l'un des modèles de pipeline de vente, l'une des étapes cruciales consiste à qualifier les nouveaux clients potentiels qui ont rempli un formulaire ou manifesté leur intérêt. Ce processus de qualification implique souvent un appel avec le client.
Mais que devez-vous dire exactement ? À faire pour ne rien oublier ? Et comment faire pour s'en souvenir plus tard ? Vous n'avez pas à vous inquiéter. Les Modèle de découverte du client ClickUp répond à ces préoccupations et rationalise votre processus de qualification.
Dites adieu aux silences gênants, car ce modèle comporte un script d'appel qui vous indique exactement ce qu'il faut dire, mot pour mot. Il est complété par une banque de questions qui vous aide à mieux connaître votre client potentiel : Ce dont il a besoin, ce qui le motive, ce qui le retient et comment il prend ses décisions. De plus, vous pouvez dupliquer la section de l'appel de découverte pour chaque prospect et prendre des notes pendant vos appels.
Utilisez ce modèle comme point de départ pour impressionner vos prospects et n'oubliez rien. Puisqu'il est intégré à Documents ClickUp vous pouvez le mettre à jour en permanence en fonction de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas et personnaliser la structure en fonction de vos préférences ou des directives de l'entreprise.
7. Modèle de journal de discussion ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Conversation-Log-Template.jpg Modèle de journal de discussion ClickUp https://clickup.com/templates/conversation-log-kkmvq-6109124 Télécharger ce modèle /$$$cta/
Le Modèle de journal de discussion ClickUp complète le modèle de découverte du client en servant d'outil d'enregistrement pour tous vos appels.
Lorsque vous engagez des conversations de qualification à l'aide du modèle de recherche de clients, vous pouvez utiliser le modèle de journal de discussion pour saisir les détails clés de chaque appel. Ces détails comprennent l'heure de l'appel, l'interlocuteur, son numéro de téléphone, la durée de l'appel, les actions à achever et les notes clés de la discussion.
En exploitant les deux modèles dans ClickUp, vous pouvez passer en toute transparence de l'utilisation du modèle de découverte du client pendant un appel au remplissage du modèle de journal de conversation par la suite.
En conséquence, vous pouvez vous assurer que vous disposez d'enregistrements détaillés et précis pour des références futures et des actions de suivi.
8. Modèle de registre d'appels clients Excel par Template Lab
via Template Lab
Ce modèle de journal d'appels clients Excel est un simple journal de suivi des appels qui se concentre sur la conservation de vos informations liées aux appels avec les clients.
Avec ce modèle Excel, vous pouvez facilement suivre et organiser les détails essentiels des appels des clients - date, heures de début et de fin, temps total, nom du client, numéro de contact, élément d'action et notes.
En outre, cette feuille de calcul vous permet d'exploiter les fonctions et les fonctionnalités d'Excel pour une analyse plus approfondie rapports sur les équipes commerciales . Vous pouvez effectuer des calculs et créer des diagrammes à partir des données de votre journal d'appels, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées et d'optimiser vos activités stratégies de communication .
9. Docs Media Modèle de registre téléphonique par Template.Net
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/Docs-Media-Call-Log-Template-by-Template.Net ClickUp_.jpg Docs Media Modèle de journal d'appels par Template.Net /$$$img/
via Template.Net
Alors que les modèles de journaux d'appels sont conçus pour le suivi des interactions avec les clients, ce modèle de journal d'appels Docs Media de Template.Net est spécialement conçu pour le suivi et l'organisation des communications liées aux médias.
Vous pouvez télécharger et modifier ce document dans différents formats, tels que Google Docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel et PDF. Il vous aide à gérer les interactions avec des contacts tels que les journalistes et les médias. Le modèle comprend des champs pour capturer des informations telles que le journaliste, l'organe de presse, le numéro de téléphone, l'e-mail, la date et l'heure de l'appel, la nature de l'appel et les commentaires.
Ce journal permet de documenter et d'organiser toutes les interactions avec les médias. Elle contribue également à affiner vos tactiques d'engagement auprès des médias, à améliorer vos relations avec les contacts avec les médias et à optimiser vos campagnes de sensibilisation des médias .
10. Word Modèle de journal d'appel quotidien par Template.Net
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/Word-Daily-Call-Log-Template-by-Template.Net ClickUp_.jpg Word Daily Phone Call Log Template by Template.Net (Modèle de registre quotidien des appels téléphoniques en Word) /$$$img/
via Template.Net
Ce modèle de journal d'appels quotidiens est un modèle de feuille à usage général qui peut être utilisé pour suivre et enregistrer tout type d'appels entrants et d'appels sortants.
Les journaux d'appels comprennent des champs pour la date et l'heure, le nombre de téléphone, la personne à contacter, l'objet, la durée de l'appel et si l'objectif de l'appel a été atteint ou non. Utilisez ce modèle de journal des contacts pour rester organisé, suivre le nombre d'appels et analyser les indicateurs d'appels.
Rationalisez vos discussions avec des modèles gratuits de registre d'appels
Avec ces 10 modèles gratuits et imprimables de journal d'appels dans Excel et ClickUp, vous avez le pouvoir de rationaliser vos communications et de rester organisé comme jamais auparavant. Imaginez la tranquillité d'esprit de savoir que vous avez un hub central pour stocker et récupérer tous vos enregistrements d'appels. 🌻
Que vous fassiez partie d'une équipe d'assistance à la clientèle ou de vente, que vous soyez télévendeur, propriétaire d'un centre d'appels ou d'une petite entreprise, ou que vous souhaitiez rester organisé, ces modèles de registres d'appels téléphoniques changent la donne. Téléchargez un modèle gratuit de ClickUp personnalisez-le à votre guise et commencez à documenter vos discussions et interactions en toute simplicité !