Comment utiliser Gemini Tâches et booster votre productivité

Gemini Tasks, également connu sous le nom de Gemini dans Google Tasks, facilite la saisie des rappels.

C'est un moyen rapide de transformer vos pensées passagères en tâches à accomplir.

Dans ce guide, nous vous montrerons comment configurer efficacement Gemini Tasks.

Vous découvrirez où cela fonctionne le mieux et comment cela s'intègre dans le monde réel du travail, où la collaboration et le contexte sont essentiels.

Que sont les tâches Gemini ?

La combinaison Gemini + Google Tasks est une fonctionnalité de Google Workspace basée sur l'IA qui vous permet de gérer vos tâches. Elle est intégrée à l'assistant Gemini et utilise le traitement du langage naturel, ce qui signifie que vous pouvez créer des tâches simplement en parlant ou en tapant en anglais courant.

Considérez cette fonctionnalité comme un assistant de productivité qui écoute vos commandes.

Lorsque vous demandez à Gemini de créer un rappel, celui-ci effectue directement une connexion à votre compte Google Tasks. Ce flux de travail intégré permet une synchronisation transparente des tâches dans votre environnement de travail Google, de sorte qu'un élément de liste de tâches créé à l'aide de votre voix apparaît automatiquement dans votre Google Agenda.

Son objectif principal est de faciliter la productivité personnelle de tous ceux qui utilisent déjà les applications Google.

Comment établir la connexion entre Google Tasks et Gemini

Vous avez entendu parler de l'utilisation de l'IA pour les tâches, mais vous craignez que sa configuration soit compliquée.

Cette friction empêche souvent les gens de se lancer. Résultat ? Ils passent à côté de la commodité offerte par l'IA.

Connecter Google Tasks à Gemini est étonnamment simple et évite cette frustration. La connexion permet à Gemini de lire, créer et modifier des éléments dans votre liste Google Tasks.

Pour la plupart des personnes qui utilisent Google pour la gestion de projet, cette connexion est automatique. Cependant, les titulaires d'un compte personnel peuvent avoir besoin de l'activer dans leurs paramètres.

Étape 1 : connectez-vous à Gemini

Tout d'abord, rendez-vous sur gemini.google.com ou ouvrez l'application Gemini sur votre téléphone. Il vous suffit de vous connecter avec votre compte Google. Cette simple étape d'authentification permet de lier automatiquement les fonctions de base.

Si vous utilisez un compte d'entreprise, votre administrateur devra peut-être d'abord approuver les extensions. Pour la plupart des utilisateurs, cette étape prend moins d'une minute.

Étape 2 : lier Google Workspace

Une fois connecté, accédez au menu des paramètres et recherchez les extensions. Vous devrez activer l'extension Google Workspace pour donner à Gemini la permission d'accéder à vos autres applications. C'est la clé qui vous permettra de débloquer tout son potentiel.

Voici ce que vous autorisez Gemini à faire :

Si vous changez d'avis, vous pouvez désactiver ces permissions à tout moment dans les paramètres de votre compte Google.

📮 ClickUp Insight : 45 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage déclarent conserver pendant des semaines les onglets ouverts liés à leurs recherches professionnelles. Pour 23 % d'entre elles, ces onglets précieux contiennent des fils de discussion IA riches en contexte.

En gros, la grande majorité des gens externalisent leur mémoire et leur contexte vers des onglets de navigateur fragiles. Répétez après nous : les onglets ne sont pas des bases de connaissances. 👀

ClickUp BrainGPT change la donne dans ce domaine.

Cette super application d'IA vous permet d'effectuer des recherches dans votre environnement de travail, d'interagir avec plusieurs modèles d'IA et même d'utiliser des commandes vocales pour récupérer du contexte à partir d'une seule interface. Comme MAX réside dans votre PC, il n'occupe pas d'espace dans vos onglets et peut enregistrer vos discussions jusqu'à ce que vous les supprimiez !

Comment ajouter des tâches et des rappels avec Gemini

Si vous en avez assez de cliquer sur des menus interminables juste pour ajouter un simple élément à faire, la création d'éléments vous semblera fastidieuse, et vous finirez par l'éviter.

L'avantage de Gemini est qu'il remplace les clics fastidieux par des invitations de discussion.

Il vous suffit de dire ou de taper ce que vous avez à faire, et l'assistant IA interprète votre demande. Si cela semble magique pour les rappels simples, l'interprétation de l'IA peut parfois manquer sa cible pour les demandes plus complexes.

Ajoutez des tâches avec des détails spécifiques

Vous pouvez ajouter des tâches avec des dates, des heures et des notes simplement en disant ce que vous voulez. L'analyse du langage naturel de Gemini comprend les détails et les remplit pour vous. Cela fonctionne très bien pour les tâches simples et personnelles qui ne nécessitent pas beaucoup de contexte.

Essayez quelques-unes de ces invitations et instructions pour voir comment cela fonctionne :

Bien que cette fonctionnalité soit parfaite pour les rappels personnels, vous constaterez que l'ajout d'un contexte de projet, l'attribution de tâches à un collègue ou la définition de dépendances nécessitent un outil différent.

Ajoutez des tâches en fonction du contexte de la discussion

Vous est-il déjà arrivé d'avoir une excellente idée pendant une réunion, mais de l'oublier quelques instants plus tard ? Cela se produit lorsque vos idées sont déconnectées de votre travail. Gemini tente de résoudre ce problème en vous permettant de créer des tâches directement à partir de vos discussions en cours.

Si vous discutez d'un projet, vous pouvez simplement dire « Ajoute ce point comme tâche ». C'est pratique pour saisir les éléments à entreprendre pendant une session de brainstorming.

Comment afficher et mettre à jour vos tâches Gemini

Vous pouvez consulter vos tâches en demandant directement à Gemini, en ouvrant l'application Google Tasks ou en consultant votre Google Agenda. Gemini vous lira votre liste de tâches sur commande, mais cela ne remplace pas un véritable tableau de bord de projet.

Afficher les tâches et rappels à venir

Pour avoir une idée de votre emploi du temps, vous pouvez poser des questions simples à Gemini. Il extrait les informations de Google Tasks et les met en forme sous forme de discussion.

Voici quelques invitations à essayer :

Veuillez noter que les résultats sont purement textuels. Vous n'obtiendrez pas d'échéancier visuel, de tableau Kanban ou de matrice de liste de priorités pour vous aider à organiser votre travail.

Modifier ou supprimer des tâches existantes

Tout comme vous créez des tâches à l'aide de votre voix, vous pouvez les modifier de la même manière. Vous pouvez modifier les dates d'échéance, marquer des éléments comme achevés ou les supprimer complètement.

Par exemple, vous pouvez dire :

Gemini a besoin d'un contexte suffisant pour savoir à quelle tâche vous faites référence. Si vous devez modifier ou réorganiser plusieurs tâches à la fois, vous devrez le faire manuellement dans l'application Google Tasks. Gemini ne prend actuellement pas en charge les actions groupées.

Comment réaliser l'automatisation de tâches avec les actions planifiées Gemini

Créer manuellement les mêmes tâches récurrentes chaque semaine est une perte de temps et d'effort.

Par exemple, vous avez peut-être un rapport hebdomadaire à soumettre ou un résumé rapide quotidien à préparer, et oublier ces tâches récurrentes peut causer des problèmes. Ouvrez Gemini (site Web ou application).

✅ Donnez une invitation à la planification. Vous devez être précis quant au quoi et au quand.

✅ Confirmez l'action : Gemini affichera un résumé du planning. Vous pourrez alors le modifier ou l'ajuster selon vos besoins.

✅ Gérer les actions : vous les trouverez dans Paramètres > Actions planifiées. À partir de là, vous pouvez les mettre en pause, effectuer des modifications en cours sur elles ou les supprimer.

Cela crée un faux sentiment d'automatisation. Vous n'avez toujours pas la possibilité de relier les actions entre vos différents outils. Une véritable automatisation du flux de travail implique des déclencheurs, des conditions et des actions qui font avancer le travail.

Limites de Gemini Tâches : où ça coince

Vous avez essayé d'utiliser Gemini pour un projet d'équipe, et maintenant tout est un peu désorganisé.

Les tâches sont dispersées. Personne ne sait qui est responsable de quoi, et votre liste de tâches est complètement déconnectée de votre plan de projet.

Ce chaos est le résultat direct de l'utilisation d'un outil de productivité personnelle pour le travail collaboratif.

Gemini + Google Tasks est vraiment utile pour les rappels personnels. Mais il n'est pas conçu pour gérer des projets avec des équipes, des délais et des éléments interconnectés. Voici ses limites :

Pourquoi ClickUp Brain surpasse Gemini Tasks en matière de productivité d'équipe

Les assistants personnels IA sont très efficaces pour capturer des idées.

Cependant, la productivité de l'équipe s'effondre souvent par la suite, lorsque ces idées doivent être transformées en un travail partagé et coordonné.

Les tâches sont créées, mais leur contexte se trouve ailleurs. Les décisions sont consignées dans les notes de réunion. Les suivis disparaissent dans les discussions. Les projets ralentissent non pas parce que les gens oublient, mais parce que le travail perd son lien cohésif.

C'est là qu'intervient un environnement de travail IA convergent, tel que ClickUp, une plateforme unique où coexistent projets, documents, discussions et analyses.

Grâce à l'IA contextuelle, telle que ClickUp Brain, intégrée comme couche d'intelligence qui comprend votre travail, elle résout efficacement le problème de la dispersion du travail, c'est-à-dire la fragmentation des activités professionnelles entre des applications SaaS qui ne communiquent pas entre elles.

Lorsque l'IA comprend l'ensemble de l'environnement de travail, le travail reste en connexion.

La productivité s'améliore lorsque l'IA comprend plus qu'une simple invitation ou commande vocale. Elle doit savoir à quel projet appartient une tâche, quel document l'explique, qui en est le responsable et quelles sont les dépendances suivantes.

Dans l'environnement de travail IA convergent de ClickUp, ce contexte existe déjà. Les tâches, les documents, le chat, les calendriers et les objectifs sont regroupés dans un seul système. ClickUp Brain fonctionne sur l'ensemble de ces éléments, connectant le travail au lieu de le fragmenter.

Les réunions se transforment directement en éléments à mener

Les réunions sont le lieu où le contexte est créé, mais aussi souvent où il se perd. Des notes sont prises, mais les actions à mener sont dispersées entre différents outils. Un outil comme Gemini nécessite une installation supplémentaire lorsque vous essayez de créer une connexion entre ce contexte et vos tâches.

Avec l'outil AI Notetaker de ClickUp, les réunions sont automatiquement enregistrées. Les décisions, les suivis et les points clés de la discussion sont consignés au fur et à mesure. ClickUp Brain convertit ensuite ces notes en tâches et sous-tâches structurées, déjà associées au projet, au document et aux personnes appropriés.

Le résultat est simple. Moins de nettoyage manuel, une propriété claire et un suivi plus rapide !

Documents, discuter et tâches qui se renforcent mutuellement

Le travail avance plus vite lorsque les connaissances, les discussions et l'exécution restent connectées.

En tant qu'environnement de travail IA convergent, ClickUp vous offre une suite complète de fonctionnalités. Les documents ClickUp ne sont pas des fichiers statiques. Ils sont directement liés aux tâches qu'ils prennent en charge. ClickUp Chat permet de garder les discussions ancrées dans le travail réel, sans qu'elles ne flottent dans des canaux séparés.

ClickUp Brain fonctionne dans les deux cas. Il peut résumer des documents, extraire des éléments à entreprendre, répondre à des questions dans Chat et transformer des discussions en tâches sans perdre le contexte. Au lieu de réexpliquer le travail, les équipes continuent d'avancer.

Des agents IA qui agissent en fonction du contexte

Une fois le travail structuré, les fonctionnalités d'IA et d'automatisation de ClickUp entrent en jeu pour réduire les efforts manuels.

Avec ClickUp Automatisations, les tâches peuvent être attribuées en fonction du rôle ou de la charge de travail, ce qui permet une répartition plus efficace des tâches. Les changements de statut peuvent déclencher des transferts. Les échéances peuvent automatiquement notifier les bonnes personnes.

Pour les flux de travail plus complexes, les tâches peuvent être déléguées à des super agents pour le suivi, la création de rapports ou l'exécution. Comme les agents connaissent déjà l'environnement de travail, votre travail se déroule sans accroc !

Une plateforme, une couche d'intelligence

ClickUp donne également accès à plusieurs modèles d'IA dans Brain, ce qui permet aux équipes de choisir l'intelligence adaptée à des tâches telles que la rédaction, la planification, l'analyse ou l'exécution.

Vous pouvez également mentionner @brain n'importe où, dans des tâches, des documents, des commentaires ou des chats, et obtenir des réponses basées sur le contexte réel du projet, les applications intégrées et même les connaissances du Web.

La différence est claire. L'IA simple vous aide à vous souvenir des choses. L'IA contextuelle aide les équipes à gérer leur travail.

En réunissant les tâches, les documents, le chat, l'automatisation et ClickUp Brain, ClickUp devient une plateforme de travail complète alimentée par l'IA où les idées ne sont pas seulement capturées. Elles sont mises en œuvre.

Quelle est la différence entre Gemini Tasks et une application dédiée à la gestion des tâches comme ClickUp ?

La différence fondamentale réside dans le fait qu'il s'agit de rappels personnels ou de gestion de projet d'équipe. Bien que les deux utilisent l'IA pour créer des tâches, leur objectif et leurs capacités sont très différents.

Soyez plus productif avec ClickUp !

Soyons clairs : Gemini Tasks est un outil fantastique pour ce à quoi il est destiné, à savoir enregistrer rapidement des rappels personnels et des tâches à faire à l'aide de votre voix.

Son interface en langage naturel est fluide et est un exemple parfait de comment l'IA peut faciliter la vie quotidienne. ✨

Mais lorsqu'il s'agit de gérer le travail réel, les assistants personnels IA ont leurs limites.

Vous vous rendez rapidement compte que la productivité ne se résume pas à une simple liste de tâches. Elle nécessite des tâches liées à des projets, des équipes et des objectifs.

La recherche « comment utiliser Gemini Tâches » aboutit souvent à la conclusion qu'il vous faut un outil conçu pour la collaboration, et pas seulement pour la discussion.

La bonne approche dépend de vos besoins. Pour les équipes prêtes à passer des listes de tâches personnelles à un monde de gestion du travail connectée et alimentée par l'IA, ClickUp est là pour vous aider.

Commencez gratuitement avec ClickUp et découvrez la différence d'un environnement de travail véritablement intégré où l'IA comprend l'ensemble du contexte de votre projet, et pas seulement des tâches isolées.

Foire aux questions

Gemini Tasks synchronise nativement avec les applications Google Workspace, telles que Tasks et Calendrier, mais ne s'intègre pas directement aux logiciels de gestion des tâches tiers. Vos tâches resteront dans l'écosystème Google, sauf si vous les déplacez manuellement.

Vos données sont régies par la politique de confidentialité de Google. Pour les utilisateurs standard de Gemini, Google peut utiliser les discussions pour améliorer ses produits. Cependant, pour les utilisateurs Workspace Enterprise/Business disposant du module complémentaire Gemini, Google indique explicitement que les données ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.

Bien que Google Tasks permette la création de « listes partagées » (capturées dans un groupe ou un espace), la capacité de Gemini à interagir avec ces listes partagées est actuellement très limitée par rapport aux listes personnelles. Il ne peut pas « attribuer » une tâche à un coéquipier via une commande vocale.

Gemini Tasks est principalement utilisé pour créer des rappels personnels et des éléments à faire à l'aide de commandes en langage naturel. Il se synchronise avec Google Tasks et Google Agenda pour améliorer votre productivité personnelle.

Gemini Tasks est-il utile pour la productivité d'une équipe? Gemini Tasks n'est pas conçu pour la productivité d'une équipe. Il manque des fonctionnalités essentielles telles que l'attribution des tâches, la visibilité partagée des projets, les dépendances et les flux de travail collaboratifs dont les équipes ont besoin pour travailler efficacement.

Les principales limites sont l'absence de fonctionnalités de collaboration en équipe, l'absence de structure de projet, l'absence de dépendances entre les tâches, l'automatisation limitée et l'absence de fonctionnalités de rapports ou de tableau de bord.

Oui, ClickUp peut gérer tout ce que fait Gemini Tasks, comme la création de tâches alimentée par l'IA, tout en offrant une suite complète de fonctionnalités de gestion de projet, de collaboration d'équipe, d'automatisation et de rapports. Cela le rend adapté à la productivité personnelle et à celle des équipes.