Compte tenu de la quantité de technologies mises au point pour améliorer la communication, la collaboration interfonctionnelle devrait être plus facile que jamais.
- Contactez vos collègues dans Slack
- Partagez des fichiers et des documents via Google Drive
- Attribuer des tâches dans un outil de gestion de projet
Mais vous voyez bien que tous ces outils sont déconnectés les uns des autres.
Vos chefs de projet s'efforcent de donner un sens aux discussions qui se déroulent sur plusieurs outils. Personne n'a une vision globale de ce qui a été décidé.
Et s'il existait un moyen de regrouper les réunions, les décisions et les éléments à mener en un seul endroit connecté, là où le travail est effectué ? Découvrez ClickUp SyncUps, votre gain de temps.
Ci-dessous, nous vous montrons comment les chefs de projet peuvent utiliser ClickUp SyncUp pour synchroniser des projets interfonctionnels.
Qu'est-ce que ClickUp SyncUp et quels sont ses avantages pour les chefs de projet ?
ClickUp SyncUp est une fonctionnalité de réunion vidéo et audio intégrée directement à votre environnement de travail ClickUp. Elle vous permet d'organiser des appels individuels ou de groupe avec votre équipe et de relier les discussions aux tâches et documents réels sans perdre le contexte.
Les SyncUps font partie de ClickUp Chat et offrent une gamme complète de fonctionnalités, notamment le partage d'écran, l'enregistrement des appels et la génération de résumés par IA après chaque appel enregistré.
Pour les chefs de projet à la recherche du logiciel de gestion de projet idéal pour synchroniser leurs équipes de manière cohérente et traçable, SyncUp fait le lien entre la communication et l'exécution.
Principales fonctionnalités de ClickUp Sync Up que les chefs de projet vont adorer
En quoi SyncUps se distingue-t-il des applications de visioconférence et de communication d'équipe telles que Zoom ou Microsoft Teams ? Pourquoi l'intégration directe dans l'environnement de travail est-elle un atout pour les chefs de projet en gestion de projet ? Découvrons-le ensemble.
Possibilité de renvoyer vers des tâches et d'y ajouter des liens pendant les SyncUps
Les chefs de projet peuvent relier les discussions SyncUp aux tâches ClickUp en temps réel, ce qui facilite le suivi de la progression et l'organisation des tâches.
Chaque discussion reste exploitable et les membres de l'équipe ont une compréhension plus claire de ce qui doit être fait. Toute personne ayant accès au canal ou au chat ClickUp (où le SyncUp a eu lieu) peut voir toutes ces tâches connectées en survolant le message SyncUp.
❌ Lorsque les réunions et le travail se déroulent sur des plateformes de discussion distinctes, certains éléments spécifiques et certains suivis peuvent être perdus ou retardés.
✅ Avec SyncUp, votre travail et vos réunions se déroulent au même endroit. Les décisions se transforment immédiatement en tâches pour une exécution fluide du projet.
🎥 Regardez cette vidéo pour découvrir comment réaliser l'automatisation des notes de réunion et des tâches avec ClickUp.
📮 ClickUp Insight : Environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe. Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés entre plusieurs canaux, fils de discussion ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite.
Grâce à une solution intégrée telle que ClickUp Chat, vos fils de discussion sont mappés sur des projets et des tâches spécifiques, ce qui permet de conserver vos discussions dans leur contexte et de les rendre facilement accessibles.
Enregistrement et transcription intégrés
Les SyncUps enregistrées sont stockées dans Hub Clips, et vous pouvez partager le lien d'enregistrement avec n'importe qui pour un aperçu rapide.
Résumés et éléments à prendre en compte générés par l'IA
Vous obtenez un résumé complet généré par l'IA que vous pouvez ajouter à un document en un seul clic.
Partagez le document avec toutes les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion afin qu'elles puissent avoir un aperçu rapide des principaux éléments à prendre sans avoir à regarder l'intégralité de la réunion SyncUp.
Si vous avez une équipe multilingue ou dispersée à travers le monde, grâce à ClickUp Brain, tout le monde peut traduire les notes de réunion dans une langue qu'il comprend sans avoir à compter sur quelqu'un d'autre.
ClickUp Brain peut également convertir les éléments identifiés lors de la réunion en tâches suivables.
Ainsi, si Tom devait terminer la documentation API avant jeudi, ClickUp Brain peut créer une tâche avec cette échéance et l'attribuer automatiquement à Tom.
Cela est particulièrement utile pour la gestion des tâches lorsque vous passez d'une réunion à l'autre et que vous ne pouvez pas documenter chacune d'entre elles de manière exhaustive.
📚 Pour en savoir plus : Comment utiliser l'IA pour les notes de réunion ? (Cas d'utilisation et outils)
Partage d'écran et collaboration sur des documents
Imaginez : vous organisez une réunion SyncUp interfonctionnelle. Vous affichez votre feuille de route de lancement, partagez votre écran et ouvrez le document pour effectuer des modifications en cours.
Toutes les équipes impliquées dans SyncUp peuvent intervenir instantanément. Le service marketing peaufine les notes de communication, le service ingénierie met en évidence les obstacles directement dans le document et le service conception met à jour les jalons importants en temps réel.
Après la réunion, vous n'avez plus besoin de recueillir les commentaires sur différents canaux ou auprès de différentes équipes. Vous repartez avec un plan harmonisé.
📚 En savoir plus : Meilleur logiciel de partage d'écran pour les réunions à distance
Intégration avec les flux de travail ClickUp
SyncUp est entièrement intégré au flux de travail de ClickUp. Les éléments discutés lors de ces réunions sont convertis en tâches avec des échéances (ce qui améliore le suivi des performances). Vous pouvez ensuite configurer des automatisations ClickUp basées sur des déclencheurs pour envoyer des rappels à l'approche des échéances ou publier des commentaires dans les tâches lorsque leur statut change.
Par exemple, lorsque la date d'échéance arrive → laissez un commentaire à l'attention de l'individu assigné.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Super Agents pour automatiser les tâches courantes de gestion de projet, telles que la génération de rapports quotidiens, la compilation des comptes rendus d'équipe et la réponse instantanée aux questions fréquentes dans les canaux de discussion.
À ce propos, voici les meilleurs agents IA pour les réunions qui méritent d'être pris en considération 👇
👀 Le saviez-vous ? Selon ClickUp Research, 40 % des professionnels souhaitent assurer le suivi des éléments à faire immédiatement après chaque réunion. Mais avec des canaux de communication répartis entre les e-mails (42 %) et la messagerie instantanée (41 %), ces éléments sont souvent dispersés sur le lieu de travail.
Comment les chefs de projet peuvent-ils utiliser SyncUp pour les réunions interfonctionnelles ?
La collaboration interfonctionnelle n'est pas sans défis. Si vous êtes prêt à les relever, nous avons une solution pour vous.
Utilisez la plateforme de gestion de projet ClickUp pour gérer et organiser la communication, les données du projet, la documentation, les tâches et les résultats du projet en un seul endroit afin d'assurer une exécution fluide du projet.
Organisez des réunions, reliez les discussions au travail réel et convertissez les décisions en tâches suivables. Tout cela à partir d'un seul environnement de travail.
SyncUp s'intègre à cet environnement de travail, de sorte que chaque discussion interfonctionnelle reste liée au projet qu'elle est censée faire avancer.
Voici comment les chefs de projet peuvent utiliser ClickUp SyncUp pour synchroniser les projets interfonctionnels et gérer les tâches de gestion de projet.
1. Définissez un objectif clair pour la réunion
Avant de planifier une réunion interfonctionnelle, définissez ce que vous attendez de cette réunion. Il peut s'agir :
- Alignement sur les priorités du sprint
- Finalisation d'un rapport d'état d'avancement du projet
- Révision d'une feuille de route produit
- Résoudre un goulot d'étranglement entre l'ingénierie et la conception
- Finalisation des jalons du projet
Quel que soit l'agenda, veillez à l'envoyer avant la réunion.
Conseil bonus : donnez à vos membres de l'équipe la possibilité de se désinscrire si le projet n'a aucun rapport avec leur travail.
Utilisez ClickUp Docs pour rédiger l'agenda d'une réunion. Incluez les points à discuter et les résultats attendus. Les membres de votre équipe pourront ainsi préparer leurs questions à l'avance.
Si vous manquez de temps, combinez Docs + ClickUp Brain pour générer instantanément un agenda structuré pour votre réunion. ClickUp Brain peut définir les thèmes, proposer des questions et aider à affiner les objectifs afin que vous arriviez à la réunion bien préparé.
Les documents étant entièrement modifiables, vous pouvez y intégrer des tableaux, des feuilles de calcul, des tableaux de bord ou des liens de référence pour ajouter du contexte. Cela donne aux participants un point de départ clair avant le début de la réunion SyncUp.
⚡ Archive de modèles : modèles gratuits de gestion de projet pour tous types de projets
2. Configurez un canal de discussion dédié
ClickUp élimine le besoin de multiples outils de communication grâce à ClickUp Chat. Il s'agit d'une plateforme unifiée qui centralise toutes les communications de votre équipe dans des fils de discussion, des canaux et des messages privés.
Note : SyncUp fait partie de ClickUp Chat et ne peut être utilisé que lorsque vous activez Chat.
Créez ensuite un canal spécifique dans ClickUp Chat pour votre projet interfonctionnel. Ce canal servira de hub pour la collaboration de l'équipe, permettant à tous les membres de rester informés et alignés sur les discussions, les tâches, les fichiers, les documents, les échéanciers du projet et les appels SyncUp liés au projet.
Quel est l'avantage ? Cela évite les changements de contexte pendant la réunion.
Vous pouvez également inviter des parties prenantes externes à participer à une SyncUp. Assurez-vous simplement qu'elles aient accès au canal de discussion.
👀 Le saviez-vous ? Près de 84 % des responsables marketing sont confrontés à des difficultés de collaboration: trop de réunions, des décisions floues et des demandes de projet retardées qui nuisent à la bonne marche des projets.
Bien que cette friction ait de nombreuses causes sous-jacentes, la centralisation de la collaboration et du travail de l'équipe en un seul endroit pourrait réduire considérablement les frais généraux liés à la coordination et permettre aux équipes d'avancer sans avoir à se réorganiser constamment.
3. Lancez une synchronisation instantanée
Cliquez sur l'icône du téléphone dans le coin supérieur droit de votre canal de discussion pour lancer une SyncUp. Dès que vous lancez une SyncUp, un message sera publié dans le canal pour permettre à d'autres personnes de se joindre à vous. Activez/désactivez vos paramètres de micro et de caméra pour vous préparer à la réunion.
Vous pouvez même enregistrer le contenu audio et vidéo pour référence future.
📮 ClickUp Insight : Plus de la moitié des personnes interrogées utilisent quotidiennement trois applications ou plus, luttant contre la « prolifération des applications » et la dispersion des flux de travail.
Même si cela peut sembler productif et intense, votre contexte se perd simplement entre les différentes applications, sans parler de l'énergie dépensée à taper au clavier. ClickUpBrainGPT rassemble tout : dites une seule fois ce que vous avez à dire, et vos mises à jour, tâches et notes se retrouvent exactement là où elles doivent être dans ClickUp. Plus besoin d'activer/désactiver les applications, plus de chaos, juste une productivité centralisée et fluide.
4. Utilisez le partage d'écran pour les révisions collaboratives
Partagez votre écran (onglet, fenêtre ou écran entier) pendant la SyncUp pour examiner la documentation du projet ou présenter un flux de travail spécifique.
Le partage d'écran permet à votre équipe de collaborer en temps réel. Il devient ainsi plus facile de combler les lacunes en matière de connaissances et d'apporter des éclaircissements, ce qui serait autrement difficile à faire.
Cet outil facilite la collaboration au travail en fournissant une référence visuelle commune à tous les membres de l'équipe. Vos collègues vous en seront reconnaissants : tout le monde repartira sur la même longueur d'onde, avec des éléments à réaliser et des tâches à accomplir.
5. Travaillez avec une IA qui vous comprend, vous et votre travail
ClickUp Brain fonctionne comme votre espace de travail IA dédié. Il extrait le contexte de vos tâches, documents, Espaces, base de connaissances et applications connectées.
Vous n'utilisez pas un outil d'IA isolé. Vous travaillez avec une intelligence contextuelle qui comprend vos projets, votre équipe et votre historique.
Vous choisissez également l'intelligence qui convient le mieux au moment présent. Par exemple, parmi les multiples modèles d'IA, utilisez :
- Claude : Pour les récits stratégiques et les raisonnements longs
- ChatGPT : pour peaufiner les textes et les communications destinés aux clients
- Gemini : pour la recherche, l'analyse de données volumineuses et les pannes techniques
Grâce à la recherche avancée Enterprise Search, récupérez instantanément des informations depuis n'importe quel endroit de votre environnement de travail : tâches, documents, fichiers, commentaires, SyncUps enregistrés et même des sources externes telles que Google Drive, GitHub, SharePoint et le Web en général.
Vous avez besoin d'une mise à jour des dépendances depuis le dernier sprint ? D'un fichier de conception référencé il y a deux semaines ? D'un risque signalé dans une discussion ? ClickUp Brain le trouve en quelques secondes.
La couche de recherche Web intégrée vous permet de recueillir des données sur le marché, de comparer les bonnes pratiques, d'étudier les nouvelles tendances ou de valider des hypothèses.
Au lieu de lutter contre la prolifération de l'IA, ClickUp Brain devient la seule couche d'IA pour l'ensemble du flux de travail de votre projet.
⚡ Archive de modèles : Modèles gratuits de rapports sur le statut du projet
Limites courantes et solutions de contournement
La nature instantanée de ClickUp SyncUp améliore la communication collaborative. Cela dit, il présente certaines limites dont vous devez être conscient. Parmi celles-ci, on peut citer :
Capacité de participants limitée
Défi : ClickUp SyncUps fournit l'assistance pour la collaboration interfonctionnelle pour un maximum de 200 participants lors d'un seul appel, avec 24 personnes pouvant parler en même temps.
Il existe des restrictions basées sur les rôles concernant les personnes autorisées à lancer une SyncUp dans un canal. La durée maximale d'une SyncUp est de 10 heures, ce qui ne devrait pas constituer un facteur limitant ; si c'est le cas, vous pouvez toujours lancer immédiatement une nouvelle SyncUp.
✅ Solution : pour les réunions interfonctionnelles réunissant plus de 200 personnes, organisez des SyncUps parallèles pour les différents services et partagez ensuite les enregistrements.
Limitations des notifications
Défi : les utilisateurs ne reçoivent parfois pas immédiatement les notifications des appels SyncUp entrants, ce qui les conduit à manquer des réunions.
✅ Solution : demandez aux membres de l'équipe d'activer les notifications sur leur ordinateur et leur mobile pour les canaux ClickUp Chat où sont hébergés les SyncUps importants. Publiez un petit rappel dans le canal quelques minutes avant de commencer.
💡 Conseil de pro : pour les collègues qui utilisent leur mobile, assurez-vous que l'application ClickUp dispose des permissions nécessaires pour les notifications, le microphone et la caméra. Les SyncUps mobiles permettent aux utilisateurs de participer à des appels et de suivre les discussions où qu'ils soient.
Pas de salles de réunion
Défi : certains outils de réunion en ligne, tels que Zoho Meetings, vous permettent de créer des salles de discussion pour aborder des sujets spécifiques séparément avant de vous regrouper.
✅ Solution : lancez des SyncUps distincts dans différents canaux de discussion pour les discussions des sous-équipes.
Par exemple, si votre réunion de lancement de produit nécessite que les équipes d'ingénierie et de conception discutent séparément des détails techniques, elles peuvent se rendre sur le canal de leur département pour une SyncUp rapide, puis revenir sur le canal principal du projet.
Une autre option consiste à programmer ces sous-discussions sous forme de SyncUps distinctes avant ou après la réunion interfonctionnelle principale.
📚 En savoir plus : Exemples et modèles de tableaux de bord pour la gestion de projet
Exigences d'enregistrement pour la transcription
Défi : seules les SyncUps enregistrées sont stockées dans Hub Clips et peuvent être transcrites ou résumées par ClickUp Brain. N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton d'enregistrement au début de chaque réunion.
✅ Solution : faites de l'enregistrement une habitude par défaut pour toutes les réunions interfonctionnelles importantes. Désignez une personne (ou vous-même) pour démarrer l'enregistrement au début de chaque SyncUp.
Limites de stockage des enregistrements
Défi : les utilisateurs du forfait Free disposent d'un espace de stockage limité pour les enregistrements SyncUp, qui peut rapidement être saturé si vous organisez fréquemment des réunions interfonctionnelles.
✅ Solution : effectuez une mise à niveau. Sinon, hiérarchisez les réunions qui doivent être enregistrées et supprimez les anciens enregistrements qui ne sont plus pertinents. Vous pouvez également télécharger les enregistrements importants sur un support de stockage externe et les supprimer de ClickUp afin de libérer de l'espace.
👀 Le saviez-vous ? Près de 83 % des entreprises à la pointe du numérique exploitent la puissance des équipes interfonctionnelles pour rester « agiles » et « conserver un avantage concurrentiel ». Mais la plupart de ces entreprises ont du mal à trouver les ressources adéquates pour y parvenir.
Conseils pour optimiser SyncUp dans les projets interfonctionnels
Voici quelques conseils pratiques qui peuvent aider les chefs de projet à tirer le meilleur parti de SyncUps plutôt que de les transformer en une simple plateforme de discussion supplémentaire :
- Utilisez les mises à jour asynchrones : utilisez SyncUps avec parcimonie pour les discussions qui nécessitent véritablement une contribution en temps réel de plusieurs services. N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'une réunion (qui fait perdre du temps à votre équipe) pour transmettre ce qui pourrait facilement être dit dans un message ou enregistré sous forme de Clip ClickUp.
- Créez des modèles d'agenda réutilisables : standardisez la structure de vos réunions afin de couvrir les obstacles, les décisions requises, les mises à jour sur l'avancement et les prochaines étapes, tout en gardant vos discussions centrées sur l'essentiel. Un outil de gestion de projet adapté, tel que ClickUp, vous fournit des modèles réutilisables pour standardiser la collecte d'informations.
- Utilisez Brain pour préparer vos réunions : demandez à ClickUp Brain de résumer les activités récentes ou de répertorier les éléments en cours avant la réunion SyncUp. Vous obtiendrez ainsi un aperçu rapide de l'état d'avancement des choses.
- Marquez les services dans les tâches liées : utilisez des champs personnalisés ou des étiquettes par service (lorsque vous liez des tâches) pour suivre facilement les dépendances entre les tâches interfonctionnelles, ce qui permet d'obtenir de meilleurs résultats pour vos projets.
- Utilisez les clips pour les démonstrations asynchrones : si vous devez montrer comment quelque chose fonctionne ou expliquer un processus, enregistrez un Clip et partagez-le dans le canal. Les membres de l'équipe peuvent le regarder quand cela leur convient et laisser des commentaires horodatés avec leurs questions.
Rationalisez la synchronisation des projets interfonctionnels avec ClickUp SyncUp
Les projets interfonctionnels nécessitent un environnement collaboratif où les équipes n'ont pas à courir après les mises à jour et à lutter pour trouver un terrain d'entente.
Avec autant d'éléments en mouvement entre les différents services, il est difficile pour vos chefs de projet de suivre la progression et les obstacles.
La communication collaborative via SyncUps rassemble les parties prenantes sans les formalités liées à la planification de réunions ou à l'attente de confirmations.
Comme ils sont directement intégrés à votre logiciel de gestion de projet, vous pouvez transformer chaque réunion en un élément concret et le suivre à la minute près.
Prêt à vous lancer avec SyncUps ? Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.
Foire aux questions
Non, ClickUp SyncUp est spécialement conçu pour organiser des réunions audio et vidéo instantanées dans l'environnement de travail ClickUp. En reliant vos réunions à vos tâches, vos documents et votre travail, vous éliminez la dispersion contextuelle qui pourrait autrement s'installer.
Jusqu'à 200 personnes peuvent participer à une réunion SyncUp, et 24 personnes peuvent parler en même temps.
Oui, les parties prenantes externes ayant accès aux canaux peuvent rejoindre SyncUp grâce à un lien d'invitation.
Pas tout à fait. SyncUp fonctionne mieux pour les discussions qui nécessitent une collaboration et une prise de décision en temps réel. Pour les mises à jour de statut routinières et les rapports d'avancement généraux du projet, les e-mails ou (mieux encore) ClickUp Chat et les commentaires sur les tâches sont plus efficaces.
ClickUp Brain peut générer des résumés de réunion à partir de vos enregistrements SyncUp et transformer les éléments à mener en tâches suivables. L'IA peut attribuer les tâches aux bonnes personnes et fixer des délais comme convenu lors de la réunion.