Votre équipe de projet a-t-elle du mal à respecter les délais de livraison ou se heurte-t-elle aux mêmes obstacles, sprint après sprint ? C'est le signe que votre équipe a besoin d'une meilleure méthode pour réfléchir et s'améliorer.
Découvrez la rétrospective de projet, une pratique agile puissante pour favoriser l'amélioration continue.
Mais voici le hic : les rétrospectives sont faciles à bâcler. Sans structure, elles se transforment en sessions de défoulement ou en silences gênants.
Besoin d'un peu d'aide ? Ce blog vous montre exactement comment mener à bien une rétrospective pour votre projet, en six étapes simples. Nous vous présenterons également ClickUp, l'application tout pour le travail, afin de rendre l'ensemble du processus fluide, ciblé et efficace.
*qu'est-ce qu'une rétrospective de projet ?
Une rétrospective de projet est une cérémonie agile fondamentale conçue pour aider les Teams à réfléchir à un projet ou un sprint achevé. Cela ne signifie pas pour autant qu'il s'agit d'un simple récapitulatif de ce que vous avez accompli.
Dans un espace sûr et structuré, l'équipe travaille avec le chef de projet pour identifier les domaines à améliorer en discutant de ce qui a bien fonctionné, de ce qui aurait pu être mieux et de la marche à suivre. Les commentaires constructifs créent une atmosphère positive et permettent de prendre des mesures concrètes.
Les rétrospectives de projet sont conçues pour favoriser la responsabilisation et la collaboration au sein de l'équipe.
*rétrospective de projet vs post-mortem : différences clés
Les rétrospectives et les analyses rétrospectives sont toutes deux des pratiques de réflexion dans la gestion de projet, mais elles ont des objectifs différents.
Les rétrospectives s'intègrent dans le rythme des projets en cours, aidant les équipes à s'améliorer continuellement à chaque sprint, tandis que les analyses rétrospectives offrent une vue d'ensemble après la fin d'un projet.
Le tableau ci-dessous met en évidence les différences clés :
| Aspect | *rétrospective de projet | *bilan de projet |
|---|---|---|
| Concentrez-vous | Identifiez ce qui a travaillé et ce qui doit être amélioré immédiatement | Analysez les réussites, les échecs et les enseignements tirés du projet |
| Objectif | Alignement à court terme de l'équipe et amélioration continue | Acquérir des connaissances et éviter les erreurs dans les projets futurs |
| Participants | Équipe de projet ou équipe Scrum uniquement | Groupe élargi comprenant les parties prenantes et les équipes interfonctionnelles |
| Fréquence | Sessions récurrentes et itératives après chaque phase ou jalon du projet | Révision unique une fois le projet achevé |
➡️À lire également : Exemple de rétrospective de sprint
*types populaires de structures rétrospectives de projet
Voici quatre structures de rétrospective de projet populaires, chacune offrant un angle unique pour réfléchir aux performances de l'équipe :
- commencer, arrêter, continuer : * ici, les Teams discutent de ce qu'il faut commencer à faire, arrêter de faire et continuer à faire. Cela permet d'identifier les comportements à faire pour s'améliorer à l'avenir et de reconnaître les réalisations
- 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed For) : lorsque cette approche est adoptée, les membres de l'équipe partagent ce qu'ils ont aimé, appris, manqué et souhaité pendant une phase spécifique du projet. Ce format « leçons apprises » est idéal lorsque les dirigeants souhaitent faire ressortir les réactions émotionnelles et les besoins non satisfaits parallèlement aux rapports de projet
- Mad, Sad, Glad (Fâché, triste, heureux) : lorsque vous utilisez cette méthode classique, les participants expriment ce qui les a rendus fâchés, tristes ou heureux pendant le projet. Tout comme les 4L, cette méthode met également en évidence les facteurs émotionnels, mais révèle également la dynamique et le moral de l'équipe
- Rétrospective du voilier : Adoptant une approche plus visuelle, ce mettre en forme de rétrospective analyse le projet comme un voilier, avec des ancres (obstacles), du vent (moteurs), des rochers (risques) et un trésor (objectifs). L'objectif principal des Teams qui adoptent cette approche est de mapper les obstacles, les facilitateurs et les menaces futures de manière collaborative
Le saviez-vous ? Norman Kerth, expert en agilité, a popularisé le terme « rétrospective de projet ». On l'appelle aussi débriefing, revue après action, rétrospective de sprint et atelier de réflexion.
pourquoi organiser une rétrospective de projet ?*
Les rétrospectives de projet sont un moyen structuré de revenir sur le passé. Lorsqu'elles sont terminées, elles peuvent aider les Teams à aller de l'avant et à remodeler leur travail.
Voici pourquoi une rétrospective bien forfaitaire est indispensable à la gestion de projet :
- mettez en avant ce qui fonctionne : L'adoption *des rétrospectives aide les équipes Scrum à se concentrer sur les facteurs de réussite. Mettre en avant ce qui a bien fonctionné permet également de renforcer la dynamique et la confiance de l'équipe
- *mettez en évidence les problèmes récurrents : les rétrospectives permettent de mettre facilement en évidence les retards, les malentendus ou les obstacles récurrents. De plus, elles vous permettent d'identifier instantanément les inefficacités à réduire
- encouragez les commentaires ouverts et constructifs : *Intégrer les rétrospectives dans la culture de votre équipe crée également un espace sûr où les membres de l'équipe peuvent partager librement. Cela inclut le fait d'évoquer les points sensibles, l'évaluation honnête par les pairs et la croissance collaborative
- crée des résultats axés sur l'action : *Une bonne rétrospective de projet se termine par des conclusions claires, des propriétaires et des délais. Cela transforme les griefs en points d'amélioration concrets
en savoir plus : * Comment paramétrer un calendrier de sprints efficace
quand organiser une rétrospective de projet ?*
Une réunion de bilan organisée au bon moment peut mettre fin au chaos et clarifier les sprints futurs. Voici trois situations qui se prêtent parfaitement à des rétrospectives de projet :
- après les jalons importants d'un projet : *Les lancements importants, les transferts majeurs ou les jalons clés sont le moment idéal pour faire une pause et réfléchir. La réalisation de rétrospectives de projet à cette étape aide l'équipe à tirer des leçons essentielles pour le prochain sprint du projet
- lorsqu'une équipe est nouvellement formulée : *L'adoption d'une rétrospective de projet lors de la formation de nouvelles équipes ou de l'arrivée de nouveaux membres permet d'harmoniser les styles de travail, de définir les attentes et de lancer rapidement les boucles de rétroaction. Elle encourage également les membres de l'équipe à instaurer dès le départ un climat de confiance et à prendre de bonnes habitudes de communication
- après des évènements ou des problèmes imprévus : *Les rétrospectives de projet sont excellentes pour se remettre d'un incident qui a fait dérailler le projet. De plus, elles permettent de découvrir les causes profondes et aident à combler les lacunes dans les processus
En savoir plus : Modèles gratuits de planification de sprint pour les équipes agiles dans Excel et ClickUp
comment mener une rétrospective de projet*
Maintenant que vous savez quand organiser une réunion rétrospective de projet de réussite, voyons comment procéder. Voici les six étapes à suivre et les pratiques clés pour réussir chacune d'entre elles.
étape 1 : Créez un agenda clair*
Personne n'aime les réunions interminables qui ne mènent nulle part. Un solide agenda permet de définir les attentes, de garder le cap et de s'assurer que tout le monde connaît le forfait.
Pour éviter les « réunions purgatoires », envisagez les pratiques suivantes :
- Faites un bloc de 30 à 45 minutes et vérifiez la disponibilité de chacun afin de respecter leur temps
- Envoyez l'agenda avec l'invitation à la réunion afin que votre équipe ne soit pas prise au dépourvu
- Définissez les étapes clés et les créneaux horaires pour une meilleure gestion du temps
- Établissez des règles de base dès le début de la réunion
Disposer d'une solution préconfigurée pour les agendas permet de gagner beaucoup de temps. ClickUp propose de nombreux modèles de rétrospectives de projet et même des solutions de planification de sprints.
Le modèle de rétrospective de projet de ClickUp transforme les rétrospectives de la réflexion à l'action grâce à une installation claire et prête à l'emploi.
Son tableau de progression dédié et ses statuts de tâches précis permettent de mettre en évidence ce qui avance et ce qui nécessite une attention particulière. Il existe également un guide de démarrage pratique qui permet à tout le monde (même aux nouveaux arrivants) de se mettre rapidement au diapason. Suivez les activités du projet dans la vue Liste des activités et planifiez des solutions et des améliorations avec la vue Tableau rétrospectif
📮 ClickUp Insight : 83 % des travailleurs du savoir s'appuient principalement sur les e-mails et les chats pour communiquer au sein de leur équipe. Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations. Avec une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, la gestion de vos projets, vos messages, vos e-mails et vos chats sont regroupés au même endroit ! Il est temps de centraliser et de dynamiser !
à lire également :* Les meilleurs outils Scrum pour la gestion de projet
Étape 2 : Établissez le contexte pour l'équipe
Se lancer directement dans les commentaires sans préparation peut sembler abrupt. Mettre le paramètre en place aide chacun à comprendre ce sur quoi vous réfléchissez et pourquoi c'est important.
Voici comment établir le bon contexte dès les premières réunions :
- Commencez par des activités brise-glace rapides et des exercices de consolidation d'équipe, comme dessiner votre week-end, afin que les rétrospectives restent intéressantes et ne deviennent pas fastidieuses
- *récapitulez tous les faits relatifs au projet, les objectifs finaux et l'échéancier des activités
- Mettez en avant les moments clés tels que les lancements importants, les obstacles ou les surprises comme des aspects à analyser
- Utilisez des supports visuels tels que des échéanciers, des diagrammes d'avancement ou des instantanés de tableaux Kanban pour montrer comment la progression du projet ou du sprint a été
Créer un contexte nécessite une pensée claire et une communication transparente. Pour les équipes qui détestent le fossé entre les paroles et à faire, le logiciel de gestion de projet ClickUp est là pour vous aider.
- Réfléchissez et trouvez des idées ensemble à l'aide des tableaux blancs ClickUp, puis transformez les idées gagnantes en tâches
- Choisissez parmi plusieurs affichages, tels que la vue Tableau, pour organiser et hiérarchiser les éléments à mener
- Résumer vos projets, automatisez vos flux de travail et générez des informations en quelques secondes grâce à ClickUp Brain, l'assistant IA intégré
en savoir plus : * Débloquer la puissance de ClickUp AI pour les Teams logicielles
Étape 3 : Recueillez des commentaires honnêtes
L'étape étant plantée, nous sommes maintenant au cœur de votre rétrospective pour obtenir des commentaires réels et sans filtre. Sans cela, vous ne faites que suivre le mouvement.
Cela dit, pour recueillir efficacement les commentaires, il faut tenir compte de nombreux éléments subjectifs, tels que les biais dans les données et les émotions. Adoptez ces bonnes pratiques pour obtenir des informations claires et précises :
- Partagez une copie de la structure rétrospective avec l'équipe afin qu'elle puisse fournir plus rapidement ses commentaires pendant la discussion
- Demandez à chacun de noter ses réflexions au préalable. Les contributions silencieuses, sans discussion interne, permettent d'éviter les préjugés et d'encourager la participation
- Commencez par discuter des différentes perspectives que vous avez. Regroupez les commentaires similaires, discutez-en et posez des questions ouvertes pour en savoir plus
- Si quelqu'un reste silencieux, invitez-le gentiment au partage ou essayez de former des petits groupes
💡 Conseil de pro : Partagez des invites, des instructions ou des questions pour aider à favoriser le flux des mots pendant la séance de commentaires silencieuse.
Le modèle de rétrospective de sprint ClickUp est la solution idéale pour transformer vos réflexions sur les sprints en progrès concrets. Organisez les idées et les commentaires issus du brainstorming en plusieurs catégories : ce qui a bien fonctionné, ce qui pourrait être amélioré, les éléments à prendre et les objectifs. Cela permet de garder la discussion claire, honnête et facile à suivre.
Voici ce que Jakub, responsable de l'équipe Inbound Marketing chez STX Next, a à dire à propos de ClickUp :
ClickUp est devenu tellement indispensable à notre travail que tout doit y être enregistré, sinon cela n'existe pas ! En enregistrant notre travail sur ClickUp et en l'organisant en sprints, nous avons facilité la collaboration entre les services sans nous surcharger de réunions et de fils d'e-mails.
ClickUp est devenu tellement indispensable à notre travail que tout doit y être enregistré, sinon cela n'existe pas ! En enregistrant notre travail sur ClickUp et en l'organisant en sprints, nous avons facilité la collaboration entre les services sans nous surcharger de réunions et de fils d'e-mail.
Étape 4 : Notez les idées clés et visualisez les tendances
Les rétrospectives de projet, aussi essentielles soient-elles, ne se limitent pas à des discussions honnêtes. Tous les commentaires doivent être transformés en idées qui permettent de résoudre des problèmes systémiques plutôt que de s'attaquer à des problèmes ponctuels.
Pour obtenir des informations pertinentes, envisagez de mettre en œuvre les pratiques suivantes :
- regroupez les commentaires par thème* afin d'aborder plusieurs éléments et d'évaluer les niveaux d'effort et les causes profondes. Examinez des aspects tels que « les retards sont-ils toujours dus à un manque de clarté dans la portée du projet ? » ou « les transferts sont-ils un point sensible récurrent ? »
- Visualisez toutes les données pour révéler les tendances et les modèles cachés. Teams peuvent utiliser diverses solutions telles que les cartes thermiques, les graphiques de tendance, les diagrammes d'affinité, les diagrammes d'épuisement et les nuages de mots
- résumer* toutes les idées et mettez en évidence les anomalies et les moments « eurêka » afin que tout le monde soit sur la même page
ClickUp simplifie considérablement tout cela grâce à un outil qui combine des analyses basées sur l'IA et une visualisation époustouflante.
ClickUp Tableaux de bord donne vie à vos données de projet grâce à des widgets et des graphiques qui permettent de suivre les tâches, le temps, les objectifs, etc. Lors des rétrospectives, ils génèrent des informations sur la manière dont chaque tâche a été réalisée, les points où la progression a été ralentie, et bien plus encore.
Grâce à des tableaux de bord personnalisés, les Teams peuvent repérer d'un seul coup d'œil les tendances de burn-up, les goulots d'étranglement récurrents, les retards mal gérés ou les lacunes en matière de livraison.
En savoir plus : Les meilleurs outils de rétrospective pour les Teams agiles
Étape 5 : Identifiez et attribuez les points d'action
Les réunions de bilan de projet sans suivi, c'est comme recueillir les avis des clients sans en faire quoi que ce soit. Les points d'action signifient que la discussion a été entendue.
Voici quelques éléments essentiels à intégrer pour aboutir aux mesures les plus pertinentes :
- Transformez les commentaires en un forfait d'action clair que l'équipe peut mettre en œuvre. Par exemple, « améliorer la planification des sprints » devient « ajouter une session de 15 minutes consacrée au raffinement des stories tous les Monday »
- N'essayez pas de tout résoudre en une seule rétrospective. Choisissez seulement 1 à 3 actions pour que cela reste simple et réalisable
- Attribuez chaque action à une personne, avec une date limite claire. Il est préférable de le terminer lors de la même réunion et non à un moment ultérieur
- Mettez en place un mécanisme de suivi afin que tout le monde puisse voir la progression réalisée
ClickUp for Agile Teams vous offre des fonctionnalités instantanées de planification et de suivi des tâches avec des dates d'échéance, des pièces jointes, des sous-tâches, des champs IA, et plus encore.
Grâce à des automatisations sans code et des flux de travail prêts à l'emploi pour Scrum, Kanban et d'autres méthodologies agiles, les équipes peuvent terminer plus de tâches plus rapidement.
De plus, la gestion des sprints devient beaucoup plus facile avec ClickUp Sprints. Configurez et organisez automatiquement les sprints, ajoutez des points de sprint et des échéanciers, et synchronisez tous les forfaits de publication avec des outils tels que GitHub.
Grâce à des rapports de sprint en un clic sur le burndown, la vélocité et le flux cumulatif, les managers peuvent se concentrer sur les sentiments de l'équipe, d'autres informations, les priorités et les projets futurs.
💡 Conseil de pro : utilisez des solutions d'IA telles que ClickUp AI Notetaker pour prendre des notes et générer des éléments à mener afin que les équipes puissent se concentrer sur la discussion active.
étape 6 : Fermez sur une note positive*
Terminez la session rétrospective par des mots d'appréciation et de reconnaissance, ou par un rapide bilan de l'équipe. Cela permet de maintenir le moral au beau fixe et de renforcer la confiance.
Assurez-vous que les prochaines étapes sont clairement identifiées et documentées, et établissez un échéancier de suivi afin de ne pas perdre l'élan acquis.
💡 Conseil de pro : les Teams peuvent utiliser ClickUp Docs collaboratif pour créer un registre traçable des forfaits d'amélioration et de la manière dont ils ont été élaborés. Grâce à l'IA intégrée, aux pages imbriquées, au formatage riche, aux liens et images intégrés et à l'édition en direct pour les Teams, vous pouvez créer un registre centralisé des discussions rétrospectives, des notes de réunion et des prochaines étapes. Des liens sécurisés garantissent que tous les membres concernés de l'équipe peuvent y accéder facilement.
Les défis courants liés aux rétrospectives et comment les surmonter
Voici quatre défis auxquels les Teams sont souvent confrontées lors de l'organisation et de la réalisation de rétrospectives de projet, ainsi que des solutions pour les relever.
Manque de participation
Avez-vous déjà assisté à une rétrospective où la moitié de l'équipe reste silencieuse ? C'est généralement le cas lorsque cette rétrospective ressemble à une case à cocher sans résultats clairs ni changements réels. Un mettre en forme vague ou un ton trop décontracté la transforme en une session de défoulement. Les nouveaux membres peuvent également rester silencieux, ne sachant pas s'ils peuvent s'exprimer en toute sécurité.
Ce manque de participation dilue l'impact de la création d'un forfait d'amélioration.
📌 Quelle est la réponse ?
- Envoyez un agenda clair avec quelques invites, instructions, de préférence avec les invitations au sprint
- Une structure standardisée telle que « Commencer-Arrêter-Continuer » ou « Fâché/Triste/Heureux » favorise la concentration
- Désignez un animateur de réunion neutre ou un scrum master pour encourager les plus discrets à s'exprimer et rappeler à l'équipe que l'avis de chacun compte
- Changez régulièrement de facilitateurs afin de donner à différents membres de l'équipe la propriété du processus
Atmosphère de reproches
Lorsque les rétrospectives se transforment en sessions de reproches, la sécurité psychologique en pâtit. Les gens se mettent sur la défensive et la réflexion honnête est étouffée. Au lieu d'apprendre de ses erreurs, l'équipe commence à les éviter.
Cette culture du blâme détruit la confiance et toute chance d'amélioration réelle.
📌 Quelle est la réponse ?
- Créez un espace sûr et ouvert pour tous les participants afin que les rétrospectives se déroulent sans reproches
- Commencez chaque rétrospective en rappelant que la progression est l'objectif principal
- Lorsque vous abordez les aspects qui ont mal tourné, concentrez-vous sur les processus, pas sur les personnes. Utilisez des expressions telles que « Qu'est-ce qui a conduit à cela ? » plutôt que « Qui a causé cela ? »
- Utilisez des techniques telles que les « 5 pourquoi » ou les diagrammes en arête de poisson pour découvrir les causes profondes sans attribuer de responsabilité
Discussions hors sujet
La plupart des réunions rétrospectives de projet dévient progressivement de leur objectif, les discussions se transformant en diatribes ou se concentrant sur des sujets sans rapport avec le projet. Lorsque les rétrospectives manquent de cohérence, elles font perdre du temps et de l'énergie au lieu de favoriser la croissance de l'équipe.
📌 Quelle est la réponse ?
- Respectez l'agenda et suivez un format de rétrospective structuré afin d'éviter toute digression
- Prévoyez un espace « Parking » pour les sujets sans rapport avec le projet ; consignez-les et faites-en le suivi séparément
- Désignez un chronométreur pour ramener doucement les discussions sur le bon suivi lorsqu'elles s'égarent
Contraintes de temps
Essayer de caser toute une rétrospective de projet dans les 15 dernières minutes d'une revue de sprint le vendredi donne l'impression d'être précipité et inutile. Personne n'a d'énergie et l'équipe de projet veut en finir.
Cette précipitation conduit à une réflexion superficielle et à un suivi inexistant.
📌 Quelle est la réponse ?
- Réservez un bloc dédié (au moins 30 à 45 minutes) pour les rétrospectives, en dehors des revues de sprint
- Évitez les créneaux horaires en fin de journée ou en fin de semaine, lorsque la capacité d'attention diminue
- Terminez par une liste des trois priorités et désignez des propriétaires pour assurer la maintenance des points d'amélioration
En savoir plus : Comment gérer un cycle de sprint
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Les rétrospectives de projet aident les Teams à progresser après un sprint ou un obstacle imprévu. Elles stimulent le moral de l'équipe, mettent en évidence les réussites et les points à améliorer, et aident les chefs de projet à collaborer plus efficacement avec les parties prenantes.
Grâce aux six étapes que nous avons abordées, votre équipe dispose d'une feuille de route claire pour éviter les distractions, rationaliser les forfaits de projet et améliorer les flux de travail. Et avec le bon outil, l'amélioration continue devient naturelle et basée sur les données.
Si vous recherchez à la fois l'IA, l'analyse, l'automatisation et la gestion de sprints, ClickUp est la solution qu'il vous faut. Prêt à passer à la vitesse supérieure dans la réalisation de vos projets ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp!