Vous avez déjà vécu cette situation. Une personne se fait porter « malade » le matin d'une journée chargée, une autre arrive avec 30 minutes de retard, et vous devez maintenant vous démener pour pallier ces absences.
Sans politique claire en matière d'assiduité des employés, c'est le chaos. Une assiduité irrégulière peut devenir une habitude et, avant même que vous ne vous en rendiez compte, les absences des employés commencent à nuire au moral et à la productivité de l'équipe.
Si vous cherchez à résoudre le problème sans microgérer chaque pointage, un modèle structuré de politique de présence des employés peut vous éviter bien des maux de tête.
C'est exactement ce que propose ce blog : un modèle prêt à l'emploi, conforme à la législation et pratique pour les entreprises de toutes tailles. Plongeons-nous dans le vif du sujet.
Que sont les modèles de politique de présence des employés ?
Un modèle de politique de présence des employés est un document préformaté qui vous aide à :
- Présente les règles et les attentes de l'entreprise en matière d'assiduité et de ponctualité des employés.
- Comprend des directives claires sur les horaires de travail, les rapports sur les absences et les demandes de congés.
- Explique comment gérer les absences non justifiées, l'absentéisme excessif et les violations des règles de présence.
- Définissez des termes tels que les absences justifiées, l'abandon du poste, les départs anticipés et les jours d'absence consécutifs.
- Référencez la conformité avec les lois fédérales telles que la Family and Medical Leave Act (FMLA) et l'Americans with Disabilities Act (ADA) afin d'aider les équipes RH à rester en conformité.
Les modèles sont couramment utilisés pour créer une documentation cohérente dans les manuels des employés, les manuels RH et les politiques internes. Ils fournissent également de l’assistance pour le processus disciplinaire progressif, y compris les avertissements verbaux, les avertissements écrits et les avertissements écrits finaux.
🔍 Le saviez-vous ? Le Bureau of Labor Statistics a indiqué que le taux d'absentéisme national était de 3,2 % en 2024, contre 3,1 % en 2023. Les principales causes d'absentéisme sont les blessures et les maladies.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de politique de présence des employés ?
Un modèle de politique d'assiduité efficace est clair, précis et conforme aux exigences légales. Il définit les attentes en matière d'assiduité, décrit la manière de présenter les rapports concernant les absences imprévues et établit des règles pour respecter les horaires de travail prévus.
Les éléments clés d'un bon modèle de politique de présence des employés comprennent :
- Définitions des absences justifiées et injustifiées
- Règles relatives aux horaires de travail et aux heures de travail prévus
- Rapports sur les absences et les exigences en matière de préavis
- Directives relatives aux demandes de congés, aux obligations de juré et aux fêtes religieuses
- Processus de gestion des congés maladie excessifs, des départs anticipés et des absences imprévues
- Suivi des règles via des applications de pointage à l'arrivée et au départ ou des systèmes de suivi des présences
- Étapes d'une politique disciplinaire progressive (par exemple, avertissement verbal, avertissement écrit, dernier avertissement écrit)
- Politiques pour les employés exemptés et non exemptés
- Références aux lois fédérales, notamment la FMLA et l'ADA
- Remarques sur les exigences relatives aux notes médicales et les aménagements raisonnables
- Flexibilité pour les modalités de travail alternatives et les systèmes de présence à distance
- Procédures claires pour traiter les problèmes d'assiduité au cas par cas.
Modèles de politique de présence des employés à conserver
Si vous souhaitez éviter les difficultés liées aux pages vierges et passer directement à la mise en œuvre, ces modèles prêts à l'emploi de politique de présence des employés constituent un excellent point de départ. Voyons cela de plus près :
1. Modèle de politique d'entreprise ClickUp
Le modèle de politique d'entreprise de ClickUp offre un espace centralisé pour rédiger, effectuer des modifications en cours et gérer les politiques. Vous pouvez y lier des ressources connexes, taguer des membres de l'équipe et conserver votre politique d'assiduité, vos règles en matière de temps rémunéré et vos notes de conformité FMLA en un seul endroit.
Si vous recherchez une solution encore plus intégrée, ClickUp est là pour vous !
Pour les équipes prêtes à suivre l'assiduité sans avoir recours à des feuilles de calcul encombrantes, ClickUp Timesheets est une fonctionnalité très utile. Elle offre un moyen intégré de gérer les infractions en matière d'assiduité des employés, les relevés de temps, les approbations et les rapports, directement à partir de la plateforme que vous utilisez déjà pour vos projets.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Rédigez et stockez les documents relatifs aux politiques dans un document collaboratif.
- Appliquez des étiquettes aux responsables RH pour des révisions et des mises à jour rapides et efficaces.
- Bénéficiez d'un contrôle complet des versions pour des changements de politique transparents.
🔑 Idéal pour : les équipes qui souhaitent disposer d'un environnement de travail simple pour les politiques, les tâches et les mises à jour.
📑 Étude de cas : RevPartners a réduit de 64 % le temps de prestation de services grâce aux modèles de playbooks de prestation client de ClickUp. En transformant des flux de travail complexes et répétitifs en modèles structurés, ils ont éliminé le chaos des transferts manuels et des communications dispersées.
Les tâches sont désormais attribuées automatiquement, les bonnes personnes sont informées au bon moment et vous pouvez suivre la progression en temps réel. Ce changement a permis de réduire le temps consacré à l'organisation du travail et de s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
2. Modèle ClickUp pour les manuels, politiques et procédures destinés aux employés
Le modèle « Manuels, politiques et procédures à l'intention des employés » est un outil de flux de travail complet conçu pour organiser et gérer les politiques détaillées relatives aux employés.
Si votre calendrier partagé permet le suivi des heures de travail, ce modèle de manuel de l'employé définit les attentes qui s'y rapportent. Il vous aide à déterminer comment les quarts de travail sont définis, comment les retards sont gérés et ce qui est considéré comme un congé justifié.
Utilisez-le pour intégrer les politiques de présence dans un cadre plus large, applicable, clair, accessible et adaptable.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe pour la rédaction ou la révision du contenu.
- Créez un environnement de travail sûr en vous assurant que les employés connaissent toutes les politiques.
- Gérez les manuels, les politiques et les différentes procédures destinés aux employés.
- Utilisez des étiquettes de statut pour suivre les révisions des règles relatives au temps de travail et à la présence.
🔑 Idéal pour : les équipes RH qui élaborent des manuels complets à l'intention des employés, allant au-delà de la simple présence et incluant des politiques sur les congés payés, la paie et les procédures.
🔍 Le saviez-vous ? Près de la moitié ( 47 % ) des heures supplémentaires sont utilisées pour compenser les absences des employés. Non seulement cela augmente les coûts de main-d'œuvre, mais cela épuise également le reste de l'équipe.
3. Modèle de manuel de l'employé ClickUp
Le modèle de manuel de l'employé de ClickUp est conçu pour faciliter l'intégration rapide et la communication interne. Les équipes RH peuvent y intégrer leurs politiques, effectuer des modifications en cours dans des sections et effectuer des mises à jour rapidement.
Le modèle comprend des sections prédéfinies, telles que « Heures de travail » et « Directives de communication », qui permettent de détailler les attentes en matière de ponctualité, de télétravail et de congés.
Grâce à une table des matières intégrée et à des outils de collaboration en équipe, tout reste clair et facile d'accès. Pour les entreprises qui recherchent cohérence et rapidité, ce document termine le travail sans fioritures.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Accédez aux règles de présence et effectuez des modifications en cours dans la section « Heures de travail ».
- Utilisez les commentaires en temps réel pour résoudre rapidement les questions relatives à la présence.
- Ajoutez des pages imbriquées pour les congés payés, les retards et les détails de planification.
🔑 Idéal pour : les responsables RH qui souhaitent transformer le contenu austère d'un manuel en un document interactif facile à mettre à jour et à partager.
À propos des fonctions de ClickUp, un utilisateur déclare :
Nous utilisons ClickUp comme une liste de tâches sophistiquée, en gros. C'est particulièrement utile pour les processus en plusieurs étapes que nous répétons régulièrement et qui impliquent plusieurs personnes différentes. Nous créons un modèle pour ce processus, ce qui nous aide à ne rien oublier et facilite la communication (automatique) entre les personnes lorsqu'elles sont en mesure d'effectuer leurs tâches.
Nous utilisons ClickUp comme une liste de tâches sophistiquée, en gros. C'est particulièrement utile pour les processus en plusieurs étapes que nous répétons régulièrement et qui impliquent plusieurs personnes différentes. Nous créons un modèle pour ce processus, ce qui nous aide à ne rien oublier et facilite la communication (automatique) entre les personnes lorsqu'elles sont en mesure d'effectuer leurs tâches.
4. Modèle avancé de manuel de l'employé ClickUp
Le modèle de manuel de l'employé (avancé) de ClickUp va bien au-delà de la simple documentation des politiques de base. Il est conçu pour les équipes RH qui ont besoin de structure et d'évolutivité.
Vous pouvez attribuer des tâches, suivre les échéances et gérer l'ensemble du processus de création du manuel comme un projet, grâce à des vues personnalisables telles que Liste, Calendrier et diagramme de Gantt. Il prend également en charge la collaboration en temps réel et les flux de travail automatisés, ce qui signifie moins de microgestion et des déploiements plus rapides.
De plus, ClickUp Docs vous permet de créer, de collaborer et de connecter des documents directement à vos flux de travail. De la rédaction de politiques à la modification en cours et aux commentaires en temps réel, vous pouvez transformer des documents statiques en plans concrets. Attribuez des tâches, ajoutez des widgets personnalisés, intégrez des médias et conservez tout dans un emplacement centralisé.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Mettez en évidence certaines sections et apposez des étiquettes sur les nouveaux arrivants dans les questions afin de dissiper rapidement les doutes.
- Configurez un calendrier ou une vue Gantt pour gérer visuellement les échéanciers de mise en œuvre des mises à jour de la politique d'assiduité et des formations associées.
- Rendez le manuel plus attrayant grâce à des GIF, des diagrammes et d'autres éléments visuels.
🔑 Idéal pour : les équipes ou les organisations en pleine croissance comportant plusieurs services et ayant besoin d'un manuel de l'employé attrayant et bien géré, capable de s'adapter à leur évolution.
📚 À lire également : Modèles gratuits de politiques et procédures d'entreprise dans Word et ClickUp
5. Modèle de manuel de l'employé ClickUp
Le modèle de manuel de l'employé de ClickUp est conçu pour les entreprises qui souhaitent disposer d'un document attrayant, et non d'un PDF statique qui prend la poussière. Ce modèle vous permet de créer un manuel qui évolue avec votre équipe. Il combine une mise en forme riche, le suivi des tâches et l'automatisation afin que les politiques restent à jour et que tout le monde ait toujours accès à la dernière version.
Pour favoriser ce type de flexibilité, ClickUp intègre des fonctionnalités puissantes qui transforment votre manuel en une ressource dynamique.
La gestion des connaissances par l'IA de ClickUp transforme l'ensemble de votre environnement de travail en un cerveau consultable. Des politiques aux wikis, elle utilise l'IA pour fournir des réponses instantanées dans tous les documents, tâches et commentaires, sans avoir à fouiller. Vous pouvez importer d'anciens fichiers, gérer l'historique des versions et verrouiller les permissions, rendant ainsi votre base de connaissances interne plus intelligente et plus facile à gérer.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Définissez vos attentes à l'aide de sections et de jalons organisés.
- Suivez les mises à jour grâce à des statuts personnalisés afin de garder les révisions de la politique d'assiduité organisées et en vue.
- Assurez-vous que les politiques d'assiduité sont conformes aux exigences légales et aux normes de l'entreprise, et mettez-les à jour lorsque la législation évolue.
🔑 Idéal pour : les équipes RH et opérationnelles qui souhaitent disposer d'un manuel facilement modifiable, intégré au flux de travail, reflétant les processus actuels et s'adaptant aux changements organisationnels.
💡 Conseil de pro : utilisez des relevés de temps automatisés avec des flux de travail de validation pour verrouiller instantanément les heures et éviter les erreurs de paie de dernière minute. Vous n'aurez ainsi plus à rechercher les pointages manqués ni à gérer des feuilles de calcul désordonnées.
6. Modèle de manuel RH ClickUp
Le modèle de manuel RH de ClickUp est conçu pour les équipes qui ont besoin d'un guide centralisé et accessible à tout moment, couvrant tout, des congés payés au comportement des employés.
Ce modèle est particulièrement utile pour les services RH qui gèrent une croissance rapide ou plusieurs emplacements. Contrairement aux manuels traditionnels, statiques et souvent oubliés, ce modèle de politique RH s'intègre à votre flux de travail.
Vous pouvez organiser le contenu à l'aide de tableaux, suivre les modifications en cours et partager instantanément les mises à jour avec les employés.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Définissez vos politiques à l'aide de sections préstructurées et de la mise en forme du document.
- Classez le contenu à l'aide de champs personnalisés pour une navigation rapide.
- Attribuez des propriétaires pour des sections spécifiques du manuel.
- Collaborez avec les chefs d'équipe à l'aide de commentaires et de tâches partagés.
🔑 Idéal pour : les équipes RH qui créent ou mettent à jour des manuels afin d'améliorer la transparence à l'échelle de l'entreprise, de réduire les allers-retours manuels et de veiller à ce que tout le monde soit au courant des politiques en vigueur.
📮 ClickUp Insight : 12 % des travailleurs affirment que le télétravail à temps plein est idéal, tandis que 48 % préfèrent les configurations hybrides. Cependant, pour que la collaboration soit efficace dans des environnements à distance ou hybrides, vous avez besoin des bons outils. En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp élimine les silos. Centralisez vos tâches, documents, discussions et projets et rendez-les consultables dans un seul environnement de travail, afin que les équipes restent alignées, quel que soit leur lieu de travail !
💫 Résultats concrets : STANLEY Sécurité a constaté une augmentation de 80 % de la satisfaction du travail d'équipe grâce aux outils de collaboration fluides de ClickUp.
7. Modèle de note de service ClickUp
Le modèle de note de service de ClickUp est conçu pour les responsables qui ont besoin de mettre en œuvre rapidement et clairement des changements de politique interne.
Si la politique de présence de votre entreprise change souvent, ce modèle vous offre un format fiable pour publier clairement et rapidement les nouvelles règles. Conçu pour être clair et structuré, il regroupe en un seul endroit les directives relatives aux horaires, les règles en matière de congés et les attentes en matière de présence.
Vous pouvez ajouter des étiquettes à des personnes, fixer des délais et suivre les accusés de réception directement dans le mémo. Contrairement aux outils traditionnels de calendrier partagé, ce format est idéal pour documenter et appliquer les décisions stratégiques.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Créez des mémos uniformes avec des sections personnalisables.
- Identifiez directement les parties prenantes dans les projets de politique pour examen.
- Ajoutez les horaires de travail ou les formulaires de congé en tant que pièces jointes à la note de service.
- Utilisez des rappels pour assurer le suivi des acceptations des politiques.
🔑 Idéal pour : les managers d'équipe et les responsables RH qui doivent communiquer les mises à jour des politiques ou les nouvelles attentes au personnel sans confusion ni documentation dispersée.
🔍 Le saviez-vous ? Les entreprises américaines perdent 225,8 milliards de dollars par an à cause de l'absentéisme des employés. Cela représente 1 685 dollars par employé, principalement en raison d'absences imprévues, de remplacements de dernière minute et de pertes de productivité.
8. Modèle de culture d'entreprise ClickUp
Le modèle « Culture d'entreprise » de ClickUp est idéal pour les équipes qui souhaitent s'aligner sur bien plus que de simples délais. Ce modèle est un espace structuré et modifiable qui vous permet de documenter les valeurs fondamentales, les objectifs et les attentes de votre organisation.
Le modèle vous offre un contrôle de type projet sur les initiatives de développement de la culture d'entreprise, avec des champs personnalisés, des documents partagés, des Tableaux blancs et des modifications en cours. Que vous vous développiez rapidement ou que vous réexaminiez vos normes internes, ce modèle donne une structure concrète à votre stratégie culturelle.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Documentez les valeurs, la mission et les attentes de l'entreprise.
- Attribuez des normes d'équipe telles que la ponctualité ou la couverture des quarts de travail en tant que tâches.
- Utilisez les champs personnalisés pour suivre l'adoption des comportements liés à la présence.
- Définissez des rappels de révision pour mettre à jour les politiques en fonction des commentaires ou des performances.
🔑 Idéal pour : les équipes en pleine croissance qui souhaitent définir l'identité de leur entreprise en termes pratiques et veiller à ce que tous, des RH à la direction, s'alignent sur des valeurs et des attentes communes.
9. Modèle de demande de congé ClickUp
Le modèle de demande de congé de ClickUp est conçu pour éliminer les frictions liées à la gestion des congés. Fini les e-mails éparpillés, les autorisations manquées ou les surprises de dernière minute. Il s'agit d'un système entièrement interactif qui permet aux employés de demander des congés payés, de suivre les changements de statut et de recevoir des notifications.
L'installation de ce modèle de demande de congé comprend des statuts personnalisés tels que « Approuvé », « En cours d'examen » et « Rejeté ». Il comporte des champs permettant le suivi des dates de début et de fin, des types de demande et même des signatures numériques.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Soumettez et approuvez les demandes de congés dans un formulaire structuré.
- Informez automatiquement les chefs d'équipe lorsqu'une demande est soumise.
- Affichez toutes les demandes en attente, approuvées et refusées dans des tableaux de bord organisés.
- Conservez un registre consultable de l'historique des congés des employés.
🔑 Idéal pour : les équipes qui ont besoin d'un système clair et automatisé pour gérer les absences des employés, garantir la cohérence des autorisations et éviter les conflits d'horaires.
📚 À lire également : Modèles gratuits de relevés de temps des employés dans Excel, Word et ClickUp
10. Modèle de lettre d'excuse pour absence ClickUp
Le modèle de lettre d'excuse de ClickUp offre aux employés et aux responsables un format soigné et prêt à l'emploi pour communiquer officiellement les absences des employés. Qu'il s'agisse d'un congé médical, d'une urgence personnelle ou d'une obligation de juré, ce document garantit une communication claire et conforme.
Le modèle permet de standardiser les rapports sur les absences. Il est ainsi plus facile pour les RH de suivre et de conserver les documents dans le dossier de l'employé, garantissant ainsi la cohérence avec la politique en matière d'assiduité.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Remplissez rapidement les détails des absences en les mettant en forme grâce à un format de document guidé.
- Indiquez le motif, la date et joignez tous les documents justificatifs requis.
- Personnalisez les lettres pour l'école, le travail ou un usage personnel.
- Stockez les lettres soumises dans un dossier ClickUp partagé.
🔑 Idéal pour : les services RH ou les managers d'équipe qui souhaitent formaliser le processus de gestion des absences et éviter les documents vagues ou incohérents en cas d'absence non justifiée.
💡 Conseil de pro : créez une version abrégée de la checklist à l'intention des responsables confrontés à des problèmes d'assiduité. Les politiques sont une bonne chose, mais personne n'a envie de feuilleter 12 pages en plein milieu d'une journée de travail. Créez une checklist condensée des mesures clés à prendre par les managers d'équipe en cas de problèmes d'assiduité.
11. Modèle de forfait de remplacement en cas d'absence du bureau ClickUp
Le modèle de plan de remplacement en cas d'absence de ClickUp est votre filet de sécurité lorsque des membres de l'équipe s'absentent. Il vous aide à définir la délégation des tâches, les échéanciers et les responsabilités sans perdre votre élan.
Grâce à des vues dédiées telles que le calendrier des absences et le processus d'approbation préalable, tout le monde sait qui remplace qui et quand. Vous pouvez suivre les détails des demandes, tels que le type de congé, les jours de congé et les tâches en attente à déléguer, le tout dans un système rationalisé.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Attribuez des responsabilités aux membres de l'équipe de sauvegarde.
- Utilisez un calendrier partagé pour planifier les échéanciers de couverture.
- Définissez des rappels et des suivis liés à des dates clés.
🔑 Idéal pour : les responsables et chefs d'équipe qui souhaitent assurer la continuité des opérations pendant les absences prévues, sans les habituelles courses de dernière minute ou tâches laissées en suspens.
12. Modèle de tâche « Plan de remplacement en cas d'absence » de ClickUp
Le modèle de tâche « Plan de remplacement en cas d'absence » de ClickUp est idéal pour planifier les horaires quotidiens et assurer la continuité des projets lorsque des membres de l'équipe sont absents.
Cette version au niveau des tâches est plus détaillée, vous permettant de répartir les responsabilités en fonction de livrables spécifiques, d'attribuer des sauvegardes et de suivre la progression à l'aide de balises de dépendance et de balises de priorité.
Ce système fonctionne bien pour les absences de courte durée, les congés imprévus ou les quarts de travail rotatifs où la couverture doit changer fréquemment.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Affectez des propriétaires de sauvegarde aux tâches clés liées à la présence.
- Utilisez la vue Calendrier pour planifier les pointages et les échéances.
- Automatisez les rappels pour les dates de congés à venir.
🔍 Le saviez-vous ? La perte de productivité moyenne associée à une absence imprévue est la plus élevée, avec 36,6 %, tandis que la perte de productivité moyenne liée à une absence prévue est de 22,6 %.
13. Modèle de calendrier des congés payés ClickUp
Le modèle de calendrier des congés payés de ClickUp simplifie le suivi des présences et des absences, ainsi que des dates correspondantes. Conçu pour les équipes RH et les responsables, ce modèle offre plusieurs vues, notamment une base de données des congés payés, un formulaire de demande et un calendrier qui permet de visualiser en un coup d'œil les congés à venir.
Grâce aux champs personnalisés pour les motifs de congés, les approbateurs et les jours de congé, vous bénéficiez d'une visibilité totale sur la disponibilité de l'équipe et les demandes de congés sans avoir à effectuer de suivi manuel.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Approuvez, rejetez ou examinez les demandes avec des mises à jour de statut.
- Affichez tous les congés des employés dans un seul calendrier partagé.
- Recueillez les détails des congés à l'aide d'un formulaire de demande.
- Centralisez et gérez les registres des congés payés à des fins d'audit et de planification.
🔑 Idéal pour : les équipes RH qui gèrent une main-d'œuvre hybride ou dispersée et qui ont besoin d'une solution claire, traçable et partageable pour gérer les congés payés et les absences imprévues.
📚 À lire également : Comment créer une politique de congés payés (avec exemples)
14. Modèle de planning des employés ClickUp
Le modèle de planning des employés de ClickUp est conçu pour les équipes qui jonglent entre la couverture des quarts de travail, la disponibilité et l'équilibre de la charge de travail, le tout sans le chaos des feuilles de calcul. Que vous gériez du personnel horaire ou des équipes interfonctionnelles, ce modèle vous aide à planifier plus intelligemment.
Il comprend des vues dédiées telles que le planning hebdomadaire, la capacité des employés et le tableau de bord, ainsi que des champs permettant le suivi des coûts de main-d'œuvre, des taux horaires et des responsables d'équipe.
Vous bénéficiez également de fonctionnalités intégrées de suivi du temps et d'automatisation pour éviter les surcharges et faciliter la gestion des horaires de travail.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Planifiez les horaires en fonction de la disponibilité et de la capacité des employés.
- Attribuez des tâches liées à des blocs horaires spécifiques ou à des objectifs hebdomadaires.
- Suivez les coûts de main-d'œuvre et signalez les problèmes de planification.
- Utilisez des tableaux visuels pour consulter et ajuster les plannings en un clin d'œil.
🔑 Idéal pour : les chefs d'équipe et les responsables RH qui doivent contrôler la planification des équipes, les congés et la couverture des tâches quotidiennes, en particulier lorsqu'ils doivent jongler entre plusieurs services ou horaires rotatifs.
🎐 Conseil bonus : créez des procédures opératoires normalisées (SOP) liées pour les cas particuliers. Au lieu d'inclure tous les « cas de figure » dans le document principal, ajoutez des liens vers des SOP courtes pour les cas complexes, tels que les congés médicaux prolongés, les aménagements ou les demandes FMLA. Cela permet de garder le document principal clair tout en restant complet.
15. Modèle ClickUp pour le congé maternité
Le modèle de congé maternité de ClickUp élimine les incertitudes liées à la préparation d'une absence prolongée du travail. Il aide les membres de l'équipe qui attendent un enfant à organiser les dates clés, à déléguer leurs responsabilités et à communiquer les détails de leur congé avec un minimum de stress. Vous pouvez ainsi profiter pleinement de l'arrivée du nouveau membre de votre famille sans avoir à vous soucier des imprévus professionnels !
Basé sur un tableau blanc et un système de tâches, le modèle prend en charge le suivi des jalons, les transitions de charge de travail et la planification du retour au travail.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Planifiez les dates clés des congés et les plans de retour.
- Organisez des checklists pour la planification avant et après les congés.
- Tenez les parties prenantes informées grâce à des mises à jour en temps réel.
🔑 Idéal pour : les équipes RH et les employées enceintes qui souhaitent gérer leur congé maternité de manière structurée et sans tracas, sans perturber le fonctionnement de l'équipe.
16. Modèle de feuille de présence ClickUp
Le modèle de feuille de présence de ClickUp est un outil simple mais puissant pour enregistrer la présence des employés. Bien qu'il ait été conçu pour la présence scolaire, il peut facilement être personnalisé pour signaler les absences non justifiées et examiner les tendances au fil du temps.
Il comprend des champs personnalisés tels que « leçon du jour », « nom de la classe » et « e-mail », que vous pouvez renommer « nom du service », « équipe », etc. Cela le rend aussi efficace pour les programmes de formation que pour l'assiduité quotidienne du personnel.
Que vous surveilliez la participation aux quarts de travail prévus ou les retards, ce modèle de feuille de présence vous offre une visibilité claire et consultable sur ce qui se passe sur le terrain.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Enregistrez les statuts en un seul clic (présent, absent, en retard, prévu).
- Recueillez les coordonnées et les notes de mission de chaque individu.
- Visualisez les registres de présence sous forme de calendrier ou de vue Liste.
- Identifiez les tendances en matière d'assiduité et déclenchez des suivis si nécessaire.
🔑 Idéal pour : les équipes RH, les formateurs ou les chefs d'équipe qui souhaitent disposer d'un moyen rapide et organisé pour suivre l'assiduité, signaler les problèmes d'assiduité et tenir des registres clairs sans changer d'outil.
💡 Conseil de pro : utilisez un logiciel de planification des horaires avec des mises à jour en temps réel de la disponibilité et des alertes de conflit pour remplir plus rapidement les postes et éviter les chevauchements d'horaires, en particulier pendant les périodes de forte activité ou en cas de pénurie de personnel.
17. Modèle de politique d'assiduité greytHR
Le modèle de politique d'assiduité de greytHR est un document officiel conforme aux exigences RH. Il est idéal pour les organisations qui ont besoin de clarté sur les absences des employés, les horaires de travail, les pertes de salaire (LOP) et les procédures disciplinaires.
Proposé sous forme de document Word à télécharger, il décrit les règles de suivi de l'assiduité, les conséquences des retards et les absences justifiées approuvées dans le cadre d'un système de sanctions progressives. La politique comprend également des détails sur l'abandon du poste, le respect des horaires et ce qui est considéré comme une absence injustifiée.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Communiquez les règles de présence et les conditions LOP.
- Définissez des seuils pour les retards et les départs anticipés.
- Appliquez un processus disciplinaire progressif lié aux infractions.
- Définissez la manière de traiter les congés FMLA, les absences imprévues et les congés médicaux.
🔑 Idéal pour : les professionnels des ressources humaines ou les responsables des opérations qui ont besoin d'un modèle de politique de présence prêt à l'emploi, conforme à la législation locale et aux procédures internes.
✨ Conseil bonus : Ajoutez des scénarios concrets à vos documents de politique. Les règles abstraites ne sont pas efficaces. Incluez des exemples tels que « Qu'est-ce qui constitue une absence justifiée ? » ou « Que se passe-t-il si quelqu'un ne se présente pas à deux quarts de travail consécutifs ? » afin de clarifier les attentes et de faciliter leur application.
18. Modèle de politique de présence des employés Workable
Le modèle de politique de présence des employés de Workable est un document complet conçu pour gérer les retards, l'absentéisme, l'abandon du poste et les mesures disciplinaires progressives.
Si les calendriers partagés peuvent indiquer qui travaille et à quel moment, ce modèle explique pourquoi et comment, par exemple comment signaler les absences, ce qui est considéré comme un retard et quand les absences deviennent un problème.
Si votre organisation utilise des outils de planification, cette politique ajoute une structure en arrière-plan, permettant une gestion cohérente de la présence.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Définissez clairement des termes tels que l'absentéisme, les retards et le présentéisme.
- Mettez en place des protocoles pour établir des rapports sur les absences et demander des congés payés.
- Définissez les conséquences en cas d'absentéisme chronique ou d'absences non signalées.
- Dotez les responsables d'outils leur permettant de gérer les problèmes d'assiduité de manière constructive.
🔑 Idéal pour : les équipes RH ou les propriétaires d'entreprises qui recherchent un modèle complet de politique de présence des employés axé sur les personnes et favorisant la responsabilisation.
💡 Conseil de pro : utilisez des modèles à contrôle de version avec historique des approbations. Les dérives politiques sont bien réelles : suivez qui a modifié quoi et quand. Utilisez ClickUp Docs pour l'historique des versions et les contrôles d'accès afin que les RH travaillent toujours à partir de la dernière version.
19. Échantillon de modèle de politique de présence des employés par Forbes. com
Ce modèle de politique d'assiduité proposé par Forbes est destiné aux équipes RH qui ont besoin d'un cadre prêt à l'emploi avec des règles simples concernant les absences, les retards et les mesures disciplinaires. Il décrit les attentes de base, des heures de travail et des délais de grâce aux motifs de licenciement et aux exigences en matière de note médicale.
La structure est prête à l'emploi, ce qui la rend idéale pour la personnalisation en insérant des valeurs pour les minutes de grâce, les délais de notifications et les seuils disciplinaires. Elle comprend également un formulaire de reconnaissance intégré pour les employés afin de documenter officiellement la conformité.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Définissez des règles claires pour distinguer les absences justifiées des absences injustifiées.
- Personnalisez les seuils pour les licenciements, les avertissements et les réunions disciplinaires.
- Définissez des protocoles structurés pour les congés maladie, les vacances et les départs anticipés.
- Incluez une attestation signée pour garantir l'accord des employés sur les conditions de présence.
🔑 Idéal pour : les petites et moyennes entreprises de taille moyenne qui souhaitent disposer d'un cadre de gestion des présences simple, pouvant être personnalisé en fonction de leurs besoins spécifiques et déployé immédiatement dans toutes les équipes.
📚 À lire également : Qu'est-ce qu'un horaire de travail 9/80 et comment fonctionne-t-il ?
20. Modèle de politique d'assiduité AIHR
Le modèle de politique de présence de l'AIHR apporte clarté, responsabilité et base juridique à la gestion des présences dans votre entreprise. Il est conçu pour les équipes RH qui souhaitent aller au-delà de règles vagues et mettre en place une politique évolutive et applicable.
Le modèle comprend des considérations juridiques, des méthodes de suivi du temps, des procédures disciplinaires et même des analyses prédictives de la main-d'œuvre pour aider à identifier les tendances en matière d'absentéisme. Il fournit également de l'assistance au bien-être des employés en intégrant un accès à des services de conseil et des cadres de réponse flexibles.
⭐ Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Suivez l'assiduité via des systèmes électroniques, des pointeuses ou des applications mobiles.
- Mettez en place des étapes disciplinaires à plusieurs niveaux, notamment des plans d'amélioration des performances (PIP) et des motifs pour déclencher le licenciement.
- Effectuez la maintenance des dossiers confidentiels gérés par les RH avec un accès au niveau du superviseur.
- Intégrez la conformité FMLA et ADA avec des parcours d'assistance documentés.
🔑 Idéal pour : les responsables RH qui ont besoin d'un cadre de présence formalisé, conforme et flexible.
Élaborez, suivez et appliquez votre politique d'assiduité avec ClickUp
La mise en place d'une politique solide en matière d'assiduité des employés ne vous évite pas seulement les absences, elle donne également le ton en matière de responsabilité, de cohérence et de collaboration au sein de l'équipe.
Que vous gériez une petite équipe ou plusieurs services, disposer du modèle adéquat vous permettra de mettre en œuvre votre politique rapidement et sans stress.
Grâce à ces 20 modèles de politiques de présence prêts à l'emploi, vous pouvez définir vos attentes, rationaliser les approbations et garantir la conformité sans partir de zéro.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp pour accéder aux modèles, réaliser l'automatisation du suivi des présences et transformer vos politiques en flux de travail concrets et traçables.