Quel est le pire moment pour réfléchir à la formulation d'une réponse délicate à un client ? Probablement lorsque votre boîte de réception est pleine et que vous avez déjà du retard dans vos réponses. 🫠
Une commande retardée, une demande de remboursement, un client perplexe... Ces situations nécessitent plus qu'une action rapide. Elles nécessitent les mots justes. Et les rédiger à chaque fois à partir de zéro ? C'est le meilleur moyen de s'épuiser.
C'est pourquoi les modèles de réponse du service client sont indispensables. Ils vous aident à répondre plus rapidement, à adopter un ton plus professionnel et à garantir la cohérence sans perdre le contact humain.
Nous allons examiner quelques modèles ClickUp pratiques et d'autres modèles utiles. 🤩
*que sont les modèles de réponse du service client personnalisé ?
Les modèles de réponse du service client sont des messages standardisés utilisés pour répondre aux questions fréquentes (FAQ), résoudre les problèmes récurrents ou accuser réception des demandes.
Chaque modèle est structuré pour répondre à un type de requête spécifique, comme les mises à jour d'expédition, les problèmes de facturation ou les étapes de dépannage. Les équipes peuvent personnaliser des détails tels que les noms ou les numéros de commande tout en conservant le message principal intact.
Ces modèles sont souvent classés par canal (e-mail, chat en direct ou réseaux sociaux) et permettent de maintenir la rapidité du flux de travail, de réduire le temps de formation des nouveaux agents et de s'assurer qu'aucune information essentielle n'est omise dans les réponses.
Aperçu des meilleurs modèles de réponse du service client
Voici un tableau de résumé des meilleurs modèles de réponse du service client :
| Nom du modèle | Télécharger le modèle | Meilleures fonctionnalités | Idéal pour | mettre en forme visuel |
| Modèle d'escalade du service client ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Voies d'escalade, suivi en temps réel, formulaires, réponses prédéfinies | Acheminement des problèmes urgents, suivi des résolutions | Liste, tableau et formulaire ClickUp |
| Modèle de gestion du service client ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Tickets centralisés, création automatisée de tâches, tableaux visuels | Organiser les tâches de l'équipe, équilibrer les charges de travail | Liste, tableau et formulaire ClickUp |
| Modèle d'analyse des besoins des clients ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Sections intégrées, sous-tâches, champs personnalisés, suivi des actions | Intégration des clients, dépannage, analyse des commentaires | ClickUp document, liste |
| Modèle de déclaration de problème client ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Commentaires structurés, contexte, propositions de solutions | Documentation des problèmes récurrents, diagnostic de l'équipe | ClickUp document |
| Modèle d'assistance ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Enregistrement des tickets, hiérarchisation, notation QA, guide d'intégration | Enregistrement/hiérarchisation des tickets, suivi des demandes | Liste, tableau et formulaire ClickUp |
| Modèle ClickUp pour la réussite client | Obtenir un modèle gratuit | Suivi de la santé des clients, NPS, statuts de renouvellement/désabonnement | Gestion des relations clients, renouvellements | Liste ClickUp, tableau |
| Modèle de service client ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Marquage automatique, acheminement, tâches assignables, suivi des délais | Traitement des demandes d'assistance, affectation des tâches à l'équipe | Liste, tableau et formulaire ClickUp |
| Modèle de sondage de satisfaction client ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Sondages, évaluations, questions ouvertes, suivi des indicateurs clés de performance | Mesurer la satisfaction, commentaires structurés | ClickUp Form, liste |
| Modèle de formulaire de commentaires ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Champs personnalisés, tri automatique, vues multiples | Recueillir des commentaires ouverts, gérer les attentes | Formulaire ClickUp, liste |
| Modèle de formulaire de contact client ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Champ personnalisable, acheminement automatique, création de tâches | Saisie des demandes, acheminement vers l'assistance | Formulaire ClickUp, liste |
| Modèle de sondage de satisfaction sur les produits ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Questions ciblées, suivi de la satisfaction, analyse des sentiments | Commentaires sur les produits, hiérarchisation des fonctionnalités | Formulaire ClickUp, liste |
| Modèle de rapport d'intervention en cas d'incident ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Enregistrement des incidents, statuts personnalisés, suivi des actions | Documenter les incidents, attribuer des suivis | Liste ClickUp, document |
| Modèles de réponse du service client personnalisé par e-mail Meter | Télécharger ce modèle | 10 modèles d'e-mail prêts à l'emploi, scénarios urgents/de transition | Accélération des réponses, e-mails d'assistance courants | Pack e-mails (PDF/document) |
| Modèles d'e-mail personnalisés pour le service client par Zendesk | Télécharger ce modèle | 30 modèles, pannes de service, renouvellements, ventes incitatives | Une voix de marque cohérente, des scénarios variés | |
| Modèle de réponse par e-mail pour le service client personnalisé par Medallia | Télécharger ce modèle | Modèles pour les retards, les clarifications de politique, les excuses | Suivi, clarification des politiques, demandes de commentaires | |
| Modèles d'e-mail personnalisés pour le service client par Hiver | Télécharger ce modèle | Réponses d'invite et standardisées, couvrant les retards/erreurs | Gestion d'un volume élevé, réponses invitations, instructions | |
| Modèles de réponse du service client personnalisés par LiveAgent | Télécharger ce modèle | Réponses automatiques, clients personnalisés, modèles de réclamations | Réponses multi-scénarios, assistance efficace | Web/HTML |
| Modèles de réponse du service client sur les réseaux sociaux personnalisés par LiveAgent | Télécharger ce modèle | Spécifiques aux réseaux sociaux, adaptés au ton, dépannage | Assistance sociale, réponses rapides, défense des intérêts des clients | Web/HTML |
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de réponse du service client ?
Les modèles peuvent vous faire gagner du temps, mais s'ils sont vagues ou trop formels, ils manquent leur objectif.
Un bon modèle de réponse du service client trouve le juste équilibre. Voici ce qu'il faut rechercher. 👇
- Emplacements réservés clairs : Met en évidence des sections telles que [Nom personnalisé] ou [Numéro de ticket] pour une personnalisation rapide
- Intégration de formulaires : capture les requêtes entrantes et les achemine instantanément vers des tâches pour un triage rapide
- étapes suivantes guidées :* comprend des liens, des instructions ou des options de contact pertinents pour résoudre le problème sans aller-retour
- plusieurs vues : *Passez en quelques clics d'un tableau de type boîte de réception à des listes classées par urgence ou au suivi de la satisfaction
- mettre en forme modifiable : *Permet aux équipes de modifier le libellé, d'ajouter des mises à jour ou de s'adapter à de nouveaux produits et politiques
- chronomètres de réponse : *Suggère quand effectuer un suivi ou escalader en fonction du type de réponse ou de la complexité du problème
- section des notes internes : *Offre un espace aux représentants pour ajouter rapidement des informations contextuelles ou des commentaires à l'intention des membres de l'équipe sans affecter le message du client
18 modèles de service client
Chaque réponse forme la perception que les clients ont de votre marque, il est donc important de bien faire les choses. Mais sans un système clair, même les meilleures équipes peuvent manquer un message ou répondre trop tard.
Voici 18 modèles de service client prêts à l'emploi à découvrir. 👀
1. Modèle d'escalade du service client ClickUp
Le modèle d'escalade du service client ClickUp offre une approche claire et organisée pour gérer les problèmes d'assistance, depuis leur signalement jusqu'à leur résolution complète.
Il comprend six vues préconfigurées adaptées aux différentes étapes du processus d'assistance.
Le formulaire de service client permet de saisir les détails des tickets dans un format structuré, tandis que la liste des tickets offre un aperçu triable et filtrable de toutes les demandes. La vue « Réponses prédéfinies » facilite l'accès aux réponses pré-rédigées pour une communication plus rapide. Le tableau d'assistance par niveau organise visuellement les tickets escaladés par équipe ou par niveau, et l'aperçu optionnel des escalades aide les superviseurs à suivre les cas hautement prioritaires en temps réel.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Rationalisez les problèmes urgents grâce à des procédures d'escalade claires et un suivi en temps réel
- Assurez-vous que chaque ticket est attribué à l'équipe ou au bon responsable, et ne perdez plus aucune demande
- Les formulaires intégrés et les réponses prédéfinies aident votre équipe à répondre plus rapidement et de manière plus cohérente
*idéal pour : acheminer les problèmes de haute priorité vers les bons agents et assurer le suivi de la progression de leur résolution sans délai.
🧠 Anecdote : Malgré toutes les avancées en matière d'IA, 75 % des clients déclarent préférer parler à un humain pour obtenir de l'assistance, en particulier lorsqu'il s'agit de problèmes complexes.
2. Modèle de gestion du service client ClickUp
Grâce au modèle de gestion du service client ClickUp, vous pouvez gérer toutes les demandes d'assistance, des nouveaux tickets aux suivis clients. Ce modèle vous permet de centraliser tous les tickets en un seul endroit et de les trier par type de problème, priorité ou agent assigné.
Vous pouvez convertir automatiquement les demandes entrantes en tâches à l'aide du formulaire intégré et utiliser la vue Tableau ClickUp pour faire glisser les tickets d'une étape à l'autre, telles que en cours, Escaladé ou Résolu, sans perdre en visibilité.
Par exemple, si un client vous envoie un e-mail pour signaler qu'un paiement n'a pas été effectué, vous pouvez enregistrer le problème à l'aide du formulaire de demande, le marquer comme « Problème de facturation », l'attribuer à votre représentant du service d'assistance financière et le marquer comme « Haute priorité »
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Centralise tous les tickets d'assistance pour faciliter le tri par priorité, type ou agent
- Automatisation de la création de tâches à partir des demandes entrantes pour gagner du temps et réduire les erreurs
- Les tableaux visuels et les listes permettent de garder une vue d'ensemble sur la charge de travail et les progrès de votre équipe
idéal pour : *Les responsables du service client qui organisent les tâches de leur équipe, équilibrent les charges de travail et assurent le suivi des performances globales en matière de résolution des tickets.
💟 Bonus : un trop grand nombre d'outils, autrement dit une prolifération du travail, ralentit vos flux de travail de service client en raison de processus déconnectés.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, met fin au chaos dans le service client. Grâce au logiciel de gestion de projet ClickUp Customer Service, vous pouvez gérer les tickets, suivre les discussions et rester au courant des suivis sans changer d'onglet.
3. Modèle d'analyse des besoins des clients ClickUp
Utilisez le modèle d'analyse des besoins des clients ClickUp pour élaborer un plan d'action clair en fonction des demandes de vos clients.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
Ce modèle d'avis client vous aide à :
- Recueillez des informations sur les points faibles, les préférences ou les besoins non satisfaits à l'aide de sections intégrées telles que « Description du client », « Objectif du projet » et « Outils d'évaluation »
- Décomposez vos conclusions en sous-tâches et en checklist afin que votre équipe sache exactement ce qu'elle doit examiner, analyser et améliorer
- Consignez les liens liés aux sondages, les documents d'assistance et les notes internes en un seul endroit afin d'éviter de devoir rechercher des commentaires éparpillés
- Attribuez les actions de suivi aux bonnes personnes et suivez la propriété grâce aux champs personnalisés ClickUp tels que « Préparé par », « Révisé par » et « Source de données »
📌 Idéal pour : Les représentants qui recueillent les attentes détaillées des clients lors de l'intégration ou du dépannage afin d'adapter plus efficacement les solutions.
📖 À lire également : Logiciel d'automatisation des formulaires pour collecter et analyser des données
4. Modèle de déclaration de problème client ClickUp
Utilisez le modèle de déclaration de problème client ClickUp pour décomposer les plaintes récurrentes des clients en déclarations structurées qui vous aideront à prendre des décisions plus éclairées.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Analysez les commentaires des clients personnalisés et décrivez les obstacles spécifiques auxquels chaque type de client personnalisé est confronté au cours de son parcours
- Ajoutez du contexte à ces points faibles afin que votre équipe comprenne pourquoi ils existent
- Proposez des solutions ciblées qui résolvent le bon problème, et pas seulement celui qui est le plus visible
Ce modèle est un document prêt à l'emploi, déjà structuré pour une résolution rapide et claire des problèmes. Par exemple, supposons que votre équipe mette en place un nouveau flux d'intégration, mais que les utilisateurs abandonnent avant d'avoir achevé l'installation.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour définir l'utilisateur cible, recueillir des commentaires à partir des tickets d'assistance ou des enregistrements de session, et identifier les points de friction. Ensuite, rédigez un énoncé clair du problème, examinez-le avec votre équipe et marquez-le comme achevé une fois qu'il a été approuvé.
📌 Idéal pour : les agents d'assistance qui documentent clairement les problèmes afin d'aider les équipes à diagnostiquer et à résoudre plus rapidement les problèmes récurrents.
💡Conseil de pro : Brain MAX est votre assistant de bureau alimenté par l'IA qui facilite la rédaction d'e-mails de service client. Il vous suffit d'utiliser la fonctionnalité de reconnaissance vocale pour dicter votre message naturellement. Brain MAX capturera instantanément vos mots, organisera vos pensées et vous aidera à rédiger des réponses claires et empathiques.
Vous n'aurez plus à vous creuser la tête pour trouver le ton juste ou à craindre d'oublier des détails importants. Avec Brain MAX, vous pouvez rapidement rédiger des e-mail professionnels et soignés en tirant parti de plusieurs modèles de langage (LLM), le tout à partir d'une seule application de bureau.
5. Modèle d'assistance ClickUp
Vous cherchez un meilleur moyen de gérer les demandes des clients mécontents ou en colère sans perdre le suivi de vos priorités ? Vous pouvez utiliser le modèle ClickUp Help Desk pour traiter chaque ticket. Le formulaire intégré transforme instantanément les nouvelles demandes en tâches et vous aide à atteindre vos objectifs en matière de service client.
Ce modèle est utile pour les rapports de bugs entrants, les demandes de fonctionnalités urgentes ou les problèmes récurrents liés aux comptes. Il vous aide à enregistrer, attribuer et résoudre chaque problème sans oublier les détails importants ni les délais de réponse.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
Passez d'un affichage à l'autre parmi les trois affichages intégrés pour travailler selon les préférences de votre équipe :
- Niveau de difficulté Affichez le niveau de difficulté pour évaluer la complexité de chaque problème avant de l'attribuer
- Guide de démarrage pour les nouveaux membres de l'équipe afin qu'ils suivent un processus cohérent dès le départ
- Afficher le score QA pour surveiller la résolution des tickets et améliorer la qualité des réponses au fil du temps
idéal pour : *Enregistrer les tickets, hiérarchiser les demandes et attribuer des tâches avec un suivi du statut en temps réel.
6. Modèle ClickUp Client Réussite
Le modèle ClickUp Client Success Template offre un moyen plus intelligent de gérer les relations avec les clients, de surmonter les défis liés au service client et de maintenir chaque compte sur la bonne voie.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Regroupez vos clients en fonction de leur statut de santé, par exemple « À risque de perte », « Moyen » ou « Très bon », afin de savoir où concentrer votre attention
- Suivez les informations clés telles que le niveau d'assistance, l'engagement, le dernier point de contact et le score Net Promoter Score (NPS) côte à côte
- Créez des statuts de tâche tels que « À renouveler », « Intégration », « Perdu » ou « Suivi » pour garder le contrôle à chaque étape du cycle de vie client
De plus, la réussite des clients repose sur l'établissement de relations à long terme, le suivi de l'activité des comptes et une approche proactive des besoins des clients, autant d'éléments qui s'alignent parfaitement avec ClickUp CRM .
Par exemple, si le score NPS d'un client baisse et que sa dernière réunion remonte à plusieurs semaines, le modèle « Client Success » (Réussite client) le signale comme présentant un risque de perte. Ensuite, à l'aide de ClickUp CRM, vous pouvez instantanément consulter l'historique complet de ses interactions, examiner les notes relatives à son compte, attribuer une tâche de suivi et planifier le prochain point de contact, sans jamais quitter votre espace de travail.
idéal pour : *les équipes chargées de la réussite client qui gèrent les relations avec les clients, assurent le suivi des jalons et anticipent les dates limites de renouvellement.
7. Modèle de service client ClickUp
Vous ne pouvez pas offrir une expérience client exceptionnelle si votre processus d'assistance est dispersé. Grâce au modèle de service client ClickUp, vous pouvez transformer chaque message, question ou réclamation entrant en une tâche organisée qui est suivie, attribuée et résolue.
Vous pouvez collecter toutes les demandes entrantes via un formulaire, attribuer automatiquement des étiquettes aux tickets en fonction de leur urgence ou de leur sujet, et les acheminer directement vers le membre de l'équipe approprié. Cela facilite le transfert entre les points de contact du support et du marketing, renforçant ainsi votre stratégie globale de marketing tout au long du cycle de vie du client.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Convertit chaque demande en une tâche organisée et assignable pour une visibilité totale
- Marquez automatiquement et acheminer les tickets en fonction de leur urgence ou de leur sujet vers le bon membre de l'équipe
- Permet d'obtenir de l'assistance pour fournir des réponses cohérentes et de haute qualité sur tous les canaux
idéal pour : *Traiter les demandes d'assistance complexes avec des statuts personnalisés, des affectations d'équipe et le suivi des délais dans un logiciel de réussite client.
8. Modèle d'enquête de satisfaction client ClickUp
Vous souhaitez savoir dans quelle mesure vos clients sont réellement satisfaits de votre service ou de votre assistance ? Vous pouvez utiliser le modèle d'enquête de satisfaction client ClickUp de l' pour recueillir des réponses honnêtes, identifier ce qui fonctionne et repérer ce qui doit être amélioré sans aller-retour.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Créez de courts sondages comprenant à la fois des évaluations rapides et des questions ouvertes afin de comprendre ce que les gens pensent réellement de votre assistance, de vos services ou de vos produits
- Identifiez les préoccupations récurrentes et les points positifs à l'aide de vues telles que « Évaluation des connaissances » et « Vue des répondants », afin que chaque réponse se transforme en une étape claire
- Évaluez la manière dont votre équipe a géré chaque interaction sans avoir à fouiller dans les tickets ou les discussions
Le plus intéressant ? Chaque réponse se transforme en une tâche traçable, ce qui vous aide à mesurer sans effort les indicateurs clés de performance (KPI) de l'expérience client.
📌 Idéal pour : Recueillir des commentaires structurés par le biais de sondages et mesurer la satisfaction dans le cadre des relations avec la clientèle.
9. Modèle de formulaire de commentaires ClickUp
Vous n'avez plus besoin de rechercher des e-mails éparpillés ou d'attendre des appels de suivi pour comprendre ce que quelqu'un pense de votre produit ou service. Le modèle de formulaire de commentaires ClickUp vous permet de créer un moyen rapide et organisé de recueillir des opinions et de les transformer en actions.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
Ce modèle de formulaire de commentaires vous aide à :
- Créez un formulaire simple avec des champs personnalisés tels que la date d'achat, le fournisseur de services, le niveau de clientèle et l'évaluation globale
- Posez les bonnes questions : évaluations par étoiles, commentaires ouverts ou questions à choix multiples
- Triez et regroupez automatiquement les commentaires dans des vues claires telles que la liste des recommandations, le tableau des commentaires ou le tableau d'évaluation des fournisseurs
Prenons l'exemple d'une personne qui a récemment acheté votre service, mais qui a donné une évaluation faible à son expérience. Vous pouvez instantanément voir son niveau, son fournisseur, prestataire et ses commentaires, le tout aligné pour pouvoir la contacter, résoudre son problème et tirer des enseignements de son expérience.
📌 Idéal pour : Les équipes qui recueillent des commentaires ouverts afin de gérer les attentes des clients et d'identifier les lacunes récurrentes en matière de service.
🔍 Le saviez-vous ? Les avis comptent. La valeur compte. Ensemble ? Le bonheur absolu. Une étude réalisée en 2023 a révélé que les bons témoignages de clients et les commentaires positifs + le sentiment de ne pas gaspiller son argent = une fidélité accrue. En gros, donnez aux gens le sentiment d'avoir fait le bon choix en vous choisissant.
10. Modèle de formulaire de contact client ClickUp
Le modèle de formulaire de contact client ClickUp vous permet de recueillir toutes les questions, préoccupations ou demandes et de les acheminer instantanément vers la personne appropriée.
Personnalisez le formulaire avec des champs tels que le numéro de commande, la catégorie de produit ou la raison du contact afin de vous assurer que chaque envoi arrive avec le contexte dont votre équipe a besoin.
Une fonctionnalité remarquable ? Vous pouvez attribuer automatiquement les envois de formulaires en fonction du type de problème. Ainsi, les questions relatives à la facturation sont directement transmises au service financier, et les questions techniques sont transmises au service d'assistance. Cela signifie moins de tri et une meilleure fidélisation des clients grâce à une assistance rapide et pertinente.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Enregistrez chaque demande grâce à des champs personnalisables pour un contexte complet
- Achemine instantanément les envois vers la bonne équipe ou le bon agent pour des réponses plus rapides
- Chaque contact devient une tâche, ce qui garantit que rien ne passe entre les mailles du filet
📌 Idéal pour : Enregistrer les demandes entrantes avec les coordonnées et les acheminer vers la file d'attente de l'assistance technique appropriée.
🧠 Fun Fact : Le premier centre d'appels a été mis en place par une entreprise britannique à l'aide d'un système appelé PABX (Private Automated Business Exchanges). Il permettait aux entreprises de gérer un grand nombre d'appels clients.
11. Modèle de sondage de satisfaction sur les produits ClickUp
Grâce au modèle d'enquête de satisfaction sur les produits ClickUp, il ne vous faudra que quelques minutes pour lancer un sondage qui vous aidera à :
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Posez des questions claires et précises que les clients ne pourront pas ignorer
- Identifiez les tendances dans les plaintes, les demandes de fonctionnalités, ou les frustrations
- Suivez les scores de satisfaction et les tendances des envois au fil du temps
Imaginons que les clients personnalisés continuent de se plaindre d'une expérience d'achat peu fluide. Au lieu de répondre à chaque ticket individuellement, envoyez ce sondage et obtenez des commentaires structurés à grande échelle. Vous disposerez ainsi d'informations pertinentes pour justifier des changements, et non d'une simple liste de plaintes.
Grâce à cet outil de commentaires clients, vous pouvez afficher toutes les réponses au même endroit, triées par évaluations des produits, commentaires et sentiments. Il est ainsi plus facile de savoir ce qu'il faut corriger en priorité et ce qui fonctionne déjà.
📌 Idéal pour : Recueillir des informations spécifiques sur les produits afin de hiérarchiser les fonctionnalités, les mises à jour ou les corrections fait toute la différence dans la gestion des clients.
12. Modèle de rapport d'intervention en cas d'incident ClickUp
Si un problème survient, comme une fuite de données, une violation de compte ou une connexion suspecte, un fil de discussion Slack effréné ne suffira pas. Le modèle de rapport d'intervention en cas d'incident ClickUp vous permet d'enregistrer chaque détail, de tenir tout le monde informé et d'éviter les erreurs répétées.
Ce modèle de tâche crée une tâche dédiée pour chaque incident, le décompose en étapes à l'aide de statuts personnalisés et ajoute des informations contextuelles importantes à l'aide de champs personnalisés tels que « Approuvé par », « Notes sur l'incident » et « Documents justificatifs ».
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Enregistrez chaque incident avec un contexte détaillé, des statuts personnalisés et des documents d'assistance
- Attribuez des suivis et suivez les résolutions pour éviter que les mêmes erreurs ne se reproduisent
- Permet à votre équipe de rester coordonnée et informée dans les situations critiques
📌 Idéal pour : Les responsables et les équipes d'assistance qui documentent les incidents majeurs, attribuent les suivis et tirent les leçons des erreurs commises.
🧠 Anecdote amusante : l'humour (lorsqu'il est utilisé à bon escient) peut rendre les interactions avec les clients mémorables. Une blague légère ou un ton amical et amusant peuvent transformer un discuter d'assistance routinier en une expérience que les clients apprécient réellement, ce qui les rend plus enclins à se souvenir de la marque et à la recommander.
Regardez cette vidéo pour comprendre comment utiliser l'IA dans le service client:
13. Modèles de réponse du service client par e-mail Meter
Les e-mails d'assistance ne sont pas toujours faciles à rédiger. Certains sont urgents, d'autres nécessitent un juste équilibre entre empathie et clarté. Email Meter l'a bien compris. C'est pourquoi ils proposent un pack à télécharger de 10 modèles de e-mails de service client conçus pour vous aider à répondre plus rapidement et à gérer la communication avec les clients grâce à un échantillon de réponses.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
Voici deux modèles remarquables du pack :
- Le client a besoin d'une réponse immédiate : ce modèle est destiné aux e-mails urgents dans lesquels le client est clairement stressé. Il vous aide à adopter le ton approprié (calme, respectueux et rassurant), même si le message reçu n'est pas poli
- transition entre l'équipe commerciale et la gestion de compte : *Une fois la vente conclue, utilisez ce modèle pour remercier le client, lui présenter son nouveau gestionnaire de compte et lui faire savoir que vous restez à sa disposition pour toute question supplémentaire
📌 Idéal pour : Accélérer les réponses grâce à une bibliothèque prête à l'emploi de réponses par e-mail pour les scénarios courants.
14. Modèles d'e-mail personnalisés pour le service client par Zendesk
Les 30 modèles d'e-mails de service client de Zendesk vous aident à gérer presque tous les scénarios d'assistance courants (et moins courants) sans avoir à rédiger vos messages à partir de zéro.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Rassurez vos clients après une panne de service
- Faites des ventes incitatives sans paraître trop commercial
- Envoyez des rappels de renouvellement ou des avis d'augmentation de prix sans gêne
- Assurez la cohérence des interactions lorsque vous changez de membre de l'équipe
idéal pour : *Les agents et les responsables qui souhaitent maintenir une voix et un ton cohérents pour la marque dans tous les e-mails personnalisés destinés aux clients.
15. Modèle de réponse par e-mail du service client personnalisé par Medallia
Cette suite de modèles de Medallia fournit aux agents du service client des réponses prêtes à l'emploi pour les situations les plus courantes et les plus difficiles. Vous pouvez copier-coller et personnaliser n'importe quel modèle pour :
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Communiquez efficacement avec les clients mécontents dont les colis sont retardés, erronés ou endommagés, sans chercher vos mots
- Clarifiez en quelques secondes les politiques complexes de l'entreprise ou les confusions liées à la facturation
- Transformez les expériences négatives au téléphone ou en discutant en une seconde chance grâce à des excuses sincères et un geste de bonne volonté
📌 Idéal pour : Assurer le suivi des expériences de service à l'aide d'un modèle structuré de demande de commentaires.
16. Modèles d'e-mail personnalisés pour le service client par Hiver
Ces modèles sont conçus pour les équipes du service client qui souhaitent répondre plus rapidement sans paraître robotiques. Chacun d'entre eux résout un moment particulier du parcours d'assistance, permettant à votre équipe de gérer les retards, les erreurs ou même les adieux avec clarté et confiance.
Grâce à ces modèles, vous pouvez rassurer les clients inquiets en leur fournissant des mises à jour proactives, clôturer les tickets résolus avec une touche personnelle, et bien plus encore.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Fournit des réponses d'invitation, standardisées sans paraître robotisées
- Couvrez les retards, les erreurs, les adieux et bien plus encore avec clarté et attention
- Aide les équipes à traiter efficacement un volume élevé d'e-mails d'assistance
📌 Idéal pour : Envoyer des invites, des réponses standardisées tout en traitant un volume élevé d'e-mails d'assistance.
17. Modèles de réponse du service client personnalisés par LiveAgent
Conçus pour ceux qui jonglent quotidiennement avec les communications avec les clients, les modèles prêts à l'emploi de LiveAgent vous évitent d'avoir à rédiger des réponses professionnelles.
Quel que soit le ton ou l'urgence, il existe un modèle adapté à chaque situation.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- modèle d'e-mail de réponse automatique : *Accusez immédiatement réception d'un message et indiquez clairement au client quand il peut s'attendre à recevoir une réponse
- Modèle d'e-mail de réponse à un client mécontent : Apaiser les situations tendues en faisant preuve d'empathie, de responsabilité et de réconfort
- Modèle de réponse aux réclamations des clients : traitez les problèmes directement, proposez des solutions et montrez au client que vous l'avez écouté
📌 Idéal pour : Les représentants qui gèrent diverses situations clients et ont besoin de réponses efficaces couvrant plusieurs cas d'utilisation.
🧠 Anecdote : La plus ancienne plainte écrite d'un client remonte à 1750 avant J.-C. dans l'ancienne Mésopotamie. Un homme nommé Nanni a rédigé une plainte sur une tablette d'argile pour avoir reçu un cuivre de mauvaise qualité.
18. Modèles de réponse du service client sur les réseaux sociaux par LiveAgent
Si vous traitez les requêtes des clients sur les réseaux sociaux, vous savez à quelle fréquence les mêmes questions, plaintes ou compliments reviennent. Répondre manuellement à chacune d'entre elles ? C'est fastidieux, répétitif et épuisant. Les modèles de service client pour les réseaux sociaux de LiveAgent sont très utiles dans ce cas.
Personnalisés pour les représentants du service client, les équipes d'assistance et toute personne gérant des interactions en ligne, ces modèles vous aident à répondre plus rapidement sans paraître robotique.
🌼 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Des réponses professionnelles qui vous aident à guider les utilisateurs dans leurs problèmes d'assistance ou leurs étapes de dépannage
- Maintenez une bonne ambiance grâce à des messages amicaux et reconnaissants
- Reconnaissez la frustration, présentez des excuses sincères et proposez des solutions concrètes
📌 Idéal pour : Répondre aux requêtes des clients sur les réseaux sociaux avec des réponses pré-rédigées et adaptées au ton utilisé, afin d'améliorer la satisfaction client.
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Un excellent service client ne repose pas sur des réponses toutes faites.
Il provient plutôt de systèmes qui répondent aux besoins de votre équipe, de vos outils et de vos clients.
Les modèles de réponse du service client de ClickUp se distinguent particulièrement. Ils créent un flux de travail d'assistance entièrement personnalisable avec des vues, des statuts et des champs personnalisés flexibles, adaptés aux besoins de votre équipe.
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Foire aux questions
1. Comment rédiger une réponse au service client ?
Une bonne réponse du service client doit être invite, instructions, polie, personnalisée, empathique et axée sur la recherche de solutions. Adressez-vous toujours au client par son nom, prenez en compte ses préoccupations, expliquez-lui la solution et proposez-lui une assistance supplémentaire.
Exemple :
Bonjour [Nom du client],
Merci de nous avoir contactés au sujet de [problème]. Je suis désolé pour la gêne occasionnée. Voici ce que nous pouvons faire pour vous aider : [solution/prochaines étapes]. N'hésitez pas à me faire part de vos questions ou préoccupations.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre nom]
2. Quels sont les 5 R du service client personnalisé ?
Les 5 R du service client sont les suivants :
- Respect : Traitez chaque personne avec dignité et courtoisie.
- Répondre : Répondez rapidement et de manière appropriée aux demandes des clients.
- Résolution : Traitez et résolvez efficacement les problèmes des clients.
- Rassurer : Donnez aux clients l'assurance que leurs préoccupations sont prises au sérieux.
- Rappel : assurez le suivi et mémorisez les interactions passées afin de nouer des relations.
3. Comment dois-je répondre aux plaintes des clients ?
Utilisez un modèle qui reconnaît le problème, présente des excuses, explique la solution et remercie le client pour ses commentaires.
Modèle :
Bonjour [Nom du client],
Merci de nous avoir signalé ce problème. Je suis désolé d'apprendre que vous avez rencontré [décrire le problème]. Nous prenons vos commentaires très au sérieux et examinons la question.
Voici ce qui est à faire pour résoudre le problème : [expliquez la solution ou les prochaines étapes].
N'hésitez pas à nous faire savoir si vous avez autre chose à faire. Merci de votre patience et de nous donner l'occasion de rectifier la situation.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre nom]
4. quel est l'exemple d'une bonne réponse du service client ?
Voici à quoi ressemble une bonne réponse du service client :
Bonjour Sarah,
Je suis désolé d'apprendre que votre commande est arrivée en retard. Nous nous efforçons de livrer dans les délais et je comprends à quel point cela doit être frustrant. J'ai remboursé vos frais d'expédition et accéléré une commande de remplacement, qui devrait arriver dans les deux jours.
N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez quelque chose d'autre à faire pour me permettre de vous aider. Merci de votre compréhension et de rester un client de valeur.
Cordialement, Alex