Vous avez déjà terminé votre journée en pensant que tout était réglé, mais vous avez reçu un message d'un client qui vous a stoppé net dans votre élan : « Nous n'avons pas encore reçu votre rapport ? »
Tout à coup, tout semble être à refaire. Et le pire dans tout ça ? Vous avez décroché mentalement et vous vous démenez maintenant pour rattraper ce que vous avez manqué.
C'est exactement ce que ChatGPT Tasks vous aide à éviter. La dernière fonctionnalité d'OpenAI facilite la configuration de rappels ponctuels et récurrents, afin que vous ne manquiez plus jamais un suivi, une tâche ou une échéance importante.
Dans cet article, nous vous expliquerons comment utiliser les tâches ChatGPT, nous partagerons des exemples concrets et nous vous montrerons comment contourner ses limites grâce à des solutions de gestion des tâches plus robustes telles que ClickUp.
Fini le stress de dernière minute ! 🙌
⏰Résumé en 60 secondes
- La fonctionnalité de tâches planifiées de ChatGPT vous permet de définir facilement des rappels pour les tâches ponctuelles et récurrentes, vous permettant ainsi de rester sur la bonne voie.
- Vous recevrez des notifications en temps opportun, ce qui vous permettra de ne jamais manquer une tâche importante, même lorsque vous êtes hors ligne.
- Les tâches ChatGPT ont leurs limites. Pour les surmonter, associez ChatGPT à un gestionnaire de tâches pour un suivi en temps réel, soyez précis dans vos invitations et définissez des rappels manuels pour garantir la responsabilité.
- L'utilisation d'outils alternatifs plus robustes tels que ClickUp peut également vous aider. Il propose des modèles et des outils entièrement personnalisables pour répondre à vos besoins spécifiques.
- Avec ClickUp, vous pouvez organiser efficacement vos tâches à l'aide de listes prédéfinies, de vues dynamiques et de champs personnalisés, tous adaptés à n'importe quel secteur d'activité ou flux de travail.
Comment utiliser les tâches ChatGPT
Avez-vous déjà eu l'impression de ne pas en faire assez, même lorsque vous atteignez tous vos objectifs ? C'est la culpabilité liée à la productivité qui s'installe. Mais voici le truc : être productif ne signifie pas travailler sans arrêt, mais travailler intelligemment.
C'est là que les tâches planifiées de ChatGPT peuvent vous aider. Voici comment ChatGPT vous aide à cocher ces tâches sur votre liste et à gérer des calendriers complexes :
Étape 1 : Accédez aux tâches ChatGPT
Pour planifier une tâche à l'aide de ChatGPT, cliquez sur l'icône de votre profil dans le coin supérieur droit. Sélectionnez ensuite « Tâches » dans le menu déroulant. Vous verrez alors apparaître la liste de toutes vos actions planifiées et de vos rappels à venir.
📝Note : les tâches ChatGPT ne sont disponibles que pour les utilisateurs ChatGPT Plus qui ont accès au modèle GPT-4. Si vous n'êtes pas encore abonné à Plus, vous devrez passer à cette version pour utiliser cette fonctionnalité.
Étape 2 : Configurez un rappel ou une tâche
Si c'est la première fois que vous configurez un rappel ou une tâche, plusieurs options s'offrent à vous ! Vous pouvez suivre l'une des suggestions pratiques de ChatGPT ou, si vous vous sentez d'humeur aventureuse, cliquer sur « Essayez par vous-même » et prendre les commandes.
Voici ce que vous pouvez faire à la place :
- Sélectionnez « ChatGPT avec tâches planifiées » (vous le trouverez dans le menu déroulant).
- Demandez à ChatGPT de créer des tâches telles que : « Rappelle-moi l'anniversaire de ma mère le 13 mars ».
Une fois la tâche soumise, vous verrez apparaître cette notification :
💡Conseil de pro : soyez précis dans vos rappels ! Au lieu de simplement « me rappeler d'envoyer un e-mail à John », essayez « me rappeler d'envoyer un e-mail à John au sujet du rapport du deuxième trimestre avant 15 h ». Plus vous serez clair, plus ChatGPT pourra vous aider à rester sur la bonne voie. Il s'agit simplement de lui fournir le contexte adéquat pour qu'il puisse fonctionner !
Étape 3 : mettre à jour, suspendre ou supprimer la tâche
Tout d'abord, ouvrez les tâches planifiées à partir de la « page Tâches » dans ChatGPT web. À partir de l'icône de votre profil, accédez au menu contextuel. Recherchez et sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur l'icône en forme de crayon.
Pour mettre en pause ou supprimer cette tâche, cliquez sur les « trois points horizontaux (ellipsis) ».
Si vous mettez à jour la tâche, vous devrez saisir les informations suivantes :
- Nom de la tâche : Actualités financières quotidiennes
- Instructions : Recherchez les principales sources et résumez les informations d'actualité.
- Paramètres du calendrier : Tous les jours à 9 h PST (précisez également ici les tâches ponctuelles, le cas échéant)
Étape 4 : Activer les notifications
Une fois le rappel défini, activez les notifications pour rester informé en permanence. Depuis votre ordinateur ou votre application mobile, accédez aux « Paramètres de notification » sur le site Web ChatGPT.
Vous aurez la possibilité de choisir entre les e-mails, les notifications push ou les deux. Les notifications s'afficheront à l'écran, que ChatGPT fonctionne en arrière-plan ou non.
Vous devrez peut-être mettre à jour certains paramètres de votre navigateur pour activer les notifications sur votre bureau. Si ChatGPT détecte que les permissions nécessaires sont désactivées, le message suivant peut s'afficher :
Cliquez sur le bouton « Autoriser » pour activer les permissions nécessaires. Si vous utilisez Chrome, un message similaire à celui-ci s'affichera sur votre écran :
En savoir plus : Les meilleurs outils logiciels de gestion des tâches pour améliorer vos flux de travail
Comment tirer le meilleur parti des tâches ChatGPT
Que vous jongliez entre plusieurs projets ou que vous ayez simplement besoin d'un peu d'organisation, voici comment utiliser ChatGPT pour optimiser votre productivité:
- Décomposez les grands objectifs : au lieu de vous sentir dépassé, laissez ChatGPT Tasks vous aider à diviser les projets importants en étapes plus petites et réalisables afin de rester sur la bonne voie.
- Réduisez la réflexion excessive : vous ne savez pas par où commencer ? Demandez à ChatGPT de vous suggérer les prochaines étapes logiques pour n'importe quelle tâche.
- Établissez vos priorités comme un pro : obtenez des suggestions basées sur l'IA pour savoir par quoi commencer en fonction de l'urgence, de l'importance ou de l'effort nécessaire afin de mieux organiser vos objectifs.
- Effectuez l'automatisation du travail routinier : utilisez ChatGPT pour rédiger des e-mails, résumer les notes de réunion ou créer des modèles réutilisables.
- Suivez les progrès et ajustez le tir : examinez régulièrement les tâches achevées afin d'identifier des schémas récurrents, de déléguer efficacement vos tâches et d'éviter le surmenage.
✍️Invites et instructions pour vous aider à démarrer
- Décomposez mon projet sur [sujet] en petites étapes faciles à gérer.
- Classez ces tâches par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance : [réalisez une liste de vos tâches].
- Suggérez un flux de travail simple pour gérer efficacement mes tâches quotidiennes.
- Rédigez un e-mail de suivi pour un client au sujet de [sujet].
- Aidez-moi à créer un planning hebdomadaire pour équilibrer mon travail et gérer mes tâches personnelles
Limites de l'utilisation des tâches ChatGPT
Bien que les tâches ChatGPT puissent stimuler la productivité, voici quelques limites à garder à l'esprit :
- Pas de suivi en temps réel : contrairement aux applications de gestion des tâches, ChatGPT ne se synchronise pas entre les appareils et n'envoie pas de rappels.
- Manque d'intégrations : il ne fait pas de connexion avec votre Calendrier, votre e-mail ou vos outils de gestion de projet. Vous devrez donc effectuer le suivi des tâches manuellement.
- Rétention contextuelle limitée : si vous ne fournissez pas suffisamment de détails, les réponses peuvent être trop générales ou passer à côté de nuances importantes.
- Aucune fonctionnalité de responsabilisation : ChatGPT peut suggérer des tâches, mais il ne vous aidera pas à les achever ni ne s'assurera que vous les accomplissez.
- Non conçu pour la gestion de projets complexes : pour les flux de travail complexes comportant des dépendances, des outils dédiés peuvent s'avérer plus efficaces.
Comment contourner ces limites ? 🤔📊 Utilisez ChatGPT avec un gestionnaire de tâches pour un suivi en temps réel💬 Soyez précis dans vos demandes pour obtenir des suggestions plus pertinentes🕰️ Définissez des rappels manuels pour vous responsabiliser
En savoir plus : Comment contourner efficacement les limites de ChatGPT
Utilisation des tâches avec ClickUp
Avez-vous déjà ressenti de la frustration lorsque vous planifiez vos tâches avec ChatGPT pour les oublier quelques heures plus tard ? Il n'y a pas d'intégration, de suivi ni de sentiment d'appropriation.
Une simple liste qui reste là alors que vos délais approchent à grands pas. Les limites de ChatGPT : l'absence de suivi et de responsabilité peut vous donner l'impression d'être bloqué au lieu d'être productif.
C'est là que ClickUp peut vous aider. En tant qu'application tout-en-un pour le travail, elle est conçue pour vous aider à rester organisé, concentré et à respecter vos délais.
Avec une IA intégrée pour vous aider à planifier plus intelligemment, des tâches pour structurer votre travail, des documents pour stocker vos idées, des rappels pour ne jamais manquer une échéance et un chat intégré pour garder votre équipe connectée, ClickUp vous offre tout ce dont vous avez besoin pour travailler, en un seul endroit. Et ce n'est que le début.
Voyons comment les tâches ClickUp peuvent vous simplifier la gestion des tâches.
Gestion centralisée et tout-en-un des tâches
Vous jonglez entre plusieurs outils juste pour suivre vos tâches ? Vous n'êtes pas seul. Le fait de passer constamment d'une plateforme à l'autre peut vous faire perdre jusqu'à 32 jours de travail par an, du temps que vous pourriez consacrer à accomplir vos tâches.
Avec ClickUp Tasks, tout ce dont vous avez besoin pour planifier, attribuer et suivre le travail se trouve au même endroit. Plus besoin de passer d'une application à l'autre pour vérifier qui s'occupe de quoi ou de chercher à tout prix les dernières informations sur l'avancement des tâches. Vos tâches restent alignées et votre charge de travail reste organisée, ce qui augmente la productivité globale de l'équipe.
📌Exemple : Vous dirigez le lancement d'un produit avec une équipe de dix personnes, mais chacun utilise des outils différents : l'un effectue le suivi des tâches dans un tableur, un autre gère les échéances dans un Calendrier, et les mises à jour de l'équipe sont dispersées entre Slack et les e-mails. C'est le chaos.
Passez à ClickUp, et tout (tâches, dates d'échéance et responsabilités) se trouve dans un tableau de bord partagé. Les membres de l'équipe peuvent attribuer des actions, commenter directement les tâches et obtenir des mises à jour en temps réel sans avoir à passer d'une application à l'autre. Fini les délais manqués, les messages perdus ou la fatigue liée à l'utilisation de plusieurs outils : vous bénéficiez d'un flux de travail rationalisé qui vous permet de rester sur la bonne voie. 🚀
Un autre exemple à prendre en considération est celui de The People Piece, une organisation qui intègre les valeurs humaines dans les lieux de travail. Elle était confrontée à des problèmes d'inefficacité dus à la dispersion des flux de travail entre différents outils tels qu'Excel, Slack et Word Documents.
Depuis qu'ils ont adopté ClickUp, ils ont pu tout centraliser en un seul endroit. Désormais, ClickUp les aide à organiser leur travail par initiatives et à l'aligner sur leurs processus existants.
Découvrons toutes les façons dont vous pouvez personnaliser les tâches pour une productivité maximale dans ClickUp :
1. Ajoutez des statuts personnalisés aux tâches
Vous pouvez personnaliser les statuts des tâches dans ClickUp en fonction de vos flux de travail. Par exemple, une équipe de contenu peut faire passer un article de blog par les étapes « Rédaction », « Mise en forme » et « Révision éditoriale » avant sa publication, tandis qu'une équipe logicielle peut placer un nouveau code en attente d'approbation dans l'étape « Test » afin de détecter les bugs ou les problèmes, puis dans l'étape « Déploiement » lorsque le code est prêt à être mis en ligne.
2. Classez les tâches dans les types de tâches appropriés
Classez les tâches en fonction de leur catégorie ou de leur complexité. Par exemple, vous pouvez classer les tâches de développement en « Épiques », « Bugs », « Assistance », etc.
3. Définissez des niveaux de priorité
Pour mieux hiérarchiser vos tâches, attribuez-leur différents niveaux de priorité codés par couleur, tels que urgent, élevé, normal et faible.
Par exemple, pensez à marquer les demandes des clients comme « urgentes » et les réunions internes comme « à faible priorité » si cela correspond aux flux de travail de votre équipe.
📮ClickUp Insight : Vous pensez que votre liste de tâches fonctionne ? Détrompez-vous. Notre sondage montre que 76 % des professionnels utilisent leur propre système de hiérarchisation pour la gestion des tâches. Cependant, des recherches récentes confirment que 65 % des travailleurs ont tendance à se concentrer sur les tâches faciles plutôt que sur celles à forte valeur ajoutée, sans hiérarchisation efficace.
Les priorités de tâches de ClickUp transforment votre façon de visualiser et de gérer les projets complexes, en mettant facilement en évidence les tâches critiques. Grâce aux flux de travail alimentés par l'IA et aux indicateurs de priorité personnalisés de ClickUp, vous saurez toujours par quoi commencer.
👉🏼Vous souhaitez améliorer votre capacité à établir des priorités ? Découvrez les conseils d'experts dans notre vidéo ci-dessous :
3. Capturez les détails dans les champs personnalisés
Ajoutez des champs spécialisés tels que des dates, des liens ou des nombres à chaque tâche afin de centraliser tout le contexte et de faciliter la consultation. Par exemple, vous pouvez ajouter un lien source à une tâche « Recherche », ce qui permettra au collègue assigné à cette tâche de consulter facilement la source.
4. Gérez mieux les dépendances entre les tâches et planifiez mieux les résultats
Créez des dépendances entre les tâches dans ClickUp afin de vous assurer qu'une tâche dépendante ou secondaire ne puisse pas démarrer tant que la tâche principale n'est pas achevée, ce qui permet de maintenir un flux de travail fluide et organisé. Par exemple, une tâche telle que « Rédiger le rapport de projet » ne peut pas être lancée tant que la « Collecte des données du projet » n'est pas achevée.
5. Ajouter des tâches dans plusieurs listes
Organisez les tâches de catégories similaires dans des listes distinctes tout en les conservant dans un seul environnement de travail. Par exemple, si vous avez un article de blog attribué à Editeur 1 dans votre équipe, il peut apparaître dans la liste cumulative des articles de blog pour tous les éditeurs, ainsi que séparément dans la liste des articles de blog attribués spécifiquement à Editeur 1.
🧠Anecdote amusante : vous pouvez créer jusqu'à 50 000 tâches planifiées ou récurrentes dans chaque liste de ClickUp, chacune pouvant comporter jusqu'à 1 000 sous-tâches et sous-tâches imbriquées. Cependant, la limite pour les descriptions de tâches ne doit pas dépasser 256 Ko.
6. Créez des tâches et des sous-tâches à l'aide de l'IA
ClickUp Brain, l'assistant IA natif de ClickUp, vous aide à générer, affiner et automatiser la création de tâches en fonction de vos entrées.
Voici comment cela fonctionne :
- Il vous suffit de décrire ce dont vous avez besoin, et ClickUp Brain générera une tâche structurée avec un titre, une description, des dates d'échéance et des sous-tâches pertinentes.
- Il analyse vos tâches et flux de travail existants afin de suggérer des éléments pertinents, réduisant ainsi les entrées manuelles.
- ClickUp Brain comprend les dépendances, les priorités et les échéances, et suggère des optimisations pour que les tâches s'intègrent mieux dans votre flux de travail.
- Vous avez besoin de modifier une tâche ? L'IA peut affiner les descriptions des tâches, résumer les longues mises à jour ou reformater les détails pour plus de clarté.
En tirant parti de ClickUp Brain, vous passez moins de temps sur le travail administratif et plus de temps à exécuter efficacement vos tâches.
🧠Anecdote amusante : en associant ClickUp Automations à ClickUp Brain, vous pouvez automatiser des tâches répétitives à l'aide de commandes if-then en langage naturel !
7. Définissez des rappels personnalisés et des tâches récurrentes
L'un des principaux avantages de ClickUp par rapport à ChatGPT (ou même à d'autres outils de gestion des tâches) est sa capacité à définir des rappels et des tâches récurrentes hautement personnalisés, garantissant ainsi que rien ne passe entre les mailles du filet.
ClickUp vous permet de définir des rappels pour des moments précis ou de les déclencher en fonction de certaines conditions (par exemple, lorsqu'une tâche est en retard ou qu'un jalon important d'un projet approche).
Avec les tâches récurrentes dans ClickUp, vous pouvez programmer des tâches à répéter quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou en fonction de leur achèvement. C'est parfait pour :
- Réunions hebdomadaires de l'équipe
- Rapports mensuels
- Suivi des clients
- Révisions régulières des projets
💡Conseil de pro : contrairement aux listes de tâches statiques, ClickUp met automatiquement à jour la date d'échéance des tâches récurrentes et permet une personnalisation complète : définissez différentes règles de périodicité, attribuez des membres de l'équipe et ajoutez même des dépendances.
8. Profitez d'une compatibilité multi-appareils et multi-plateformes
ClickUp Tasks est compatible avec tout, d'Android à iOS et de MacOS à Windows. Vous pouvez également accéder aux tâches et au flux de travail des projets sur votre smartphone, votre tablette et votre ordinateur de bureau.
👀Le saviez-vous ? Avec ClickUp, vous pouvez même intégrer du contenu à vos tâches en collant un lien vers des plateformes telles que YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress et Figma.
Pour toute organisation qui peine à gérer ses projets, ClickUp facilitera la collaboration autour des tâches. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent suivre les éléments de la liste des tâches à faire et travailler sur ces tâches dans les délais impartis. Il aide également l'équipe de gestion de projet à suivre l'avancement global des projets afin de garantir le respect des délais.
Pour toute organisation qui peine à gérer ses projets, ClickUp facilitera la collaboration sur les tâches. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent suivre les éléments de la liste des tâches à faire et travailler sur ces tâches dans les délais impartis. Il aide également l'équipe de gestion de projet à suivre l'avancement global des projets afin de garantir le respect des délais.
Commencez gratuitement
Les tâches ClickUp sont disponibles dans les versions premium et gratuite. Vous pouvez ainsi créer un nombre illimité de tâches planifiées et récurrentes jusqu'à ce que votre capacité de stockage atteigne 100 Go.
Une fois que votre stockage aura atteint la limite spécifiée, vous devrez passer à un forfait supérieur.
La version payante de ClickUp offre des fonctionnalités supplémentaires pour gérer des flux de travail complexes et suivre le temps passé sur les tâches et les projets. Voici ce qu'un client de ClickUp avait à dire sur les capacités de ClickUp :
50 % d'économies grâce à la consolidation des outils : 3 outils en une seule plateforme puissante pour moitié moins cher (et avec de meilleures fonctionnalités).
50 % d'économies grâce à la consolidation des outils : 3 outils en une seule plateforme puissante pour moitié moins cher (et avec de meilleures fonctionnalités).
Pour rationaliser la gestion des tâches, le modèle de gestion des tâches ClickUp propose une approche structurée pour hiérarchiser et organiser le travail.
Ce modèle vous permet d'identifier et de vous concentrer sur les tâches les plus importantes tout en offrant des options d'affichage flexibles, notamment des formats Tableau, Calendrier et Liste.
Utilisez-le pour :
- Classez les tâches par service, priorité et statut pour une supervision claire.
- Surveillez la progression des tâches et la bande passante de l'équipe pour améliorer l'efficacité.
- Planifiez, attribuez et achevez facilement des tâches pour maintenir vos projets sur la bonne voie.
En tirant parti de ce modèle, les équipes peuvent maintenir la clarté, améliorer la responsabilité et stimuler la productivité.
Boostez la collaboration et la productivité avec les tâches ClickUp
Une gestion efficace des tâches est au cœur de tout ce que vous faites, que ce soit au travail ou dans la vie. Avec ClickUp Tasks, vous pouvez facilement planifier, attribuer et personnaliser des tâches afin d'améliorer la collaboration et la productivité de votre équipe.
Ses vues flexibles et ses listes personnalisables conviennent parfaitement à toutes les équipes, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. C'est comme si vous aviez tout ce dont vous avez besoin au même endroit, ce qui vous permet de ne plus vous soucier des détails et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et reprenez le contrôle.