Vous avez déjà terminé votre journée en pensant que tout était réglé, puis vous recevez un message d'un client qui vous arrête net dans votre élan : « Nous n'avons pas encore reçu votre rapport ? »
Tout à coup, tout semble à refaire. Et le pire dans tout ça ? Vous avez décroché mentalement et vous vous démenez maintenant pour rattraper votre retard.
C'est exactement ce que ChatGPT Tasks vous aide à éviter. La dernière fonctionnalité d'OpenAI facilite la configuration de rappels ponctuels et récurrents, afin que vous ne manquiez plus jamais un suivi, une tâche ou une échéance importante.
Dans cet article, nous vous expliquerons comment utiliser les tâches ChatGPT, nous partagerons des exemples concrets et nous vous montrerons comment contourner ses limites grâce à des solutions de gestion des tâches plus robustes telles que ClickUp.
Fini la panique de dernière minute ! 🙌
⏰Résumé en 60 secondes
- La fonctionnalité de tâches planifiées de ChatGPT vous permet de définir facilement des rappels pour les tâches ponctuelles et récurrentes, afin de rester sur la bonne voie
- Vous recevrez des notifications en temps opportun, ce qui vous permettra de ne jamais manquer une tâche importante, même lorsque vous êtes hors ligne
- Les tâches ChatGPT ont leurs limites. Pour les surmonter, associez ChatGPT à un gestionnaire de tâches pour un suivi en temps réel, soyez précis dans vos invites et instructions, et définissez des rappels manuels pour plus de responsabilité
- L'utilisation d'outils alternatifs plus robustes tels que ClickUp peut également vous aider. Il propose des modèles et des outils entièrement personnalisables pour répondre à vos besoins spécifiques
- Avec ClickUp, vous pouvez organiser efficacement vos tâches à l'aide de listes prédéfinies, de vues dynamiques et de champs personnalisés, le tout adapté à n'importe quel secteur d'activité ou flux de travail
Comment utiliser les tâches ChatGPT
Avez-vous déjà eu l'impression de ne pas en faire assez, même lorsque vous atteignez tous vos objectifs ? C'est la culpabilité liée à la productivité qui s'installe. Mais voici le truc : être productif ne signifie pas travailler sans arrêt, mais travailler intelligemment.
C'est là que les tâches planifiées de ChatGPT peuvent vous aider. Voici comment ChatGPT vous aide à cocher ces tâches de votre liste et à gérer des calendriers complexes :
Étape 1 : Accéder aux tâches ChatGPT
Pour planifier une tâche à l'aide de ChatGPT, cliquez sur l'icône de votre profil dans le coin supérieur droit. Sélectionnez ensuite « Tâches » dans le menu déroulant. Vous verrez une liste de toutes vos actions planifiées et des rappels à venir.
📝Note : Les tâches ChatGPT sont uniquement disponibles pour les utilisateurs ChatGPT Plus qui ont accès au modèle GPT-4. Si vous n'êtes pas encore abonné à Plus, vous devrez passer à cette version pour utiliser cette fonctionnalité.
Étape 2 : Configurer un rappel ou une tâche
Si c'est la première fois que vous configurez un rappel ou une tâche, plusieurs options s'offrent à vous ! Vous pouvez suivre l'une des suggestions pratiques de ChatGPT ou, si vous vous sentez d'humeur aventureuse, cliquer sur « Essayez vous-même » et prendre les commandes.
Voici ce que vous pouvez faire à la place :
- Sélectionnez « ChatGPT avec tâches planifiées » (vous le trouverez dans le menu déroulant)
- Demandez à ChatGPT de créer des tâches telles que : « Me rappeler l'anniversaire de ma mère le 13 mars »
Une fois la tâche soumise, vous verrez apparaître cette notification :
💡Conseil de pro : soyez précis dans vos rappels ! Au lieu de simplement « me rappeler d'envoyer un e-mail à John », essayez « me rappeler d'envoyer un e-mail à John au sujet du rapport du deuxième trimestre avant 15 h ». Plus vous serez clair, mieux ChatGPT pourra vous aider à rester sur la bonne voie. Il s'agit simplement de lui donner le bon contexte pour travailler !
Étape 3 : mettre à jour, suspendre ou supprimer la tâche
Tout d'abord, ouvrez les tâches planifiées à partir de la page « Tâches » dans ChatGPT Web. À partir de votre icône de profil, accédez au menu contextuel. Recherchez et sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur l'icône en forme de crayon.
Pour mettre en pause ou supprimer cette tâche, cliquez sur les « trois points horizontaux (ellipsis) »
Si vous mettez à jour la tâche, vous devrez saisir les informations suivantes :
- Nom de la tâche : Actualités financières quotidiennes
- Instructions : Recherchez les principales sources et fournissez des résumés d'actualités
- Paramètres de planification : Tous les jours à 9 h 00 PST (précisez également ici les tâches ponctuelles, le cas échéant)
Étape 4 : Activer les notifications
Une fois le rappel défini, activez les notifications pour rester informé à tout moment. Depuis votre bureau ou votre application mobile, accédez aux « Paramètres de notification » sur le site Web ChatGPT.
Vous aurez la possibilité de choisir entre les e-mails, les notifications push ou les deux. Les notifications s'afficheront à l'écran, que ChatGPT s'exécute en arrière-plan ou non.
Vous devrez peut-être mettre à jour les paramètres supplémentaires de votre navigateur pour activer les notifications sur le bureau. Si ChatGPT détecte que les permissions nécessaires sont désactivées, vous verrez peut-être ceci :
Cliquez sur le bouton « Autoriser » pour activer les permissions nécessaires. Si vous utilisez Chrome, quelque chose comme ceci apparaîtra sur votre écran :
En savoir plus : Les meilleurs outils logiciels de gestion des tâches pour améliorer vos flux de travail
Comment tirer le meilleur parti des tâches ChatGPT
Que vous jongliez entre plusieurs projets ou que vous ayez simplement besoin d'un peu d'organisation, voici comment utiliser ChatGPT pour optimiser votre productivité:
- Décomposez les grands objectifs : au lieu de vous sentir dépassé, laissez ChatGPT Tasks vous aider à diviser les projets importants en étapes plus petites et réalisables afin de rester sur la bonne voie
- Réduisez la réflexion excessive : vous ne savez pas par où commencer ? Demandez à ChatGPT de vous suggérer les étapes logiques à suivre pour n'importe quelle tâche
- Définissez vos priorités comme un pro : obtenez des suggestions basées sur l'IA sur les tâches à traiter en priorité en fonction de leur urgence, de leur importance ou de l'effort nécessaire pour mieux organiser vos objectifs
- Automatisez les tâches routinières : utilisez ChatGPT pour rédiger des e-mails, résumer les notes de réunion ou créer des modèles réutilisables
- Suivez la progression et ajustez : examinez régulièrement vos tâches achevées afin d'identifier les schémas récurrents, déléguez efficacement vos tâches et évitez le surmenage
✍️Invites pour vous aider à démarrer
- Décomposez mon projet sur [sujet] en petites étapes faciles à gérer.
- Classez ces tâches par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance : [listez vos tâches].
- Suggérez un flux de travail simple pour gérer efficacement mes tâches quotidiennes.
- Rédigez un e-mail de suivi pour un client au sujet de [sujet].
- Aidez-moi à créer un forfait hebdomadaire pour équilibrer le travail et gérer les tâches personnelles
Limites de l'utilisation des tâches ChatGPT
Bien que les tâches ChatGPT puissent améliorer la productivité, voici quelques limites à garder à l'esprit :
- Pas de suivi en temps réel : contrairement aux applications de gestion des tâches, ChatGPT ne se synchronise pas entre les appareils et n'envoie pas de rappels
- Manque d'intégrations : Il ne se connecte pas à votre calendrier, à votre messagerie électronique ou à vos outils de gestion de projet. Vous devrez donc suivre les tâches manuellement
- Rétention contextuelle limitée : si vous ne fournissez pas suffisamment de détails, les réponses peuvent être trop générales ou passer à côté de nuances clés
- Aucune fonctionnalité de responsabilité : ChatGPT peut suggérer des tâches, mais il ne les suivra pas et ne s'assurera pas que vous les achevez
- Non conçu pour la gestion de projets complexes : pour les flux de travail complexes comportant des dépendances, des outils dédiés peuvent s'avérer plus efficaces
Comment contourner ces limitations ? 🤔📊 Utilisez ChatGPT avec un gestionnaire de tâches pour un suivi en temps réel💬 Soyez précis dans vos invites, instructions et suggestions pour obtenir des suggestions plus pertinentes🕰️ Définissez des rappels manuels pour vous responsabiliser
En savoir plus : Comment contourner efficacement les limites de ChatGPT
Utilisation des tâches avec ClickUp
Avez-vous déjà ressenti de la frustration en planifiant vos tâches avec ChatGPT pour les oublier quelques heures plus tard ? Il n'y a pas d'intégrations, de suivis ni de sentiment de propriété.
Une simple liste qui reste là pendant que vos délais approchent. Les limites de ChatGPT : l'absence de suivi et de responsabilité peuvent vous donner l'impression d'être bloqué au lieu d'être productif.
C'est là que ClickUp peut vous aider. En tant qu'application tout-en-un pour le travail, elle est conçue pour vous aider à rester organisé, concentré et à respecter vos délais.
Avec une IA intégrée pour vous aider à planifier plus intelligemment, des tâches pour structurer votre travail, des documents pour stocker vos idées, des rappels pour ne jamais manquer une échéance et une assistance en ligne intégrée pour garder votre équipe connectée, ClickUp vous offre tout ce dont vous avez besoin pour travailler, en un seul endroit. Et ce n'est que le début.
Voyons comment les tâches ClickUp peuvent simplifier la gestion des tâches pour vous.
Gestion centralisée et tout-en-un des tâches
Vous jonglez entre plusieurs outils juste pour suivre vos tâches ? Vous n'êtes pas seul. Le passage constant d'une plateforme à l'autre peut vous faire perdre jusqu'à 32 jours de travail par an, un temps que vous pourriez consacrer à accomplir vos tâches.
Avec les tâches ClickUp, tout ce dont vous avez besoin pour planifier, attribuer et suivre le travail se trouve au même endroit. Plus besoin de passer d'une application à l'autre pour vérifier qui s'occupe de quoi ou de chercher à tout prix les dernières informations sur l'avancement des tâches. Vos tâches restent alignées et votre charge de travail reste organisée, ce qui augmente la productivité globale de l'équipe.
📌Exemple : Vous dirigez le lancement d'un produit avec une équipe de dix personnes, mais tout le monde utilise des outils différents : une personne suit les tâches dans un tableur, une autre gère les échéances dans un calendrier et les mises à jour de l'équipe sont dispersées entre Slack et les e-mails. C'est le chaos.
Passez à ClickUp, et tout (tâches, dates d'échéance et responsabilités) se trouve dans un tableau de bord partagé. Les membres de l'équipe peuvent attribuer des éléments d'action, commenter directement les tâches et obtenir des mises à jour en temps réel sans avoir à passer d'une application à l'autre. Fini les délais manqués, les messages perdus ou la fatigue liée à l'utilisation de plusieurs outils : vous bénéficiez d'un flux de travail rationalisé qui vous permet de rester sur la bonne voie. 🚀
Un autre exemple à prendre en considération est celui de The People Piece, une organisation qui intègre les valeurs humaines dans les lieux de travail. Elle était confrontée à des problèmes d'inefficacité dus à la dispersion des flux de travail entre différents outils tels qu'Excel, Slack et Word.
Depuis qu'ils ont adopté ClickUp, ils ont pu centraliser tout en un seul endroit. Désormais, ClickUp les aide à organiser leur travail par initiatives et à l'aligner sur leurs processus existants.
Découvrez toutes les façons dont vous pouvez personnaliser les tâches pour une productivité maximale dans ClickUp :
1. Ajoutez des statuts personnalisés aux tâches
Vous pouvez personnaliser les statuts des tâches dans ClickUp en fonction de vos flux de travail. Par exemple, une équipe chargée du contenu peut faire passer un article de blog par les étapes « Rédaction », « Mise en forme » et « Révision éditoriale » avant sa publication, tandis qu'une équipe logicielle peut placer un nouveau morceau de code en attente d'approbation dans l'étape « Test » afin de détecter d'éventuels bugs ou problèmes, puis passer à l'étape « Déploiement » lorsque le code est prêt à être mis en production.
2. Classez les tâches dans les types de tâches appropriés
Classez les tâches en fonction de leur catégorie ou de leur complexité. Par exemple, vous pouvez classer les tâches de développement en « Épiques », « Bugs », « Assistance », etc.
3. Définissez des niveaux de priorité
Pour mieux hiérarchiser vos tâches, attribuez-leur différents niveaux de priorité, identifiés par des couleurs, tels que urgent, élevé, normal et faible.
Par exemple, vous pouvez marquer les demandes des clients comme « urgentes » et les réunions internes comme « faible » priorité si cela correspond aux flux de travail de votre équipe.
📮ClickUp Insight : Vous pensez que votre liste de tâches fonctionne ? Détrompez-vous. Notre sondage montre que 76 % des professionnels utilisent leur propre système de hiérarchisation pour gérer leurs tâches. Cependant, des recherches récentes confirment que 65 % des travailleurs ont tendance à se concentrer sur les tâches faciles plutôt que sur celles à forte valeur ajoutée, sans établir de priorités efficaces.
Les priorités des tâches de ClickUp transforment la façon dont vous visualisez et abordez les projets complexes, en mettant facilement en évidence les tâches critiques. Grâce aux flux de travail alimentés par l'IA et aux indicateurs de priorité personnalisés de ClickUp, vous saurez toujours par où commencer.
👉🏼Vous souhaitez améliorer votre capacité à établir des priorités ? Découvrez les conseils d'experts dans notre vidéo ci-dessous :
3. Capturez les détails dans des champs personnalisés
Ajoutez des champs spécialisés tels que des dates, des liens ou des nombres à chaque tâche afin de centraliser tout le contexte et de faciliter la consultation. Par exemple, vous pouvez ajouter un lien source à une tâche « Recherche », ce qui permettra au collègue assigné à cette tâche de se référer facilement à la source.
4. Gérez les dépendances entre les tâches et planifiez mieux les résultats
Créez des dépendances entre les tâches dans ClickUp pour vous assurer qu'une tâche dépendante ou secondaire ne puisse pas démarrer tant que la tâche principale n'est pas achevée, ce qui permet de garder votre flux de travail fluide et organisé. Par exemple, une tâche telle que « Rédiger le rapport de projet » ne peut pas être lancée tant que la tâche « Collecte des données du projet » n'est pas achevée.
5. Ajoutez des tâches dans plusieurs listes
Organisez les tâches de catégories similaires dans des listes distinctes tout en les conservant dans un seul environnement de travail. Par exemple, si vous avez un article de blog attribué à Éditeur 1 dans votre équipe, il peut apparaître dans la liste cumulative des articles de blog de tous les éditeurs, ainsi que séparément dans la liste des articles de blog attribués spécifiquement à Éditeur 1.
🧠Anecdote : vous pouvez créer jusqu'à 50 000 tâches planifiées ou récurrentes dans chaque liste de ClickUp, chacune pouvant comporter jusqu'à 1 000 sous-tâches et sous-tâches imbriquées. Cependant, la limite pour les descriptions de tâches ne doit pas dépasser 256 Ko.
En savoir plus : Les meilleures applications et outils pour gérer les tâches
6. Créez des tâches et des sous-tâches avec l'IA
ClickUp Brain, l'assistant IA natif de ClickUp, vous aide à générer, affiner et automatiser la création de tâches en fonction de vos entrées.
Voici comment cela fonctionne :
- Décrivez simplement ce dont vous avez besoin, et ClickUp Brain générera une tâche structurée avec un titre, une description, des dates d'échéance et des sous-tâches pertinentes
- Il analyse vos tâches et flux de travail existants afin de suggérer des éléments d'action pertinents, réduisant ainsi les entrées manuelles
- ClickUp Brain comprend les dépendances, les priorités et les délais, et suggère des optimisations pour que les tâches s'intègrent mieux dans votre flux de travail
- Vous avez besoin d'ajuster une tâche ? L'IA peut affiner les descriptions des tâches, résumer les mises à jour longues ou reformater les détails pour plus de clarté
En tirant parti de ClickUp Brain, vous passez moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps à exécuter efficacement vos tâches.
🧠Anecdote : en associant les automatisations ClickUp à ClickUp Brain, vous pouvez automatiser des tâches répétitives à l'aide de commandes « si-alors » en langage naturel !
7. Définissez des rappels personnalisés et des tâches récurrentes
L'un des principaux avantages de ClickUp par rapport à ChatGPT (ou même à d'autres outils de gestion des tâches) est sa capacité à définir des rappels et des tâches récurrentes hautement personnalisés, garantissant ainsi que rien ne passe entre les mailles du filet.
ClickUp vous permet de définir des rappels à des moments précis ou de les déclencher en fonction de conditions (par exemple, lorsqu'une tâche est en retard ou qu'un jalon du projet approche).
Avec les tâches récurrentes de ClickUp, vous pouvez programmer des tâches à répéter quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou en fonction de leur achèvement. C'est parfait pour :
- Check-ins hebdomadaires de l'équipe
- Rapports mensuels
- Suivi des clients
- Révisions de projets courants
💡Conseil de pro : contrairement aux listes de tâches statiques, ClickUp met automatiquement à jour la date d'échéance des tâches récurrentes et permet une personnalisation complète : définissez différentes règles de périodicité, attribuez des membres de l'équipe et ajoutez même des dépendances.
8. Profitez d'une compatibilité multi-appareils et multi-plateformes
Les tâches ClickUp sont compatibles avec tout, d'Android à iOS et de MacOS à Windows. Vous pouvez également accéder aux tâches et au flux de travail des projets sur votre smartphone, votre tablette et votre bureau.
👀Le saviez-vous : avec ClickUp, vous pouvez même intégrer du contenu dans vos tâches en collant un lien vers des plateformes telles que YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress et Figma.
Pour toute organisation qui peine à gérer ses projets, ClickUp facilitera la collaboration sur les tâches. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent suivre les éléments de la liste des tâches à faire et travailler sur ces tâches dans les délais impartis. Il aide également l'équipe de gestion de projet à suivre la progression globale des projets afin de garantir le respect des délais.
Pour toute organisation qui peine à gérer ses projets, ClickUp facilitera la collaboration sur les tâches. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent suivre les éléments de la liste des tâches à faire et travailler sur ces tâches dans les délais impartis. Il aide également l'équipe de gestion de projet à suivre la progression globale des projets afin de garantir le respect des délais.
Commencez gratuitement
Les tâches ClickUp sont disponibles dans les versions premium et gratuite. Vous pouvez ainsi créer un nombre illimité de tâches planifiées et récurrentes jusqu'à ce que votre capacité de stockage atteigne 100 Go.
Une fois que votre stockage aura atteint la limite spécifiée, vous devrez passer à un forfait supérieur.
La version payante de ClickUp offre des fonctionnalités supplémentaires pour gérer des flux de travail étendus et suivre le temps passé sur les tâches et les projets. Voici ce qu'un client ClickUp a dit à propos des capacités de ClickUp :
50 % d'économies grâce à la consolidation des outils : 3 outils dans une plateforme puissante pour moitié moins cher (et avec de meilleures fonctionnalités).
50 % d'économies grâce à la consolidation des outils : 3 outils en une seule plateforme puissante pour moitié moins cher (et avec de meilleures fonctionnalités).
Pour rationaliser la gestion des tâches, le modèle de gestion des tâches ClickUp offre une approche structurée pour hiérarchiser et organiser le travail.
Ce modèle vous permet d'identifier les tâches les plus critiques et de vous concentrer sur celles-ci, tout en offrant des options d'affichage flexibles, notamment les formats Tableau, Calendrier et Liste.
Utilisez-le pour :
- Classez les tâches par service, priorité et statut pour une supervision claire
- Surveillez la progression des tâches et la bande passante de l'équipe pour améliorer l'efficacité
- Planifiez, attribuez et achevez facilement les tâches pour maintenir vos projets sur la bonne voie
En tirant parti de ce modèle, les équipes peuvent maintenir la clarté, améliorer la responsabilité et stimuler la productivité.
Boostez la collaboration et la productivité avec les tâches ClickUp
Une gestion efficace des tâches est au cœur de tout ce que vous faites, que ce soit au travail ou dans la vie. Avec les tâches ClickUp, vous pouvez facilement planifier, attribuer et personnaliser des tâches afin d'améliorer la collaboration et la productivité de votre équipe.
Ses vues flexibles et ses listes personnalisables sont parfaites pour toutes les équipes, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. C'est comme si vous aviez tout ce dont vous avez besoin au même endroit, ce qui vous permet de ne plus vous soucier des détails et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et reprenez le contrôle.