Vous est-il déjà arrivé de terminer votre journée en pensant que tout était réglé, avant de recevoir un message d'un client qui vous coupe l'herbe sous le pied : « Nous n'avons pas encore reçu votre rapport ? »
Tout à coup, tout semble être en suspens. Et le pire dans tout ça ? Vous vous êtes déconnecté mentalement, et vous vous démenez maintenant pour rattraper ce que vous avez manqué.
C'est exactement ce que les tâches ChatGPT vous aident à éviter. La dernière fonctionnalité d'OpenAI facilite la configuration de rappels ponctuels et récurrents, pour que vous ne manquiez plus jamais un suivi, une tâche ou une échéance importante.
Dans cet article, nous vous expliquerons comment utiliser les tâches ChatGPT, nous partagerons des exemples concrets et nous vous montrerons comment contourner ses limites grâce à des solutions de gestion des tâches plus robustes telles que ClickUp.
Faisons en sorte que la panique de dernière minute ne soit plus qu'un mauvais souvenir ! 🙌
⏰Résumé en 60 secondes
- La fonctionnalité de tâches planifiées de ChatGPT vous permet de définir facilement des rappels pour les tâches ponctuelles et récurrentes, afin de rester sur la bonne voie.
- Vous recevrez des notifications en temps réel, ce qui vous permettra de ne jamais manquer une tâche importante, même lorsque vous êtes hors ligne.
- Les tâches ChatGPT présentent certaines limites. Pour les surmonter, associez ChatGPT à un gestionnaire de tâches pour un suivi en temps réel, formulez des invitations précises et configurez des rappels manuels pour garantir la responsabilité de chacun.
- L'utilisation d'outils alternatifs plus performants, tels que ClickUp, peut également s'avérer utile. Ce dernier propose des modèles et des outils entièrement personnalisables pour répondre à vos besoins spécifiques.
- Avec ClickUp, vous pouvez organiser efficacement vos tâches à l'aide de listes prédéfinies, de vues dynamiques et de champs personnalisés, le tout adapté à n'importe quel secteur d'activité ou flux de travail.
Comment utiliser les tâches ChatGPT
Avez-vous déjà eu l'impression de ne pas en faire assez, même lorsque vous atteignez vos objectifs à tout va ? C'est la culpabilité liée à la productivité qui s'installe. Mais voici le truc : être productif, ce n'est pas travailler sans arrêt ; c'est travailler intelligemment.
C'est là que les tâches planifiées de ChatGPT peuvent vous aider. Voici comment ChatGPT vous aide à cocher ces tâches sur votre liste de tâches à faire et à gérer des calendriers complexes :
Étape 1 : Accéder aux tâches ChatGPT
Pour planifier une tâche à l'aide de ChatGPT, cliquez sur l'icône de votre profil dans le coin supérieur droit. Sélectionnez ensuite « Tâches » dans le menu déroulant. Vous verrez alors la liste de toutes vos actions planifiées et de vos prochains rappels.
📝Note : les tâches ChatGPT sont réservées aux utilisateurs de ChatGPT Plus ayant accès au modèle GPT-4. Si vous n'êtes pas encore abonné à Plus, vous devrez passer à cette version pour utiliser cette fonctionnalité.
Étape 2 : Configurez un rappel ou une tâche
Si c'est la première fois que vous configurez un rappel ou une tâche, plusieurs options s'offrent à vous ! Vous pouvez suivre l'une des suggestions pratiques de ChatGPT, ou si vous vous sentez d'humeur audacieuse, cliquez sur « Essayez vous-même » et prenez les rênes.
Voici ce que vous pouvez faire à la place :
- Sélectionnez « ChatGPT avec tâches planifiées » (vous le trouverez dans le menu déroulant)
- Demandez à ChatGPT de créer des tâches telles que : « Me rappeler de l'anniversaire de ma mère le 13 mars ».
Une fois la tâche soumise, vous verrez s'afficher cette notification :
💡Conseil de pro : Soyez précis dans vos rappels ! Au lieu de simplement dire « me rappeler d'envoyer un e-mail à John », essayez « me rappeler d'envoyer un e-mail à John au sujet du rapport du deuxième trimestre avant 15 h ». Plus vous serez précis, mieux ChatGPT pourra vous aider à rester sur la bonne voie. Il s'agit avant tout de lui fournir le bon contexte pour qu'il puisse fonctionner !
Étape 3 : Mettre à jour, suspendre ou supprimer la tâche
Tout d'abord, ouvrez les tâches planifiées depuis la « page Tâches » sur le site web de ChatGPT. À partir de votre icône de profil, accédez au menu contextuel. Parcourez la liste et sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur l'icône en forme de crayon.
Pour mettre en pause ou supprimer cette tâche, cliquez sur les « trois points horizontaux (ellipse) ».
Si vous mettez à jour la tâche, vous devrez saisir les informations suivantes :
- Nom de la tâche : Actualités financières quotidiennes
- Instructions : Effectuez des recherches dans les principales sources et résumez les actualités pertinentes.
- Paramètres de planification : Tous les jours à 9 h 00 PST (précisez également ici les tâches ponctuelles, le cas échéant)
Étape 4 : Activer les notifications
Une fois le rappel configuré, activez les notifications pour rester informé en permanence. Depuis votre ordinateur ou votre application mobile, accédez aux « Paramètres de notification » sur le site web de ChatGPT.
Vous aurez le choix entre les e-mails, les notifications push ou les deux. Les notifications s'afficheront à l'écran, que ChatGPT soit en cours d'exécution en arrière-plan ou non.
Vous devrez peut-être modifier certains paramètres de votre navigateur pour activer les notifications sur le bureau. Si ChatGPT détecte que les permissions nécessaires sont désactivées, le message suivant peut s'afficher :
Cliquez sur le bouton « Autoriser » pour activer les permissions nécessaires. Si vous utilisez Chrome, un message similaire à celui-ci s'affichera à l'écran :
En savoir plus : Les meilleurs outils logiciels de gestion des tâches pour optimiser vos flux de travail
Comment tirer le meilleur parti des tâches ChatGPT
Que vous jongliez entre plusieurs projets ou que vous ayez simplement besoin d'un peu d'organisation, voici comment utiliser ChatGPT pour optimiser votre productivité:
- Décomposez les grands objectifs : au lieu de vous sentir dépassé, laissez ChatGPT Tasks vous aider à diviser les projets d'envergure en étapes plus petites et réalisables afin de garder le cap sur vos tâches
- Évitez de trop réfléchir : vous ne savez pas par où commencer ? Demandez à ChatGPT de vous suggérer les prochaines étapes logiques pour n'importe quelle tâche
- Établissez vos priorités comme un pro : bénéficiez de suggestions générées par l'IA sur les tâches à traiter en priorité en fonction de leur urgence, de leur importance ou de l'effort requis, afin de mieux organiser vos objectifs
- Automatisez le travail routinier : utilisez ChatGPT pour rédiger des e-mails, résumer les notes de réunion ou créer des modèles réutilisables
- Suivez vos progrès et adaptez-vous : passez régulièrement en revue vos tâches achevées pour identifier des tendances, déléguer efficacement vos tâches et éviter le surmenage
✍️Invites et instructions pour vous aider à démarrer
- Décomposez mon projet sur [sujet] en petites étapes faciles à gérer.
- Classez ces tâches par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance : [réalisez une liste de vos tâches].
- Proposez-moi un flux de travail simple pour gérer efficacement mes tâches quotidiennes.
- Rédigez un e-mail de suivi à l'intention d'un client au sujet de [sujet].
- Aidez-moi à établir un planning hebdomadaire pour concilier travail et gestion des tâches personnelles
Limites de l'utilisation des tâches ChatGPT
Si les tâches ChatGPT peuvent améliorer la productivité, voici quelques limites à garder à l'esprit :
- Pas de suivi en temps réel : contrairement aux applications de gestion des tâches, ChatGPT ne se synchronise pas entre les appareils et n'envoie pas de rappels
- Manque d'intégrations : Il n'effectue pas de connexion avec votre Calendrier, votre e-mail ou vos outils de gestion de projet ; vous devrez donc effectuer le suivi des tâches manuellement.
- Rétention limitée du contexte : si vous ne fournissez pas suffisamment de détails, les réponses risquent d'être trop générales ou de passer à côté de nuances clés.
- Absence de fonctionnalités de suivi : ChatGPT peut suggérer des tâches, mais il n'assurera pas leur suivi ni ne veillera à ce que vous les acheviez
- Non conçu pour la gestion de projet complexe : pour les flux de travail complexes comportant des dépendances, des outils spécialisés peuvent s'avérer plus efficaces
Comment contourner ces limites ? 🤔📊 Utilisez ChatGPT en parallèle d'un gestionnaire de tâches pour un suivi en temps réel💬 Soyez précis dans vos invitations pour obtenir des suggestions plus pertinentes🕰️ Définissez des rappels manuels pour rester responsable
En savoir plus : Comment contourner efficacement les limites de ChatGPT
Utilisation des tâches ClickUp
Vous est-il déjà arrivé de vous sentir frustré après avoir planifié vos tâches avec ChatGPT, pour les oublier quelques heures plus tard ? Il n'y a ni intégration, ni suivi, ni sentiment de propriété.
Une simple liste qui reste là pendant que vos échéances se rapprochent. Les limites de ChatGPT : l'absence de suivi et de responsabilité peuvent vous donner l'impression d'être bloqué plutôt que productif.
C'est là que ClickUp peut vous aider. En tant qu'application tout-en-un pour le travail, elle est conçue pour vous aider à rester organisé, concentré et à respecter vos délais.
Avec une IA intégrée pour vous aider à planifier plus intelligemment, des tâches pour structurer votre travail, des documents pour conserver vos idées, des rappels pour ne jamais manquer une échéance et un chat intégré pour maintenir la connexion au sein de votre équipe, ClickUp vous offre tout ce dont vous avez besoin pour travailler, en un seul endroit. Et ce n'est qu'un début.
Voyons comment les tâches ClickUp peuvent vous simplifier la gestion des tâches.
Gestion centralisée et tout-en-un des tâches
Vous jonglez entre plusieurs outils juste pour suivre vos tâches ? Vous n'êtes pas le seul. Le fait de passer constamment d'une plateforme à l'autre peut vous faire perdre jusqu'à 32 jours ouvrables par an, un temps que vous pourriez consacrer à accomplir réellement vos tâches.
Avec les tâches ClickUp, tout ce dont vous avez besoin pour planifier, attribuer et suivre le travail se trouve au même endroit. Plus besoin de passer d'une application à l'autre pour vérifier qui s'occupe de quoi ou de chercher fébrilement les mises à jour sur l'avancement des tâches. Vos tâches restent synchronisées et votre charge de travail reste organisée, ce qui améliore la productivité globale de l'équipe.
📌Exemple : Vous dirigez le lancement d'un produit avec une équipe de dix personnes, mais chacun utilise des outils différents : l'un effectue le suivi des tâches dans un tableur, un autre gère les échéances dans un Calendrier, et les mises à jour de l'équipe sont dispersées entre Slack et les e-mails. C'est le chaos.
Passez à ClickUp, et tout — tâches, dates d'échéance et responsabilités — se retrouve dans un seul tableau de bord partagé. Les membres de l'équipe peuvent attribuer des actions à effectuer, commenter directement les tâches et obtenir des mises à jour en temps réel sans avoir à passer d'une application à l'autre. Fini les délais manqués, les messages perdus ou la fatigue liée à l'utilisation de trop d'outils — juste un flux de travail rationalisé qui maintient votre lancement sur la bonne voie. 🚀
Un autre exemple à prendre en compte est celui de The People Piece, une organisation qui intègre les valeurs humaines dans les lieux de travail. Elle était confrontée à des problèmes d'inefficacité dus à des flux de travail dispersés entre différents outils tels qu'Excel, Slack et les documents Word.
Depuis qu'ils ont adopté ClickUp, ils ont pu tout centraliser en un seul endroit. Désormais, ClickUp les aide à organiser leur travail par initiatives et à l'aligner sur leurs processus existants.
Découvrons ensemble toutes les façons dont vous pouvez personnaliser les tâches pour optimiser votre productivité dans ClickUp :
1. Ajouter des statuts personnalisés aux tâches
Vous pouvez personnaliser les statuts des tâches dans ClickUp en fonction de vos flux de travail. Par exemple, une équipe de contenu peut faire passer un article de blog par les étapes « Rédaction », « Mise en forme » et « Révision éditoriale » avant sa publication, tandis qu'une équipe logicielle peut placer un nouveau code en attente d'approbation dans l'étape « Test » afin de détecter d'éventuels bugs ou problèmes, puis passer à l'étape « Déploiement » lorsque le code est prêt à être mis en production.
2. Classez les tâches dans les catégories appropriées
Classez les tâches en fonction de leur catégorie ou de leur complexité. Par exemple, vous pouvez classer les tâches de développement en « Épiques », « Bugs », « Assistance », etc.
3. Définissez des niveaux de priorité
Pour mieux hiérarchiser vos tâches, attribuez-leur différents niveaux de priorité identifiés par des couleurs, tels que « urgent », « élevé », « normal » et « faible ».
Par exemple, vous pouvez marquer les demandes des clients comme « urgentes » et les réunions internes comme « faible » priorité si cela correspond aux flux de travail de votre équipe.
📮ClickUp Insight : Vous pensez que votre liste de tâches fonctionne ? Détrompez-vous. Notre sondage montre que 76 % des professionnels utilisent leur propre système de hiérarchisation pour la gestion des tâches. Cependant, des recherches récentes confirment que 65 % des employés ont tendance à privilégier les tâches faciles plutôt que celles à forte valeur ajoutée, faute d'une hiérarchisation efficace.
Les priorités de tâches de ClickUp transforment la façon dont vous visualisez et gérez les projets complexes, en mettant facilement en évidence les tâches critiques. Grâce aux flux de travail alimentés par l'IA et aux indicateurs de priorité personnalisés de ClickUp, vous saurez toujours par où commencer.
👉🏼Vous souhaitez améliorer vos compétences en matière de hiérarchisation des priorités ? Découvrez les conseils d'experts dans notre vidéo ci-dessous :
3. Saisissez les détails dans les champs personnalisés
Ajoutez des champs spécifiques tels que des dates, des liens ou des nombres à chaque tâche afin de centraliser toutes les informations contextuelles et de faciliter leur consultation. Par exemple, vous pouvez ajouter un lien vers une source à une tâche « Recherche », ce qui permettra au collègue chargé de cette tâche de se référer facilement à cette source.
4. Gérez les dépendances entre les tâches et planifiez mieux les résultats
Créez des dépendances de tâches dans ClickUp pour vous assurer qu'une tâche dépendante ou secondaire ne puisse pas démarrer tant que la tâche principale n'est pas achevée, ce qui permet de garantir un flux de travail fluide et organisé. Par exemple, une tâche telle que « Rédiger le rapport de projet » ne peut pas être lancée tant que la tâche « Collecte des données du projet » n'est pas achevée.
5. Ajouter des tâches dans plusieurs listes
Organisez les tâches de catégories similaires dans des listes distinctes tout en les conservant dans un seul environnement de travail. Par exemple, si un article de blog est attribué à Editeur 1 au sein de votre équipe, il peut apparaître dans la liste cumulative des articles de blog de tous les éditeurs, ainsi que séparément dans la liste des articles de blog attribués spécifiquement à Editeur 1.
🧠Anecdote : Vous pouvez créer jusqu'à 50 000 tâches planifiées ou récurrentes dans chaque liste de ClickUp, chacune pouvant comporter jusqu'à 1 000 sous-tâches et sous-tâches imbriquées. Cependant, la limite pour les descriptions de tâches ne doit pas dépasser 256 Ko.
6. Créer des tâches et des sous-tâches avec l'IA
ClickUp Brain, l'assistant IA natif de ClickUp, vous aide à générer, affiner et automatiser la création de tâches en fonction de vos indications.
Voici comment cela fonctionne :
- Il vous suffit de décrire ce dont vous avez besoin, et ClickUp Brain générera une tâche structurée avec un titre, une description, des dates d'échéance et des sous-tâches pertinentes.
- Il analyse vos tâches et vos flux de travail existants pour vous proposer des éléments pertinents, réduisant ainsi les entrées manuelles
- ClickUp Brain comprend les dépendances, les priorités et les échéances, et propose des optimisations pour que les tâches s'intègrent mieux à votre flux de travail
- Besoin d'ajuster une tâche ? L'IA peut affiner les descriptions de tâches, résumer les mises à jour longues ou reformater les détails pour plus de clarté
En tirant parti de ClickUp Brain, vous consacrez moins de temps au travail administratif et plus de temps à l'exécution efficace des tâches.
🧠Anecdote : en associant les automatisations ClickUp à ClickUp Brain, vous pouvez automatiser les tâches répétitives à l'aide de commandes « si-alors » en langage naturel !
7. Définissez des rappels personnalisés et des tâches récurrentes
L'un des principaux avantages de ClickUp par rapport à ChatGPT (ou même à d'autres outils de gestion des tâches) réside dans sa capacité à définir des rappels et des tâches récurrentes hautement personnalisés, garantissant ainsi qu'aucune tâche ne passe entre les mailles du filet.
ClickUp vous permet de définir des rappels pour des moments précis ou de les déclencher en fonction de certaines conditions (par exemple, lorsqu'une tâche est en retard ou qu'un jalon important du projet approche).
Avec les tâches récurrentes de ClickUp, vous pouvez programmer des tâches pour qu'elles se répètent quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou en fonction de l'achèvement. C'est idéal pour :
💡Conseil de pro : contrairement aux listes de tâches statiques, ClickUp met automatiquement à jour la date d'échéance des tâches récurrentes et permet une personnalisation complète : définissez différentes règles de périodicité, attribuez des membres de l'équipe et ajoutez même des dépendances.
8. Profitez d'une compatibilité multi-appareils et multi-plateformes
ClickUp Tasks est compatible avec tout, d'Android à iOS en passant par macOS et Windows. Vous pouvez également accéder aux tâches et au flux de travail de vos projets depuis votre smartphone, votre tablette et votre ordinateur de bureau.
👀Le saviez-vous : avec ClickUp, vous pouvez même intégrer du contenu dans vos tâches en collant un lien vers des plateformes telles que YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress et Figma.
Pour toute organisation qui peine à gérer ses projets, ClickUp facilitera la collaboration sur les tâches. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent suivre les éléments de leur liste de tâches à faire et les accomplir dans les délais impartis. Il aide également l'équipe de gestion de projet à suivre l'avancement global des projets afin de garantir le respect des échéances.
Pour toute organisation qui peine à gérer ses projets, ClickUp facilitera la collaboration sur les tâches. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent suivre les éléments de leur liste de tâches et les accomplir dans les délais impartis. Il aide également l'équipe de gestion de projet à suivre l'avancement global des projets afin de garantir le respect des échéances.
Commencez gratuitement
Les tâches ClickUp sont disponibles aussi bien dans la version premium que dans la version gratuite. Vous pouvez ainsi créer un nombre illimité de tâches planifiées et récurrentes jusqu'à ce que votre capacité de stockage atteigne 100 Go.
Une fois que votre stockage aura atteint la limite spécifiée, vous devrez passer à un forfait supérieur.
La version payante de ClickUp offre des fonctionnalités supplémentaires pour gérer des flux de travail complexes et suivre le temps consacré aux tâches et aux projets. Voici ce qu'un client de ClickUp avait à dire sur les capacités de ClickUp :
Réduisez vos coûts de 50 % grâce à la consolidation des outils : 3 outils réunis dans une seule plateforme puissante pour la moitié du prix (et avec des fonctionnalités améliorées).
Réduisez vos coûts de 50 % grâce à la consolidation des outils : 3 outils réunis dans une seule plateforme puissante pour la moitié du prix (et avec des fonctionnalités améliorées).
Pour rationaliser la gestion des tâches, le modèle de gestion des tâches ClickUp propose une approche structurée permettant de hiérarchiser et d'organiser le travail.
Ce modèle vous permet d'identifier les tâches les plus critiques et de vous concentrer sur celles-ci, tout en offrant des options d'affichage flexibles, notamment sous forme de tableau, de calendrier et de liste.
Utilisez-le pour :
- Classez les tâches par service, priorité et statut pour une vue d'ensemble claire
- Suivez l'avancement des tâches et la charge de travail de l'équipe pour améliorer l'efficacité
- Planifiez, attribuez et achevez facilement des tâches pour assurer le bon déroulement de vos projets
En tirant parti de ce modèle, les équipes peuvent garantir la clarté, renforcer la responsabilité et stimuler la productivité.
Boostez la collaboration et la productivité grâce aux tâches ClickUp
Une gestion efficace des tâches est au cœur de toutes vos activités, que ce soit au travail ou dans votre vie personnelle. Avec les tâches ClickUp, vous pouvez facilement planifier, attribuer et personnaliser des tâches pour améliorer la collaboration au sein de votre équipe et la productivité.
Ses affichages flexibles et ses listes personnalisables conviennent parfaitement à toutes les équipes, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. C'est comme si vous aviez tout ce dont vous avez besoin au même endroit : vous pouvez ainsi cesser de vous soucier des détails et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp et reprenez le contrôle.