Votre équipe s'est peut-être réunie autour de la table de conférence pour réfléchir et planifier un projet. Mais malgré tous les efforts déployés par chacun :
- Les délais finaux sont dépassés.
- Les ressources sont limitées, et
- Les délais sont irréalistes (voire risibles !)
Ce sont là des problèmes très courants qui surviennent lorsque les équipes n'évaluent pas pleinement le niveau d'effort (LOE) requis pour les tâches. Le niveau d'effort est une étape cruciale pour garantir la réussite d'un projet.
Pour obtenir un LOE correct, il ne suffit pas de se contenter d'une estimation de durée. En fait, cela nécessite une analyse approfondie du travail réel à accomplir.
Discutons de quelques méthodes clés, conseils et bonnes pratiques pour déterminer le niveau d'effort dans la gestion de projet.
Qu'est-ce que le niveau d'effort dans la gestion de projet ?
Le niveau d'effort (LOE) est un terme de gestion de projet qui représente le temps et les ressources estimés nécessaires à l'achevement de tâches ou d'activités spécifiques dans le cadre d'un projet.
Contrairement au travail traditionnel basé sur des tâches avec un début et une fin clairs, les tâches LOE sont généralement de nature continue ou d’assistance. Citons par exemple la supervision, la maintenance ou le travail administratif.
Le LOE reflète l'effort total et le temps nécessaires pour terminer une tâche. Cela inclut les activités d'assistance au projet telles que les réunions, la documentation, la comptabilité budgétaire du projet, la communication et les retouches.
Il est généralement utilisé pour estimer le niveau d'effort requis pour les tâches qui ne produisent pas directement de résultats, mais qui sont essentielles à l'avancement du projet.
En quoi le LOE diffère-t-il des autres techniques d'estimation ?
Le LOE se distingue des techniques d'estimation de projet plus courantes, telles que l'estimation descendante ou ascendante.
Alors que ces méthodes mettent l'accent sur la division des tâches en unités mesurables avec des résultats prédéfinis, le LOE est de nature plus continue. Il se concentre sur les tâches récurrentes ou qui s'étendent sur toute la durée du projet.
Par exemple, dans le cadre d'une estimation ascendante, vous pouvez calculer le temps nécessaire à la conception d'un produit. À l'inverse, les estimations du niveau d'effort mesureraient le temps nécessaire à la gestion du processus de conception du produit, comme les mises à jour de statut, la coordination de l'équipe ou les itérations de conception.
Voici trois éléments courants inclus dans les estimations de l'échelle de l'effort :
- Temps : le nombre d'heures ou de jours estimé nécessaire pour effectuer la tâche en cours (comme la création de rapports, la gestion ou la surveillance).
- Ressources : les personnes, les technologies ou les équipements nécessaires pour mener à bien ces tâches tout au long de l’échéancier du projet.
- Dépendance des tâches : comment ces tâches en cours soutiennent ou influencent d'autres activités pour un flux plus fluide du projet
Pourquoi les chefs de projet en gestion de projet doivent-ils se concentrer sur le LOE ?
En vous concentrant sur le LOE, vous obtiendrez une vision plus claire et plus complète de votre pipeline de planification de projet. La prise en compte des tâches courantes telles que la supervision et la communication améliore l'allocation des ressources et permet de vérifier que chaque aspect du cycle de vie de votre projet est correctement assisté.
Cela vous permettra également de définir des échéanciers réalistes, car vous tiendrez compte du temps et de l’effort nécessaires pour les activités essentielles mais non livrables.
De plus, cela facilite la communication avec les parties prenantes, leur permettant de bien comprendre ce qu'implique réellement le projet et de définir des attentes plus réalistes.
Si vous négligez le LOE, vous risquez de surcharger les ressources ou de prendre du retard. Pire encore, vous pourriez sous-estimer les besoins du projet, ce qui entraînerait des inefficacités ou des retards qui auraient pu être évités.
💡Le saviez-vous ? Un effort discret est une tâche mesurable avec un début et une fin clairs, comme la rédaction d'un rapport. En revanche, le LOE couvre des activités continues, comme la planification de réunions et la création de documents, qui ne sont pas aussi faciles à suivre, mais qui permettent de faire avancer les choses !
Méthodes d'estimation du LOE
En fonction de la complexité des tâches et des données disponibles, vous pouvez utiliser différentes méthodes pour estimer le LOE nécessaire à la réussite du projet.
En voici quatre clés, avec leurs forces et leurs limites.
1. Avis d'expert
Cette technique d'estimation de l'effort est utile pour traiter les tâches moins quantifiables, telles que l'aide administrative ou la supervision. Les experts dans ce domaine s'appuieront sur leurs expériences passées pour proposer une estimation réaliste de situations similaires.
👍 Avantages : rapide, s'appuie sur une expertise justifiée et est efficace pour les tâches uniques ou complexes.
👎 Inconvénients : subjectif et peut fournir des estimations inexactes lorsque les experts sont partiaux ou manquent d'informations clés.
🤔 Quand l'utiliser : avec des membres de l'équipe de développement expérimentés ou des chefs de projet qui ont déjà géré des tâches similaires par le passé.
2. Estimation analogique
Il s'appuie sur les données historiques de projets similaires pour prédire le LOE de votre projet actuel. En comparant les tâches de projets passés ayant une portée similaire, vous pouvez faire des estimations éclairées sur le temps et les ressources nécessaires pour le nouveau projet.
👍 Avantages : rapide, ne nécessite pas de données détaillées et convient à la planification à l’étape préliminaire.
👎 Inconvénients : moins précis, car il dépend de l'exactitude et de la pertinence des données passées.
🤔 Quand l'utiliser : Dans les situations où vous ne disposez pas d'informations détaillées sur la tâche, mais où vous avez accès à des données assez similaires issues de projets antérieurs.
3. Estimation paramétrique
Cette méthode d'estimation de l'effort calcule le LOE en appliquant des données statistiques aux paramètres recueillis.
Par exemple, si la maintenance de 10 serveurs nécessite 10 heures par semaine, la maintenance de 20 serveurs nécessitera probablement 20 heures par semaine. Cette méthode est parfaitement adaptée aux tâches dont les entrées et les sorties sont claires et mesurables.
👍 Avantages : basé sur des données, plus précis pour les tâches répétitives et évolutif.
👎 Inconvénients : nécessite des données détaillées et fiables et ne fonctionne pas bien avec des tâches très variables.
🤔 Quand l'utiliser : Dans les cas où les tâches sont quantifiables et où des indicateurs de données historiques sont disponibles.
4. Estimation en trois points
Également appelée PERT (Program Evaluation Review Technique), la technique d'estimation LOE en trois points utilise trois estimations différentes (optimiste, pessimiste et la plus probable) pour calculer une estimation moyenne. Cela permet de faire face aux incertitudes et aux variations dans la durée des tâches.
👍 Avantages : prend en compte l'incertitude et offre des estimations plus équilibrées.
👎 Inconvénients : nécessite plus d'efforts et implique la prise en compte de plusieurs scénarios
🤔 Quand l'utiliser : lorsque vous êtes confronté à une grande incertitude ou lorsque les tâches peuvent avoir des résultats variables.
L'application de ces méthodes d'estimation du LOE devient beaucoup plus simple grâce à des outils de gestion de projet qui permettent de collecter et d'analyser rapidement vos données. De plus, ces outils permettent également :
- Afficher les données des projets précédents
- Organisez les contributions des experts
- Rationalisez votre approche de l'estimation du LOE
- Améliorez la précision des prévisions LOE
À lire également : Comment calculer la durée du cycle pour livrer les produits dans les délais
Comment calculer le niveau d'effort ?
Le calcul du LOE est plus facile que vous ne le pensez.
Nous vous guiderons à travers les étapes clés et vous expliquerons comment le logiciel de gestion de projet ClickUp peut vous aider à rendre le processus plus fluide et plus précis. Parallèlement, nous vous proposerons quelques exemples d'effort LOE pour une meilleure compréhension.
Étape 1 : Définissez l'étendue du travail
Commencez par définir clairement la portée et l'objectif du projet. Ensuite, faites-vous une idée précise des tâches et des activités à achever lors de l'étape de planification.
Décomposer les tâches importantes en éléments plus petits et plus faciles à gérer peut vous aider à mieux estimer les ressources nécessaires. Les structures de répartition du travail (WBS) ou les listes de tâches peuvent être particulièrement utiles à cette fin.
ClickUp peut vous aider en vous fournissant des outils pour définir et gérer efficacement la portée de votre projet.
Avec ClickUp Spaces, vous pouvez organiser votre projet en différents départements ou équipes, créant ainsi une structure claire pour votre travail.
Les dossiers et les listes dans chaque espace vous permettent de détailler chaque aspect du projet afin que toutes les tâches soient prises en compte.
Une fois que vous avez clairement défini la portée de votre projet, ClickUp Tasks entre en jeu. Il décompose les tâches plus importantes en sous-tâches, ce qui facilite la gestion et l'estimation du temps et des ressources nécessaires pour chaque sous-tâche ou composant.
De plus, les checklists de tâches ClickUp sont très utiles dans ce cas.
Ils vous permettent de décomposer une tâche en une série d'étapes ou de sous-tâches directement réalisables. Cela permet de définir clairement toutes les actions requises et de s'assurer que rien n'est oublié.
Chaque élément de la checklist peut faire l'objet d'un suivi afin d'évaluer la progression réalisée, ce qui facilite la gestion des tâches complexes.
Étape 2 : Estimez la durée nécessaire pour chaque tâche
Une fois que vous avez défini la portée, vous devrez calculer l'estimation de durée pour achever chaque tâche. Cela implique d'évaluer la durée de chaque activité, y compris les dépendances ou les retards potentiels.
Envisagez de recourir à l'avis d'experts ou à une estimation paramétrique en fonction de la nature des tâches.
ClickUp Estimation de durée simplifie ce processus.
Vous pouvez définir des estimations pour chaque tâche, ce qui vous aide à comprendre le temps que chaque tâche spécifique est susceptible de prendre et à prendre des décisions éclairées concernant le calendrier de votre projet.
Pour les tâches impliquant plusieurs personnes, vous pouvez attribuer différentes estimations de durée à chacune d'entre elles. Cette approche permet d'obtenir des rapports plus précis sur la charge de travail et la capacité, plutôt que d'attribuer l'estimation totale à chaque individu.
De plus, ClickUp regroupe les estimations pour les sous-tâches et la tâche principale, ce qui vous permet de voir rapidement la durée totale estimée pour les tâches importantes comportant de nombreuses sous-tâches.
Étape 3 : Affecter les ressources
Commencez ensuite par estimer et allouer les ressources appropriées, telles que les membres de l'équipe, les outils et l'équipement.
N'oubliez pas de vérifier si chaque membre de l'équipe est disponible en fonction des estimations de durée calculées ci-dessus. Une allocation précise des ressources garantit que la durée estimée correspond à la capacité réelle de votre équipe.
Par exemple, vous devrez faire des ajustements si une tâche prend 10 heures, mais que votre équipe ne dispose que de 5 heures pendant la semaine.
C'est là que la vue Charge de travail de ClickUp s'avère utile. Elle vous donne une image claire de la capacité et de la charge de travail de votre équipe en un seul endroit, ce qui vous permet de repérer facilement les membres de l'équipe surchargés ou les lacunes en matière de ressources.
Vous pourrez ainsi voir qui est disponible et qui est surchargé afin d'ajuster l'attribution des tâches en conséquence.
Étape 4 : Suivez le temps réellement passé
Une fois le projet lancé, vous verrez si vos calculs LOE sont exacts.
Surveillez de près le temps réel consacré à chaque tâche par rapport à l'estimation de durée. Cela vous permet de comparer les estimations de durée avec le temps réel passé et d'identifier les domaines qui nécessitent des ajustements pour la planification future.
ClickUp Suivi du temps est parfait pour cela.
Il vous permet de surveiller le temps réellement consacré aux tâches et de le comparer à vos estimations initiales. En gardant un œil sur ces détails, vous pouvez facilement repérer les éventuelles erreurs dans vos estimations de durée et apporter les ajustements nécessaires.
Le suivi du temps vous permet également d'avoir une vision plus claire de la gestion du temps de votre projet et d'affiner votre approche pour obtenir des estimations de durée plus précises à l'avenir.
À lire également : 10 conseils pour améliorer vos compétences en gestion du temps au travail
Étape 5 : Utilisez la matrice effort-impact
En réalité, toutes les tâches n'ont pas la même importance et ne nécessitent pas le même niveau de confort. Vous pouvez identifier la priorité de chaque tâche à l'aide d'une matrice effort-impact qui classe les tâches en fonction de leur impact potentiel et des ressources que vous devez consacrer.
Vous pouvez utiliser le modèle de matrice d'effort-impact ClickUp pour classer vos projets en fonction de la charge de travail prévue. Ce modèle est idéal pour évaluer et visualiser les efforts attendus qui contribueront à la réussite d'un projet.
En plus d'améliorer votre capacité à établir des priorités, ce modèle :
- Fournit des informations précieuses sur les défis potentiels et les augmentations de coûts prévues.
- Créez une matrice facile à décoder pour mapper les avantages des différents types de tâches.
- Propose cinq attributs personnalisés pour regrouper les tâches en fonction de leur nature.
Étape 6 : Adaptez-vous aux changements en cours
Vos projets évoluent souvent. Les calculs du LOE doivent donc être suffisamment flexibles pour s'adapter aux changements de portée, à la disponibilité de l'équipe ou aux contraintes de temps fluctuantes de l' . Il est probable que vous deviez réévaluer les estimations de durée ou réaffecter les ressources à mesure que votre projet évolue.
Les tableaux de bord ClickUp sont extrêmement utiles pour gérer ces changements. Ils offrent un aperçu personnalisable de l'état d'avancement de votre projet afin de suivre la progression en temps réel et d'ajuster les plans si nécessaire.
Grâce aux tableaux de bord, vous pouvez visualiser les indicateurs clés, tels que le temps passé par rapport à l'estimation de durée, l'allocation des ressources et la progression des tâches, le tout en un seul endroit.
De plus, les tableaux de bord ClickUp vous permettent d’afficher les données du projet sur une période donnée. Cela vous aide à voir comment les changements récents affectent votre projet et à ajuster en temps opportun vos calculs LOE et vos plans de ressources.
Étape 7 : Surveillez et optimisez la progression
Il est difficile de maintenir le cap si vous ne surveillez pas régulièrement la progression des tâches et ne suivez pas l'effort réel fourni.
En effet, le suivi vous permet de partager avec les parties prenantes des rapports urgents sur le statut des projets ou les réactions du public.
Tirez parti du modèle d'analyse du temps ClickUp pour décomposer la manière dont votre équipe utilise ses heures de travail.
Conseils et bonnes pratiques pour un calcul efficace du LOE
Un calcul correct du LOE peut faire la différence entre la réussite et l'échec de l'échéancier de votre projet. Mais comment vous assurer d'atteindre votre objectif sans compliquer les choses ?
Découvrons quelques conseils simples et bonnes pratiques qui faciliteront le processus et permettront de garder le cap.
🎯 Impliquez votre équipe dès le début et régulièrement
Une erreur que commettent de nombreux chefs de projet est d'essayer de calculer le niveau d'effort de manière isolée. Le secret pour estimer précisément l'effort nécessaire réside dans le crowdsourcing. Personne ne sait mieux que les personnes responsables d'une tâche combien de temps celle-ci prendra.
Impliquer votre équipe, des développeurs aux concepteurs, vous apporte des informations précieuses que vous pourriez négliger.
Par exemple, vous pouvez supposer que la rédaction d'un rapport budgétaire précis prend deux heures, mais votre équipe comptable pourrait vous rappeler que l'extraction des données prend une heure supplémentaire.
Maintenez ces canaux de communication ouverts tout au long du projet afin de pouvoir réagir rapidement en cas de retards ou de goulots d'étranglement imprévus.
🎯 Prévoyez la loi de Parkinson
La loi de Parkinson stipule que « le travail se dilate pour occuper tout le temps disponible pour l’achever. »
Bien que cela puisse sembler pessimiste, il s'agit d'un point important à prendre en compte lors du calcul du LOE.
Si vous donnez à une équipe deux semaines pour achever une tâche qui en nécessite réellement une, devinez quoi : elle prendra forcément deux semaines !
Pour atténuer l'effet Parkinson, donnez à votre équipe un délai légèrement plus court que ce dont elle est capable, mais prévoyez une marge dans votre plan de projet pour tenir compte des retards potentiels.
L'idée est de les inciter à être plus efficaces sans les stresser. C'est un exercice d'équilibre, mais cette stratégie proactive évite que les tâches ne s'éternisent.
🎯 N'oubliez pas de prendre en compte le « travail invisible »
Le travail invisible comprend toutes ces petites tâches récurrentes qui font avancer votre projet, mais qui n'ont pas nécessairement de résultat défini, comme les réunions, les réponses aux e-mails ou le passage d'une tâche à l'autre. Ces activités peuvent sembler mineures, mais elles peuvent prendre beaucoup de temps si elles ne sont pas prises en compte.
Pour vous assurer de ne rien oublier, tenez compte du travail invisible dans votre LOE en ajoutant une marge aux estimations de durée. Même si les membres de l'équipe ne passent qu'une heure par jour en réunion ou au téléphone, cela représente cinq heures de travail par semaine qui doivent être prises en compte.
Utilisez des fonctionnalités de suivi du temps, telles que celles proposées par ClickUp, pour identifier le temps consacré à ces petites tâches et obtenir une image plus précise de la charge de travail globale.
🎯 Utilisez les données historiques, mais ne vous y attachez pas trop
Bien sûr, les données historiques sont vos alliées pour estimer le LOE : les projets passés peuvent vous donner une idée approximative du temps que pourraient prendre des tâches similaires.
Mais attention : ne vous fiez pas trop à ce guide.
Ce n'est pas parce que la tâche A a pris 10 heures la dernière fois qu'elle en prendra autant cette fois-ci. Les variables changent : les gens s'améliorent dans leur travail, la technologie progresse et parfois, de nouveaux obstacles apparaissent.
La meilleure approche ? Utilisez les données historiques comme référence, mais prévoyez toujours une marge d'ajustement en fonction des spécificités de votre projet actuel.
Analysez les conditions actuelles pour affiner vos estimations. De nouveaux membres ont-ils rejoint l'équipe du projet ? La portée du projet est-elle plus large que la dernière fois ?
Applications pratiques de l'estimation du niveau d'effort
Vous souhaitez que l'estimation du LOE ne soit plus seulement une théorie ?
Découvrez ces applications pratiques pour tirer parti du LOE afin d'améliorer la planification et l'exécution de vos projets. 🗂️
1. Sprints de développement logiciel
Dans le développement logiciel agile, les équipes travaillent selon des cycles courts et itératifs appelés sprints.
L'estimation du LOE est ici essentielle pour déterminer le temps et l'effort nécessaires aux développeurs, concepteurs et testeurs pour achever les fonctionnalités et corriger les bogues prévus pour le sprint.
Supposons qu'une équipe soit chargée de développer une nouvelle fonctionnalité. Dans ce cas, le LOE estime les efforts continus nécessaires pour les tests, les révisions de code, le débogage et les tests de qualité, tâches qui n'ont peut-être pas de fin fixe, mais qui sont essentielles à un cycle de développement fluide.
En calculant le LOE, les chefs de projet peuvent s'assurer que les ressources sont allouées correctement et que le sprint reste sur la bonne voie.
👀 Bonus : Plongez-vous dans pour découvrir d'autres techniques d'estimation agile qui vous permettront de réaliser une gestion de projet plus intelligente.
2. Planification d'une campagne marketing
Lors de la planification d'une campagne marketing, le LOE estime les tâches continues telles que la surveillance des réseaux sociaux, l'optimisation des performances des projets publicitaires ou la coordination avec les influenceurs.
Par exemple, un chef de projet de campagne peut utiliser le LOE pour déterminer l'effort hebdomadaire nécessaire pour ajuster les dépenses publicitaires, répondre aux demandes des clients et interagir avec le public sur différentes plateformes.
Si les livrables du projet peuvent inclure la création de contenu ou le développement de publicités, le LOE garantit que les tâches essentielles mais continues, telles que le suivi des performances, sont prises en compte. Cela garantit la réussite de la campagne sur la durée.
3. Gestion de projet SaaS
Dans les produits SaaS, l'estimation du LOE aide les chefs de projet à déterminer le temps et les ressources nécessaires pour les activités continues telles que les tests de produits, la maintenance des serveurs et les vérifications de données.
Par exemple, si le développement d'une fonctionnalité produit peut avoir un échéancier précis, l'effort requis pour les tâches continues telles que le suivi des données ou la gestion des requêtes des clients doit être calculé séparément.
Le LOE garantit que ces activités bénéficient d'un temps et de ressources suffisants, évitant ainsi les retards ou les problèmes de conformité par la suite.
4. Initiatives de recherche et développement
Dans les projets de recherche et développement (R&D), le LOE est utilisé pour estimer l'effort continu nécessaire à l'expérimentation, à l'analyse des données et à la création de rapports.
Supposons qu'une équipe travaillant sur de nouvelles recherches n'ait pas d'échéancier fixe pour la réalisation de percées.
Ils doivent néanmoins estimer l'effort continu nécessaire pour effectuer des tests quantitatifs et qualitatifs, analyser les données et documenter les résultats. Le LOE confirme que ces activités continues sont bien assistées, même si les résultats sont incertains ou si l'échéancier est flexible.
Améliorez l'estimation du LOE avec ClickUp pour une meilleure gestion de projet
Les estimations LOE sont essentielles dans de nombreux secteurs. Elles permettent de suivre les tâches en cours, souvent négligées, qui sont essentielles pour maintenir les projets sur la bonne voie. De cette façon, vous pouvez garantir que l'effort nécessaire est toujours fourni.
L'intégration du LOE dans la phase de planification de votre projet facilite considérablement l'allocation des ressources et la gestion de l'échéancier.
Envisagez d'utiliser ClickUp pour contrôler tout le temps consacré aux petites et grandes tâches. ClickUp génère également des rapports automatiques basés sur les indicateurs que vous saisissez et que vous souhaitez analyser. Qu'attendez-vous ?
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