Votre nouveau membre d'équipe, désireux de prouver sa valeur, reste régulièrement en retard pour terminer ses tâches. Pourtant, lorsque le jour de la paie arrive, ses heures supplémentaires ne sont pas prises en compte, ce qui provoque un mélange de frustration et de confusion.
Cette situation vous est familière ?
Le calcul précis des heures travaillées n'est pas seulement une question de suivi du temps, c'est aussi une question de confiance et de garantie que chaque minute d'effort est reconnue et récompensée.
Que vous gériez une petite entreprise ou une grande organisation, il est essentiel de bien calculer les heures travaillées par les employés.
Dans ce blog, nous allons explorer comment calculer les heures et assurer une rémunération précise, en couvrant diverses méthodes et outils de calcul des heures de travail.
Comprendre les heures de travail
Lorsque nous parlons d'heures de travail, nous faisons référence à la durée totale pendant laquelle un employé ou un entrepreneur travaille - ou est censé travailler - au cours d'une période spécifique, comme un jour, une semaine ou un mois.
Selon la Loi américaine sur les normes du travail (FLSA) la loi américaine sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act, FLSA), qui inclut le temps réel consacré aux activités liées au travail pour lesquelles les employés doivent être payés.
Bien que toutes les entreprises n'aient pas besoin de suivre les heures (surtout si elles ne paient pas à l'heure), les entreprises qui travaillent avec des freelances, des entrepreneurs, des ouvriers du bâtiment ou des employés à temps partiel doivent faire preuve de diligence dans leurs calculs.
Un suivi du temps précis est crucial pour comprendre la productivité de votre équipe et l'efficacité de votre entreprise. Lorsque vous avez une idée précise de la façon dont le temps est passé, vous pouvez mieux évaluer les performances, identifier les domaines à améliorer et rationaliser vos opérations.
A lire aussi: Combien d'heures de travail par semaine pour éviter l'épuisement professionnel ?
Étapes pour calculer le nombre d'heures de travail
Passons en revue les étapes du calcul des heures travaillées par les employés d'une manière simple et efficace afin de s'assurer que tout s'additionne correctement.
Etape 1 : Déterminer les heures de début et de fin
Pour effectuer un suivi précis du temps, commencez par enregistrer les heures exactes de début et de fin de chaque période de travail. Vous pouvez utiliser une pointeuse, un logiciel numérique ou même une carte de pointage manuelle, selon ce qui vous convient le mieux.
La clé est de s'assurer que votre méthode de suivi fournit des données précises et tient compte des heures supplémentaires ou des pauses non rémunérées conformément à votre accord de travail.
Etape 2 : Convertir les formes de temps pour plus de clarté
Pour simplifier les calculs, convertissez les heures de début et de fin en heure militaire ou au format 24 heures. Ainsi, 9h00 devient 09h00 et 17h00 devient 17h00.
Le format 24 heures élimine la confusion entre AM et PM, ce qui facilite les soustractions sans erreurs. La conversion des heures dans cette forme permet de clarifier la soustraction des heures de début et de fin.
Etape 3 : Soustraire l'heure de début de l'heure de fin
Une fois les heures converties, soustrayez l'heure de début de l'heure de fin pour calculer le nombre total d'heures travaillées.
Si un employé travaille de 9 heures à 17 heures, il suffit de soustraire 9 heures de 17 heures, ce qui donne 8 heures. Cette étape vous permet d'obtenir le nombre total d'heures travaillées au cours d'une période donnée.
Etape 4 : Comptabiliser les temps de pause
Ensuite, vous devez soustraire les pauses non rémunérées du nombre total d'heures travaillées.
Par exemple, si l'employé prend une pause déjeuner de 30 minutes au cours de son quart de travail de 8 heures, soustrayez ces 30 minutes du total des heures travaillées.
Ainsi, si la moyenne des heures travaillées dans le calcul initial était de 8 heures, après avoir tenu compte de la pause de 30 minutes, le total ajusté serait de 7,5 heures.
Etape 5 : Convertir le résultat final en forme décimale
Pour faciliter le calcul de la paie, convertissez le total des heures travaillées en forme décimale.
Ainsi, si un employé travaille 7 heures et 30 minutes, il faut le convertir en 7,5 heures.
Les heures décimales simplifient le calcul des salaires, en particulier lorsqu'il s'agit de fractions d'heure.
A lire aussi: Comment gérer son temps avec la technique Pomodoro
Etape 6 : Additionnez le nombre total d'heures pour la période de paie
Faites le total des heures travaillées sur l'ensemble de la période de paie.
Si un employé a travaillé 35 heures au cours de la première semaine de travail, 37,5 heures au cours de la deuxième semaine et 40 heures au cours de la troisième semaine, le total pour le mois est de 112,5 heures.
La somme de ces heures affiche une vue d'ensemble de la main-d'œuvre totale et est essentielle pour un calcul précis de la paie.
Etape 7 : Calculer la rémunération totale
Pour la dernière étape, il suffit de multiplier le nombre total d'heures travaillées par le taux de rémunération horaire pour déterminer le montant dû.
Si le taux de salaire d'un employé à temps plein est de 40 $ l'heure et qu'il a travaillé 37,5 heures, vous feriez le calcul suivant : 40 $ multiplié par 37,5, ce qui équivaut à 1 500 $. C'est le montant total que vous devez payer pour son travail.
Mais qu'en est-il des heures supplémentaires ?
Le traitement des heures supplémentaires nécessite un calcul minutieux.
Commencez par déterminer le nombre standard d'heures pour la période de paie, par exemple 40 heures par semaine. Toutes les heures travaillées au-delà de ce nombre sont considérées comme des heures supplémentaires.
Par instance, si un employé travaille 45 heures par semaine, 5 heures sont des heures supplémentaires. Calculez la rémunération des heures supplémentaires sur la base du taux de majoration de votre entreprise, souvent paramétré à une fois et demie.
Des audits réguliers et des pratiques adéquates de comptabilisation des heures permettent de gérer efficacement les heures supplémentaires et de s'assurer que les employés sont payés correctement.
Sélectionner les bons outils pour calculer les heures travaillées
Le calcul des heures et des minutes travaillées peut être un jeu d'enfant si vous disposez des bons outils. Que vous gériez une petite équipe ou une grande organisation, le bon outil peut vous aider à rationaliser le processus et à garantir l'exactitude des données.
Plongeons dans les différents outils disponibles, explorons leur travail et découvrons celui qui pourrait convenir le mieux à votre organisation.
Calcul manuel
Le calcul manuel est la méthode traditionnelle de comptabilisation des heures de travail.
Pour additionner les heures travaillées, vous aurez besoin d'un stylo, de papier ou d'une calculatrice de base. Notez les heures de début et de fin sur votre téléphone, votre montre ou votre horloge murale, et faites le calcul vous-même à la fin de la journée.
C'est simple et direct, mais cela demande un certain effort.
Les pour
- Simple et ne nécessitant pas d'outils particuliers
- Rentable, en particulier pour les petites entreprises
**Les inconvénients
- Prend du temps et peut être sujet à des erreurs
- Il est facile de se tromper en additionnant les heures, surtout sur de longues périodes
- Peut nécessiter une présence physique sur le lieu de travail
Tableaux de calcul
Les feuilles de calcul constituent une étape supplémentaire par rapport aux calculs manuels, car elles vous permettent d'utiliser des formules pour automatiser une partie des calculs.
Des outils comme Microsoft Excel ou Google Sheets vous permettent de suivre les heures, de calculer les totaux et de générer des rapports de base.
**Les avantages
- Permet d'organiser et d'automatiser certaines parties du processus de calcul
- Réduit le risque d'erreurs
- Des outils comme Excel ou Sheets peuvent être personnalisés avec des formules pour des calculs plus rapides et une meilleure visualisation des données
**Les inconvénients
- Il peut être difficile à gérer et nécessite des mises à jour régulières
- Il peut devenir complexe au fur et à mesure que les données augmentent
- Manque de suivi en temps réel et d'intégration avec d'autres systèmes
Des plateformes comme ClickUp fournissent des modèles pour faciliter ce processus.
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Le modèle de Relevé de temps pour les services de ClickUp est conçu pour vous aider à suivre et à gérer les heures de votre équipe de services.
https://app.clickup.com/signup?template=t-182245986&department=professional-services&\_gl=1\*1jkkx6r\*\_gcl\_au\*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzY.
Télécharger ce modèle
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Modèle de Relevé de temps pour les services de ClickUp
simplifie le suivi du temps, des coûts et des ressources. Il suit sans effort les heures facturables et l'utilisation des ressources sur plusieurs projets.
Vous adorerez les outils visuels tels que les diagrammes et les graphiques qui vous donnent un aperçu en temps réel de la progression. De plus, l'intégration avec des applications telles que Stripe et PayPal garantit que toutes vos données financières sont synchronisées.
Le modèle est livré avec Statuts personnalisés ClickUp tels que Approved et Needs Attention et offre 12 Champs personnalisés ClickUp comme le taux horaire et les heures de maladie payées, ce qui permet un suivi approfondi.
Le modèle permet également d'automatiser la génération de factures sur la base de votre Relevé de temps, ce qui permet d'assurer un suivi complet vous fait gagner du temps et réduit les erreurs.
👀 Bonus: Essayez d'autres modèles de Relevé de temps de ClickUp pour tirer le meilleur parti de vos efforts de gestion du temps.
Logiciel de suivi du temps
Ces outils sont conçus pour aider à structurer le processus d'enregistrement et de calcul des heures de travail.
Une application de suivi du temps enregistre automatiquement les heures de début et de fin ; certaines offrent même des fonctionnalités telles que la déduction automatique des pauses et le calcul des heures supplémentaires.
**Les avantages
- Assure un suivi automatisé des heures de travail pour réduire le risque d'erreur humaine
- Inclut les éléments suivantsl'assistance pour les Relevés de temps automatisés et les rapports
Les inconvénients
- Il peut être coûteux, en particulier pour les petites entreprises
- Il peut impliquer une courbe d'apprentissage pour l'équipe
Lire aussi: 10 modèles gratuits de fiches de durée enregistrée dans Excel, Word et ClickUp
Outils de gestion de projet
Ces outils offrent un moyen complet de suivre les heures de travail et de gérer les tâches, les projets et les délais en un seul endroit. Solution de gestion du temps de ClickUp est l'un de ces outils.
utilisez le suivi du temps du projet de ClickUp pour garder une trace des heures de travail de vos employés avec une interface utilisateur propre [Le suivi du temps du projet de ClickUp](https://clickup.com/features/project-time-tracking_UTILISERLESUIVIDUTEMPSDETRAVAILDECLICKUPPOURSUIVRELESHEURESDETRAVAILDEVOSEMPLOYÉSAVECUNEINTERFACEUTILISATEURPROPRE/HREF/) est incroyablement polyvalent. Vous pouvez suivre le temps à partir de pratiquement n'importe quel appareil, que vous utilisiez un téléphone Android, un iPhone, un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable.
Suivez le temps pour l'ensemble de votre environnement de travail ou concentrez-vous sur des tâches spécifiques, et vous avez la possibilité d'interrompre et de reprendre le suivi grâce à un chronomètre global.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez :
- Développer des Relevés de temps personnalisés: Suivre du temps par jour, semaine, mois, ou par intervalles personnalisés. Visualiser les totaux par dates pour obtenir des informations précieuses sur vos entrées de temps
utilisez le suivi du temps de projet de ClickUp pour générer des Relevés de temps qui fournissent des informations claires sur les heures de travail de vos employés, leur performance, et plus encore_
- Comprendre le temps suivi: Analyser combien de temps les tâches individuelles ou les groupes de tâches prennent pour chaque membre de l'équipe
- Créez des rapports personnalisables: Créez des rapports à partir de vos entrées de temps, y compris les estimations et la séparation des heures facturables et non facturables
- Comparez les estimations de durée: Vérifiez si votre équipe est sur la bonne voie en comparant les temps estimés avec les temps réellement suivis, ce qui vous permet d'évaluer si vous respectez votre planning
💡Pro Tip: Automatisation des rappels de feuilles de temps à intervalles réguliers (quotidiens, hebdomadaires ou bihebdomadaires) à l'aide de l'outil Automatisations ClickUp . Cela permet de s'assurer que les entrées dans les feuilles de temps sont faites invitées, instructions et réduit le risque d'entrées manquées.
Autre avantage : si vous utilisez déjà des outils tels que Toggl, Everhour ou Clockify, ClickUp s'y intègre parfaitement, de sorte que toutes vos données de temps se synchronisent de manière transparente dans votre environnement de travail ClickUp. Cela rend la gestion de votre temps et de vos projets encore plus efficace !
éliminez l'entrée manuelle de données en synchronisant les projets et les tâches grâce à l'intégration Everhour de ClickUp_
Les pour
- Combine le suivi des heures travaillées avec la gestion des tâches et les rapports
- Rationalise le flux de travail et s'intègre bien avec d'autres fonctionnalités de gestion de projet
- Améliore la productivité et l'efficacité aided'estimer la durée d'achevé avec précision
Les cons
- Il peut être complexe à paramétrer et à gérer
- La courbe d'apprentissage peut être plus raide pour les utilisateurs non familiers
Lire aussi: 11 Meilleures applications de gestion du temps en 2024 (avis et prix)
Horloges temporelles
Il s'agit d'une méthode plus traditionnelle de suivi des heures, mais elles sont encore largement utilisées. Les employés pointent à l'entrée et à la sortie, et la pointeuse enregistre leurs heures.
Cette méthode est simple et peut être efficace dans les environnements où les employés travaillent sur place.
**Les avantages
- Simple et facile à utiliser
- Fournit un relevé clair des heures travaillées par semaine
**Les inconvénients
- Mon travail peut être encombrant dans un environnement de travail télétravail ou flexible
- Il peut nécessiter une maintenance et peut faire l'objet de manipulations physiques
Systèmes biométriques
Ces systèmes utilisent les empreintes digitales, la reconnaissance faciale ou d'autres données biométriques pour suivre les heures de travail.
Ces systèmes sont hautement sécurisés et réduisent le risque de poinçonnage par les collègues (un employé pointe pour un autre).
**Les avantages
- Très précis et sûr
- Réduit le risque de vol de temps et de poinçonnage par les collègues
**Les inconvénients
- Son installation et sa maintenance peuvent être coûteuses
- Il peut susciter des inquiétudes en matière de confidentialité chez les employés
Systèmes de paie
Les logiciels de paie, tels que Paychex, Paycor, Jibble, etc., incluent souvent le suivi du temps dans leurs fonctionnalités.
Ces systèmes intègrent les heures travaillées par les employés au traitement de la paie, en calculant automatiquement les salaires en fonction des heures enregistrées et des taux applicables.
**Les avantages
- Le suivi du temps intégré simplifie le traitement des salaires
- Garantit le respect de la législation du travail et réduit la charge de travail administratif
**Les inconvénients
- Il peut être coûteux, en particulier pour les petites entreprises
- L'utilisation de toutes les fonctionnalités peut nécessiter une formation et une installation
Les avantages du calcul du temps exact sur l'emploi
Soyons réalistes : garder un onglet sur les heures de travail n'est pas seulement une question de nombre. Il s'agit aussi de faire en sorte que votre équipe soit satisfaite et qu'elle se sente à la hauteur.
Voici un aperçu de tous les avantages qu'un calcul précis des heures de travail offre à vos employés.
Des employés heureux = de meilleurs résultats de travail
Lorsque les employés constatent que leurs heures sont suivies avec précision, ils savent que leur temps est valorisé. Cela stimule leur moral et leur motivation.
De plus, les employés heureux sont plus productifs. En fait, les recherches suggèrent que les employés heureux sont 13% plus productifs .
Économies de temps et d'argent
Les méthodes traditionnelles de suivi du temps, comme les relevés de temps sur papier, sont lentes et sujettes aux erreurs. La correction des erreurs et la gestion de ces dossiers peuvent prendre beaucoup de temps.
Grâce aux outils numériques de suivi du temps, vous pouvez réduire les erreurs et permettre à votre équipe de se concentrer sur son véritable travail.
Prévient l'épuisement des employés
Un bon suivi du temps permet de gérer la charge de travail.
En ayant une vision claire de l'utilisation du temps, vous pouvez mieux allouer les ressources, fixer des paramètres réalistes et vous assurer que la charge de travail de chacun est équitable.
Cela permet de prévenir l'épuisement professionnel et de contrôler les attentes, afin que votre équipe reste productive et évite d'être débordée.
Identifier les capacités et allouer les ressources efficacement pour éviter la sur- ou sous-utilisation des ressources avec la vue de la charge de travail de ClickUp
Lire aussi: Comment résoudre les problèmes courants de gestion du temps
Mieux suivre les heures de travail avec ClickUp
Un suivi du temps précis stimule l'efficacité et la satisfaction au sein de votre organisation. Avec autant d'outils disponibles, choisir le bon peut faire une grande différence.
Des solutions modernes comme ClickUp peuvent rationaliser l'ensemble du processus, en facilitant l'enregistrement et le suivi des heures de travail des employés avec plus de précision. Essayez ClickUp ! et voyez comment il peut vous faciliter la vie !