Une étude récente a révélé que que les cadres perdent 683 heures par an à cause de la distraction, soit un bon tiers de leurs heures de travail ! 42 % des personnes sondées ont déclaré avoir du mal à effectuer une heure de travail productif sans interruption et, en moyenne, les gens passent près de 127 heures par an à se remettre des distractions. Cela coûte 468 milliards de dollars à l'économie américaine chaque année.
Les experts de tous les secteurs d'activité travaillent constamment à l'amélioration de la productivité des employés. Les organisations essaient des outils modernes, l'automatisation, l'IA générative, etc. pour assister les employés. Cependant, ajouter plus de technologie sans corriger les comportements sous-jacents peut conduire à des résultats médiocres.
L'une des tactiques comportementales les plus couramment utilisées pour atteindre une performance de pointe est les sprints de productivité. Mais qu'est-ce qu'un sprint de productivité ? Qu'est-ce qui le fait fonctionner ? Comment faire pour mettre en œuvre un sprint de productivité ?
Nous avons les réponses. Démarrez vos horloges dès maintenant ! ⏱️
Comprendre les sprints de productivité
Tout comme le modèle de développement agile décompose les grands projets complexes en sprints plus petits, les sprints de productivité améliorent la concentration et l'efficacité en décomposant les tâches en tranches de travail courtes et intenses, suivies de brèves pauses.
Entrons dans les détails.
Qu'est-ce qu'un sprint de productivité ?
Un sprint de productivité est une courte période de travail suivie d'une pause plus courte. Il s'apparente à la technique Pomodoro, qui recommande 25 minutes de travail suivies d'une pause de cinq minutes.
La seule différence est que, dans un sprint de productivité, vous choisissez la durée de votre concentration et la durée de votre pause en fonction de votre capacité d'attention. Contrairement à un sprint agile, qui dure généralement deux semaines, un sprint de productivité peut durer aussi longtemps que vous le souhaitez : une heure, quelques jours, une semaine ou un mois. Cependant, il est préférable de ne pas rendre les sprints trop longs, car ils pourraient alors devenir contre-productifs.
Avantages des sprints de productivité
Les sprints de productivité, tout comme les sprints planifiés en Les évènements Scrum les événements Scrum offrent des avantages extraordinaires pour le travail en cours. Examinons les plus importants d'entre eux.
Focus
Avant le début du sprint, les équipes prennent collectivement des décisions sur les tâches à travailler, les résultats attendus, la durée estimée, les dépendances, etc. Ainsi, un sprint de productivité bien conçu offre une liste claire, restreinte et gérable de produits livrables à achever dans un échéancier fini.
Cette clarté crée les conditions parfaites pour que chacun se concentre sur une tâche à la fois. Qu'ils travaillent individuellement ou en collaboration, ils savent quand et où se présenter et quoi faire.
Vitesse
Un sprint est typiquement une période de temps productif sans distraction. Cela signifie qu'il n'y a pas de réunions, d'activités de renforcement de l'équipe, de problèmes urgents, etc. qui peuvent grignoter l'emploi du temps. En conséquence, les équipes accomplissent leurs tâches plus rapidement.
Gestion du temps
Les sprints sont, par nature, limités dans le temps. Cette nature crée un sentiment d'urgence. Les membres de l'équipe comprennent ce qu'ils doivent faire pendant leurs heures de travail, ce qui les incite à gérer efficacement leurs journées.
Utilisation des ressources
En équipe, un sprint de productivité permet une meilleure utilisation des ressources. Il aide les individus à forfaiter leur travail en fonction des dépendances et de leur étape dans le flux de travail.
Par exemple, un analyste qualité peut planifier son travail dans un sprint deux jours après que le développeur a achevé son travail.
Niveaux d'énergie des employés
La pause est un élément important de chaque sprint. À la fin d'un travail intense, les sprints de productivité encouragent une pause, parfois d'une durée deux fois plus courte que le sprint lui-même.
Chaque membre de l'équipe a ainsi le temps de se remettre de l'intensité du travail accompli. Cela permet de reconnaître leurs efforts et de les encourager à se ressourcer.
Si vous êtes ingénieur logiciel, vous avez probablement l'habitude de le forfait de sprint et la méthodologie Scrum. Cependant, les sprints n'ont pas besoin d'être limités à agile/Scrum. Ils peuvent être appliqués à tout type de rôle ou de travail. Voyons comment.
Comment forfaiter et exécuter un sprint de productivité ?
L'idée d'un sprint de productivité n'est pas de fournir un rendement déraisonnablement élevé pour chaque jour de l'année. Au contraire, un bon sprint de productivité vous aide à planifier votre travail de la manière la plus efficace et la plus gratuite possible.
Voici un guide étape par étape pour démarrer avec l'assistance d'un outil de gestion de projet robuste tel que ClickUp Sprints .
1. La définition d'objectifs clairs
Avant de commencer un sprint, vous devez savoir ce que vous voulez réaliser. Définir les bons objectifs permet d'orienter dans la bonne direction tout le travail fait pendant le sprint.
Faites en sorte que vos objectifs soient SMART. Fixez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
N'oubliez pas que si la meilleure pratique en matière de définition d'objectifs est d'être orienté vers les résultats, il en va légèrement différemment pour les sprints de productivité. Ici, vous vous concentrez sur la définition d'objectifs pour les tâches que vous devez achever pour atteindre vos objets organisationnels.
Par exemple, si votre objectif est de lancer une campagne de marketing pour le lancement d'un nouveau produit, vos objectifs SMART peuvent être les suivants :
- Créer un slogan pour la campagne d'ici le 2e jour
- Rédiger des briefs créatifs pour 20 contenus de médias sociaux d'ici le jour 3
- Finaliser le budget de la publicité numérique d'ici le jour 5
Ces objectifs vous permettent de planifier votre travail de manière efficace. Par instance, vous pouvez prévoir une session de brainstorming avec l'équipe marketing le premier jour, 2 à 3 heures de temps de concentration pour rédiger des briefs le deuxième jour, et 2 à 3 heures de temps de budgétisation le cinquième jour. Si vous avez du mal à fixer des paramètres, Le modèle d'objectifs SMART de ClickUp peut vous aider.
2. Décomposer les objectifs en tâches spécifiques
Une fois que vous avez défini vos objectifs, définissez les tâches nécessaires pour les atteindre. Il n'est pas nécessaire de partir à chaque fois d'une page blanche. Essayez Le modèle de planification de sprint Agile de ClickUp pour préparer votre équipe à la réussite.
Le modèle de planification de sprint Agile de ClickUp
Bien que le modèle offre une structure, c'est à vous qu'il revient de définir les tâches et de concevoir le projet. Réfléchissez donc à la manière dont vous décomposeriez vos tâches. Par instance, les tâches liées à la création d'un slogan pourraient être les suivantes :
- Faire un brainstorming avec l'équipe de création
- Création d'une liste de tous les slogans possibles
- Présélectionner les meilleures accroches
- Expérimenter l'application de l'accroche sur différents canaux
- Finalisation de l'accroche
Fixez des dates d'échéance pour chacune de ces activités. Avec Tâches ClickUp avec ClickUp Tasks, vous avez la possibilité de paramétrer des tâches uniques ou des sous-tâches si vous le souhaitez. Vous pouvez également ajouter des descriptions, assigner des utilisateurs, fixer des paramètres et collaborer avec les membres de l'équipe impliqués dans les commentaires imbriqués. De plus, vous pouvez lier des tâches et gérer les dépendances Liez les tâches et gérez les dépendances, le tout en un seul endroit.
Gérer des projets complexes avec ClickUp Tasks
Vous êtes novice en matière de forfaits de sprint ? Pas de problème. Choisissez un modèle de planification de sprint qui vous convient et personnalisez-le selon vos besoins !
3. Créer un échéancier réaliste
Lorsque les équipes parlent de sprints comme d'un travail intense, elles supposent souvent que cela signifie surcharger la semaine d'innombrables tâches. Au contraire, un bon sprint de productivité paramètre des échéanciers réalistes.
Passez en revue votre carnet de commandes : Utilisez Listes de ClickUp pour rassembler les éléments de votre backlog afin d'identifier ce qui peut raisonnablement tenir dans le sprint. Vous pouvez également personnaliser les listes de Le modèle de backlog de sprint de ClickUp pour rendre ce processus plus rapide et plus efficace.
Estimez les durées : Dans ClickUp Tasks, vous pouvez ajouter des estimations de durée pour chaque tâche et les utiliser pour forfaiter le sprint.
Considérer les charges de travail : Tenez compte des vacances des membres de votre équipe, des validations existantes et de l'historique de la vitesse du sprint. Vue Charge de travail de ClickUp est un excellent point de départ.
la vue Charge de travail de ClickUp est une excellente façon d'assurer une allocation efficace des ressources
Look at dependencies : Lors de la fixation des paramètres, tenez compte de la façon dont les tâches sont liées les unes aux autres. Examinez les flux de travail agile pour savoir quelles tâches doivent être achevées avant que la suivante ne commence.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Gantt-Chart-View.png Vue diagramme Gantt de ClickUp /$$img/
utiliser la vue diagramme Gantt de ClickUp pour gérer les dépendances dans un projet_
Ajoutez une période tampon : Il est facile de planifier le travail l'un après l'autre, mais les choses peuvent mal tourner, et c'est ce qui arrive. Il faut donc prévoir une période tampon. Cela permet de s'assurer que le travail prévu dans le sprint pourra être achevé quoi qu'il arrive.
💡 Conseil professionnel : Envisagez d'utiliser l'outil Modèle de ClickUp Sprints pour commencer.
4. Préparation de l'environnement de travail
L'objectif premier d'un sprint de productivité est de minimiser les distractions. Le processus décrit ci-dessus élimine les distractions causées par le processus de planification du projet. Mais les autres distractions, y compris celles qui vous sont personnelles, relèvent de votre responsabilité.
Désencombrez votre espace physique et débarrassez votre bureau des éléments inutiles. Mettez votre téléphone en mode silencieux ou en mode concentration pendant que vous travaillez et mettez en sourdine toutes les notifications dont vous n'avez pas besoin. Préparez ensuite votre environnement de travail pour le sprint.
Choisissez un gestion de projet agile qui s'affiche en fonction de votre travail. ClickUp pour les équipes Agile offre une vue Accueil personnalisable où vous pouvez afficher Tout ce dont vous avez besoin pour commencer votre sprint. Vous pouvez également choisir une vue Calendrier ou une vue Tableau en fonction de vos préférences.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Tableau-View.png Vue Tableau ClickUp /$$img/
Essayez la vue Tableau pour gérer les tâches en progression
5. Exécuter un sprint de productivité
L'installation étant terminée, il est temps d'exécuter le sprint de productivité. Cela signifie simplement que vous allez maintenant faire ce qui a été forfaitairement prévu.
- Récupérez les tâches programmées
- Parcourez l'exposé ou la description de chaque tâche afin d'en achever la compréhension
- Faites un travail approfondi sur cette tâche spécifique
- N'oubliez pas de chronométrer le temps que vous avez passé sur cette tâche à l'aide deSuivi du temps ClickUp* Faites une pause à la fin du sprint
Si vous ne parvenez pas à achever une tâche dans le cadre de ce sprint comme prévu, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez procéder. Vous pouvez la remettre dans le carnet de commandes, la reprogrammer pour le prochain sprint ou la remplacer par une autre tâche.
Prenez ces décisions de manière réfléchie, en vous basant sur les informations que vous avez recueillies grâce à votre outils de gestion du carnet de commandes du produit .
6. Utiliser des techniques de gestion du temps
Pour réussir un sprint de productivité, il est judicieux de s'appuyer sur l'assistance de bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves. Voici quelques techniques de gestion du temps à envisager. Technique Pomodoro : À faire un travail intense pendant 25 minutes, suivi d'une pause de cinq minutes. Vous pouvez également travailler pendant 50 minutes et faire une pause de dix minutes. Gardez le cap grâce à l'un des outils suivants Applications Pomodoro disponibles aujourd'hui. Blocage du temps : Divisez votre journée en blocs de temps, chacun dédié à des tâches ou activités spécifiques. Combinez des tâches similaires pour éviter les changements de contexte et améliorer l'efficacité. Suivi du temps : Suivez la façon dont vous passez votre temps sur un jour ou deux pour identifier les pertes de temps, les points à améliorer et vos heures les plus productives.
7. Suivi de la progression et réflexion
Tout au long du sprint, suivez votre progression avec diligence. À la fin du sprint, prenez le temps de réfléchir. Voici quelques moyens d'y parvenir.
Tons debout
Utilisez les réunions quotidiennes pour partager les mises à jour sur la progression de votre équipe, discuter des tâches achevées et identifier les points de blocage. Certaines équipes travaillent-elles à distance ? Pas de problème ! Utilisez Affichage du ClickUp Chat pour un compte rendu asynchrone.
Vous pouvez également automatiser les notes de standup en utilisant ClickUp Brain qui rassemble toutes les mises à jour effectuées sur la plateforme la veille.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/UseAIWriteStandupTeamUpdatesGeneratedUpdate.png ClickUp Brain /$$img/
Essayez ClickUp Brain pour un résumé
Rapports
Créez les rapports dont vous avez besoin avec Tableaux de bord ClickUp . Personnalisez les cartes et choisissez les nombres que vous voulez voir en un seul endroit. Vous pouvez également utiliser des rapports spécifiques tels que les diagrammes de combustion/réduction, les rapports de productivité individuels, les tâches par statut, etc réunions de revue de sprint .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Dashboards-2.png Tableau de bord ClickUp /$$img/
créez des tableaux de bord entièrement personnalisables sur ClickUp_
Retrospectives
Enfin, organisez des rétrospectives avec l'équipe à la fin de chaque sprint. Appréciez le bon travail, célébrez les victoires et explorez les défis auxquels vous avez été confrontés pendant le sprint. Les rétrospectives Modèle de brainstorming pour la rétrospective de sprint de ClickUp offre un cadre visuel et interactif pour mener vos rétrospectives.
Modèle de rétrospective de sprint ClickUp
Organiser une réunion de rétrospective peut s'avérer difficile. En effet, elle implique de discuter des aspects émotionnels du travail ainsi que des aspects professionnels, et ces derniers ne sont pas toujours positifs. L'organisation de ces réunions peut s'avérer difficile pour les gestionnaires de projet en début de carrière, mais ClickUp est là pour les aider :
Ces exemples de rétrospective de sprint sont une source d'inspiration. Une fois que vous vous sentirez prêt à organiser vous-même vos réunions, essayez les outils suivants modèles de rétrospective de sprint pour vous guider dans votre démarche. Et pour couronner le tout, voici une lecture bonus sur comment les revues de sprint diffèrent des rétrospectives .
Après tout, si la mise en œuvre d'un sprint de productivité vous semble encore difficile, utilisez l'un des outils suivants modèles agiles pour mettre en place les paramètres de base.
Bonnes pratiques pour des Sprints réussis
C'est en s'appuyant sur les épaules des géants que l'on voit loin. Voici donc quelques sages conseils sous forme de bonnes pratiques éprouvées pour faciliter la planification de vos sprints de productivité.
Prenez vos pauses : Éloignez-vous de votre bureau, étirez-vous ou allez marcher. Évitez les écrans ou les médias sociaux pendant les pauses pour un meilleur impact. Pour les sprints plus longs, prenez une journée de repos pour vous rafraîchir l'esprit.
Célébrez : Ne laissez pas la réussite passer inaperçue. Célébrez les réalisations avec votre équipe.
Donnez la priorité aux soins personnels : Maintenez des habitudes saines comme dormir suffisamment, manger des repas nutritifs et faire de l'exercice régulièrement.
Communiquez : Demandez de l'assistance si vous avez des difficultés ou si vous vous sentez dépassé. Profitez de tous les avantages et de toutes les options qui s'offrent à vous.
Réfléchissez et apprenez : Utilisez les rapports et les rétrospectives pour réfléchir. Réfléchissez à ce que vous pourriez personnellement améliorer. Simulez des optimisations de processus pour obtenir de meilleurs résultats.
A vos paramètres, prêts, partez, ClickUp
C'est maintenant accepté comme sagesse conventionnelle qu'il est préférable d'avoir de courtes périodes de travail très concentrées, entrecoupées de pauses, plutôt que d'être partiellement concentré pendant de longues périodes. Que vous travailliez seul ou en équipe, les sprints sont un excellent moyen de faire du travail terminé.
Cependant, la mise en œuvre d'un sprint réussi ne se limite pas à de bonnes intentions. Elle implique une planification effacée, une programmation réfléchie, des prévisions, des estimations et une gestion continue.
C'est là qu'un outil de planification de sprint comme ClickUp peut aider, avec des fonctionnalités pour chaque aspect de la gestion du sprint, y compris les tâches, les échéanciers, les tableaux de bord, la communication, l'automatisation, et plus encore.
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