Une étude récente a révélé que les managers perdent 683 heures par an à cause des distractions, soit un tiers de leur temps de travail ! 42 % des personnes ayant participé à un sondage ont déclaré qu'elles parvenaient à peine à réaliser du travail productif pendant une heure sans interruption et, en moyenne, les gens passent près de 127 heures par an à se remettre de leurs distractions. Cela coûte 468 milliards de dollars par an à l'économie américaine.
Les experts de tous les secteurs travaillent sans relâche à l'amélioration de la productivité des employés. Les organisations essaient des outils modernes, l'automatisation, l'IA générative, etc. pour offrir de l'assistance à leurs employés. Cependant, ajouter plus de technologie sans corriger les comportements sous-jacents peut conduire à des résultats médiocres.
L'une des tactiques comportementales les plus couramment utilisées pour atteindre des performances optimales est le sprint de productivité. Mais qu'est-ce qu'un sprint de productivité ? Comment fonctionne-t-il ? Comment mettre en œuvre un sprint de productivité ?
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Comprendre les sprints de productivité
Tout comme le modèle de développement agile décompose les projets complexes et de grande envergure en sprints plus petits, les sprints de productivité améliorent la concentration et l'efficacité en décomposant les tâches en courtes périodes de travail intense, suivies de brèves pauses.
Entrons dans les détails.
Que sont les sprints de productivité ?
Un sprint de productivité consiste en une courte période de travail intense suivie d'une pause encore plus courte. Il s'apparente à la technique Pomodoro, qui recommande 25 minutes de travail suivies d'une pause de cinq minutes.
La seule différence est que, dans un sprint de productivité, vous choisissez la durée pendant laquelle vous devez vous concentrer et la durée de vos pauses en fonction de votre capacité d'attention. Contrairement à un sprint agile, qui dure généralement deux semaines, un sprint de productivité peut durer aussi longtemps que vous le souhaitez : une heure, quelques jours, une semaine ou un mois. Cependant, il est préférable de ne pas faire des sprints trop longs, car ils pourraient alors s'avérer contre-productifs.
Avantages des sprints de productivité
Les sprints de productivité, tout comme les sprints programmés dans les évènements Scrum, offrent des avantages extraordinaires pour le travail à accomplir. Examinons les plus importants.
Concentration
Avant le début du sprint, les équipes prennent collectivement des décisions concernant les tâches à accomplir, les résultats attendus, l'estimation de durée, les dépendances, etc. Ainsi, un sprint de productivité bien conçu offre une liste claire, concise et gérable de livrables à achever dans un échéancier limité.
Cette clarté crée les conditions idéales pour que chaque individu puisse se concentrer sur une seule tâche à la fois. Qu'ils travaillent individuellement ou en collaboration, ils savent quand et où se présenter et ce qu'ils doivent faire.
Vitesse
Un sprint est généralement une période de travail productive sans distraction. Cela signifie qu'il n'y a pas de réunions, d'activités de team building, de problèmes urgents, etc. qui peuvent empiéter sur le planning. Les équipes accomplissent ainsi leurs tâches plus rapidement.
Gestion du temps
Les sprints sont, par nature, limités dans le temps. Cette caractéristique crée un sentiment d'urgence. Les membres de l'équipe comprennent ce qu'ils doivent faire pendant leurs heures de travail, ce qui les incite à gérer efficacement leurs journées.
Utilisation des ressources
En tant qu'équipe, un sprint de productivité permet une meilleure utilisation des ressources. Il aide les individus à planifier leur travail en fonction des dépendances et de leur étape dans le flux de travail.
Par exemple, un analyste qualité peut planifier son travail dans un sprint deux jours après que le développeur a achevé le sien.
Niveaux d'énergie des employés
Une partie importante de chaque sprint est la pause. À la fin d'une période de travail intense, les sprints de productivité encouragent à faire une pause, parfois aussi longue que la moitié du sprint lui-même.
Cela donne à chaque membre de l'équipe le temps de récupérer de l'intensité du travail à accomplir. Cela reconnaît leurs efforts et encourage leur régénération.
Si vous êtes ingénieur logiciel, vous êtes probablement habitué à la planification de sprints et à la méthodologie Scrum. Cependant, les sprints ne doivent pas nécessairement se limiter à Agile/Scrum. Ils peuvent s'appliquer à tout type de rôle ou de travail. Voyons comment.
Comment planifier et exécuter un sprint de productivité
L'idée d'un sprint de productivité n'est pas d'obtenir un rendement déraisonnablement élevé chaque jour de l'année. Au contraire, un bon sprint de productivité vous aide à planifier votre travail de la manière la plus efficace et la moins épuisante possible.
Voici un guide étape par étape pour vous lancer avec l'assistance d'un outil de gestion de projet robuste tel que ClickUp Sprints.
1. Fixer des objectifs clairs
Avant de commencer un sprint, vous devez savoir ce que vous voulez accomplir. Fixer les bons objectifs permet d'orienter tout le travail effectué pendant le sprint dans la bonne direction.
Définissez des objectifs SMART. Fixez-vous des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.
N'oubliez pas que si la meilleure pratique pour fixer des objectifs consiste à se concentrer sur les résultats, il en va légèrement autrement pour les sprints de productivité. Dans ce cas, vous vous concentrez sur la définition d'objectifs pour les tâches que vous devez achever afin d'atteindre les objectifs de votre organisation.
Par exemple, si votre objectif est de lancer une campagne marketing pour le lancement d'un nouveau produit, vos objectifs SMART pourraient être les suivants :
- Créez un slogan pour la campagne avant le deuxième jour.
- Rédigez des briefs créatifs pour 20 contenus de réseaux sociaux avant le troisième jour.
- Finalisez le budget publicitaire numérique avant le cinquième jour.
Ces objectifs vous permettent de planifier efficacement votre travail. Par exemple, vous pouvez prévoir une session de brainstorming avec l'équipe marketing le premier jour, 2 à 3 heures de concentration pour rédiger des briefs le deuxième jour et 2 à 3 heures pour établir le budget le cinquième jour. Si vous avez du mal à fixer des objectifs, le modèle d'objectifs SMART de ClickUp peut vous aider.
2. Décomposer les objectifs en tâches spécifiques
Une fois vos objectifs définis, établissez les tâches nécessaires pour les atteindre. Vous n'avez pas besoin de repartir de zéro à chaque fois. Essayez le modèle de planification agile de sprints de ClickUp pour mettre votre équipe sur la voie de la réussite.
Bien que le modèle offre une structure, c'est à vous qu'il revient de définir les tâches et de concevoir le projet. Réfléchissez donc à la manière dont vous allez décomposer vos tâches. Par exemple, les tâches liées à la création d'un slogan pourraient être les suivantes :
- Brainstorming avec l'équipe créative
- Créer une liste de tous les slogans possibles
- Sélectionner les meilleurs slogans
- Expérimenter l'application du slogan sur différents canaux
- Finalisation du slogan
Fixez des dates d'échéance pour chacune de ces activités. Avec ClickUp Tasks, vous avez la possibilité de configurer des tâches uniques ou des sous-tâches si vous préférez. Vous pouvez également ajouter des descriptions, attribuer des utilisateurs, fixer des délais et collaborer avec les membres de l'équipe impliqués dans les commentaires imbriqués. Et ce n'est pas tout ! Liez les tâches et gérez les dépendances, le tout en un seul endroit.
Vous débutez dans la planification de sprints ? Pas de souci. Choisissez un modèle de planification de sprint qui vous convient et personnalisez-le selon vos besoins !
3. Créer un échéancier réaliste
Lorsque les équipes parlent des sprints comme d'un travail intense, elles supposent souvent que cela signifie surcharger la semaine d'innombrables tâches. Au contraire, un bon sprint de productivité fixe un échéancier réaliste.
Passez en revue votre backlog : utilisez les listes ClickUp pour rassembler vos éléments de backlog afin d'identifier ceux qui peuvent raisonnablement s'intégrer dans le sprint. Vous pouvez également personnaliser le modèle de backlog de sprint de ClickUp pour rendre ce processus beaucoup plus rapide et efficace.
Estimation de la durée : dans ClickUp Tasks, vous pouvez ajouter des estimations de durée pour chaque tâche et les utiliser pour planifier le sprint.
Tenez compte de la charge de travail : prenez en considération les congés des membres de votre équipe, leurs engagements existants et la vitesse historique des sprints. La vue « Charge de travail » de ClickUp est un excellent point de départ pour cela.
Examinez les dépendances : lorsque vous fixez des délais, tenez compte des liens entre les tâches. Passez en revue le flux de travail agile pour déterminer les tâches qui doivent être achevées avant de passer à la suivante.
Ajoutez une marge de manœuvre : il est facile de planifier du travail à la suite les uns des autres, mais des imprévus peuvent toujours survenir. Prévoyez donc une marge de manœuvre. Cela garantit que le travail prévu dans le sprint pourra être achevé quoi qu'il arrive.
💡 Conseil de pro : pensez à utiliser le modèle ClickUp Sprints pour vous lancer.
4. Préparation de l'environnement de travail
L'objectif principal d'un sprint de productivité est de minimiser les distractions. Le processus ci-dessus élimine les distractions causées par le processus de planification du projet. Mais les autres distractions, y compris celles qui vous sont personnelles, relèvent de votre responsabilité.
Désencombrez votre espace physique et débarrassez votre bureau des éléments inutiles. Mettez votre téléphone en mode silencieux ou « concentration » pendant que vous travaillez et désactivez toutes les notifications dont vous n'avez pas besoin. Ensuite, préparez votre environnement de travail pour le sprint.
Choisissez une vue de gestion de projet agile qui vous convient. ClickUp for Agile teams offre une vue d'accueil personnalisable où vous pouvez voir tout ce dont vous avez besoin pour commencer votre sprint. Vous pouvez également choisir une vue Calendrier ou Tableau en fonction de vos préférences.
5. Exécution d'un sprint de productivité
Une fois l’installation terminée, il est temps de mettre en œuvre le sprint de productivité. Cela signifie simplement que vous allez maintenant suivre le plan établi.
- Prenez en charge les tâches planifiées
- Passez en revue le brief ou la description de chaque tâche afin de bien comprendre le contexte.
- Travaillez de manière approfondie sur cette tâche spécifique.
- N'oubliez pas de chronométrer le temps que vous y consacrez à l'aide du suivi du temps de ClickUp.
- Faites une pause à la fin du sprint.
Si vous ne parvenez pas à achever une tâche dans le cadre de ce sprint comme prévu, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez procéder. Vous pouvez la rajouter au backlog, la reprogrammer pour le prochain sprint ou la remplacer par une autre tâche.
Prenez ces décisions de manière réfléchie en vous basant sur les informations que vous recueillez à l'aide de vos outils de gestion du backlog de produits.
6. Utilisation des techniques de gestion du temps
Pour mettre en œuvre avec succès un sprint de productivité, il est judicieux de s'appuyer sur l'assistance de bonnes pratiques éprouvées. Voici quelques techniques de gestion du temps à prendre en considération.
Technique Pomodoro: effectuez un travail intensif pendant 25 minutes, puis faites une pause de cinq minutes. Vous pouvez également travailler pendant 50 minutes et faire une pause de dix minutes. Restez sur la bonne voie grâce à l'une des applications Pomodoro disponibles aujourd'hui.
Time-blocking: divisez votre journée en blocs de temps, chacun étant dédié à des tâches ou activités spécifiques. Regroupez les tâches similaires afin d'éviter les changements de contexte et d'améliorer votre efficacité.
Suivi du temps: surveillez comment vous passez votre temps sur une journée ou deux afin d'identifier les pertes de temps, les domaines à améliorer et vos heures les plus productives.
7. Suivi de la progression et réflexion
Tout au long du sprint, suivez attentivement votre progression. À la fin du sprint, prenez le temps de réfléchir. Voici quelques moyens d'y parvenir.
Compte rendu debout
Utilisez les réunions quotidiennes pour partager les dernières informations sur la progression de votre équipe, discuter des tâches achevées et identifier les obstacles. Certaines équipes travaillent à distance ? Pas de problème ! Utilisez la vue Chat de ClickUp pour une réunion asynchrone.
Vous pouvez également réaliser l'automatisation des notes de compte rendu à l'aide de ClickUp Brain, qui rassemblera toutes les mises à jour effectuées sur la plateforme la veille.
Rapports
Créez les rapports dont vous avez besoin avec les tableaux de bord ClickUp. Personnalisez les cartes et choisissez les nombres que vous souhaitez voir, le tout en un seul endroit. Vous pouvez également utiliser des rapports spécifiques tels que des diagrammes burn up/burn down, des rapports de productivité individuels, des tâches par statut, etc. lors de vos réunions de revue de sprint.
Rétrospectives
Enfin, organisez des rétrospectives avec l'équipe à la fin de chaque sprint. Appréciez le travail accompli, célébrez les victoires et explorez les défis auxquels vous avez été confrontés pendant le sprint. Le modèle de brainstorming rétrospectif ClickUp Sprint offre un cadre visuel et interactif pour mener vos rétrospectives.
Organiser une réunion rétrospective peut être difficile. En effet, cela implique de discuter des aspects émotionnels du travail ainsi que des aspects professionnels, et tous ne sont pas forcément positifs. Organiser ces réunions peut être difficile pour les chefs de projet en début de carrière, mais ClickUp est là pour vous aider :
Ces exemples de rétrospectives de sprints vous donneront quelques idées. Et lorsque vous vous sentirez prêt à animer vos propres réunions, essayez ces modèles de rétrospectives de sprints pour vous guider dans votre démarche. Pour finir, voici un article bonus sur les différences entre les revues de sprints et les rétrospectives.
Si la mise en œuvre d'un sprint de productivité vous semble encore compliquée, utilisez l'un de ces modèles agiles pour établir les bases.
Bonnes pratiques pour des sprints réussis
On voit plus loin en se tenant sur les épaules des géants. Voici donc quelques conseils avisés sous forme de bonnes pratiques éprouvées pour faciliter la planification de vos sprints de productivité.
Faites des pauses : éloignez-vous de votre bureau, étirez-vous ou allez vous promener. Évitez les écrans et les réseaux sociaux pendant vos pauses pour un meilleur effet. Pour les sprints plus longs, prenez un jour de congé pour vous ressourcer.
Célébrez : ne laissez pas la réussite passer inaperçue. Célébrez les réalisations avec votre équipe.
Donnez la priorité à votre bien-être : adoptez des habitudes saines, comme dormir suffisamment, manger des repas nutritifs et faire régulièrement de l'exercice.
Communiquez : demandez de l'assistance si vous rencontrez des difficultés ou si vous vous sentez dépassé. Profitez de tous les avantages et options qui s'offrent à vous.
Réfléchissez et apprenez : utilisez les rapports et les rétrospectives pour réfléchir. Réfléchissez à ce que vous pourriez améliorer personnellement. Simulez des optimisations de processus pour obtenir de meilleurs résultats.
À vos marques, prêts, partez, ClickUp !
Il est désormais communément admis qu'il vaut mieux travailler de manière très concentrée pendant de courtes périodes, entrecoupées de pauses, plutôt que de se concentrer partiellement pendant de longues périodes. Que vous travailliez seul ou en équipe, les sprints sont un excellent moyen d'accomplir votre travail.
Cependant, la mise en œuvre d'un sprint réussi nécessite plus que de bonnes intentions. Elle implique une planification claire, une programmation réfléchie, des prévisions, des estimations et une gestion continue.
C'est là qu'un outil de planification de sprints comme ClickUp peut vous aider, avec des fonctionnalités pour tous les aspects de la gestion des sprints, notamment les tâches, les échéanciers, les tableaux de bord, la communication, l'automatisation, etc.
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