Débordant d'une confiance (excessive) après avoir réalisé la réussite de la construction du canal de Suez, Ferdinand de Lesseps tenta de construire un canal à niveau de la mer à travers l'isthme de Panama. Malheureusement, il sous-estima grossièrement les défis techniques posés par le terrain panaméen.
Confronté à des maladies et à un manque d'expertise, il dut abandonner le projet en 1889. Son entreprise fit faillite après avoir dépensé 287 millions de dollars dans ce projet.
De Lesseps fut victime de ce que les psychologues Daniel Kahneman et Amos Tversky appellent le « sophisme de la planification ».
Qu'est-ce que le sophisme de la planification ? Pourquoi y sommes-nous sensibles ? Comment nos préjugés se manifestent-ils dans notre travail et notre vie ? Et que pouvons-nous faire pour atténuer le sophisme de la planification ? Poursuivez votre lecture pour le découvrir !
Comprendre en détail le sophisme de la planification
En 1979, les psychologues Kahneman et Tversky ont défini l'erreur de planification comme « la tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour achever une tâche future, en partie à cause d'une confiance excessive dans des scénarios de performance trop optimistes ».
En termes simples, le sophisme de planification est un biais cognitif qui vous amène à sous-estimer le temps nécessaire à l'achevement d'une tâche et à surestimer votre capacité à la mener à bien.
Voici quelques-unes des caractéristiques du sophisme de planification :
- Cela affecte les prévisions concernant vos tâches (et celles de votre équipe), mais pas celles des autres.
- Vos prédictions reposent principalement sur des jugements intuitifs mais inexacts.
- Les erreurs sont le résultat de préjugés et d'espoirs irréalistes plutôt que d'une occurrence aléatoire
- Cela se produit indépendamment du fait que le planificateur ait déjà connu des échecs similaires dans le passé.
- Cela se produit indépendamment des traits de personnalité, de la culture, du sexe, de la taille de la tâche ou du temps disponible.
Mais pourquoi cela se produit-il ?
Les raisons de l'erreur de planification
Les êtres humains perçoivent les évènements de manière asymétrique. Nous avons un désir inné d'être positifs et optimistes. Nous voulons croire que nous avons le pouvoir et le contrôle nécessaires pour terminer une tâche, même lorsque tout indique le contraire. Voici pourquoi.
Nous aimons que nos verres soient à moitié pleins
Lorsque nous nous lançons dans la planification d'un projet, nous avons tendance à nous concentrer sur les aspects positifs. Nous pensons avoir tiré les leçons de nos échecs passés et être aujourd'hui plus performants. Nous voulons élaborer un plan qui nous donne bonne conscience et nous mette en valeur.
Combien de fois avez-vous entendu un développeur dire : « C'est un bug qui peut être corrigé en cinq minutes » ? Le développeur pense avoir les compétences nécessaires pour résoudre le bug en cinq minutes, mais la réalité est loin d'être aussi simple.
Nous sommes réfractaires au changement
Le changement nous oblige à modifier notre vision initiale du monde. Au milieu d'un projet, si nous recevons de nouvelles informations qui nous montrent que nous sommes sur la mauvaise voie, nous réagissons en les rejetant.
Les chefs de projet ont souvent tendance à considérer les écarts importants en cours de progression comme des incidents mineurs, car ils sont victimes du biais d'ancrage. Ils ancrent leur processus de réflexion sur le forfait initial plutôt que sur les nouvelles informations.
Nous n'aimons pas les informations négatives
Lorsque nous sommes en plein milieu d'un projet, surtout lorsque beaucoup de travail a déjà été terminé, nous n'aimons pas entendre de mauvaises nouvelles. Nous ignorons les informations qui remettent en cause notre optimisme, car elles peuvent perturber complètement le projet.
En fait, nous considérons ceux qui prennent les informations négatives au sérieux comme des cyniques ou des opposants. Le résultat est que la pression des pairs et le biais de conformité les conduisent à adopter l'opinion populaire.
Nous sommes enclins à l'optimisme
Les adeptes du saut à l'élastique pensent qu'ils courent moins de risques de se blesser que les autres sauteurs, bien qu'aucune donnée ne vienne étayer cette affirmation. Pour prendre un exemple plus terre-à-terre, nous partons du principe qu'il est facile de gérer un emploi à temps plein et une activité secondaire ! Ce sont là des exemples typiques du biais d'optimisme.
Les recherches montrent que le biais d'optimisme est l'un des biais les plus constants et les plus répandus chez les êtres humains. Il découle de deux tendances cognitives : les gens surestiment la probabilité que des évènements positifs leur arrivent et sous-estiment la probabilité que des évènements négatifs se produisent.
La tendance et la pression sociale à maintenir une vision irréaliste et positive conduisent à un excès de confiance, à une mauvaise évaluation des risques et à un manque de plans d'urgence.
Le biais d'optimisme alimente l'erreur de planification chez les chefs de gestion de projet de plusieurs manières clés.
- Vous avez tendance à vous concentrer sur les réussites imaginées et à ignorer les écueils potentiels lorsque vous planifiez.
- Vous surestimez votre capacité
- Vous ne prévoyez pas de retards ou de complications, car vous pensez qu'ils sont peu susceptibles de se produire.
- Vous ignorez les données historiques et vous vous fiez aux scénarios les plus optimistes
- Vous attribuez les échecs passés à des facteurs externes indépendants de votre volonté.
Notre raisonnement est motivé
Le raisonnement motivé est une forme de biais émotionnel qui consiste à accepter les preuves qui correspondent à vos croyances actuelles et à rejeter toute information qui contredit cet état d'esprit.
Par exemple, si votre client souhaite qu'un site web soit développé en deux semaines, mais que vous savez que la réalisation du projet prendra plus de temps, vous acceptez. Vous vous persuadez qu'il ne s'agit que de cinq pages, que vous disposez déjà d'un modèle, que le contenu est prêt, etc.
Voici comment cela alimente l'erreur de planification :
- Vous surestimez la probabilité d'obtenir des résultats positifs, ce qui conduit à un biais d'optimisme.
- Vous êtes plus susceptible de vous souvenir favorablement des réussites passées en raison du biais de confirmation.
- L'ancrage vous amène à vous concentrer sur des détails spécifiques plutôt que de voir la situation dans son ensemble.
- Vous traitez les informations d'une manière qui fournit de l'assistance à vos hypothèses, croyances et attitudes préexistantes.
Nous sommes tous un peu partiaux, confiants, optimistes et motivés. Alors, quel mal y a-t-il à cela, me direz-vous.
Effets néfastes de l'erreur de planification sur la planification des projets
Lorsque vous tombez dans le piège de l'erreur de planification, vous risquez de commettre plusieurs erreurs. Cela peut avoir des conséquences extrêmes.
Mauvaise compréhension des échéanciers : le sophisme de la planification conduit les équipes à sous-estimer le temps nécessaire à l'achèvement de projets innovants. Vous pourriez être trop confiant pour laisser place à l'expérimentation, à l'échec et aux retouches. Cela conduit à des prévisions de temps trop optimistes qui ne tiennent pas compte de l'ensemble du projet.
Petits budgets : lorsque vous vous persuadez que quelque chose peut être fait rapidement, vous sous-estimez également les ressources nécessaires. Vous pourriez donc engager un seul rédacteur pour achever un livre électronique, alors qu'il faudrait en réalité les services d'un rédacteur, d'un éditeur et d'un graphiste.
Ignorer les risques externes : le sophisme de la planification agit comme un œil-de-bœuf, poussant les équipes à se concentrer exclusivement sur des tâches spécifiques et à négliger les risques externes, tels que l'environnement réglementaire, la concurrence, la dynamique du marché, etc.
Pression auto-imposée : les équipes se sentent obligées de fournir des échéanciers trop optimistes pour que les projets soient approuvés et financés, même si elles savent que les estimations sont irréalistes. Cela crée une pression qui expose les employés à l'échec et à l'épuisement professionnel.
Innovation étouffée : les projets innovants sont complexes et incertains, ce qui rend difficile l'estimation précise du temps et des ressources nécessaires. Dans de tels cas, la planification des projets est sujette à des biais. Sous-estimer le temps nécessaire pour créer quelque chose d'entièrement nouveau compromettra l'objectif que vous vous êtes fixé.
Si vous vous moquez actuellement en pensant que seuls les jeunes ou les personnes trop enthousiastes sont susceptibles de tomber dans le piège de l'erreur de planification, détrompez-vous.
Exemples concrets de l'erreur de planification
Les erreurs de planification ne font pas de distinction entre le développement de petits logiciels et les grands projets d'infrastructure. Voici quelques exemples illustrant comment des plans irréalistes, des préjugés, des pressions et les attentes des actionnaires ont eu un impact sur des projets d'envergure tout au long de l'histoire.
L'Opéra de Sydney
L'une des structures les plus reconnaissables au monde, la construction de l'Opéra de Sydney a été retardée d'au moins une décennie en raison d'erreurs de planification. L'estimation initiale, telle que rapportée en 1957, était de 7 millions de dollars, avec une estimation de durée de six ans. Une version réduite du projet initial a finalement été inaugurée 16 ans plus tard, pour un coût de 102 millions de dollars !
L'Opéra de Sydney a connu des difficultés en raison de :
- Un démarrage précipité : compte tenu du climat politique et de l'opinion publique favorable, le gouvernement australien souhaitait que la construction commence plus tôt que ce qui était réalisable.
- Plans incomplets : l'architecte n'avait pas encore finalisé les plans définitifs, ce qui a conduit à des mesures provisoires et à des problèmes structurels imprévus.
- Complexité sous-estimée : les défis posés par le toit en forme de coquille ont conduit à sa refonte achevée et à sa reconstruction.
Le chemin de fer Canadien Pacifique
En 1871, la colonie de Colombie-Britannique accepta de faire partie du Canada. En échange, le Canada promit de construire un chemin de fer transcontinental permettant une connexion entre les territoires.
Le projet, qui devait être achevé en 1881 avec un crédit de 25 millions de dollars, a pris quatre ans de plus que prévu et a nécessité 22,5 millions de dollars supplémentaires en prêts. Voici pourquoi.
- Manque de recul : les planificateurs n'ont pas suffisamment pris en compte le relief accidenté sur lequel ils devaient poser les rails.
- Manque de main-d'œuvre : il y avait une grave pénurie de travailleurs en raison des salaires minimaux et des conditions de travail dangereuses, que les entrepreneurs devaient compenser en faisant appel à des travailleurs étrangers.
- Problèmes réglementaires : les pressions politiques, les problèmes liés aux accords fonciers et le pouvoir du peuple ont tous contribué au retard pris dans la construction.
Site web Healthcare.gov
Le 20 octobre 2013, le président Barack Obama a déclaré: « Il n'y a pas de quoi enjoliver les choses : le site web a été trop lent, les gens ont été bloqués pendant le processus de demande et je pense qu'il est juste de dire que personne n'est plus frustré que moi par cette situation. » Il parlait du site web très attendu healthcare.gov.
L'une des principales raisons de cet échec retentissant fut l'erreur de planification.
- Sous-estimation des coûts : des enquêtes ont montré que le coût prévu pour le projet de développement du site web était de 292 millions de dollars, mais qu'il a en réalité coûté 2,1 milliards de dollars.
- Inexpérience : les Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) manquaient d'expérience dans la mise en œuvre de projets logiciels, en particulier d'une telle complexité.
- Contraintes de temps : les entrepreneurs n'ont reçu les spécifications finales que quelques mois avant le lancement, ce qui a considérablement réduit le temps disponible.
Le point positif de cette débâcle est que vous n'êtes pas le seul à avoir planifié un projet de développement logiciel de 12 mois qui dure depuis 18 mois et plus.
Ou peut-être pouvez-vous vous pardonner d'avoir consacré 15 minutes à ranger votre maison, pour finalement vous rendre compte que vous étiez encore en train de nettoyer trois heures plus tard ?
L'erreur de planification a des conséquences sur notre vie personnelle et professionnelle. Elle crée une pression inutile, nous maintient prisonniers de nos préjugés et entraîne un cycle vicieux de surmenage ou de sous-performance. Pour éviter cela, vous avez besoin de données, de cadres de planification et d'un esprit ouvert.
Comment éviter l'erreur de planification
Croire que l'on peut terminer quelque chose en moins de temps qu'il n'en faut réellement est l'une des erreurs de jugement les plus courantes, tant dans la vie personnelle que professionnelle.
La solution : s'entraîner, s'entraîner et encore s'entraîner. Il faut s'entraîner pour éviter de tomber dans le piège de l'erreur de planification, et encore plus s'entraîner pour prendre l'habitude de construire des structures qui vous empêchent de succomber.
Voici un guide étape par étape sur la manière de l'aborder avec les bonnes intentions, les bons processus et un logiciel de planification stratégique tel que ClickUp.
Faites confiance aux données historiques
Examinez le temps nécessaire à l'achevement de la tâche la fois précédente, du début à la fin. Utilisez les techniques de prévision par classe de référence, qui consistent essentiellement à prévoir l'avenir en se basant sur des tâches similaires, des situations passées et des résultats.
En analysant les résultats de projets comparables dans le passé, vous pouvez faire des prévisions précises en vous basant sur les retards, les défis et les risques liés aux coûts du projet.
- Identifiez une classe de référence pertinente de données provenant de projets similaires réalisés dans le passé.
- Consolidez ces données en fonction de la durée de ces projets, tant au sein de l'organisation qu'à l'extérieur.
- Utilisez ces données pour définir des attentes plus réalistes pour le projet actuel plutôt que de vous fier à des estimations issues de votre intuition.
- Élaborez des plans d'urgence pour faire face aux contraintes de temps, aux goulots d'étranglement et à d'autres obstacles potentiels.
La collecte et la conservation des données historiques constituent la partie la plus délicate pour la plupart des entreprises. Les outils de planification de projet de ClickUp sont conçus pour recueillir et organiser les informations relatives à l'avancement de votre travail.
ClickUp Suivi du temps vous permet de surveiller la durée d'une tâche. La vue Charge de travail de ClickUp permet aux équipes d'enregistrer leur disponibilité et aux chefs de projet d'allouer les ressources en conséquence. ClickUp Objectifs vous permet de fixer des cibles et de suivre la progression en temps réel.
Si vous développez un produit, ClickUp for Product Planning vous offre tout ce dont vous avez besoin pour éviter les erreurs de planification, notamment des estimations, le suivi du temps et des tableaux de bord personnalisables. Ne laissez rien au hasard ou à votre optimisme débordant !
Définir des intentions de mise en œuvre
Les intentions de mise en œuvre sont des stratégies « si-alors » utilisées pour réguler son propre comportement ou créer des habitudes. Il s'agit de moyens simples, réalistes et concrets pour atteindre les objectifs de gestion de projet.
Définissez des intentions de mise en œuvre spécifiques concernant la manière et le moment où vous acheverez le travail. Utilisez des phrases conditionnelles, telles que :
- Orienté vers les tâches : si je dois respecter le délai, je terminerai le codage deux jours avant la date limite.
- Orienté vers les obstacles : si je tombe malade, j'adapterai ma stratégie de gestion de la capacité et ferai appel à John Doe pour me remplacer.
- Orienté vers les résultats : si le travail prend du retard, je réévaluerai les échéanciers et en informerai le client à l'avance.
- Orienté processus : s'il existe une dépendance, je porterai une attention particulière à la fluidité du flux de travail.
L'utilisation d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp offre un moyen simple et visuel de gérer les dépendances. ClickUp Tasks vous permet de relier des éléments et d'ajouter des dépendances afin de ne jamais en manquer une. Utilisez la vue du diagramme de Gantt pour visualiser l'impact d'un retard et mettre en œuvre les procédures correctives appropriées.
Si nécessaire, effectuez une analyse SOAR approfondie pour identifier vos forces, vos opportunités, vos aspirations et vos résultats.
Aborder le projet de cette manière permet de surmonter le biais d'optimisme en tenant délibérément compte des situations défavorables.
Essayez l'effet de segmentation
Dans le domaine de l'éducation, l'effet de segmentation vise à améliorer les résultats d'apprentissage en divisant les leçons en petits segments plutôt qu'en éléments continus.
En gestion de projet, cela signifie simplement diviser un grand projet en plusieurs parties plus petites, ce qui le rend plus facile à gérer. Ce faisant, tenez compte des éléments suivants.
- Travail non productif : comptabilisez le temps passé sur chaque partie de la tâche, y compris la recherche, l'expérimentation, les discussions, etc.
- Cohérence : décomposez le projet de la même manière que vous le feriez pour votre plan habituel. Cela vous aidera à examiner des données historiques équivalentes pour établir des prévisions.
- Planification d'urgence : planifier l'achèvement de chaque partie plutôt que de l'ensemble vous aide également à prendre en compte les obstacles potentiels et à effectuer du travail par étapes.
Utilisez la méthode d'estimation en trois points
Utilisez la méthode d'estimation en trois points pour contrer l'erreur de planification et élaborer un échéancier de projet plus réaliste. Elle implique trois scénarios différents pour estimer la durée des tâches.
- Estimation optimiste : scénario idéal où tout se passe sans encombre
- Estimation la plus probable : résultats raisonnables auxquels vous pouvez vous attendre sur la base de votre expérience et des données disponibles.
- Estimation pessimiste : scénario le plus défavorable, avec des retards importants et l'apparition de problèmes
La moyenne pondérée de ces trois estimations donne l'estimation de durée la plus probable pour la tâche. Essayez de créer votre propre estimation en trois points pour la durée nécessaire à chaque tâche avec ClickUp Time Estimates.
Ne réinventez pas la roue
Les chefs de projet s'appuient souvent sur leur intuition pour estimer la durée d'un projet. Cela les conduit à effectuer inutilement des calculs à maintes reprises. Évitez cela grâce à des modèles personnalisés adaptés à vos besoins.
Modèles gratuits et personnalisables de ClickUp
Pré-planification du projet : le modèle de document de planification de ClickUp aide l'équipe de projet à se mettre sur la voie de la réussite en définissant les objectifs, les buts et les actions à mener. Il permet également de diviser les tâches en parties plus faciles à gérer pour une exécution plus rapide.
Planification du projet : le modèle de planification du projet de ClickUp est un cadre convivial pour les débutants qui permet de planifier instantanément les tâches futures. Il vous offre la structure nécessaire pour élaborer un plan, organiser les tâches, hiérarchiser les activités à fort impact et aligner les membres de l'équipe, le tout en un seul endroit.
Prise de décision : le modèle de document « Cadre de prise de décision » de ClickUp vous aide à évaluer rapidement et précisément les avantages et les inconvénients de toute décision en :
- Analyser chaque choix possible
- Identifier les idées ayant la priorité pour aller de l'avant
- Aligner les équipes sur ce qui est le plus important pour la réussite collective
Vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ? Consultez ces dix modèles gratuits de planification stratégique pour créer un cadre à utiliser pour toutes les décisions que vous devez prendre.
Soyez pessimiste
Selon la croyance populaire, les pessimistes ont plus de chances de survivre à une apocalypse zombie, car ils restent sur leurs gardes, prévoient les pires scénarios, prennent des décisions difficiles et abandonnent leurs idées préconçues.
Même si la gestion de projet n'est pas toujours une apocalypse zombie, un peu de pessimisme peut aider.
Une perspective pessimiste conduit à des évaluations plus réalistes, intégrant des marges de sécurité et des imprévus. Elle vous poussera à examiner les données passées et à identifier tout ce qui peut mal tourner, vous donnant ainsi une compréhension plus rationnelle de vos forces et de vos faiblesses.
Qu'y a-t-il de mieux qu'un pessimiste ? Un pessimiste disposant des bons outils pour visualiser les plans de projet et les évaluer.
Tout sauf les préjugés : évitez les erreurs de planification avec ClickUp
Daniel Kahneman, dans son livre « Thinking, Fast and Slow », a déclaré : « La plupart d'entre nous affichent le monde comme plus bienveillant qu'il ne l'est en réalité, nos qualités comme plus favorables qu'elles ne le sont réellement et les objectifs que nous nous fixons comme plus réalisables qu'ils ne le sont probablement. »
Ce que Ferdinand de Lesseps n'a pas pu faire, les États-Unis d'Amérique l'ont accompli avec le canal de Panama. Ils ont suivi à la lettre les principes théoriques, en utilisant avec diligence les données historiques pour faire des estimations réalistes, en planifiant tous les résultats possibles, en menant un sondage approfondi et en alignant toutes les parties prenantes sur le projet. Ils ont achevé le projet en dix ans.
Malgré les innombrables exemples qui font l’objet d’un avertissement contre ce phénomène, le sophisme de la planification est un biais cognitif omniprésent qui conduit les personnes et les équipes à sous-estimer le temps, les coûts et les risques des tâches et projets futurs.
Même si vous pouvez utiliser toute votre volonté pour l'éviter, la mise en place de systèmes adaptés pourrait s'avérer plus efficace.
Les logiciels de résolution de problèmes et de gestion des risques tels que ClickUp sont parmi les outils les plus efficaces pour prendre des décisions réalistes et fondées sur des données. Grâce à ses fonctionnalités de gestion de projet, à son orientation vers les données, à ses modèles intuitifs et à son IA spécialement conçue, ClickUp structure vos pensées et clarifie votre prise de décision. Essayez ClickUp. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.