À mesure que votre entreprise et votre clientèle augmentent en taille, comment maintenir une collaboration étroite entre chaque équipe et les différents outils ? C'est exactement le défi auquel DataAutomation a été confronté en 2020 avant de créer une solution de travail tout-en-un pour augmenter la productivité avec ClickUp !
L'histoire de DataAutomation
Fondée en 2016, DataAutomation est une plateforme SaaS qui intègre des logiciels et automatise les processus afin d'aider les entreprises à optimiser leur rendement, à gagner du temps et à éliminer les erreurs humaines.
Aujourd'hui, DataAutomation est utilisé par plus de 186 entreprises dans le monde entier et est devenu un leader en tant que fournisseur de solutions d'automatisation en masse et d'intégration d'applications. Sa mission est de personnaliser et de connecter les logiciels afin que les clients puissent se concentrer sur la croissance de leur entreprise de manière plus efficace.
Le défi
Les solutions de DataAutomation nécessitent une coordination minutieuse entre ses équipes de mise en œuvre, commerciale et de marketing.
Pour répondre aux besoins de ses clients et de ses équipes en pleine croissance, DataAutomation avait besoin d'une plateforme de travail unique et partagée qui améliore la collaboration interfonctionnelle, les processus de travail et la visibilité organisationnelle.
La solution
Nous pensons que le remplacement des flux de travail traditionnels par des processus clairs et automatisés est la clé de l'efficacité commerciale. Nos clients s'appuient sur des solutions sophistiquées qui nécessitent une collaboration étroite entre toutes nos équipes chez DataAutomation. Grâce à ClickUp, nous pouvons enfin travailler ensemble au même endroit avec un ensemble d'outils partagés, ce qui améliore les processus internes et fait progresser notre entreprise. Non seulement cette solution unit nos équipes, mais nous avons également trouvé un partenaire fiable qui partage notre philosophie consistant à donner les moyens de travailler plus efficacement !
Nous pensons que le remplacement des flux de travail traditionnels par des processus clairs et automatisés est la clé de l'efficacité commerciale. Nos clients s'appuient sur des solutions sophistiquées qui nécessitent une collaboration étroite entre toutes nos équipes chez DataAutomation. Grâce à ClickUp, nous pouvons enfin travailler ensemble au même endroit avec un ensemble d'outils partagés, ce qui améliore les processus internes et fait progresser notre entreprise. Non seulement cette solution unit nos équipes, mais nous avons également trouvé un partenaire fiable qui partage notre philosophie consistant à donner les moyens de travailler plus efficacement !
Tout regrouper en un seul endroit
Renee a rejoint DataAutomation en 2020 et s'est immédiatement attelée à une tâche colossale : auditer les outils et les processus de l'équipe de mise en œuvre afin d'identifier les inefficacités, puis créer un système pour les améliorer.
La vision de Renee pour l'avenir du travail chez DataAutomation, qu'elle appelle la « philosophie parapluie », est que chaque équipe et son travail doivent être regroupés en un seul endroit où tout le monde peut se coordonner, quel que soit son rôle ou sa pile technologique.
« Les silos d'informations constituent un obstacle majeur au travail interfonctionnel, en particulier dans un environnement distant où il n'est pas possible de s'informer de manière informelle sur les initiatives d'un autre service en attendant que son café soit prêt », explique Renee.
« Chaque fois que vous pouvez ouvrir vos outils afin d'améliorer la visibilité et l'accessibilité des informations, vous gagnez du temps et réduisez les coûts d'opportunité. »
Consolidation des outils
Si les outils de DataAutomation suffisaient auparavant, ils sont devenus un véritable fardeau à mesure que les flux de travail déconnectés entraînaient une perte de productivité et un stress accru à mesure que chaque équipe s'agrandissait.
À l'époque, les équipes de Data Automation s'appuyaient sur plusieurs plateformes pour soutenir les fonctions de l'équipe :
- Trello pour la gestion de projet
- Tettra pour la documentation des processus (procédures opératoires normalisées)
- Streak pour le CRM de l'équipe commerciale
- Google Docs pour les bases de connaissances
- Google Forms pour les enquêtes sur les projets et les formulaires de bugs
- Google Sheets pour les bases de données
- …et plus encore
Après une période de recherche et de comparaison des différentes plateformes, Renee, en collaboration avec d'autres, a décidé que ClickUp était le seul outil qui répondait à tous les critères tout en offrant une interface utilisateur conviviale et personnalisable, adaptée aux besoins de chacun, des ingénieurs aux commerciaux.
Grâce à ClickUp, les équipes principales de DataAutomation ne sont plus séparées par des outils disparates. Chaque backlog, flux de travail et initiative de projet se trouve désormais dans un seul environnement de travail ClickUp.
Créer une infrastructure pour soutenir toutes les équipes
La première étape pour créer une organisation de travail efficace est l'infrastructure. Si les équipes doivent travailler ensemble, elles ont également besoin d'espaces séparés pour organiser leur travail.
DataAutomation y parvient en organisant l'ensemble de son entreprise à l'aide de la hiérarchie de ClickUp, qui couvre les espaces, les dossiers, les listes et les tâches.
Les chefs de projet et les responsables d'équipe peuvent enfin voir comment l'ensemble de leur travail établit des connexions pour contribuer aux objectifs de l'entreprise.
Cette infrastructure unique et partagée contribue à plusieurs avancées importantes pour DataAutomation :
- L'ensemble de l'organisation est désormais clairement structuré à travers des espaces, des dossiers et des listes.
- Les chefs de projet ont désormais une vue d'ensemble au niveau de l'entreprise, des fonctions au niveau de l'équipe et des projets et tâches spécifiques au niveau individuel.
- Les équipes peuvent désormais identifier les points faibles et les goulots d'étranglement, le temps consacré aux bugs, aux mises à jour et au travail administratif, les doublons, les retards de communication, etc. à l'aide de widgets et de tableaux de bord.
- Les employés apprécient ce nouveau sentiment de sérénité, sachant que les éléments de travail ne se perdent plus et qu'ils n'ont plus besoin de passer des heures supplémentaires chaque jour à organiser ou à rechercher des éléments de travail.
Mise en place d'un système pour organiser les tâches et les retards
Avant ClickUp, les équipes marketing et mise en œuvre de DataAutomation s'appuyaient sur Trello pour centraliser toutes les tâches (tickets), les retards et la collaboration interfonctionnelle entre les équipes.
Si les tableaux Trello étaient idéaux à un moment donné, Renee et Addison Clearwood, son collègue chef de projet chez DataAutomation, ont reconnu que les besoins de chaque équipe avaient depuis longtemps dépassé les capacités de l'outil :
- Les tâches avaient tendance à rester bloquées ou à se perdre dans les processus de révision, sans moyen clair d'en assurer le suivi.
- La hiérarchisation des tâches en attente était difficile en raison des multiples statuts contradictoires utilisés par les différentes équipes.
- Les statuts pour le marketing et la mise en œuvre n'étaient pas alignés avec leur CRM, ce qui nécessitait un travail supplémentaire pour mapper les statuts entre les différents outils.
- L'absence de sous-tâches ne permettait pas de décomposer et de partager facilement les projets de grande envergure entre les membres de l'équipe, ce qui entraînait des inefficacités et des silos d'informations.
Grâce à ClickUp, les équipes de DataAutomation disposent enfin d'un système de gestion de projet tout-en-un qui facilite la collaboration sur les projets (petits et grands) entre toutes les équipes.
Si les tableaux Kanban sont parfaits pour visualiser les flux de travail, d'autres vues facilitent l'organisation des tâches en attente et des tickets clients.
« Auparavant, nous organisions notre backlog dans plusieurs systèmes : tout d'abord, à un niveau élevé, dans des feuilles de calcul qui suivaient le niveau d'effort par rapport aux scores d'impact, puis nous les transférions dans Trello pour les décomposer en actions plus détaillées. Les champs personnalisés de ClickUp nous ont permis de regrouper le backlog en un seul emplacement. »
« Auparavant, nous organisions notre backlog dans plusieurs systèmes : tout d'abord, à un niveau élevé, dans des feuilles de calcul qui suivaient le niveau d'effort par rapport aux scores d'impact, puis nous les transférions dans Trello pour les décomposer en actions plus détaillées. Les champs personnalisés de ClickUp nous ont permis de regrouper le backlog en un seul emplacement. »
Les équipes de DataAutomation peuvent désormais visualiser et organiser leurs retards grâce aux vues Liste, Tableau et Calendrier de ClickUp.
Chaque vue est hautement personnalisable et peut afficher des informations pertinentes (telles que des champs personnalisés ) sur un seul écran, ce qui facilite la compréhension et la hiérarchisation de tout type de retard en un coup d'œil.
Créer une propriété et une transparence
Grâce à la fonctionnalité « Multiple Assignees » (assignations multiples), chaque membre de DataAutomation peut immédiatement identifier qui est responsable de quelle tâche. Et cette tâche peut être partagée avec un nombre illimité de personnes à l'aide de la fonctionnalité « Watchers » (observateurs), qui permet à tout le monde de recevoir des notifications sur les tâches.
Des permissions et des droits d'accès granulaires permettent à chaque équipe d'organiser son travail dans des dossiers distincts tout en garantissant à chacun une visibilité à plusieurs endroits, ce qui contribue à créer une transparence dans les projets de chaque équipe.
Assurer une communication fluide au sein de l'équipe
De plus, chaque projet bénéficie désormais d'une communication claire et de mises à jour régulières sur la progression grâce aux commentaires et aux commentaires assignés.
Tout le monde peut mettre à jour sa progression en ajoutant des commentaires (ou en les attribuant pour qu'ils ne se perdent pas) afin de faire avancer les tâches et les discussions professionnelles. Et lorsque les tâches avancent, tout le monde reste synchronisé avec le même statut au sein de chaque niveau d'espace, ce qui permet à chacun d'avoir un aperçu cohérent sans confusion due à un trop grand nombre de statuts.
« Cette philosophie globale permet à chaque individu de voir le flux de travail à la distance qui lui convient : les administrateurs peuvent voir uniquement ce qui est en cours dans toutes les divisions, tandis que les développeurs peuvent afficher les détails des tâches spécifiques associées à leur domaine et le service client peut afficher encore plus de détails pour ne voir que les rapports de bogues », explique Renee.
« La taille adéquate des informations facilite l'identification des tendances et des goulots d'étranglement, ou encore des équipes particulièrement surchargées. »
Automatisation des flux de travail grâce à des modèles et des automatisations
DataAutomation connaît bien la puissance des processus automatisés; c'est une solution qu'elle fournit à ses clients et qui est également au cœur de son organisation. En tant que petite équipe très efficace qui travaille sur de nombreux flux de travail différents, les processus basés sur des modèles sont indispensables pour réduire le travail manuel et gagner du temps.
Exploiter les modèles de travail pour les vues, les listes, les tâches et les documents
DataAutomation dispose désormais de modèles pour les vues, les listes, les tâches et les documents, ce qui permet un gain de temps considérable et réduit les incohérences et les erreurs à tous les niveaux de son environnement de travail.
« Les modèles pour les tâches répétitives, telles que les tâches CRM, se sont révélés précieux pour générer et organiser rapidement les données pertinentes. Le fait de créer des modèles permet d'identifier les informations vraiment essentielles et celles qui brouillent les pistes », explique Renee.
Grâce aux modèles de tâches de ClickUp, Renee et ses équipes disposent de modèles pour les projets répétitifs ou similaires qu'ils peuvent créer en quelques secondes. Tout, des responsables aux descriptions en passant par les sous-tâches et les dépendances, peut être modélisé, ce qui réduit le travail nécessaire pour enregistrer un nouveau projet.
Dès qu'une idée ou un besoin client apparaît, n'importe qui peut créer une tâche traçable en quelques secondes.
Chaque équipe peut désormais savoir qui travaille sur quoi, qui est chargé de la révision et ce qui doit être fait avant qu'une tâche ne soit marquée comme achevée.
De plus, l'équipe de Renée peut désormais utiliser des modèles pour Docs, ce qui facilite la création de bases de connaissances internes et de documents relatifs aux procédures opératoires normalisées.
Gagner du temps pour se concentrer sur l'essentiel grâce aux automatisations
Comme son nom l'indique, DataAutomation tire pleinement parti des automatisations de ClickUp afin de libérer autant de temps que possible pour chaque employé.
Désormais, la modification d'un statut, de l'individu qui l'assigne ou de la date d'échéance peut être effectuée automatiquement en fonction d'un certain nombre de déclencheurs dans ClickUp.
Suivi grâce aux tableaux de bord et au suivi du temps
Le suivi de l'avancement des travaux et des performances de l'équipe est essentiel à la réussite de DataAutomation en tant qu'entreprise.
Avant ClickUp, il était difficile de suivre le travail, car celui-ci était dispersé entre une multitude d'outils de projet différents. Maintenant que le travail de chaque équipe est principalement regroupé dans ClickUp, il est possible de créer des tableaux de bord pour suivre la progression de presque tout.
Chaque équipe dispose de son propre tableau de bord où elle peut consulter la durée d'ouverture des tickets, les bugs en statut, les goulots d'étranglement dans le flux de travail, etc.
La gestion des ressources en temps est une autre fonction importante pour Renée et chaque équipe.
Grâce au suivi du temps, chaque employé (et sous-traitant) peut automatiquement suivre le temps nécessaire à la réalisation de n'importe quelle tâche, où qu'il se trouve, grâce au suivi global du temps de ClickUp. Les estimations de durée sont également utilisées pour établir des repères pour les nouveaux travaux, afin de définir les attentes et de créer des repères clairs pour les travaux similaires dont le temps a été suivi.
Grâce à l'intégration des tableaux de bord et du suivi du temps dans les flux de travail quotidiens, DataAutomation dispose désormais d'une visibilité totale sur l'avancement des travaux à tout moment et peut gérer les ressources de l'équipe plus efficacement qu'auparavant.
Résultats et prochaines étapes
En adoptant ClickUp pour ses équipes marketing, mise en œuvre et équipe commerciale, DataAutomation est passé d'une utilisation d'outils disparates dans différents départements à une plateforme unique où les équipes peuvent travailler ensemble au même endroit.
Depuis le début de l'adoption progressive de ClickUp par chaque équipe fin 2020, les équipes de DataAutomation ont pu profiter des avantages suivants :
- Temps de réponse plus rapides et communication améliorée au sein de l'équipe
- Une meilleure visibilité sur les projets interfonctionnels et leur lien avec les objectifs à l'échelle de l'entreprise
- Capacité à identifier rapidement les goulots d'étranglement dans les flux de travail et à les optimiser
- Moins de stress et un sentiment de partage de la sérénité
Quelle est la prochaine étape pour DataAutomation ?
En l'espace de quelques mois, Renee et son équipe ont aidé DataAutomation à passer de plusieurs plateformes disjointes à une plateforme de travail unique et partagée qui a déjà permis d'obtenir des résultats significatifs en matière de collaboration, de productivité et de qualité de vie au travail.
« Nous avons désormais réuni toutes les équipes dans l'environnement de travail ClickUp, y compris l'équipe commerciale. Nous avons créé un CRM dans ClickUp qui rassemble tout le travail provenant de tous les différents espaces. Il en est encore à sa première itération pour l'instant, mais nous ajoutons des automatisations et des améliorations à un rythme raisonnable », explique Renee.
« Avec ClickUp, nous avons constaté une amélioration de la visibilité et des temps de réponse. Nous observons une nette tendance à la baisse dans les outils de suivi du temps pour les statuts, ce qui montre clairement que les tâches sont moins susceptibles d'être bloquées. »
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