À mesure que votre entreprise et votre clientèle grandissent, comment maintenez-vous une collaboration étroite entre chaque équipe et les différents outils ? C'est exactement le défi auquel DataAutomation a été confronté en 2020 avant de créer une solution de travail tout-en-un pour augmenter la productivité avec ClickUp !
L'histoire de DataAutomation
Fondée en 2016, DataAutomation est une plateforme SaaS qui intègre des logiciels et automatise les processus afin d'aider les entreprises à optimiser leur production, gagner du temps et éliminer les erreurs humaines.
Aujourd'hui, DataAutomation est utilisé par plus de 186 entreprises dans le monde entier et est devenu un leader dans la fourniture de solutions d'automatisation en masse et d'intégration d'applications. Sa mission est de personnaliser et de connecter les logiciels afin que les clients puissent se concentrer sur la croissance de leur entreprise de manière plus efficace.
Le défi
Les solutions de DataAutomation nécessitent une coordination minutieuse entre ses équipes de mise en œuvre, commerciales et marketing.
Pour répondre aux besoins de ses clients et de ses équipes en pleine croissance, DataAutomation avait besoin d'une plateforme de travail unique et partagée qui améliore la collaboration interfonctionnelle, les processus de travail et la visibilité organisationnelle.
La solution
Nous pensons que le remplacement des flux de travail traditionnels par des processus clairs et automatisés est la clé de l'efficacité des entreprises. Nos clients s'appuient sur des solutions sophistiquées qui nécessitent une collaboration étroite entre toutes nos équipes chez DataAutomation. Avec ClickUp, nous pouvons enfin travailler ensemble au même endroit avec un ensemble d'outils partagés, ce qui améliore les processus internes et fait progresser notre entreprise. Non seulement cette solution unit nos équipes, mais nous avons également trouvé un partenaire fiable qui partage notre philosophie : donner les moyens de travailler plus efficacement !
Nous pensons que le remplacement des flux de travail traditionnels par des processus clairs et automatisés est la clé de l'efficacité des entreprises. Nos clients s'appuient sur des solutions sophistiquées qui nécessitent une collaboration étroite entre toutes nos équipes chez DataAutomation. Avec ClickUp, nous pouvons enfin travailler ensemble au même endroit avec un ensemble d'outils partagés, ce qui améliore les processus internes et fait progresser notre entreprise. Non seulement cette solution unit nos équipes, mais nous avons également trouvé un partenaire fiable qui partage notre philosophie : donner les moyens de travailler plus efficacement !
Tout regrouper en un seul endroit
Renee a rejoint DataAutomation en 2020 et s'est immédiatement attelée à une tâche colossale : auditer les outils et les processus de l'équipe de mise en œuvre afin d'identifier les inefficacités, puis créer un système pour les améliorer.
La vision de Renee pour l'avenir du travail chez DataAutomation, qu'elle appelle la « philosophie parapluie », est que chaque équipe et son travail doivent être regroupés en un seul endroit où tout le monde peut se coordonner, quel que soit son rôle ou sa pile technologique.
« Les silos d'information constituent un obstacle majeur au travail interfonctionnel, en particulier dans un environnement de télétravail où il est impossible d'en apprendre davantage sur les initiatives d'un autre service en attendant que le café passe », explique Renee.
« Chaque fois que vous pouvez ouvrir vos outils dans un effort pour améliorer la visibilité et l'accessibilité des informations, vous gagnez du temps et réduisez les coûts d'opportunité. »
Consolidation des outils
Si les outils de DataAutomation suffisaient auparavant, ils sont devenus un fardeau à mesure que les flux de travail déconnectés entraînaient une perte de productivité et davantage de stress à mesure que chaque équipe s'agrandissait.
À l'époque, les équipes de Data Automation s'appuyaient sur plusieurs plateformes pour assurer l'assistance des fonctions de l'équipe :
- Trello pour la gestion de projet
- Tettra pour la documentation des processus (procédures opératoires normalisées)
- Streak pour l'équipe commerciale CRM
- Google Docs pour les bases de connaissances
- Formulaires Google pour les enquêtes sur les projets et les formulaires de bug
- Google Sheets pour les bases de données
- …et plus encore
Après une période de recherche et de comparaison de différentes plateformes de projet, Renee, en collaboration avec d'autres personnes, a décidé que ClickUp était le seul outil qui répondait à tous les critères tout en offrant une interface utilisateur conviviale et personnalisable, adaptée aux besoins de chacun, des ingénieurs aux commerciaux.
Avec ClickUp, les équipes principales de DataAutomation ne sont plus séparées par des outils disparates. Chaque backlog, flux de travail et initiative de projet est désormais regroupé dans un seul environnement de travail.
Création d'une infrastructure pour assister toutes les équipes
La première étape pour créer une organisation de travail efficace est la mise en place d'une infrastructure. Si les équipes doivent travailler ensemble, elles ont également besoin d'espaces séparés pour organiser leur travail.
DataAutomation y parvient en organisant l'ensemble de son entreprise à l'aide de la hiérarchie ClickUp qui couvre les Espaces, les Dossiers, les Listes et les tâches.
Les chefs de projet et les responsables d'équipe peuvent enfin voir comment tous leurs travaux sont connectés entre eux et contribuent aux objectifs de l'entreprise.
Cette infrastructure unique et partagée contribue à plusieurs avancées importantes pour DataAutomation :
- L'ensemble de l'organisation est désormais clairement structuré en Espaces, Dossiers et Listes
- Les chefs de projet ont désormais une vue d'ensemble au niveau de l'entreprise, des fonctions au niveau de l'équipe et des projets et tâches spécifiques au niveau individuel
- Les équipes peuvent désormais identifier les points faibles et les goulots d'étranglement, le temps passé sur les bugs, les mises à jour et les tâches administratives, le double travail, les retards de communication, etc. à l'aide de widgets et de tableaux de bord
- Les employés bénéficient d'une nouvelle tranquillité d'esprit, sachant que les éléments de travail ne se perdent plus et qu'ils n'ont plus besoin de passer des heures supplémentaires chaque jour à organiser ou à rechercher des éléments de travail
Mise en place d'un système pour organiser les tâches et les backlogs
Avant ClickUp, les équipes Marketing et Implémentation de DataAutomation s'appuyaient sur Trello pour héberger toutes les tâches (tickets), les backlogs et la collaboration interfonctionnelle entre les équipes.
Si les tableaux Trello étaient idéaux à un moment donné, Renee et Addison Clearwood, sa collègue chef de projet chez DataAutomation, ont reconnu que les besoins de chaque équipe avaient depuis longtemps dépassé les capacités de l'outil
- Les tâches avaient tendance à rester bloquées ou à se perdre dans les processus de révision, sans moyen clair d'assurer leur suivi
- La hiérarchisation des tâches en attente était difficile en raison des multiples statuts contradictoires utilisés par différentes équipes
- Les statuts pour le marketing et la mise en œuvre n'étaient pas alignés avec leur CRM, ce qui nécessitait un travail supplémentaire pour mapper les statuts entre les différents outils
- L'absence de sous-tâches ne permettait pas de décomposer et de partager facilement les projets volumineux entre les membres de l'équipe, ce qui entraînait des inefficacités et des silos d'informations.
Avec ClickUp, les équipes de DataAutomation disposent enfin d'un système de gestion de projet tout-en-un qui facilite la collaboration sur tous les projets (petits ou grands) entre toutes les équipes.
Si les tableaux Kanban sont parfaits pour visualiser les flux de travail, d'autres vues facilitent l'organisation des tâches en attente et des tickets clients.
« Auparavant, nous organisions notre backlog dans plusieurs systèmes ; tout d'abord, à un niveau élevé, dans des feuilles de calcul qui suivaient le niveau d'effort par rapport au niveau d'impact, puis nous les transférions vers Trello pour les décomposer en actions plus détaillées. Les champs personnalisés de ClickUp nous ont permis de regrouper le backlog en un seul emplacement. »
« Auparavant, nous organisions notre backlog dans plusieurs systèmes ; tout d'abord, à un niveau élevé, dans des feuilles de calcul qui suivaient le niveau d'effort par rapport au niveau d'impact, puis nous les transférions vers Trello pour les décomposer en actions plus détaillées. Les champs personnalisés de ClickUp nous ont permis de regrouper le backlog en un seul emplacement. »
Les équipes de DataAutomation peuvent désormais visualiser et organiser leurs backlogs grâce aux vues Liste, Tableau et Calendrier de ClickUp.
Chaque vue est hautement personnalisable et peut afficher des informations pertinentes (telles que des champs personnalisés ) sur un seul écran, ce qui facilite la compréhension et la hiérarchisation de tout type de backlog en un coup d'œil.
Créer un sentiment de propriété et de transparence
Grâce à la fonctionnalité « Assignés multiples », chaque membre de l'équipe DataAutomation peut immédiatement identifier qui est responsable de quelle tâche. Et cette tâche peut être partagée avec un nombre illimité de personnes à l'aide des observateurs, qui permettent à tout le monde de recevoir des notifications sur les tâches.
Des permissions et des options d'affichage granulaires permettent à chaque équipe d'organiser son travail dans des dossiers distincts tout en garantissant à chacun une visibilité à plusieurs endroits, ce qui contribue à la transparence des projets de toutes les équipes.
Assurer une communication fluide au sein de l'équipe
De plus, chaque projet bénéficie désormais d'une communication claire et de mises à jour sur sa progression grâce aux commentaires et aux commentaires assignés.
Tout le monde peut mettre à jour sa progression en ajoutant des commentaires (ou en les attribuant à quelqu'un pour qu'ils ne se perdent pas) afin de faire avancer les tâches et les discussions liées au travail. Et lorsque les tâches avancent, tout le monde reste synchronisé avec le même statut au sein de chaque niveau d'espace, ce qui offre à chacun un aperçu cohérent sans confusion due à un trop grand nombre de statuts.
« Cette philosophie globale permet à chaque individu de voir le flux de travail à la distance qui lui convient : les administrateurs peuvent voir uniquement ce qui est en cours dans toutes les divisions, tandis que les développeurs peuvent afficher les détails des tâches spécifiques associées à leur domaine et le service client peut afficher encore plus de détails pour ne voir que les rapports de bugs », explique Renee.
« Le fait de disposer d'informations à la bonne taille facilite l'identification des tendances et des goulots d'étranglement, ou encore des équipes particulièrement surchargées. »
Automatisation des flux de travail grâce à des modèles et des automatisations
DataAutomation connaît bien la puissance des processus automatisés; c'est une solution qu'ils fournissent à leurs clients et qui est également au cœur de leur organisation. En tant que petite équipe très efficace qui travaille sur de nombreux flux de travail différents, les modèles de processus sont indispensables pour réduire le travail manuel et gagner du temps.
Utilisation de modèles de travail pour les vues, les listes, les tâches et les documents
DataAutomation dispose désormais de modèles pour les vues, les listes, les tâches et les documents, ce qui représente un gain de temps considérable et réduit les incohérences et les erreurs à tous les niveaux de son environnement de travail.
« Les modèles pour les tâches répétitives, telles que les tâches CRM, ont été inestimables pour rapidement mettre en place et organiser les données pertinentes. Le fait de créer des modèles permet d'identifier les informations vraiment essentielles et celles qui brouillent les pistes », explique Renee.
Grâce aux modèles de tâches de ClickUp, Renee et ses équipes disposent de modèles pour les projets de travail répétitifs ou similaires qu'ils peuvent créer en quelques secondes. Tout, des assignés et des descriptions aux sous-tâches et aux dépendances, peut être modélisé, ce qui réduit le travail nécessaire pour enregistrer un nouveau projet.
Dès qu'une idée ou un besoin client apparaît, n'importe qui peut créer une tâche traçable en quelques secondes.
Chaque équipe peut désormais savoir qui travaille sur quoi, qui est chargé de la révision et ce qui doit être fait avant qu'une tâche ne soit marquée comme achevée.
De plus, l'équipe de Renee peut désormais utiliser des modèles pour les documents, ce qui facilite la création de bases de connaissances internes et de documents de procédures opératoires normalisées.
Gagner du temps pour se concentrer sur l'essentiel grâce à l'automatisation
Comme son nom l'indique, DataAutomation tire pleinement parti des automatisations de ClickUp pour libérer autant de temps que possible pour chaque employé.
Désormais, la modification d'un statut, d'un assigné ou d'une date d'échéance peut être effectuée automatiquement en fonction d'un nombre illimité de déclencheurs dans ClickUp.
Suivi grâce aux tableaux de bord et au suivi du temps
Le suivi de la progression du travail et des performances de l'équipe est essentiel à la réussite de DataAutomation en tant qu'entreprise.
Avant ClickUp, il était difficile de suivre le travail car il était dispersé dans une multitude d'outils de projet différents. Maintenant que le travail de chaque équipe est principalement situé dans ClickUp, des tableaux de bord peuvent être créés pour suivre la progression de presque tout.
Chaque équipe dispose de son propre tableau de bord où elle peut consulter la durée d'ouverture des tickets, le statut des bugs, les goulots d'étranglement dans le flux de travail, et bien plus encore, le tout en un seul endroit.
La gestion des ressources en temps est une autre fonction importante pour Renee et chaque équipe.
Grâce au suivi du temps, chaque employé (et sous-traitant) peut automatiquement suivre le temps nécessaire à l'achèvement de n'importe quelle tâche, où qu'il se trouve, grâce au suivi du temps global de ClickUp. Les estimations de durée sont également utilisées pour définir des repères pour les nouveaux travaux afin d'aider à définir les attentes et à créer des repères clairs pour les travaux similaires qui ont fait l'objet d'un suivi du temps.
Grâce à l'intégration des tableaux de bord et du suivi du temps dans les flux de travail quotidiens, DataAutomation bénéficie désormais d'une visibilité complète sur la progression du travail à tout moment et peut mieux gérer les ressources de l'équipe.
Résultats et prochaines étapes
En adoptant ClickUp dans ses équipes marketing, mise en œuvre et commerciale, DataAutomation est passée d'une situation où elle dépendait d'outils disparates dans différents services à une plateforme unique où les équipes peuvent travailler ensemble au même endroit.
Depuis le début de l'adoption progressive de ClickUp dans chaque équipe fin 2020, les équipes de DataAutomation ont bénéficié des avantages suivants :
- Temps de réponse plus rapides et communication améliorée au sein des équipes
- Une meilleure visibilité sur les projets interfonctionnels et leur lien avec les objectifs de l'entreprise
- Capacité à identifier rapidement les goulots d'étranglement dans les flux de travail et à les optimiser
- Moins de stress et un sentiment de sérénité partagé
Quelle est la prochaine étape pour DataAutomation ?
En quelques mois seulement, Renee et son équipe ont aidé DataAutomation à passer de plusieurs plateformes déconnectées à une plateforme de travail unique et partagée qui a déjà permis d'obtenir des résultats significatifs en matière de collaboration, de productivité et de qualité de vie au travail.
« Nous avons désormais réuni toutes les équipes dans l'environnement de travail ClickUp, y compris l'équipe commerciale. Nous avons créé un CRM dans ClickUp qui rassemble tout le travail des différents espaces. Il en est encore à sa première version, mais nous ajoutons des automatisations et des améliorations à un rythme soutenu », explique Renee.
« Avec ClickUp, nous avons constaté une amélioration de la visibilité et des temps de réponse. Nous observons une nette tendance à la baisse dans les outils de suivi du « temps passé dans un statut », ce qui indique clairement que les tâches sont moins susceptibles d'être bloquées. »
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