La documentation agile : Qu'est-ce que c'est et comment l'intégrer dans vos projets ?

Il fut un temps où les processus de développement et de documentation des logiciels étaient rigides et inflexibles.

Puis sont apparus les Manifeste Agile -Il minimise la documentation initiale des exigences et met l'accent sur la collaboration directe entre les parties prenantes. 🤝

Cependant, de nombreux développeurs de logiciels et gestionnaires de projets ont encore besoin d'aide pour mettre en œuvre les pratiques recommandées par cette nouvelle approche, et sont confrontés à des défis en matière de planification, de mise à jour et de gestion des documents techniques.

Cet article explorera comment les équipes peuvent mettre en œuvre des processus évolutifs et durables pour la documentation et le développement agiles. Nous vous présenterons également un outil puissant qui peut vous guider à chaque étape !

Qu'est-ce que la documentation agile ?

La documentation agile est une méthode de création et de gestion de projet et de documentation sur les logiciels en suivant les principes du développement agile. Il s'agit de créer des documents techniques concis et facilement compréhensibles, en s'écartant des formes traditionnelles longues et écrasantes. 🗒️

La documentation agile implique de suivre quatre principes primaires, qui donnent la priorité au choix :

• Les individus et les interactions par rapport aux processus et aux outils
• Les logiciels de travail par rapport à une documentation complète
• Collaboration avec le client par rapport à la négociation du contrat
• Réaction au changement par rapport au suivi d'un plan

Voici ce à quoi chaque principe se rapporte et comment vous pouvez le mettre en pratique :

Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils

Au lieu d'adopter une approche rigide et séquentielle pour créer des documents, la méthode agile promeut des interactions régulières entre les individus impliqués dans les projets.

Toutes les parties prenantes - y compris les propriétaires du projet, les managers, les membres de l'équipe de développement et les rédacteurs de la documentation - tiennent des.. des cérémonies et des réunions de sprint pour décider quels processus du projet ou quelles parties du logiciel doivent être traités au cours d'un sprint particulier.

Une communication régulière permet à votre équipe de décider de la portée de chaque projet et de la documenter dûment

Un logiciel de travail sur une documentation complète

Le Manifeste Agile encourage la livraison de petites parties de logiciels fonctionnels en itérations plus courtes au lieu de portions plus importantes nécessitant une documentation complète.La segmentation des tâches donne aux clients un sentiment de progression continue et de tranquillité d'esprit.

La collaboration avec le client plutôt que la négociation d'un contrat

Au lieu de négocier un contrat de spécifications des exigences logicielles (SRS) avec les clients, la méthode agile préconise d'établir des canaux de collaboration directe pour permettre aux parties prenantes de communiquer tout changement d'exigence de manière proactive. Cette approche agile permet de s'assurer que le produit développé répond aux attentes des clients.

$$$a Répondre au changement plutôt que de suivre un forfait

Le dernier principe concerne le fait d'être suffisamment flexible pour répondre aux changements au lieu de suivre des forfaits de développement de logiciels rigides qui ne peuvent pas être adaptés rapidement. Ce principe appelle à une plus grande flexibilité dans le forfait des logiciels fonction, ce qui, à son tour, conduit à une flexibilité dans les exigences en matière de documentation technique.

Au lieu de créer des documents longs et exhaustifs détaillant chaque processus et étape de développement logiciel agile, focalisez-vous sur la couverture des exigences primaires, en laissant de côté les méthodes exactes pour faire de la place à tout changement nécessaire

Importance de la documentation dans le développement agile de logiciels

Le Manifeste Agile ne met pas trop l'accent sur une documentation détaillée. Il affirme plutôt que la seule mesure de la progression du projet est un logiciel qui fonctionne, et que la méthode la plus efficace pour transmettre l'information est la discussion. 🗣️

En suivant cette philosophie, les propriétaires du projet transmettraient leurs exigences directement aux développeurs, qui essaieraient ensuite de les mettre en œuvre dans des itérations plus petites.

Mais la réalité n'est pas aussi simple. De nouvelles pratiques sont apparues, faisant de la documentation un élément essentiel d'un projet de développement stratégie opérationnelle efficace mais d'une manière légèrement différente. Voici pourquoi c'est important :

• Assurer la conformité réglementaire: De nombreux pays exigent des développeurs qu'ils fournissent une documentation aux utilisateurs finaux des logiciels. La documentation agile garantit que chaque étape du processus de développement logiciel est notée au fur et à mesure que votre équipe travaille pour atteindre le sommet
• Promotion de la collaboration: Une communication régulière entre les développeurs et les propriétaires de projet favorise un environnement de coopération, garantissant qu'aucun membre de l'équipe ne travaille en vase clos
• Créer de nouvelles perspectives: La documentation des fonctionnalités au cours du processus de développement du logiciel peut conduire à la découverte d'approches intéressantes pour la résolution des problèmes, car elle donne à des personnes d'horizons différents une meilleure perspective des solutions potentielles
• Assurer la clarté et la structure: Même une documentation agile minimaliste peut aider à mettre en place un forfait structuré pour le développement de fonctionnalités pendant l'itération du logiciel
• Normalisation des processus : La documentation agile peut également aider les entreprises à découvrir le processus de développement le plus efficace qui mène leurs projets jusqu'à la ligne d'arrivée en temps opportun ⌚

Éléments essentiels à inclure dans la documentation agile

Bien que concise et soignée, la documentation agile doit répondre à des exigences de qualité spécifiques pour offrir la plus grande valeur. Toute documentation agile doit contenir cinq éléments pour atteindre ses objets, qui sont les suivants :

1. Propriétés du document: Une brève description présentant le contenu des documents, ainsi que les éléments essentiels du projet, tels que l'étape, les objectifs de la version cible et les parties prenantes
2. Sprint scope: Une représentation du sprint couvert par la documentation, ainsi qu'une description générale des parties de la fonction logicielle et des objectifs attendus du sprint
3. Cas d'utilisation: Descriptions de l'utilisateur cible et de la manière dont il pourrait interagir avec le produit ou le logiciel développé. La création de cas d'utilisation permet d'établir les principales exigences sans entrer dans les détails
4. Conditions de conformité: Toutes les conditions de conformité réglementaire que le logiciel doit respecter. Documenter les conditions requises permet de s'assurer que l'intégrité de votre entreprise est intacte et que tous les membres de l'équipe sont bien informés
5. Guides pour les utilisateurs finaux: Un guide ou un manuel de formation pour les utilisateurs finaux expliquant certaines fonctions du logiciel

En gardant tout cela à l'esprit, passons en revue les étapes à suivre pour faire de la documentation agile un processus facile et rationalisé - comme il a été conçu pour l'être ! 🎯

Comment faire de la documentation agile ?

Une documentation agile fluide et réussie nécessite un système qui permet aux managers de projet de participer à toutes les réunions de sprint et aux stand-ups quotidiens entre les propriétaires de projet et l'équipe de développement. Cependant, l'interaction ne doit pas être limitée aux réunions, et l'équipe doit être en mesure de se connecter à tout moment.

Une excellente façon de faire cela est de s'appuyer sur des plateformes de gestion et de productivité pour faire le gros du travail. ClickUp est une plateforme de choix pour ce type de tâche. Vous pouvez utiliser l'outil ClickUp Agile Project Management Suite (suite de gestion de projet agile) pour gérer les feuilles de route des produits, les backlogs et les sprints. Tout au long du processus, utilisez la vue Teams pour communiquer avec votre équipe dans le cadre d'une discussion partagée, à laquelle vous pouvez accéder ou que vous pouvez quitter quand vous le souhaitez.

Maintenant que nous connaissons les bases, passons en revue chaque étape du processus de documentation ! 📃

Étape 1 : Forfaitiser la documentation

Tout ce qui vaut la peine commence par un forfait, et il en va de même pour la rédaction de la documentation. La planification du sprint la cérémonie de planification du sprint marque le début du processus. Elle implique que les développeurs de logiciels, les gestionnaires et les propriétaires de projet s'assoient pour décider de l'itération logicielle qui entrera dans le pipeline de développement au cours d'un sprint particulier.

Les membres de l'équipe chargés de la documentation du projet doivent participer aux cérémonies de planification du sprint afin de rester au fait des fonctionnalités développées et de leurs exigences de base

Une fois intégré, vous pouvez utiliser Objectifs ClickUp pour fixer des paramètres clairs et des échéanciers d'achèvement. Ici, vous pouvez classer les différentes fonctionnalités du logiciel ou les les exigences du projet à l'aide des Dossiers et de vérifier leur progression en pourcentage. 📈

Une fois que vous avez posé les paramètres sur une cible, vous pouvez utiliser la fonction ClickUp Sprints pour aligner chaque segment à documenter sur les sprints prévus pour toute la semaine ou tout le mois. Il vous suffit de créer la tâche et de la marquer comme À faire, et vous aurez un aperçu clair des processus programmés.

Pour maintenir la synchronisation du travail de toute votre équipe, utilisez l'une des nombreuses intégrations ClickUp, comme :

• GitHub
• GitLab
• Bitbucket

Toute tâche non achevée passera automatiquement au sprint suivant, ce qui vous permet de suivre les retards dans le développement du logiciel et de forfaiter l'écriture de la documentation continue en conséquence. ✍️

Planification des sprints pour la documentation et le développement dans ClickUp

Pour un aperçu plus large du projet, vous pouvez vous appuyer sur certains des éléments suivants Les 15 affichages de ClickUp . Par instance :

• Afficher la liste -Elle vous donne un aperçu clair de toutes les tâches en attente. Vous pouvez trier la liste par date d'échéance pour hiérarchiser votre charge de travail ou la filtrer par projet pour classer facilement toutes les tâches par catégorie
• Vue Tableau -Vous permet de voir quelles parties du produit sont en développement, ce qui est en cours de révision et ce qui est à l'étape de planification. Vous pouvez alors facilement décider quelles fonctionnalités ou itérations du logiciel nécessitent d'être documentées en premier 🕵️
• Vue Gantt -Cette vue vous permet de visualiser les dépendances dans votre charge de travail. Utilisez-la pour garder l'onglet sur qui travaille sur quelle partie du logiciel afin de pouvoir résoudre rapidement toute incertitude. Vous devez également vérifier régulièrement quel travail dépend de l'envoi de la documentation

Utilisez les 15+ vues de ClickUp pour organiser et planifier votre charge de travail avec les vues Tableur, Liste, Gantt, Tableau, et bien d'autres

Étape 2 : Construire des backlogs de sprint

Le carnet de commandes du sprint est un document qui répertorie toutes les fonctionnalités, améliorations, corrections de bugs et autres éléments de travail que l'équipe de développement logiciel doit traiter au cours du sprint suivant. Un aspect essentiel de la l'élaboration des backlogs de sprint consiste à tout documenter de manière claire et concise, en permettant au document d'évoluer en même temps que le produit et ses exigences. 🌱

En documentant rapidement toutes les tâches essentielles, vous assurez :

• L'établissement des priorités : Cela aide l'équipe à établir les priorités de ce qui doit être travaillé ensuite en fonction de la valeur qu'il apporte au produit et au client
• **La transparence : elle permet de savoir sur quoi l'équipe travaille et ce qu'il reste à faire
• **Il facilite la planification du sprint en fournissant un ensemble d'éléments de travail à partir desquels l'équipe peut sélectionner les tâches sur lesquelles elle travaillera au cours du sprint à venir

Pour ce faire, vous pouvez utiliser ClickUp Sprints - allez dans votre sprint et triez les tâches par date d'échéance et par statut de la tâche. Vous pourrez ainsi voir tous les éléments de votre carnet de commandes en une seule fois et décider rapidement de ceux qui nécessitent votre attention en fonction de leur priorité. Au fur et à mesure que vous travaillez et achevez vos tâches en attente, vous pouvez les cocher sur la liste.

Listes de sprint dans ClickUp pour la gestion des tâches et du carnet de commandes

Si les listes Sprints ne sont pas votre méthode préférée de gestion du carnet de commandes, utilisez l'une des méthodes suivantes modèles agiles :

• Modèle de Backlogs et de Sprints ClickUp
• Modèle de Backlog de projet ClickUp
• Modèle de carnet de commandes ClickUp
• ClickUp Modèle de Backlog Sprint

Ces modèles vous permettent d'enregistrer l'impact d'un élément retardé, l'effort nécessaire pour l'achever, la progression actuelle, le résumé du processus, et bien plus encore.

Modèle de carnet de commandes de projet ClickUp avec des informations détaillées sur les tâches retardées

Étape 3 : Mise à jour régulière de la documentation

Les projets agiles sont dynamiques et itératifs, c'est pourquoi documenter chaque partie du processus au fur et à mesure de sa progression est la clé pour disposer d'informations à jour. 🗝️

Les exigences du client peuvent changer pendant la phase de développement du logiciel et votre documentation doit refléter ces changements. Des mises à jour régulières garantissent également un lancement plus rapide de chaque fonctionnalité, car elles permettent d'éviter les retards inutiles.

Avec Documents ClickUp avec ClickUp Docs, vous pouvez gérer les mises à jour en un clin d'œil, modifier des documents en temps réel avec vos collègues ou utiliser le mode Focus pour vous concentrer sur la rédaction de la mise à jour en cours sans être distrait.

Vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit à partir de zéro. Vous avez le choix entre La bibliothèque de ClickUp, qui compte plus de 1 000 modèles pour rédiger tous les documents sans effort et gagner un temps précieux.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/Project-Documentation-Template-1400x887.png Modèle de documentation de projet ClickUp /$$img/

Stockez la documentation du projet et du flux de travail dans un seul document ClickUp

Vous pouvez commencer avec le modèle Modèle de documentation du projet ClickUp -utiliser les champs dédiés pour noter toutes les spécifications et autres informations pertinentes comme les membres du projet, leur place dans l'équipe, ou l'étendue de la documentation.

Une fois que vous avez noté toutes les nouvelles informations, vous pouvez étiqueter les membres de l'équipe concernés au moyen de commentaires ou de @mentions, et ils recevront une notification.

Collaborez et modifiez dans ClickUp Docs avec plusieurs utilisateurs

Pour rendre le processus encore plus facile, utilisez ClickUp AI pour obtenir des suggestions sur la manière de documenter les exigences d'une itération logicielle. Tout ce que vous avez à faire, c'est de fournir quelques informations de base concernant sa fonction ou la manière dont il a été modifié - pas besoin de s'efforcer de rédiger soi-même des sections entières de jargon technique.

Une fois que vous avez mis sur papier la manière dont une fonctionnalité particulière doit fonctionner, vous pouvez rapidement générer des éléments de document essentiels, tels que :

• Des plans
• Tableurs de contenu
• Des pages web

Vous pouvez le faire en envoyant une invite à ClickUp AI, qui fera tout le travail à votre place. 🏋️

Automatiser la rédaction de la documentation avec l'IA, suivre la progression grâce à des diagrammes et des sprints, et résoudre rapidement les bugs de codage grâce à ClickUp

Étape 4 : Partagez vos mises à jour avec les parties prenantes

Le partage de vos efforts de documentation avec les parties prenantes est un gage de transparence et vous donne le temps d'effectuer les ajustements nécessaires dans les plus brefs délais, instructions à l'appui. Le propriétaire du projet et les investisseurs souhaitent généralement être informés des ressources dépensées et des performances de l'équipe. La documentation agile peut leur donner une image claire sans les ensevelir sous des monceaux de papier. 🖼️

Vous pouvez automatiser ces processus en créant des tableaux de bord d'opérations personnalisés qui aident les parties prenantes à visualiser toutes les tâches terminées et en attente. Les Tableaux de bord ClickUp reposent sur des cartes que vous pouvez adapter à n'importe quel projet ou processus. Par exemple, vous pouvez utiliser :

• Cartes personnalisées-Visualisez vos tâches à l'aide de cartes de type diagramme à barres ou diagramme circulaire et apprenez combien de temps prend chaque tâche grâce à la fonctionnalité de suivi du temps
• Sprints
  • Répartissez les tâches en couleurs en fonction de leur statut actuel et identifiez les goulets d'étranglement au fur et à mesure de la progression du travail
• Teams
  • Mettez en évidence les responsabilités de chaque membre de l'équipe et maintenez la transparence en ayant un aperçu clair des tâches sur lesquelles ils travaillent
• Priorités
  • Décomposez tous les processus en classant les tâches selon leur niveau de priorité en les étiquetant comme Urgent, Haut, Normal, Faible ou Pas de priorité

Une fois que vous êtes satisfait de votre document, créez un lien interne accessible uniquement aux utilisateurs au sein de l'organisation. Vous pouvez le partager en toute sécurité avec n'importe lequel de vos collègues et obtenir leur contribution si nécessaire ! 🔒

Les options de partage privé et public de ClickUp Docs permettent d'échanger des documents en toute sécurité

Bonus read: Vous pouvez créer une base de données Google Sheets dans laquelle vous mettez à jour tous les liens de documentation accessibles au public dès que vous les finalisez. Créez des récits d'utilisateurs et des guides de documentation et partagez-les avec vos clients, ou décomposez les fonctionnalités et propriétés les plus récentes.

Étape 5 : Réfléchir à ce qui a fonctionné et à ce qui vous a fait reculer

En continuant à rédiger et à fournir de la documentation pour vos projets, vous comprendrez mieux quels sont les processus qui prennent trop de temps et comment les mettre à niveau. Faire cela vous aidera optimiser les processus et améliorer vos méthodologies de gestion de projet **S'efforcer d'évaluer :

• Si la structuration de la matière favorise la simplicité et la précision
• Si votreflux de travail de la gestion de la documentation garantit une organisation sans faille
• Quelles parties de la documentation nécessitent plus de temps, d'énergie et d'attention ?

En évitant une documentation trop détaillée et trop longue, vous ne laissez aucune place à l'excuse en cas de mauvaise organisation des données. Tous les membres de l'équipe et les parties prenantes concernés doivent être en mesure de trouver les informations nécessaires.

Heureusement, vous pouvez utiliser ClickUp pour simplifier ce processus - le Recherche universelle fonctionnalité vous permet de parcourir des milliers de documents, tâches, discussions ou tableaux de bord en quelques secondes. Vous pouvez rechercher des mots-clés ou même les dates des dernières mises à jour ou révisions.

Plus important encore, veillez à ce que votre documentation ne vous demande pas beaucoup d'énergie et de temps. Déterminez quelles tâches sont récurrentes et tirez parti de l'effet de levier Automatisations ClickUp pour accélérer les processus. Vous pouvez paramétrer des déclencheurs personnalisés ou préconstruits pour automatiser des paramètres et laisser l'outil faire son travail. Par exemple, lorsque la priorité d'une tâche passe de Normal à Faible, ClickUp peut l'archiver et appliquer l'un des modèles pour vous donner un aperçu bien structuré de la tâche.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/image.gif Automatisations ClickUp /$$$img/

Tirez parti des Automatisations ClickUp pour gagner du temps sur les tâches récurrentes

Bonnes pratiques en matière de documentation agile

Bien qu'apparemment simple, la navigation dans la documentation agile peut donner l'impression de trouver son chemin dans un sombre labyrinthe de processus, d'itérations rapides et d'exigences en constante évolution. Mais la situation n'est pas forcément aussi sombre - vous pouvez adopter quelques règles et les laisser vous guider tout au long du chemin. 🔦

Voici quelques pratiques simples mais efficaces pour documenter les projets agiles :

1. Focalisation sur le logiciel de travail : Agile donne la priorité à la livraison d'un logiciel de travail aux clients. La documentation doit assister cet objectif en fournissant des fournisseurs et du contexte sans devenir un goulot d'étranglement pour le développement
2. Créer une documentation dynamique: La documentation doit évoluer en même temps que le produit et le projet. Au lieu de créer des documents statiques et détaillés dès le départ, maintenez une documentation dynamique qui s'adapte aux changements et reflète l'état actuel du produit
3. Adopter l'approche "juste à temps": Ne créer de la documentation que lorsque cela est nécessaire et avec juste ce qu'il faut de détails. Cette approche permet d'éviter la surdocumentation et de s'assurer que la documentation reste pertinente et exploitable
4. Adopter une approche collaborative: Encourager la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes lors de la création et de la révision de la documentation. Cela permet de s'assurer que la documentation reflète leurs valeurs et intègre diverses perspectives
5. Mettre en œuvre la technique visuelle: Utiliser des représentations visuelles telles que des diagrammes, des organigrammes et des wireframes pour présenter efficacement des concepts et des relations complexes. La documentation visuelle fournit des bases pour une meilleure compréhension et une prise de décision plus facile

Créez des processus de documentation agile efficaces et assistez vos projets avec ClickUp

La documentation agile permet aux équipes agiles de communiquer efficacement, de s'adapter rapidement et de fournir des résultats exceptionnels. Avec les bonnes stratégies en place, vous pouvez naviguer dans le développement de logiciels sans perdre de vue l'essentiel.

Heureusement, vous n'avez pas à commencer votre voyage seul.. La suite de gestion de projet de ClickUp fournit tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour affiner vos processus de documentation et les faire évoluer sans compromettre leur efficacité ou leur efficience. S'inscrire à ClickUp gratuitement et excellez dans tous vos projets grâce à une documentation concise et bien pensée.