L'objectif principal de Google Sheets est de créer, gérer et modifier des feuilles de calcul. Mais nous savons tous que cet outil en ligne est doté de fonctionnalités qui lui permettent de faire bien plus encore. 😍
En appuyant sur les bons boutons, vous pouvez transformer Google Sheets, un simple tableur, en une plateforme de base de données très performante ! Cet outil est facile à utiliser, ne nécessite aucune installation compliquée et garantit la sécurité de vos données. Mais par où commencer ?
Dans cet article, nous vous fournirons des instructions étape par étape pour créer une base de données dans Google Sheets. Nous aborderons également les limites potentielles des bases de données Google Sheets et vous proposerons une alternative plus viable et plus conviviale pour analyser vos données.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Google Sheets peut servir d'outil de base pour gérer et analyser des données.
- Pour créer une base de données Google Sheets, vous devez ouvrir une nouvelle feuille de calcul et configurer des champs de données.
- Utilisez la fonction de requête pour extraire et manipuler des données à des fins d'analyse complexe.
- Google Sheets prend en charge la collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs de réaliser des modifications en cours simultanément.
- La plateforme présente certaines limites, notamment des problèmes d'évolutivité et l'absence de contrôles de sécurité avancés.
- Des options alternatives telles que ClickUp offrent de meilleures fonctions pour la gestion et l'automatisation des bases de données.
- ClickUp propose une vue Tableur facile à utiliser pour créer des bases de données relationnelles sans codage.
- L'utilisation des tableaux blancs et des automatisations ClickUp améliore la collaboration et l'efficacité des processus liés aux bases de données.
Qu'est-ce qu'une base de données Google Sheets ?
Google Sheets est l'outil de tableur de Google, très similaire à Microsoft Excel. Il vous permet de créer, modifier et mettre en forme des feuilles de calcul, de travailler avec votre équipe en temps réel et de visualiser des données.
Une base de données Google Sheets est simplement une base de données créée dans Google Sheets. Bien que la création de bases de données ne soit pas vraiment la première utilisation de cette plateforme qui vient à l'esprit, c'est tout à fait possible. En effet, Google Sheets offre des options de stockage et de récupération, de personnalisation et de collaboration tout à fait correctes. De plus, il est gratuit et fonctionne très bien pour les bases de données à petite échelle.
L'une des raisons pour lesquelles vous pourriez envisager d'utiliser Google Sheets pour vos bases de données est la fonction QUERY, que beaucoup considèrent comme la fonctionnalité la plus utile de cet outil. Elle vous permet d'utiliser des commandes dans une syntaxe de type SQL pour manipuler des données et récupérer les sous-ensembles souhaités pour divers paramètres.
Comment créer une base de données dans Google Sheets : 6 étapes standard
Il existe plusieurs façons de créer une base de données dans Google Sheets. Nous vous présenterons ici la méthode la plus simple, qui consiste à saisir les données manuellement. Nous vous montrerons également comment utiliser la fonction de requête. 🧑🏫
Pour faciliter la compréhension des instructions, prenons un échantillon : la création d'une base de données clients.
Étape 1 : ouvrez Google Sheets et créez une nouvelle feuille de calcul.
La première étape consiste à ouvrir Google Sheets sur votre appareil et à créer une nouvelle feuille de calcul. Bien sûr, vous pouvez également ouvrir une base de données ou une feuille de calcul existante, selon l'emplacement où vous souhaitez stocker la base de données.
Pour éviter toute confusion à l'avenir et faciliter la navigation, donnez un nom à votre feuille de calcul. Nous avons utilisé le nom de fichier Base de données clients pour notre exemple, mais vous pouvez choisir n'importe quel nom qui convient à votre projet.
Étape 2 : Créez des colonnes pour définir les champs de données
Vous devez maintenant poser les bases de votre base de données : créez des colonnes pour stocker et organiser les données souhaitées.
Comme nous créons une base de données client simple, nous travaillerons avec quatre colonnes dans notre exemple : Nom, Numéro de téléphone, Adresse e-mail et Site web.
Vous devez inscrire ces noms de colonnes dans la feuille de calcul. Nous commençons par le haut et inscrivons les noms dans les champs A1, B1, C1 et D1. Vous pouvez mettre en surbrillance les en-têtes de colonnes afin de les distinguer du reste de votre base de données. 🖌️
Pour les bases de données plus complexes, votre feuille peut contenir des données à plusieurs niveaux réparties sur des lignes et des colonnes. L'idée est de s'assurer que chaque champ de données a un emplacement spécifique dans une ligne et une colonne afin de faciliter la navigation.
Étape 3 : Ajoutez les données
Il est temps d'« alimenter » Google Sheets avec les données pertinentes. Saisissez les informations de vos clients tout en examinant les colonnes et les champs appropriés.
Ne vous souciez pas encore du tri de vos données, nous le ferons à l'étape suivante à faire.
Étape 4 : Triez vos données
Vous souhaitez que votre base de données soit claire et organisée afin de faciliter la navigation et la recherche d'informations. Google Sheets dispose d'options de tri et de filtrage intégrées qui vous aident à organiser et à visualiser vos données comme vous le souhaitez.
Vous pouvez généralement trier une feuille ou une colonne dans Google Sheets par ordre alphabétique ou numérique. Voici une façon de trier les données dans notre exemple :
- Sélectionnez la section cible (dans notre exemple, nous avons sélectionné les champs A1 à D5).
- Cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la section sélectionnée et choisissez Afficher plus d'actions sur les cellules.
- Appuyez sur Trier l'intervalle.
- Accédez aux options avancées de tri des intervalles.
- Cochez la case à cocher à côté de Les données ont une ligne d'en-tête.
- Choisissez la colonne que vous souhaitez utiliser comme base pour trier les données et sélectionnez si vous souhaitez les trier de A à Z ou de Z à A.
Étape 5 : RÉQUÉTÉEZ votre base de données
Nous arrivons maintenant à la partie la plus passionnante : interroger les données de votre feuille de calcul comme dans une base de données. Grâce à l'option QUERY de Google Sheets, vous pouvez extraire des données cibles pour effectuer des calculs, résumer ou filtrer des données, et créer une base de données distincte.
Cette option est particulièrement pratique pour ceux qui travaillent avec des bases de données plus volumineuses. Notre exemple de base de données ne comporte que quatre entrées afin que les instructions soient faciles à suivre, les résultats peuvent donc ne pas sembler impressionnants. Mais si vous travaillez avec des centaines d'entrées, la requête peut vous sauver la vie. Vous n'avez pas à perdre de temps ni à vous énerver à rechercher des données spécifiques, ce qui réduit potentiellement le risque d'erreurs.
Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas d'une étape obligatoire. Si votre base de données est de petite taille, la saisie et le tri de vos données peuvent suffire.
Utilisation de la fonction QUERY dans les feuilles de calcul Google
La structure principale de la fonction QUERY est la suivante : QUERY(données, requête, [en-têtes])
Revenons à notre exemple pour voir comment fonctionne la requête : nous avons donc une base de données contenant les noms, numéros de téléphone, adresses e-mail et sites web des clients. Supposons que nous voulions interroger les données et afficher uniquement les noms et les sites web des clients. Voici à quoi ressemblerait le processus :
- Créez un nouvel en-tête pour la requête (nous l'avons fait sous la base de données principale dans l'illustration ci-dessus, mais vous pouvez tout à fait placer cet en-tête ailleurs).
- Donnez-lui un nom et mettez-la en évidence avec une couleur pour la distinguer rapidement.
- Double-cliquez sur le champ situé sous le nouvel en-tête, entrez le signe égal, puis tapez requête — sélectionnez l'option lorsqu'elle apparaît.
- Google Sheets commencera automatiquement à créer une parenthèse à ce stade. Vous devez sélectionner l'intervalle de données souhaité, en laissant de côté l'en-tête. Dans notre exemple, nous avons sélectionné l'intégralité de la base de données.
- Après avoir sélectionné l’intervalle de la base de données, entrez une virgule, puis tapez SELECT, A, D », 1). La formule complète se présente donc comme suit : =REQUÊTE(A2:D5, « SELECT A, D », 1)
- Appuyez sur Entrée, et Google Sheets fera ce qu'il a à faire 🪄
Vous pouvez rapidement modifier la formule lorsque vous ajoutez de nouveaux clients ou extrayez une autre colonne. Par exemple, si vous souhaitez récupérer les noms et numéros de téléphone des clients, remplacez simplement la colonne D par la colonne C dans l’intervalle de données sélectionné.
Étape 6 : partagez votre base de données avec l'équipe
L'avantage de créer une base de données dans Google Sheets plutôt que dans Excel est la liberté totale en matière de collaboration en ligne. Plusieurs utilisateurs peuvent afficher et modifier la base de données simultanément et travailler ensemble en toute transparence.
Pour partager votre base de données, allez dans Fichier et sélectionnez Partage. Sélectionnez ensuite les personnes avec lesquelles vous souhaitez la partager.
Autres méthodes pour créer une base de données Google Sheets
La saisie manuelle des données est le moyen le plus simple de créer une base de données dans Google Sheets. Cependant, ce n'est pas votre seule option.
Vous pouvez utiliser l'API Google Sheets pour importer et modifier des données en effectuant une connexion entre l'outil de feuille de calcul et une autre application. Le problème est que ce processus nécessite de nombreuses étapes et peut s'avérer trop compliqué pour les personnes peu familiarisées avec la technologie.
Une autre option consiste à importer des bases de données existantes dans Google Sheets. Dans ce cas, il vous suffit de charger le fichier CSV contenant vos données dans l'outil de feuille de calcul. N'oubliez pas que le processus peut prendre un certain temps, selon la taille de votre base de données.
Vous pouvez également lier Google Forms à Google Sheets pour créer des bases de données. Toutes les informations que vous collectez via les formulaires sont automatiquement transférées vers votre feuille de calcul. La configuration de cette fonctionnalité nécessite toutefois certaines compétences en codage.
API Google Sheets et Google Apps Script
Si vous souhaitez exploiter encore davantage la puissance de votre base de données Google Sheets, l'API Google Sheets et Google Apps Script sont deux solutions que vous pouvez explorer pour réaliser de l'automatisation sur vos flux de travail.
API Google Sheets : aperçu
L'API Google Sheets est une interface qui établit un pont entre Google Sheets et d'autres applications, permettant à ces dernières de lire, d'écrire et de modifier des données directement sur Google Sheets. Grâce à elle, vous pouvez transformer vos feuilles Google Sheets en une base de données complète et en temps réel pour vos applications, ce qui vous permet d'effectuer des opérations généralement réservées aux logiciels de base de données.
Par exemple, en utilisant l'API Google Sheets, vous pouvez :
- Créez de nouvelles feuilles de calcul ou clonez celles qui existent déjà.
- Lisez les données des feuilles de calcul pour les utiliser dans d'autres applications ou services.
- Écrivez/mettez à jour les données dans des feuilles de calcul existantes en temps réel à mesure que des modifications sont apportées dans votre application.
- Mettez en forme les cellules de votre feuille pour qu'elles correspondent à l'image de marque de votre application ou pour améliorer la lisibilité des ressources.
- Créez des diagrammes et des graphiques complexes à partir des données de votre feuille.
Tout cela peut être réalisé par programmation, ce qui vous permettra de gagner un temps considérable et de réduire considérablement l'effort nécessaire à l'exécution manuelle de ces tâches.
Base de données Google Sheets : limitations
Bien qu'il soit possible de créer une base de données dans Google Sheets, est-ce une bonne idée ? Cela dépend. L'utilisation de Google Sheets pour créer des bases de données présente plusieurs limites. Découvrez ci-dessous quelques inconvénients importants et voyez si Google Sheets peut répondre à vos besoins en matière de bases de données.
Manque d'évolutivité
Vous venez de lancer votre entreprise avec une petite base de données clients, Google Sheets est donc la solution idéale. Cet outil est largement suffisant pour créer et gérer des bases de données de petite (voire moyenne) taille, alors pourquoi ne pas l'essayer ?
Quelques mois ou années plus tard, votre entreprise est en plein essor ! Vous avez des centaines de clients et vous n'auriez jamais imaginé une telle réussite. C'est à ce moment-là que vous réalisez que vos données clients ont dépassé la capacité de Google Sheets.
La plateforme ne peut tout simplement pas gérer des bases de données volumineuses et complexes sans ralentissement. La navigation devient fastidieuse et les requêtes peuvent s'avérer lourdes.
Absence de contrôles de sécurité avancés
Si vous stockez des informations sensibles dans votre base de données, vous pouvez avoir besoin d'options de sécurité telles que le chiffrement, les certificats SSL et l'authentification en deux étapes (2FA) pour protéger vos données.
Malheureusement, Google Sheets ne propose pas ces options. Vous pouvez contrôler les permissions d'accès de base, mais vous ne pouvez pas faire grand-chose en termes de protection supplémentaire des bases de données.
Fonctionnalités QUERY limitées
Tout comme l'interface utilisateur d'Excel, Google Sheets dispose de l'option requête, très performante. Cependant, ses possibilités sont limitées, en particulier par rapport à des systèmes de bases de données robustes. Si vous avez besoin de consulter et de filtrer des données, Google Sheets n'est pas l'outil qu'il vous faut.
Mauvais contrôle des versions
Les plateformes de bases de données avancées vous permettent de surveiller chaque modification apportée à la base de données. Vous pouvez suivre l'évolution des données et bénéficier d'une visibilité totale sur celles-ci. Cela minimise le risque d'erreurs et renforce la responsabilité.
Google Sheets n'offre pas de fonctionnalités de contrôle de version, vous ne pouvez donc pas suivre les modifications ni attribuer la responsabilité des mises à jour. Cela complique le travail d'équipe et la collaboration.
Problèmes de collaboration
Google Sheets facilite la collaboration, car il s'agit d'un outil en ligne qui permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à une feuille de calcul et de la modifier simultanément. Mais cela ne fonctionne que si vos entrées sont limitées.
À mesure que vous ajouterez des entrées à la base de données, vous remarquerez des problèmes de performances, tels que des lenteurs au chargement et lors de la modification en cours. Google Sheets n'est tout simplement pas conçu pour les bases de données complexes.
Fonctionnalités d'automatisation limitées
Google Sheets propose certaines extensions qui vous permettent d'automatiser des fonctions au sein de vos bases de données et de gagner du temps, mais seulement dans une certaine mesure. Les options d'automatisation de Google Sheets sont loin d'être aussi complètes que celles des plateformes de bases de données standard.
Si l'automatisation de vos flux de travail est une priorité, Google Sheets n'est pas la meilleure option.
Alternatives à la base de données Google Sheets
Si vous souhaitez créer une base de données concise avec un nombre limité d'entrées, Google Sheets peut être un excellent choix. Mais si vous travaillez au sein d'une équipe plus importante ou si vous traitez des informations sensibles, il vaut mieux utiliser un autre outil. Il en va de même pour ceux qui souhaitent bénéficier de fonctionnalités avancées que Google Sheets n'offre pas, car il ne s'agit pas d'un outil de base de données. 🙅
Pas d'inquiétude, il existe des dizaines d'alternatives à Google Sheets. Nous avons l'outil qu'il vous faut pour vous aider à concevoir des bases de données simples ou complexes !
Bonus : Modules complémentaires Google Sheets !
ClickUp
Si vous recherchez le mélange parfait entre fonctionnalité, facilité d'utilisation, fonctionnalités de collaboration et options d'automatisation, nous vous présentons ClickUp, une plateforme de productivité tout-en-un qui peut devenir votre assistant fiable pour la gestion de bases de données et d'entrepôts de données. 🪄
ClickUp dispose d'une riche sélection de fonctionnalités qui lui permettent de remplir plusieurs rôles, de la gestion des tâches et des projets à la gestion des opérations et au suivi du temps.
Pour l'instant, nous allons nous concentrer sur ce qui fait de ClickUp un choix fantastique pour la conception et la gestion faciles de bases de données!
Tirez parti de la vue Tableur de type feuille de calcul pour créer une base de données ultra-rapide.
ClickUp propose plus de 15 vues, soit différentes dispositions qui vous permettent de visualiser les entrées de données sous plusieurs angles. L'une de ces vues est la vue Tableur ClickUp, qui facilite la création et la gestion des bases de données. Elle offre à la fois un aperçu de votre base de données et les détails de chaque entrée.
La création d'une base de données dans la vue Tableur ne nécessite aucun code. Voici comment en ajouter une à votre environnement de travail :
- Lancer ClickUp
- Accédez à la barre des vues.
- Sélectionnez Tableau
- Configurez les paramètres de confidentialité et de permission si nécessaire.
- Cliquez sur Ajouter une vue pour terminer.
Il vous suffit désormais de faire appuyer sur l'icône + pour ajouter des colonnes et d'utiliser les champs personnalisés ClickUp pour fournir des détails sur les entrées. Par exemple, si votre base de données contient des nombres, vous choisirez le champ Chiffres. Une fois ce champ personnalisé ajouté à votre base de données, la colonne est verrouillée pour les entrées numériques, ce qui réduit le risque d'erreurs. Vous pouvez également utiliser des champs tels que Texte, Menu déroulant, Argent, E-mail ou Emplacement pour personnaliser votre base de données en fonction de la nature de vos entrées.
Vous trouverez le champ personnalisé « Relation » particulièrement intéressant. Utilisez-le pour référencer des tâches dans une autre liste ou un autre environnement de travail et créer des bases de données parfaitement interconnectées.
ClickUp excelle dans la recherche et la gestion de bases de données pour un usage quotidien. En quelques clics, vous pouvez :
- Filtrer et regrouper la base de données
- Modifier la hauteur des lignes
- Épingler et désépingler des colonnes
- Repositionner les champs de données
- Modifiez en masse pour améliorer l'efficacité des processus.
- Exporter des données
La vue Tableur est suffisamment polyvalente pour prendre en charge tous les types de bases de données, y compris les bases de données clients, d'inventaire et de contenu. Et comme vous pouvez relier entre elles des entrées provenant de plusieurs bases de données, cette vue est également adaptée à la création de bases de données relationnelles sans aucune connaissance en codage !
Découvrez les modèles ClickUp pour créer un système de gestion de base de données relationnelle.
Si vous ne souhaitez pas ou n'avez pas le temps de créer vos bases de données à partir de zéro, essayez les modèles de base de données ClickUp. Ces modèles sont conçus pour vous faire gagner du temps en vous fournissant une base pour vos bases de données. Par exemple, vous pouvez opter pour :
- Modèle de base de données ClickUp Blog pour organiser, ajouter des étiquettes et suivre le contenu du blog
- Modèle de base de données ClickUp Landing Page pour créer un inventaire évolutif de toutes vos pages de destination.
- Modèle de répertoire des employés ClickUp pour concevoir un hub d'information consultable contenant les données des employés.
ClickUp dispose d'une bibliothèque de plus de 1 000 modèles, vous n'aurez donc aucun problème à trouver celui qui vous convient. Une fois que vous aurez fait votre choix, il vous suffira de l'adapter à vos besoins ou même de réutiliser la structure pour une autre base de données.
Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour collaborer à la conception de bases de données.
Vous bénéficierez d'options de collaboration nettement plus riches dans ClickUp que dans Google Sheets.
Avec ClickUp Tableaux blancs, vous pouvez réunir votre équipe pour réfléchir ensemble aux flux d'informations, aux relations entre les entités de données, aux méthodologies d'amélioration des processus et aux plans de gestion des bases de données. 😻
Mieux encore, les tableaux blancs ClickUp prennent en charge la collaboration en temps réel. Chaque utilisateur dispose d'un curseur avec son nom, ce qui vous permet de suivre facilement qui fait quoi et de vous inspirer des idées des autres.
De plus, grâce à des options telles que l'affichage du chat et les commentaires exploitables, votre processus de création de base de données sera plus transparent et plus efficace.
Options d'automatisation pour faire fonctionner des bases de données fluides
Il suffit d'une seconde pour commettre une erreur dans une base de données, mais cela prend une éternité pour la trouver et la corriger. Les automatisations ClickUp vous aident à minimiser le risque d'erreurs humaines et à gagner du temps.
Parcourez plus de 100 automatisations proposées par ClickUp et utilisez celles qui peuvent vous aider à créer et à gérer facilement vos bases de données. Vous pouvez automatiser les tâches de saisie de données, les changements de statut et les changements de priorité sans aucun codage !
ClickUp propose des modèles d'automatisation, mais vous pouvez également créer vos propres modèles personnalisés. Vous pouvez également établir des connexions entre automatisations et des applications externes et créer des flux de travail unifiés.
Les automatisations ClickUp peuvent faire des merveilles pour vos processus de base de données, mais elles peuvent également vous aider à automatiser des tâches et des activités répétitives dans les domaines de la vente, du marketing, de la gestion de la relation client, de la gestion des tâches et de la gestion de projet, de la fabrication et bien d'autres encore ! 💃
Allez au-delà de Google Sheets avec ClickUp
L'utilisation d'une base de données Google Sheets présente des avantages, mais n'est généralement pas viable à long terme, car la plateforme ne peut pas gérer de grands ensembles de données. Si vous recherchez une solution gratuite, stable et évolutive, avec des options exceptionnelles pour la collaboration, l'automatisation et la gestion de bases de données, ClickUp est la solution qu'il vous faut !
Inscrivez-vous à ClickUp et créez l'espace idéal pour vos bases de données. 🏠