Il est facile de se sentir dépassé par un projet de grande envergure. À mesure que les tâches s'accumulent, les équipes peuvent perdre leur concentration, ralentir et voir la qualité de leur travail diminuer.
Mais il existe une solution populaire : 94 % des 127 entreprises soumises à un sondage par le Boston Consulting Group à l'échelle mondiale ont adopté la méthodologie Agile.
Grâce au cadre Scrum d'Agile, les projets de grande envergure sont divisés en sprints plus faciles à gérer, ce qui permet aux équipes de rester concentrées et de progresser de manière régulière. Chaque sprint est un tremplin qui vous rapproche de votre objectif.
Mais comment décider des tâches à accomplir lors de chaque sprint ? Découvrez le sprint backlog, votre plan d'action pour transformer le chaos en clarté.
Dans cet article, nous allons explorer les backlogs de sprint : ce qu'ils sont, pourquoi ils sont importants et comment en créer et en gérer un à l'aide de ClickUp.
⏰Résumé en 60 secondes
Vous pouvez créer un backlog de sprint en suivant les étapes suivantes :
- Organisez votre backlog produit : hiérarchisez les tâches en fonction de leur valeur et de leur importance pour le sprint.
- Définissez un objectif de sprint clair et concentrez-vous sur les priorités : définissez un objectif clair et sélectionnez les tâches qui contribuent à sa réalisation.
- Connaissez les capacités de votre équipe : évaluez les ressources disponibles de votre équipe et le travail qu'elle peut supporter.
- Divisez les tâches importantes en petites étapes gérables : divisez les tâches importantes en petites tâches réalisables pour faciliter leur gestion.
- Créez votre tableau de bord sprint : configurez un outil de gestion de projet tel que ClickUp pour suivre les tâches, la progression et les performances de l'équipe.
- Finalisez le plan et harmonisez les efforts de votre équipe : examinez et confirmez le plan avec votre équipe et assurez-vous que tout le monde sait ce qu'il doit faire.
Qu'est-ce qu'un backlog de sprint ?
Un sprint backlog est une simple liste de tâches que votre équipe Scrum prévoit d'accomplir pendant un sprint, qui dure généralement entre 2 et 4 semaines. Il représente également ce que les développeurs prévoient d'accomplir pendant le sprint.
C'est comme une liste de choses à faire pour le sprint, divisée en plans clairs et réalisables et en étapes gérables.
Par exemple, si vous travaillez sur une application mobile, votre backlog de sprint pourrait inclure :
- Concevoir l'écran du profil de l'utilisateur (8 heures)
- Ajouter une fonction de connexion (16 heures)
- Configurer une base de données pour les données des utilisateurs (12 heures)
- Écrire des tests pour les fonctionnalités de connexion (6 heures)
Chaque tâche est estimée et classée par ordre de priorité afin que votre équipe puisse rester concentrée et suivre facilement la progression réalisée.
➡️ À lire également : Comment les techniques Scrum peuvent-elles améliorer la livraison des projets?
Comprendre le sprint backlog
Un sprint backlog apporte clarté, propriété et responsabilité afin que chacun sache sur quoi il travaille et en quoi cela contribue à l'objectif du sprint.
Mais ce qui rend un backlog de sprint unique, c'est sa flexibilité. Alors que l'objectif du sprint reste fixe, le backlog peut s'adapter aux commentaires et aux changements de priorités, ce qui exige de votre équipe qu'elle reste concentrée, collaborative et sur la bonne voie pour obtenir les résultats souhaités.
Composantes d'un backlog de sprint
Pour comprendre comment cela fonctionne, vous devez connaître les différentes parties d'un backlog de sprint. Il s'agit notamment des éléments suivants :
- Objectif du sprint : élément essentiel de votre sprint, l'objectif est une déclaration claire de ce que vous souhaitez accomplir. Par exemple : « Créer un système de connexion sécurisé permettant aux utilisateurs de créer facilement des comptes et de se connecter ».
- User stories : il s'agit de descriptions simples de fonctionnalités rédigées du point de vue de l'utilisateur et tirées du backlog produit. Elles suivent généralement ce format : « En tant qu'[utilisateur], je souhaite [fonctionnalité] afin de [bénéfice] ».
- Tâches et sous-tâches : elles décomposent chaque user story en étapes claires et gérables. Par exemple, « Mettre en place l'authentification des utilisateurs » peut inclure la création d'une base de données utilisateurs, la conception d'un formulaire de connexion, le cryptage des mots de passe et la gestion des sessions.
- Diagramme Burndown : Ce diagramme montre la quantité de travail restante par rapport au temps restant dans le sprint. Il vous aide à voir si vous êtes en bonne voie pour tout terminer à temps et vous donne un avertissement rapide afin que vous puissiez vous adapter si les choses ne se déroulent pas comme prévu.
- Responsables : chaque tâche doit avoir un responsable clairement désigné. Attribuer les tâches à des personnes spécifiques évite la confusion, empêche la duplication du travail et garantit la responsabilité.
- Estimations de durée : qu'elles soient mesurées en heures ou en points d'histoire, elles permettent d'éviter les engagements excessifs et de garder les sprints réalistes. Par exemple, l'authentification des utilisateurs peut prendre 4 heures pour l'installation de la base de données, 6 heures pour la conception du formulaire, 8 heures pour la logique backend et 4 heures pour les tests.
👀 Le saviez-vous ? L'adoption de l'agilité par les développeurs a considérablement augmenté au cours des dernières années, passant de 37 % à 86 %.
Relation entre le backlog de sprint et le backlog de produit
Le backlog produit est en quelque sorte la liste principale des tâches à faire dans le cadre de votre projet. Il comprend tout ce dont votre produit pourrait avoir besoin : nouvelles fonctionnalités, corrections de bugs et améliorations. Cette liste évolue constamment en fonction des besoins du marché et des commentaires des clients. Le propriétaire du produit la met à jour et la hiérarchise en permanence afin que les éléments les plus importants restent en tête de liste.
Le sprint backlog représente des tâches plus ciblées. Lors des réunions de planification du sprint, le product owner vous aide à sélectionner les éléments à haute priorité du product backlog qui peuvent être réalisés en un sprint (généralement deux semaines). C'est comme acheter des ingrédients spécifiques pour préparer un repas : vous ne prenez que ce qui est nécessaire pour atteindre l'objectif ou réaliser le sprint en question.
Voici comment cela fonctionne :
- L'équipe sélectionne les tâches à haute priorité (user stories) dans le backlog produit.
- Celles-ci sont divisées en tâches plus petites.
- L'équipe effectue la validation des tâches pendant le sprint.
- Les tâches sont ajoutées au sprint backlog.
L'équipe passe ensuite en revue le backlog du sprint, en se concentrant sur les problèmes et en affinant les choses au fur et à mesure.
🧠 Anecdote : si le Product Owner vous aide à déterminer les éléments du backlog produit, c'est finalement l'équipe de développement qui est responsable du sprint backlog et qui décide de la manière de répartir le travail en tâches et sous-tâches.
Le rôle d'un backlog de sprint dans Scrum
Un sprint backlog est un plan étape par étape qui permet à toute votre équipe Scrum de rester organisée et concentrée. Il guide votre équipe au cours des semaines suivantes, aidant chacun à travailler ensemble pour atteindre l'objectif du sprint.
Par exemple, si vous développez une application de commerce électronique, le backlog produit peut inclure une tâche importante telle que « Activer les paiements sécurisés pour les utilisateurs ». Au cours du processus de planification du sprint, l'équipe produit divise cette tâche en tâches plus petites pour le backlog sprint, telles que la configuration d'une passerelle de paiement, la conception du flux de paiement, la validation des cartes de crédit et la gestion des erreurs de paiement.
Ce plan détaillé rend le travail clair et gérable. Chaque jour, les membres de l'équipe savent ce qui doit être fait et peuvent choisir des tâches qui correspondent à leurs compétences. Lors des réunions quotidiennes, l'équipe utilise le sprint backlog pour partager les progrès réalisés et discuter des problèmes.
Le sprint backlog vous aide également à détecter les problèmes à un stade précoce. À mesure que les tâches sont mises à jour, il est facile de voir si le sprint prend du retard. Si nécessaire, l'équipe peut rapidement s'adapter pour rester sur la bonne voie.
Comment créer un backlog de sprint
Un sprint backlog est créé pendant la session de planification du sprint. Voyons les étapes à faire pour y parvenir :
1. Organisez votre backlog de produit
Le backlog produit est la colonne vertébrale de votre projet. Il répertorie tout ce dont votre équipe pourrait avoir besoin pour créer, corriger ou améliorer. Organiser la vision produit vous aide à :
- Identifiez les tâches à haute priorité ou les éléments du backlog produit (PBI) qui correspondent aux objectifs de votre projet ou aux besoins actuels du marché.
- Comprenez la valeur, la complexité et les connexions éventuelles entre chaque tâche et les autres tâches.
- Identifiez les tâches ou les problèmes qui peuvent façonner un objectif de sprint significatif.
- Supprimez ou repoussez les tâches qui ne sont plus pertinentes.
Par exemple, si vous travaillez sur une plateforme de commerce électronique et que vous voyez des tâches telles que « Ajouter un paiement express », « Enregistrer les modes de paiement » et « Optimiser la validation du panier », vous les regroupez en un seul objectif et améliorez le processus de paiement.
Ces connexions permettent de définir clairement l'objectif de votre sprint et facilitent la définition d'objectifs significatifs.
💡 Conseil de pro : utilisez le modèle ClickUp Backlogs and Sprints pour gérer votre backlog de produits et la planification de vos sprints en un seul endroit. Outre les statuts et champs personnalisés, ce modèle comprend également des vues prêtes à l'emploi telles que des listes, des tableaux et des chats pour maintenir l'ordre dans vos équipes et vos projets.
👀 Le saviez-vous ? Les spécialistes du marketing qui ont adopté Agile ont constaté des améliorations significatives : 63 % d'entre eux ont trouvé plus facile de gérer les changements de priorités, d'obtenir une meilleure visibilité sur le statut des projets et de stimuler le moral et la productivité de leur équipe.
2. Fixez un objectif de sprint clair et concentrez-vous sur les priorités
Des objectifs de sprint clairs donnent à votre équipe une direction et un but. Sans eux, il est facile de se laisser absorber par des tâches individuelles et de perdre de vue la situation dans son ensemble.
Tout objectif de sprint bien structuré doit :
- Concentrez-vous sur ce qui compte le plus, c'est-à-dire ne sélectionnez que les tâches qui traitent directement le problème.
- Gardez une vue d'ensemble et réfléchissez à ce qui apporte la plus grande valeur, comme l'augmentation du chiffre d'affaires ou la satisfaction client.
- Évitez les distractions en indiquant clairement ce qui n'est pas inclus dans le sprint, comme les mises à jour de l'interface utilisateur qui ne sont pas liées au projet.
- Définissez les résultats finaux ; par exemple, augmenter les ventes de 30 %.
Reprenons notre exemple de commerce électronique. Si 40 % des clients abandonnent leur panier lors du paiement, ce qui coûte de l'argent à votre entreprise, un bon objectif de sprint pourrait être :
Améliorez le processus de paiement et réduisez le nombre d'abandons de panier en ajoutant des fonctionnalités importantes que les clients souhaitent.
Vos tâches pour l'objectif du sprint peuvent inclure l'ajout d'un paiement en un clic pour les clients fidèles et la possibilité pour les utilisateurs d'enregistrer leurs modes de paiement. Remarquez comment chaque tâche est directement liée à l'objectif, ce qui permet à votre équipe de rester concentrée et d'éviter le travail non pertinent.
ClickUp Sprints vous permet de définir la durée des sprints, de gérer votre backlog et de suivre la progression de votre équipe tout en conservant la flexibilité de votre flux de travail. Par exemple, avec le modèle ClickUp Sprints , vous pouvez assurer la réussite de vos projets grâce à trois fonctionnalités clés :
- Bénéficiez d'une vue d'ensemble qui permet aux équipes de voir chaque détail de l'avancement de leur projet.
- Attribuez efficacement les tâches, suivez le suivi des progrès et surveillez les échéances critiques grâce aux statuts personnalisés et aux champs personnalisés.
- Optimisez la coordination de l'équipe en veillant à ce que chacun ait une visibilité claire et une bonne compréhension des objectifs du projet.
3. Connaissez les capacités de votre équipe
Une fois que vous avez défini votre objectif de sprint et votre liste de tâches, il est temps de déterminer si votre équipe est en mesure de gérer tout ce travail.
Examinez les performances de votre équipe au cours des trois ou quatre derniers sprints afin de déterminer la quantité de travail qu'elle achève habituellement. Si vous prévoyez une charge de travail pour 15 personnes alors que votre équipe ne compte que cinq membres, vous risquez de rencontrer des problèmes et de submerger tout le monde.
Ensuite, prenez en compte tous les éléments susceptibles d'affecter la disponibilité de votre équipe : congés, jours fériés, évènements d'entreprise, sessions de formation et même les arrêts maladie imprévus, en vous basant sur les tendances passées.
Pensez-y de cette façon : une équipe de développement de six personnes traite généralement 45 points d'histoire par sprint. (Les points d'histoire sont des unités qui mesurent l'effort requis pour les tâches en fonction de leur complexité et du temps nécessaire. )
Pour le prochain sprint, un développeur est en vacances pendant une semaine, il y a un atelier de deux jours organisé par l'entreprise, deux membres de l'équipe sont en service d'assistance et il y a deux jours fériés.
Après avoir pris en compte ces facteurs (25 % de capacité en moins pour les congés, 20 % pour l'atelier et les vacances, et 15 % pour les tâches d'assistance), la capacité réelle de l'équipe chute à environ 18-20 points de story pour ce sprint.
4. Divisez les tâches importantes en petites étapes faciles à gérer
L'étape suivante consiste à décomposer les tâches à haute priorité en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer afin de faciliter leur estimation et leur exécution.
Dans notre exemple de commerce électronique, la fonctionnalité de paiement en un clic peut être divisée en tâches backend et frontend.
- Backend : créez un stockage sécurisé des jetons, validez l'authentification des utilisateurs et construisez les points de terminaison API.
- Frontend : concevez le bouton de paiement, configurez les écrans de réussite/échec et développez les composants de l'interface utilisateur.
Vous pouvez diviser chacune de ces tâches en sous-tâches plus petites. Par exemple, le stockage des jetons nécessite la création d'un schéma de base de données, l'écriture d'une logique de cryptage et la mise en œuvre du service de stockage.
Nous devons également tenir compte des dépendances. L'équipe de développement front-end ne peut pas implémenter entièrement le bouton de paiement tant que l'API back-end n'est pas prête, mais elle peut travailler sur des maquettes d'interface utilisateur en attendant.
➡️ À lire également : Comment gérer les artefacts Agile Scrum : définition et importance
5. Créez votre tableau de bord de sprint
Après avoir divisé les tâches en étapes plus petites, l'étape suivante consiste au suivi clair de la progression de votre sprint.
Le tableau de bord sprint est le centre de contrôle de votre équipe. Il affiche en temps réel les tâches, la charge de travail et la progression du projet. Il permet de repérer rapidement les problèmes et aide chacun à rester concentré sur l'objectif du sprint.
Il est maintenant temps pour vous de créer un tableau de bord de sprint. Nous disposons dans notre arsenal d'un outil extrêmement performant en termes de productivité, qui a également la fonction d'outil de gestion de sprint robuste.
La création d'un sprint dans les tableaux de bord ClickUp vous donnera une image en temps réel de la progression de votre équipe. Le tableau de bord affiche les tâches et sous-tâches que vous pouvez organiser avec ClickUp Tasks.
Ajoutez des estimations de durée, fixez des dates d'échéance, indiquez les priorités et ajoutez des statuts personnalisés et des descriptions détaillées à chaque tâche. Ensuite, il vous suffit de sélectionner un ou plusieurs membres de l'équipe et de leur attribuer la tâche.
Mais ne vous inquiétez pas, c'est facile avec ClickUp. Regardez ici. 👇🏼
Pour mesurer les efforts de votre équipe, utilisez le système de points de sprint de ClickUp afin d'attribuer des points aux tâches, de suivre la capacité totale et de recevoir des alertes si vous dépassez les limites.
ClickUp propose également des automatisations de sprint pour gérer toutes les tâches manuelles et répétitives. Par exemple, il peut déplacer automatiquement les tâches vers le sprint suivant si elles ne sont pas terminées à temps.
Il vous suffit de définir des règles, par exemple notifier le service d'assurance qualité lorsqu'une tâche passe à l'étape « Révision » ou marquer une tâche parente comme « Terminée » lorsque toutes les sous-tâches sont achevées. Vous pouvez également déplacer automatiquement les tâches inachevées vers le sprint suivant.
La création d'un sprint prend du temps, mais que faire si votre calendrier est serré ? Tirez parti des modèles de planification de sprint et de backlog de produit entièrement personnalisables de ClickUp pour accélérer votre processus !
➡️ À lire également : Comment créer un tableau de bord Agile pour votre équipe logicielle
💡Conseil de pro : décomposez les éléments du backlog produit (PBI) en tâches plus petites et plus faciles à gérer, pouvant être achevées en moins d'une journée. Cela permet aux équipes de suivre la progression de manière plus précise et d'identifier rapidement les retards potentiels.
6. Finalisez le plan et harmonisez les efforts de votre équipe
La dernière étape consiste à réunir votre équipe pour examiner le backlog final, clarifier les responsabilités et les différences clés, et confirmer l'objectif du sprint. C'est à ce moment-là que vous abordez les préoccupations éventuelles, identifiez les obstacles potentiels et discutez des risques susceptibles de ralentir le processus.
C'est également à ce moment-là que vous partagez le plan de sprint avec les parties prenantes, en expliquant les tâches choisies, les résultats attendus et les compromis éventuels. L'idée est d'être transparent sur la charge de travail de votre équipe et sur la manière dont elle s'inscrit dans le sprint prévu.
C'est là que ClickUp for Software Teams entre en jeu. Pendant le cycle de sprint, il vous permet d'effectuer des vérifications régulières (comme des comptes rendus quotidiens) avec un aperçu détaillé du projet afin de suivre la progression et de relever les défis. Bien que le backlog devrait rester globalement le même, soyez prêt à l'ajuster si nécessaire.
📮ClickUp Insight : environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe. Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés entre plusieurs canaux, fils de discussion ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite.
Grâce à une solution intégrée telle que ClickUp Chat, vos fils de discussion sont mappés sur des projets et des tâches spécifiques, ce qui permet de garder vos discussions dans leur contexte et de les rendre facilement accessibles pour une gestion simplifiée des sprints.
Bonnes pratiques pour l'utilisation d'un backlog de sprint
En tant que Scrum Master, la création d'un backlog de sprint bien géré nécessite une planification minutieuse. Voici quelques bonnes pratiques pour vous assurer qu'il reste sur la bonne voie :
- Restez flexible mais concentré en gardant le backlog du sprint ouvert aux changements tout en gardant à l'esprit l'objectif du sprint. N'effectuez que les ajustements nécessaires et assurez-vous qu'ils ne perturbent pas l'engagement de l'équipe.
- Affinez régulièrement le backlog de sprint en programmant des revues hebdomadaires et en préparant les éléments du backlog de sprint avec votre équipe. Si nécessaire, clarifiez les tâches et ajustez les estimations pour rester sur la bonne voie.
- Définissez des critères d'acceptation clairs pour chaque tâche. Des conditions d'achèvement claires éviteront que du travail supplémentaire ne s'ajoute.
- Suivez les progrès quotidiennement en organisant des comptes rendus debout et en utilisant des outils visuels pour surveiller les progrès. Une communication ouverte sur le statut des tâches, les obstacles et les dépendances aide l'équipe à s'adapter rapidement.
- Classez les tâches par ordre de priorité en fonction de leurs dépendances afin que les tâches importantes qui ont une incidence sur d'autres soient effectuées en premier. Assurez-vous que votre équipe est consciente des dépendances, afin de l'aider à planifier en conséquence et à éviter les retards.
- Tenez la documentation à jour en conservant des enregistrements clairs des détails techniques, des choix de conception et de tout contexte critique afin que les membres de l'équipe puissent travailler de manière indépendante et s'y référer pour les sprints futurs.
💡Conseil de pro : utilisez des techniques de hiérarchisation telles que la méthode WSJF (Weighted Shortest Job First) et la méthode MoSCoW pour ordonner le travail. Concentrez-vous sur les tâches qui apportent le plus de valeur à l'entreprise et qui correspondent à l'objectif du sprint.
Les défis de la gestion du backlog de sprint et comment les surmonter
Comme vous pouvez le constater, la gestion d'un sprint backlog est tout sauf facile. Voici quelques défis courants auxquels les équipes sont confrontées au quotidien dans le cadre du Scrum et comment les surmonter :
- Les changements imprévus et les dérives de périmètre sont fréquents en milieu de sprint. Gérez-les à l'aide d'un processus transparent, communiquez leur impact et n'acceptez que les changements urgents alignés sur l'objectif du sprint.
- Des estimations inexactes et une surcharge de travail surviennent lorsque les équipes évaluent mal la complexité des tâches. Évitez cela en utilisant les données des sprints précédents, en décomposant les tâches et en prévoyant un délai supplémentaire pour les imprévus.
- Des tâches vagues et des objectifs flous sont source de confusion et de retards. Évitez cela en affinant le backlog, en définissant des descriptions de tâches et des critères d'acceptation clairs, et en résolvant les incertitudes techniques avant le sprint.
- Les dépendances cachées et les retards dans le flux de travail peuvent perturber la progression. Planifiez en cartographiant les dépendances, en utilisant des outils de gestion de projet pour les visualiser et en organisant le travail dans le bon ordre.
- Des ressources et une disponibilité limitées peuvent ralentir la progression. Planifiez de manière réaliste, formez les membres de l'équipe à plusieurs tâches et préparez des sauvegardes pour les tâches critiques afin de maintenir la dynamique.
💡Conseil de pro : créez des mécanismes formels tels que des retours d'information des parties prenantes, des sondages et des sessions de feedback dédiées afin d'améliorer la planification du backlog du sprint et, au final, de fournir des produits plus performants.
Créez et gérez vos backlogs de sprint avec ClickUp pour une réussite maximale
Le processus de planification du sprint repose sur des objectifs clairs, une vision globale du produit et une compréhension de ce que l'ensemble de votre équipe Scrum peut accomplir à chaque sprint Agile. Mais il ne s'agit pas d'un processus universel : il doit s'adapter au fur et à mesure que le sprint progresse, laissant à votre équipe la possibilité de se développer et de s'améliorer.
Cependant, un sprint backlog seul ne garantit pas la réussite. Vous avez également besoin des bons outils pour tout gérer, et c'est là que ClickUp entre en jeu.
Qu'il s'agisse de puissantes fonctionnalités de gestion de projet et de tâches, de vues intuitives ou de diagrammes de progression détaillés, ClickUp rend la gestion de projet Agile facile, efficace et réussie.
Mais ne vous contentez pas de nous croire sur parole : inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit et voyez par vous-même à quel point vos projets deviennent beaucoup plus faciles à gérer qu'auparavant !