Il est facile de se sentir dépassé par un projet de grande envergure. À mesure que les tâches s'accumulent, les équipes peuvent perdre leur concentration, ralentir et voir la qualité de leur travail diminuer.
Mais il existe une solution populaire : 94 % des 127 entreprises interrogées par le Boston Consulting Group à l'échelle mondiale ont adopté la méthodologie Agile.
Avec le cadre Scrum d'Agile, les projets volumineux sont divisés en sprints plus faciles à gérer, ce qui permet aux équipes de rester concentrées et d'assurer une progression régulière. Chaque sprint est une étape qui vous rapproche de votre objectif.
Mais comment décider du travail à accomplir lors de chaque sprint ? Découvrez le sprint backlog, votre plan d'action pour transformer le chaos en clarté.
Dans cet article, nous allons explorer les sprints backlogs : ce qu'ils sont, pourquoi ils sont importants et comment en créer et en gérer un à l'aide de ClickUp.
⏰Résumé en 60 secondes
Vous pouvez créer un sprint backlog en suivant les étapes suivantes :
- Organisez votre backlog de produit : hiérarchisez les tâches en fonction de leur valeur et de leur importance pour le sprint
- Définissez un objectif de sprint clair et concentrez-vous sur les priorités : définissez un objectif clair et sélectionnez les tâches qui contribuent à sa réalisation
- Connaissez la capacité de votre équipe : évaluez les ressources disponibles de votre équipe et la quantité de travail qu'elle peut gérer
- Divisez les tâches volumineuses en petites étapes gérables : divisez les tâches volumineuses en éléments plus petits et plus faciles à gérer
- Créez votre tableau de bord sprint : Configurez un outil de gestion de projet tel que ClickUp pour suivre les tâches, la progression et les performances de l'équipe
- Finalisez le forfait et alignez votre équipe : Passez en revue et confirmez le forfait avec votre équipe et assurez-vous que tout le monde sait ce qu'il a à faire
Qu'est-ce qu'un sprint backlog ?
Un sprint backlog est une simple liste des tâches que votre équipe Scrum prévoit d'accomplir pendant un sprint, qui dure généralement entre deux et quatre semaines. Il représente également ce que les développeurs prévoient d'accomplir pendant le sprint
C'est comme une liste de tâches à faire pour le sprint, divisée en forfaits clairs et réalisables et en étapes gérables.
Par exemple, si vous travaillez sur une application mobile, votre sprint backlog pourrait inclure les éléments suivants :
- Concevez l'écran du profil utilisateur (8 heures)
- Ajouter une fonctionnalité de connexion (16 heures)
- Configurer une base de données pour les données utilisateur (12 heures)
- Écrire des tests pour les fonctionnalités de connexion (6 heures)
Chaque tâche est estimée et classée par ordre de priorité afin que votre équipe puisse rester concentrée et suivre facilement la progression.
➡️ À lire également : Comment les techniques Scrum peuvent-elles améliorer la livraison des projets?
Comprendre le sprint backlog
Un sprint backlog apporte clarté, propriété et responsabilité afin que chacun sache sur quoi il travaille et en quoi cela contribue à l'objectif du sprint.
Mais ce qui rend le sprint backlog unique, c'est sa flexibilité. Alors que l'objectif du sprint reste fixe, le backlog peut s'adapter aux retours d'expérience et à l'évolution des priorités, ce qui exige de votre équipe qu'elle reste concentrée, collaborative et sur la bonne voie pour obtenir les résultats souhaités.
Composantes d'un sprint backlog
Pour comprendre comment cela fonctionne, vous devez connaître les différentes parties d'un sprint backlog. Il s'agit notamment des éléments suivants :
- Objectif du sprint : Composante la plus importante de votre sprint, l'objectif est une déclaration claire de ce que vous souhaitez accomplir. Par exemple : « Créer un système de connexion sécurisé qui permet aux utilisateurs de créer des comptes et de se connecter facilement »
- Histoires utilisateur : Il s'agit de descriptions simples des fonctionnalités rédigées du point de vue de l'utilisateur et tirées du backlog produit. Elles sont généralement mises en forme comme suit : « En tant que [utilisateur], je souhaite [fonctionnalité] afin de [bénéfice] »
- Tâches et sous-tâches : Elles décomposent chaque user story en étapes claires et gérables. Par exemple, « Mettre en place l'authentification des utilisateurs » peut inclure la création d'une base de données utilisateurs, la conception d'un formulaire de connexion, le cryptage des mots de passe et la gestion des sessions
- Diagramme Burndown : Le diagramme montre la quantité de travail restante par rapport au temps restant dans le sprint. Il vous aide à voir si vous êtes en bonne voie pour tout terminer à temps et vous avertit rapidement si les choses ne se passent pas comme prévu
- Assignés : Chaque tâche doit avoir un propriétaire clairement défini, responsable de son achèvement. L'attribution des tâches à des personnes spécifiques évite la confusion, empêche la duplication du travail et garantit la responsabilité
- Estimations de durée : qu'elles soient mesurées en heures ou en points de story, elles permettent d'éviter les engagements excessifs et de garder les sprints réalistes. Par exemple, l'authentification des utilisateurs peut prendre 4 heures pour l'installation de la base de données, 6 heures pour la conception du formulaire, 8 heures pour la logique backend et 4 heures pour les tests
👀 Le saviez-vous ? L'adoption de l'agilité parmi les développeurs a considérablement augmenté au cours des dernières années, passant de 37 % à 86 %.
Relation entre le sprint backlog et le product backlog
Le backlog de produit est comme la liste principale des tâches à accomplir pour votre projet. Il comprend tout ce dont votre produit pourrait avoir besoin : nouvelles fonctionnalités, corrections de bugs et améliorations. Cette liste change constamment en fonction de l'évolution des besoins du marché et des commentaires des clients. Le propriétaire du produit la met à jour et la hiérarchise en permanence afin que les éléments les plus critiques restent en tête de liste.
Le sprint backlog représente des tâches plus ciblées. Lors des réunions de planification du sprint, le propriétaire du produit vous aide à sélectionner dans le backlog du produit les éléments hautement prioritaires qui peuvent être réalisés en un sprint (généralement deux semaines). C'est comme faire les courses pour cuisiner un repas : vous ne prenez que ce dont vous avez besoin pour atteindre l'objectif ou le sprint en question.
Voici comment cela fonctionne :
- L'équipe sélectionne les tâches prioritaires (user stories) dans le backlog du produit
- Ceux-ci sont divisés en tâches plus petites
- L'équipe s'engage à terminer ces tâches pendant le sprint
- Les tâches sont ajoutées au sprint backlog
L'équipe passe ensuite en revue le sprint backlog, en se concentrant sur les problèmes et en affinant les éléments au fur et à mesure.
🧠 Anecdote : si le propriétaire du produit vous aide à déterminer les éléments du backlog du produit, c'est l'équipe de développement qui est responsable du sprint backlog et qui décide comment diviser le travail en tâches et sous-tâches.
Le rôle d'un sprint backlog dans Scrum
Un sprint backlog est un forfait étape par étape qui permet à toute votre équipe Scrum de rester organisée et concentrée. Il guide votre équipe au cours des prochaines semaines, en aidant chacun à travailler ensemble pour atteindre l'objectif du sprint.
Par exemple, si vous développez une application de commerce électronique, le backlog de produit peut inclure une tâche importante telle que « Activer les paiements sécurisés pour les utilisateurs ». Au cours du processus de planification du sprint, l'équipe produit divise cette tâche en tâches plus petites pour le backlog de sprint, telles que la configuration d'une passerelle de paiement, la conception du flux de paiement, la validation des cartes de crédit et la gestion des erreurs de paiement.
Ce forfait détaillé rend le travail clair et gérable. Chaque jour, les membres de l'équipe savent ce qui doit être fait et peuvent choisir les tâches qui correspondent à leurs compétences. Lors des check-ins quotidiens, l'équipe utilise le sprint backlog pour partager les progrès et discuter des problèmes.
Le sprint backlog vous aide également à repérer les problèmes rapidement. À mesure que les tâches sont mises à jour, il est facile de voir si le sprint prend du retard. Si nécessaire, l'équipe peut rapidement s'adapter pour rester sur la bonne voie.
Comment créer un sprint backlog
Un sprint backlog est créé pendant la session de planification du sprint. Voyons les étapes à suivre pour y parvenir :
1. Organisez votre backlog de produit
Le backlog de produit est la colonne vertébrale de votre projet. Il répertorie tout ce dont votre équipe pourrait avoir besoin pour créer, corriger ou améliorer. Organiser la vision du produit vous aide à :
- Identifiez les tâches hautement prioritaires ou les éléments du backlog de produit (PBI) qui correspondent aux objectifs de votre projet ou aux besoins actuels du marché
- Comprenez la valeur et la complexité de chaque tâche, ainsi que leurs connexions avec d'autres tâches
- Identifiez les tâches ou les problèmes qui peuvent donner forme à un objectif de sprint significatif
- Supprimez ou repoussez les tâches qui ne sont plus pertinentes
Par exemple, si vous travaillez sur une plateforme de commerce électronique et que vous voyez des tâches telles que « Ajouter un paiement express », « Enregistrer les modes de paiement » et « Optimiser la validation du panier », vous pouvez les regrouper en un seul objectif et améliorer le processus de paiement.
Ces connexions clarifient l'objectif de votre sprint et facilitent la définition de paramètres pertinents.
💡 Astuce de pro : utilisez le modèle Backlogs et Sprints de ClickUp pour gérer votre backlog de produit et la planification de vos sprints en un seul endroit. Outre les statuts personnalisés et les champs personnalisés, ce modèle comprend également des vues prêtes à l'emploi telles que des listes, des tableaux et des chats pour garder vos équipes et vos projets en ordre.
👀 Le saviez-vous ? Les spécialistes du marketing qui ont adopté Agile ont signalé des améliorations significatives : 63 % ont trouvé plus facile de gérer les changements de priorités, d'obtenir une meilleure visibilité sur le statut des projets et de booster le moral et la productivité de leur équipe.
2. Définissez un objectif de sprint clair et concentrez-vous sur les priorités
Des objectifs de sprint clairs donnent une direction et un but à votre équipe. Sans eux, il est facile de se laisser absorber par des tâches individuelles et de perdre de vue l'objectif global.
Tout objectif de sprint bien structuré doit :
- Concentrez-vous sur l'essentiel, c'est-à-dire ne sélectionnez que les tâches qui traitent directement le problème
- Gardez une vue d'ensemble et réfléchissez à ce qui apporte le plus de valeur, comme l'augmentation du chiffre d'affaires ou la satisfaction client
- Évitez les distractions en indiquant clairement ce qui n'est pas inclus dans le sprint, comme les mises à jour de l'interface utilisateur qui ne sont pas liées au sprint
- Définissez les résultats finaux ; par exemple, augmenter les ventes de 30 %
Continuons avec notre exemple de commerce électronique. Si 40 % des clients abandonnent leur panier lors du paiement, ce qui coûte de l'argent à votre entreprise, un bon objectif de sprint pourrait être :
Améliorez le processus de paiement et réduisez le nombre d'abandons de panier en ajoutant des fonctionnalités importantes que les clients attendent.
Vos tâches pour l'objectif du sprint peuvent inclure l'ajout d'un paiement en un clic pour les clients fidèles et la possibilité pour les utilisateurs d'enregistrer leurs modes de paiement. Remarquez comment chaque tâche est directement liée à l'objectif, ce qui permet à votre équipe de rester concentrée et d'éviter tout travail non pertinent.
ClickUp Sprints vous permet de définir la durée des sprints, de gérer votre backlog et de suivre la progression de l'équipe tout en conservant la flexibilité de votre flux de travail. Par instance, avec le modèle ClickUp Sprints , vous pouvez mener à bien vos projets grâce à trois fonctionnalités clés :
- Bénéficiez d'une vue complète qui permet aux équipes de voir chaque détail de la progression de leur projet
- Attribuez efficacement les tâches, suivez la progression et surveillez les échéances critiques grâce aux statuts personnalisés et aux champs personnalisés
- Optimisez l'alignement de l'équipe en vous assurant que chacun a une visibilité et une compréhension claires des objectifs du projet
3. Connaissez les capacités de votre équipe
Une fois que vous avez défini l'objectif de votre sprint et dressé la liste des tâches, il est temps de déterminer si votre équipe est en mesure d'assumer tout ce travail.
Examinez les performances de votre équipe au cours des trois ou quatre derniers sprints pour voir la quantité de travail qu'elle accomplit habituellement. Si vous prévoyez une charge de travail pour 15 personnes alors que votre équipe ne compte que cinq membres, vous risquez de rencontrer des problèmes et de surcharger tout le monde.
Ensuite, prenez en compte tous les éléments susceptibles d'affecter la disponibilité de votre équipe : congés, jours fériés, évènements d'entreprise, sessions de formation et même les jours de maladie imprévus en fonction des tendances passées.
Pensez-y de cette façon : une équipe de développement de six personnes traite généralement 45 points de story par sprint. (Les points de story sont des unités qui mesurent l'effort requis pour les tâches en fonction de leur complexité et du temps nécessaire. )
Pour le prochain sprint, un développeur est en vacances pendant une semaine, il y a un atelier de deux jours organisé par l'entreprise, deux membres de l'équipe sont chargés de l'assistance et il y a deux jours fériés.
Après avoir pris en compte ces facteurs (par exemple, une capacité réduite de 25 % pour les congés, de 20 % pour l'atelier et les jours fériés, et de 15 % pour les tâches d'assistance), la capacité réelle de l'équipe chute à environ 18-20 points de story pour ce sprint.
4. Divisez les tâches volumineuses en petites étapes gérables
L'étape suivante consiste à décomposer les tâches hautement prioritaires en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer afin de faciliter leur estimation et leur exécution.
Dans notre exemple de commerce électronique, la fonctionnalité de paiement en un clic peut être divisée en tâches backend et frontend.
- Backend : créez un stockage sécurisé des jetons, validez l'authentification des utilisateurs et créez les points de terminaison API
- Frontend : Concevez le bouton de paiement, configurez les écrans de réussite/échec et développez les composants de l'interface utilisateur
Vous pouvez diviser chacune de ces tâches en sous-tâches plus petites. Par exemple, le stockage des jetons nécessite la création d'un schéma de base de données, l'écriture d'une logique de chiffrement et la mise en œuvre du service de stockage.
Nous devons également tenir compte des dépendances. L'équipe de développement front-end ne peut pas implémenter entièrement le bouton de paiement tant que l'API back-end n'est pas prête, mais elle peut travailler sur des maquettes d'interface utilisateur en attendant.
➡️ À lire également : Comment gérer les artefacts Agile Scrum : définition et importance
5. Créez votre tableau de bord sprint
Après avoir divisé les tâches en étapes plus petites, l'étape suivante consiste à suivre clairement la progression de votre sprint.
Un tableau de bord de sprint est le centre de contrôle de votre équipe. Il affiche en temps réel les tâches, la charge de travail et la progression. Il permet de repérer rapidement les problèmes et aide chacun à rester concentré sur l'objectif du sprint.
Il est maintenant temps pour vous de créer un tableau de bord de sprint. Nous disposons dans notre arsenal d'un outil puissant pour la productivité, qui fonctionne également comme un outil robuste de gestion des sprints.
La création d'un sprint dans les tableaux de bord ClickUp vous donnera une image en temps réel de la progression de votre équipe. Le tableau de bord affiche les tâches et les sous-tâches que vous pouvez organiser avec les tâches ClickUp.
Ajoutez des estimations de durée, définissez des dates d'échéance, marquez les priorités et incluez des statuts personnalisés et des descriptions détaillées à chaque tâche. Ensuite, sélectionnez simplement un ou plusieurs membres de l'équipe et attribuez-leur la tâche.
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Pour mesurer les efforts de votre équipe, utilisez le système de points de sprint de ClickUp pour attribuer des points aux tâches, suivre la capacité totale et recevoir des alertes si vous dépassez les limites.
ClickUp propose également des automatisations de sprints pour gérer toutes les tâches manuelles et répétitives. Par exemple, il peut déplacer automatiquement les tâches vers le sprint suivant si elles ne sont pas terminées à temps.
Il vous suffit de définir des règles, par exemple notifier l'équipe d'assurance qualité lorsqu'une tâche passe à l'état « En cours de révision » ou marquer une tâche parente comme « Terminée » lorsque toutes les sous-tâches sont achevées. Vous pouvez également déplacer automatiquement les tâches inachevées vers le sprint suivant.
La création d'un sprint prend du temps, mais que faire si vous avez un calendrier serré ? Tirez parti des modèles de planification de sprint et de backlog de produit entièrement personnalisables de ClickUp pour accélérer votre processus !
➡️ À lire également : Comment créer un tableau de bord Agile pour votre équipe logicielle
💡Conseil de pro : Décomposez les éléments du backlog de produit (PBI) en tâches plus petites et plus faciles à gérer, qui peuvent être achevées en moins d'une journée. Cela permet aux équipes de suivre la progression plus précisément et d'identifier rapidement les retards potentiels.
6. Finalisez le forfait et harmonisez votre équipe
La dernière étape consiste à réunir votre équipe pour examiner le backlog final, clarifier les responsabilités et les différences clés, et confirmer l'objectif du sprint. C'est le moment d'aborder les préoccupations, d'identifier les obstacles potentiels et de discuter des risques susceptibles de ralentir le processus.
C'est également à ce moment-là que vous partagez le forfait sprint avec les parties prenantes, en expliquant les tâches choisies, les résultats attendus et les compromis éventuels. L'idée est d'être transparent sur la charge de travail de votre équipe et sur la manière dont elle s'intègre dans le sprint prévu.
C'est là que ClickUp pour les équipes logicielles entre en jeu. Pendant le cycle de sprint, il vous permet d'effectuer des vérifications régulières (comme des réunions quotidiennes) avec un aperçu détaillé du projet afin de suivre la progression et de relever les défis. Bien que le backlog doive rester globalement le même, soyez prêt à l'ajuster si nécessaire.
📮ClickUp Insight : Environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe. Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés sur plusieurs canaux, fils ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite.
Avec une solution intégrée comme ClickUp Chat, vos fils de discussion sont mappés à des projets et des tâches spécifiques, ce qui permet de garder vos discussions dans leur contexte et facilement accessibles pour une gestion simplifiée des sprints.
Bonnes pratiques pour l'utilisation d'un sprint backlog
En tant que Scrum Master, la création d'un sprint backlog bien géré nécessite une planification minutieuse. Voici quelques bonnes pratiques pour vous assurer qu'il reste sur la bonne voie :
- Restez flexible mais concentré en gardant le sprint backlog ouvert aux changements tout en gardant à l'esprit l'objectif du sprint. N'effectuez que les ajustements nécessaires et assurez-vous qu'ils ne perturbent pas la validation de l'équipe
- Affinez régulièrement le sprint backlog en planifiant des revues hebdomadaires et en préparant les éléments du sprint backlog avec votre équipe. Si nécessaire, clarifiez les tâches et ajustez les estimations pour rester sur la bonne voie
- Définissez des critères d'acceptation clairs pour chaque tâche. Des conditions d'achèvement claires éviteront que du travail supplémentaire ne s'immisce dans le processus
- *suivez quotidiennement l'état d'avancement en organisant des comptes rendus et en utilisant des outils visuels. Une communication ouverte sur le statut des tâches, les obstacles et les dépendances aide l'équipe à s'adapter rapidement
- Hiérarchisez les tâches en fonction des dépendances afin que les tâches importantes qui en affectent d'autres soient terminées en premier. Assurez-vous que votre équipe est consciente des dépendances, aidez-la à planifier en conséquence et évitez les retards
- Tenez la documentation à jour en conservant des enregistrements clairs des détails techniques, des choix de conception et de tout contexte critique afin que les membres de l'équipe puissent travailler de manière indépendante et s'y référer pour les sprints futurs
💡Conseil de pro : Utilisez des techniques de priorisation telles que la méthode WSJF (Weighted Shortest Job First) et la méthode MoSCoW pour séquencer le travail. Concentrez-vous sur les tâches qui apportent le plus de valeur à l'entreprise et qui correspondent à l'objectif du sprint.
Les défis de la gestion du sprint backlog et comment les surmonter
Comme vous pouvez le constater, la gestion d'un sprint backlog est tout sauf facile. Voici quelques défis courants auxquels les équipes sont confrontées au quotidien dans le cadre de la méthode Scrum et comment les surmonter :
- Les changements imprévus et les dérives de périmètre sont courants en milieu de sprint. Gérez-les à l'aide d'un processus transparent, communiquez leur impact et n'acceptez que les changements urgents alignés sur l'objectif du sprint
- Des estimations inexactes et une surcharge surviennent lorsque les équipes évaluent mal la complexité des tâches. Évitez cela en utilisant les données des sprints précédents, en décomposant les tâches et en prévoyant un temps tampon pour les imprévus
- Des tâches vagues et des objectifs peu clairs créent de la confusion et des retards. Évitez cela en affinant le backlog, en définissant des descriptions de tâches claires et des critères d'acceptation, et en résolvant les incertitudes techniques avant le sprint
- *les dépendances cachées et les retards dans le flux de travail peuvent perturber la progression. Planifiez en mappant les dépendances, en utilisant des outils de gestion de projet pour les visualiser et en organisant le travail dans le bon ordre
- Des ressources et une disponibilité limitées peuvent ralentir la progression. Planifiez de manière réaliste, formez les membres de l'équipe à plusieurs tâches et préparez des sauvegardes pour les tâches critiques afin de maintenir la dynamique
💡Conseil de pro : Créez des mécanismes formels tels que des retours d'information des parties prenantes, des sondages et des sessions de feedback dédiées afin d'améliorer la planification du sprint backlog et, au final, de livrer des produits plus utiles.
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Le processus de planification du sprint repose sur des objectifs clairs, une vision globale du produit et une compréhension de ce que l'ensemble de votre équipe Scrum peut accomplir lors de chaque sprint Agile. Mais il ne s'agit pas d'un processus universel : il doit s'adapter à mesure que le sprint progresse, afin de laisser à votre équipe une marge de manœuvre pour se développer et s'améliorer.
De plus, un sprint backlog seul ne garantit pas la réussite. Vous avez également besoin des bons outils pour tout gérer, et c'est là que ClickUp entre en jeu.
Qu'il s'agisse de fonctionnalités puissantes de gestion de projet et de tâches, de vues intuitives ou de diagrammes de progression détaillés, ClickUp rend la gestion de projet Agile facile, efficace et réussie.
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