Ce n'est un secret pour personne : toutes les entreprises qui visent les étoiles ont besoin d'une certaine forme d'intelligence économique. Nous ne parlons pas ici d'un quotient intellectuel extrêmement élevé ou d'un instinct commercial hors du commun. Il s'agit de recueillir et d'analyser des informations pour prendre des décisions intelligentes susceptibles d'accroître la réussite de votre organisation et de résoudre des problèmes.
C'est là que les tableaux de bord entrent en jeu. Ils vous permettent de visualiser toutes sortes de données, de zoomer sur des aspects spécifiques, de suivre les indicateurs clés de performance et d'avoir une idée claire de la santé et de la progression de votre entreprise.
Il existe différents types de tableaux de bord, mais si vous souhaitez garder un œil sur les opérations quotidiennes et repérer les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur, un tableau de bord des opérations est votre meilleur atout. 🎛️
Dans cet article, nous vous présenterons les tableaux de bord des opérations, nous examinerons leurs avantages et nous vous aiderons à en créer un pour surveiller chaque processus critique lié à un domaine d'activité spécifique de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord opérationnel ?
Un tableau de bord des opérations (également appelé tableau de bord opérationnel) est un outil qui assure le suivi des processus opérationnels et vous donne un aperçu détaillé des performances des activités en cours au sein de votre entreprise.
Contrairement aux tableaux de bord analytiques qui fouillent dans le passé pour coller à l'avenir, les tableaux de bord opérationnels sont plus concernés par le présent. Ils s'appuient sur des informations actuelles pour découvrir les performances de vos opérations et mettre le doigt sur les faiblesses. Cela vous permet de prendre des mesures adéquates et de remettre vos processus sur les rails.
Les tableaux de bord des opérations sont des révélateurs. Au lieu de vous demander ce qui ne va pas dans vos processus en cours, d'expérimenter des solutions et de croiser les doigts en espérant qu'elles fonctionnent, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur la base des indicateurs clés de performance (KPI) opérationnels affichés dans vos tableaux de bord.
Étant donné qu'ils concernent principalement les processus en cours, les tableaux de bord opérationnels ont une vision relativement courte de la réalité, de sorte qu'ils ne conviennent pas à la planification à long terme.
Notez que les tableaux de bord opérationnels portent généralement sur des domaines d'activité spécifiques - vous ne pouvez pas utiliser un seul tableau de bord pour suivre tous les processus de votre entreprise. Vous devez disposer de tableaux de bord distincts pour les ventes, le marketing, la fabrication, la distribution et d'autres domaines, en fonction du secteur d'activité de votre entreprise.
Les fonctionnalités clés d'un tableau de bord des opérations
Pourquoi un tableau de bord opérationnel est-il si utile pour surveiller vos processus quotidiens ? Examinons quelques-unes de ses principales fonctionnalités :
- Visualisation des données : Ces tableaux de bord ne vous présentent pas un tas de données brutes. Au contraire, ils les visualisent au moyen de diagrammes, de graphiques et d'autres éléments pourgagner du temps et assurer une compréhension facile 📊
- Visibilité en temps réel : Les tableaux de bord des opérations affichent des données réelles et historiques, ce qui vous permet d'obtenir des informations précises sur les performances actuelles de vos processus
- Notifications personnalisables : Les tableaux de bord vous permettent de créer des notifications qui vous avertissent des problèmes potentiels afin que vous puissiez agir rapidement
- KPIs : Ces tableaux de bord vous permettent de suivre le chemin vers vos objectifs en soulignant les indicateurs clés de performance pertinents
- Facilité d'utilisation : L'utilisation des tableaux de bord opérationnels ne nécessite pas de formation approfondie. Ils sont dotés d'une fonctionnalité intuitive que vous apprendrez à maîtriser en un clin d'œil
- Suivi de l'évolution des données : Certains tableaux de bord opérationnels sont dotés de fonctionnalités avancées qui vous permettent de consulter l'historique pour comprendre les tendances actuelles. Gardez à l'esprit que cela n'est pas courant dans les tableaux de bord opérationnels habituels
Avantages d'un tableau de bord opérationnel
Un tableau de bord des opérations peut être l'outil dont vous avez besoin pour suivre les processus opérationnels en cours dans un domaine d'activité spécifique et pour étouffer tous les problèmes dans l'œuf. Voici comment vous pouvez en bénéficier :
Identification directe des problèmes
L'un des principaux avantages des tableaux de bord opérationnels est qu'ils vous offrent une visibilité achevée sur vos processus en cours. Grâce à cela, vous pouvez repérer les moindres écarts par rapport aux performances opérationnelles habituelles et les identifier comme des problèmes potentiels.
En d'autres termes, les tableaux de bord des opérations vous permettent de repérer une inefficacité ou un problème à ses premières étapes, avant qu'il ne cause des dommages plus importants et ne perturbe vos processus.
Suivi facile de la productivité des employés
Comme les tableaux de bord des opérations vous permettent de suivre vos opérations quotidiennes, ils peuvent être d'excellents outils pour suivre la productivité de vos employés. Par exemple, si votre tableau de bord des opérations tourne autour de l'Assistance client, les indicateurs clés de performance comme le nombre de tickets reçus et résolus peuvent vous aider à comprendre la réussite et la rapidité de vos employés à un moment donné.
Amélioration de la prise de décision
Disposer d'indicateurs détaillés liés à vos processus opérationnels vous permet de de prendre des décisions éclairées au lieu de vous fier à votre instinct ou à des rapports de performance obsolètes.
En ce sens, les tableaux de bord des opérations sont vitaux pour une bonne l'allocation des ressources , la planification des forfaits et l'amélioration des performances.
Suivi des objectifs
Chaque organisation a un objectif à atteindre. Les tableaux de bord des opérations vous permettent de déterminer et de surveiller les indicateurs clés de performance pour achever cet objectif tout en veillant à ce que chaque partie prenante soit sur la même page. Ils rationalisent le suivi des objectifs et vous aider à faire de petites étapes en toute confiance vers la ligne d'arrivée avec un minimum d'obstacles.
Optimisation des coûts
L'observation de votre processus opérationnel à l'aide de tableaux de bord vous aide à repérer les domaines à améliorer et à ajuster votre jeu d'allocation des ressources pour réduire les coûts et éliminer les inefficacités.
Planification facilitée
Étant donné que les tableaux de bord opérationnels donnent un aperçu en temps réel de vos processus, ils font partie intégrante d'une planification réussie. Utilisez les informations affichées sur vos tableaux de bord pour développer des forfaits stratégiques sur la base de la situation actuelle et s'efforcent de s'améliorer en permanence.
Une communication et une collaboration rationalisées
Vous pouvez monter en flèche la collaboration au sein de l'équipe et la communication grâce aux tableaux de bord opérationnels. Partagez les tableaux de bord avec les membres concernés de l'équipe et permettez-leur d'accéder aux données pertinentes pour stimuler la transparence.
Les données affichées sur le tableau de bord peuvent servir de base à des discussions et à des réunions constructives au cours desquelles vous réfléchirez à la manière de s'améliorer la gestion des opérations au sein de votre organisation.
Comment créer le meilleur tableau de bord des opérations : Huit étapes faciles
Vous souhaitez créer un tableau de bord des opérations complet mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous avons tout ce qu'il vous faut !
Nous allons vous guider en détail et vous aider à assembler un tableau de bord de premier ordre qui répondra parfaitement à vos besoins. Pour ce faire, nous nous appuierons sur ClickUp , l'une des meilleures plateformes de gestion de projet qui fait de la construction de tableaux de bord un jeu d'enfant. 😍
Étape 1 : Choisissez votre outil de tableau de bord
Pour faciliter au maximum le processus de création d'un tableau de bord des opérations, il est crucial de choisir un outil capable de visualiser et d'agencer vos données. Comme vous trouverez des dizaines de plateformes de tableaux de bord, voici quelques critères à privilégier pour sélectionner la bonne :
- Flexibilité : La plateforme doit proposer diverses options pour vous aider à construire un tableau de bord des opérations qui s'aligne sur les besoins et les objectifs globaux de votre équipe. Ces options peuvent aller d'un partage et d'une collaboration faciles à une visibilité inégalée, en passant par diverses fonctionnalités de personnalisation
- Multiples widgets : Le bon outil de tableau de bord devrait offrir une large sélection de widgets. Il doit vous permettre de visualiser les charges de travail et les cours et d'utiliser plusieurs types de diagrammes et de graphiques pour représenter vos données
- Facilité d'utilisation : La plateforme devrait avoir une interface intuitive et être facile à utiliser pour vous et votre équipe. De nombreux outils de tableau de bord ont une conception par glisser-déposer qui vous permet d'organiser et d'ajuster votre disposition sans effort
- Intégration : La plateforme de tableau de bord doit pouvoir s'intégrer aux outils de gestion de données que votre organisation utilise habituellement
- Évolutivité : L'outil doit être capable de gérer des données historiques plus importantes et plus complexes au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise
- Options de collaboration : La bonne plateforme doit assister le travail d'équipe et vous permettre, ainsi qu'à vos collaborateurs, de travailler en temps réel, de laisser des commentaires et d'ajouter des notes
Décomposer les objectifs, les tâches, les points agiles et les statuts du projet dans le tableau de bord ClickUp 3.0 hautement personnalisable
ClickUp est d'abord et avant tout un gestion de tâches et de projets avec de nombreuses options pour améliorer la productivité, l'organisation et la collaboration au sein de l'équipe. En tant que tel, ClickUp peut être votre logiciel de référence pour la gestion des opérations et des créer des tableaux de bord .
En ce qui concerne la visualisation des données, la plateforme offre une fonctionnalité dont vous tomberez amoureux au premier coup d'œil... Tableaux de bord ClickUp . Il vous permet de créer des tableaux de bord opérationnels complets, faciles à comprendre et esthétiques en seulement quelques clics.
Vous pouvez choisir parmi 50+ widgets pour créer des diagrammes personnalisés, visualiser la progression et les charges de travail, faire des calculs ou suivre le temps. Vous pouvez également connecter des applications externes à ClickUp Dashboards, ce qui augmente considérablement sa fonction.
Une autre raison pour laquelle la création d'un tableau de bord des opérations dans ClickUp est simple est que Tableau de bord cartes . Considérez ces cartes comme les blocs de construction du tableau de bord final. Vous ajoutez les cartes une à une pour peindre une image unique et visualiser les informations souhaitées. 🎨
Modèles ClickUp
Vous ne voulez pas ou n'avez pas le temps de créer vos tableaux de bord d'entreprise à partir de zéro ? ClickUp a une solution pour vous ! Utilisez un forfait opérationnel ou un modèle de tableau de bord des opérations pour gagner du temps et créer des tableaux de bord pour divers cas d'utilisation .
La bibliothèque de ClickUp offre plus de 1 000 modèles à des fins diverses, de la gestion de projet au marketing en passant par les le forfait stratégique et les équipes commerciales. Parcourez la bibliothèque et trouvez ce qui correspond parfaitement aux besoins de votre organisation.
Étape 2 : Réfléchissez à qui utilisera le tableau de bord
Avant de créer votre tableau de bord des opérations, réfléchissez à qui l'utilisera et pourquoi. Faites-vous un tableau de bord pour un service entier ou pour un projet spécifique au sein de ce service ? Tous les membres de l'équipe y auront-ils accès, ou seulement les membres les plus expérimentés ?
Les réponses à ces questions vous aideront à concevoir un tableau de bord que tout le monde pourra comprendre et dans lequel tout le monde pourra naviguer.
Une fois que vous avez identifié les utilisateurs de votre tableau de bord, demandez-leur leur avis sur son apparence. ClickUp offre une excellente fonctionnalité qui permet à chacun de donner son avis et de communiquer en temps réel Tableaux blancs ClickUp .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Whiteboards-for-Assigning-Users-and-Tasks.gif Tableaux blancs ClickUp /$$img/
Utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour assigner des tâches, étiqueter les assignés, et tout ce qui est nécessaire pour lancer votre prochaine collaboration
Les Tableaux blancs sont des toiles numériques idéales pour le brainstorming et la collaboration en équipe. C'est l'endroit idéal pour discuter des stratégies, planifier le processus de création d'un tableau de bord des opérations et transformer les actions en idées.
Étape 3 : Déterminer vos objets
L'étape suivante consiste à définir des objectifs d'entreprise clairs et réalistes, c'est-à-dire l'objet de votre tableau de bord, ce que vous pouvez faire en Objectifs ClickUp . Réfléchissez aux indicateurs et aux KPI qui vous intéressent le plus, en fonction du domaine d'activité spécifique autour duquel tourne le tableau de bord.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/03/Execute-and-revise.png Objectifs ClickUp /$$img/
Utilisez la fonctionnalité de suivi des objectifs de ClickUp pour rester sur la bonne voie et atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatisé de la progression
Par exemple, si vous créez un tableau de bord des opérations pour les ventes, vous pouvez envisager des indicateurs tels que les performances commerciales, la satisfaction des clients ou la productivité des employés.
Si vous avez besoin de l'avis de votre équipe, utilisez les outils suivants Formulaires ClickUp . C'est un moyen facile de collecter des informations auprès des membres de l'équipe concernés en un clin d'œil. Tout ce que vous avez à faire, c'est de créer un Formulaire (ce qui est super facile et intuitif) et de le partager avec votre équipe. Ils fourniront leurs réponses, et voilà-ClickUp rassemblera et affichera les informations soumises pour les rendre plus faciles à analyser.
Vous pouvez accélérer cette étape à l'aide de la fonction Modèle de plan opérationnel ClickUp . Il vous permet de définir et de mesurer vos objectifs et de créer un forfait pour les atteindre. De plus, il favorise la collaboration et la communication, rationalise les processus et stimule la productivité.
Utilisez le modèle de plan opérationnel ClickUp pour définir des objectifs et élaborer un forfait pour les atteindre
Étape 4 : Choisir les bons indicateurs
Il est maintenant temps de sélectionner les indicateurs et les KPI les plus pertinents pour votre tableau de bord des opérations. Pensez à ceux qui s'alignent sur votre entreprise, votre département ou.. objectifs du projet le plus et vous permettent de prendre des décisions stratégiques concernant vos processus d'entreprise.
Gardez à l'esprit que votre tableau de bord des opérations doit être simple. Bien que vous puissiez vouloir le truffer de toutes sortes d'indicateurs reflétant différents aspects de vos processus, ce n'est pas la meilleure idée. Un tel tableau de bord peut être accablant et difficile à suivre, ce qui va à l'encontre de son objectif.
La meilleure pratique pour choisir les bons indicateurs consiste à se concentrer sur quelques indicateurs clés qui décrivent avec précision les performances de vos pratiques. N'oubliez pas qu'il est toujours préférable d'avoir plusieurs tableaux de bord pour un même domaine d'activité que d'en avoir un seul débordant de données difficiles à suivre.
La sélection des bons indicateurs doit toujours être un effort d'équipe. Organisez un brainstorming dans les Tableaux blancs ClickUp, utilisez les formulaires ClickUp pour recueillir des commentaires, communiquez dans l'espace de travail ClickUp ClickUp Affiche de discussion et présentez les indicateurs clés sans vous fatiguer ! ✌️
Étape 5 : Déterminer les sources de données
Dans cette étape, vous devez définir les sources des données que vous souhaitez voir apparaître sur votre tableau de bord des opérations, comme les bases de données, les API et les feuilles de calcul.
Comme ClickUp vous permet de construire des bases de données, vous pouvez l'utiliser comme source pour vos tableaux de bord. Saisissez vos données sous forme de tâches, classez-les à l'aide de champs personnalisés et passez d'une tâche à l'autre 15+ affichages ClickUp de les disposer à votre guise.
Les plus de 15 vues de ClickUp offrent aux prestataires une solution mur à mur pour chaque équipe
Vous pouvez également tirer parti des fortes capacités d'intégration de ClickUp et le connecter à d'autres logiciels que vous utilisez pour gérer ou stocker des données. En outre plus de 1 000 intégrations natives avec des outils tels que Slack, HubSpot, Everhour et Zendesk, vous pouvez créer des intégrations personnalisées grâce à API ClickUp et tirez vos données de n'importe quelle source.
Étape 6 : Forcer la disposition de votre tableau de bord et créer des visualisations
L'étape suivante consiste à déterminer l'apparence de votre tableau de bord, en tenant compte de l'expérience utilisateur optimale, de l'organisation et de l'attrait visuel.
ClickUp Tableaux de bord rend ce processus très facile. Grâce à la conception par glisser-déposer, vous pouvez déplacer vos cartes et mettre à jour la disposition à votre guise.
Choisissez les éléments que vous voulez sur votre tableau de bord, sélectionnez les widgets et les sources de données appropriés, et créez des visualisations basées sur les indicateurs spécifiés.
Étape 7 : Mettez vos données à jour régulièrement
Félicitations, vous avez créé votre tableau de bord des opérations ! 🥳
Mais n'oubliez pas que votre travail ne s'arrête pas là. L'objectif d'un tableau de bord des opérations est d'afficher des données en temps réel. Vous devez vous assurer que le tableau de bord affiche les informations les plus récentes - les informations obsolètes corrompent votre perception des performances des opérations et peuvent conduire à de mauvaises décisions.
Mettez régulièrement à jour votre source de données pour éviter de tels scénarios. Vous pouvez utiliser Automatisations ClickUp pour réduire le travail manuel et le risque d'erreurs. Les automatisations sont basées sur des déclencheurs, des conditions et des actions et peuvent vous aider à vous assurer que les données de vos tableaux de bord sont toujours fraîches et pertinentes.
ClickUp propose quatre types d'automatisations :
- Personnalisé : Automatisations que vous créez vous-même lorsque vous avez un scénario spécifique en tête
- Modèles : Automatisations prédéfinies
- Intégrations : Connectez une autre application à ClickUp pour mettre en place vos automatisations
- Assigné et observateur : Paramétrez un assigné (observateur) pour toutes les nouvelles tâches
Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites dans ClickUp ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important
Étape 8 : Affinez votre tableau de bord selon vos besoins
Vos tableaux de bord opérationnels peuvent remplir leur fonction aujourd'hui, mais devront être affinés à un moment ou à un autre pour s'adapter à vos opérations mises à jour ou à de nouvelles données.
Vous devriez de temps en temps réviser les indicateurs de performance et les KPI pour vous assurer qu'ils sont toujours pertinents. Réexaminez la disposition du tableau de bord et voyez comment vous pouvez l'améliorer pour gagner en efficacité.
Un autre aspect important consiste à recueillir les commentaires des membres de votre équipe. Demandez-leur s'ils trouvent le tableau de bord utile et ce qu'ils aimeraient changer. ClickUp Forms peut vous aider à cet égard : créez des formulaires que votre équipe peut rapidement remplir et obtenez un résumé détaillé des informations collectées.
ClickUp : L'Accueil parfait pour votre tableau de bord des opérations
ClickUp offre tout ce dont vous avez besoin pour créer un tableau de bord des opérations. Avec ce plateforme de gestion de projet visuelle vous pouvez définir vos objectifs, sélectionner les bons indicateurs, mettre en place des paramètres, visualiser les informations souhaitées et collaborer avec votre équipe. S'inscrire à ClickUp aujourd'hui et commencez à construire votre tableau de bord parfait pour prendre le contrôle de vos opérations ! 🌹