La pandémie a bouleversé le monde professionnel et ses modes de travail. La traditionnelle salle de conférence n'est plus le seul lieu de réunion.
La réunion hybride, un modèle dynamique qui allie l'énergie de l'espace partagé et l'accessibilité virtuelle de la participation à distance, est là pour durer.
Cette forme permet aux équipes de collaborer au-delà des frontières géographiques, de favoriser l'inclusion et de stimuler la productivité. 💫
Cependant, l'organisation de réunions hybrides est une expérience relativement nouvelle pour la plupart des professionnels, et cela demande de la finesse.
Une chose est cependant claire : Les dirigeants et les professionnels doivent comprendre les nuances de ce nouveau paysage, utiliser la technologie pour optimiser leurs interactions et cultiver une culture inclusive qui stimule la participation des deux côtés de l'écran.
Qu'est-ce qu'une réunion hybride ?
Les réunions hybrides sont des réunions professionnelles auxquelles les participants se joignent à partir d'emplacements physiques et virtuels. Des groupes de participants se réunissent dans des salles de conférence désignées, tandis que certains participants se joignent à distance par l'intermédiaire de des plates-formes de vidéoconférence .
Depuis l'essor des lieux de travail hybrides, les réunions hybrides sont également devenues de plus en plus populaires.
Ce format d'engagement à double mode favorise la collaboration comme jamais auparavant. Il favorise la cohésion des équipes et le partage des connaissances sans nécessiter de proximité physique ou de réunions en personne.
Avantages et inconvénients des réunions hybrides
Si les réunions hybrides combinent le meilleur des interactions à distance et sur site, elles comportent également un ensemble inhérent de défis. Les animateurs et les collaborateurs doivent peser le pour et le contre et réfléchir à des solutions pour minimiser les difficultés.
Tout d'abord, examinons les avantages et les inconvénients des réunions hybrides.
Le pour : Les avantages des réunions hybrides
- Accessibilité accrue: Les réunions hybrides éliminent les obstacles géographiques à la collaboration. Résultat : les employés éloignés et les équipes internationales peuvent participer à toutes les discussions pertinentes et essentielles en temps réel
- **Les personnes handicapées ou celles qui sont confrontées à des limites en matière de garde d'enfants ou de déplacement peuvent également apporter leur contribution en ayant la possibilité de se réunir virtuellement
- Amélioration de la productivité: Le temps de déplacement réduit et les options de participation flexibles libèrent les emplois du temps pour un travail plus ciblé
- Économies de temps et d'argent: La diminution de la dépendance à l'égard des espaces de réunion physiques permet de réduire les frais généraux et de gagner du temps. De plus, grâce aux réunions hybrides, les équipes distribuées peuvent être synchronisées et obtenir des résultats plus rapidement
- Perspectives diverses: Réunir des équipes géographiquement dispersées permet un échange plus riche d'idées et d'expériences, ce qui est difficile à réaliser dans une installation traditionnelle
Outre les formes de réunions hybrides en temps réel, une nouvelle méthode de travail est en train de se généraliser : la collaboration asynchrone .
Il s'agit d'une réunion qui ne se termine jamais ou d'une réunion où chacun - participant à distance ou en personne - arrive à son heure. Il s'agit d'abandonner les horaires rigides et la pression en temps réel des réunions traditionnelles et de travailler ensemble à son propre rythme.
Ce type de collaboration présente plusieurs avantages, notamment
- L'élimination de la lutte pour trouver un créneau horaire qui convienne à tout le monde. Au lieu de cela, chacun peut apporter sa contribution par le biais de commentaires et d'évaluations à une étape ultérieure, même lorsque la réunion est terminée, et revoir les enregistrements vocaux, les enregistrements d'écran et les transcriptions ou les notes de la réunion
- Permettre des réponses réfléchies et des arguments nuancés. Vous pouvez faire des recherches, réfléchir et élaborer la réponse parfaite sans la pression des réponses instantanées
- Débloquer le travail d'équipe à l'échelle mondiale à mesure que les fuseaux horaires perdent de leur importance. Sans les contraintes de la proximité et du travail synchrone, les entreprises peuvent accéder à un plus grand vivier de talents
Inconvénients : les défis posés par les réunions hybrides
- Défis techniques: Les problèmes audio et vidéo peuvent perturber le flux de travail et entraver la communication
- **Participation inégale : les participants virtuels peuvent se sentir marginalisés s'ils ne participent pas activement
- Distractions: Les environnements en personne et virtuels peuvent présenter des distractions qui empêchent de se concentrer
- **La spontanéité et les discussions organiques dans les Espaces physiques sont plus difficiles à reproduire dans les installations virtuelles
- **Gestion de la logistique : la planification et la coordination avec plusieurs membres de l'équipe à travers les fuseaux horaires et les technologies peuvent être complexes
- Risques de perte de données: Des problèmes techniques tels que l'impossibilité d'enregistrer une réunion ou des difficultés à sauvegarder des documents peuvent causer des problèmes s'il n'y a pas de sauvegarde. Si les documents du projet ne sont pas convenablement partagés entre les participants à la réunion, cela peut faire dérailler la progression
Comment organiser une réunion hybride efficace
Une réunion hybride réussie exige un niveau de précision et de forfait plus élevé pour s'assurer que les participants, qu'ils soient au bureau ou virtuels, sont bien connectés. Il est indispensable de disposer de la bonne technologie dans une installation hybride.
Les technologies hybrides suivantes la réunion des bonnes pratiques vous aideront à garantir une expérience de réunion de qualité supérieure pour tous les participants.
Étape 1 : Un forfait précis
Une planification minutieuse à l'avance peut vous éviter bien des soucis lors de l'organisation de réunions hybrides.
Pensez à l'agenda, au nombre de personnes attendues, à la logistique de l'emplacement physique et aux détails techniques.
Pensez à tout et prenez des mesures pour garantir des forfaits de sauvegarde et une assistance supplémentaire en cas d'imprévus.
Voici quelques conseils de pro :
- Définissez les objectifs: Exposez clairement l'objet de la réunion et les résultats souhaités afin de guider la discussion et de veiller à ce que tout le monde reste synchronisé
- Choisissez soigneusement l'emplacement: Si une salle de réunion traditionnelle fait parfaitement l'affaire, vous devez tenir compte des installations à votre disposition. La salle doit être calme et gratuite. Elle doit également disposer des aménagements de base pour brancher des appareils, se connecter à un écran plus grand, disposer de places confortables pour accueillir le nombre de participants, et ainsi de suite
- Choisissez la bonne plateforme virtuelle: Sélectionnez un outil de vidéoconférence adapté à la taille, aux besoins et au budget de votre équipe. L'intégration de la vidéo conférence de ClickUp au sein même de l'environnement de travail ClickUp permet des transitions transparentes entre les systèmes traditionnels et les systèmes d'information de l'entreprisetraditionnelles sur site à une installation à distance ou hybride.
Prenez des notes, gérez un agenda et définissez les paramètres de votre réunion
qui responsabilisent votre équipe en un seul endroit
Facilitez la collaboration hybride en démarrant une réunion Zoom directement à partir d'une tâche ClickUp
- Invitez les participants de manière stratégique: Tenez compte des fuseaux horaires et des emplois du temps individuels pour maximiser la participation.
Affichage du Calendrier ClickUp offre une visibilité claire pour la planification d'une réunion hybride entre équipes.
Vous pouvez gérer les échéanciers et les partager publiquement pour des
et suivi de la progression
Gérez votre travail dans ClickUp avec un tri transparent des tâches par statut, priorité, assigné, et plus encore
- Préparez l'espace physique: Veillez à ce que l'éclairage, l'acoustique et l'équipement de la salle de réunion soient adéquats. Testez tout à plusieurs reprises avant le début de la réunion gagner du temps (et de l'embarras !)
Étape 2 : Favoriser l'inclusion et l'engagement
L'expérience de la réunion peut être très différente entre les participants à distance et les participants en personne. Il est essentiel que chacun se sente valorisé et à l'aise pour exprimer son opinion.
Faites le point sur ce que vous pouvez faire pour égaliser les champs pour les participants à distance, qui peuvent avoir des tâches d'assistance, des problèmes de santé mentale ou physique, ou des barrières linguistiques.
En outre, tenez compte des points suivants :
- Utilisez des activités brise-glace: Faites tomber la barrière virtuelle avec des activités interactives pour établir une relation et encourager la participation
- Solliciter activement des contributions: Utiliser ClickUp Chat pour solliciter des questions et des commentaires de part et d'autre de l'écran
Collaborez et discutez en temps réel dans ClickUp
- Faites tourner la discussion: Prêtez attention à la personne qui parle et attirez activement l'attention des participants les plus silencieux
- Partagez vos écrans et vos documents:
Tableaux blancs ClickUp
et
ClickUp Documents
pour s'assurer que tout le monde est sur la même page.
Utiliser des outils de collaboration à distance pour que l'expérience soit efficace et harmonieuse pour tous les participants
Transformez les idées de votre équipe en actions coordonnées grâce au Tableau blanc tout-en-un de ClickUp
Étape 3 : Adopter une efficacité basée sur la technologie
Outre les outils et solutions de collaboration mentionnés ci-dessus, il existe plusieurs autres domaines dans lesquels la technologie peut faciliter l'organisation de réunions hybrides pour les animateurs, les hôtes et les participants.
Voici quelques exemples de la manière dont la technologie améliore la qualité des réunions pour toutes les personnes concernées :
- Enregistrer et transcrire les réunions: ClickUp's Clip de ClickUp permet d'enregistrer et de transcrire des réunions de manière pratique Transcriptions assistées par l'IA pour faciliter les références et l'acquisition de connaissances.
Capturez instantanément l'intégralité de votre écran, d'une fenêtre d'application ou d'un onglet de navigateur, ou ajoutez la voix de votre microphone pour partager des instructions audio claires. Avec
vous pouvez également résumer les transcriptions des réunions et les diffuser à tous les participants
Envoyez des messages clairs et rapides avec des clips vidéo
Générer des informations précises
sans effort grâce à la technologie alimentée par l'IA de ClickUp
- Prenez des notes effacées et attribuez des tâches : Utilisez La vue Liste de ClickUp et Cartes mentales de ClickUp pour documenter les points clés et les éléments d'action avec une propriété claire
Planifiez les connexions entre les tâches et les idées, cartographiez les flux de travail à l'aide de nœuds à glisser-déposer, etc
- Partagez les notes et les éléments d'action après une réunion surTâches ClickUp et fixer des paramètres de rappel pour les échéances, ce qui permet à chacun de rester responsable et aligné
Planifiez, organisez et collaborez sur n'importe quel projet grâce à la gestion personnalisée des tâches
$$$a étape 4 : Cultiver une culture de collaboration
La collaboration et l'étiquette des conférences virtuelles devraient être une seconde nature dans un espace professionnel.
Vous pouvez prendre les mesures suivantes pour cultiver la collaboration.
- **Fixez des paramètres : définissez les attentes en matière de communication, de participation et d'utilisation de la technologie lors des discussions virtuelles et hybrides
- Encouragez les interactions informelles: Facilitez les discussions virtuelles et physiques autour d'un café ou les sessions en petits groupes pour renforcer l'esprit d'équipe tout au long de l'année
- Acceptez le retour d'information: Effectuez des sondages ou recueillez des commentaires anonymes afin d'améliorer en permanence vos pratiques en matière de réunions hybrides
Le rôle de la technologie dans les réunions hybrides
Imaginez un brainstorming avec une équipe internationale, dispersée sur plusieurs fuseaux horaires, mais réunie autour d'un Tableau blanc. C'est la magie des réunions hybrides
la technologie dans les réunions hybrides
. Il agit comme un
permettant à toutes les parties prenantes d'échanger des idées en toute transparence.
Et oubliez de jongler avec une douzaine d'applications différentes. Des plateformes comme ClickUp deviennent le siège de vos réunions, avec tout ce qu'il faut, de la vidéo conférence aux outils de collaboration, dans une seule et même plateforme.
L'accès à la technologie et aux logiciels spécialisés offre une suite complète de fonctionnalités qui
- de combler le fossé entre le physique et le virtuel en intégrant la vidéo-conférence à des fonctionnalités de discussion et de partage d'écran
- stimule la collaboration et la communication grâce à des outils de co-création et de brainstorming en temps réel
- Rationalise la logistique des réunions en facilitant l'organisation des réunions de gérer les invitations, de planifier les réunions et d'assigner des tâches à partir d'une plateforme centrale
- Améliore la saisie et l'accessibilité des connaissances en vous permettant d'enregistrer et de transcrire les réunions, de partager des notes et des documents et de veiller à ce que tout le monde reste informé
- La promotion de la participation asynchrone car les membres de l'équipe examinent les documents, apportent des commentaires et restent informés même lorsque les participants ne peuvent pas assister à une réunion en direct
L'avenir des réunions : Adopter l'approche hybride
Le modèle hybride représente l'avenir des réunions productives et inclusives. 🤝🏼
Alors que la technologie continue d'évoluer, il en va de même pour notre capacité à nous connecter et à
collaborer au-delà des frontières physiques et virtuelles
. Voici un aperçu de ce que nous réserve l'avenir :
- Intégration avancée de l'IA (intelligence artificielle): L'IA commencera à jouer un rôle plus important, en transcrivant les réunions en temps réel, en résumant les points clés et même en proposant des recommandations personnalisées pour les éléments d'action
- Expériences virtuelles immersives: Les espaces virtuels en 3D et la réalité augmentée brouilleront davantage les lignes entre le physique et le virtuel, créant une expérience de réunion plus immersive et engageante
- Formes de réunion hyperpersonnalisées: Les réunions seront adaptées aux préférences et aux besoins individuels, avec des options de participation asynchrone, des agendas personnalisés et la diffusion de contenu dynamique
- **L'analyse des réunions fournira des informations précieuses sur la dynamique d'équipe, les niveaux d'engagement et l'efficacité globale, ce qui permettra une amélioration continue
- **L'accent sera mis non plus sur la simple participation aux réunions, mais sur la mesure de leur impact sur les objectifs
Les
n'est pas une tendance éphémère. C'est l'avenir de la collaboration.
À mesure que les organisations adoptent des modèles de travail flexibles et que les équipes mondiales deviennent la norme, la maîtrise des réunions hybrides sera une compétence de leadership essentielle.
En combinant les avantages de l'interaction en personne avec l'accessibilité et l'inclusivité de la participation virtuelle, les réunions hybrides offrent un potentiel inégalé pour
- Favoriser l'innovation: La diversité des perspectives et des expériences, facilitée par une approche hybride, stimule la créativité et débouche sur des idées révolutionnaires
- Renforcer les équipes: Les objectifs partagés et la collaboration productive dans les paramètres hybrides font tomber les barrières géographiques et renforcent les liens entre les équipes
- Amélioration de la satisfaction des employés: La flexibilité et l'inclusivité offertes par les réunions hybrides permettent aux individus de travailler efficacement et de se sentir valorisés, ce qui stimule le bien-être et l'engagement en général
- Optimisation des ressources: La réduction des déplacements et de la dépendance à l'égard des espaces physiques permet de réaliser des économies et d'adopter des pratiques d'entreprise durables
Donnez à vos équipes les moyens d'organiser des réunions productives, percutantes et connectées
Les réunions hybrides offrent une opportunité passionnante de redéfinir la communication et la collaboration sur le lieu de travail.
Les dirigeants et les équipes peuvent débloquer tout le potentiel de cette approche puissante en comprenant ses avantages et ses défis, en adoptant la technologie comme avec les La plateforme ClickUp et de cultiver une culture inclusive sur votre lieu de travail.
À mesure que nous avançons dans le paysage en constante évolution du travail, l'adoption du modèle hybride sera la clé de la constitution d'équipes dynamiques, productives et performantes, indépendamment des différences de fuseaux horaires et d'emplacement.
FAQ communes
Comment garantir la participation de tous à une réunion hybride ?
Sollicitez activement les contributions en encourageant les questions et les commentaires des participants en personne et à distance. Utilisez des outils tels que ClickUp Chat et des sessions en petits groupes pour rendre les réunions interactives. Soyez également attentif à ceux qui ne participent pas activement et invitez-les à le faire d'une manière qui les intéresse. Vous pouvez les appeler par leur nom et leur poser des questions telles que "Que pensez-vous de cette stratégie ?" ou "Avez-vous d'autres idées que nous pourrions explorer ?"
Comment faire en sorte qu'une réunion hybride soit inclusive ?
Tenez compte des fuseaux horaires. Programmez les réunions à des heures qui conviennent à la plupart des participants et choisissez des plateformes dotées de fonctionnalités telles que le sous-titrage fermé et la compatibilité avec les lecteurs d'écran. Il serait utile d'encourager la participation à son propre rythme. Autorisez les contributions asynchrones par le biais de Notes et commentaires ClickUp .
Quelle technologie est nécessaire pour des réunions hybrides réussies ?
La priorité numéro un est une plateforme de vidéo conférence robuste avec des fonctionnalités telles que le partage d'écran et les salles de réunion. L'utilisation d'outils de collaboration tels que les tableaux blancs ClickUp, les documents et les vues Liste peut s'avérer utile pour le partage des connaissances en temps réel.
Veillez à ce que tout le monde ait accès au contenu de la réunion, indépendamment de sa disponibilité ou de sa présence. C'est pourquoi l'enregistrement et la transcription sont essentiels dans une réunion hybride.