Imaginez votre routine quotidienne au travail. Quelle est la première chose que vous faites lorsque vous commencez votre journée de travail ? Il y a fort à parier que votre journée commence par la consultation de vos e-mails. En effet, il s'agit sans doute d'une fonctionnalité récurrente, étant donné que les professionnels consultent leurs e-mails environ 15 fois par jour!
Vos notifications d'e-mails ne cessent de s'afficher et votre boîte de réception est tellement pleine que vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes au bon endroit pour découvrir des conseils sur la gestion des e-mails.
La situation peut devenir si grave que vous pourriez même souffrir d’« anxiété liée aux e-mails » (non, nous n’avons pas inventé ce terme !). Il s’agit d’une condition bien réelle, caractérisée par un sentiment de peur et d’anxiété écrasantes qui affecte votre productivité et nuit à votre santé mentale.
Heureusement, nous vous proposons le top 10 des stratégies de gestion des e-mails pour vous éviter de sombrer dans une telle situation.
Qu'est-ce qui entraîne un encombrement de la boîte de réception ?
Le problème est flagrant : votre boîte de réception déborde d'e-mails. Avant de proposer une solution, nous devons examiner le problème sous-jacent. Voici quelques-unes des raisons qui expliquent pourquoi votre boîte de réception est encombrée :
- Volumes importants d'e-mails : en 2022, environ 333 milliards d'e-mails étaient envoyés ou reçus chaque jour. Ce chiffre devrait grimper à 392,5 milliards d'ici 2026 ! Ces statistiques mettent en évidence le volume considérable d'e-mails envoyés et reçus quotidiennement, qui ne cesse d'augmenter et qui ne manquera pas de saturer rapidement la boîte de réception de n'importe qui.
- La procrastination : en moyenne, votre boîte de réception est un véritable cimetière de 200 e-mails, auxquels s’ajoutent 121 nouveaux messages chaque jour. Or, seule une fraction d’entre eux reçoit une réponse, ce qui déclenche un effet cumulatif. La montagne d’e-mails qui en résulte suffit à provoquer une paralysie décisionnelle, conduisant inévitablement à la procrastination. De plus, trouver les mots justes et le ton approprié lors de la rédaction de vos communications écrites constitue un obstacle supplémentaire qui vous empêche de traiter vos e-mails avec aisance.
- Manque d’organisation : le classement manuel des e-mails prend en moyenne jusqu’à 14 minutes par jour. Même si cela peut sembler peu, ce manque d’organisation aggrave encore davantage l’encombrement de la boîte de réception. Le fait de regrouper tous les e-mails sans distinction rend plus difficile la hiérarchisation et la réponse aux e-mails importants. Parallèlement, vous devez savoir à quel emplacement se trouvent les e-mails à consulter ultérieurement et ceux qui ne nécessitent aucune action.
- Les abonnements aux newsletters : une stratégie de marketing par e-mail réussie permet de convertir les lecteurs en abonnés. Cependant, il arrive un moment où ces e-mails perdent toute leur valeur. Ou bien, même s'ils contiennent des informations intéressantes, ils finissent par se noyer dans le désordre et viennent s'ajouter aux débris qui encombrent votre boîte de réception. Ainsi, si vous ne vous désabonnez pas de ces newsletters, votre boîte de réception deviendra difficile à gérer.
- La gestion des tâches par e-mail : Nous sommes nombreux à utiliser notre boîte de réception comme un gestionnaire de tâches. Les e-mails non lus font partie de la liste des choses à faire, tandis que ceux que vous avez lus correspondent aux tâches que vous avez déjà traitées. Un tel système de gestion des tâches par e-mail peut s’avérer utile temporairement et à court terme. Cependant, s’y tenir conduira rapidement à un nombre écrasant de messages non lus dans votre boîte de réception, en fonction de la longueur ou de la complexité des tâches associées.
10 stratégies de gestion des e-mails pour organiser votre boîte de réception
La gestion des e-mails deviendra plus facile grâce à des outils de productivité adaptés et à des stratégies complémentaires de gestion des e-mails. Voici 10 façons d'en tirer le meilleur parti :
1. Utilisez un outil de gestion des e-mails
Les boîtes de réception pleines font perdre 27 minutes par jour, et ce chiffre est même une estimation optimiste. Vous devez parcourir manuellement les e-mails (ou au moins leurs objets), déterminer s'ils sont utiles et les classer par priorité, par expéditeur, etc.
Il vous faudra être extrêmement concentré (et surhumain) pour terminer tout ce qui est à faire en 27 minutes !
D'autre part, des solutions logicielles efficaces de gestion des e-mails, comme celle proposée par ClickUp, se chargeront de tout cela à votre place. Les outils de gestion des e-mails révolutionnent l'organisation de la boîte de réception. Utilisez-les pour trier vos e-mails par priorité, reporter les notifications et classer intelligemment vos e-mails afin de gérer de manière experte le flux de messages entrants.
De plus, lorsque vous utilisez ClickUp pour gérer vos e-mails, vous n'avez pas besoin de vous adapter à une interface inconnue. Vous bénéficiez de la même simplicité et de la même facilité d'utilisation que celles offertes par la disposition standard des fournisseurs de messagerie électronique bien établis.
Tirez donc parti de cette automatisation des e-mails pour vous concentrer sur les tâches qui méritent véritablement votre attention.
2. Mettez en place une routine pour gérer vos e-mails
En moyenne, les personnes consultent leurs e-mails toutes les 37 minutes, soit 15 fois par jour. Cette pratique perturbe la productivité et entraîne une perte de temps d'environ 21 minutes supplémentaires par jour par rapport à ce qu'il aurait fallu pour consulter ses e-mails toutes les heures.
Même consulter ses e-mails toutes les heures nuit quelque peu à la productivité, car vous vous occupez de la tâche A tout en vous inquiétant de la tâche B, que vous venez de recevoir ! Les experts recommandent de consulter ses e-mails au maximum trois fois par jour.
Tout d’abord, préparez votre emploi du temps dès le début de votre journée, le matin. Ensuite, l’après-midi, après votre pause déjeuner, traitez les questions urgentes et assurez-en le suivi. Enfin, avant la fin de la journée de travail, répondez aux messages reçus au cours de la journée et établissez un agenda pour le lendemain.
Suivre une telle routine permet d'éliminer les distractions, de maintenir votre productivité et de vous offrir une tranquillité d'esprit.
📮Aperçu ClickUp : Près de 42 % des travailleurs du savoir préfèrent utiliser l'e-mail pour communiquer au sein de leur équipe. Mais cela a un coût. Comme la plupart des e-mails ne parviennent qu'à certains membres de l'équipe, les connaissances restent fragmentées, ce qui entrave la collaboration et la prise de décisions rapides. Pour améliorer la visibilité et accélérer la collaboration, utilisez une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, qui transforme vos e-mails en tâches exploitables en quelques secondes !
3. Organisez-vous à l'aide de libellés, de dossiers et de catégories
La plupart des fournisseurs de messagerie proposent des onglets standard pour aider les utilisateurs à organiser leur boîte de réception. Par exemple, les e-mails classiques sont classés par défaut dans l'onglet « Principale » ou dans la boîte de réception principale, tandis que les e-mails marketing sont acheminés vers l'onglet « Promotions » et que l'onglet « Réseaux sociaux » contient les notifications provenant des réseaux sociaux dans Gmail. Les autres sont envoyés dans le dossier « Spam ».
De plus, les utilisateurs disposent d’outils d’organisation tels que les libellés, les dossiers et les catégories pour optimiser encore davantage leur gestion. Adoptez une approche fonctionnelle ou basée sur les rôles lorsque vous créez des dossiers afin de trier vos e-mails et de vous y retrouver facilement. Imaginons, par exemple, que vous soyez chef de projet chargé de la création d’un site web.
Pour la gestion de projet liée aux e-mails, créez des dossiers distincts dédiés aux développeurs, aux équipes de conception, aux tests et au déploiement, ainsi qu’aux clients. Ensuite, en fonction de la priorité du projet et de son étape de développement, consultez en premier lieu le dossier correspondant qui vous concerne.
4. Classez vos e-mails à l'aide de filtres basés sur des règles
Puisque nous parlons d'organisation et de classification des e-mails, abordons maintenant les filtres basés sur des règles.
Les filtres basés sur des règles constituent une astuce rapide d'automatisation permettant de trier les e-mails. Ils évaluent les e-mails entrants en fonction de critères prédéfinis, tels que l'adresse e-mail de l'expéditeur, l'objet du message et des mots-clés spécifiques.
Ensuite, en fonction de ces conditions, elles déclenchent des actions automatiques, telles que l'application de libellés, le déplacement vers des dossiers, la mise en surbrillance de texte et même la suppression d'e-mails.
Par exemple, vous pouvez configurer un filtre basé sur des règles pour les noms de vos clients clés. Les e-mails liés à ce sujet, qu'ils soient internes ou externes, seront efficacement libellés et déplacés vers un dossier dédié pour un accès facile.
D'autre part, vous pouvez transférer les e-mails promotionnels vers un autre dossier à l'aide d'un autre filtre basé sur des règles. De cette manière, vous réduirez l'encombrement visuel de votre boîte de réception principale tout en bénéficiant d'une visibilité totale sur les e-mails qui comptent.
De plus, comme les professionnels perdent environ 11 minutes par jour à trier manuellement leurs e-mails, vous gagnerez également du temps et économiserez votre effort.
5. Osez supprimer (et vous désabonner)
Supprimer les e-mails inutiles est une stratégie proactive de gestion des e-mails qui permet d'obtenir une boîte de réception épurée, rationalisée et bien organisée.
Supprimer tous les messages indésirables, non pertinents et obsolètes permet non seulement d'éviter l'accumulation, mais est également très libérateur. Cela vous permet de maîtriser le flux d'e-mails et vous aide à vous sentir moins submergé.
La clarté visuelle vous évite également la charge cognitive et la frustration liées au tri des e-mails sans importance et facilite la recherche de messages.
La même philosophie s'applique à la désinscription des newsletters et des campagnes de marketing par e-mail. Utilisez le lien de désinscription si un e-mail promotionnel ou une newsletter reste non lu dans votre boîte de réception pendant plus de deux semaines.
Vous ne savez pas si un e-mail mérite d’être conservé ou supprimé ? Suivez le modèle OHIO (Only Handle It Once) pour vous décider. Ce test décisif en une seule étape s’appuie sur la première impression pour déterminer intuitivement si l’e-mail présente une valeur. Ainsi, vous vous épargnez le calvaire de devoir sans cesse vous demander si un e-mail « en vaut la peine ».
De plus, les e-mails peuvent rester dans la corbeille pendant 30 jours, ce qui constitue une sécurité. Vous pouvez les récupérer si nécessaire — et s'ils sont supprimés automatiquement, c'est que vous n'en aviez de toute façon pas besoin ! Vous pouvez également utiliser le dossier « Archives » pour y ranger tous les e-mails que vous avez déjà lus.
6. Envoyez peu, recevez peu
Les e-mails étant de plus en plus omniprésents, il est beaucoup plus facile de communiquer par ce biais. Cependant, si vous avez tendance à envoyer trop d’e-mails, notamment pour des sujets mineurs, préparez-vous à subir le même traitement. Les e-mails donnent également lieu à de longs fils de discussion alambiqués, qui peuvent facilement devenir ingérables.
À l’inverse, réduire le volume d’e-mails envoyés permet de minimiser le flux de réponses et de répliques reçues. Vous rendrez ainsi service à votre boîte de réception et contribuerez à créer un environnement de travail numérique plus concentré et mieux organisé, qui repose sur une approche axée sur la valeur dès le départ.
En optant pour des alternatives aux e-mails, telles que la messagerie instantanée, les outils de gestion de projet ou même les appels téléphoniques, vous privilégierez une communication concise et claire. Vous ne serez plus obligé de rédiger de longs e-mails avec des formules de politesse et des discours, et vous irez directement à l'essentiel de la mise à jour et de la discussion.
Grâce à une culture de communication aussi positive, réfléchie et constructive, vous gagnerez du temps et économiserez votre effort, et vous ferez plus en moins de temps.
7. Configurez des réponses prédéfinies
Vous arrive-t-il souvent de rédiger et d'envoyer sans cesse les mêmes e-mails (ou des e-mails similaires) ? Si oui, il est temps pour vous de passer aux modèles d'e-mails et aux réponses prédéfinies.
Pas besoin d’être un as de la plume pour rédiger des réponses types aux messages et requêtes courants. Après tout, vous n’êtes pas obligé d’écrire vos e-mails à partir de zéro ! Il vous suffit de choisir un outil de rédaction d’e-mails et de lui fournir les bonnes invitations, instructions pour obtenir plusieurs options de réponses types en quelques secondes !
En plus de faciliter cette tâche et de la rendre moins chronophage, ces outils garantissent la cohérence de l'image de marque et réduisent les erreurs, tout en maintenant des taux de réponse élevés.
Des outils tels que ClickUp AI offrent aux entreprises une évolutivité quasi illimitée, car ils permettent de générer de manière intelligente des réponses personnalisées à un volume élevé de messages et de demandes similaires.
fClickUp IA offre une grande flexibilité pour rédiger des e-mails adaptés à des cas d'utilisation et des applications spécifiques, notamment le marketing de contenu, l'organisation d'évènements, la rédaction de sondages, et bien plus encore. Utilisez-le pour rendre vos e-mails plus clairs, plus concis et mieux mis en forme.
8. Appliquez la règle des deux minutes
Les stratégies de gestion des e-mails et une bonne gestion du temps vont de pair. Nous avons déjà montré à quel point une mauvaise gestion de la boîte de réception peut être un gouffre en temps et en ressources. À l'inverse, le manque de temps rend plus difficile la gestion efficace des e-mails.
La règle des deux minutes permet d'équilibrer parfaitement temps et organisation afin de lutter contre la procrastination. Selon ce principe, si vous pouvez achever une tâche en moins de deux minutes, répondez-y immédiatement plutôt que de la remettre à plus tard.
En matière de gestion des e-mails, la règle des deux minutes permet de conserver une boîte de réception organisée et épurée, tout en restant réactif.
Appliquez la règle des deux minutes pour répondre, déléguer, supprimer ou donner suite à un e-mail. Par exemple, si l'e-mail nécessite un simple accusé de réception ou une réponse brève, ou s'il concerne une tâche simple que vous pouvez achever immédiatement, le traiter sans attendre vous évitera de créer un retard.
Notez toutefois que la règle des deux minutes n’est qu’une astuce de productivité qui doit être appliquée avec discernement, au cas par cas. Seuls certains e-mails peuvent être évalués selon les mêmes paramètres, car d’autres peuvent nécessiter une approche plus nuancée.
Utilisez donc la solution rapide pour les e-mails les plus simples, tout en classant et en planifiant les tâches liées aux e-mails plus complexes.
9. Collaborez grâce à des boîtes de réception partagées
Les boîtes de réception partagées sont des outils de gestion des e-mails permettant de centraliser les messages et les données associées. Il s'agit d'un référentiel regroupant tous les e-mails entrants et sortants, qui combine plusieurs boîtes de réception afin de faciliter la collaboration entre les équipes et les services.
Une telle plateforme unifiée, dotée d'un contrôle d'accès adéquat, rationalise le partage des données et des connaissances sans qu'il soit nécessaire d'échanger explicitement des e-mails.
Si vous avez déjà été mis en copie (CC) dans des chaînes d'e-mails pour rester informé, vous comprenez à quel point ces notifications constantes (et parfois indésirables) peuvent être agaçantes !
Les boîtes de réception partagées constituent un véritable atout pour les services en contact avec la clientèle, tels que le marketing, l'équipe commerciale et le service client, car elles permettent aux responsables d'attribuer rapidement et efficacement les e-mails aux membres de leur équipe.
Vous ferez ainsi en sorte que tout fonctionne sans accroc et que votre entreprise puisse répondre aux demandes avec un maximum de compétence et un minimum de temps.
Des plateformes telles que ClickUp font évoluer les boîtes de réception partagées grâce à des outils comme ClickUp Docs. Il s'agit d'un espace de travail commun où les membres de l'équipe créent, partagent et collaborent sur des documents enrichis, des wikis et des bases de connaissances.
De plus, vous pouvez établir une connexion avec ces outils pour les utiliser pour l’automatisation des flux de travail, effectuer des modifications en temps réel sur des documents, laisser des commentaires, attribuer des tâches et faire bien plus que simplement rédiger des e-mails !
10. Tout centraliser
L'intégration et la consolidation des systèmes constituent la dernière de nos stratégies de gestion des e-mails. Elles contribuent à uniformiser les conditions de travail en harmonisant l'ensemble de l'infrastructure technologique de l'entreprise.
L'interconnexion de systèmes et de plateformes disparates facilite le flux de données et d'informations tout en comblant les lacunes, en éliminant les goulots d'étranglement et en offrant un environnement numérique homogène. Elle empêche également la formation de silos de données et a un effet complémentaire sur diverses activités de l'entreprise.
Par exemple, l'intégration de l'e-mail à votre Calendrier et à vos applications de visioconférence vous permet de configurer des alertes pour les invitations à des réunions et d'y participer immédiatement.
De même, l'intégration des e-mails aux plateformes de gestion de la relation client (CRM) permet d'accéder aux informations pertinentes sur les clients afin d'offrir une expérience personnalisée sans avoir à changer de plateforme.
Heureusement, les intégrations de ClickUp couvrent plus de 1 000 outils et permettent une interaction native avec diverses plateformes CRM, solutions de stockage cloud, applications de calendrier, outils de productivité et bien plus encore.
En bref, l'intégration de vos boîtes de réception Gmail et Outlook à ClickUp est vraiment une combinaison gagnante.
Dégorgez votre boîte de réception grâce à des stratégies efficaces de gestion des e-mails
Voilà qui conclut notre top 10 des stratégies de gestion des e-mails.
Si les conseils ci-dessus peuvent vous aider, maîtriser l'art d'une gestion efficace des e-mails n'est pas une compétence figée.
Il s'agit d'une approche transformatrice qui vous oblige à innover et à vous améliorer en permanence pour mieux maîtriser votre boîte de réception.
De plus, plutôt que de vous concentrer sur la maîtrise de votre boîte de réception, efforcez-vous de mettre en place un système de communication qui privilégie l'efficacité, l'organisation et des échanges fluides. Un tel cadre permettra aux e-mails (ou à toute autre forme de communication, d'ailleurs) de devenir un catalyseur et un levier de productivité et d'un travail épanouissant.