Imaginez ceci : vous élaborez le plan de projet idéal, en planifiant tous les livrables, les dates d'échéance et les personnes assignées. Le flux de travail? Précis. L'échéancier ? Impeccable. L'équipe ? Irréprochable. 🤩
Et pourtant, à mi-parcours du projet, votre équipe constate que le plan a complètement déraillé. Et il n'y a pas assez de caféine dans la région des trois États pour vous permettre de terminer à temps. ☕
Ce scénario est bien connu des chefs de projet, qui se retrouvent souvent à réattribuer des tâches, à repousser les délais et à présenter des excuses aux clients lors d'un projet retardé. Le coupable ? Les goulots d'étranglement, ou points de congestion qui ralentissent la production.
Pour vous aider à mieux comprendre les goulots d'étranglement et à les éviter dans vos futurs projets, nous allons examiner en détail ce qu'ils sont, comment les identifier et comment les prévenir dans votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un goulot d'étranglement ?
En termes simples, un goulot d'étranglement est tout ce qui perturbe, fait dérailler ou retarde votre plan de projet.
Pensez à un goulot d'étranglement au sens propre : le point étroit ou le col d'une bouteille conçu pour ralentir le flux du liquide. De la même manière, les goulots d'étranglement dans la gestion de projet agissent comme un point de restriction, un point où il y a trop de travail à faire et pas assez de personnel, de processus et de systèmes en place pour le gérer. 🧐
Bien qu'ils varient d'un secteur à l'autre, il existe généralement deux types de goulots d'étranglement :
- Goulots d'étranglement à court terme : Les goulots d'étranglement à court terme sont souvent causés par une pénurie de main-d'œuvre et sont des problèmes temporaires. Par exemple, un grand magasin peut connaître un goulot d'étranglement en décembre en raison de l'augmentation du nombre d'acheteurs pendant les fêtes.
- Goulots d'étranglement à long terme : les goulots d'étranglement à long terme s'étendent sur une longue période et trouvent leur origine dans des systèmes ou des processus inefficaces. Par exemple, une agence de publicité qui n'investit pas dans un logiciel de gestion de projet efficace connaîtra un goulot d'étranglement à long terme.
Les goulots d'étranglement, bien que courants, peuvent avoir des effets désastreux pour les chefs de projet et l'entreprise dans son ensemble. Comme ils s'accompagnent de retards dans les échéanciers et d'une augmentation des coûts, ils provoquent un effet domino qui se traduit par des clients mécontents, des budgets coûteux, des forfaits marketing abandonnés et des membres de l'équipe frustrés.
Conséquences des goulots d'étranglement dans vos opérations
Un goulot d'étranglement peut avoir des conséquences désastreuses sur votre projet (et, à terme, sur l'ensemble de votre entreprise). Bien que les goulots d'étranglement varient en fonction de la taille, de la portée et de l'échéancier de votre plan de projet initial, il existe certaines conséquences universelles dont vous devez être conscient.
Délais non respectés
Si la charge de travail est trop importante et qu'il n'y a pas assez de personnel et/ou de processus pour la gérer, il devient pratiquement impossible de respecter les délais d'un projet. Par exemple, lorsque des goulots d'étranglement surviennent dans le processus de fabrication, ils peuvent retarder l'ensemble de la chaîne de production. Cela retarde à son tour le lancement du produit final.
Dans la gestion de projet, les délais non respectés ou les tâches réattribuées peuvent entraîner de longs délais d'attente entre les membres de l'équipe. Si un employé est en retard dans la remise d'un rapport, son supérieur hiérarchique doit repousser son examen, ce qui empêche l'équipe de conception graphique de commencer à travailler à temps. Le résultat ? Soit vous vous précipitez pour terminer le travail, soit vous remettez le rapport en retard au client final.
Dépassement du budget
Les goulots d'étranglement sont l'un des moyens les plus faciles de dépasser le budget. Par exemple, si vous rencontrez un goulot d'étranglement dans votre chaîne d'approvisionnement, vous devrez vous approvisionner auprès de différents fournisseurs ou passer une commande urgente. Cela augmente rapidement le coût des matières premières, ce qui fait dépasser le budget total de production.
Les chefs de projet constatent souvent une augmentation de leurs frais généraux après un goulot d'étranglement. Si le projet subit un temps d'arrêt imprévu, retardant ainsi le projet, l'entreprise pourrait devoir payer des heures supplémentaires à ses employés pour terminer le projet dans les délais. Elle pourrait également devoir embaucher des travailleurs saisonniers ou des sous-traitants pour aider à alléger la charge de travail.
Taux de rotation élevé du personnel
Personne ne souhaite travailler dans un état constant de stress, de mauvaise communication et de reports de dates d'échéance. Si les goulots d'étranglement des projets obligent les membres de l'équipe à fonctionner à pleine capacité, cela peut rapidement conduire à la frustration et à l'épuisement professionnel.
Selon le rapport State of the Workforce 2023 de Gallup, près de la moitié (44 %) des travailleurs se sentent stressés au quotidien. Cela entraîne un taux de rotation élevé du personnel, ce qui pourrait expliquer pourquoi 51 % des employés recherchent activement un autre emploi. Leçon à retenir : si vous souhaitez retenir les meilleurs talents, prévenez les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent, afin de réduire les heures supplémentaires, les réaffectations de tâches ou les projets brouillés pour les employés.
Relations tendues avec les fournisseurs
Les goulots d'étranglement courants tout au long du processus de production peuvent nuire à vos relations avec vos fournisseurs ou vos distributeurs. Par exemple, si quelques commandes supplémentaires sont les bienvenues, les commandes de dernière minute constantes peuvent rapidement devenir lassantes. De plus, si les goulots d'étranglement vous font manquer des paiements, vous risquez de vous retrouver sur la liste noire d'un fournisseur de confiance.
Dégradation des relations avec les clients
Les goulots d'étranglement menacent la production globale, ce qui peut mettre à rude épreuve, voire mettre fin, aux relations avec les clients. Si votre équipe ne respecte pas les délais, reporte les réunions ou rend un travail de qualité médiocre, les clients pourraient vous licencier en tant que fournisseur. Cela nuit à vos résultats financiers et à votre réputation, ce qui pourrait vous empêcher de décrocher de futurs contrats.
Étapes pratiques pour identifier et gérer les goulots d'étranglement
Vous pensez que des goulots d'étranglement menacent votre entreprise ? Suivez les étapes ci-dessous pour analyser les goulots d'étranglement dans les flux de travail de vos projets. 🔍
1. Comprenez votre goulot d'étranglement
La première étape pour atténuer un goulot d'étranglement ? Comprendre le problème auquel vous êtes confronté.
En matière de gestion de projet, les goulots d'étranglement ont deux causes principales :
- Goulots d'étranglement liés aux systèmes : Les goulots d'étranglement liés aux systèmes ou aux processus signifient généralement que vous ne disposez pas des processus, des logiciels ou de l'infrastructure adéquats pour gérer votre charge de travail actuelle. Peut-être ne disposez-vous pas du logiciel de gestion de projet, de l'installation de chaîne de montage ou des automatisations de flux de travail appropriés pour répondre aux demandes des clients .
- Goulots d'étranglement liés aux ressources humaines : les goulots d'étranglement liés aux ressources humaines signifient généralement que vous ne disposez pas d'effectifs suffisants, ou peut-être des personnes adéquates, pour répondre aux exigences du projet. Cela peut signifier que vous devez embaucher des travailleurs saisonniers, recruter un travailleur senior ou trouver un collègue possédant des compétences particulières.
Comprendre le problème dans votre flux de travail peut vous aider à le résoudre, qu'il s'agisse d'embaucher de nouveaux membres dans votre équipe, d'améliorer vos processus opérationnels ou de mettre à niveau vos logiciels.
2. Cartographiez vos processus
La cartographie des processus vous offre un aperçu de votre flux de travail. Vous pouvez afficher chaque étape de votre plan de projet, comprendre quelles tâches ont été achevées dans les délais et lesquelles ont entraîné un retard dans le travail.
En cartographiant l'ensemble de votre projet, généralement à l'aide d'un organigramme ou d'un autre outil, vous pouvez identifier les points de friction dans votre échéancier. À partir de là, vous pouvez analyser les indicateurs pour identifier les endroits où les goulots d'étranglement ont tendance à se produire.
3. Discutez avec votre équipe
Certes, les nombres ne mentent jamais, mais ils ne reflètent pas toujours toute la réalité. Réunissez toutes les parties prenantes, de la direction aux collaborateurs, et demandez-leur quelles sont les tâches qui prennent le plus de temps ou qui sont souvent négligées.
En ayant une discussion ouverte et honnête avec votre équipe, vous pouvez déterminer qui est le plus débordé, pourquoi la communication est défaillante et qui pourrait donner un coup de main.
4. Créez un plan d'amélioration continue
Une fois que vous avez identifié les goulots d'étranglement dans vos plans de projet, il est temps de vous adapter. Identifiez les sources d'inefficacité et de redondance que vous pouvez éliminer, ou équilibrez la charge de travail au sein de votre équipe. La mise en œuvre d'un plan d'amélioration continue peut booster le moral de l'équipe, permettre de respecter le calendrier et le budget des projets, et renforcer les relations avec les clients et les fournisseurs.
Méthodes de prévention des goulots d'étranglement : 10 façons de rester sur la bonne voie pour le suivi
Vous cherchez à réduire les goulots d'étranglement dans la gestion de projet ? Vous trouverez ci-dessous 10 stratégies pour maintenir votre plan de projet sur la bonne voie, ainsi que les outils de gestion de la charge de travail dont vous avez besoin pour y parvenir. 👏
1. Créez une représentation visuelle de vos flux de travail
La meilleure façon d'éliminer les goulots d'étranglement est de créer une représentation visuelle de chaque étape de votre plan de projet. Utilisez la fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp pour esquisser chaque flux de travail du projet. À partir de là, les membres de l'équipe peuvent prendre des notes, identifier les points de congestion ou même dessiner un flux de travail alternatif.
2. Automatisez les tâches répétitives
Si votre équipe se retrouve régulièrement à fonctionner à capacité limitée, allégez sa charge de travail par l'automatisation des tâches répétitives.
Avec ClickUp Automations, vous pouvez choisir parmi plus de 100 automatisations pour rationaliser les flux de travail, les tâches routinières et les transferts de projets. De plus, vous pouvez attribuer automatiquement des tâches, ajouter des commentaires ou mettre à jour les statuts afin d'éviter les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent. Cela peut aider votre équipe à se concentrer sur les priorités absolues et à assurer le bon déroulement de votre projet.
3. Mettre en œuvre une planification des capacités
La planification des capacités consiste à estimer les ressources nécessaires pour achever un projet donné (c'est-à-dire les personnes, le temps et les outils nécessaires pour accomplir les tâches). Élément clé d'une bonne gestion des opérations, la planification des capacités est une équation entre l'offre et la demande, qui consiste à calculer le nombre de ressources dont vous avez besoin et le nombre de ressources dont vous disposez.
Heureusement, la vue « Charge de travail » de ClickUp facilite la planification des capacités et vous donne une vue d'ensemble du travail délégué à chaque membre de l'équipe. À partir de là, vous pouvez visualiser la capacité de chaque membre de l'équipe par rapport à sa charge de travail actuelle.
4. Créez un diagramme de Gantt
Les diagrammes de Gantt sont des outils incroyables qui vous offrent une vue d'ensemble de tous les échéanciers de projet afin d'optimiser la productivité. Grâce aux diagrammes de Gantt de ClickUp, vous pouvez suivre l'avancement des projets, gérer les échéances et repérer les goulots d'étranglement potentiels. De plus, vous pouvez créer des vues en cascade pour hiérarchiser facilement les tâches importantes.
5. Comprendre les tâches dépendantes
L'une des causes profondes des goulots d'étranglement est la dépendance entre les tâches (c'est-à-dire les tâches qui peuvent bloquer ou empêcher le démarrage d'une autre tâche). Avec ClickUp Dependencies, vous pouvez créer des relations entre les tâches ou les documents. Il vous suffit de créer des dépendances « bloquantes » ou « en attente » pour que votre équipe comprenne toujours le meilleur ordre des opérations.
6. Tirez parti d'un modèle d'amélioration des processus
L'amélioration des processus permet de déterminer l'efficacité des systèmes et des processus au sein de votre organisation. Grâce à un modèle d'amélioration des processus, vous pouvez créer un plan synchronisé pour apporter des modifications à votre projet.
Heureusement, ClickUp propose plusieurs modèles dans lesquels vous pouvez ajouter des champs personnalisés, personnaliser votre affichage ou collaborer avec vos collègues pour mettre facilement votre plan à exécution.
7. Décomposez les projets en jalons
Les projets qui s'étendent sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois ou années, peuvent être intimidants. Pour éviter qu'un projet de grande envergure ne s'effondre, veillez à le diviser en plusieurs petites étapes.
La mise en place de jalons dans votre projet permet de diviser votre plan en différentes phases (par exemple, une phase de conception ou une phase de développement), ce qui permet à votre équipe de rester sur la bonne voie. Utilisez un diagramme des jalons pour obtenir un aperçu de chaque phase de votre projet. Ensuite, utilisez la fonctionnalité de statuts personnalisés de ClickUp pour tenir votre équipe informée à mesure que vous progressez vers chaque jalon.
8. Parlez directement aux membres de l'équipe
Comme nous l'avons mentionné plus haut, les données ne donnent parfois pas une image claire de la situation. C'est pourquoi vous devez vous adresser directement aux membres de l'équipe lorsque vous améliorez les plans de projet.
Si vous cherchez à prévenir les goulots d'étranglement, demandez aux membres de l'équipe de vous faire part de leurs commentaires sur ce qui a fonctionné (et ce qui n'a pas fonctionné) dans le cadre de projets antérieurs. Dans ClickUp, vous pouvez organiser une session de brainstorming ou envoyer un questionnaire à toutes les parties concernées. Vous pourrez ainsi comprendre si un goulot d'étranglement était dû à un manque de ressources, à un manque de personnel ou au fait que vous ne disposiez pas des bons outils de gestion de projet.
9. Mettre en place un suivi du temps
L'une des raisons pour lesquelles les projets échouent est que les équipes sous-estiment le temps nécessaire pour achever une tâche donnée. Pour vous assurer que tous les calendriers de projet sont précis, utilisez ClickUp Suivi du temps. Les membres de l'équipe peuvent facilement enregistrer le temps passé sur n'importe quel appareil, effectuer des modifications en cours sur les entrées et ajouter des notes aux journaux de temps afin de créer de meilleures estimations de durée pour l'avenir.
10. Consolidez la communication au sein de l'équipe
Les projets ne déraillent pas toujours parce que votre équipe ne communique pas. Ils peuvent plutôt dérailler parce qu'ils communiquent aux mauvais endroits.
Si votre équipe est obligée de passer au crible les e-mails, les SMS et les canaux Slack pour trouver les dernières informations sur un projet, cela ne vous rend pas service. Heureusement, grâce à la vue Chat de ClickUp, vous pouvez regrouper toutes les discussions au sein de votre logiciel de gestion de projet, évitant ainsi les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent.
Prévenez les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent avec ClickUp
Dans la gestion de projet, un goulot d'étranglement survient lorsque vous avez trop de travail et trop peu de ressources pour le gérer. Cette congestion entraîne un retard dans le travail, ce qui fait que les plans du projet dépassent le budget ou l'échéancier imparti.
Heureusement, ClickUp dispose d'outils de gestion de projet qui permettent d'identifier les goulots d'étranglement et de maintenir vos plans sur la bonne voie. Avec ClickUp, vous pouvez attribuer des tâches, faire des commentaires, définir des jalons pour vos projets et personnaliser les vues afin de prévenir les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent. De plus, vous pouvez automatiser les tâches répétitives, intégrer ClickUp à des centaines d'autres systèmes et tirer parti de milliers de modèles pour aider votre équipe à respecter le calendrier.
Commencez à identifier les goulots d'étranglement en un rien de temps en essayant ClickUp dès aujourd'hui. 🙌