Ah, l'e-mail. C'est simple. C'est familier. C'est... dépassé et terriblement lent. 🐌
Certes, c'est un bon moyen pour les discussions formelles ou l'envoi de documents importants. Mais, à mesure que nous dépendons davantage de la collaboration numérique, il est devenu évident que l'e-mail n'était tout simplement pas conçu pour gérer des communications collaboratives à grande échelle.
Heureusement, il existe de nombreuses alternatives à l'e-mail qui sont conçues pour faciliter la collaboration mondiale en temps réel. En adoptant une ou plusieurs de ces alternatives, vous pouvez accélérer la productivité de vos tâches collaboratives.
Vous ne savez toujours pas si vous êtes prêt à abandonner l'e-mail ? Ne vous inquiétez pas, nous comprenons ! Pour vous aider à comprendre notre point de vue, voyons rapidement pourquoi l'e-mail n'est pas adapté aux besoins actuels en matière de communication pour les entreprises.
Nous partageons ensuite huit des meilleures alternatives à l'e-mail et outils de communication pour rationaliser les communications de votre équipe et de votre entreprise. 🙌
3 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une alternative à l'e-mail
L'e-mail est le tombeau de la collaboration.
Non, sérieusement, nous n'exagérons pas : 70 % des employés pensent que les e-mails nuisent considérablement à leur productivité.
Pourquoi ?
En effet, contrairement à d'autres solutions hybrides pour le lieu de travail, l'e-mail ne dispose pas des fonctionnalités et de la flexibilité nécessaires pour favoriser une collaboration efficace.
Examinons les trois principaux problèmes liés à l'e-mail. 👀
1. L'e-mail n'est pas adapté à un retour d'information en temps réel 🔁
Les commentaires nous aident à nous améliorer de façon continue et agile. Plus tu reçois des commentaires rapidement et régulièrement, plus vite tu peux les utiliser pour apporter des changements éclairés.
Le problème avec les e-mails, c'est qu'ils sont notoirement lents et peu fiables.
Imaginez que vous ayez envoyé un document par e-mail à dix personnes pour qu'elles le relisent. Combien de temps devrez-vous attendre leur réponse ?
Quelques heures ? Un jour ? Une semaine ou deux ? En fait, comment savoir s'ils ont seulement vu votre e-mail ? (C'est là qu'intervient l'e-mail de suivi passif-agressif. )
Sans la possibilité de faciliter un retour d'information en temps réel, l'e-mail ralentit considérablement le développement et la croissance.
2. Les e-mails peuvent facilement se perdre dans les fils de discussion 📨
L'e-mail est une impasse en matière d'information.
Après quelques échanges, il devient difficile de retrouver des informations spécifiques dans un fil d'e-mail, et ce n'est que dans le cas d'une discussion en tête-à-tête. Ajoutez quelques personnes supplémentaires à la discussion, et retrouver des informations spécifiques dans un fil d'e-mail revient à chercher une aiguille dans une botte de foin.
En effet, 73 % des employés déclarent passer trop de temps à rechercher des e-mails. 56 % trouvent extrêmement frustrant de devoir rechercher des documents dans leur boîte de réception.
3. L'e-mail n'est pas agile 🐌
Si vous voulez créer un chef-d'œuvre, vous devez être capable d'avoir des discussions collaboratives agiles. Les idées doivent aller et venir, les plans doivent se complexifier, les éléments doivent être supprimés et améliorés à mesure que votre projet prend forme.
L'e-mail ne rend pas seulement les discussions agiles difficiles.
Aucune de vos discussions ne se déroule en temps réel. Les longs fils de discussion par e-mail sont confus et difficiles à suivre. Les employés ne sont pas informés des nouveaux développements, ce qui entraîne un cloisonnement des connaissances et une perte de productivité. Tous ces problèmes peuvent nuire à votre flux de travail interne et à la qualité de vos projets.
8 alternatives à l'e-mail pour la communication de l'entreprise
Tout n'est pas perdu : il existe de nombreuses alternatives à l'e-mail que vous pouvez utiliser pour vos communications avec l'entreprise.
Tout d'abord, examinons les logiciels de gestion de projet.
1. Logiciel de gestion de projet
Une grande partie de vos communications professionnelles s'articule autour d'un logiciel de gestion de projet, n'est-ce pas ? Mais avez-vous déjà essayé de gérer un projet via Gmail ou Outlook ?
C'est fastidieux. C'est déroutant. Il n'y a pas de système de stockage centralisé pour le partage de fichiers, pas de boucle de rétroaction en temps réel, ni de visibilité sur les projets. Et tout cela parce que les plateformes d'e-mail ne sont tout simplement pas conçues pour la gestion de projet.
La solution ? Un logiciel de gestion de projet.
La solution pour les amateurs d'e-mails ? La gestion de projet par e-mail dans ClickUp!
Meilleur outil : le logiciel de gestion de projet par e-mail ClickUp
Si vous recherchez une gestion de projet sans tracas, ClickUp est la solution qu'il vous faut. Mais qu'est-ce qui fait exactement de ClickUp un outil de gestion de projet cinq étoiles ?
Les logiciels de gestion de projet tels que ClickUp sont conçus pour rationaliser votre processus de gestion de projet et aider les individus et les équipes de toutes tailles à booster leur productivité en regroupant tout leur travail au même endroit.
Des fonctionnalités flexibles et avancées vous permettent d'attribuer et de suivre facilement des tâches, de gérer efficacement plusieurs tâches à faire, de configurer une automatisation personnalisée, de communiquer en temps réel avec les membres de votre équipe, et bien plus encore, le tout sur une plateforme centralisée.
ClickUp empêche également vos communications professionnelles de s'emmêler dans une toile d'araignée chaotique. Il centralise les communications et vous offre une visibilité complète sur chaque discussion (avec un service de e-mail sécurisé, bien sûr).
Avec ClickApp E-mail, les utilisateurs d'Outlook, IMAP, Office 365 et Gmail peuvent connecter leurs comptes de messagerie à ClickUp pour envoyer et recevoir des e-mails directement depuis une tâche ClickUp, ce qui facilite la rationalisation des communications, le suivi des discussions et permet de gagner du temps en évitant de passer d'un onglet à l'autre pour gérer les e-mails. 📧
Non seulement vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement à partir des tâches, mais vous pouvez également :
- Ajoutez des pièces jointes, des réponses prédéfinies, des formulaires personnalisés, et bien plus encore.
- Liez les e-mails aux tâches
- Attribuez des commentaires comme éléments à mener et envoyez des réponses pour une efficacité collaborative.
- Ajoutez des étiquettes personnalisées
- Configurez l'automatisation des e-mails et des tâches
- Créez des modèles d'e-mails et des réponses enregistrées pour accélérer le temps de réponse.
- Intégrez ClickUp à vos plateformes de e-mail préférées (Gmail, Outlook, IMAP et Office 365).
ClickUp propose une version gratuite riche en fonctionnalités qui vous permet d'essayer gratuitement l'outil de gestion de projets et d'e-mails. Téléchargez l'application et intégrez-la à vos fournisseurs de messagerie les plus utilisés, tels qu'Outlook et Gmail, pour rationaliser dès aujourd'hui les communications entre votre équipe et vos clients. ⚡️
2. VoIP
Disposez-vous d'un système téléphonique VoIP professionnel pour l'entreprise ?
Les entreprises ont besoin de la VoIP pour des communications téléphoniques rapides et fiables. VoIP signifie « voix sur protocole Internet » et permet essentiellement de passer des appels via une connexion Internet plutôt que via une ligne fixe physique.
Les appels vocaux VoIP constituent une alternative essentielle aux e-mails, car il faut bien avouer que certaines discussions ne se prêtent vraiment pas à ce moyen de communication.
Les appels vocaux vous font gagner du temps, sont plus personnalisés et vous offrent une mobilité et une productivité accrues. Vous n'avez pas besoin de vos mains pour passer un appel VoIP avec un casque, ce qui signifie que vous pouvez prendre des appels tout en travaillant sur un projet, en triant des fichiers, en préparant un café, etc.
Meilleur outil : Dialpad
Dialpad n'est pas un système téléphonique VoIP ordinaire. Il s'agit d'une solution de centre de contact dans le cloud qui utilise la VoIP, l'intelligence artificielle native et une multitude d'autres technologies pour fournir des services entièrement unifiés de voix, d'e-mail, de SMS, de réseaux sociaux et de messagerie instantanée.
Ces expériences peuvent avoir lieu sur plusieurs appareils, quel que soit votre emplacement physique. En matière d'appels vocaux, Dialpad est doté de fonctionnalités puissantes qui améliorent la communication, telles que :
- Enregistrement des appels
- Transcriptions d'appels en temps réel et prise de notes automatique
- Résumés post-appel
- Routage personnalisé
- Indépendant des appareils et des plateformes (prend en charge Android et iOS ainsi que tous les systèmes Windows, Mac, Linux, etc.)
Et n'oubliez pas qu'il s'agit d'une plateforme tout-en-un conçue pour rationaliser les communications. Ainsi, si vous essayez de communiquer une idée complexe par e-mail et que cela ne mène nulle part, vous pouvez simplement appeler votre collègue, votre partenaire ou votre client en cliquant sur un bouton, directement depuis la même plateforme.
Fini les silos de données et les changements d'applications fastidieux !
3. Plateformes collaboratives
Les discussions collaboratives par e-mail ont tendance à sombrer dans le chaos. Vous vous retrouvez avec des fils de discussion désordonnés, des silos de connaissances à tous les niveaux et dix versions différentes de votre document partagé.
Les outils de collaboration professionnelle permettent aux entreprises de réaliser des connexions et de collaborer depuis n'importe où sur une plateforme dédiée, sans encombrement, sans cloisonnement et sans échanges fastidieux.
Meilleur outil : Google Workspace
Google Workplace est un ensemble d'outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud, comprenant :
- Gmail
- Google Docs
- Google Drive
- Google Sheets
- Google Slides
- Formulaires Google
- Google Keep
Plus spécifiquement pour la communication au sein des équipes, Google Workspace propose les outils suivants comme alternatives aux e-mails :
- Google Chat : cet outil centralise vos discussions dans des salles dédiées à des discussions thématiques et au partage de documents. Il permet aux équipes de partager des fichiers, d'attribuer des tâches, de réaliser la distribution de connaissances, et bien plus encore.
- Google Meet : une solution de communication vidéo qui vous permet de participer à des réunions HD et de partager des présentations percutantes.
4. Intranet
Imaginez que vous disposiez de votre propre réseau professionnel privé, accessible uniquement aux employés de votre entreprise.
C'est ce qu'est un intranet. Il s'agit d'une solution courante pour faciliter la transformation des entreprises, car elle offre aux grandes entreprises un environnement de travail sécurisé, partagé et personnalisable pour communiquer et collaborer. Mais elle n'est pas réservée aux grandes entreprises : les petites entreprises peuvent également tirer profit d'un intranet.
Les intranets vous permettent de créer une base de connaissances interne afin d'éliminer les silos d'informations pour les nouveaux employés. Vous pouvez également créer des canaux privés dédiés à des membres spécifiques de l'équipe.
Meilleur outil : ClickUp
ClickUp vous offre les éléments essentiels à votre intranet : un portail en ligne centralisé, un hub de communication interne, une gestion de projet offrant une visibilité maximale et une collaboration interfonctionnelle.
Voici quelques fonctionnalités avancées dont vous bénéficiez avec ClickUp :
- ClickUp Docs : créez des documents, des newsletters, des wikis et bien plus encore, effectuez la modification de votre travail en temps réel avec votre équipe, liez des documents à des flux de travail et partagez-les en toute sécurité grâce à un lien privé ou public.
- Tableaux de bord personnalisés : créez des tableaux de bord personnalisés avec plus de 50 widgets glisser-déposer et offrez à vos équipes un aperçu de leurs tâches assignées, de leurs priorités, de la répartition des projets, de la progression, de la charge de travail et d'une multitude d'autres indicateurs et KPI.
- ClickUp Whiteboards : cet outil de tableau blanc interactif permet aux équipes de réfléchir, d'élaborer des stratégies, de mapper des flux de travail et de collaborer en temps réel.
En rationalisant et en unifiant les collaborations au sein d'un réseau privé et sécurisé, ClickUp vous aide à tenir vos équipes informées et à leur assurer une productivité élevée à chaque étape du cycle de vie d'un projet.
5. Vidéo conférence
Les visioconférences sont ce qui se rapproche le plus d'une réunion en personne. Elles vous permettent d'avoir des discussions fluides et agiles, au lieu des échanges guindés que vous devez supporter avec les e-mails.
Grâce aux applications de visioconférence, les membres de l'équipe peuvent échanger des idées en temps réel, recevoir des commentaires instantanés et trouver des solutions immédiates. Les visioconférences peuvent également aider les télétravailleurs à se sentir plus proches de leurs collègues que les e-mails, les appels téléphoniques et autres méthodes de communication « anonymes », ce qui en fait une stratégie de communication efficace et une excellente alternative aux e-mails.
Meilleur outil : Dialpad Réunions
Dialpad Meetings vous offre des réunions vidéo illimitées, quel que soit votre emplacement ou votre appareil. Vous pouvez profiter d'expériences vidéo productives partout dans le monde.
Voici quelques-unes des fonctionnalités qu'elles offrent :
- Fonctionnalités de partage d'écran fluides
- Commandes intuitives pour les réunions
- Qualité de la vidéo HD
- Transcription en direct
Oh, et grâce à l'application web pratique, vos contacts n'ont même pas besoin de l'application pour participer à une vidéoconférence.
6. SMS et messagerie instantanée
Avec autant de messages dans votre boîte de réception, il est très facile de manquer un e-mail important ou d'oublier de répondre à une question.
À cela s'ajoutent les problèmes que nous avons mentionnés plus haut (manque de collaboration, de visibilité... vous voyez le tableau).
Les SMS et la messagerie instantanée offrent une solution simple et pratique pour la communication au sein d'une équipe.
Meilleur outil : vue Chat de ClickUp
La vue Chat de ClickUp offre un équilibre parfait entre simplicité et fonctionnalité.
Elle réduit le besoin d'organiser des réunions et constitue l'une des meilleures alternatives à Gmail ou à tout autre fournisseur de messagerie électronique. Elle vous offre les mêmes fonctionnalités que les e-mails et vous permet de communiquer plus rapidement avec votre équipe sans quitter votre plateforme de travail.
Démarrez une discussion avec une ou plusieurs personnes, échangez instantanément des messages, partagez rapidement des mises à jour en temps réel, liez des ressources et regroupez toutes les communications de l'équipe en un seul endroit. Vous pouvez également :
- Ajoutez n'importe qui aux discussions professionnelles grâce aux @mentions et attribuez des commentaires pour que votre équipe reste concentrée sur les éléments à mener.
- Partagez des liens, des fichiers et des fichiers intégrés tels que des pages Web, des feuilles de calcul et des vidéos parallèlement aux discussions.
- Attribuez des commentaires dans le chat
- Incluez des blocs de code, des listes à puces, des bannières et bien plus encore pour communiquer plus clairement les détails du travail.
La vue Chat est disponible dans le forfait Free Forever, la version gratuite de ClickUp. Essayez-la et accélérez dès aujourd'hui les communications au sein de votre équipe.
7. Les réseaux sociaux pour les entreprises
Les réseaux sociaux peuvent être un moyen précieux de communication au sein d'une équipe, en particulier lorsque vous les utilisez en complément des autres alternatives à l'e-mail que nous avons mentionnées.
Pensez simplement à quel point il est plus facile et plus efficace de publier une mise à jour de statut sur la page LinkedIn de votre entreprise plutôt que d'envoyer un e-mail. Tous vos employés sont immédiatement informés et vous pouvez voir toutes les réponses à la publication en un seul endroit.
Meilleur outil : Workplace by Meta (anciennement Facebook)
Workplace by Meta est essentiellement Facebook pour les entreprises. Il dispose même de la même interface. Workplace vous permet de :
- Créer des groupes
- Invitez les membres de votre équipe ou les parties prenantes à participer à des discussions en direct.
- Éliminez le manque de visibilité qui hante les plateformes de e-mail.
- Attribuer des tâches
- Créer des sondages
- Partagez un volume illimité de fichiers
Il regorge d'opportunités pour améliorer la productivité des communications. Et bien sûr, il y a le célèbre fil d'actualité Facebook, où vous pouvez publier des mises à jour et afficher des informations pertinentes pour l'entreprise.
8. Enregistrement d'écran
Imaginez que vous ayez de nouveaux employés qui ont du mal à achever une tâche en ligne. Une application d'enregistrement d'écran vous permettrait de créer une vidéo explicative, ce qui est beaucoup moins fastidieux que de rédiger un long e-mail expliquant comment faire.
De même, vous pouvez remarquer un bug sur votre site web et devoir le signaler à votre équipe informatique. Vous pouvez bien sûr rédiger un e-mail détaillant le problème, mais vous pouvez aussi simplement leur montrer le problème à l'aide d'un enregistrement d'écran afin de signaler et de résoudre les problèmes plus rapidement.
Meilleur outil d'enregistrement d'écran : Clip by ClickUp
Créer et partager des enregistrements d'écran est facile avec Clip by ClickUp, un outil d'enregistrement d'écran intégré à l'application qui permet aux équipes de communiquer plus efficacement, en particulier lorsqu'elles travaillent à distance et de manière asynchrone.
Non seulement vous pouvez enregistrer sans contrainte de temps, mais vous pouvez même ajouter votre voix à l'enregistrement via votre microphone. Bien sûr, ce n'est pas tout.
ClickUp est un outil de gestion de projet, vous vous souvenez ? Toutes les fonctionnalités de ClickUp sont conçues pour faciliter votre processus de gestion de projet. C'est pourquoi, dans Clip, vous pouvez :
- Capturez instantanément l'intégralité de votre écran, la fenêtre d'une application ou l'onglet de votre navigateur, sans limite de temps.
- Créez une tâche à partir de votre enregistrement, ajoutez une description et attribuez-la à des membres de l'équipe.
- Envoyez votre message vidéo à n'importe qui grâce à un lien partageable qui s'ouvre directement dans votre navigateur.
- Partagez votre message vidéo dans une tâche ClickUp et utilisez les commentaires assignés ou les fonctionnalités de mention pour informer vos collègues ou vos équipes.
Allez au-delà de l'e-mail : améliorez vos communications grâce à des alternatives à l'e-mail
Il est difficile de se passer de l'e-mail, surtout lorsqu'il nous a fidèlement servi pendant tant d'années. Mais n'oubliez pas que l'e-mail occupe toujours une place importante dans le monde de la communication d'entreprise, et qu'il ne sera probablement pas remplacé avant longtemps.
Vous n'avez pas besoin de remplacer complètement l'e-mail. En effet, ClickUp s'intègre à Gmail et Outlook pour améliorer vos capacités de messagerie habituelles.
Mais dans le monde de l'entreprise, où le télétravail et la collaboration numérique sont monnaie courante, il est essentiel d'améliorer vos communications grâce à des alternatives à l'e-mail telles que les outils de gestion de projet, les logiciels intranet et la vidéoconférence.
Vous avez hâte d'accélérer vos capacités de gestion de projet et de collaboration pour l'entreprise ? Commencez gratuitement et essayez la solution de gestion de projet par e-mail de ClickUp !
Auteur invité :
Jenna Bunnell est responsable senior du marketing du contenu chez Dialpad. Elle se passionne pour la communication de la sensibilité esthétique d'une marque et la visualisation de la manière dont le contenu peut être présenté de manière créative et complète. Jenna a également écrit pour d'autres domaines tels que FreshySites et BlockSurvey.