Les 30 meilleurs outils d'organisation pour vous aider immédiatement

Les outils qui vous aident à rester organisé sont un peu comme les mauvaises herbes : il en apparaît de nouveaux chaque jour.

Si vous cherchez à vous organiser, vous pourriez littéralement essayer un outil différent du dimanche au samedi sans pour autant vous rapprocher de votre objectif.

L'utilisation des outils et des techniques dépend en partie de votre état d'esprit. Vous devez vous servir de l'outil pour que celui-ci vous soit utile.

Qu'est-ce que j'entends par là ?

Cela signifie que vous devez vraiment l'essayer, y ajouter vos tâches, vos notes, vos projets et vos rappels pour voir s'il vous convient.

Certaines personnes préfèrent s'organiser à l'aide d'applications numériques uniquement, tandis que d'autres préfèrent combiner des outils analogiques et numériques.

Mais l'objectif de tout outil, qu'il soit numérique ou analogique, est de vous aider au suivi de tout.

Nous avons tous nos propres préférences en la matière.

La clé est de ne rien laisser passer entre les mailles du filet.

Personnellement, j'utilise une combinaison d'outils numériques et analogiques, dont je vais vous présenter quelques-uns ci-dessous.

Outils d'organisation numériques indispensables

1) Logiciel de gestion de projet comme ClickUp

Comment ClickUp obtient-il des critiques élogieuses?

Qu'est-ce qui le distingue de tous les autres outils de productivité et systèmes de gestion de projet disponibles sur le marché ?

D'autres l'apprécient comme outil de gestion des tâches personnelles ou pour la méthodologie Get Things Done.

Bonus : logiciel GTD!

La mise en place d'un système de gestion de projet de premier ordre vous aidera également dans votre planification stratégique, car vous pourrez définir vos objectifs, comprendre les ressources disponibles et interpréter les estimations de durée en un clin d'œil.

Une autre raison pour laquelle tant d'utilisateurs apprécient ClickUp ?

ClickUp propose un calendrier de lancement de fonctionnalités inégalé dans le secteur. En peu de temps, ClickUp a intégré plusieurs vues à son produit, notamment une vue Liste, une vue Tableau et une vue Temps, qui facilitent l'ajout de tâches.

ClickUp ajoute en permanence des fonctionnalités spéciales très appréciées des utilisateurs, telles que :

ClickUp continue de s'améliorer tout en proposant des offres très avantageuses pour ses forfaits gratuits et premium.

Autres options :

2) Stockage cloud de documents comme Dropbox

Rapports, présentations commerciales ou nouveaux supports marketing : tout peut être stocké avec Dropbox. Ce que j'apprécie chez Dropbox, c'est la facilité avec laquelle on peut passer de ses fichiers personnels à ses fichiers professionnels en quelques clics seulement.

Maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée signifie parfois éliminer les points de friction entre les deux, et Dropbox y parvient parfaitement.

Autre avantage ? Les utilisateurs peuvent consulter les documents, ajouter leurs propres commentaires, puis échanger leurs commentaires s'ils ont des questions. Cela fait partie d'une gestion efficace du flux de travail.

Dropbox s'intègre également de manière pratique directement dans ClickUp, ce qui vous permet de lier vos documents directement à la tâche à laquelle ils se rapportent.

Autres options :

3) Applications de prise de notes telles que Google Keep

La plupart des articles classeraient Evernote dans cette catégorie, mais je suis récemment passé à Google Keep et je ne le regrette pas.

Bien sûr, il offre la simplicité d'utilisation qui fait la renommée de Google, ainsi qu'une connexion avec les autres outils de la suite G.

Il est beaucoup plus facile d'organiser vos notes dans des dossiers, et le web clipper vous aide à récupérer des URL ou des notes depuis votre navigateur. Ces outils sont plus performants que ceux proposés par Google Keep, mais leur facilité d'utilisation au quotidien m'a convaincu de changer.

Evernote a également augmenté ses tarifs ces dernières années et a poussé ses utilisateurs vers Evernote Business. Avant de franchir le pas vers Evernote Business, assurez-vous de consulter les nombreuses alternatives et autres applications de prise de notes disponibles.

Autres options :

4) Logiciels de gestion des processus métier tels que Process Street

Voici quelque chose qui peut sembler ennuyeux, mais qui est extrêmement utile : la gestion des processus d’entreprise.

Ce logiciel vous aide à automatiser des tâches telles que la saisie de données et la création de rapports, vous évitant ainsi d'avoir à les effectuer manuellement. Ce sont des travaux à faire, mais que personne n'aime vraiment faire.

Si vous pouvez systématiser un processus, vous avez plus de chances qu'il soit précis, ponctuel et récurrent. De plus, les logiciels de gestion des processus d'entreprise facilitent toute transition, qu'il s'agisse du départ d'un employé ou de la réaffectation de tout un groupe.

Si tous les processus sont enregistrés et automatisés, il est beaucoup plus facile de reprendre ce travail. Cela vous permet également de calculer des indicateurs commerciaux essentiels tels que la marge et la majoration.

Process Street est une bonne option, car il est gratuit et offre une connexion avec de nombreuses applications que vous utilisez déjà. Il crée des modèles pour vous, que Process Street peut ensuite réutiliser aussi souvent que vous le souhaitez.

Ils fournissent également des checklists afin que vous puissiez suivre votre progression. Process Street propose également des formulaires que vous pouvez utiliser si vous devez enregistrer régulièrement un grand nombre de contacts.

Process Street dispose d'une interface très familière qui ressemble à un document vierge. Vous pouvez ajouter des vidéos ou des images au fur et à mesure pour montrer à quelqu'un les étapes exactes à suivre pour accomplir une tâche.

Autres options :

5) Gestion des connaissances comme Notion

Si vous faites une recherche sur « gestion des connaissances », vous vous retrouverez rapidement face à deux camps distincts.

L'un d'entre eux sera destiné au service clientèle et aux informations du service d'assistance, l'autre servira de référentiel interne pour les documents, l'historique et les processus de l'entreprise.

Un système de gestion des connaissances permet aux équipes de stocker leurs notes de réunion importantes, leurs archives ou les documents de l'entreprise. Ces systèmes sont plus hiérarchisés que le stockage cloud.

Lorsque j'ai utilisé la gestion des connaissances par le passé, nous l'avons souvent associée à Dropbox ou Google Drive. Dropbox et Google Drive étaient destinés aux documents actifs en cours de révision, puis une fois ceux-ci achevés, nous les transférions vers notre système de gestion des connaissances.

Tout comme les systèmes de gestion d'entreprise, ces outils peuvent être utilisés pour conserver les archives de votre entreprise afin de vous aider à aller de l'avant.

Notion.so est un excellent outil pour cela en raison de sa simplicité. Il est facile d'organiser, de commencer à écrire ou d'ajouter un tableau sans trop se soucier des menus fastidieux. Vous pouvez saisir et stocker les informations, puis les organiser plus tard si nécessaire. En plus des notes de réunion, Notion fournit également des outils pratiques tels que des calendriers et des listes de tâches.

Autres options :

6) Applications d'automatisation du travail telles que Zapier

Zapier est comme une longue chaîne qui assure la connexion de l'ensemble de l'Internet.

Peut-être pas tout Internet, mais certainement tous les outils de collaboration professionnels que vous utilisez le plus. Il convertit toutes ces petites tâches numériques fastidieuses (comme copier depuis Google Sheets) en tâches d’automatisation.

Ils ont pensé à toutes les petites tâches à faire entre les outils et ont mis en place des moyens pour qu'ils fonctionnent ensemble. Comme leur écosystème compte des milliers d'outils, vous pouvez combiner des outils que vous n'auriez jamais imaginés.

Prenons l'exemple de ClickUp. Oui, ClickUp fait partie du système Zapier et a même été désigné comme l'une des applications à la croissance la plus rapide en 2018!

Par exemple, si vous utilisez une page d'accueil HubSpot pour le marketing, vous pouvez configurer un Zap pour convertir automatiquement tout envoi de formulaire en une tâche dans ClickUp.

Il peut y avoir différents cas d'utilisation, mais c'est formidable de savoir que vous disposez de cet outil ! Cela va changer la donne pour l'ensemble de votre service marketing.

Autres options :

7) Outils de cartographie mentale tels que Bubbl.us

Les outils de cartographie mentale sont parfaits pour coucher vos idées sur papier (ou sur écran, en l'occurrence). L'un des meilleurs est Bubbl.us. Vous pouvez créer des formes, noter vos idées, puis les relier entre elles, en remplissant chaque cercle au fur et à mesure.

Le mind mapping est l'une des meilleures techniques de brainstorming et Bubbl.us est un moyen rapide à faire.

Autres options :

Bonus : consultez notre guide sur le désencombrement numérique!

Outils d'organisation analogiques indispensables

À mon avis, l'une des choses qui a été perdue dans notre culture actuelle est la recommandation de produits analogiques ou physiques en plus des recommandations numériques.

Il est beaucoup plus facile de rendre les outils numériques « viraux », mais les deux ont été injustement opposés l'un à l'autre. Beaucoup de gens utilisent des agendas, des carnets et des journaux intimes en plus de leurs outils numériques pour faire leur travail.

Les gens collaborent à l'aide d'une combinaison de différents outils et options, y compris ceux que vous pouvez toucher. Dans cette section, nous examinerons quelques outils de productivité analogiques qui vous aideront à rester organisé.

8) Agenda comme Ink + Volt

L'agenda Ink + Volt est l'un de mes préférés. Il est solide, esthétique (sans être trop corporate) et clairement axé sur les objectifs, qu'ils soient mensuels, hebdomadaires ou quotidiens.

Il me donne une vue d'ensemble de ma vie, des réunions de travail aux rendez-vous personnels, et m'aide à fixer des objectifs personnels et professionnels. C'est un excellent mélange pour assurer la réussite dans ces deux domaines.

Le planificateur Ink + Volt vous propose également des défis mensuels pour vous aider à améliorer votre qualité de vie.

Autres options recommandées :

9) Journal comme Leuchtturm1917

Quoi, pas de Moleskine ? Non, les pages blanches sont dépassées, place aux pages à points. Les adeptes invétérés de la prise de notes se tournent vers ce type de carnet, car il est littéralement beaucoup plus facile de relier les points.

Les points permettent aux rédacteurs de séparer naturellement les lignes et les idées. Il est également beaucoup plus facile de créer des colonnes.

Ces points sont également parfaits pour la tendance du bullet journaling.

Autres options :

10) Cartes et notes autocollantes

Si vous souhaitez vous lancer à fond dans le système d'organisation analogique, vous aurez besoin de fiches et de notes autocollantes. Elles vous seront utiles pour prendre des notes rapides, noter des rappels et même fixer des objectifs.

Les cartes ne sont pas très épaisses, vous pouvez donc les ranger dans la pochette de votre journal et les emporter avec vous. Les notes autocollantes peuvent rester près de votre ordinateur et vous aider à laisser des rappels à d'autres personnes.

Certaines personnes utilisent même des cartes pour créer leur propre système GTD, ce que nous ne recommandons pas forcément.

Les cartes et les post-it sont parfaits pour le brainstorming et la conceptualisation, mais je ne leur ferais pas confiance pour gérer tous les détails de vos projets. En fin de compte, ce n'est tout simplement pas sûr pour vos idées.

Ils pourraient être emportés par le vent, finir dans la poubelle, puis être vidés par l'équipe de nettoyage pendant la nuit. Cela n'a tout simplement aucun sens.

Mais si je dois acheter des cartes et des post-it, je préfère les grands formats, afin de pouvoir y écrire beaucoup de choses.

Options :

Conclusion : quels sont les outils d'organisation qui vous conviennent le mieux ?

Lorsque vous recherchez des outils d'organisation, vous devez trouver le juste équilibre entre ce qui vous convient personnellement et ce que vous pouvez utiliser pour votre entreprise ou votre lieu de travail.

Ces outils d'organisation peuvent vous aider dans les deux cas, tout dépend s'ils sont évolutifs ou non. Un journal vous aidera à rester organisé sur le plan personnel, mais il sera difficile à partager avec vos collègues (à moins de prendre des photos !).

Les outils plus collaboratifs comme ClickUp peuvent vous aider à gérer vos tâches personnelles, vos notes et vos listes de choses à faire, tout en partageant des tâches et des idées avec les autres membres de votre équipe.

Vous ne pouvez pas faire cela aussi facilement avec des post-it et des cartes.

Plus de ressources pour la collaboration :