Un guide de désencombrement numérique pour créer un espace de travail productif

Désencombrer votre environnement de travail numérique peut changer la donne... lorsque vous disposez des bons outils et des bonnes habitudes pour vous organiser de manière efficace. Si vous avez repoussé le rangement de centaines, voire de milliers de fichiers, vous n'êtes pas seul !

La tâche de mettre en place un système de classement durable digne de Pinterest me semblait fastidieuse. Cela a changé après avoir réalisé quelques projets simples de désencombrement. Je me sens désormais inspirée par mon environnement de travail, et c'est ce que je vous souhaite !

Vous ne savez peut-être pas par où commencer et vous vous demandez : « À quel point faut-il nettoyer ? » Je vais vous présenter huit projets de désencombrement numérique faciles à réaliser et vous expliquer comment ClickUp peut vous aider à adopter instantanément de bonnes habitudes d'organisation. 🌱

La voie vers un état d'esprit numérique désencombré

Il est de notre responsabilité de nous éloigner régulièrement de la technologie pour faire le point sur notre bien-être. En réalité, c'est cette mentalité du « sauvegarder ou regretter » qui encourage notre tendance à accumuler des données numériques, véritable obstacle à notre productivité au travail.

Pour maîtriser le désordre qui règne sur nos appareils, nous devons d'abord identifier les éléments qui contribuent à l'accumulation.

Bureau d'ordinateur

Applications de travail

Mobile/Tablette

La bonne nouvelle, c'est qu'une fois que vous aurez pris l'habitude de vous organiser, le temps que vous ferez pour désencombrer diminuera avec le temps ! ✨

Alors, à quoi devez-vous vous attendre lorsque vous commencez à désencombrer vos appareils ? Au début, vous vous sentirez dépassé :

Suivi de quelques souvenirs amusants :

Une fois le projet terminé, vous vous sentirez enfin libéré d'un poids énorme.

Avant de commencer, il est important de noter que vous n'êtes pas obligé de suivre ce guide à la lettre pour obtenir un flux de travail parfaitement rangé. N'hésitez pas à organiser votre espace comme vous le faites normalement, mais je vous encourage à faire quelques essais ! 🧠💡

Voici huit projets de désencombrement numérique que vous pouvez faire pour vous lancer dans votre parcours de désencombrement numérique.

8 projets de désencombrement numérique

1️⃣ Videz le dossier Téléchargements

Les téléchargements PDF aléatoires et les captures d'écran en double doivent disparaître ! Commencez par organiser ce dossier dans une liste et triez-les par type de fichier afin de les supprimer facilement par groupes. Cela m'aide à trouver et à supprimer rapidement tous les fichiers PNG, archives Zip, GIF et dossiers HTML de mes anciens projets dont je n'ai plus besoin. Une fois ce premier nettoyage achevé, passez au reste qui nécessite une attention particulière. 🔎

Astuce : si vous utilisez un Mac, sélectionnez un fichier (ou un groupe de fichiers) et appuyez sur la barre d'espace pour prévisualiser le fichier. Appuyez ensuite à nouveau sur la barre d'espace pour fermer le fichier. Vous pourrez ainsi vous débarrasser plus rapidement du désordre au lieu d'ouvrir et de fermer chaque fichier individuellement !

2️⃣ Organisez votre Google Drive

Google Drive est similaire au dossier Téléchargements, car il peut rapidement se remplir de copies de copies de copies de documents à moitié terminés. Organisez vos fichiers dans la vue en grille ou en liste et supprimez tout ce qui ne vous sert pas. 🗑

Conseil n° 1 : allez plus loin dans l'organisation de votre Google Drive en remplaçant votre page d'accueil par défaut Mon Drive par Priorité. Cela vous aidera à vous sentir moins submergé en vous concentrant sur ce qui est important plutôt que sur l'ensemble de votre bibliothèque lorsque vous ouvrez Google Drive.

En haut de la page Priorité se trouve un carrousel d'accès rapide aux fichiers individuels qui ont été ouverts fréquemment. C'est en bas de la page que la magie opère vraiment ! Vous pouvez créer des environnements de travail pour accéder aux fichiers les plus essentiels ou les plus actifs sans les déplacer de leur emplacement d'origine. 📍

Conseil n° 2 : si vous n'utilisez pratiquement jamais le panneau Suggestions situé en haut de votre Google Drive, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en cliquant sur l'icône en forme de roue dentée > Paramètres > décochez Suggestions.

3️⃣ Regroupez les signets et les extensions de votre navigateur

Les signets et les extensions devraient nous aider à tirer le meilleur parti de notre expérience en ligne. Si cet espace de votre environnement numérique est surchargé, voici quelques suggestions pour le simplifier :

Conseil : sans exagération, l'extension Chrome ClickUp change la donne. Lorsque je fais des recherches pour mon prochain projet, j'ajoute entre 8 et 12 sites web à mes signets à chaque session. Il s'agit d'une compilation de sources de texte, de vidéos YouTube et d'inspirations. Au lieu de les enregistrer dans un dossier Chrome et de les oublier, je les ajoute à mes signets grâce à l'extension Chrome ClickUp ! Elle se synchronise avec mon compte ClickUp et le reste de mon travail, avec une petite note que j'ai laissée à mon futur moi pour lui expliquer son utilité. Si vous ne retenez qu'une seule chose de ce guide, que ce soit celle-ci : téléchargez l'extension Chrome ClickUp! 🆓

4️⃣ Videz vos boîtes de réception d’e-mails

On peut supposer sans risque que chaque personne possède entre trois et cinq comptes de e-mail :

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com ou Yahoo! Mail depuis votre jeunesse 2. Gmail (parce que ce n'était pas AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com ou Yahoo! Mail depuis votre jeunesse) 3. Un compte professionnel 4 & 5. Des comptes avec différentes versions de notre nom

Commencez par vous occuper d'un seul compte d'e-mail, personnel ou professionnel, en classant, supprimant ou archivant les messages. Si vous ne savez pas par où commencer, voici quelques options :

Astuce : si vous utilisez Gmail, allez dans la barre de recherche et cliquez sur l'icône Afficher les options de recherche. Recherchez tous les e-mails de plus de 5 Mo ou 10 Mo et supprimez-les ou archivez-les.

Une fois que vous avez éliminé le désordre, il est temps de vous organiser ! Grâce à quelques techniques, vous pouvez commencer à développer vos compétences en matière de gestion des e-mails et du temps et gagner du temps dans votre journée. Voici comment :

1. Évitez d'utiliser une structure de dossiers à plusieurs niveaux pour classer vos e-mails. Au fil du temps, vous finirez par ajouter de sous-dossiers qui ne feront qu'ajouter au désordre. Vous perdrez du temps à modifier votre système tous les deux mois pour l'adapter aux nouvelles tâches, projets et correspondances qui vous parviennent. Utilisez plutôt des catégories et des libellés pour vos e-mails et supprimez-les de votre boîte de réception. Lorsque vous avez besoin de rechercher un e-mail spécifique, il vous suffit de rechercher par étiquette ou par nom de catégorie.

2. Mettez en place une routine pour vos e-mails. Avant ClickUp, une journée de travail « normale » pour moi consistait à vider ma boîte de réception. Toutes les deux heures, je me rendais à des réunions, mais ensuite je retournais à ma boîte de réception. Vers la fin de la journée, vers 15 heures, je commençais à m'occuper de mes tâches réelles, mais à ce moment-là, mon cerveau était déjà épuisé après avoir traité des e-mails toute la journée. Cela n'est pas possible pour tout le monde, mais si vous vous entraînez à consulter vos e-mails plusieurs fois par jour, vous pouvez créer des blocs de temps dans votre journée pour terminer vos tâches.

3. Utilisez les fonctionnalités de votre fournisseur d'e-mail pour optimiser votre productivité. Raccourcis, catégories, étiquettes, règles, libellés, tout ! Ces fonctionnalités valent l'effort d'être apprises et mises en œuvre, car elles vous permettent d'économiser de l'énergie mentale et du temps, deux ressources importantes dont vous avez besoin chaque jour.

Si vous avez un intérêt pour des conseils de productivité pour Outlook ou Gmail, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !

5️⃣ Téléchargez vos photos et captures d'écran sur le cloud

Gagnez de l'espace sur votre appareil en transférant vos photos vers un service de stockage cloud tel qu'iCloud ou Google Photos. Pour les photos que vous souhaitez conserver sur votre téléphone, parcourez votre bibliothèque et supprimez les doublons, les images de mèmes amusants et les captures d'écran accidentelles de l'alarme.

Astuce : Google Photos dispose d'une fonctionnalité qui classe les photos et vidéos volumineuses, les photos floues, les captures d'écran et autres applications afin de pouvoir rapidement passer en revue et supprimer ces fichiers. Si vous possédez un appareil Apple, vous pouvez filtrer par type de média.

6️⃣ Nettoyez vos flux sociaux

Les réseaux sociaux apportent-ils une valeur ajoutée à votre vie ? Vous éduquent-ils, vous inspirent-ils ou vous permettent-ils de vous sentir connecté à des personnes positives ? Il s'agit peut-être du projet de désencombrement le plus important de cette liste, car tout le monde peut le réaliser. Un monde gratuit sans réseaux sociaux vous attend, où vous pourrez passer du temps à faire des choses pour vous-même ou avec d'autres personnes.

Si pour vous, faire le ménage signifie désactiver vos comptes pendant quelques semaines ou quelques mois, c'est à vous de voir ! Mais si cela vous semble excessif, un simple désencombrement tous les mois environ commencera à avoir des effets bénéfiques sur votre santé mentale :

Si vous gérez les comptes de réseaux sociaux de votre entreprise, pensez à utiliser une boîte de réception sociale unifiée. Grâce à cet outil, vous gagnerez du temps que vous consacrez habituellement à passer d'un onglet, d'un compte ou d'un appareil à l'autre, et vous éviterez de céder à de nombreuses distractions.

7️⃣ Organisez vos écrans d'accueil d'Accueil

Supprimez toutes les notes et applications inutiles, puis organisez ce qui reste. Selon la façon dont vous préférez organiser vos applications, voici quelques suggestions de structure :

1. Organisez par type de dossier. Regroupez les applications en fonction de leur utilisation (productivité, réseaux sociaux, travail, photographie, voyages).

2. Réfléchissez à la façon dont vous tenez votre téléphone ou votre tablette. Placez les applications auxquelles vous devez accéder rapidement sur les bords de l'écran.

3. Mettez en avant vos applications les plus utilisées ou indispensables. Limitez ce qui s'affiche sur les pages de votre écran d'accueil sans avoir à effectuer de recherche.

8️⃣ Optimisez votre outil de gestion de projet

Si vous utilisez un outil de gestion de projet pour vos études ou votre travail, il y a de fortes chances que vous disposiez d'une mine d'informations et de notes dispersées dans tous les coins du logiciel. Ce n'est pas grave ! Nous sommes tous confrontés à ce désordre, car nous passons constamment à la nouveauté et à la suite. Nous nous disons : « Bah, je le ferai plus tard. » 🤷‍♀️

Commencez le processus de désencombrement en nettoyant votre tableau de bord domestique et en classant vos anciens travaux :

1. Terminez les tâches en suspens

2. Archiver la correspondance

3. Classez les documents importants (factures, cahiers des charges pour les projets)

4. Supprimez les rapports obsolètes

Conseil : la clé pour mener à bien vos projets (sans stress) est de suivre un système évolutif et fiable. Si vous disposez d'un outil de gestion de projet ou d'organisation complet, exploitez les fonctionnalités disponibles et organisez votre travail.

Voilà, vous avez maintenant huit projets pour vous libérer du désordre !

Prêt à passer au niveau supérieur en matière de désencombrement et d'organisation ? Découvrez ClickUp, un environnement de travail personnalisable et tout-en-un qui simplifie le travail et vous permet d'en faire plus. 👋

Comment utiliser un compte ClickUp gratuit pour adopter instantanément de bonnes habitudes d'organisation

Il n'est jamais trop tôt pour commencer à organiser vos fichiers afin d'améliorer votre productivité ! Plutôt que d'attendre que le désordre s'accumule, consacrez chaque mois du temps à désencombrer vos appareils. C'est là que ClickUp entre en jeu :

1. Définissez une tâche récurrente mensuelle dans ClickUp pour nettoyer vos environnements de travail numériques. Engagez-vous à suivre un programme de nettoyage numérique une fois par mois à l'aide de checklists afin de savoir exactement quoi faire le moment venu.

2. Gagnez de l'espace sur vos appareils en utilisant les rappels et les tâches ClickUp. Déplacez les captures d'écran, les notes et les fichiers liés à vos projets vers votre environnement de travail ClickUp afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

3. Accédez aux fonctionnalités clés de ClickUp depuis l'extérieur de la plateforme, sur n'importe quel appareil. Éliminez la contrainte de passer d'une application à l'autre pour rester organisé et accomplir votre travail.

4. Utilisez l'extension Chrome ClickUp lorsque vous naviguez sur Internet. Sérieusement, cela va changer la donne !

Si vous êtes nouveau sur ClickUp, consultez cette leçon facile de ClickUp University pour créer en toute confiance votre tâche de désencombrement numérique ! ⬇️

Une dernière réflexion

Que pourriez-vous faire avec le temps supplémentaire dont vous disposeriez chaque jour ? Apprendre une nouvelle compétence ? Passer du temps avec vos proches ? Faire la sieste ?

Quelle que soit votre réponse, nous pouvons tous convenir d'une chose : adopter des habitudes positives et durables nous permet d'être inspirés, productifs et confiants. Nous n'avons pas besoin des systèmes les plus avancés ni d'une installation esthétique parfaite pour nous motiver temporairement à accomplir nos tâches.

Vous pouvez réaliser tous les projets de désencombrement présentés dans cet article sans eux. Allez-y doucement et n'oubliez pas qu'en effectuant ce travail maintenant, vous serez moins submergé au fil du temps. 😌 🖥 📱

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