vous êtes curieux à propos de la gestion des tâches par courrier électronique ?
Imaginez ceci :
vous recherchez un vieil e-mail que votre collègue vous a envoyé il y a quelques mois. 10 minutes s'écoulent, puis 20, puis 30..._
Cela vous semble maintenant une éternité, et vous vous enfoncez dans l'océan sans fin des courriels perdus .
La dernière fois que nous avons vérifié, ce n'est pas une façon de d'accomplir des tâches !
Mais ne vous inquiétez pas, nous avons trouvé une solution à ce dilemme.
Dans cet article, nous verrons ce qu'est la gestion des tâches par courrier électronique, ses principales caractéristiques, ses avantages et la manière dont elle peut être utilisée meilleur outil que vous pouvez utiliser pour gérer les tâches depuis votre boîte de réception.
vous êtes prêt à vous éloigner des chaînes d'emails interminables ?
Parfait, commençons !
Qu'est-ce que la gestion des tâches par courriel ?
L'email gestion des tâches consiste à utiliser votre boîte de réception pour trier, organiser et créer des tâches. Il s'agit notamment d'assigner des tâches à des personnes, de fixer des délais et de gérer des projets par le biais de votre messagerie électronique.
Mais bien sûr, les courriels sont systématiquement organisés en fonction de l'expéditeur, de l'objet et de la date, et non en fonction de la tâche, de la priorité et de la date limite. Les courriels sont également remplis de conversations qui ne sont pas pertinentes pour la délégation de tâches.
alors pourquoi les utiliser ?
Le courrier électronique n'est pas mort, surtout parce que les employés à plein temps passent jusqu'à 2.5 heures à traiter l'équivalent d'une journée de courrier électronique.
tout à coup, ces 30 minutes que vous avez perdues ne vous semblent pas si mauvaises, hein ? 😉
Mais il existe un moyen pour que les courriels deviennent des outils efficaces de gestion des tâches ; tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un outil de gestion des tâches basé sur le courrier électronique logiciel de gestion de projet .
Avec un outil de gestion des tâches par courrier électronique, vous pouvez programmer et planifier plusieurs projets, assigner des tâches et suivre les progrès accomplis. Cliquez ici pour plus de conseils sur la planification des tâches!
Fonctionnalités que doit posséder votre outil de gestion des tâches par courrier électronique
Nous savons que vous souhaitez que votre équipe soit plus forte que le Titanic afin qu'elle ne s'effondre pas comme cela :
Pour vous aider, voici une liste des fonctionnalités essentielles que doit posséder votre outil de gestion des tâches de messagerie :
1. Intégration des courriels
L'intégration des courriels est une fonction indispensable, notamment parce qu'il est impossible d'avoir un outil de gestion des tâches sans courriels.
Grâce à l'intégration des courriels, votre équipe peut gérer les documents dans et hors de leur boîte de réception. Ils peuvent également stocker et partager des courriels et créer des tâches avec des notifications automatiques.
Plus besoin de faire des allers-retours entre les différentes applications :
2. Création et délégation de tâches
La création de tâches est une fonctionnalité clé qui vous permet de planifier et d'envoyer des tâches à votre équipe de projet à l'aide de votre messagerie électronique. Les tâches sont envoyées avec une date d'échéance, une description de la tâche et des pièces jointes.
Une délégation de tâches efficace vous aidera également à la planification des capacités . Vous pourrez ainsi tirer le meilleur parti de ce qui est disponible.
Après tout, nous savons tous que Jack et Rose n'ont pas utilisé cette porte flottante au maximum de ses capacités ! 🙄
3. Planification des tâches
C'est une chose d'envoyer des tâches, c'en est une autre de gérer une équipe.
Votre outil de gestion de projet doit comporter des fonctions de gestion d'équipe qui garantissent que chaque membre de l'équipe a des tâches quotidiennes.
Si une tâche est retardée, votre gestionnaire de tâches doit être en mesure de replanifier automatiquement les tâches dépendantes. En outre, il doit comporter un calendrier intégré, des estimations de temps et des outils de suivi des tâches.
4. Mentions de tâches
Utilisez le puissant symbole @ pour mentionner un utilisateur, une équipe, une tâche ou un document afin de marquer les membres de votre espace de travail. Les mentions de tâches sont toujours visibles et envoyées par courrier électronique.
Cela signifie que les membres de votre équipe ne manqueront jamais une tâche, mais ce qui leur manquera, c'est l'excuse "Je n'ai pas vu la tâche "! _
5. Une communication rationalisée
Le gestionnaire de tâches que vous choisissez doit disposer d'une plate-forme centrale de messagerie instantanée où les membres de l'équipe peuvent communiquer.
Ainsi, votre équipe peut continuer à bénéficier de tous les avantages liés au courrier électronique, mais n'a plus besoin d'y recourir pour communiquer (lentement).
Related: Campagnes d'email goutte à goutte
Le meilleur outil de gestion des tâches d'emailing : ClickUp
L'email occupe 23% de la journée de travail d'un employé moyen et, en moyenne, les employés consultent leurs courriels 36 fois par jour. Je veux dire, nous sommes tous passés par là... rafraîchir nos courriels... 36 fois.⌚
Il n'est donc pas surprenant que les chefs de projet recherchent des outils de gestion des tâches pour stimuler la productivité au travail. Il n'est pas surprenant non plus que le respect des règles de l'email marketing et de l'email marketing soit une condition préalable à l'obtention d'un résultat positif l'email froid les meilleures pratiques permettent d'obtenir de vrais résultats.
Heureusement, ClickUp a été conçu pour cela.
**Qu'est-ce que ClickUp ?
Cliquer sur l'image
est le
l'outil de gestion de projet le plus utilisé au monde.
ClickUp fournit aux équipes tout ce dont elles ont besoin pour travailler de manière productive, qu'il s'agisse de vous aider à gérer votre équipe à distance ou d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe.
En parlant de cela, voici un article sur quelques conseils pour rester productif au travail ! maintenant, revenons à la gestion des tâches par courriel..
Voici comment la gestion des tâches de messagerie de ClickUp peut vous aider :
Le système de gestion des tâches par e-mail de ClickUp encourage les équipes à adopter une approche plus globale de leurs tâches afin de pouvoir les planifier en conséquence.
Nous ne voudrions pas nous retrouver dans une situation comme celle du Titanic, où l'on n'a pas prévu suffisamment de canots de sauvetage !
la gestion des tâches par courriel est un outil de gestion de l'information
Voyons comment ClickUp peut garantir une navigation en douceur à votre équipe :
1. Envoyer et recevoir des courriels directement à partir des tâches
Combien de temps gagneriez-vous si vous pouviez instantanément envoyer des e-mails ou y répondre directement à partir de vos tâches, sans avoir à changer d'onglet ?
Avec Email dans ClickUp avec ClickUp, vous pouvez faire exactement cela !
- Envoyez et recevez des messages électroniques directement à partir des tâches ClickUp
- Ajouter des pièces jointes,Formulairesdes réponses types, etc
- Organisez vos conversations par courrier électronique sous forme de commentaires ou deCommentaires filtrés* Mettre en place des automatisations d'emails basées sur des événements au sein de ClickUp
Par exemple, vous pouvez assigner des emails aux membres de l'équipe, collaborer sur les envois et les réponses, et déclencher des automatisations basées sur des champs personnalisés, des événements clients, et même le suivi des bogues. Les possibilités sont presque illimitées !
L'intégration de vos emails avec ClickUp vous aide à :
- Gagner du temps (plus de tabulation)
- Organiser les communications
- Maintenir la visibilité des conversations par e-mail
Pour cette fonctionnalité, ClickUp prend actuellement en charge Outlook, IMAP, Office 365 et Gmail. Tous les emails que vous envoyez depuis ClickUp auront l'air d'avoir été envoyés directement depuis votre messagerie - pas d'adresses de transfert bizarres !
2. Créer des tâches par e-mail
L'outil de gestion des tâches par courriel de ClickUp est doté d'une fonction de création de tâches Attribuer une tâche qui vous permet de créer des tâches en envoyant ou en transférant des courriers électroniques à ClickUp.
Voici les détails de la tâche que vous pouvez inclure :
- Nom de la tâche: l'objet de l'e-mail sera le nom de votre tâche
- Description de la tâche: le corps de l'e-mail contient la description de la tâche
- Attribuer des tâches :
utilisez
, , dans la ligne d'objet pour ajouter plusieurs destinataires à votre tâche - Date d'échéance :
utilisez
dans la ligne d'objet pour ajouter une date limite - Pièces jointes : ajoutez des images, des liens et des fichiers à votre courrier électronique et ils apparaîtront immédiatement en tant que pièces jointes à la tâche
3. Ajouter des commentaires
Vous pouvez envoyer des courriels aux tâches ClickUp, et il apparaîtra comme un nouveau Commentaire pour cette tâche, y compris toutes les pièces jointes.
vous vous posez des questions sur la mise en page ?
Ne vous inquiétez pas, ClickUp capture l'e-mail HTML dans son intégralité, de sorte que vos images et vos dessins seront aussi spectaculaires que le dessin de Rose par Jack.
4. Répondre aux notifications
Vous pouvez répondre aux courriels de notification de ClickUp en renvoyant un courriel qui sera ajouté comme nouveau commentaire à la tâche. Pas besoin de passer d'une application à l'autre !
5. Automatiser les tâches
Utilisez les règles de transfert de courrier de ClickUp pour créer automatiquement des tâches pour vous. Et si vous enregistrez votre tâche et Liste à votre carnet de contacts, vous pouvez ajouter des tâches à votre liste de tâches en cours de route !
Vous pouvez également automatiser vos tâches à l'aide du logiciel ClickUp Fonctionnalité des tâches récurrentes . Vous pouvez personnaliser la récurrence des tâches en utilisant un calendrier de répétition ou un déclencheur de répétition.
6. Planification des tâches
Utilisez les détails de la tâche de ClickUp pour ajouter une date d'échéance dans la ligne d'objet qui programmera automatiquement une date limite pour cette tâche spécifique.
Vous pouvez également utiliser la fonction glisser-déposer Fonctionnalité de planification du temps pour gérer l'emploi du temps de votre équipe sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Si un membre de l'équipe est retardé (nous savons tous que la vie est parfois difficile), ClickUp modifie automatiquement les dates d'échéance de toutes les tâches dépendantes.
Bonus:
Email Alternatives
7. Intégration de Gmail et de Microsoft Outlook
ClickUp vous permet de vous connecter Gmail et Perspectives avec vos tâches ClickUp. Ainsi, toute tâche que vous ajoutez dans ClickUp sera synchronisée dans vos tâches Gmail ou Outlook.
vous voulez gagner du temps ?
Convertissez les e-mails importants de votre boîte de réception Gmail en tâches ClickUp en leur ajoutant des étoiles. ⭐
Vous pouvez également synchroniser vos tâches ClickUp avec Calendrier Google .
Désormais, si vous mettez à jour une tâche dans ClickUp, vous verrez la modification dans l'application Google.
c'est très pratique !
Mais ce n'est pas tout ce que ClickUp a en réserve pour vous ! 🎁
Ce logiciel de gestion de projet génial offre également d'autres fonctionnalités telles que :
- plus de 50 automatisations de tâches : automatisez les tâches récurrentes et rationalisez votre flux de travail
- Vues personnalisables : choisissez la façon dont vous souhaitez visualiser un projet à l'aide de vues telles queDiagramme de Gantt,Charge de travail,Tableau Kanbanet bien d'autres encore
- Statut des tâches : ajoutez des mises à jour au statut de votre projet
- Listes de contrôle des tâches : utiliser simplelistes de choses à faire pour connaître vos réalisations quotidiennes
- Dépendances des tâches : aidez votre équipe à accomplir les tâches dans le bon ordre
- Priorités des tâches : utiliser des drapeaux pour indiquer les tâches qui doivent être effectuées d'urgence
- Intégrations tierces : ClickUp s'intègre avecEvernote,Médecin du tempset d'autres encore
- Tableaux de bord agiles : utiliserWidgets SprintdansTableaux de bord pour obtenir une vue d'ensemble de tout projet Agile
- Touches de raccourci et raccourcis clavier : utiliser un raccourci clavier pour améliorer et rationaliser votre expérience
Pourquoi vous avez besoin d'outils de gestion des tâches par courriel
Les outils de gestion des tâches par courrier électronique aident les chefs de projet et les équipes à accroître leur productivité productivité du courrier électronique au travail.
Avec une application de gestion des tâches, votre équipe peut atteindre les objectifs suivants boîte de réception zéro avec facilité et avoir plus de temps pour se concentrer sur des tâches individuelles.
Voici comment un logiciel de gestion des tâches permet d'atteindre cet objectif :
1. Transforme les courriels en tâches
En utilisant un outil qui s'intègre à votre client de messagerie, vous pouvez transformer votre boîte de réception en une gigantesque liste de tâches à accomplir liste de choses à faire .
Oubliez donc le téléchargement d'un application de prise de notes ou un application to-do ! Avec la gestion des tâches par e-mail, vous pouvez créer des tâches et ajouter des détails directement à partir de votre e-mail.
Dites adieu à la duplication des tâches et au passage d'une application à l'autre et d'une page à l'autre !
2. Pour envoyer moins d'e-mails et gagner du temps
Avec un gestionnaire de tâches, les membres de votre équipe, les documents liés au projet et les conversations sont tous stockés dans un espace central.
Cela signifie que vous n'avez plus besoin d'envoyer une question par courriel à un membre de l'équipe pour recevoir une réponse énigmatique qui vous oblige à envoyer un autre courriel.
Si vous continuez ainsi pendant un certain temps, vous..
En revanche, lorsque vous utilisez une application de tâches, vos courriels contiennent tous les détails de la tâche ainsi que la date d'échéance. Et si quelqu'un a une question, il lui suffit d'envoyer un message dans l'application de tâches intégré. Voilà !
Réponses en quelques secondes.
3. Augmente l'efficacité de l'équipe
Les outils de gestion des tâches par courrier électronique fournissent aux équipes de projet des descriptions détaillées des tâches, afin qu'elles ne soient pas désorientées quant à leurs responsabilités. En outre, vous pouvez simplement partager une tâche avec un membre de l'équipe en mentionnant les.
Les applications de gestion de projet aident également les équipes à travailler en collaboration. Grâce aux fonctions de suivi des tâches et à la messagerie instantanée, les équipes et les chefs de projet ont une meilleure vue d'ensemble de l'avancement du projet.
4. Centralise votre flux de travail
il n'y a rien de pire que de gérer plusieurs tâches à la fois..
Gérer plusieurs tâches sur plusieurs plateformes !
Bien que nous aimions tous nous considérer comme de grands multitâches, la vérité est que nous sommes bien plus aptes à travailler sur des plates-formes centralisées et unifiées.
Cela permet d'ordonner et d'organiser les choses et d'y voir plus clair d'un seul coup d'œil.
Et c'est exactement ce qu'une plateforme de gestion des tâches de messagerie vous aidera à faire. Comme vous pouvez gérer la répartition de la charge de travail, la communication au sein de l'équipe et la planification des tâches à partir de la même interface, vous n'aurez plus à sauter d'une plateforme à l'autre pour essayer de vous y retrouver !
Conclusion
La gestion des tâches par courriel permet aux équipes d'utiliser leur boîte de réception comme principale plateforme de gestion de projet. Bien que vous puissiez vous en tenir à votre boîte de réception habituelle, celle-ci ne vous offre pas un espace de travail doté de capacités de collaboration, de salons de discussion intégrés et d'automatisation des tâches.
ClickUp offre aux équipes une grande variété de fonctionnalités efficaces de gestion des tâches et de flux de travail par courriel pour les aider à être aussi productives que possible.
Avec des fonctionnalités allant de la planification des tâches à l'automatisation des e-mails, ClickUp permet aux équipes d'être plus productives délégation de tâches clickUp a tout ce qu'il faut pour gérer les tâches à partir de votre boîte aux lettres électronique. Obtenez ClickUp aujourd'hui et regardez votre boîte de réception se transformer en un outil efficace de gestion des tâches, car n'oubliez pas que la vie est trop courte pour la gâcher avec des chaînes d'emails interminables et ennuyeuses.
Demandez à Jack :
