Vous êtes curieux d'en savoir plus sur la gestion des tâches par e-mail ?
Imaginez ceci :
Vous recherchez un ancien e-mail que votre collègue vous a envoyé il y a quelques mois. 10 minutes passent, puis 20, puis 30...
Maintenant, cela vous semble une éternité, alors vous dérivez dans l'océan infini des e-mails perdus.
D'après nos dernières informations, ce n'est pas la bonne façon de mener à bien ses tâches!
Mais ne vous inquiétez pas, nous avons trouvé une solution à ce dilemme.
Dans cet article, nous examinerons ce qu'est la gestion des tâches par e-mail, ses principales fonctionnalités, ses avantages et le meilleur outil que vous pouvez utiliser pour gérer les tâches à partir de votre boîte de réception.
Prêt à vous libérer des chaînes d'e-mails interminables ?
Super, c'est parti !
Qu'est-ce que la gestion des tâches par e-mail ?
La gestion des tâches par e-mail consiste à utiliser votre boîte de réception pour trier, organiser et créer des tâches. Cela inclut l'attribution de tâches à des personnes, la fixation de délais et la gestion de projets, le tout via votre e-mail.
Mais bien sûr, les e-mails sont systématiquement classés par expéditeur, objet et date, et non par tâche, priorité et échéance. Les e-mails regorgent également de discussions qui ne sont pas pertinentes pour la délégation des tâches.
Alors pourquoi les utiliser ?
Ne vous méprenez pas, l'e-mail n'est pas mort, d'autant plus que les employés à temps plein passent jusqu'à 2,5 heures par jour au travail sur leurs e-mails.
Tout à coup, ces 30 minutes perdues ne semblent plus si graves, n'est-ce pas ? 😉
Mais il existe un moyen de transformer vos e-mails en outils efficaces de gestion des tâches: il vous suffit d'utiliser un logiciel de gestion de projet basé sur les e-mails.
Grâce à un outil de gestion des tâches par e-mail, vous pouvez planifier et organiser plusieurs projets, attribuer des tâches et suivre leur progression.
Cliquez ici pour obtenir plus de conseils sur la planification des tâches !
Fonctionnalités que votre outil de gestion des tâches par e-mail devrait posséder
Nous savons que vous souhaitez que votre équipe soit plus solide que le Titanic afin qu'elle ne se désagrège pas comme ceci :
Pour vous aider, voici une liste des fonctionnalités essentielles que votre outil de gestion des tâches par e-mail devrait posséder :
1. Intégration des e-mails
L'intégration des e-mails est une fonctionnalité indispensable, notamment parce qu'il est tout simplement impossible d'utiliser un outil de gestion des tâches par e-mail sans e-mails.
Grâce à l'intégration des e-mails, votre équipe peut gérer les documents entrants et sortants de sa boîte de réception. Elle peut également stocker et partager des e-mails et créer des tâches avec des notifications automatiques.
Fini les allers-retours entre les applications comme ceci :
2. Création et délégation des tâches
La création de tâches est une fonctionnalité clé qui vous permet de planifier et d'envoyer des tâches à votre équipe de projet à l'aide de votre e-mail. Les tâches sont envoyées avec une date d'échéance, une description et des pièces jointes.
Une délégation efficace des tâches vous aidera également à planifier vos capacités. Vous pourrez ainsi tirer le meilleur parti de ce qui est disponible.
Après tout, nous savons tous que Jack et Rose n'ont pas utilisé cette porte flottante à sa capacité maximale ! 🙄
3. Planification des tâches
Envoyer des tâches est une chose, gérer une équipe en est une autre.
Votre outil de gestion de projet doit disposer de fonctionnalités de gestion d'équipe qui garantissent que chaque membre de l'équipe dispose de tâches quotidiennes.
Si une tâche est retardée, votre gestionnaire de tâches doit être capable de reprogrammer automatiquement les tâches dépendantes. De plus, il doit intégrer un Calendrier, des estimations de durée et des outils de suivi des tâches.
4. Mentions de tâches
Utilisez le symbole @ tout-puissant pour mentionner un utilisateur, une équipe, une tâche ou un document afin de taguer les membres de votre environnement de travail. Les mentions de tâches sont toujours visibles et envoyées par e-mail.
Ainsi, les membres de votre équipe ne manqueront plus jamais une tâche, mais ce qu'ils manqueront, c'est l'excuse « Je n'ai pas vu la tâche » !
5. Communication rationalisée
Le gestionnaire de tâches que vous choisissez doit disposer d'une plateforme centrale de messagerie instantanée où les membres de l'équipe peuvent communiquer.
Ainsi, votre équipe pourra continuer à profiter de tous les avantages offerts par les e-mails, sans avoir à compter sur eux pour une communication (lente).
Connexes : Campagnes d'e-mails goutte à goutte
Le meilleur outil de gestion des tâches par e-mail : ClickUp
Les e-mails occupent 23 % de la journée de travail moyenne d'un employé, et en moyenne, les employés consultent leurs e-mails 36 fois par jour. Je veux dire, nous sommes tous passés par là... actualiser nos e-mails... 36 fois. ⌚
Il n'est donc pas surprenant que les chefs de projet recherchent des outils de gestion des tâches pour améliorer la productivité au travail. Il n'est pas non plus surprenant que le respect des bonnes pratiques en matière de marketing par e-mail et d'e-mails à froid donne des résultats concrets.
Heureusement, c'est exactement pour cela que ClickUp a été conçu.
Qu'est-ce que ClickUp ?
ClickUp est le leader mondial des outils de gestion de projet.
Qu'il s'agisse de vous aider à gérer votre équipe à distance ou d'améliorer la collaboration au sein de votre équipe, ClickUp fournit aux équipes tout ce dont elles ont besoin pour travailler de manière productive.
À ce propos, voici un article qui vous donnera quelques conseils pour rester productif au travail !
Revenons maintenant à la gestion des tâches par e-mail...
Voici comment la gestion des tâches par e-mail de ClickUp peut vous aider :
Le système de gestion des tâches par e-mail de ClickUp encourage les équipes à adopter une approche plus globale de leurs tâches afin de pouvoir planifier en conséquence.
Nous ne voudrions pas nous retrouver dans une situation similaire à celle du Titanic, où l'on n'avait pas prévu suffisamment de canots de sauvetage !
Vous êtes perdu ?
Voyons comment ClickUp peut garantir le bon fonctionnement de votre équipe :
1. Envoyez et recevez des e-mails directement à partir des tâches
Combien de temps gagneriez-vous si vous pouviez envoyer ou répondre instantanément à des e-mails tout en continuant à effectuer du travail, sans jamais avoir à changer d'onglet ?
Avec e-mail dans ClickUp, c'est exactement ce que vous pouvez faire !
- Envoyez et recevez des e-mails directement depuis les tâches ClickUp.
- Ajoutez des pièces jointes, des formulaires, des modèles de réponses, etc.
- Organisez vos discussions par e-mail sous forme de commentaires ou de fils de discussion.
- Configurez des automatisations d'e-mails basées sur des évènements dans ClickUp.
Vous pouvez par exemple attribuer des e-mails à des membres de votre équipe, collaborer sur les envois et les réponses, et déclencher des automatisations basées sur des champs personnalisés, des évènements clients et même le suivi des bogues. Les possibilités sont presque illimitées !
L'intégration de vos e-mails à ClickUp vous aide à :
- Gagnez du temps (plus besoin de passer d'un onglet à l'autre)
- Organisez vos communications
- Maintenez la visibilité sur l'ensemble de vos discussions par e-mail
Pour cette fonctionnalité, ClickUp prend actuellement en charge Outlook, IMAP, Office 365 et Gmail. Tous les e-mails que vous envoyez depuis ClickUp auront l'air d'avoir été envoyés directement depuis votre messagerie, sans adresse de transfert bizarre !
2. Créer des tâches par e-mail
L'outil de gestion des tâches par e-mail de ClickUp dispose d'une fonctionnalité « Assign Task » (Attribuer une tâche) qui vous permet de créer des tâches en envoyant ou en transférant des e-mails à ClickUp.
Voici les détails des tâches que vous pouvez inclure :
- Nom de la tâche : l'objet de l'e-mail sera le nom de votre tâche.
- Descriptions des tâches : le corps de l'e-mail contient la description de la tâche.
- Attribuer des tâches : utilisez
, dans la ligne d'objet pour ajouter plusieurs personnes assignées à votre tâche., - Date d'échéance : utilisez
dans la ligne d'objet pour ajouter une date limite. - Pièces jointes : ajoutez des images, des liens et des fichiers à votre e-mail, et ils apparaîtront immédiatement comme pièces jointes à la tâche.
3. Ajouter des commentaires
Vous pouvez envoyer des e-mails vers les tâches ClickUp, et ils apparaîtront sous forme de nouveau commentaire pour cette tâche, y compris toutes les pièces jointes.
Vous vous interrogez sur la disposition ?
Ne vous inquiétez pas, ClickUp capture l'intégralité de l'e-mail HTML, vos images et vos designs seront donc aussi spectaculaires que le dessin de Rose réalisé par Jack.
4. Répondre aux notifications
Vous pouvez répondre aux e-mails de notification de ClickUp en renvoyant un e-mail qui sera ajouté comme nouveau commentaire à la tâche. Pas besoin de passer d'une application à l'autre !
5. Automatisez les tâches
Utilisez les règles de transfert d'e-mails de ClickUp pour créer automatiquement des tâches. Et si vous enregistrez vos tâches et adresses de liste dans votre carnet d'adresses, vous pouvez ajouter des tâches à votre liste de tâches où que vous soyez !
Vous pouvez également automatiser vos tâches à l'aide de la fonctionnalité « Tâches récurrentes » de ClickUp. Vous pouvez personnaliser la périodicité des tâches en utilisant soit un calendrier de répétition, soit un déclencheur de répétition.
6. Planification des tâches
Utilisez les détails des tâches ClickUp pour ajouter une date d'échéance dans la ligne d'objet, ce qui planifiera automatiquement une date limite pour cette tâche spécifique.
Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de planification par glisser-déposer pour gérer le planning de votre équipe sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Si un membre de l'équipe prend du retard (nous savons tous que cela peut arriver), ClickUp modifie automatiquement les dates d'échéance de toutes les tâches dépendantes.
Bonus : alternatives aux e-mails
7. Intégration de Gmail et Microsoft Outlook
ClickUp vous permet de connecter Gmail et Outlook à vos tâches ClickUp. Ainsi, toute tâche que vous ajoutez dans ClickUp sera synchronisée dans vos tâches Gmail ou Outlook.
Vous souhaitez gagner du temps ?
Convertissez les e-mails importants de votre boîte de réception Gmail en tâches ClickUp en leur ajoutant des étoiles. ⭐
Vous pouvez également synchroniser vos tâches ClickUp avec Google Agenda.
Désormais, lorsque vous mettez à jour une tâche dans ClickUp, vous verrez la modification dans l'application Google.
Quelle commodité !
Mais ce n'est pas tout ce que ClickUp vous réserve ! 🎁
Ce formidable logiciel de gestion de projet offre également d'autres fonctionnalités telles que :
- Plus de 50 automatisations de tâches : automatisez les tâches récurrentes et rationalisez votre flux de travail.
- Vues personnalisables : choisissez comment vous souhaitez visualiser un projet à l'aide de vues telles que le diagramme de Gantt, la Charge de travail, le tableau Kanban et bien d'autres encore.
- Statuts des tâches : ajoutez des mises à jour au statut de votre projet
- Checklists : utilisez de simples listes à faire pour voir ce que vous avez accompli chaque jour.
- Dépendances entre les tâches : aidez votre équipe à achever les tâches dans le bon ordre.
- Priorités des tâches : utilisez des indicateurs pour signaler les tâches à faire de manière urgente.
- Intégrations tierces : ClickUp s'intègre à Evernote, Time Doctor et bien d'autres outils.
- Tableaux de bord Agile : utilisez les widgets Sprint dans les tableaux de bord pour obtenir une vue d'ensemble de tout projet Agile.
- Raccourcis clavier et raccourcis clavier : utilisez un raccourci clavier pour améliorer et rationaliser votre expérience.
Pourquoi vous avez besoin d'outils de gestion des tâches par e-mail
Les outils de gestion des tâches par e-mail aident les chefs de projet et les équipes à améliorer leur productivité au travail.
Grâce à une application de gestion des tâches, votre équipe peut facilement atteindre l'objectif « inbox zero » et disposer de plus de temps pour se concentrer sur des tâches individuelles.
Voici comment fonctionne un logiciel de gestion des tâches :
1. Transforme les e-mails en tâches à accomplir
En utilisant un outil qui s'intègre à votre client de e-mail, vous pouvez transformer votre boîte de réception en une immense liste de choses à faire.
Alors, oubliez le fait de télécharger une application de prise de notes ou une application pour gérer les tâches à faire !
Grâce à la gestion des tâches par e-mail, vous pouvez créer des tâches et ajouter des détails directement depuis votre e-mail.
Dites adieu aux tâches en double et aux allers-retours entre les applications et les pages !
2. Pour envoyer moins d'e-mails et gagner du temps
Grâce à un gestionnaire de tâches, les membres de votre équipe, les documents liés aux projets et les discussions sont tous stockés dans un emplacement centralisé.
Cela signifie que vous n'avez plus besoin d'envoyer un e-mail à un membre de votre équipe pour obtenir une réponse énigmatique qui vous oblige à envoyer un autre e-mail.
Continuez ainsi suffisamment longtemps et soudainement...
Cependant, lorsque vous utilisez une application de gestion des tâches, vos e-mails contiennent tous les détails relatifs à la tâche ainsi que la date d'échéance. Et si quelqu'un a une question, il lui suffit d'envoyer un message dans la salle de discussion intégrée.
Voilà !
Réponses en quelques secondes.
3. Augmente l'efficacité de l'équipe
Les outils de gestion des tâches par e-mail fournissent aux équipes de projet des descriptions détaillées des tâches afin qu'elles ne soient pas perdues quant à leurs responsabilités. De plus, vous pouvez simplement partager une tâche avec un membre de l'équipe en le mentionnant.
Les applications de gestion de projet aident également les équipes à travailler en collaboration. Grâce aux fonctionnalités de suivi des tâches et à la messagerie instantanée, les équipes et les chefs de projet ont une meilleure vue d'ensemble de l'avancement du projet.
4. Centralise votre flux de travail
Qu'y a-t-il de pire que de gérer plusieurs tâches à la fois ?
Gérez plusieurs tâches sur plusieurs plateformes !
Même si nous aimons tous nous considérer comme des experts du multitâche, la vérité est que nous sommes bien plus efficaces lorsque nous travaillons sur des plateformes centralisées et unifiées.
Il permet de garder les choses en ordre, organisées, et vous aide à y voir plus clair en un seul coup d'œil.
C'est exactement ce qu'une plateforme de gestion des tâches par e-mail vous permettra de faire. Comme vous pouvez gérer la répartition de la charge de travail, les communications au sein de l'équipe et la planification des tâches à partir d'une seule et même interface, vous n'aurez plus à passer d'une plateforme à l'autre pour essayer de vous y retrouver !
Conclusion
La gestion des tâches par e-mail permet aux équipes d'utiliser leur boîte de réception comme principale plateforme de gestion de projet. Vous pourriez certes continuer à utiliser votre boîte de réception habituelle, mais celle-ci ne vous offre pas d'environnement de travail doté de fonctionnalités collaboratives, de salles de discussion intégrées et d'automatisation des tâches.
ClickUp offre aux équipes une grande variété de fonctionnalités efficaces de gestion des tâches et des flux de travail par e-mail afin de les aider à être aussi productives que possible.
Avec des fonctionnalités allant de la planification des tâches à la délégation des tâches par e-mail, ClickUp a tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos tâches depuis votre boîte de réception.
Procurez-vous ClickUp dès aujourd'hui et voyez votre boîte de réception se transformer en un outil de gestion des tâches efficace, car n'oubliez pas que la vie est trop courte pour la gaspiller dans des chaînes d'e-mails interminables et ennuyeuses.
Demandez à Jack :
