À faites-vous constamment l'objet de notifications par e-mail ? Peu importe que ce soit le jour, la nuit, le mardi, le samedi ou le dimanche. Vous recevez des dizaines, voire des centaines de messages et sentez votre niveau de stress augmenter à chaque nouvel ajout dans votre boîte de réception.
Vous fermez les yeux et espérez que certains d'entre eux disparaîtront comme par magie. Mais ce n'est pas le cas : ils sont toujours là. Et, depuis que l'e-mail reste l'un des outils de communication les plus utilisés dans le monde, une boîte de réception pleine semble être un mal nécessaire.
Bien que vous ne puissiez pas arrêter de recevoir des e-mails, vous pouvez vous assurer qu'ils ne vous submergeront pas ou ne vous frustreront pas en mettant en œuvre une approche intelligente, la méthode Boîte de réception zéro.
Dans cet article, nous vous présenterons cette astucieuse stratégie de gestion des e-mails, nous discuterons de ses avantages et nous vous donnerons des conseils pour l'appliquer afin d'éviter l'encombrement d'une ou de plusieurs boîtes de réception ! 📨
Qu'est-ce que la méthode de productivité "boîte de réception zéro" ?
La boîte de réception zéro est une méthode de gestion du courrier électronique stratégie de gestion des e-mails qui préconise de maintenir sa boîte de réception vide ou presque. 📥
Cela ne signifie pas que vous devriez aller de l'avant et supprimer tous les e-mails. L'objectif ultime de la boîte de réception zéro est d'améliorer vos habitudes de gestion des e-mails et de rationaliser vos flux de travail afin d'éviter de vous retrouver avec une boîte de réception débordante.
L'approche repose sur le principe qu'un espace désencombré améliore la concentration, la productivité et l'organisation. Elle vous aide à établir des priorités et à réduire les temps de réponse sans vous stresser du nombre d'e-mails qui atterrissent dans votre boîte de réception.
Avantages de l'approche "boîte de réception zéro
Garder votre boîte de réception aussi vide que possible peut être un défi, mais beaucoup s'accordent à dire que cela en vaut la peine. Découvrez les avantages potentiels du concept de boîte de réception zéro :
- Amélioration de la productivité : Une boîte de réception désencombrée vous permet d'identifier les e-mails essentiels et urgents et de minimiser les distractions
- Réduction du niveau de stress : Une boîte de réception débordant d'e-mails peut déclencher du stress et de l'anxiété. La boîte de réception zéro vous aide à tenir ce stress à distance en gardant votre boîte de réception propre et bien rangée
- Meilleurgestion du temps: Une boîte de réception bien organisée signifie que vous ne perdez plus de temps à rechercher un e-mail spécifique et que vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus utiles
- Améliorécollaboration d'équipe: Vous pouvez facilement trouver et partager des informations pertinentes avec votre équipe et répondre plus rapidement aux e-mails importants
- Sécurité accrue : La boîte de réception Zero vous offre une meilleure visibilité sur ce qui atterrit dans votre boîte de réception, augmentant ainsi vos chances de reconnaître un e-mail suspect
Comment faire de la boîte de réception zéro et faire exploser l'organisation : 10 conseils simples
Vous voulez vous libérer des griffes d'une boîte de réception encombrée ? Consultez nos 10 astuces de désencombrement de la boîte de réception qui ont fait leurs preuves et mettez en œuvre celles qui correspondent à votre style de travail et à vos préférences personnelles. 🥰
1. N'ayez pas peur d'appuyer sur unsubscribe (désabonnement)
Vous vous êtes inscrit à plusieurs lettres d'information pour être au courant des nouveaux produits, des réductions et des dernières nouvelles et mises à jour. Mais des mois ont passé et vous avez ignoré toutes les lettres d'information auxquelles vous vous étiez abonné. Vous vous dites sans cesse : "Je pourrais en avoir besoin un jour", et vous décidez donc de ne pas vous désabonner, même si les e-mails entrants ne cessent de vous distraire.
Nous sommes ici pour vous encourager à décrocher le bouton de désabonnement. Vous réduirez ainsi le nombre d'e-mails que vous recevez et pourrez vous concentrer sur ceux qui requièrent votre attention (immédiate). Si vous regrettez votre décision, ce n'est pas la fin du monde : vous pouvez toujours vous réabonner.
2. Utiliser des libellés
L'utilisation de libellés est un autre excellent moyen de maintenir une boîte réception dégagée sans avoir à supprimer des e-mails. Ils vous aident à catégoriser vos e-mails pour faciliter la navigation et l'organisation.
Le processus exact de création de libellés dépend de la plateforme d'e-mail que vous utilisez, mais il est généralement simple. Par exemple, dans la boîte de réception de Gmail, vous verrez des libellés dans le coin inférieur gauche de l'écran. Tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur le signe plus, de saisir le nom du libellé et de sélectionner Create.
Ouvrez ensuite un e-mail, appuyez sur l'icône "Déplacer vers" située au-dessus de l'objet de l'e-mail et choisissez le libellé souhaité. L'e-mail sélectionné disparaîtra de votre boîte de réception et vous pourrez y accéder en cliquant sur le libellé.
En plus de désencombrer votre boîte de réception, les libellés peuvent vous aider à gérer votre temps plus efficacement -vous n'aurez plus jamais de mal à retrouver un e-mail spécifique.
Disons que vous travaillez dans l'équipe commerciale . Vous pouvez créer des libellés d'e-mails tels que Prospects, Offres, Suivis, Contrats, Promotions ou Internes. Mon travail vous permettra de classer votre travail par catégorie, de réduire l'encombrement numérique et d'assurer une gestion sans heurts des e-mails. ⛵
Vous pouvez également opter pour d'autres méthodes de libellé. Par exemple, vous pouvez trier vos e-mails en fonction du nom des clients, des mois de l'année ou de tout autre critère adapté à votre flux de travail.
3. Consacrez du temps à la vérification quotidienne de vos e-mails
Êtes-vous un obsessionnel de la vérification des e-mails ? Vous n'êtes pas le seul : de nombreuses personnes actualisent constamment leur boîte de réception pour voir si elles ont reçu un nouvel e-mail. Bien qu'il s'agisse d'une excellente tactique pour attraper les e-mails dès qu'ils arrivent dans votre boîte de réception, elle nuit à votre concentration. Frequent changement de contexte réduit la productivité et augmente le stress.
Un moyen efficace de lutter contre ce phénomène consiste à réserver des paramètres de temps spécifiques pour la consultation des e-mails, qui deviendrait une autre tâche de votre liste à faire . En fonction du nombre d'e-mails que vous recevez, de votre rôle et de votre style de travail, réservez plusieurs créneaux dans la journée pour examiner vos e-mails, établir un ordre de priorité et traiter ce qui est urgent et important. Il s'agit d'une bonne stratégie pour minimiser les interruptions de votre flux de travail. ✅
4. Utiliser la règle des trois minutes
Si vous avez reçu un e-mail et que vous pouvez y répondre immédiatement en trois minutes ou moins, faites-le ! Vous rayerez ainsi de votre liste des tâches plus simples mais importantes et éviterez que les e-mails ne s'accumulent.
Cela ne signifie pas que vous devez ignorer tous les e-mails qui nécessitent plus de trois minutes de votre temps. Dans ce cas, déterminez son degré d'urgence pour déterminer les étapes suivantes. Il est possible que vous deviez le traiter immédiatement. Il se peut aussi que vous souhaitiez le remettre à plus tard ou laisser votre collègue s'en occuper si la situation de l'équipe le permet.
5. Déléguez si possible
Si vous êtes travaillez en équipe vous pouvez organiser votre e-mail à l'aide de la fonction l'aide de Délégué . Par exemple, si vous n'êtes pas le destinataire principal d'un e-mail, vous pouvez probablement l'ignorer. Bien entendu, vérifiez cela avec les membres de votre équipe pour vous assurer que l'e-mail ne passe pas entre les mailles du filet.
La plupart des équipes ont des accords sur la manière de déléguer. Si ce n'est pas le cas de la vôtre, établir des règles de base sur le traitement des e-mails pourrait être une bonne idée, car cela pourrait être bénéfique pour tout le monde.
Il convient également de déterminer si vous êtes la personne la mieux placée pour traiter un e-mail. Prenons service client à titre d'exemple. De nombreuses entreprises divisent leur service clientèle en équipes : l'une s'occupe des problèmes de base et des FAQ, tandis que l'autre s'occupe des problèmes plus complexes ou des clients VIP.
Si votre équipe s'occupe des questions de base et que vous recevez un e-mail qui n'est pas de votre ressort, vous le déléguerez à un collègue qui pourra facilement y répondre.
6. Utiliser des filtres
Certaines plateformes de messagerie comme Gmail vous permettent d'utiliser des filtres pour "automatiser" la gestion des e-mails et classer sans effort les messages non lus.
Supposons que vous receviez des lettres d'information hebdomadaires d'un plateforme de gestion de projet . Vous souhaitez les lire à un moment donné, mais vous ne voulez pas qu'elles encombrent votre boîte de réception dès maintenant. Vous pouvez définir des paramètres pour trier toutes les futures lettres d'information.
Voici ce que cela donne dans Gmail :
- Ouvrez la lettre d'information qui a atterri dans votre boîte de réception
- Appuyez sur les trois points situés au-dessus de l'objet de l'e-mail
- Choisissez Filtrer les messages de ce type
- Remplissez les champs obligatoires pour fournir plus d'informations sur les e-mails que vous souhaitez filtrer automatiquement
- Personnalisez ce qui se passe lorsqu'un e-mail répond aux critères définis à l'étape précédente. Par exemple, vous pouvez archiver l'e-mail, le marquer comme lu ou important, le transférer ou lui appliquer un libellé 🏷️
Revenons à notre exemple de lettre d'information. Si vous avez créé un libellé "Lettre d'information", vous pouvez utiliser des filtres pour vous assurer que toutes les lettres d'information que vous recevez sont instantanément classées afin de faciliter la navigation et l'organisation. De cette façon, Gmail prend en charge une partie de votre travail et vous aide à désencombrer votre boîte de réception.
7. Utiliser la règle touch it once (touchez-la une fois)
La règle touch-it-once (touchez-la une fois) peut donner un coup d'accélérateur à vos efforts en faveur de la boîte de réception zéro. Le principe est simple : si vous ouvrez un e-mail, vous devez agir en conséquence. Vous pouvez le supprimer, le déléguer, l'archiver ou y répondre, mais vous devez agir.
Cette approche peut améliorer votre efficacité et est particulièrement bénéfique pour les procrastinateurs. Elle permet d'éviter le report du travail et l'accumulation des tâches.
Il convient de noter que l'application de cette règle n'est pas toujours la meilleure décision. Elle peut ne pas fonctionner pour les e-mails qui requièrent une attention particulière et prennent du temps à traiter. En outre, comme la règle met l'accent sur l'efficacité et la rapidité, certaines personnes peuvent la trouver stressante.
8. Créer des modèles
Vous aurez du mal à alléger votre boîte de réception si vous recevez chaque jour des centaines d'e-mails que vous ne pouvez pas remettre à plus tard ou déléguer. Dans ce cas, vous pourriez bénéficier de modèles.
Les modèles sont des structures comportant des sections préétablies destinées à divers usages, dont la gestion des e-mails. En plus de vous faire gagner du temps, les modèles minimisent le risque d'erreurs. 😊
Imaginons que vous travailliez dans le domaine des ventes et que vous traitiez les demandes de renseignements des gens. Vous pourriez répondre manuellement à chaque e-mail que vous recevez, mais c'est une énorme perte de temps. Au lieu de cela, vous pourriez vous donner une longueur d'avance en créant un modèle d'offre ou de proposition et en le copiant et le collant simplement à chaque demande (avec quelques modifications).
9. Tirez parti de l'option Archive
Vous avez un tas d'e-mails qui ne sont plus pertinents et qui ne nécessitent aucune action de votre part. Mais vous n'êtes pas sûr à 100 % de ne pas avoir besoin d'y revenir à un moment ou à un autre. Vous pouvez conserver ces e-mails dans votre boîte de réception, mais ils risquent de perturber votre concentration s'ils s'accumulent.
Une bonne alternative consiste à utiliser l'option Archive de Gmail. Lorsque vous archivez un e-mail, il est supprimé de votre boîte de réception mais reste enregistré dans votre compte, ce qui vous permet d'y revenir si nécessaire.
L'archivage d'un e-mail est simple et rapide. Il vous suffit d'ouvrir un e-mail et d'appuyer sur l'icône d'archivage au-dessus de la ligne d'objet, et vous aurez fait une étape de plus vers une boîte de réception vide !
Si vous souhaitez accéder à vos e-mails archivés, appuyez sur Tous les e-mails dans le menu situé à gauche de l'écran et trouvez l'e-mail spécifique que vous recherchez. Vous pouvez également utiliser la recherche avancée et personnaliser les critères pour récupérer l'e-mail plus rapidement.
10. Utiliser une plateforme de productivité
De nombreuses plateformes de productivité offrent de fantastiques options de gestion des e-mails qui peuvent vous aider à reléguer au passé les boîtes de réception débordantes. L'une de ces plateformes est ClickUp -un tout-en-un outil de productivité avec des fonctionnalités qui peuvent révolutionner votre approche de la gestion des e-mails et stimuler votre efficacité. Voyons comment ClickUp peut rationaliser votre travail et vous aider à obtenir une boîte de réception vide. 👇
ClickUp Gestion de projet e-mail
ClickUp offre un ensemble complet de fonctionnalités dédiées à l'amélioration de la qualité de service la gestion des e-mails aussi simple que possible - les ClickUp Gestion de projet e-mail suite !
Connectez votre e-mail à ClickUp pour trier facilement les messages dans une liste de tâches et assigner des messages aux membres de votre équipe
Une autre option précieuse dans le référentiel de ClickUp est Automatisations ClickUp . Utilisez-les pour rationaliser la gestion des e-mails -créer éléments d'action sur la base des e-mails des clients et définir des paramètres pour déclencher l'envoi automatique d'e-mails. Vous gagnerez ainsi du temps et votre boîte de réception sera moins encombrée !
ClickUp IA
Utilisez ClickUp AI pour écrire plus vite et peaufiner vos textes, vos réponses aux e-mails et bien plus encore
ClickUp est doté d'une fonctionnalité unique de Assistant d'écriture alimenté par l'IA qui peut endosser de nombreux rôles pour stimuler votre productivité et votre efficacité. En plus de vous aider à faire des remue-méninges, résumer, mettre en forme et modifier le contenu, ClickUp IA est un allié précieux pour rationaliser la gestion des e-mails.
Utilisez-le pour rédiger des e-mails en un clin d'œil - il vous suffit de fournir des éléments de discussion et quelques autres détails, et ClickUp AI personnalisera l'e-mail parfait avec le ton et la structure qui correspondent à votre intention et à votre/vos destinataire(s).
Vous apprécierez la possibilité de sélectionner le contenu d'un e-mail et de générer des éléments d'action en fonction de celui-ci. Cela vous permet de faire face à vos responsabilités plus rapidement tout en désencombrant et en atteignant la boîte de réception zéro.
ClickUp Extension Chrome
ClickUp travaille sur les téléphones mobiles, les appareils Windows, Mac et Linux. Il dispose également de son propre Extension Chrome qui peut vous aider à bien organiser votre boîte de réception d'e-mails.
Voici comment utiliser l'extension Chrome ClickUp pour atteindre la boîte de réception zéro :
- Installez l'extension et connectez-y votre environnement de travail
- Allez sur Gmail, ouvrez n'importe quel e-mail et vérifiez si vous voyez l'icône ClickUp à l'intérieur pour revérifier la réussite de la connexion
- Ouvrez un e-mail que vous souhaitez ajouter à ClickUp et appuyez sur l'icône ClickUp. Choisissez d'ajouter l'e-mail à une tâche existante (Attacher à une tâche) ou d'en créer une nouvelle (Nouvelle tâche)
- Choisissez une destination (vérifiez que l'environnement de travail et la liste sont bien sélectionnés)
- Ajoutez un titre, une description et des assignés à la tâche, définissez une date d'échéance et créez la tâche
- Répétez le processus pour les autres e-mails de votre boîte de réception
Astuce bonus : Créez une liste de tâches par e-mail dans ClickUp pour centraliser tous vos e-mails et faciliter ainsi la gestion et la hiérarchisation de vos communications.
Modèles ClickUp
Créez des modèles dans ClickUp pour une automatisation efficace des e-mails afin de réduire les tâches manuelles et de gagner du temps
ClickUp vous permet, ainsi qu'à votre équipe, de personnaliser des modèles d'e-mail en un clin d'œil pour normaliser la communication de gagner du temps et de minimiser le risque d'erreurs.
Voici comment créer un un modèle d'e-mail dans ClickUp :
- Activez la fonctionnalité ClickApp E-mail et connectez votre compte e-mail à ClickUp (si ce n'est pas déjà fait)
- Ouvrir une tâche dans ClickUp
- Cliquez sur la case Nouveau commentaire (en bas à droite de l'écran)
- Appuyez sur l'icône _Envoyer un courriel
- Sélectionnez l'icône Modèles d'e-mail (la baguette magique)
- Choisissez Ajouter un modèle d'e-mail
- Saisissez le nom du modèle et le contenu souhaité
- Choisissez les personnes qui peuvent utiliser le modèle et cliquez sur Créer
Si vous souhaitez utiliser le modèle, il vous suffit de cliquer sur l'icône Modèles d'e-mail, de sélectionner le modèle souhaité, d'ajouter le destinataire et d'envoyer votre e-mail directement depuis ClickUp !
La création de ces modèles peut prendre un peu de temps, mais cela s'avère payant à long terme - vous et votre équipe serez en mesure de travailler plus rapidement , traiter les e-mails à la vitesse de l'éclair et accroître la satisfaction des clients. 🤩
ClickUp : Votre raccourci vers la boîte de réception zéro
Atteindre la boîte de réception zéro demande du temps, de l'organisation et des efforts, mais cela peut faire des merveilles pour votre concentration, votre productivité et votre collaboration. Si vous souhaitez accélérer le processus et le rendre aussi efficace que possible, utilisez ClickUp- ses options de gestion des e-mails vous aident à désencombrer votre boîte de réception et à rester au fait de vos tâches en minimisant les risques d'erreur. 📨 S'inscrire à ClickUp et réinventez vos flux de travail pour booster votre productivité !