Les travailleurs intellectuels américains gaspillent 5.3 heures par semaine à attendre des informations ou à recréer les connaissances institutionnelles existantes. Il s'agit non seulement d'un gaspillage de la productivité de chaque employé, mais cela entraîne également des retards dans les projets, des livraisons de qualité inférieure et, surtout, un désengagement de la part des employés.
Dans les environnements éloignés, ce manque d'accès à l'information/au savoir institutionnel peut être assez accablant, conduisant souvent à des démissions discrètes.
Vous pouvez éviter cela grâce à un système simple, reproductible et cohérent qui montre aux employés comment accomplir leurs tâches et prendre les bonnes décisions sur le lieu de travail. En d'autres termes, avec des flux de travail.
Un flux de travail est généralement une séquence d'étapes qu'un projet ou une tâche traverse du début à la fin. Cela peut être aussi complexe que le déploiement de microservices personnalisés dans le cloud ou aussi simple que l'approbation d'une dépense d'entreprise.
Il en existe également des non séquentiels comme les flux de travail de machine d'état - qui peuvent aller en avant et en arrière - ou les flux de travail guidés par des règles.
Quel que soit le type, un bon flux de travail agit comme une feuille de route pour achever une tâche, en donnant les bonnes directions et en plaçant les garde-fous appropriés.
Toutefois, la qualité d'un flux de travail dépend de celle de la personne qui le gère documentation qu'il a. Sans une documentation claire, concise et achevée, vos flux de travail seront probablement oubliés, voire ignorés, et vous reviendrez à la case départ.
Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi vous avez besoin d'une documentation efficace sur les flux de travail, comment en créer une et quels sont les outils que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la tâche.
Qu'est-ce que la documentation du flux de travail?
La documentation du flux de travail est le processus qui consiste à mettre par écrit les connaissances organisationnelles et à les rendre facilement accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Il s'agit généralement d'un ensemble de documents, disponibles via une interface sécurisée, qui paramètrent la manière dont vous menez chaque aspect de votre entreprise.
Les fonctionnalités clés d'une bonne documentation sur le flux de travail sont :
Granulaire : Un bon document de flux de travail décrit chaque étape du processus sans hypothèses. Si vous créez un document de flux de travail pour l'approbation des dépenses, vous devez couvrir le format de la demande de remboursement, la plateforme pour la soumettre, les noms/désignations des approbateurs, le SLA pour la réponse, la matrice d'escalade, le point de contact, etc.
Accessible : Une documentation de flux de travail introuvable ne vaut rien. Un bon document de flux de travail doit donc être facilement accessible, idéalement par le biais d'une recherche, sur une plateforme centralisée, telle qu'un disque partagé, un intranet local ou un lien sécurisé.
Effacées et concises : Personne n'aime lire des pages interminables de documentation pour effectuer les tâches les plus simples. Faites donc en sorte que la documentation soit courte, avec des instructions claires. Utilisez des outils visuels tels que des diagrammes de flux, des sections ou des checklists exploitables, soulignez les choses à faire ou à ne pas faire à l'aide d'émojis, etc.
Mise à jour : Dans les organisations à forte croissance, les choses changent rapidement. Veillez à revoir régulièrement vos flux de travail. Fixez une cadence, par exemple une fois par trimestre, ou une cadence qui fonctionne pour votre organisation. S'il s'agit d'un projet évolutif, mettez les documents à jour en temps réel.
Si cela vous semble beaucoup de paperasse pour ce que vos équipes font quotidiennement sans effort, laissez-nous vous montrer comment la documentation des flux de travail peut vous faire gagner près de six heures par personne et des millions de dollars à long terme.
Avantages d'une documentation de flux de travail efficace
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Souvent, lorsque nous parlons de flux de travail, nous visons l'efficacité des processus, l'amélioration de la productivité, le gain de temps, etc.
Cependant, une documentation efficace des flux de travail profite également aux employés. Elle sert de guide d'auto-assistance à chaque employé pour l'aider à s'orienter dans son travail. Voici comment.
Partage des connaissances de l'organisation : Un flux de travail clairement documenté garantit que tous les membres de votre équipe savent ce qu'ils doivent savoir pour bien faire leur travail.
Les nouveaux employés auront accès aux connaissances tacites et aux bonnes pratiques, ce qui leur évitera de répéter les mêmes erreurs. Cela accélérera l'intégration des employés, qu'il s'agisse de l'organisation ou de nouveaux projets.
Une meilleure collaboration : Les flux de travail décrivent chaque étape du processus, informant chaque membre de l'équipe de ce qui se passe avant et après avoir achevé sa tâche.
Cela les aide à collecter toutes les informations nécessaires, à achever leur travail efficacement et à le transmettre à la personne suivante.
Rapidité d'exécution : Lorsque chacun sait ce qu'il doit faire et comment le faire, il peut achever sa tâche sans être distrait.
Une bonne documentation sur le flux de travail précise également les problèmes que l'on peut rencontrer et les solutions possibles, ce qui permet d'aplanir les difficultés au cours du processus.
Alignement de l'équipe : Lorsque l'ensemble de l'équipe suit un flux de travail abonné, elle commet moins d'erreurs et fournit des résultats cohérents à chaque fois.
En retour, l'expérience client est cohérente, ce qui renforce la perception de la marque et se traduit par une augmentation des équipes commerciales, des bénéfices et une croissance plus rapide.
Responsabilité : Un bon flux de travail ne concerne pas seulement les étapes du processus, mais aussi les parties prenantes impliquées.
Il définit les responsabilités de chaque membre de l'équipe et les rend comptables de la réalisation d'un travail conforme aux normes de l'organisation.
Sécurité : Selon le Forum économique mondial, 95 % des problèmes de cybersécurité sont dus à l'erreur humaine. Il peut s'agir de tomber dans une escroquerie par hameçonnage ou d'introduire accidentellement des secrets dans le code.
Un flux de travail bien documenté indique ce qu'il ne faut pas faire, rappelant aux employés les mesures de sécurité qu'ils doivent suivre.
Amélioration continue : La documentation des flux de travail offre une visibilité réfléchie sur la manière dont chaque tâche est exécutée.
Cela aide les organisations à revoir leurs processus et à les améliorer en permanence. Cela permet aux organisations d'être attentives à leurs pratiques et de les affiner régulièrement.
Par essence, les flux de travail sont le "comment" faire de l'entreprise. Ce sont vos recettes, c'est-à-dire les moyens uniques que vous utilisez pour mener à bien vos projets.
Ils constituent votre propriété intellectuelle. Une bonne documentation de vos flux de travail permet à l'ensemble de votre organisation de tirer parti de votre propriété intellectuelle. Voici comment vous pouvez y parvenir.
Documenter le flux de travail vs. documenter le flux de travail - Est-ce la même chose?
Le flux de travail documentaire et la documentation du flux de travail renvoient à des aspects différents de la gestion des processus, même s'ils se ressemblent. Voici une analyse de chaque terme :
1. Flux de travail documentaire
- Définition: Désigne la séquence de processus ou d'étapes par lesquels passe un document au cours de son cycle de vie, de la création à l'achevé ou à l'archivé.
- **L'objectif est de rationaliser le mouvement, l'approbation et la gestion des documents au sein d'une organisation afin de garantir l'efficacité et la conformité.
- Exemples : La procédure d'approbation d'un document où une version préliminaire est soumise à un processus d'approbation
- Automatisation de l'approbation des factures, lorsqu'un document passe du service comptabilité à la direction pour signature.
Éléments clés
- Acheminement des documents vers les bonnes personnes ou les bons services.
- Paramétrage des hiérarchies d'approbation.
- Suivi du statut du document (par exemple, en attente, approuvé, rejeté).
- Assurer la conformité avec les réglementations et les pistes d'audit.
Exemples de cas d'utilisation :
- Révision de contrats juridiques.
- Pipelines de publication de contenu.
- Gestion des documents RH (par exemple, dossiers des employés, formulaires d'accueil).
2. Documentation du flux de travail
- Définition: L'acte de documenter un processus ou un flux de travail, en décrivant comment une tâche, un projet ou un ensemble de tâches particuliers sont achevés.
- **L'objectif est d'aider à formaliser et à normaliser les processus afin d'assurer la cohérence, la clarté et la formation des employés.
- Exemples: La création d'un guide étape par étape sur la façon dont les tâches sont accomplies
- Création d'un guide étape par étape sur la manière d'intégrer un nouvel employé.Rédaction des procédures de gestion des réclamations des clients dans une équipe d'assistance.
Éléments clés
- Instructions claires, étape par étape.
- Identification des rôles et des responsabilités à chaque étape.
- Définition des outils, systèmes ou documents utilisés.
- Décrire les points de décision et les éventualités.
- Cas d'utilisation:
Exemples de cas d'utilisation :
- Manuels de formation des employés.
- Procédures opératoires normalisées (SOP).
- Documentation sur le processus de développement de logiciels.
Différences clés :
| Aspect | Flux de travail documentaire | Documentation du flux de travail | **Documentation du processus de développement logiciel |
|---|---|---|---|
| Le flux et l'automatisation des documents à travers les processus. | La capture et la formalisation de la façon dont les flux de travail sont exécutés. | ||
| L'objectif est de gérer et de déplacer les documents de manière efficace. | Les documents sont gérés et déplacés de manière efficace, ce qui garantit une compréhension et une exécution cohérentes des tâches. | ||
| Exemple : processus d'approbation des documents. | Une procédure opératoire normalisée écrite sur la manière d'approuver les documents. | ||
| Automatisation | Implique souvent des outils pour automatiser le traitement des documents. | L'automatisation implique souvent des outils pour automatiser le traitement des documents, notamment la création de guides écrits ou numériques. | |
| Les documents sont généralement créés à l'aide de guides écrits ou numériques. | Il s'agit souvent d'outils permettant d'automatiser le traitement des documents. |
Par essence, le Flux de travail documentaire concerne le mouvement et la gestion des documents, tandis que la Documentation du flux de travail vise à détailler le fonctionnement d'un flux de travail, qui peut inclure les flux de travail documentaire en tant que sous-ensemble.
Comment créer un processus de documentation de flux de travail
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Vous vous dites peut-être : nous n'avons pas encore de flux de travail ; que dois-je documenter ?
Tout le monde a une sorte de flux de travail qu'il suit délibérément ou inconsciemment. Documenter les flux de travail est une toute autre affaire. Voyons comment bien le faire.
1. Rassembler les flux de travail déjà documentés
Un bon processus de documentation des flux de travail permet de rassembler les meilleures idées éparpillées dans l'ensemble de l'organisation en un système robuste qui donne du pouvoir à tout le monde.
Recherchez toute documentation existante ou plans de processus . Rappelez-vous qu'il n'est pas nécessaire de les écrire dans le fichier logiciel de gestion du flux de travail ou sous forme de document.
Ils peuvent également figurer dans les e-mails que les managers envoient aux membres de leur équipe, dans les organigrammes dessinés sur les tableaux blancs ou dans les présentations créées pour l'accueil/la formation.
Gardez l'esprit ouvert quant aux formulaires sous lesquels la documentation actuelle sur le flux de travail existe. Consolidez toutes ces informations. Organisez-les étape par étape.
2. Parlez aux équipes
Dans chaque organisation, les membres de l'équipe possèdent des connaissances tacites qu'ils ne soupçonnent pas. Parler avec eux de leurs processus d'entreprise permet de mettre en lumière des éléments qui ne sont pas forcément évidents dans la documentation des processus.
3. Interroger des membres individuels de l'équipe
S'il est utile d'organiser des réunions de groupe pour comprendre la dynamique, les entretiens individuels permettent d'obtenir des informations plus approfondies. Voici quelques questions pour guider ces discussions.
- Quelles sont les étapes que vous suivez dans le cadre de l'ensemble de votre flux de travail ?
- À quel ordre ces étapes se font-elles ?
- Quelles sont les parties prenantes pour chaque étape ?
- Quels sont les défis que vous avez rencontrés à chaque étape et comment les avez-vous surmontés ?
- Où se situent les lacunes dans votre flux de travail ? À quoi faites-vous actuellement pour les combler ?
- Quels sont les résultats attendus ?
- Quels sont les résultats et les indicateurs de réussite ?
4. Documenter le flux de travail
Suivez les mises à jour du projet, gérez les flux de travail et collaborez avec l'équipe, le tout à partir de votre environnement ClickUp
Constituez un dossier complet de toutes les informations que vous avez collectées jusqu'à présent. Structurez-les comme un flux de processus, du début à la fin, étape par étape.
Incluez autant de détails que possible à chaque étape. Voici quelques facteurs à garder à l'esprit lors de la documentation des flux de travail :
- Suivi des objectifs : Ce que ce processus vise à réaliser et comment cela est mesuré
- Les parties prenantes : Qui est compte pour chaque étape, quelle est la matrice d'escalade, et qui contacter en cas de préoccupations/questions
- Dépendances : Dépendances : Le résultat de chaque étape dépend-il des actions ou des approbations de quiconque ?
- Accès : Quelles sont les permissions pour les outils, les environnements, les actifs et les ressources qui doivent être accordées pour achever le flux de travail ?
- Livrables : Les résultats attendus à la fin de chaque étape, y compris les indicateurs pour chacun d'entre eux
- Jalon : Les étapes spécifiques du flux de travail qui doivent être achevées
- Délai : SLAs etéchéanciers raisonnables pour chaque étape du flux de travail
- Revues : Cadence pour les examens/réunions afin de suivre la progression
- Glossaire : Signification et directives d'utilisation des termes spécifiques au flux de travailportée du projet ### 5. Concevoir le document de flux de travail
Bien que l'étape 3 explique les détails granulaires du flux de travail, elle risque de ne pas être des plus utiles si elle se résume à des murs de texte.
Il est donc essentiel de concevoir la documentation du flux de travail de manière à ce qu'elle soit facile à utiliser et à consulter ultérieurement. Voici quelques méthodes simples pour concevoir votre flux de travail :
- Des diagrammes de flux pour visualiser le processus
- Des checklists pour définir les tâches et les sous-tâches
- Des diagrammes Gantt pour afficher les échéanciers et les tâches qui se chevauchent
- Des titres et des sous-titres pour mettre en évidence les étapes cruciales
- Boîtes d'alerte pour mettre l'accent sur les facteurs critiques
6. Utiliser un logiciel de documentation du flux de travail
Un logiciel robuste de documentation du flux de travail vous aidera principalement sur trois points :
- Rationalisation : Donner une structure au flux de travail, ce qui le rend plus facile à lire et à suivre
- Connexions : Connecter différents flux de travail connexes pour mieux en mapper la vue d'ensemble
- Interactivité : Faciliter la création d'étapes exploitables, telles que la création de tâches ou l'envoi de notifications
Vous pouvez faire cela avec des outils courants tels que des feuilles de calcul, des présentations ou un logiciel de gestion des ressources humaines logiciel de mappage de processus . Toutefois, un logiciel de documentation du flux de travail conçu à cet effet s'avérera beaucoup plus efficace. Cartes mentales ClickUp offre un moyen simple et visuel de concevoir des flux de travail. Vous pouvez utiliser des modèles existants pour concevoir instantanément un diagramme de flux de travail ou glisser-déposer des connexions entre les étapes pour suggérer des dépendances. Vous pouvez utiliser des nœuds pour créer des points de référence qui offrent des ressources pour n'importe quelle étape. Documents ClickUp offre une solution complète pour l'enregistrement, le partage et l'archivage des documents collaborer sur des documents de flux de travail . Grâce aux pages imbriquées, aux signets et aux documents connectés, vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour créer des documents pour des processus complexes.
Vous pouvez partager des documents en toute sécurité, collaborer en temps réel, modifier en cours, et les connecter à des flux de travail pour modifier les statuts des projets . ClickUp Docs propose également diverses options de formatage pour rendre la documentation du flux de travail plus facile à utiliser. Tâches ClickUp vous permettent de transformer les flux de travail de vos cartes mentales ou de vos documents en éléments exploitables au sein de vos logiciel de gestion de projet .
Si vous utilisez déjà ClickUp pour les tâches, vous pouvez les connecter aux cartes mentales pour les mapper. Si vous débutez avec ClickUp, vous pouvez également créer des tâches à partir de l'outil de cartes mentales basé sur les nœuds.
7. Réviser et mettre à jour régulièrement
Votre documentation sur le flux de travail doit être un document vivant, avec des mises à jour régulières et des améliorations apportées au fur et à mesure de l'évolution du processus. À chaque révision, faites participer l'équipe pour obtenir des informations plus approfondies sur leurs flux de travail et les ajuster en conséquence.
Exemples et modèles de documentation de flux de travail
Flux de travail pour l'accueil des employés
Exemple de processus d'accueil de l'employé dans ClickUp
Parmi tous les flux de travail des ressources humaines, l'intégration des employés est le plus complexe et le plus étendu. Si vous souhaitez rédiger un flux de travail pour l'intégration des employés, les étapes suivantes pourraient vous être utiles.
Cet exemple est très schématique et vous aurez tout loisir de le personnaliser ou de l'étoffer selon vos besoins.
Gardez-les engagés jusqu'à ce qu'ils rejoignent l'entreprise : En règle générale, il s'écoule quelques semaines entre l'acceptation d'une offre et l'entrée dans l'entreprise.
- Pendant cette période, restez en contact par e-mail une fois par semaine
le responsable de la gestion des ressources humaines est le responsable de la gestion des ressources humaines : Responsable des ressources humaines Échéancier : De l'acceptation de l'offre à l'entrée dans l'entreprise Dépendances : Aucune
**Le premier jour : Achevez les tâches administratives suivantes.
- Discuter du contrat de travail et le faire signer
- Remettre le dossier de bienvenue
- Fournir des actifs - poste de travail, e-mail, Slack, SGRH, cartes de visite, facilité de stationnement, etc.
- Recueillir les détails du compte de paie
- Établir une connexion avec un copain/mentor
- Partager le programme d'orientation
- Les inviter à déjeuner ou à prendre un café virtuel
le compte-rendu de la réunion est disponible sur le site web de l'entreprise : Cadre RH | Échéancier : Une journée | Dépendances : Juridique, RH, paie, IT, binôme_
Orientation : Les préparer à la réussite dans le rôle avec les paramètres suivants.
- Veillez à ce qu'il s'inscrive à toutes les sessions d'orientation/de formation correspondant à son rôle
- S'ils doivent se déplacer pour une session en personne, prenez les dispositions nécessaires
- Mettez-les en connexion avec l'équipe d'orientation pour toute question.
- Présentez-les aux autres nouveaux employés qui pourraient les rejoindre pour l'orientation
il s'agit d'un poste de responsable des ressources humaines : Responsable des RH | Échéancier : Trois jours | Dépendances : RH, formateurs
Planifier les réunions pertinentes
- Réunion des responsables des rapports pour discuter des points suivants
- Rôles et responsabilités
- objectifs à 30/60/90 jours
- Discussion sur la carrière
- Mesures de réussite
- Mécanisme de retour d'information
- Missions immédiates
- Planifier des réunions avec les équipes dans lesquelles le nouvel employé travaillera, avec des objectifs spécifiques pour chaque discussion
le responsable de la gestion des ressources humaines est le responsable de la gestion des ressources humaines de l'entreprise : Responsable du rapport | Échéancier : Deux semaines | Dépendances : Disponibilité des parties prenantes concernées
Modèle de flux de travail pour la documentation du projet ClickUp
Stockez la documentation du projet dans un seul document ClickUp
Chaque projet a besoin d'une documentation wiki qui présente toutes les connaissances institutionnelles sur le projet, ainsi que les jalons, les tâches, les dépendances et les responsabilités. Ce wiki modèle de flux de travail pour la documentation d'un projet de ClickUp a tout ce qu'il faut pour assurer votre réussite. Il utilise :
- Des documents pour l'aperçu du projet
- Objectifs pour les objets et les jalons
- Tâches pour chaque étape
- Des échéances pour chaque tâche
- Une vue Gantt Chart pour afficher la progression
Modèle de processus et de procédures ClickUp
Personnalisez votre processus de documentation du flux de travail avec le modèle de processus et de procédures ClickUp
Qu'il s'agisse de l'intégration des employés, de l'approbation des dépenses, de la publication de contenu, des négociations commerciales ou du déploiement de logiciels, la documentation des processus d'entreprise peut aider les équipes à faire leur travail en toute confiance.
En voici un exemple Modèle de processus ClickUp que vous pouvez personnaliser. Ce modèle utilise des statuts personnalisés, des champs personnalisés, des vues Tableur et gestion de projet des fonctionnalités qui s'adaptent à tous les processus dont vous avez besoin.
Modèle de tableau blanc de flux de processus ClickUp
Rationalisez la visualisation de vos projets grâce à un aperçu clair et concis de votre flux de travail de bout en bout
Le modèle de tableau blanc de flux de processus offre un moyen simple et visuel de présenter des flux de travail complexes à vos équipes. Il vous débarrasse de la pression d'un écran vide en vous donnant un diagramme de flux pour commencer la conception de votre flux de travail.
Vous pouvez convertir sans effort les différentes étapes de votre flux de travail en tâches, ajouter des délais et affecter des membres de l'équipe à ces tâches.
Améliorez la documentation du flux de travail avec ClickUp
Une bonne documentation du flux de travail est la base de l'efficacité organisationnelle. La gestion de projet et la documentation sont intimement liées dans ClickUp.
Rédiger une meilleure documentation de flux de travail
Décomposez les informations et ajoutez des repères visuels à l'aide d'options de mise en forme afin que votre documentation soit consommée et non ignorée.
Commencez à documenter les flux de travail avec ClickUp Docs. Mettez-les en forme pour mettre en évidence les éléments importants et ajoutez des boutons, des bannières ou même des blocs de code pour souligner les points importants.
Rendre les flux de travail exploitables
Visualisez vos flux de travail avec les cartes mentales ClickUp. Créez des tâches directement à partir des flux de travail et convertissez-les en projets. Utilisez des sous-tâches imbriquées et des checklists pour atteindre le niveau de détail dont vous avez besoin.
Étiquettez les employés responsables de chaque tâche, en leur affichant une vue d'ensemble. Reproduisez simplement le flux de travail chaque fois que vous en avez besoin.
Examiner et résoudre les flux de travail
Utilisez l'un des 15+ affichages puissants pour comprendre le statut de chacun de vos flux de travail.
- Vue Tableau pour voir le statut de vos flux de travail
- Vue Équipe pour obtenir une vue d'ensemble
- Affichage du Calendrier pour les tâches en retard, en cours et à venir
- Vue Activité pour suivre les mises à jour et les discussions
- La vue Charge de travail pour afficher les performances des membres de l'équipe
Utilisez l'affichage qui vous convient le mieux pour identifier les obstacles et intervenir si nécessaire.
Collaborer avec l'équipe
Si le flux de travail implique une équipe, la documentation doit l'être aussi. Partagez les documents relatifs au flux de travail avec votre équipe, invitez-la à donner son avis et permettez-lui de modifier ou de laisser des commentaires.
Laissez l'IA faire le travail à votre place
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Utilisez ClickUp AI pour résumer des flux de travail longuement documentés, générer des éléments d'action, modifier/formater du texte, automatiser des tâches/sous-tâches, et bien plus encore.
La documentation du flux de travail est la base d'un bon processus. Les pilotes longue distance comme les infirmières des services de soins intensifs utilisent la documentation des flux de travail pour faire leur travail correctement.
Par exemple, avec une checklist solide et un certain soutien administratif, Peter Pronovost, spécialiste des soins intensifs à l'hôpital Johns Hopkins, a aidé à prévenir 43 infections et de sauver huit vies et deux millions de dollars.
Les entreprises matures économisent des millions de dollars et améliorent leur efficacité à plusieurs reprises grâce à une documentation claire et accessible sur les flux de travail.
Vous pouvez le faire aussi avec ClickUp. Accédez à des documents, des tâches, des cartes mentales, des tableaux blancs, des dizaines de modèles de documentation de flux de travail, l'IA, et bien d'autres choses encore, gratuitement et pour toujours sur ClickUp ! 🦄ˀ