Aux États-Unis, les travailleurs du savoir perdent 5,3 heures par semaine à attendre des informations ou à recréer des connaissances institutionnelles existantes. Non seulement cela nuit à la productivité de chaque employé, mais cela entraîne également des retards dans les projets, des livraisons de qualité inférieure et, surtout, un désengagement des employés.
Dans les environnements distants, ce manque d'accès à l'information/aux connaissances institutionnelles peut être très préjudiciable, conduisant souvent à des démissions silencieuses.
Vous pouvez éviter cela grâce à un système simple, reproductible et cohérent qui montre aux employés comment accomplir leurs tâches et prendre les bonnes décisions sur leur lieu de travail. En d'autres termes, grâce à des flux de travail.
Un flux de travail est généralement une séquence d'étapes qu'un projet ou une tâche suit du début à la fin. Cela peut être aussi complexe que le déploiement de microservices personnalisés dans le cloud ou aussi simple que l'approbation d'une dépense professionnelle.
Il existe également des flux de travail non séquentiels, tels que les flux de travail à automate fini, qui peuvent aller et venir, ou les flux de travail basés sur des règles.
Quel que soit son type, un bon flux de travail sert de feuille de route pour achever une tâche, en donnant les bonnes indications et en mettant en place les garde-fous appropriés.
Cependant, la qualité d'un flux de travail dépend de celle de sa documentation. Sans une documentation claire, concise et complète, vos flux de travail risquent d'être oubliés, voire ignorés, et vous vous retrouverez à la case départ.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi vous avez besoin d'une documentation efficace sur les flux de travail, comment la créer et quels outils vous pouvez utiliser pour faciliter cette tâche.
Qu'est-ce que la documentation des flux de travail ?
La documentation des flux de travail consiste à consigner par écrit les connaissances organisationnelles et à les rendre facilement accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Il s'agit généralement d'un ensemble de documents, disponibles via une interface sécurisée, qui décrivent la manière dont vous menez chaque aspect de votre entreprise.
Les principales fonctionnalités d'une bonne documentation sur les flux de travail sont les suivantes :
Détaillé : un bon document sur les flux de travail décrit chaque étape du processus sans faire de suppositions. Si vous créez un document sur les flux de travail pour l'approbation des dépenses, vous devez couvrir le format de la demande de remboursement, la plateforme pour la soumettre, les noms/titres des approbateurs, le SLA pour la réponse, la matrice d'escalade, le point de contact, etc.
Accessible : une documentation sur les flux de travail qui est introuvable n'a aucune valeur. Un bon document sur les flux de travail doit donc être facilement accessible, idéalement via une fonction de recherche, sur une plateforme centralisée, telle qu'un disque partagé, un intranet local ou un lien sécurisé.
Clair et concis : personne n'aime lire des pages et des pages de documentation pour effectuer les tâches les plus simples. Veillez donc à ce que la documentation soit concise et comporte des instructions claires. Utilisez des outils visuels tels que des diagrammes, des sections/checklists pratiques, mettez en évidence les choses à faire ou à ne pas faire à l'aide d'émojis, etc.
Mise à jour : dans les organisations en forte croissance, les choses changent rapidement. Veillez à revoir régulièrement vos flux de travail. Fixez une cadence, par exemple une fois par trimestre ou une fréquence qui convient à votre organisation. S'il s'agit d'un projet en constante évolution, mettez à jour les documents en temps réel.
Si cela vous semble être beaucoup de paperasse pour ce que vos équipes font sans effort au quotidien, laissez-nous vous montrer comment la documentation des flux de travail peut vous faire gagner près de six heures par personne et des millions de dollars à long terme.
Avantages d'une documentation efficace sur les flux de travail
Souvent, lorsque nous parlons de flux de travail, nous visons l'efficacité des processus, l'amélioration de la productivité, le gain de temps, etc.
Cependant, une documentation efficace sur les flux de travail profite également aux employés. Elle sert de guide d'auto-assistance à chaque employé pour naviguer dans son travail. Voici comment.
Partager les connaissances organisationnelles : un flux de travail clairement documenté garantit que tous les membres de votre équipe disposent des informations nécessaires pour bien faire leur travail.
Les nouveaux employés auront accès à des connaissances tacites et aux bonnes pratiques, ce qui leur évitera de répéter les mêmes erreurs. Cela accélérera leur intégration, que ce soit au sein de l'organisation ou dans le cadre de nouveaux projets.
Une meilleure collaboration : les flux de travail décrivent chaque étape du processus, informant chaque membre de l'équipe de ce qui se passe avant et après que sa tâche soit achevée.
Cela les aide à rassembler toutes les informations nécessaires, à achever leur travail efficacement et à le transmettre à la personne suivante.
Rapidité d'exécution : lorsque chacun sait ce qu'il doit faire et comment le faire, il peut achever ses tâches sans distraction.
Une bonne documentation sur les flux de travail précise également les problèmes que l'on peut rencontrer et les solutions potentielles pour y remédier, ce qui permet d'éliminer les contretemps dans le processus.
Alignement de l'équipe : lorsque toute l'équipe suit un flux de travail standard, elle commet moins d'erreurs et fournit à chaque fois des résultats cohérents.
Cela permet également d'uniformiser l'expérience client, ce qui renforce la perception de la marque et se traduit par une augmentation des ventes, des bénéfices plus élevés et une croissance plus rapide.
Responsabilité : un bon flux de travail ne se résume pas seulement aux étapes du processus, mais concerne également les parties prenantes impliquées.
Il décrit les responsabilités de chaque membre de l'équipe, les rendant responsables de la livraison d'un travail qui répond aux normes de votre organisation.
Sécurité : selon le Forum économique mondial, 95 % des problèmes de cybersécurité sont dus à des erreurs humaines. Il peut s'agir de se faire piéger par une arnaque de phishing ou d'enregistrer accidentellement des secrets dans du code.
Un flux de travail bien documenté décrit ce qu'il ne faut pas faire, avec un rappel aux employés des mesures de sécurité qu'ils doivent respecter.
Amélioration continue : la documentation des flux de travail offre une visibilité précise sur la manière dont chaque tâche est effectuée.
Cela aide les organisations à revoir leurs processus et à les améliorer en permanence. Cela leur permet d'être attentives à leurs pratiques et de les affiner régulièrement.
En substance, les flux de travail correspondent à la manière dont vous menez vos activités d’entreprise. Ce sont vos recettes, les méthodes uniques que vous utilisez pour mener à bien vos projets.
Ils constituent votre propriété intellectuelle. Une documentation adéquate de vos flux de travail aide l'ensemble de votre organisation à tirer parti de votre propriété intellectuelle. Voici comment vous pouvez y parvenir.
Documentation des flux de travail ou documentation des processus : s'agit-il de la même chose ?
Les termes « documentation des flux de travail » et « documentation des processus » font référence à différents aspects de la gestion des processus, même s'ils semblent similaires. Voici une explication détaillée de chaque terme :
1. Documenter le flux de travail
- Définition : désigne la séquence de processus ou d'étapes par lesquelles passe un document au cours de son cycle de vie, de sa création à son achèvement ou à son archivage.
- Objectif : rationaliser le déplacement, l'approbation et la gestion des documents au sein d'une organisation afin de garantir l'efficacité et la conformité.
- Exemples : un processus d'approbation de documents dans lequel un projet est examiné et soumis à des modifications en cours par plusieurs parties prenantes avant d'être finalisé. L'automatisation des approbations de factures, dans laquelle un document est transmis du service comptable à la direction pour signature.
- Un processus d'approbation des documents dans lequel un projet est soumis à l'examen et aux modifications en cours de plusieurs parties prenantes avant d'être finalisé. L'automatisation des approbations de factures, dans laquelle un document passe du service comptable à la direction pour signature.
- Un processus d'approbation des documents dans lequel un projet est soumis à l'examen et aux modifications en cours de plusieurs parties prenantes avant d'être finalisé. L'automatisation des approbations de factures, dans laquelle un document passe du service comptable à la direction pour signature.
- Acheminer les documents vers les bonnes personnes ou les bons services.
- Définition des hiérarchies d'approbation.
- Suivi du statut des documents (par exemple, en attente, approuvé, rejeté).
- Garantir la conformité aux réglementations et aux pistes d'audit.
- Révision des contrats juridiques.
- Pipelines de publication de contenu.
- Gestion des documents RH (par exemple, dossiers des employés, formulaires d'intégration).
2. Documentation sur les flux de travail
- Définition : action consistant à documenter un processus ou un flux de travail, en décrivant comment une tâche, un projet ou un ensemble de tâches particulier est achevé.
- Objectif : aider à formaliser et à normaliser les processus afin de garantir la cohérence, la clarté et la formation des employés.
- Exemples :Créer un guide étape par étape sur la manière d'intégrer un nouvel employé. Rédiger les procédures de gestion des réclamations des clients au sein d'une équipe d'assistance.
- Créer un guide étape par étape sur la manière d'intégrer un nouvel employé. Rédiger les procédures de gestion des réclamations clients au sein d'une équipe d'assistance.
- Créer un guide étape par étape sur la manière d'intégrer un nouvel employé. Rédiger les procédures de gestion des réclamations clients au sein d'une équipe d'assistance.
Éléments clés
- Instructions claires étape par étape.
- Identifier les rôles et les responsabilités à chaque étape.
- Définition des outils, systèmes ou documents utilisés.
- Définir les points de décision et les imprévus.
- Cas d'utilisation :
Exemples d'utilisation :
- Manuels de formation des employés.
- Procédures opératoires normalisées (SOP).
- Documentation du processus de développement logiciel.
Principales différences :
| Aspect | Documenter le flux de travail | Documentation sur les flux de travail |
|---|---|---|
| Focus | Le flux et l'automatisation des documents tout au long des processus. | Capturer et formaliser la manière dont les flux de travail sont exécutés. |
| Objectif | Gérez et déplacez vos documents efficacement. | Assurez-vous que tout le monde comprend bien les tâches et les exécute de manière cohérente. |
| Exemple | Processus d'approbation des documents. | Des procédures opératoires normalisées écrites sur la manière d'approuver les documents. |
| Automatisation | Cela implique souvent l'utilisation d'outils permettant d'automatiser le traitement des documents. | Cela implique généralement la création de guides écrits ou numériques. |
| Utilisation | Principalement utilisé pour la gestion des documents dans les organisations. | Utilisé pour créer des manuels, des guides et du matériel pédagogique. |
En substance, le flux de travail documentaire concerne le déplacement et la gestion des documents, tandis que la documentation du flux de travail consiste à détailler le fonctionnement d'un flux de travail, qui peut inclure les flux de travail documentaires en tant que sous-ensemble.
Comment créer un processus de documentation des flux de travail
Vous vous dites peut-être : « Nous n'avons pas encore de flux de travail, que dois-je documenter ? »
Tout le monde suit, consciemment ou inconsciemment, un certain type de flux de travail. Documenter les flux de travail est une tout autre affaire. Voyons comment bien s'y prendre.
1. Rassemblez les flux de travail déjà documentés
Un bon processus de documentation des flux de travail rassemble les meilleures idées dispersées dans toute l'organisation au sein d'un système robuste qui profite à tous.
Recherchez toute documentation ou carte de processus existante. N'oubliez pas que celles-ci ne doivent pas nécessairement être rédigées dans le logiciel de gestion des flux de travail ou sous forme de document.
Ils peuvent également se présenter sous la forme d'e-mails envoyés par les responsables à leurs membres de l'équipe, d'organigrammes dessinés sur des Tableaux blancs ou de présentations créées pour l'intégration/la formation.
Gardez l'esprit ouvert quant aux formes sous lesquelles la documentation actuelle sur les flux de travail existe. Consolidez toutes ces informations. Organisez-les étape par étape.
2. Parlez aux équipes
Dans chaque organisation, il existe des connaissances tacites parmi les membres de l'équipe, des connaissances dont ils ne sont pas conscients. Discuter avec eux de leurs processus d'entreprise permet de mettre en lumière des éléments qui ne sont pas forcément évidents dans la documentation des processus.
3. Interroger individuellement les membres de l'équipe
Si les réunions de groupe permettent de comprendre la dynamique, les entretiens individuels offrent quant à eux des informations plus approfondies. Voici quelques questions pour guider ces discussions.
- Quelles sont les étapes que vous suivez dans le cadre de votre flux de travail global ?
- Dans quel ordre ces étapes s'enchaînent-elles ?
- Qui sont les parties prenantes à chaque étape ?
- Quels défis avez-vous rencontrés à chaque étape et comment les avez-vous surmontés ?
- Où se trouvent les lacunes dans votre flux de travail ? Comment les comblez-vous actuellement ?
- Quels sont vos livrables ?
- Quels sont vos résultats et vos critères de réussite ?
4. Documenter le flux de travail
Consignez de manière exhaustive toutes les informations que vous avez recueillies jusqu'à présent. Structurez-les sous forme de flux de processus, du début à la fin, étape par étape.
Incluez autant de détails que possible à chaque étape. Voici quelques facteurs à prendre en compte lors de la documentation des flux de travail :
- Suivi des objectifs: ce que ce processus vise à accomplir et comment cela est mesuré
- Parties prenantes : qui est responsable de chaque étape, quelle est la matrice d'escalade et qui contacter en cas de préoccupations/questions
- Dépendances : le résultat de chaque étape dépend-il des actions ou des approbations d'une personne en particulier ?
- Accès : quelles permissions doivent être accordées pour les outils, les environnements, les actifs et les ressources afin d’achever le flux de travail ?
- Résultats attendus : résultats attendus à la fin de chaque étape, y compris les indicateurs pour chacune d'entre elles
- Jalon : étapes spécifiques du flux de travail qui doivent être achevées
- Délai : accords de niveau de service (SLA) et échéanciers raisonnables pour chaque étape du flux de travail
- Révisions : Cadence pour les révisions/réunions afin de suivre la progression
- Glossaire : signification et directives d'utilisation des termes spécifiques au périmètre du projet
5. Concevoir le document de flux de travail
Bien que l'étape 3 explique les détails précis du flux de travail, elle pourrait ne pas être très utile si elle se résume à de longs blocs de texte.
Il est donc essentiel de concevoir la documentation sur les flux de travail de manière à ce qu'elle soit facile à utiliser et à consulter ultérieurement. Voici quelques méthodes simples pour concevoir votre flux de travail :
- Des diagrammes pour visualiser le processus
- Checklists pour définir les tâches et sous-tâches
- Des diagrammes de Gantt pour afficher les échéanciers et les tâches qui se chevauchent
- Titres et sous-titres pour mettre en évidence les étapes cruciales
- Boîtes d'alerte pour mettre en évidence les facteurs critiques
6. Utilisez un logiciel de documentation des flux de travail
Un logiciel de documentation des flux de travail performant vous aidera principalement dans trois domaines :
- Rationalisation : structurez le flux de travail afin de le rendre plus facile à lire et à suivre.
- Connexions : connectez divers flux de travail connexes pour mieux mapper la situation dans son ensemble
- Interactivité : simplifiez la création d'étapes concrètes telles que la création de tâches ou l'envoi de notifications.
Vous pouvez le faire à l'aide d'outils courants tels que des tableurs, des présentations ou un logiciel de cartographie des processus. Cependant, un logiciel de documentation des flux de travail spécialement conçu à cet effet s'avérera beaucoup plus efficace.
ClickUp Cartes mentales offre un moyen simple et visuel de concevoir des flux de travail. Vous pouvez utiliser des modèles existants pour concevoir instantanément un diagramme de flux de travail ou facilement glisser-déposer des connexions entre les étapes pour suggérer des dépendances. Vous pouvez utiliser des nœuds pour créer des points de référence qui offrent des ressources pour n'importe quelle étape.
ClickUp Docs offre une solution complète pour enregistrer, partager et collaborer sur des documents de flux de travail. Grâce à ses pages imbriquées, ses signets et ses documents connectés, vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour créer de la documentation pour des processus complexes.
Vous pouvez partager des documents en toute sécurité, collaborer en temps réel, effectuer des modifications en cours et les relier à des flux de travail pour modifier le statut des projets. ClickUp Docs propose également diverses options de mise en forme qui rendent la documentation sur les flux de travail plus facile à utiliser.
Les tâches ClickUp vous permettent de transformer les flux de travail de vos cartes mentales ou documents en éléments exploitables dans votre logiciel de gestion de projet.
Si vous utilisez déjà ClickUp pour vos tâches, vous pouvez les connecter à des cartes mentales afin de les mapper. Si vous débutez avec ClickUp, vous pouvez également créer des tâches à partir de l'outil de cartes mentales basé sur des nœuds.
7. Réviser et mettre à jour régulièrement
Votre documentation sur les flux de travail doit être un document évolutif, régulièrement mis à jour et amélioré au fur et à mesure que le processus évolue. À chaque révision, impliquez l'équipe afin de recueillir des informations plus approfondies sur ses flux de travail et d'apporter les ajustements nécessaires.
8. Utilisez ClickUp Brain
ClickUp AI est une fonctionnalité alimentée par l'IA intégrée à la plateforme ClickUp qui améliore la productivité en automatisant les tâches, en aidant à la création de contenu et en fournissant des informations aux utilisateurs. Elle est conçue pour aider les équipes à travailler plus efficacement en tirant parti de l'intelligence artificielle pour rationaliser les flux de travail, améliorer la communication et prendre des décisions fondées sur des données. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de ClickUp AI :
Principales fonctionnalités de ClickUp Brain :
Automatisation des tâches
ClickUp AI peut automatiser les tâches répétitives, telles que l'attribution de tâches, la définition de dates d'échéance ou la mise à jour des statuts en fonction de déclencheurs prédéfinis. Cela permet de réduire le travail manuel et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Génération de contenu
ClickUp AI peut vous aider à rédiger et à effectuer des modifications sur du contenu en générant des résumés, en rédigeant des e-mails, en écrivant des rapports ou en suggérant des améliorations à apporter à un texte existant. Cet outil est utile pour les équipes marketing, les créateurs de contenu et toute personne ayant besoin d'aide pour la communication écrite.
Suggestions intelligentes
L'IA peut proposer des suggestions intelligentes en fonction du contexte des tâches ou des discussions. Par exemple, elle peut suggérer les prochaines étapes, donner des conseils sur la hiérarchisation des tâches ou recommander des documents et des ressources pertinents à utiliser.
Recherche améliorée
Grâce aux fonctionnalités de recherche basées sur l'IA, les utilisateurs peuvent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, qu'il s'agisse d'une tâche, d'un document ou d'une discussion spécifique. L'IA comprend le contexte et peut récupérer les résultats pertinents plus efficacement.
Traitement du langage naturel (NLP)
ClickUp AI utilise le NLP pour comprendre les requêtes en langage naturel. Cela signifie que les utilisateurs peuvent interagir avec la plateforme en posant des questions ou en donnant des instructions dans un langage courant, ce qui rend l'outil plus intuitif à utiliser.
Collaboration et communication
ClickUp Brain peut également vous aider à rédiger des notes de réunion, à résumer des discussions ou même à recommander des actions basées sur les discussions dans le chat ou les commentaires de tâches de ClickUp. Il améliore la collaboration en effectuant l’automatisation de certaines parties du processus de communication.
Cas d'utilisation de ClickUp Brain :
- Gestion de projet : effectuez l'automatisation des mises à jour de statut, de l'attribution des tâches et de la gestion des échéances.
- Création de contenu : générez des articles de blog, des rapports ou des brouillons de documentation.
- Décisions fondées sur les données : tirez des enseignements des données de projet pour améliorer la prise de décision et les résultats des projets.
- Collaboration en équipe : résumez les réunions et fournissez des recommandations pour les prochaines étapes afin de rationaliser les flux de travail.
Exemples et modèles de documentation sur les flux de travail
Flux de travail d'intégration des employés
Parmi tous les flux de travail liés aux ressources humaines, l'intégration des nouveaux employés est le plus complexe et le plus complet. Si vous souhaitez rédiger un flux de travail pour l'intégration des nouveaux employés, les étapes suivantes pourraient vous être utiles.
Nous avons conservé une structure minimale à cet exemple afin que vous puissiez le personnaliser/développer selon vos besoins.
Maintenez leur engagement jusqu'à leur arrivée : en général, plusieurs semaines s'écoulent entre le moment où une personne accepte une offre et son arrivée dans l'entreprise.
- Pendant cette période, restez en contact par e-mail une fois par semaine.
Responsabilité : responsable RH | Échéancier : de l'acceptation de l'offre à l'entrée en fonction | Dépendances : aucune
Le premier jour : achevez les tâches administratives suivantes.
- Discutez du contrat de travail et faites-le signer
- Offrir un pack de bienvenue
- Fournir les ressources nécessaires : poste de travail, e-mail, Slack, HRMS, cartes de visite, parking, etc.
- Recueillir les informations relatives aux comptes de paie
- Entrez en contact avec un ami/mentor
- Partager le calendrier d'orientation
- Invitez-les à déjeuner ou à prendre un café virtuel
Responsabilité : responsable RH | Échéancier : un jour | Dépendances : service juridique, RH, paie, informatique, buddy
Orientation : préparez-les à atteindre la réussite dans leur rôle grâce aux éléments suivants.
- Veillez à ce qu'ils s'inscrivent à toutes les sessions d'orientation/formation pertinentes pour leur rôle.
- S'ils doivent se déplacer pour une session en personne, prenez les dispositions nécessaires.
- Mettez-les en relation avec l'équipe d'orientation pour toute question.
- Les présenter aux autres nouveaux employés qui pourraient les rejoindre pour l'orientation
Responsabilité : responsable RH | Échéancier : trois jours | Dépendances : RH, formateurs
Planifier les réunions pertinentes
- Réunion avec le responsable hiérarchique pour discuter des points suivants Rôles et responsabilités Objectifs à 30/60/90 jours Discussion sur la carrière Mesures du succès Mécanisme de feedback Tâches immédiates
- Rôles et responsabilités
- Objectifs à 30/60/90 jours
- Discussion sur la carrière
- Mesures de la réussite
- Mécanisme de retour d'information
- Tâches immédiates
- Planifier des réunions avec les équipes avec lesquelles le nouvel employé travaillera, en fixant des objectifs spécifiques pour chaque discussion
- Rôles et responsabilités
- Objectifs à 30/60/90 jours
- Discussion sur la carrière
- Mesures de la réussite
- Mécanisme de retour d'information
- Tâches immédiates
Responsabilité : Responsable hiérarchique | Échéancier : Deux semaines | Dépendances : Disponibilité des parties prenantes concernées
Modèle de flux de travail pour la documentation du projet ClickUp
Chaque projet a besoin d'un wiki, c'est-à-dire d'une documentation qui décrit toutes les connaissances institutionnelles relatives au projet, ainsi que les jalons, les tâches, les dépendances et les responsabilités. Ce modèle de flux de travail de documentation de projet de ClickUp contient tout ce dont vous avez besoin pour assurer votre réussite. Il utilise :
- Documents pour l'aperçu du projet
- Objectifs et jalons
- Tâches pour chaque étape
- Délais pour chaque tâche
- Affichage sous forme de diagramme de Gantt pour visualiser la progression
Modèle de processus et procédures ClickUp
Qu'il s'agisse de l'intégration des employés, de l'approbation des dépenses, de la publication de contenu, des négociations commerciales ou du déploiement de logiciels, la documentation des processus métier peut aider les équipes à effectuer leur travail en toute confiance.
Voici un modèle de processus ClickUp que vous pouvez personnaliser. Ce modèle utilise des statuts personnalisés, des champs personnalisés, une vue Tableau et des fonctionnalités de gestion de projet pour s'adapter à tous les processus dont vous avez besoin.
Modèle de tableau blanc pour le flux de processus ClickUp
Le modèle de Tableau blanc pour le flux de processus offre un moyen simple et visuel de présenter des flux de travail complexes à vos équipes. Il vous évite la pression d'un écran vierge en vous fournissant un diagramme à partir duquel vous pouvez commencer à concevoir votre flux de travail.
Vous pouvez facilement convertir les différentes étapes de votre flux de travail en tâches, ajouter des échéances et les attribuer aux membres de votre équipe.
Améliorez la documentation sur les flux de travail avec ClickUp
Une bonne documentation des flux de travail est la base de l'efficacité organisationnelle. La gestion de projet et la documentation sont étroitement liées dans ClickUp.
Rédigez une meilleure documentation sur les flux de travail
Décomposez les informations et ajoutez des repères visuels à l'aide des options pour mettre en forme afin que votre documentation soit consultée et non ignorée.
Commencez à documenter vos flux de travail avec ClickUp Docs. Mettez-les en forme de manière à mettre en évidence les éléments importants et ajoutez des boutons, des bannières ou même des blocs de code pour souligner les points importants.
Rendre les flux de travail exploitables
Visualisez vos flux de travail avec ClickUp cartes mentales. Créez des tâches directement à partir des flux de travail et convertissez-les en projets. Utilisez des sous-tâches et des checklists imbriquées pour obtenir le niveau de détail dont vous avez besoin.
Identifiez les employés responsables de chaque tâche, afin qu'ils aient une vision claire. Il vous suffit de reproduire le flux de travail chaque fois que vous en avez besoin.
Examiner et résoudre les flux de travail
Utilisez l'une des 15 vues puissantes pour comprendre le statut de chacun de vos flux de travail.
- Vue Tableau pour afficher le statut de vos flux de travail
- Vue Équipe pour obtenir une vue d'ensemble
- Affichage du calendrier pour les tâches en retard, en cours et à venir
- Vue Activité pour le suivi des mises à jour/discussions
- La vue Charge de travail pour voir les performances des membres de l'équipe
Utilisez la vue qui vous convient le mieux pour identifier les obstacles et intervenir si nécessaire.
Collaborez avec l'équipe
Si le flux de travail implique une équipe, la documentation doit également l'impliquer. Partagez les documents relatifs au flux de travail avec votre équipe, invitez-la à donner son avis et permettez-lui de modifier/laisser des commentaires.
Laissez ClickUp Brain faire le travail à votre place
Utilisez ClickUp AI pour résumer de longs flux de travail documentés, générer des éléments à entreprendre, modifier/mettre en forme du texte, réaliser l’automatisation de tâches/sous-tâches, et bien plus encore.
La documentation des flux de travail est la base d'un bon processus. Les pilotes long-courriers comme les infirmières en soins intensifs utilisent la documentation des flux de travail pour faire leur travail correctement.
Par exemple, grâce à une checklist rigoureuse et à un soutien administratif, Peter Pronovost, spécialiste en soins intensifs à l'hôpital Johns Hopkins, a contribué à prévenir 43 infections et à sauver huit vies et deux millions de dollars.
Les entreprises matures économisent des millions de dollars et améliorent considérablement leur efficacité grâce à une documentation claire et accessible sur les flux de travail.
Vous aussi, vous pouvez le faire avec ClickUp. Accédez gratuitement et pour toujours à Docs, Tasks, cartes mentales, Tableau blanc, des dizaines de modèles de documentation sur les flux de travail, l'IA et bien plus encore sur ClickUp ! 🦄ˀ