Errar es humano. Todo el mundo comete errores en el trabajo.
Casi todas las organizaciones han sentido el impacto en algún momento; solo el 1,3 % de los equipos afirman no haber experimentado nunca problemas causados por errores humanos.
La diferencia, entonces, no está en quién comete un error y quién no. Está en lo que ocurre después.
Un error es un evento, pero tu respuesta es una elección. La propiedad que asumes, la claridad con la que te comunicas y la solución que propones son mucho más importantes que el error en sí.
Entonces, ¿cómo tomar la decisión correcta cuando se produce un error?
Veamos cómo gestionar los errores en el trabajo y reducir su repetición, sin dañar la confianza en el proceso.
Tipos comunes de errores en el trabajo
Algunos errores son evidentes de inmediato. Otros salen a la luz más tarde, cuando algo se rompe o una conversación se desvía. Pero se pueden clasificar en cuatro patrones predecibles:
1. Errores de comunicación
Los problemas de comunicación surgen cuando algo que querías decir no se entiende como esperabas o no se dice en absoluto.
📌 Ejemplos:
- Olvidarse de informar a alguien que necesitaba una actualización
- Dar instrucciones que te parecían claras, pero que confundieron a otra persona.
- Enviar un correo electrónico o un mensaje en el que falta información importante
2. Errores en las tareas y la ejecución
Los fallos en las tareas y en la ejecución se producen cuando el trabajo entregado no se ajusta a lo esperado, pero rara vez son motivo de despido.
📌 Ejemplos:
- Olvidar completar un paso en una tarea de varios pasos
- No cumplir un plazo porque subestimaste el tiempo que llevaría la tarea.
- Enviar una versión incorrecta de un documento o archivo
3. Errores en los procesos y la documentación
Los errores de proceso y documentación se producen cuando los sistemas dependen en exceso de la memoria en lugar de la estructura. Rara vez son dramáticos en el momento, pero se acumulan con el tiempo y pueden causar una gran confusión.
📌 Ejemplos:
- Introducir datos incorrectos en un sistema y no detectarlos a tiempo
- Saltarse un paso en un flujo de trabajo de varios pasos
- Actualizar el trabajo sin actualizar la documentación relacionada
4. Errores interpersonales
A diferencia de los errores en las tareas o los procesos, los errores interpersonales no siempre son visibles. El trabajo está terminado, pero hay algo que no encaja en la relación.
📌 Ejemplos:
- Evitar una conversación difícil hasta que se agrave
- Utilizar un tono en un mensaje o en una reunión que se ha interpretado como brusco, despectivo o más severo de lo que pretendías.
- Hacer suposiciones sobre la propiedad o la responsabilidad sin aclararlas
📚 Más información: El mejor software de comunicación interna para impulsar la colaboración en el equipo
👀 ¿Sabías que...? Los estudios sugieren que la perfección extrema es mala para la salud. Las personas que intentan constantemente evitar los errores o cumplir con estándares imposibles de alcanzar terminan teniendo una menor satisfacción laboral. Son más propensas al agotamiento que sus compañeros.
Cómo gestionar los errores en el trabajo
Has cometido un error. ¿Y ahora qué? La forma en que respondas en los momentos posteriores es mucho más importante que el error en sí. Aquí tienes seis consejos prácticos:
Paso 1: Mantén la calma y evalúa el daño
Antes de hacer nada, es necesario salir del modo pánico. Es completamente normal sentir una oleada de frustración, ansiedad o sentimientos negativos. Pero esas emociones pueden nublar tu juicio y afectar a tu salud mental.
Esto es lo que hay que hacer:
- Tómate cinco minutos para ti mismo.
- Aléjese de su escritorio, respire profundamente o tómese un vaso de agua.
- Pregúntese: ¿Qué ha ocurrido exactamente? ¿Cuál es el impacto inmediato? ¿A quién afecta? Comprenda la situación.
📮 ClickUp Insight: Más de la mitad de los encuestados utilizan tres o más aplicaciones a diario, luchando contra la « proliferación de aplicaciones » y los flujos de trabajo dispersos.
Aunque pueda parecer productivo y estar muy ocupado, lo que ocurre es que se pierde el contexto entre las diferentes aplicaciones, por no hablar del gasto de energía que supone escribir. BrainGPT lo reúne todo: basta con hablar una vez y tus actualizaciones, tareas y notas aparecerán exactamente donde deben estar en ClickUp. Se acabó el tener que cambiar de una aplicación a otra, se acabó el caos: solo productividad fluida y centralizada.
Paso 2: Asumir la responsabilidad rápidamente
Tu instinto puede ser explicar por qué se produjo el error. Pero empezar por el contexto puede parecer una excusa, aunque sea cierto. Por lo tanto, lo mejor que puedes hacer es aceptar el error como algo que debes solucionar.
Así que haz una pausa y repítete a ti mismo: «He cometido este error. Es mi responsabilidad solucionarlo». Cuando asumes la responsabilidad del error, ganas control sobre los siguientes pasos.
👀 ¿Sabías que...? Nuestro cerebro se resiste a reconocer los errores porque puede percibirse como una amenaza para la autoestima y el estado, lo que lleva a las personas a insistir en su postura en lugar de cambiar de rumbo.
Esta resistencia crea una disonancia cognitiva, un conflicto mental que muchas personas evitan aferrándose a creencias incorrectas o negando los errores. Los psicólogos sostienen que aprender a reconocer los errores es esencial para el crecimiento personal, para tener relaciones más saludables y para tomar mejores decisiones en el trabajo.
Paso 3: Comuníquese claramente con su superior
Ahora que eres dueño de la narrativa, quieres darle forma. Esto es lo que debes hacer:
- Elige el canal adecuado; una llamada rápida o chatear programadamente suelen ser mejores que un mensaje de Slack enviado con pánico.
- Cíñete a los hechos. Qué ha ocurrido, cuál es el impacto actual y qué estás haciendo ahora mismo para comprenderlo mejor.
Esto le ayudará a hacer tres cosas: explicar lo que ha sucedido, demostrar que da prioridad a la comunicación y prometer un seguimiento centrado en la solución. De este modo, se genera confianza en el momento en que podría romperse.
📚 Más información: Cómo crear un entorno de trabajo positivo
Paso 4: Sugerir al menos una solución
Cualquiera puede plantear un problema. Lo que tu equipo necesita ahora mismo es alguien que les muestre el camino a seguir.
No tiene por qué ser perfecto, solo tiene que demostrar que has pensado en el siguiente paso.
Esto es lo que hay que hacer:
- Antes de la conversación, piensa: ¿qué medida podría empezar a resolver esto? Podría ser revertir un cambio, enviar un correo electrónico de corrección o reordenar tus tareas para dedicar tiempo a la solución.
- Presente su solución como un punto de partida, por ejemplo: «Una cosa que creo que podríamos hacer es [la solución]. ¿Qué opinas?».
📚 Más información: Aprenda a perfeccionar la comunicación con los clientes
Paso 5: Solucione el problema rápidamente
¿Ya decidiste la solución? Genial.
¿Y ahora qué?
Solucione el problema rápidamente, aunque eso signifique trabajar algunas horas extra al principio. Lo que usted quiere es limitar el daño potencial y demostrar su compromiso. Si necesita ayuda, pídala.
Además, reflexiona sobre por qué se produjo el error. ¿El proceso de aprendizaje no estaba claro? ¿Hubo un problema de comunicación? ¿Se ignoró algún consejo? Anota lo que hayas observado.
Podría llevar un sencillo registro para usted mismo, como por ejemplo:
- Error: Envié el informe equivocado.
- Causa: Se utilizó un enlace a un archivo obsoleto porque la unidad compartida no estaba sincronizada.
- Solución inmediata: reenviar el informe correcto.
- Prevención potencial: una comprobación de versiones en nuestro proceso.
- Nota: Comprueba siempre la fecha de la última modificación antes de enviar.
Paso 6: Hacer un seguimiento después de la corrección
Tu responsabilidad no termina con la corrección del error.
El seguimiento garantiza que el problema se ha resuelto realmente y demuestra que el error no fue solo un desliz puntual.
Una vez que se calme la situación, envíe un breve seguimiento a todas las personas afectadas.
Algo así como: «Hola a todos, solo quería confirmar que [la acción correctiva] está completada. Gracias por vuestra paciencia. También he [actualizado el proceso/documento] para evitar que esto vuelva a ocurrir en el futuro».
Este mensaje da un giro, mejora la colaboración en el lugar de trabajo y te ayuda a asegurarte de que el error deje un legado positivo.
🤯 Cómo afecta la inseguridad laboral a los errores en el trabajo: Sentirse inseguro en el trabajo hace que seamos más propensos a cometer errores. Las investigaciones demuestran que cuando los empleados perciben su trabajo como incierto o inestable, su capacidad para detectar y evitar errores disminuye. Este efecto está relacionado con el agotamiento.
Ejemplos de cómo disculparse de manera profesional en el trabajo
A continuación te explicamos cómo disculparse por un error de forma profesional 👇.
1. Incumplimiento de plazos
Si ya ha pasado la fecha límite, así es como se debe hablar del error:
«Hola, Jane: Siento mucho haber incumplido el plazo del proyecto. Asumo toda la responsabilidad por ello. Para solucionarlo, hoy voy a dar prioridad a esta tarea por encima de todo lo demás. Tendrás el trabajo completado mañana como muy tarde».
2. Enviar información incorrecta
En el momento en que encuentres un error en la información que acabas de compartir, querrás corregir el registro rápidamente. Cada minuto que los datos erróneos permanecen ahí fuera, crean más trabajo y confusión para los demás.
A continuación te indicamos cómo estructurar tu disculpa:
«Hola a todos, necesito enviar una corrección con respecto a mi mensaje anterior sobre [proyecto]. Las [cifras] que proporcioné eran incorrectas. Las cifras correctas son [cifras correctas]. También he [corregido el documento fuente/actualizado el panel compartido]. Pido disculpas por cualquier confusión o trabajo adicional que este error haya causado».
3. Pasar por alto tareas
Alguien contaba contigo y tú lo olvidaste. En tu disculpa, debes demostrar que su prioridad es ahora tu prioridad y que tienes un plan concreto para garantizar que sea tu último desliz. Esto es lo que debes decir:
«Hola, Sarah: Me acabo de dar cuenta de que he fallado completamente en la [tarea] que me pediste [el día/en nuestra reunión]. Siento mucho el retraso y cualquier frustración que te haya causado.
Esta es mi prioridad ahora mismo. He bloqueado [tiempo] en mi Calendario para centrarme exclusivamente en esto. Tendrás [el resultado/mi actualización] antes de [hora específica]. Gracias por tu paciencia mientras lo soluciono.
4. Falta de comunicación con un cliente
Si ha habido un malentendido con un cliente o le ha prestado un servicio deficiente, su disculpa debe corregir el hecho y reafirmar sus metas comunes. Su respuesta sería:
«Hola, David, gracias por tu comentario sobre [punto específico que te ha generado confusión]. He revisado nuestras notas y veo que hay una clara desconexión por nuestra parte en relación con [el punto específico]. Te pido disculpas por esa falta de claridad por nuestra parte.
De ahora en adelante, compartiré un breve resumen escrito después de cada llamada para confirmar los elementos a tomar y las decisiones. ¿Le parece bien?
5. Errores que afectaron a los ingresos
Cuando cometas un error que afecte a los ingresos de tu empresa, debes ofrecer una disculpa y presentar un plan de medidas correctivas en el que se haga mención exacta de cómo vas a resolver el problema. Sigue las pautas del siguiente guion:
«Hola, Jake, necesito corregir un error que he cometido. Yo [describir la acción]. Esto ha provocado un cobro insuficiente de [importe]. Ya he [describir la solución] y he notificado al cliente mis disculpas por el error.
Para evitarlo, voy a añadir un paso a mi proceso para comprobar dos veces las hojas de tarifas con los acuerdos de los clientes antes de finalizar cualquier factura. Me aseguraré de que sea un caso aislado y de que no vuelva a ocurrir.
Cómo seguir adelante después de cometer un error
La solución está completada. Ya has enviado tu disculpa. Ahora viene la parte difícil: seguir adelante.
Esto, en última instancia, afectará a cómo tu error repercute en tu carrera profesional y cómo se propagan las consecuencias.
A continuación te explicamos cómo recuperarte después de cometer un error:
1. Recuperar la confianza
Después de cometer un error, es posible que tu cerebro repita el error una y otra vez, lo que puede aumentar la culpa, hacerte sentir preocupado y minar tu confianza. Una de las principales preocupaciones en este momento es que el error te defina como persona, pero no es así.
Lo que está pendiente es romper este bucle y ver el error como un evento aislado, no como una definición de tu capacidad. Esto es lo que está pendiente:
- Reconozca el sentimiento y póngale nombre. Replantearse los errores y nombrar la emoción le aleja del sentimiento y reduce su poder. Este ciclo de retroalimentación con usted mismo convierte un momento de estrés en una oportunidad de aprendizaje.
- Busca una tarea pequeña y sencilla y completala para demostrarle a tu sistema nervioso que sigues siendo competente. Este crecimiento en tu capacidad para manejar la presión puede impulsar tu carrera profesional.
Si te preocupa que un solo error eche por tierra todo tu trabajo, la perspectiva de este usuario de Reddit puede ayudarte:
Por mi experiencia, creo que la gente recuerda mucho más las cosas buenas que haces que los errores. Esperan que todo el mundo cometa errores de vez en cuando. Cuando empecé a trabajar, adopté un enfoque bastante audaz y agresivo, lo que a menudo me ponía en situaciones difíciles. Eso significa que a menudo destacaba de forma positiva, pero también cometía muchos errores. En general, la gente solo tiene cosas positivas que decir sobre mi trabajo, nadie recuerda las docenas de errores que he cometido.
Por mi experiencia, creo que la gente recuerda mucho más las cosas buenas que haces que los errores. Esperan que todo el mundo cometa errores de vez en cuando. Cuando empecé a trabajar, adopté un enfoque bastante audaz y agresivo, lo que a menudo me ponía en situaciones difíciles. Eso significa que a menudo destacaba de forma positiva, pero también cometía muchos errores. En general, la gente solo tiene cosas positivas que decir sobre mi trabajo, nadie recuerda las docenas de errores que he cometido.
2. Recupera la confianza de tu equipo
Un error puede crear una grieta invisible en la confianza de tu equipo. La pregunta que se hacen inconscientemente es: «¿Volverá a ocurrir?». Quieres responder a esa pregunta con una serie de acciones coherentes y predecibles que cierren esa grieta para siempre. Esto es lo que está pendiente:
- Promete menos y cumple más. En las semanas posteriores a un error, establece conscientemente plazos ligeramente más manejables y luego supéralos. Esto te ayudará a demostrar que eres una apuesta segura.
- Sé muy transparente en tu comunicación. Si una tarea concreta conlleva algún riesgo, sé sincero al respecto. No dudes en pedir ayuda. Comparte tu punto de vista. Esto demuestra que has aprendido la lección sobre la comunicación en el lugar de trabajo.
3. Convierte los errores en oportunidades de aprendizaje
¿Sabes cuál es la señal más clara de que has aprendido de tus errores en el trabajo?
Corrección del rumbo. Puede tratarse de una lista de control, un cambio en los procesos o la automatización que le proteja a usted y a su equipo en el futuro.
Es recomendable compartir la solución en la reunión o en el canal del equipo. Habla sobre el problema que has encontrado y cómo lo has solucionado. Esto demuestra que eres una persona capaz de resolver problemas.
💡 Consejo profesional: Utiliza ClickUp BrainGPT para reescribir la comunicación después de un error.
Después de cometer un error en el trabajo, no conviene dar demasiadas explicaciones ni comunicarse de forma insuficiente.
BrainGPT, tu asistente de redacción con IA, te ayuda a reajustar el tono antes de enviar el mensaje.
Utiliza BrainGPT para:
- Reescribe los mensajes delicados para que suenen tranquilos, responsables y con visión de futuro.
- Elimine el lenguaje defensivo o emocional que puede aparecer en situaciones de estrés.
- Resumir lo que salió mal y lo que ha cambiado, sin disculparse en exceso.
- Redacta informes de seguimiento claros que se centren en las acciones, no en las excusas.
Cómo evitar futuros errores en el trabajo
Los errores son inevitables, pero con los sistemas adecuados se puede reducir considerablemente su probabilidad. El trabajo actual es ineficaz. Las tareas, los documentos y la comunicación están dispersos entre diferentes herramientas, lo que hace que los errores pasen fácilmente desapercibidos.
ClickUp, el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo, unifica todas tus herramientas digitales y flujos de trabajo.
Te ayuda a reducir la dispersión del trabajo al reunir todo lo necesario para realizar el trabajo en un solo lugar.
Cuando todo se encuentra en un solo lugar, los equipos dejan de depender de la memoria, las bandejas de entrada y las listas de control mentales. El contexto no se pierde entre las herramientas. Las dependencias son visibles. La propiedad es clara.
Además, los errores se detectan antes porque el seguimiento del trabajo es más fácil, así como la revisión y el examen posterior.
Veamos cómo:
1. Utiliza listas de control y POE.
La mayoría de los errores repetidos se producen porque los pasos importantes están en la cabeza de alguien. Cuando una tarea empieza a resultar familiar, es hora de sacarla de la cabeza y plasmarla en un sistema.
ClickUp lo hace fácil porque los POE, los documentos y las listas de control se encuentran directamente dentro del trabajo.
Utiliza la plantilla POE de ClickUp para anotar el propósito, los pasos y los traspasos una sola vez, y luego aplica ese proceso a todas las tareas o proyectos relevantes.
Con esta plantilla:
- Crea tareas con varios estados personalizados para realizar el seguimiento del progreso de cada POE.
- Clasifique y añada atributos para gestionar sus POE con campos personalizados.
- Añade preguntas frecuentes, realiza enlaces a recursos relevantes y asigna propietarios para garantizar la rendición de cuentas.
A partir de ahí, convierta el POE en una lista de control práctica o en un conjunto de subtareas dentro de la propia tarea. De esta forma, el proceso se muestra exactamente cuando se realiza el trabajo. No se puede marcar la tarea como completada sin seguir los pasos, lo que evita que se omitan acciones.
⭐ Bonus: Redacta o perfecciona los POE en ClickUp Docs. A continuación, utiliza ClickUp BrainGPT para resumir los pasos, reescribir las instrucciones poco claras o generar listas de control rápidas a partir de documentos de procesos largos.
Docs + BrainGPT te ayuda a mantener la documentación clara, actualizada y fácil de seguir. Reduce los errores causados por procesos obsoletos o ambiguos.
2. Mejorar la priorización de tareas
Esto es lo que ocurre cuando las prioridades no son explícitas: los equipos se basan en la urgencia, la visibilidad o las conjeturas. Las tareas dependientes comienzan demasiado pronto o demasiado tarde.
Como resultado, el trabajo importante se retrasa.
Y si te enfrentas a la parálisis por priorización, hemos creado este vídeo para ayudarte. Te ofrece consejos y estrategias prácticas para priorizar las tareas en el trabajo 👇.
Las tareas de ClickUp te ayudan a dividir el trabajo en subtareas manejables.
Puedes asignar niveles de prioridad, fechas límite y propietarios a cada tarea para que las expectativas sean explícitas.
Las dependencias entre tareas añaden otra capa de protección. Cuando una tarea no puede comenzar hasta que otra sea completada, las dependencias evitan que el trabajo avance prematuramente. Esto te ayuda a evitar tener que volver a hacer el trabajo por falta de información.
Especialmente en el caso de los flujos de trabajo recurrentes, esta función garantiza que el progreso se produzca en el orden correcto.
🧠 Dato curioso: ¡En 2025, los usuarios de ClickUp crearon más de 3600 millones de tareas! 🤯
⭐ Bonus: Combina la priorización de tareas con el apoyo de la IA. Utiliza ClickUp Brain para resumir rápidamente las listas de tareas, identificar el trabajo atrasado o bloqueado, o aclarar los siguientes pasos cuando cambien las prioridades.
3. Implementar la colaboración y la comunicación en tiempo real
Le pides a un compañero de trabajo que te informe sobre el estado de una tarea en Slack.
Responden más tarde en un correo electrónico, adjuntando un archivo, pero omitiendo el contexto sobre los cronogramas o las dependencias.
¿El resultado? El trabajo avanza basándose en suposiciones. Una pequeña diferencia en el contexto se convierte en reelaboración, retrasos o idas y venidas innecesarias.
Así es como suelen producirse los errores relacionados con la comunicación. Porque las conversaciones y el trabajo se dividen entre demasiadas herramientas.
ClickUp Chat resuelve este problema. Lleva las conversaciones del equipo directamente al entorno de trabajo donde se encuentran tus tareas. Te ahorra tener que cambiar entre correos electrónicos, aplicaciones de mensajería y comentarios para encontrar el contexto o incluso el trabajo.
Puedes colaborar al instante en un espacio centralizado y con función de búsqueda vinculado al trabajo.
Las características clave de ClickUp Chat son 👇
- El contexto permanece conectado: el chat convive con las tareas y los documentos relevantes, por lo que las preguntas y respuestas no se pierden en una aplicación separada.
- Alineación más rápida: coordine prioridades, dependencias y cambios en tiempo real sin esperar respuestas.
- Visibilidad compartida: las conversaciones son visibles para todos los que las necesitan, lo que reduce las suposiciones y las conjeturas.
💡 Consejo profesional: en lugar de escribir largas explicaciones o volver a explicar los mismos pasos en el chat, graba un breve tutorial en pantalla con Clips. Un vídeo rápido que muestre cómo se debe hacer algo suele eliminar más ambigüedades que varios párrafos de texto.
Utiliza Clips para:
- Repase los pasos del proceso de forma visual.
- Explique el contexto que es difícil de plasmar por escrito.
- Aclara las soluciones después de un error para que no vuelva a ocurrir.
- Usa instrucciones coherentes con varios compañeros de equipo.
Una vez grabados, guarda estos vídeos en el hub de clips para que sean fáciles de encontrar y reutilizar. Con el tiempo, esto crea una base de conocimientos en vídeo ligera que reduce las preguntas repetidas, la ejecución inconsistente y los errores derivados de la comunicación.
4. Haga preguntas aclaratorias
Antes de pedir aclaraciones a otras personas, la forma más rápida de reducir el riesgo es comprobar si la respuesta ya existe.
Pero cuando está disperso entre aplicaciones, archivos y conversaciones, es fácil perder de vista el trabajo importante.
ClickUp BrainGPT Enterprise Search aborda este problema extrayendo información contextual detallada de todas tus herramientas conectadas y aplicaciones de terceros. Ofrece respuestas significativas y personalizadas que reflejan cómo se desarrolla realmente tu trabajo.
Disponible a través de una extensión del navegador o un complemento de escritorio, Enterprise Search le ofrece una búsqueda y una acción unificadas en todos sus entornos de trabajo y en la web.
Tienes acceso a modelos de IA externos como ChatGPT, Claude y Gemini, además de funciones de automatización. Puedes comprender el contexto y actuar en consecuencia sin cambiar de aplicación.
💡 Consejo profesional: los superagentes pueden supervisar el trabajo en segundo plano e intervenir cuando algo no va bien.
Utiliza Super Agents para:
- Marca las tareas que carecen de campos obligatorios, propietarios o fechas límite.
- Detectar cuándo el trabajo está bloqueado o a la espera de información
- Seguimiento inmediato cuando no se resuelven las dependencias
- Detecta los riesgos de forma temprana basándote en patrones comunes a todas las tareas y proyectos.
Dado que los agentes comprenden el contexto de su entorno de trabajo, se adaptan a la forma de trabajar de su equipo. Esto los hace especialmente útiles para prevenir el tipo de errores silenciosos, basados en suposiciones, que se escapan a los controles manuales.
¿Suena demasiado bueno para ser verdad? Este vídeo te muestra cómo configurar tus Superagentes 🤯.
5. Configure automatizaciones para evitar errores repetitivos
Las acciones repetitivas son las que provocan riesgos derivados del cansancio y causan interrupciones en el flujo de trabajo. Puede realizar la automatización de estas tareas para ahorrar tiempo y evitar errores humanos.
Con ClickUp Automatizaciones, puedes automatizar acciones rutinarias mediante reglas sencillas que no requieren código.
Algunas tareas que puedes automatizar son:
- Actualizaciones de estado y progreso: Automatice los cambios de estado a medida que avanza el trabajo, para que nada se quede estancado o sea engañoso. Cuando una tarea se marque como «En revisión», notifique al revisor. Cuando la aprobación esté completada, mueva la tarea a «Listo para enviar».
- Cuando una tarea se marque como «En revisión», notifíquelo al revisor.
- Cuando la aprobación esté completada, mueva la tarea a «Listo para enviar».
- Responsabilidad y traspasos: elimina la ambigüedad asignando el trabajo automáticamente en las fases clave. Asigna tareas al control de calidad cuando el desarrollo esté terminado. Reasigna tareas cuando cambie la propiedad o alguien no esté disponible.
- Asignar tareas al control de calidad cuando el desarrollo esté terminado.
- Reasignar tareas cuando cambia la propiedad o alguien no está disponible
- Recordatorios de plazos y seguimiento: Evite incumplir los plazos sin tener que realizar un seguimiento manual. Envíe recordatorios cuando se acerquen las fechas límite. Marque las tareas que no se hayan actualizado en un plazo determinado.
- Envía recordatorios cuando se acerquen las fechas límite.
- Marca las tareas que no se han actualizado en un plazo determinado.
- Gestión de dependencias y obstáculos: Asegúrate de que el trabajo no avance prematuramente. Desencadena alertas cuando las tareas dependientes estén incompletas. Actualiza los estados automáticamente cuando se resuelvan los obstáculos.
- Desencadenar alertas cuando las tareas dependientes estén incompletas
- Actualiza los estados automáticamente cuando se resuelvan los obstáculos.
- Aplicación de procesos repetitivos: Evita que se omitan flujos de trabajo críticos. Exige que se rellenen campos específicos antes de poder avanzar en una tarea. Añade automáticamente elementos de la lista de control o subtareas para trabajos recurrentes.
- Exigir que se rellenen campos específicos antes de poder avanzar en una tarea.
- Añadir automáticamente elementos de la lista de control o subtareas para trabajos recurrentes
- Cuando una tarea se marque como «En revisión», notifíquelo al revisor.
- Cuando la aprobación esté completada, mueva la tarea a «Listo para enviar».
- Asignar tareas al control de calidad cuando el desarrollo esté terminado.
- Reasignar tareas cuando cambia la propiedad o alguien no está disponible
- Envía recordatorios cuando se acerquen las fechas límite.
- Marca las tareas que no se han actualizado en un plazo determinado.
- Desencadenar alertas cuando las tareas dependientes estén incompletas
- Actualiza los estados automáticamente cuando se resuelvan los obstáculos.
- Exigir que se rellenen campos específicos antes de poder avanzar en una tarea.
- Añadir automáticamente elementos de la lista de control o subtareas para trabajos recurrentes
Cuando un error debe escalarse
Algunos errores traspasan una línea en la que el daño potencial es demasiado grande como para manejarlo solo. Aquí hay tres señales para saber cuándo escalar un problema:
1. El impacto está fuera de tu control
Si un error afecta a otros equipos, sistemas compartidos, requisitos de cumplimiento normativo o relaciones importantes con clientes, es probable que requiera tomar decisiones para las que no estás autorizado. Aunque comprendas el problema, es posible que no tengas la visibilidad o la autoridad necesarias para evaluar las consecuencias de segundo orden.
Informar del problema lo antes posible garantiza que las personas adecuadas se involucren antes de que el problema crezca. También evita que las soluciones bienintencionadas generen nuevos riesgos en otros ámbitos.
Escalar cuando:
- Varios departamentos se ven afectados
- La confianza del cliente o las obligaciones contractuales están en riesgo.
- Puede haber implicaciones legales, de seguridad o de cumplimiento normativo.
2. La solución requiere recursos que no tienes
Algunos problemas no se pueden resolver solo con esfuerzo. Requieren aprobaciones presupuestarias, conocimientos especializados, acceso al sistema o coordinación entre equipos que quedan fuera de tu rol.
Intentar seguir adelante sin los recursos adecuados a menudo retrasa la resolución y aumenta el daño. La escalada permite a los líderes desbloquear las limitaciones en lugar de dejar que seas tú quien las compense.
Escalar cuando:
- La solución requiere financiación, herramientas o soporte del proveedor.
- Se necesitan habilidades especializadas o aprobaciones de superiores.
- Te encuentras bloqueado a pesar de haber realizado intentos razonables para resolverlo.
3. Existe un patrón o un riesgo sistémico
Un solo error puede ser un error humano. Los errores repetidos suelen indicar un proceso defectuoso, una propiedad poco clara o deficiencias estructurales. Si el mismo problema sigue surgiendo a pesar de las soluciones individuales, el riesgo ya no es aislado.
La escalada en esta fase implica detectar problemas sistémicos de forma temprana. Estos deben abordarse desde la raíz.
Escalar cuando:
- Se han producido errores similares en múltiples ocasiones.
- Las soluciones temporales no han funcionado.
- El problema revela una deficiencia más amplia en el flujo de trabajo o el proceso.
Elimine los errores de diseño de su trabajo con ClickUp
Los errores en el trabajo no son una cuestión de si ocurrirán, sino de cuándo. Pero no tienen por qué repetirse. Los errores en el lugar de trabajo suelen deberse a procesos poco claros, pasos omitidos y fallos de comunicación entre herramientas dispersas.
La IA contextual de ClickUp te proporciona la estructura necesaria para evitar estos errores. Se trata de una plataforma todo en uno que te ayuda a crear listas de control y POEE para bloquear procesos, utilizar dependencias de tareas para evitar que se omitan pasos y configurar automatizaciones para gestionar traspasos repetitivos.
Con ClickUp, puedes crear una única fuente de información veraz para tu equipo y eliminar los errores de tu trabajo.
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Preguntas frecuentes
No es necesario informar de cada pequeño error tipográfico, pero sí debes informar de cualquier error que pueda causar daños a la empresa. Utiliza esta sencilla regla: si el error afecta al trabajo de otra persona, a un cliente, a un plazo, al presupuesto o a la calidad de un producto, debes comunicárselo a tu superior.
Pensar demasiado es como si tu cerebro estuviera atrapado en un bucle del pasado. Tienes que redirigirlo a la fuerza hacia el futuro. Esto es lo que hay que hacer: Date un «periodo de preocupación» limitado, por ejemplo, diez minutos, para sentir la frustración o el miedo. Cambia tu enfoque preguntándote: «¿Qué pequeña acción constructiva puedo llevar a cabo ahora mismo?». Esto podría incluir documentar una lección aprendida o crear una lista de control preventiva.
Empieza por asumir la responsabilidad. No dejes que tu error afecte a tu bienestar ni temas las consecuencias; di de forma sencilla y sincera «he metido la pata» y explica el impacto que tu error ha tenido en tu equipo. A continuación, céntrate en lo que puedes hacer para mejorar la responsabilidad de tu equipo. En el futuro, conviértete en la persona más predecible y transparente del proyecto. Entrega los trabajos antes de tiempo, comunícate cuando sea necesario y ayuda a tus compañeros de equipo siempre que puedas. Esto demostrará que has interiorizado la lección y poco a poco recuperarás la confianza del equipo que habías perdido.
Sí, pero discúlpese por su parte, no por el evento completo. Podría decir algo como: «Siento haber faltado a la reunión. Debería haber pedido una aclaración antes. Centrémonos en cómo solucionamos esto juntos». Esto demuestra que comprende su rol en la situación y que quiere centrarse en volver a poner todo en condiciones, sin echar la culpa a nadie.
Debes establecer un sistema que te ayude a evitar cometer el mismo error la próxima vez. Por lo tanto, justo después de corregir el error, pregúntate: «¿Qué cambio podría hacer que esto no se repita?». A continuación, incorpóralo. Puedes añadir una lista de control de ClickUp, una automatización para comprobaciones dobles o un paso de revisión obligatorio en tu POE. Cuando forma parte de tu flujo de trabajo, estás haciendo que la acción correcta sea la automática.