¿Quién hubiera pensado hace una década que un software podría leer facturas escritas a mano, extraer los datos de los proveedores, cotejar pedidos y aprobar pagos sin intervención humana?
Y aquí estamos.
Los equipos financieros están ahorrando miles de horas al automatizar flujos de trabajo que antes consumían departamentos enteros. Según una encuesta realizada por la revista CFO, aproximadamente el 36 % de las empresas estadounidenses informaron de un ahorro de casi 10 horas a la semana gracias a la automatización, lo que supone más de 500 horas al año.
¿Qué ha cambiado? La fácil accesibilidad de la IA y su integración con los sistemas de automatización tradicionales basados en reglas. Esta integración ha abierto posibilidades que se extienden a todas las funciones empresariales.
Las preguntas han pasado de «¿Debemos realizar la automatización de los procesos empresariales?» a «¿Cómo realizar la automatización de los procesos utilizando la IA para alcanzar la excelencia operativa?».
Si desea automatizar los procesos de su empresa con IA, hemos creado esta guía para usted.
¿Por qué realizar la automatización de procesos con IA?
Los datos más recientes muestran que más del 66 % de las empresas han realizado la automatización de al menos un proceso empresarial.
Por ejemplo, las organizaciones que implementan la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar tareas han experimentado mejoras en el retorno de la inversión que se encuentran en un intervalo que va del 30 % al 200 % durante el primer año de implementación.
Algunas de las ventajas clave que observamos en la automatización basada en IA son:
- Reducción de errores: elimine los costosos errores en el procesamiento de facturas, la entrada de datos y la incorporación de clientes, que suelen requerir horas de corrección manual.
- Operaciones 24/7: mantenga los procesos críticos en funcionamiento fuera del horario laboral, desde las respuestas de soporte al cliente hasta el procesamiento de pedidos y las actualizaciones de inventario.
- Optimización de recursos: redirija a los empleados cualificados de tareas rutinarias, como la introducción manual de entradas de datos, a trabajos estratégicos que impulsen el crecimiento de los ingresos.
- Compatibilidad con la escalabilidad: gestione el aumento de la carga de trabajo durante las temporadas altas o el crecimiento de la empresa sin aumentar la plantilla ni los costes de horas extras.
- Calidad estandarizada: mantenga una ejecución coherente de los procesos en todos los departamentos, eliminando las variaciones que crean diferencias en la experiencia del cliente.
- Toma de decisiones más rápida: procese el análisis de datos y genere información en cuestión de minutos en lugar de días, lo que le permitirá responder más rápidamente a los cambios del mercado.
📮 ClickUp Insight: El 34 % de los trabajadores afirma que el mayor obstáculo para la automatización es la incertidumbre sobre qué herramientas utilizar. Aunque muchos quieren trabajar de forma más inteligente, se sienten abrumados por las opciones disponibles y carecen de la confianza necesaria para dar el primer paso. 😓
ClickUp elimina esta confusión al ofrecer agentes de IA intuitivos y fáciles de usar que pueden automatizar su trabajo en una sola plataforma, sin necesidad de utilizar múltiples herramientas. Con funciones como ClickUp Brain, nuestro asistente de IA, y agentes de IA personalizados, los equipos pueden automatizar procesos, planificar, priorizar y ejecutar tareas sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados ni de utilizar un exceso de herramientas. Véalo en acción aquí. 👇🏼
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¿Qué procesos se pueden automatizar con IA?
La automatización mediante IA abarca desde tareas sencillas y repetitivas, como la introducción de datos y las respuestas por correo electrónico, hasta la automatización inteligente de procesos complejos y multicapa, como la optimización de la cadena de suministro y el análisis predictivo.
A continuación, se detallan los procesos empresariales más comunes que puede automatizar en todos los departamentos mediante la inteligencia artificial:
Operaciones de servicio y soporte al cliente
Los equipos de atención al cliente gestionan grandes volúmenes de consultas repetitivas que siguen patrones predecibles. La automatización de tareas mediante IA puede resolver los problemas más comunes sin intervención humana, al tiempo que deriva los problemas complejos a las personas correspondientes.
Oportunidades clave de automatización:
- Enrutamiento de tickets y asignación de prioridades: clasifique y asigne automáticamente los tickets de soporte técnico en función del contenido y la urgencia.
- Restablecimiento de contraseñas y problemas con las cuentas: gestione los problemas rutinarios de las cuentas mediante flujos de trabajo automatizados.
- Seguimiento de pedidos y actualizaciones de estado: proporcione respuestas en tiempo real a las consultas sin la intervención de un agente para mejorar la satisfacción del cliente.
- Respuestas a preguntas frecuentes y consultas básicas: utilice chatbots con IA para obtener respuestas instantáneas y precisas.
- Análisis de opiniones: identifique a los clientes insatisfechos, priorice sus casos y actúe rápidamente en función de los comentarios de los clientes.
Funciones como AI Assign y AI Prioritize en ClickUp pueden ser útiles en casos de uso como estos:
🧠 ¿Sabías que... Según las previsiones de Gartner, la IA agencial resolverá de forma autónoma el 80 % de los problemas habituales de atención al cliente sin intervención humana.
Finanzas y operaciones
Los procesos financieros implican grandes volúmenes de datos estructurados y decisiones basadas en reglas. La automatización mediante IA reduce los errores y acelera el procesamiento de transacciones, como la validación de facturas, la conciliación de gastos y el procesamiento de pagos, lo que garantiza cierres más rápidos y un mejor cumplimiento normativo.
Oportunidades clave de automatización:
- Procesamiento de facturas: extraiga datos de las facturas y compárelos con los pedidos.
- Validación de informes de gastos: compruebe los recibos según las políticas de la empresa y apruebe las reclamaciones rutinarias.
- Cuentas por pagar/por cobrar: gestione los calendarios de pago y los procesos de cobro.
- Detección de fraudes: supervise las transacciones en tiempo real para detectar patrones sospechosos.
- Elaboración de informes financieros: genere informes periódicos basados en el análisis de datos y la documentación de cumplimiento normativo.
💡 Consejo profesional: Puede utilizar ClickUp Brain para generar reglas personalizadas para procesar los detalles de facturación.
Tareas de ventas y marketing
Los equipos de ventas y marketing suelen verse abrumados por la recopilación de datos, la calificación de clientes potenciales y la supervisión de campañas. La automatización, ya sea para la puntuación de clientes potenciales o para el seguimiento, elimina ese trabajo tedioso, agiliza los flujos de trabajo y ofrece campañas más personalizadas y con mayor tasa de conversión.
Oportunidades clave de automatización:
- Puntuación y calificación de clientes potenciales: clasifique automáticamente a los clientes potenciales en función de su comportamiento y datos demográficos.
- Campañas de marketing por correo electrónico: personalice el contenido y las recomendaciones de compra basándose en los datos de los clientes.
- Programación de redes sociales: planifique y publique contenido en múltiples plataformas.
- Segmentación de clientes: agrupa a los clientes por patrones de comportamiento con el objetivo de realizar campañas específicas.
👀 ¿Sabías que...? Los usuarios de ClickUp Brain pueden elegir entre múltiples modelos externos de IA, incluidos GPT-4, Claude y Gemini, para diversas tareas de redacción, razonamiento y codificación directamente desde su plataforma ClickUp.
Recursos humanos y administración
Los equipos de recursos humanos gestionan flujos de trabajo repetitivos relacionados con la contratación, la incorporación, la formación y la gestión de los empleados.
Oportunidades clave de automatización:
- Selección de currículos: filtre a los candidatos en función de los requisitos y las cualificaciones del puesto.
- Programación de entrevistas: coordine la disponibilidad entre los candidatos y los responsables de contratación.
- Incorporación de empleados: guía a los nuevos empleados a través de los trámites burocráticos y los flujos de trabajo de formación.
- Recordatorios de evaluaciones de rendimiento: programe y realice el seguimiento de la completación de las evaluaciones periódicas.
- Inscripción en prestaciones: ayude a los empleados a explorar las opciones y completar la inscripción.
Casi el 90 % de los profesionales de TI afirman haber observado un aumento en el crecimiento de su empresa gracias a la automatización de diversos procesos. Con un retorno de la inversión medio del 240 %, la automatización de los procesos empresariales es, sin duda, una de las inversiones más rentables para las empresas modernas.
📚 Más información: Las mejores herramientas de IA para crear mapas mentales que fomentan la creatividad y la organización.
Cómo realizar la automatización de procesos con IA
A continuación le mostramos cómo puede realizar la automatización de sus flujos de trabajo con IA.
Le mostramos cómo ClickUp, el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo, le ayuda en cada paso del proceso.
1. Identifique los procesos adecuados para la automatización.
Recuerde que no todas las tareas necesitan IA. Las mejores candidatas para la automatización son aquellas que son repetitivas, se basan en reglas y requieren mucho tiempo.
Empiece por preguntarse:
- ¿Esta tarea sigue una serie de pasos claros?
- ¿Depende de datos o entradas estructurados?
- ¿Consume horas sin aportar mucho valor añadido a la creatividad humana?
Algunos ejemplos de flujos de trabajo para la automatización son:
- Procesamiento de nóminas o entrada de datos de clientes: la IA puede analizar datos estructurados, reducir los errores humanos y reducir el tiempo dedicado a las actualizaciones manuales.
- Cualificación o enrutamiento de clientes potenciales: los criterios basados en reglas, como el título, el sector o el comportamiento en el sitio web, se pueden automatizar para obtener una respuesta más rápida.
- Gestión de la bandeja de entrada: las solicitudes de soporte repetitivas o los correos electrónicos de los clientes se pueden clasificar, etiquetar o responder utilizando indicaciones de IA.
Otra categoría común son las tareas de admisión repetitivas. Pueden ser la recopilación de solicitudes y comentarios de los clientes, problemas de servicio o tickets de soporte.
Con ClickUp Forms, puede capturar estas tareas e información. Combínelo con campos personalizados o campos de IA en ClickUp para etiquetar, clasificar y enviar automáticamente los datos entrantes a la persona o lista adecuadas.
Por ejemplo:
- Un envío de formulario sobre un problema de facturación podría etiquetarse automáticamente como «Finanzas», marcarse como «Urgente» y asignarse directamente a su equipo de contabilidad.
- Una solicitud de revisiones creativas por parte de un cliente podría desencadenar una nueva tarea con la prioridad y la persona asignada adecuados en función del nombre del cliente o el código del proyecto.
📚 Más información: Más de 25 ejemplos de mapas mentales
2. Trace un mapa de su flujo de trabajo actual.
En esta fase, le interesará crear una representación visual detallada de los procesos empresariales que desea automatizar con IA. Para ello, puede utilizar herramientas de mapeo de procesos, como diagramas de flujo, diagramas de flujo de trabajo o incluso algo tan sencillo como una nota adhesiva.
Sin embargo, para las funciones de estructura y colaboración, le sugerimos que utilice un software de modelado de procesos.
Documente cada paso de su flujo de trabajo actual (de principio a fin), incluyendo:
- Desencadenantes iniciales que inician el proceso, es decir, registro de un nuevo cliente, recepción de una factura.
- Puntos de decisión en los que se requieren elecciones o aprobaciones, es decir, revisión por parte del gerente, comprobación del presupuesto.
- Secuencias de tareas que muestran el orden de las actividades.
- Entradas y salidas de datos en cada fase, es decir, datos de formularios, informes y actualizaciones de estado.
- Traspasos entre miembros del equipo o departamentos
- Requisitos de tiempo para cada paso, es decir, ventana de aprobación de 24 horas.
A la hora de mapear procesos, es esencial involucrar a los miembros del equipo que realmente los ejecutarán. Sus conocimientos suelen revelar lo que los procedimientos operativos estándar (POE) pasan por alto: soluciones manuales, pasos omitidos o dependencias que no están documentadas, pero que son fundamentales para que la automatización tenga éxito.
En cuanto a cualquier otra información que le falte, ClickUp Brain puede ayudarle. Puede extraer sin esfuerzo información de transcripciones de reuniones, chats con clientes, comentarios sobre tareas o documentos de ClickUp y convertir detalles no estructurados en un flujo de trabajo paso a paso. Además, yendo un paso más allá, también puede pedirle a Brain que genere imágenes para sus diagramas de flujo de trabajo.
🛠️ Kit de herramientas: Considere la posibilidad de utilizar la plantilla de mapeo de procesos de ClickUp para diseñar cada paso, desde el desencadenante hasta la acción. Le ayudará a aclarar los traspasos, las dependencias y las decisiones. Podrá visualizar las secciones en las que encaja la IA y aquellas en las que la intervención humana sigue siendo importante.
Con esta plantilla, podrá:
- Defina visualmente la estructura del flujo de trabajo: enumere el tipo de mapa de procesos (por ejemplo, diagrama de carriles) que utilizaría para representar los roles, responsabilidades y flujo de tareas entre departamentos.
- Aclare las metas: con un campo de agenda de procesos (por ejemplo, Proceso de producción), todos estarán en sintonía con lo que se pretende conseguir con el flujo de trabajo antes de empezar a optimizarlo o automatizarlo.
- Prepare el terreno para identificar oportunidades de automatización: por ejemplo, un paso concreto no necesita revisión humana. La IA puede hacerlo.
- Dirija al equipo ajustando subtareas detalladas: puede establecer cronogramas, definir responsabilidades y asignar a los miembros del equipo involucrados.
3. Elija las herramientas de automatización de IA adecuadas
Antes de realizar la selección de una herramienta, es esencial comprender que los diferentes procesos requieren enfoques distintos.
El tipo de IA que utilice debe depender del problema que esté resolviendo y de los datos involucrados.
Estas son las técnicas de IA más comunes que ejecutará con la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar flujos de trabajo completos:
| Técnica | Qué hace | Dónde resulta útil |
|---|---|---|
| Procesamiento del lenguaje natural (NLP) | Interpreta, resume y responde al lenguaje humano. | Automatización de la clasificación de correos electrónicos, tickets de soporte y resúmenes de contratos. |
| Aprendizaje automático (ML) | Aprende patrones a partir de datos históricos para realizar predicciones o tomar decisiones. | Puntuación de clientes potenciales, previsión de inventario y detección de fraudes. |
| Visión artificial | Extrae e interpreta información de imágenes, archivos PDF o documentos escaneados. | Procesamiento de facturas, validación de ID y flujos de trabajo de inspección visual. |
| Aprendizaje por refuerzo | Mejora las decisiones a lo largo del tiempo mediante bucles de retroalimentación. | Optimización de la lógica de extracción de datos, los flujos de validación de entradas y las tareas de decisión secuenciales. |
| IA agencial | Ejecuta acciones de varios pasos de forma autónoma para alcanzar una meta definida. | Enrutamiento del flujo de trabajo, automatización de tareas y optimización integral de tareas. |
Ahora, en función de los requisitos de su proceso (es decir, mejorar el flujo de trabajo, simplificar las ventas, optimizar el marketing), elija una herramienta con estos criterios de selección clave:
- Capacidades de integración: busque herramientas y API que se integren fácilmente con su paquete de software actual para reducir la complejidad de la implementación.
- Escalabilidad y flexibilidad: elija plataformas que puedan gestionar volúmenes de transacciones cada vez mayores y ampliar la automatización a diferentes departamentos y procesos.
- Facilidad de uso: priorice las plataformas fáciles de usar con interfaces de arrastrar y soltar, creadores de flujos de trabajo visuales y requisitos mínimos de código.
- Estructura de costes: lo ideal sería utilizar una herramienta de automatización que crezca con usted. También hay que tener en cuenta el precio por usuario, los costes de automatización basados en el volumen, las licencias de corporación, el tiempo de formación y los costes de implementación.
Dicho esto, una de las razones clave por las que fracasan las implementaciones de IA es que las herramientas no se comunican entre sí.
Si utiliza ClickUp para la gestión de proyectos, las integraciones de ClickUp cubren esa necesidad, y la IA de ClickUp tiene contexto de cada una de esas herramientas. Puede conectar más de 1000 herramientas, entre ellas Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub y Zoom.
🌟 Bonificación: Trabajar con múltiples herramientas de IA ralentizará a sus equipos. Brain MAX, la superaplicación de IA independiente de ClickUp, pone fin a esto. Centraliza las interacciones de IA en una sola aplicación. Conoce su contexto de trabajo y elimina esfuerzos redundantes como copiar y pegar.
4. Correlacione y diseñe el flujo de trabajo automatizado.
Ahora, transforme su mapa de procesos actual en un flujo de trabajo automatizado impulsado por IA. Este paso cierra la brecha entre comprender lo que hace ahora y diseñar lo que manejarán los sistemas de IA.
Puede empezar por identificar los puntos de decisión en los que la IA puede sustituir al juicio humano, es decir, las tareas no complejas.
Por ejemplo, nuestro proceso actual implica revisar manualmente los informes de gastos inferiores a 500 dólares. Puede crear una regla para que la IA apruebe automáticamente estos gastos y marque los importes superiores para que sean revisados por una persona.
| Tipo de flujo de trabajo | Desencadenante | Condición | Acción |
|---|---|---|---|
| Priorice las tareas de mayor importancia. | Se crea una nueva tarea. | Campo personalizado = Alta prioridad | Asignar automáticamente al jefe de equipo → enviar notificación por chat |
| Asigne tareas en función del tipo de solicitud | Se envía un formulario de asistencia. | El texto del formulario contiene «restablecimiento de contraseña». | Establezca el estado de la tarea en En curso → envíe un correo electrónico automático a través de ClickApp Correo electrónico. |
| Acelere el trabajo estancado | La tarea sigue abierta. | Estado = Sin resolver después de 24 horas | Escalar la tarea al gestor de proyectos de gestión de proyectos → notificárselo inmediatamente. |
En este punto, ClickUp Automatizaciones, IA Agents y ClickUp Brain funcionan conjuntamente para ayudarte a convertir esos flujos de trabajo manuales en secuencias basadas en la lógica dentro de tu entorno de trabajo.
Los agentes de ClickUp AI actúan como socios de automatización inteligente, eliminando la complejidad que suele requerir la creación de flujos de trabajo de varios pasos. En lugar de acumular manualmente desencadenantes, condiciones y acciones, puede activar un agente, definir el resultado que desea y dejar que ClickUp Brain se encargue de la lógica entre bastidores. Sus agentes pueden:
- Interpretación automática del contexto: leen tareas, comentarios, formularios y campos para comprender qué es lo que hay que hacer a continuación.
- Actuar de forma autónoma: actualizar estados, asignar propietarios, generar respuestas, distribuir tareas o escalar problemas, sin necesidad de configurar cada paso.
- Adaptación al trabajo real: se ajustan en función del contenido, la urgencia y los patrones, por lo que los flujos de trabajo siguen avanzando incluso cuando cambian los datos introducidos.
- Reducción del tiempo de configuración: no es necesario establecer largas cadenas de reglas; aproveche ClickUp Brain para determinar la secuencia correcta de acciones.
En resumen, los agentes de IA le ofrecen el poder de la automatización avanzada sin la molestia de tener que crear usted mismo automatizaciones complejas, lo que hace que su entorno de trabajo sea más inteligente, más rápido y más fácil de mantener.
Diseñe su flujo de trabajo automatizado para tareas repetitivas utilizando estos componentes básicos:
Desencadenantes y condiciones: Defina qué inicia la automatización y qué reglas deben cumplirse.
Flujo y procesamiento de datos: Los Campos personalizados y las automatizaciones de ClickUp te permiten validar, etiquetar y enviar datos al equipo o la lista adecuados.
Lógica de decisión y enrutamiento: utilice secuencias «si esto, entonces aquello» para replicar su lógica empresarial y realizar la automatización de decisiones comunes.
Gestión de excepciones: las automatizaciones pueden añadir comentarios, reasignar tareas o notificar a los usuarios cuando algo falla o necesita revisión.
A continuación se muestra un ejemplo de flujo de trabajo de automatización con IA que utiliza agentes:
📚 Más información: Guía para la gestión del flujo de trabajo
5. Entrene o configure su sistema de IA.
La mayoría de las herramientas de automatización modernas incluyen modelos de IA preentrenados que puede configurar, en lugar de tener que entrenarlos desde cero. En estos casos, conecte sus sistemas existentes (por ejemplo, CRM) con herramientas de IA, configure la lógica empresarial y comience a probar la automatización.
Sin embargo, para los modelos de IA personalizados que requieren entrenamiento, necesitará entrenar los modelos con datos específicos. El proceso incluye:
- Preparación de datos: limpie y organice los datos históricos que representan los patrones de sus procesos.
- Selección de características: identifique qué puntos de datos son más relevantes para la toma de decisiones.
- Entrenamiento de modelos: utilice algoritmos de aprendizaje automático para aprender de sus patrones históricos.
- Pruebas de validación: compruebe que el modelo funciona con precisión con datos que no ha visto antes.
En ClickUp, las tareas de ClickUp actúan como la capa de ejecución para la automatización de la IA. La combinación de ClickUp Brain + ClickUp Tasks:
- Cree tareas automáticamente a partir de desencadenantes de IA (por ejemplo, un cliente potencial entra en su CRM → se genera una tarea con campos prellenados).
- Actualice o clasifique tareas basándose en los resultados de la IA (por ejemplo, añada la etiqueta «Urgente» si el sentimiento es negativo).
- Asigne tareas automáticamente en función de las reglas de enrutamiento o la capacidad del equipo.
- Realice un seguimiento del rendimiento de la automatización añadiendo campos personalizados o estados como «Sugerido por IA», «Revisión manual» o «Escalado».
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas de flujos de trabajo en ClickUp y Excel.
6. Implemente, supervise y optimice su flujo de trabajo.
Implemente la automatización mediante IA de forma gradual para minimizar las interrupciones y permitir ajustes en tiempo real.
Lo ideal es comenzar con una implementación piloto, en la que participe un pequeño grupo de usuarios o se aplique a un ámbito de procesos limitado. Supervise de cerca su rendimiento y compruebe si la automatización mediante IA funciona como debería. En caso de que surjan problemas (y sin duda habrá interrupciones), realice ajustes rápidamente basándose en lo que observe.
A medida que su sistema de IA procesa más datos, vuelva a entrenar o refine sus reglas para reflejar los patrones de comportamiento actualizados o los cambios en la empresa. Con el tiempo, estos microajustes ayudan a mejorar la precisión y reducir la dependencia de la intervención manual.
Para supervisar todo esto sin ahogarte en hojas de cálculo ni tener que cambiar constantemente de herramienta, utiliza los paneles de control de ClickUp.
Los paneles de ClickUp le ofrecen una vista centralizada en tiempo real de:
- Volumen de tareas y tendencias de estado en los flujos de trabajo automatizados.
- Cuellos de botella y tareas atrasadas que indican fallos en los procesos.
- Acciones etiquetadas con IA como «Asignado automáticamente», «Escalado» o «Baja confianza».
- Carga de trabajo del equipo, para que sepa si es necesario ajustar la lógica de enrutamiento.
Una vez que su flujo de trabajo se estabilice, utilice el mismo panel para realizar el seguimiento del retorno de la inversión de su automatización y perfeccionar sus procesos.
🧠 Dato curioso: Spotify utiliza algoritmos de IA, en particular el aprendizaje automático, para personalizar la experiencia del usuario y fomentar su participación. Esta personalización ha aumentado significativamente la participación de los usuarios, y las listas de reproducción personalizadas representan más del 30 % del tiempo de escucha.
Panorámica de las herramientas de IA para la automatización de procesos
Ahora ya sabe qué automatizar y cómo hacerlo.
El siguiente paso es elegir la herramienta de IA adecuada para el trabajo. Ya sea que esté automatizando tareas rutinarias, manejando flujos de datos complejos o implementando asistentes de IA en sus sistemas, no existe una solución única para todos los casos.
A continuación, hemos desglosado una lista seleccionada de herramientas de IA, agrupadas por categoría, para ayudarle a encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades de automatización de procesos.
| ClickUp | Automatización de flujos de trabajo y tareas / Asistente de IA | ClickUp Brain (IA contextual), resumen de tareas con IA, redacción con IA, automatizaciones de ClickUp, chatbots con IA. | Gestión de proyectos, flujos de trabajo de tareas, generación de resúmenes de proyectos, creación de tareas a partir de notas y gestión centralizada del trabajo. |
| Zapier | Automatización de flujos de trabajo y tareas | Generador de automatización basado en IA, integraciones GPT, interfaces Zapier, chatbots con IA, transformación sencilla de datos. | Flujos de trabajo entre aplicaciones, desencadenantes condicionales simples y avanzados, integración de la IA en procesos empresariales comunes en más de 6000 aplicaciones. |
| Make (Integromat) | Automatización de flujos de trabajo y tareas | Compatibilidad con OpenAI, generador visual de flujos, lógica avanzada, gestión detallada de errores, conectores API. | Flujos de trabajo complejos de varios pasos que requieren una personalización profunda y el enrutamiento de datos entre numerosas aplicaciones, creación de escenarios. |
| n8n | Automatización de flujos de trabajo y tareas | Nodos de IA personalizados (por ejemplo, para LLM, RAG), opción de autoalojamiento, control a nivel de código, nodos comunitarios. | Control a nivel de desarrollador sobre las automatizaciones, autohospedaje para la privacidad de los datos, integración de modelos de IA personalizados/de código abierto y funciones personalizadas. |
| Aisera | Asistente de IA (Enterprise) | IA conversacional, agentes de IA de autoservicio, comprensión del lenguaje natural (NLU), IA generativa para resoluciones. | Resolución automatizada de incidencias de TI y soporte al cliente (ITSMChatbot, Contact Center), agentes de IA para toda la corporación para servicios internos. |
| Moveworks | Asistente de IA (Enterprise) | Asistente de corporación basado en PLN, IA generativa, coordinación impulsada por LLM entre conocimientos y sistemas internos. | Automatiza las solicitudes internas de los empleados (TI, RR. HH., Finanzas) a través de plataformas de colaboración como Slack y Teams, reduciendo el volumen de tickets. |
| Humata | IA para documentos | Preguntas y respuestas sobre documentos, extracción de resúmenes, generación de citas, OCR para documentos escaneados, generación automática de informes. | Extracción de información y tareas de archivos PDF y documentos (artículos de investigación, documentos legales, informes), búsqueda interna de conocimientos a partir de documentos. |
| UiPath IA Center | Automatización de documentos y datos / RPA | OCR, entrenamiento de modelos ML, visión artificial, integración con robots RPA (Studio/Orchestrator) para una automatización integral. | Procesamiento de facturas, automatización robótica de procesos (RPA) back-end y formación de modelos ML personalizados para tareas específicas de extracción de datos. |
| Rossum | Automatización de documentos y datos | IA para documentos preentrenada (Rossum Aurora), captura cognitiva de datos, lectura de formularios, pantalla de validación, entrenamiento de modelos personalizados. | Procesamiento de facturas/órdenes de compra, logística y captura de datos de diversos tipos de documentos complejos con gran precisión y rapidez. |
| Microsoft Power Automate + IA Builder | Automatización de documentos y datos | Procesamiento de formularios, análisis de opiniones, modelos de IA predefinidos y personalizados, flujos DPA/RPA, integración GPT. | Automatizaciones dentro del ecosistema de Microsoft (SharePoint, Teams, Dynamics 365), creando flujos de IA personalizados sin necesidad de código complejo. |
| Kognitos | Plataforma de integración de IA | Scripting en lenguaje natural (automatización basada en inglés), motor neurosimbólico, IDP avanzado, funciones de cumplimiento normativo. | Describa y automatice la lógica empresarial en un lenguaje sencillo para flujos de trabajo complejos, como la conciliación financiera y el procesamiento de cuentas por pagar, el cumplimiento normativo de alto nivel. |
| Pipedream | Plataforma de integración de IA | Compatibilidad con GPT, flexibilidad a nivel de código (Node.js, Python, Go), ejecución sin servidor, supervisión de API. | Automatizaciones para desarrolladores en API y SaaS, que establecen la conexión entre código personalizado y acciones predefinidas, así como modelos de IA para la manipulación de datos complejos. |
| Parabola | Plataforma de integración de IA | El generador de flujos de arrastrar y soltar, la lógica y la IA se transforman en un generador sin código, programación de datos y supervisión. | Operaciones de comercio electrónico y SaaS, automatización de la limpieza, el enriquecimiento y la sincronización de datos en herramientas de marketing y ventas, y canalizaciones de almacenes de datos. |
| LangChain | Plataforma de integración de IA (marco) | Agentes LLM, memoria, RAG (generación aumentada por recuperación), cadenas para razonamientos complejos y uso de herramientas. | Creación e implementación de agentes de IA personalizados y canales de automatización que utilizan fuentes de datos externas para obtener respuestas y tomar decisiones basadas en el contexto. |
Buenas prácticas para la automatización impulsada por la IA
El éxito de la automatización mediante IA depende en gran medida de las estrategias de implementación de la empresa. Algunas de las prácticas esenciales que distinguen los proyectos de automatización exitosos de los intentos fallidos son:
- Empiece poco a poco y vaya ampliando gradualmente: en lugar de automatizar los procesos a escala organizativa, pruebe la automatización en un solo proceso antes de ampliarla a todos los departamentos.
- Priorice la calidad de los datos: estandarice las entradas de datos para los procesos que elija mediante la ingesta de datos etiquetados limpios y estructurados para obtener mejores resultados de IA.
- Establezca métricas de rendimiento claras: configure indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y el ahorro de costes, para medir el impacto de la automatización en los resultados de la empresa.
- Diseño para la experiencia del usuario: asegúrese de que la interfaz (de la herramienta de automatización) sea intuitiva y que los usuarios cuenten con la compatibilidad adecuada para adaptarse a los flujos de trabajo automatizados, y cree procesos claros.
- Planifique una supervisión continua: establezca revisiones periódicas para evaluar el rendimiento y actualizar sus reglas de automatización basándose en nuevos patrones de datos.
- Cree opciones alternativas: cree procedimientos de anulación manual y flujos de trabajo alternativos para cuando los sistemas de IA encuentren errores o situaciones inesperadas.
Errores comunes que se deben evitar
Según McKinsey, casi el 70 % de los proyectos de transformación digital no logran los resultados deseados. ¿El motivo? Uno de estos errores comunes que suelen cometer las empresas:
Aquí tiene una tabla clara con ejemplos prácticos y vívidos añadidos para cada dificultad:
| Inconveniente | Qué significa | Ejemplos |
|---|---|---|
| Automatización de procesos defectuosos | Añadir IA a un flujo de trabajo ineficiente o mal diseñado amplifica los errores en lugar de solucionarlos. | Una empresa realiza la automatización de la aprobación de gastos sin corregir sus confusas reglas de categorización, lo que resulta en que cientos de gastos clasificados erróneamente se aprueben automáticamente. |
| Ignorar la formación de los usuarios | Los equipos se resisten a la automatización o la eluden si no comprenden cómo utilizarla de manera eficaz. | Los agentes de soporte siguen recurriendo a hojas de cálculo manuales porque nadie les ha explicado cómo funciona el enrutamiento automático de tickets. |
| Implementación a gran escala acelerada | Implementar la automatización en todas partes a la vez aumenta la posibilidad de que se produzcan interrupciones generalizadas. | Una automatización completa del CRM se pone en marcha durante la noche y, a la mañana siguiente, 1200 clientes potenciales se asignan a las personas equivocadas porque no se probó una regla. |
| Descuidar la seguridad y el cumplimiento de los datos | No alinear la automatización con los protocolos de privacidad y seguridad genera riesgos legales y financieros. | Una herramienta de IA comienza a extraer datos de clientes de carpetas no seguras, lo que desencadena una infracción de cumplimiento durante una auditoría. |
| Esperando resultados inmediatos | Los sistemas de IA necesitan tiempo para aprender patrones, perfeccionar predicciones e integrarse en los flujos de trabajo. | Los directivos esperan una precisión instantánea de un modelo de previsión basado en IA y lo abandonan tras una semana de resultados imperfectos. |
El futuro de la automatización de procesos impulsada por la IA
El panorama de la automatización ha pasado de la simple realización de tareas a la gestión inteligente de procesos que se adapta y aprende continuamente. Se espera que el mercado global de agentes de IA pase de 5400 millones de dólares a aproximadamente 50 310 millones, lo que representa una asombrosa tasa de crecimiento anual del 44,8 %.
De cara al futuro, en esta década se producirán algunos de los cambios previstos en el campo de la automatización de procesos:
- Optimización predictiva de procesos: la capacidad de la IA para recopilar y analizar datos ayudará a optimizar la sostenibilidad en todas las cadenas de suministro. Los sistemas de IA analizarán patrones históricos para predecir cuellos de botella y ajustar automáticamente los flujos de trabajo en función de las condiciones en tiempo real.
- Hiperautomatización a escala corporativa: la capacidad de simular y probar ecosistemas de procesos completos antes de su implementación ayudará a las empresas a automatizar flujos de trabajo de IA que abarcan múltiples departamentos y sistemas.
- Los agentes autónomos de IA se convertirán en la norma: estos agentes gestionarán procesos de varios pasos sin intervención humana, tomando decisiones basadas en reglas de negocio y adaptándose a las condiciones cambiantes en tiempo real.
Automatice procesos empresariales complejos con ClickUp.
La automatización de procesos es fundamental para mantener la competitividad y la relevancia.
Con el aumento de las expectativas de los clientes y la aceleración de las demandas del mercado, los procesos manuales se están convirtiendo en obstáculos operativos que ralentizan el crecimiento y aumentan los costes.
ClickUp, con su entorno de trabajo de IA convergente, ofrece todo lo que necesita para automatizar procesos. Desde el procesamiento inteligente de datos de Brain hasta la gestión integral de tareas y las automatizaciones basadas en reglas, ClickUp es la herramienta que necesita para trabajar mejor y más rápido.
Regístrese ahora gratis y experimente la automatización impulsada por la IA que crece con su empresa.
Preguntas frecuentes
Sí, puede utilizar la IA para automatizar una gran variedad de tareas en diferentes funciones empresariales. Las plataformas basadas en IA, como ClickUp, le permiten configurar automatizaciones para procesos repetitivos, como la introducción de datos, la asignación de tareas, la generación de contenidos y la elaboración de informes. Aprovechando las plantillas de automatización y los asistentes de IA, puede crear reglas que activen acciones automáticamente, lo que ayuda a reducir el esfuerzo manual y le libera tiempo para dedicarlo a tareas más estratégicas.
La IA automatiza los procesos mediante el uso de tecnologías como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la visión artificial. Estas tecnologías permiten a los sistemas de IA analizar grandes conjuntos de datos, comprender y generar lenguaje humano e interpretar información visual. Por ejemplo, la IA puede enrutar automáticamente los tickets de soporte, generar resúmenes o analizar tendencias en sus datos. En plataformas como ClickUp, la IA trabaja junto con la automatización para optimizar los flujos de trabajo, asignar tareas en función del contexto y proporcionar información en tiempo real, lo que hace que las operaciones comerciales sean más eficientes y precisas.
Para automatizar los flujos de trabajo mediante IA, comience por identificar las tareas repetitivas o que requieren mucho tiempo dentro de sus procesos. Elija una plataforma basada en IA, como ClickUp, que ofrece una amplia gama de plantillas de automatización y funciones de IA. Configure reglas de automatización que se adapten a las necesidades de su flujo de trabajo, como asignar tareas cuando se cumplan determinadas condiciones o generar recordatorios para los próximos plazos. También puede integrar asistentes de IA como ClickUp Brain para ayudar con la creación de contenido, la resumición y las respuestas instantáneas. Supervise y perfeccione regularmente sus automatizaciones para asegurarse de que siguen satisfaciendo sus necesidades empresariales en constante evolución.
La implementación de la IA en la automatización implica varios pasos clave. Comience por evaluar y priorizar qué procesos son los más adecuados para la automatización, centrándose en aquellos que son repetitivos y propensos a errores. Seleccione herramientas de IA que se ajusten a sus metas; ClickUp, por ejemplo, ofrece funciones integradas de IA y automatización que son fáciles de integrar. Entrene sus modelos de IA con datos de alta calidad si es necesario y asegúrese de que se integren perfectamente en sus flujos de trabajo existentes. Supervise el rendimiento de sus automatizaciones impulsadas por IA y realice los ajustes necesarios. Las buenas prácticas incluyen comenzar con proyectos piloto, involucrar a las partes interesadas y proporcionar formación para garantizar una adopción fluida y maximizar los beneficios de la automatización impulsada por IA.