¿Sabes qué es más peligroso que olvidar una fecha límite? La falsa sensación de control que tienes sobre tu caótica agenda.
Ese momento optimista en el que piensas: «Lo recordaré todo, no necesito recordatorios», solo para entrar en pánico más tarde porque, sorpresa, no lo has hecho.
Entra en Google Calendar, tu salvavidas digital disfrazado de una pequeña aplicación inocente con un logotipo colorido. Ha estado ahí, juzgando silenciosamente tus habilidades de gestión del tiempo, esperando el momento oportuno para entrar en acción.
En lugar de buscar sin cesar entre notas adhesivas y rezar por un milagro, Google Calendar puede ayudarte a llevar un seguimiento real de tu vida. Y no, no nos referimos solo a configurar eventos, porque seamos sinceros, no necesitas otra cosa más que ignorar. Nos referimos a recordatorios que realmente funcionan.
En esta entrada del blog, hablaremos sobre cómo configurar recordatorios para tareas en Google Calendar para que puedas mantener tu cordura intacta. Se acabaron los plazos olvidados, las citas perdidas o los momentos incómodos en los que dices «Oh, se me había olvidado por completo».
¿Por qué utilizar los recordatorios de Google Calendar?
El seguimiento de todo lo pendiente a diario puede parecer un trabajo a tiempo completo. A menudo, gestionar tu día a día se convierte en gestionar tu memoria. Y cuando las cosas están en tu cabeza, basta con una distracción para que desaparezcan.
Si ha probado todo tipo de métodos para mantenerse al día con sus tareas: notas adhesivas, alarmas, aplicaciones que prometen el oro y el moro y lo único que ofrecen son una o dos notificaciones, entonces es hora de darle una oportunidad a los sencillos recordatorios de Google Calendar.
Google Calendar es fantástico y realmente me ayuda a sentir que mi vida está controlada, organizada y planificada. Yo también estoy en la universidad, así que me ayuda al seguimiento de mis tareas.
Google Calendar es fantástico y realmente me ayuda a sentir que mi vida está controlada, organizada y planificada. Yo también estoy en la universidad, así que me ayuda al seguimiento de mis tareas.
He aquí por qué deberías considerar utilizarlas para gestionar tus tareas:
- Configura y olvídate: no tienes tiempo para estar pendiente de tu lista de tareas pendientes. Google Calendar te permite configurar recordatorios y olvidarte de ellos, para que puedas centrarte en lo que realmente importa.
- Sincronización perfecta: si ya utilizas el ecosistema de Google, la sincronización con Documentos de Google, Gmail y Drive es fluida y mantiene todo conectado.
- Se acabaron los solapamientos: ¿Reservas duplicadas? ¿Plazos incumplidos? Con Google Calendar, eso no volverá a pasar. Obtendrás un diseño visual de tu día para evitar conflictos.
- Recordatorios específicos para tareas: configura recordatorios para tareas específicas como «terminar el informe» o «enviar el correo electrónico» para mantenerte al día y eliminar las conjeturas.
- Alertas personalizables: tú tienes el control: configura recordatorios exactamente cuando los necesites, desde minutos hasta horas antes.
- Solución todo en uno: ¿por qué utilizar varias aplicaciones cuando Google Calendar ofrece recordatorios, tareas y programación en un solo lugar?
- Mejor colaboración: ¿Trabaja en tareas compartidas? Añada recordatorios para los demás para que todos estén alineados.
- Se acabaron los «¡Oh, se me ha olvidado!»: los recordatorios de Google Calendar te garantizan que nunca más tendrás que disculparte por haber faltado a una reunión.
Cómo configurar recordatorios en Google Calendar (guía paso a paso)
Los recordatorios de Google Calendar para tareas pueden marcar la diferencia si se configuran correctamente. Una guía paso a paso puede simplificar el proceso, desde elegir el tipo de notificación adecuado hasta los recordatorios recurrentes que funcionan de forma automática.
Añadir recordatorios en Google Calendar
Paso 1: Abre Google Calendar en tu dispositivo.
Ve a calendar.google.com e inicia sesión.
Paso 2: Cambia al calendario «Tareas».
- En la parte izquierda, busca «Crear».
- Marca la casilla «Tareas» (si aún no está marcada).
Paso 3: Introduce los detalles de la tarea.
- Añade un título a tu tarea.
- Si lo deseas, escribe una descripción.
Paso 4: Establece una fecha y una hora.
- Haz clic en «Añadir fecha/hora».
- Elige cuándo vence la tarea. También puedes elegir la duración de la repetición para los recordatorios recurrentes.
Paso 5: Guarda la tarea
Haz clic en «Guardar» y la tarea aparecerá en tu Calendario.
🧠 ¿Sabías que: Google cerró el antiguo sistema «Recordatorios» en 2023 y está trasladando todo a Google Tasks. Por lo tanto, aunque los Recordatorios técnicamente siguen existiendo para algunos usuarios, ya no hay compatibilidad ni desarrollo.
La edición de un recordatorio preestablecido en Tareas
Paso 1: Ve a Google Calendar.
Paso 2: Busca tu tarea en el Calendario (las tareas suelen aparecer en azul).
Paso 3: Haz clic en la tarea que deseas editar.
Paso 4: Haz clic en el icono del lápiz para realizar la edición en la ventana emergente.
Paso 5: Actualiza la fecha y la hora (es cuando recibirás el recordatorio).
Paso 6: Haz clic en Guardar para actualizar los cambios.
💡 Consejo profesional: ¿Quieres simplificar aún más la programación? Aprende a configurar las automatizaciones de Google Calendar para un flujo de tareas sin intervención manual.
📮ClickUp Insight: El 18 % de los participantes en nuestra encuesta quiere utilizar la IA para organizar su vida mediante calendarios, tareas y recordatorios. Otro 15 % quiere que la IA se encargue de las tareas rutinarias y el trabajo administrativo.
Para ello, una IA debe ser capaz de: comprender los niveles de prioridad de cada tarea en un flujo de trabajo, ejecutar los pasos necesarios para crear tareas o ajustarlas, y configurar flujos de trabajo automatizados.
La mayoría de las herramientas tienen uno o dos de estos pasos resueltos. Sin embargo, ClickUp ha ayudado a los usuarios a consolidar hasta más de 5 aplicaciones utilizando nuestra plataforma. Disfruta de una programación basada en IA, en la que las tareas y las reuniones se pueden asignar fácilmente a los huecos disponibles en tu calendario en función de los niveles de prioridad. También puedes configurar reglas de automatización personalizadas a través de ClickUp Brain para gestionar las tareas rutinarias. ¡Di adiós al trabajo pesado!
Recordatorios de Google Calendar frente a tareas y eventos
Estás mirando tu Google Calendar y ves Recordatorios, Tareas y Eventos.
A primera vista, pueden parecer funciones intercambiables. Al fin y al cabo, todas sirven para ayudarte a recordar cosas, ¿no? Google ha realizado algunas actualizaciones y cambios que podrían confundirte sobre cuál deberías usar realmente.
❗Alerta de spoiler: No son lo mismo, y cada uno tiene su propio superpoder. Para aclarar la confusión, Google ha eliminado los recordatorios y ha sustituido la función por Tasks. Los recordatorios ya no son tu método preferido para configurar alertas.
Pero aquí está la buena noticia: aún puedes añadir recordatorios para tus tareas. Así que, aunque los recordatorios hayan desaparecido, no tienes que decir adiós por completo a la función «Recordármelo». Puedes crear una tarea y configurar recordatorios para ella como lo habías hecho hasta ahora.
| Recordatorios | Tareas | Eventos | |
| Objetivo | Recordatorios rápidos y sencillos para tareas personales | Una lista de tareas más estructurada y a largo plazo. | Actividades programadas con horas de inicio y finalización |
| Notificación | Notificaciones a horas específicas | Notificaciones con fechas límite y horas de vencimiento | Notificaciones, pero más centradas en la hora y la duración. |
| Ubicación | Enlazado con Google Assistant, sincronizado entre dispositivos. | Gestionado en Google Tasks (app y Calendario) | Gestionado en Google Calendar y sincronizado entre dispositivos. |
| Recurrente | Sin opción de repetición | Se puede configurar para que se repita. | Se puede configurar para que se repita periódicamente. |
| Visibilidad | Se muestra en Google Calendar (con opciones limitadas). | Se muestra en Google Calendar y en la aplicación Tareas. | Se muestra en Google Calendar con todos los detalles. |
| Integración con otras aplicaciones de Google | Enlazado con el Asistente de Google para tareas basadas en voz. | Totalmente integrado con Gmail, Docs, Drive, etc. | Integrado con Gmail (para invitaciones) y otras aplicaciones de Google. |
| Resultado final | Notificaciones push de recordatorios para alertas rápidas. | Tareas estructuradas con fechas límite, casillas de selección | Evento programado con una franja horaria en tu Calendario |
Recordatorios: alertas rápidas, pero con límite
Los recordatorios eran la función principal de Google Calendar para, bueno, recordarte cosas. Podías configurarlos para cualquier cosa: una reunión, una tarea o incluso «recoger la compra».
🔑 Pero aquí está la razón por la que Google ha decidido retirar esta función y trasladarla a Google Tasks. Aunque los recordatorios eran estupendos para tareas sencillas que no requerían muchos detalles, eran bastante básicos. Piensa en ellos como las notas Post-it del mundo digital: cumplen su función, pero ofrecen poco en términos de organización o flexibilidad.
Cuando estaban disponibles, se podía configurar un recordatorio a una hora específica, pero desde que Google los ha eliminado, tendrás que utilizar Google Tasks para obtener la misma función.
Tareas: más organizadas, con margen para crecer.
Las tareas te permiten crear listas de cosas por hacer, dividirlas en subtareas e incluso añadir notas para mayor claridad. Puedes establecer plazos y recibir notificaciones cuando llegue el momento de actuar, lo que supone una gran mejora con respecto al enfoque minimalista de Recordatorios.
🔁 Google Tasks también se sincroniza con Google Calendar, lo que significa que cualquier tarea urgente se puede reflejar en la vista de tu calendario. Pero aquí está lo mejor: si eres un procrastinador crónico (sin juzgar), también puedes configurar recordatorios para las tareas que te animen a actuar.
La belleza de las tareas radica en su escalabilidad. Lo que comienza como una simple lista puede convertirse en un complejo sistema de gestión de proyectos con plazos, detalles y rótulos de prioridad. Las tareas son como tu fiel lista digital de tareas pendientes que te ayuda a cumplir tus objetivos.
Eventos: te ayuda a organizarte, pero puede resultar demasiado rígido.
Ahora hablemos de los eventos: las armas secretas de Google Calendar. Son tus reuniones, conferencias, cumpleaños, citas para comer y todo lo demás. Tienen una fecha de inicio y finalización establecidas y no te permiten olvidar lo que es importante.
Los eventos pueden ser recurrentes, tener un uso compartido y incluso incluir descripciones detalladas. Aunque son ideales para actividades con una hora específica, no son la mejor opción para cosas que simplemente hay que «hacer» sin la presión de una hora de inicio programada.
Piensa en los eventos como el método de bloqueo de tiempo de tu Calendario. Te ayudan a organizar tu día, pero son más rígidos que las tareas, que pueden ser más fluidas y adaptables.
🧠 ¿Sabías que...? En 1890, William James capturó el impacto mental del trabajo inconcluso mucho antes de que el TDAH tuviera un nombre. Escribió: «Nada es tan agotador como la eterna espera de una tarea inconclusa», un sentimiento que aún resuena en cualquiera que haya luchado por concentrarse o seguir adelante. Para los usuarios neurodivergentes, las listas de tareas estructuradas para el TDAH pueden ayudar a reducir el estrés relacionado con la gestión de tareas.
Las limitaciones de los recordatorios de Google Calendar
Los recordatorios de Google Calendar han sido una herramienta imprescindible para muchos. Ofrecen una forma sencilla de organizar tu día y llevar el seguimiento de las reuniones, las tareas y todo lo demás.
Pero, por mucho que nos guste una herramienta a la que se puede acceder rápidamente y que se sincroniza entre dispositivos, hay algunos momentos en los que no cumple del todo nuestras expectativas.
Para algunos, los recordatorios de Google Calendar pueden parecer ese asistente bienintencionado que siempre es casi útil, pero que nunca acaba de acertar con los detalles. Sin embargo, puede que no sea la herramienta de productividad definitiva para todo el mundo.
Esto es lo que dice un usuario de Reddit.
Supongo que lo que quiero decir es que Google Calendar me resulta abrumador, aunque no programo cosas pendientes cada hora. Ni siquiera me acerco a ese punto, pero mi cerebro sigue teniendo dificultades.
Supongo que lo que quiero decir es que Google Calendar me resulta abrumador, aunque no programo cosas pendientes cada hora. Ni siquiera me acerco a ese punto, pero mi cerebro sigue teniendo dificultades.
Solo un recordatorio por evento.
Google Calendar te permite ajustar un solo recordatorio para cada evento. Esto es muy limitante para tareas que requieren múltiples avisos (como una reunión seguida de un recordatorio de preparación y luego un aviso final). Te verás obligado a ajustar manualmente varios eventos para obtener los recordatorios necesarios.
No puedes hacer que tus alertas de recordatorio sean personalizadas.
Con Google Reminders, las opciones de alerta son relativamente sencillas. Puedes configurar recordatorios para horas específicas, pero no hay mucha flexibilidad en cuanto a cómo o cuándo te avisan. Las opciones de Google Calendar son limitadas si necesitas alertas personalizadas o temporizaciones avanzadas (como un recordatorio que aparezca tras un número determinado de minutos o días).
Todo parece desconectado.
Los recordatorios de Google Calendar son ideales para eventos puntuales, pero ¿qué pasa con las tareas o proyectos más complejos? Si estás trabajando en un proyecto con múltiples plazos y pasos, los recordatorios no te ayudarán a realizar un seguimiento del progreso ni a mantener todo conectado. Se trata de un sistema desconectado que no permite la gestión de tareas que muchos usuarios necesitan.
⚡️ Cómo hacerlo funcionar: Herramientas como ClickUp integran recordatorios con funciones de gestión de tareas, para que puedas realizar el seguimiento del progreso fácilmente y mantener todo organizado en un solo sistema.
No hay opción de posponer en los ajustes de notificaciones.
Los recordatorios de Google Calendar se pueden activar o desactivar. Una vez que se desencadena la notificación, puedes ignorarla o actuar en consecuencia. Pero, ¿qué pasa si quieres que te avisen de nuevo en 15 minutos o en una hora? Los ajustes de Google Calendar no tienen una opción integrada para posponer los recordatorios.
En resumen, si te pierdes la alerta inicial, tendrás que esforzarte por averiguar cuándo aparecerá la siguiente.
Sin actualizaciones del progreso de las tareas
Los recordatorios suelen estar vinculados a eventos puntuales, pero ¿qué pasa si estás trabajando en un proyecto a largo plazo o en una tarea periódica?
Google Calendar no ofrece una forma de realizar el seguimiento del progreso dentro de su sistema de recordatorios.
Es posible que reciba una alerta indicándole que es hora de completar algo, pero sin una forma de supervisar la finalización o el progreso de la tarea, es fácil sentirse perdido.
Los recordatorios no siempre aparecen en todos los dispositivos.
Aunque Google Calendar se sincroniza entre dispositivos, su sistema de recordatorios puede ser a veces inconsistente.
Si dependes de los recordatorios en varios dispositivos (teléfono, tableta, escritorio), es posible que estos no siempre se desencadenen como esperabas o que aparezcan en momentos diferentes, lo que puede generar confusión y hacer que se te pasen tareas por alto.
Los recordatorios recurrentes no se pueden ajustar sin restablecerlos.
Google Calendar te permite configurar eventos recurrentes, pero si quieres configurar recordatorios recurrentes para tareas específicas (como «hacer un seguimiento de los correos electrónicos todos los lunes a las 10 de la mañana»), el proceso no es tan sencillo.
Además, una vez realizados los ajustes, no es fácil ajustarlos o modificarlos, lo que puede resultar bastante limitante para flujos de trabajo con muchas tareas.
📖 Lea también: Las mejores alternativas a Google Calendar
Lleve la programación al siguiente nivel: conozca los recordatorios de ClickUp.
Aunque los recordatorios de Google Calendar son útiles para alertas rápidas basadas en el tiempo, se quedan cortos cuando se trata de necesidades de recordatorios más complejas, flexibles y personalizables.
Si necesitas más control sobre tus recordatorios, una mejor integración con la gestión de tareas o más opciones sobre cómo y cuándo recibir las notificaciones, tal vez sea el momento de explorar alternativas como ClickUp.
🦄 ClickUp integra los recordatorios en tu flujo de trabajo. Desde ajustar recordatorios dentro de las tareas hasta automatizar plazos recurrentes y recibir notificaciones exactamente como tú quieres, ClickUp se asegura de que nada se te escape.
Si cree que los recordatorios deberían hacer algo más que simplemente notificarle, aquí le mostramos cómo ClickUp interviene para llenar los vacíos que Google Calendar no puede cubrir.
Mantén tus recordatorios en contexto.
Es fácil configurar un recordatorio y luego olvidar por qué era importante o qué estaba pendiente. Eso es lo que ocurre cuando los recordatorios existen de forma aislada.
ClickUp cambia eso al integrar los recordatorios directamente en tu flujo de trabajo y mantenerlos en primer plano en tu página de Inicio de ClickUp, para que nunca pierdas de vista el contexto detrás de cada notificación.
La vista de inicio te ofrece un espacio unificado para ver:
- Todo lo que vence hoy, esta semana o la próxima.
- ¿Qué está vencido, qué está completado y qué requiere acción?
- Reprogramación, delegación o finalización con un solo clic.
Es tu centro de comandos personal, que te evita tener que saltar entre docenas de aplicaciones o lidiar con el desorden mental.
¿Necesitas hacer un seguimiento rápido de «¿Lo revisamos la semana que viene?»? Convierte ese comentario en un recordatorio con un solo clic. Sin cambiar de pestaña, sin olvidos.
Puedes crear un recordatorio a partir de tareas, hilos de comentarios, notificaciones e incluso la aplicación móvil de ClickUp.
💫 Los recordatorios de ClickUp también pueden gestionar:
- Recordatorios recurrentes totalmente personalizados
- Recordatorios asignados a compañeros de equipo
- Fechas límite, adjuntos y enlaces (al igual que las tareas)
Mira este vídeo para ver un tutorial rápido:
📚Lee también: ¿Necesitas listas de control prácticas para tus tareas? Prueba estas más de 30 plantillas de listas de control gratuitas en Word, Excel y documentos de ClickUp.
Planifica de forma más inteligente con ClickUp Calendario y la programación de tareas.
Un calendario no solo debe indicarte cuándo trabajar, sino que también debe ayudarte a planificar cómo trabajar. El calendario con tecnología de IA de ClickUp te permite crear y ajustar tu agenda sobre la marcha de forma sencilla mediante:
- 🧠 Bloquea automáticamente y programa tus prioridades principales cada día, ¡sin necesidad de arrastrar y soltar manualmente!
- 🔁 Reprogramar tareas de forma inteligente cuando surgen conflictos o retrasos, para que siempre estés al día.
- 📝 Automatiza la toma de notas en las reuniones con ClickUp AI Notetaker, que incluye transcripciones y acciones pendientes que están enlazadas directamente con tus tareas y documentos de ClickUp.
- 📅 Planifica reuniones de forma inteligente, con sugerencias de programación creadas por IA e incluso enlaces de invitación enviados automáticamente mediante comandos en inglés sencillo.
- 🔍 Te permite utilizar búsquedas y indicaciones basadas en IA directamente desde tu Calendario: busca eventos, haz preguntas o modifica tu agenda con lenguaje natural.
- 🔗 Integración con calendarios de Google/Outlook, llamadas de Zoom/Teams/Meet, control de tiempo, ajustes de ubicación y mucho más en un hub de planificación centralizado.
Tanto si gestionas tu flujo de trabajo individual como si coordinas un equipo, se trata de una agenda inteligente y totalmente conectada que se adapta a TI y funciona en tiempo real.
💡Consejo profesional: Prueba a configurar un recordatorio de hoja de horas en ClickUp que anime a tu equipo a cumplir con el calendario. Puedes configurar una tarea de recordatorio recurrente o realizar una automatización de notificación para que tu equipo registre su tiempo. Combínalo con el seguimiento del tiempo del proyecto de ClickUp para mantener todo organizado.
Automatiza las tareas rutinarias
Ya sea que estés gestionando traspasos de clientes o rituales recurrentes de sprints, ClickUp se asegura de que no se te pase nada por alto. Puedes configurar sin esfuerzo automatizaciones de ClickUp sin código que:
- Crea recordatorios a partir de envíos de formularios, plantillas o flujos de trabajo recurrentes.
- Desencadenantes de actualizaciones, asignaciones o comentarios sin esfuerzo manual.
- Sigue avanzando en tus tareas, incluso cuando no estés pendiente de ellas.
Obtenga una visión general con los paneles de ClickUp.
Cuando tienes que hacer malabarismos con múltiples proyectos, equipos y plazos, necesitas algo más que una lista de tareas pendientes; necesitas información. Los paneles de ClickUp te permiten:
- Realiza un seguimiento de tus tareas, recordatorios, metas y carga de trabajo en tiempo real.
- Visualiza el progreso con gráficos, tablas y tarjetas personalizados.
- Supervise el rendimiento, la capacidad y los plazos del equipo en una sola vista.
- Crea vistas personalizadas para marketing, operaciones, equipo de ventas o liderazgo.
Los paneles transforman tus recordatorios y tareas en datos claros y procesables para que siempre sepas cuál es la situación y qué hacer a continuación.
💡Consejo profesional: ¿Tu calendario está más desordenado que la habitación de un adolescente? ¡Aprende a organizar mejor tu calendario y a aumentar tu productividad!
Olvídate de los recordatorios básicos: ¡pásate a una gestión de tareas más inteligente con ClickUp!
Los recordatorios de Google Calendar son excelentes para realizar el seguimiento de las tareas, pero tienen sus limitaciones.
Si quieres una forma más inteligente de controlar los plazos, realizar la automatización de los flujos de trabajo y optimizar realmente tu productividad, ClickUp es la solución definitiva.
Con notificaciones personalizables, recordatorios recurrentes y una gestión de tareas fluida, las funciones de recordatorio de ClickUp hacen mucho más que recordarte cosas: te ayudan a pasar a la acción.
Despídete de las alertas dispersas y dale la bienvenida a un único y potente hub para todas tus tareas. ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp y experimenta la verdadera productividad!