Cuando comienza un nuevo proyecto con un cliente, una de las primeras cosas en las que debe centrarse es en ganarse su confianza. Tranquilice a sus clientes con una propuesta de proyecto sólida, una declaración que aclare lo que su agencia hará para ayudar al cliente a alcanzar sus metas.
Esta propuesta es básicamente un «diagnóstico» y un «plan de tratamiento». Muestra al cliente que usted comprende su situación y describe los resultados del proyecto que su agencia creará para ayudar al cliente a alcanzar su objetivo.
Aumente la confianza de los clientes en su proyecto con esta guía. Está repleta de buenas prácticas para redactar propuestas, ejemplos de propuestas de proyectos y una plantilla gratuita para propuestas de proyectos que le ayudará a reforzar sus argumentos.
resumen de 60 segundos
- Introducción a las propuestas de proyectos y diferencias con otros documentos de proyectos
- Qué incluir en una propuesta de proyecto
- Tipos de propuestas de proyectos
- Cómo redactar una propuesta de proyecto (con ejemplos incluidos)
- Nuestros consejos para redactar una propuesta ganadora
- Plantillas y recursos para propuestas de proyectos
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto es un documento que describe los resultados que creará su agencia y los objetivos que planea alcanzar a través del trabajo. Es un documento esencial del proyecto, y su propósito principal es obtener la aceptación de las partes interesadas.
La propuesta de proyecto resume los detalles de su proyecto y despierta el interés de las partes interesadas internas y externas. Debe describir su enfoque diagnóstico y prescriptivo para llevarles a donde quieren llegar.
Antes de profundizar en el tema, aclaremos la confusión en torno a algunos tipos comunes de documentación de proyectos que pueden parecer iguales a una propuesta de proyecto.
Propuesta de proyecto frente a carta del proyecto
Una propuesta de proyecto es como una presentación; se crea antes de que se apruebe un proyecto y tiene como objetivo convencer a las partes interesadas o a los responsables de la toma de decisiones para que den luz verde al proyecto.
Ejemplo de propuesta de proyecto: Una propuesta para desarrollar una app, aplicación móvil para mejorar la productividad de los empleados podría destacar el problema de los flujos de trabajo ineficientes, la solución propuesta (una app móvil) y los beneficios esperados.
Una vez aprobado el proyecto, el manifiesto del proyecto formaliza la decisión. Es como el contrato o la declaración de intenciones del proyecto, que otorga al gestor del proyecto la autoridad para proceder.
Ejemplo de carta de proyecto: Una vez aprobado el proyecto de la app, la carta de proyecto puede definir el alcance de la app (por ejemplo, funciones como la gestión de tareas y el control de tiempo), identificar al gestor del proyecto y establecer hitos de alto nivel como «Finalización del prototipo en 2 meses»
Propuesta de proyecto frente a plan de proyecto
El plan del proyecto y la propuesta tienen algunos elementos comunes, lo que puede llevar a confusión. Sin embargo, el plan del proyecto entra en juego solo después de que se haya aprobado la propuesta del proyecto.
El plan es como un anteproyecto; detalla cómo se ejecutará, supervisará y cerrará el proyecto.
Ejemplo de plan de proyecto: El plan de proyecto para la app, aplicación podría incluir tareas específicas como «Diseñar la interfaz de usuario», los recursos asignados, un cronograma detallado y estrategias de mitigación de riesgos (por ejemplo, formación de los usuarios para impulsar la adopción).
Propuesta de proyecto frente a caso de negocio
En las organizaciones, los casos de negocio se utilizan para justificar la necesidad de un proyecto o para priorizar un proyecto sobre otro. Por lo tanto, aunque está relacionado con la propuesta del proyecto, se presenta antes que esta (o junto con ella) y se centra en el porqué del proyecto.
Piense en el caso de negocio como una justificación detallada que muestra cómo el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos y por qué vale la pena llevarlo a cabo.
Ejemplo de caso empresarial: El caso empresarial para la app, aplicación podría incluir datos sobre cuánto tiempo pierden los empleados en procesos manuales, el retorno de la inversión previsto de la app y riesgos como las bajas tasas de adopción.
Veamos estas comparaciones de documentos de proyectos en una tabla para mayor claridad. Seguiremos con nuestro ejemplo de un proyecto para una app de productividad.
| Documento | Objetivo | Fecha de creación | Contenido de ejemplo | Destinatarios |
|---|---|---|---|---|
| Antes o junto con la propuesta | Para presentar el proyecto y obtener la aprobación. | Antes de la aprobación del proyecto | Problema: los procesos manuales reducen la productividad. Solución propuesta: una app móvil. | Ejecutivos, patrocinadores |
| Caso empresarial | Para justificar la viabilidad y el retorno de la inversión del proyecto. | Antes o junto con la propuesta | Análisis de coste-beneficio que muestra un retorno de la inversión del 120 % en dos años. | Responsables de la toma de decisiones, equipos financieros |
| Estatutos del proyecto | Para autorizar formalmente el proyecto. | Después de la aprobación del proyecto | Objetivos: Crear una app, aplicación con gestión de tareas y control de tiempo. PM asignado: Alec. | Equipo del proyecto, patrocinadores |
| Plan del proyecto | Para detallar cómo se ejecutará el proyecto. | Tras la aprobación del contrato | Desglose de tareas, cronogramas, asignación de recursos, gestión de riesgos. | Equipo del proyecto, partes interesadas |
Componentes de una propuesta de proyecto
Una buena propuesta de proyecto debe incluir el quién, qué, dónde, cuándo y cómo de la solución que usted ofrece. A continuación, se incluye un resumen de lo que debe incluir su propuesta de proyecto:
- Tabla de contenidos: un índice de lo que se incluye en la propuesta de proyecto y los números de página
- Resumen ejecutivo : una declaración que describe los antecedentes del proyecto y ofrece una breve panorámica de lo que se incluye en la propuesta
- Metas: El resultado a largo plazo o los objetivos del proyecto que el cliente desea alcanzar
- Descripción del problema : Un resumen de los obstáculos que se interponen en el camino hacia las metas del cliente
- Declaración de valor: Un resumen de cómo los servicios y la experiencia de su agencia resolverán el problema y beneficiarán al cliente
- Estrategia: La solución propuesta de alto nivel sobre cómo alcanzará las metas del cliente
- Alcance del proyecto: los servicios que se incluirán en el enfoque del proyecto de su agencia
- Entregables del proyecto : Tareas individuales dentro de los servicios que usted proporciona y que contribuyen a los objetivos del proyecto
- Requisitos de recursos: Un cálculo de los recursos, como materiales, equipos y recursos humanos, que necesitará para ejecutar el proyecto
- Medidas de éxito: métricas que se utilizarán para medir el éxito del proyecto (KPI)
- Cronogramas del proyecto : una hoja de ruta con las fechas en las que el cliente puede esperar los entregables del proyecto y los hitos clave a lo largo del mismo
- Riesgos potenciales: Detalles de los posibles riesgos para el proyecto debido a diversas razones y las estrategias de mitigación de riesgos que empleará
- Casos prácticos: Historias de intentos correctos y testimonios de clientes con los que ha trabajado en proyectos similares
- Coste y presupuesto del proyecto: Los recursos monetarios necesarios para completar la propuesta del proyecto. Incluya más de un paquete con un intervalo de precios que se ajuste a los diferentes presupuestos y metas del proyecto.
- Resumen del proyecto : Una conclusión concreta que resume los detalles clave de la propuesta del proyecto.
- Próximos pasos: ¡No olvides tu llamada a la acción! Indica al cliente cómo empezar a trabajar contigo. !
¿No sabes cómo unir todas estas piezas? No te preocupes, ¡lo veremos más adelante!
Tipos de propuestas de proyectos
Hay varias situaciones en las que podrías enviar una propuesta de proyecto a un cliente:
- Propuesta de proyecto solicitada: un cliente potencial se pone en contacto con usted con una solicitud de propuesta (RFP) y usted envía una propuesta en respuesta
- Propuesta de proyecto no solicitada: identifica un cliente potencial en su CRM que se ajuste a su perfil de cliente ideal (ICP) y envíe una propuesta de proyecto no solicitada para iniciar una conversación sobre la contratación sin que el cliente potencial se ponga en contacto primero
- Propuesta de proyecto informal: Un enfoque más conversacional para una propuesta o una que no se solicitó específicamente a través de una solicitud de propuesta (RFP)
- Propuesta de renovación de proyecto: Un cliente existente está a punto de renovar. Envíe esta propuesta como requisito previo a la renovación para poder reevaluar su relación actual y establecer nuevas metas. Incluye los aspectos más destacados y los logros del trabajo realizado hasta el momento
- Propuesta de continuación de proyecto: Recuerde o convenza a los clientes actuales para que continúen con el proyecto o proporcione detalles sobre cualquier tarea pendiente o nueva que pueda ser necesaria para completar el proyecto
- Propuesta de proyecto complementaria: Identifica la necesidad de ampliar el alcance del trabajo de un proyecto existente y redefinir la relación con el cliente
Lea también: Plantillas de propuestas comerciales
Las ventajas de redactar propuestas para proyectos
Una propuesta de proyecto bien redactada es una herramienta poderosa para mostrar a los clientes por qué contratar su agencia es su mejor oportunidad para un intento correcto.
En concreto, las propuestas de proyectos tienen algunas ventajas clave:
- Credibilidad: le proporciona una plataforma para establecer su experiencia ante el cliente potencial
- Diferenciación: Ofrezca al cliente potencial algo concreto que pueda presentar a las partes interesadas internas para comparar y contrastar sus servicios con los de otros competidores por el proyecto y conseguir la aceptación de los responsables de la toma de decisiones.
- Alineación: Alinea a los equipos internos y externos en cuanto a las metas y la visión de la propuesta de proyecto desde el principio.
Bonificación: Herramientas de planificación de proyectos
Cómo redactar una propuesta de proyecto en 8 pasos (con ejemplos incluidos)
Una propuesta de proyecto puede ser un gran argumento de venta o una oportunidad perdida; la diferencia radica en el proceso de elaboración. Antes de empezar a redactar una propuesta de proyecto, centraliza la comunicación de tu equipo. A continuación, puedes establecer un proceso de planificación claro para que no se pase nada por alto.
Paso 1: Empieza por comprender el público y los objetivos de la propuesta
Antes de escribir, pregúntese quién leerá la propuesta de proyecto y qué es lo que le interesa: ¿la viabilidad, el retorno de la inversión o algo más?
Piensa en lo que pretendes conseguir con la propuesta: ¿quieres garantizar la aprobación del proyecto o conseguir la aceptación de un patrocinador? ¿Buscas financiación?
Adapte el tono, el enfoque y el nivel de detalle para satisfacer sus expectativas. Por ejemplo, es posible que los ejecutivos quieran conocer los beneficios y riesgos generales, mientras que a los patrocinadores les interesen los detalles del presupuesto y el cronograma.
Paso 2: Redacta un resumen ejecutivo atractivo
Un resumen ejecutivo es una breve panorámica de su propuesta de proyecto en solo un par de párrafos. Su objetivo es llamar la atención.
Elabore el resumen ejecutivo en torno al problema que se debe resolver, la solución que propone y los beneficios esperados. Hágalo atractivo, ya que es posible que el resumen sea lo único que lean algunas de las partes interesadas
Veamos un ejemplo de resumen ejecutivo de una propuesta de proyecto utilizando el mismo concepto de una app de productividad.
Ejemplo:
«Las ineficiencias del flujo de trabajo manual le cuestan a nuestra organización unas 500 horas al mes. Esta propuesta describe un plan para desarrollar una app de productividad móvil que pueda automatizar el seguimiento de tareas y mejorar la eficiencia. Con una inversión de 50 000 dólares, proyectamos un retorno de la inversión del 120 % en dos años gracias al aumento de la productividad de los empleados».
💡Consejo profesional: Utilice ClickUp Docs, la herramienta de documentación colaborativa, para crear un resumen ejecutivo atractivo y sin errores con formato de texto enriquecido y uso compartido con su equipo con un solo clic.
Paso 3: Establezca los antecedentes del proyecto
Explique el problema u oportunidad que impulsa el proyecto. Hable sobre:
- Cuál es el problema
- Por qué es importante para la organización
- La oportunidad, es decir, cómo la resolución del problema beneficiaría a la organización
Si ya se ha intentado una solución anteriormente, incluya información sobre lo que se hizo y lo que se aprendió de ese esfuerzo.
Ejemplo: Volviendo al ejemplo de la app, aplicación, de productividad, escribamos los antecedentes.
«La gestión actual de las tareas depende en gran medida de procesos manuales, lo que da lugar a ineficiencias y errores. Los estudios demuestran que el 70 % de los empleados pierden una media de 3 horas semanales en tareas redundantes. La automatización de estos flujos de trabajo supone una oportunidad significativa para aumentar la productividad».
Paso 4: Proponer su solución
Describe claramente lo que propones y por qué es la mejor solución. Este paso te permite explicar en detalle tu enfoque del proyecto.
Incluya:
- Breve panorámica del proyecto
- Cómo aborda la solución el problema
- Entregables clave
Ejemplo:*«Proponemos desarrollar una app de productividad móvil con funciones de gestión de tareas y control de tiempo. La app reducirá el esfuerzo manual, mejorará la precisión del seguimiento y proporcionará información útil a través de análisis»
Paso 5: Destaque los beneficios potenciales
Haga una lista de las razones por las que su público debería aprobar el proyecto. Céntrese en los beneficios y resultados medibles, utilizando métricas y proyecciones siempre que sea posible.
Si esta sección es extensa, asegúrese de añadir también una breve lista con viñetas de los puntos más importantes para que sea más fácil de leer.
Ejemplo:
- Aumento de la productividad: «Reduzca los flujos de trabajo manuales en un 40 % y ahorre 200 horas al mes».
- Ahorro de costes: «Elimine 10 000 $ en costes anuales relacionados con la ineficiencia».
- Alineación estratégica: «Compatible con nuestra meta de mejorar la eficiencia en un 20 %. »
Paso 6: Proporcione un calendario o plan de alto nivel
Describa cómo ejecutará el proyecto. Considérelo como una mini hoja de ruta que incluye los hitos más importantes, un cronograma aproximado y un presupuesto aproximado del proyecto.
Puede utilizar un cronograma o un gráfico de Gantt para presentar esta información de forma visual.
Ejemplo:
- Fase 1: Investigación y diseño (mes 1)
- Fase 2: Desarrollo y pruebas (meses 2-3)
- Fase 3: Lanzamiento y formación (mes 4)
- Presupuesto estimado: 50 000 $ (desglose en el apéndice A)
Paso 7: Evaluar los riesgos y proporcionar estrategias de mitigación
Todos los proyectos tienen riesgos; en tu propuesta debes demostrar que has pensado en los posibles retos y que tienes un plan para afrontarlos.
Ejemplo:
«Para abordar los posibles retos de adopción, incluiremos sesiones de formación y un programa piloto con 10 empleados antes del lanzamiento completo».
Paso 8: Termine con fuerza con una llamada a la acción
Una vez expuesto su caso, concluya con una petición clara y convincente.
Repita sus observaciones sobre el valor esperado del proyecto, especifique lo que busca (aprobación, financiación, etc.) y sugiera un cronograma.
Ejemplo:
«Creemos que este proyecto representa una oportunidad única para mejorar la productividad y alinearnos con nuestras metas estratégicas. Solicitamos su aprobación para un presupuesto de 50 000 $ con el fin de iniciar la fase 1 antes del 1 de febrero del próximo año».
Consejos para redactar una propuesta de proyecto ganadora
A continuación, te ofrecemos algunos consejos y sugerencias de expertos que te ayudarán a crear la propuesta de proyecto perfecta:
a. Investigue el producto y el sector de su posible cliente
Tu cliente potencial quiere una declaración que demuestre que comprendes su historia, su marca, su sector y sus clientes. Demuéstrale al cliente que lo entiendes y que te importa lo que le importa realizando una investigación para tu propuesta de proyecto.
Mientras realiza su investigación, tenga en cuenta lo siguiente:
- Antecedentes de la investigación: ¿Cuáles son los objetivos de su cliente que impulsan este proyecto? ¿Qué lagunas en el conocimiento del sector tiene su agencia que debe explorar durante la investigación de mercado?
- ¿Cuáles son los objetivos de su cliente que impulsan este proyecto?
- ¿Qué lagunas en el conocimiento del sector tiene su agencia que debe explorar durante la investigación de mercado?
- Metodología: ¿Cuánto tiempo tendrá para realizar su investigación? ¿Qué formulario de recopilación de datos utilizará? ¿Realizará una auditoría de la competencia, encuestas a clientes o un análisis de las deficiencias de la organización? Una vez recopilados los datos, ¿cómo los analizará? ¿Existen limitaciones en su investigación que deban tenerse en cuenta durante la planificación?
- ¿Cuánto tiempo tendrá para llevar a cabo su investigación?
- ¿Qué formulario de recopilación de datos utilizará?
- ¿Realizará una auditoría de la competencia, encuestas a clientes o un análisis de las deficiencias de la organización?
- Una vez recopilados los datos, ¿cómo los analizará?
- ¿Existen limitaciones en su investigación que deban tenerse en cuenta durante la planificación?
- Hallazgos clave: ¿Hay algún tema que destaque durante la investigación?
- ¿Hay algún tema que destaque durante tu investigación?
- Referencias: ¿Qué recursos utilizó para desarrollar su investigación? ¿Son fiables las fuentes? ¿Son lo suficientemente diversas como para representar con precisión el sector?
- ¿Qué recursos utilizó para desarrollar su investigación?
- ¿Son fiables las fuentes?
- ¿Las fuentes son lo suficientemente diversas como para representar con precisión el sector?
- ¿Cuáles son los objetivos de su cliente que impulsan este proyecto?
- ¿Qué lagunas en el conocimiento del sector tiene tu agencia que debas explorar durante la investigación de mercado?
- ¿Cuánto tiempo tendrá para llevar a cabo su investigación?
- ¿Qué formulario de recopilación de datos utilizará?
- ¿Realizará una auditoría de la competencia, encuestas a clientes o un análisis de las deficiencias de la organización?
- Una vez recopilados los datos, ¿cómo los analizará?
- ¿Existen limitaciones en su investigación que deban tenerse en cuenta durante la planificación?
- ¿Hay algún tema que destaque durante tu investigación?
- ¿Qué recursos utilizó para desarrollar su investigación?
- ¿Son fiables las fuentes?
- ¿Las fuentes son lo suficientemente diversas como para representar con precisión el sector?
No olvides documentar todos tus hallazgos en la plantilla de plan de investigación de usuarios de ClickUp para poder consultar fácilmente tu análisis en tu propuesta de proyecto
b. Haga una lluvia de ideas con su equipo interno
¡Armado con tu investigación, reúne a las tropas! Es hora de colaborar con tu equipo interno sobre cómo puedes resolver las necesidades del cliente antes de ponerlo por escrito.
Hagan una lluvia de ideas juntos utilizando herramientas que permiten a los equipos compartir ideas y hablar sobre cada una de sus perspectivas únicas sobre el proyecto, para finalmente dar con las mejores ideas.
Los mapas mentales de ClickUp y las pizarras virtuales de ClickUp son ideales para este fin.
c. Utilice herramientas de gestión de proyectos
Podrás crear tu propuesta de proyecto de forma más eficiente utilizando una herramienta de gestión de proyectos. Aquí tienes algunas herramientas de gestión de proyectos de ClickUp que te ayudarán:
- Campos personalizados: Los campos personalizados de ClickUp te permiten asignar valores únicos a tareas como presupuestos, propietarios de tareas, fechas límite y mucho más.
- Diagrama de Gantt: Es fácil definir cronogramas cuando ves las tareas en la vista de diagrama de Gantt de ClickUp, donde puedes definir dependencias entre tareas y diseñar los entregables del proyecto en orden secuencial.
- Listas de control: A veces, solo necesitas una simple lista de tareas pendientes para asegurarte de que has asignado cada parte del proyecto; ¡ahí es donde las listas de control resultan muy útiles! Etiqueta fácilmente a los propietarios de las tareas, establece fechas límite y notifica al equipo del proyecto cuando se haya completado con un solo clic.
d. Sea claro, conciso y visual
Los patrocinadores y las partes interesadas en los proyectos están muy ocupados y agradecerán la brevedad.
Limite su propuesta a un par de páginas y redacte el texto de forma sencilla y concisa. Además, dé a su equipo interno de proyectos la oportunidad de revisar y señalar cualquier revisión necesaria antes de enviar la propuesta de proyecto.
Utilice gráficos, diagramas o infografías para dividir el texto visualmente y hacer que los datos sean más fáciles de digerir.
💡Consejo profesional: Utilice el redactor con IA de ClickUp Brain para pulir su propuesta en cuestión de minutos
e. Utilice plantillas de propuestas de proyectos
Ahorre tiempo y mantenga sus propuestas de proyectos acordes con la marca gracias a plantillas estandarizadas. Puede crear su propia plantilla o simplemente utilizar la plantilla de propuesta de proyecto de ClickUp. Le ayuda a organizar, priorizar y gestionar las propuestas de sus clientes en un solo lugar.
💡Consejo profesional: ¿Envías muchos correos electrónicos con propuestas? Haz que este paso sea rápido, fácil y coherente en todos los equipos creando una plantilla de correo electrónico estandarizada en ClickUp.
f. Seguimiento
No deje escapar a los clientes potenciales. Realice un seguimiento de cada fase de sus propuestas de proyecto para saber quién es el responsable de ponerse en contacto con el cliente potencial y cuándo fue la última vez que su equipo se comunicó con él.
Hacer un seguimiento del ciclo de vida del cliente en tiempo real es fácil en ClickUp con los campos personalizados. Puedes definir las fases de tus propuestas de proyectos a través de campos personalizados, asignar roles, establecer fechas límite para los seguimientos rutinarios y etiquetar a los miembros del equipo.
También puede enviar correos electrónicos y comentarios a los clientes directamente desde la ventana de tareas, lo que le proporciona un registro claro de todas las comunicaciones con cada cliente.
Plantillas de propuestas de proyectos y otros recursos
Utilice ClickUp para su próxima propuesta de proyecto
Esperamos que estos ejemplos, plantillas y consejos para propuestas de proyectos le ayuden a sentirse más seguro a la hora de crear un documento ganador.
La clave para que las propuestas de proyectos tengan éxito es contar con un equipo que colabore de forma eficaz. Y eso es precisamente lo que te permite hacer ClickUp.
Reunimos todas tus herramientas, documentos, equipos, paneles, presupuestos y flujos de trabajo en un único software de gestión de proyectos. Todo ello con el esfuerzo de poner fin a los cambios de contexto y a los flujos de trabajo aislados que se producen al trabajar con múltiples herramientas.
¿Qué es mejor?
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