Notion vs. Asana: ¿qué herramienta de productividad gana?

Con proyectos cada vez más complejos, encontrar la herramienta de productividad adecuada puede suponer el éxito o el fracaso de su equipo.

Dos grandes actores siguen apareciendo en la conversación: Notion y Asana. Ambos prometen transformar tu forma de trabajar, pero abordan la productividad desde ángulos diferentes.

Notion combina flexibilidad con una potente capacidad para tomar notas, lo que permite a los usuarios crear paneles personalizados, bases de datos y documentos colaborativos. Por su parte, Asana destaca en la gestión de tareas, proporcionando a los equipos sólidas funciones de seguimiento, (elaboración de) informes e integración.

Entonces, ¿cuál merece su atención? Bueno, depende de lo que esté buscando.

En este blog, exploraremos los puntos fuertes y débiles de Notion y Asana, para ayudarte a decidir qué herramienta de productividad es la mejor para las necesidades de tu equipo.

¿Qué es Notion?

Según Notion, es «un espacio único donde puedes pensar, escribir y planificar. » Tanto si estás capturando ideas, gestionando proyectos o dirigiendo una empresa entera, Notion ofrece la flexibilidad de hacerlo como quieras.

Un usuario de Notion lo llama el «segundo cerebro». Esto se debe a las diferentes formas en que Notion ayuda a facilitar sus flujos de trabajo al combinar la toma de notas, la gestión de tareas y la planificación de proyectos:

Funciones de Notion

Estas son algunas de las funciones más útiles de Notion que destacan:

Función n.º 1: entornos de trabajo personalizables que realmente funcionan

En un mundo de herramientas de productividad de un solo tamaño, Notion es más como una plataforma de gestión de proyectos personalizable. Los usuarios pueden crear proyectos, gestionar tareas y diseñar sus propios paneles con bases de datos, tableros kanban y listas de pendientes.

Función n.º 2: Un segundo cerebro para tomar notas y gestionar el conocimiento

Si tu cerebro es básicamente 72 pestañas abiertas en el navegador, Notion ofrece un entorno de trabajo unificado donde puedes tomar notas, guardar investigaciones y organizar todo de forma ordenada. Desde diseñadores de experiencia de usuario que almacenan transcripciones de investigaciones hasta escritores que planifican novelas enteras, a los usuarios les encanta lo fácil que es organizar y recuperar información con páginas y bases de datos anidadas.

Función n.º 3: IA de Notion: el asistente de productividad integrado de Notion

Los resúmenes nos hacen la vida más fácil. Notion IA ayuda en esto resumiendo documentos, redactando contenido, generando informes y automatizando correos electrónicos de seguimiento. Estas herramientas están diseñadas para dar soporte a las tareas diarias de escritura y organización dentro de un entorno de trabajo de proyecto.

Función n.º 4: Colaboración fluida para varios miembros del equipo

Notion está diseñado para colaborar. Teams puede asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso del proyecto y comunicarse fácilmente, todo en un solo lugar. Tanto si gestiona varios proyectos como si dirige toda una empresa, Notion le ofrece actualizaciones en tiempo real y plantillas de uso compartido.

Función n.º 5: Integración con otras herramientas

Es difícil trabajar con una herramienta de productividad que no se integra bien con otras. Notion se integra con Google Drive, Slack y otras herramientas de productividad, lo que garantiza que su equipo no pierda tiempo cambiando de una app a otra solo para hacer el trabajo pendiente.

Precios de Notion

Notion ofrece un intervalo de planes de precios adecuados para particulares, equipos pequeños y grandes corporaciones. Aquí tiene un desglose:

¿Qué es Asana?

La misión de Asana es simple: «Trabajar en Asana es una oportunidad para resolver los problemas relacionados con el «trabajo sobre el trabajo» para equipos de todo el mundo, lo que significa que podemos desempeñar un papel en todos estos formularios de progreso, en lugar de centrarnos en uno solo».

Estos valores se manifiestan en las siguientes funciones que ofrece Asana:

Funciones de Asana

A continuación, se ofrece una panorámica de las funciones más populares (y útiles) de Asana:

Función n.º 1: Gestión de tareas que mantiene todo (y a todos) bajo control

Asana ofrece un sistema de gestión de tareas que permite a los equipos asignar tareas, establecer prioridades y realizar un seguimiento del progreso, todo en un solo lugar. A diferencia de algunas herramientas tradicionales de gestión de proyectos, las tareas en Asana pueden estar en varios proyectos, por lo que diferentes equipos pueden colaborar sin duplicar el trabajo.

Función n.º 2: Automatización del flujo de trabajo que le ahorra tiempo

Con las funciones de automatización de Asana, los equipos pueden configurar reglas y desencadenantes que mueven tareas automáticamente, asignan compañeros de equipo y envían recordatorios.

Función n.º 3: Vistas de múltiples proyectos para una flexibilidad máxima

Asana ofrece múltiples formas de ver los datos del proyecto, incluyendo la vista Lista, los tableros Kanban, la vista Calendario y los Cronogramas (diagramas de) Gantt. Tanto si eres un planificador visual como si eres un amante de las listas estructuradas, Asana te permite realizar un seguimiento de los proyectos de la forma que mejor te funcione.

Función n.º 4: Colaboración fluida entre equipos

Asana ofrece un entorno de trabajo colaborativo en el que los miembros del equipo pueden comentar las tareas, adjuntar archivos y etiquetar a sus compañeros de equipo en tiempo real. A los usuarios les encanta poder enviar tareas directamente por correo electrónico a Asana e integrarlas con herramientas como Google Drive, Slack y Salesforce, lo que lo convierte en un verdadero entorno de trabajo todo en uno.

Función n.º 5: Paneles personalizables y (elaboración de) informes

¿Necesita saber cómo se perfila el progreso de su proyecto? Asana ofrece paneles personalizables y herramientas avanzadas de generación de informes para realizar un seguimiento de las métricas clave de gestión de proyectos. Esto ayuda a los gestores de proyectos a obtener una imagen clara de las dependencias de las tareas, los próximos plazos y la distribución de la carga de trabajo, para que nada pille al equipo desprevenido.

Precios de Asana

Asana ofrece múltiples planes de precios para particulares, equipos pequeños y grandes corporaciones. Estos son todos los niveles:

Notion vs Asana: comparación de funciones

Tanto Notion como Asana ofrecen potentes funciones de productividad y sólidas funciones de gestión de proyectos, pero abordan la organización y la colaboración de forma diferente.

Analicemos las funciones clave y veamos qué herramienta se lleva la palma.

Función n.º 1: gestión de proyectos y tareas

Asana se destaca en la gestión estructurada de tareas con tableros Kanban, listas y vistas de cronogramas, lo que facilita la asignación de tareas, el establecimiento de dependencias y el seguimiento del progreso.

Notion, por otro lado, ofrece entornos de trabajo personalizables con bases de datos integradas que pueden funcionar como listas de tareas pendientes, tableros de tareas y hubs de conocimiento. Sin embargo, carece de la automatización integrada de Asana para las dependencias de tareas y los recordatorios.

Función n.º 2: Colaboración y comunicación del equipo

Notion permite a los equipos colaborar en tiempo real en documentos, wikis y bases de datos. Puede etiquetar a los miembros del equipo, dejar comentarios e integrar plantillas de uso compartido.

Asana lleva la colaboración a un nivel superior con mensajería integrada, grabación de vídeo, comentarios de tareas y notificaciones en tiempo real. Teams también puede automatizar las actualizaciones, asegurando que todos se mantengan sincronizados sin esfuerzo manual adicional.

Función n.º 3: Personalización y flexibilidad

Notion no tiene rival en cuanto a flexibilidad: los usuarios pueden crear paneles personalizados, incrustar hojas de cálculo y diseñar flujos de trabajo únicos adaptados a sus necesidades. Puede estructurar todo su entorno de trabajo como desee.

A diferencia de Notion, Asana es más rígida y tiene una curva de aprendizaje más pronunciada que viene con plantillas de proyectos estructuradas, automatización y herramientas de (elaboración de) informes, lo que facilita la ampliación sin tanta configuración manual.

Función n.º 4: Automatización y capacidades de IA

Notion IA se centra más en la creación de contenidos que en la automatización del flujo de trabajo. Destaca en resumir notas, generar ideas y organizar información, pero carece del mismo nivel de automatización del flujo de trabajo que ofrece Asana.

Función n.º 5: (Elaboración de) informes y análisis

Asana ofrece potentes herramientas de automatización, que permiten a los usuarios establecer tareas recurrentes, dependencias, flujos de trabajo personalizados y activadores basados en reglas. También incluye Asana Intelligence (información basada en IA), que puede sugerir metas más inteligentes, resumir tareas y proporcionar recomendaciones para proyectos.

Asana proporciona herramientas avanzadas de (elaboración de) informes como paneles personalizados, control de progreso en tiempo real, gestión de carga de trabajo e informes de cronograma. Teams puede visualizar cuellos de botella y ajustar cargas de trabajo basándose en información.

Notion carece de herramientas integradas de elaboración de informes, pero los usuarios pueden crear paneles personalizados con bases de datos enlazadas, rastreadores de progreso y gráficos. Sin embargo, la configuración de análisis en Notion requiere una configuración manual, a diferencia del sistema de elaboración de informes listo para usar de Asana.

Notion vs. Asana en Reddit

Al comparar Notion y Asana, los comentarios de los usuarios de Reddit proporcionan información valiosa sobre cómo la gente realmente usa, ama o lucha con estas herramientas.

En primer lugar, a los usuarios les encanta la flexibilidad de Notion y su capacidad para integrar múltiples entornos de trabajo en un solo sistema. Como señaló un usuario:

Notion ha conseguido crear una herramienta potente con la que puedo reflejar lo que tengo en la cabeza. Puedo ser muy detallista y estructurado, tener un vertedero, un tablero kanban o un wiki, todo en el mismo lugar y al mismo tiempo.

Sin embargo, hay reseñas en las que los usuarios se sienten abrumados por la personalización sin fin de Notion y pasan más tiempo ajustando su sistema que completando tareas.

Gracias a sus infinitas posibilidades de personalización, realmente no me queda tiempo para hacer las cosas pendientes de mi maravillosa lista.

Mientras tanto, los usuarios de Asana, especialmente aquellos que necesitan una lista de tareas pendientes estructurada con una sólida funcionalidad móvil, aprecian mucho su gestión personal de tareas.

Personalmente, prefiero usar Asana para mi gestión personal. Fuera de mi trabajo a tiempo completo, tengo un millón de cosas en marcha al mismo tiempo, y sinceramente no sé cómo me las arreglaba antes de encontrar Asana.

Pero, al igual que Notion, también hay críticos de Asana, que están frustrados con la complejidad de la herramienta, la falta de buenas prácticas claras y el soporte al cliente limitado.

Después de un año y medio con Asana Business, construimos en Asana un ERP épico para nuestra empresa. Ha sido una curva de aprendizaje tratar de averiguar cómo utilizar esta plataforma porque no hay una guía de «buenas prácticas».

Conozca ClickUp: la mejor alternativa a Notion frente a Asana

Notion y Asana son herramientas de productividad que han conquistado a miles de usuarios.

Sin embargo, cada uno tiene sus carencias: 📌 Notion es excelente para volcar ideas, generar contenido con IA, páginas estructuradas y paneles de productividad personalizados. Sin embargo, carece de automatización avanzada y seguimiento de la carga de trabajo del equipo. 📌 Asana es ideal para la automatización del flujo de trabajo. Ayuda a los gerentes a ver quién está sobrecargado de trabajo, redistribuye tareas y les hace seguimiento, y ofrece integraciones profundas con herramientas de corporaciones como Salesforce, Tableau y Power BI. Sin embargo, carece de la flexibilidad y personalización que ofrece Notion.

Estas funciones que faltan crean lagunas en la productividad, pero ClickUp, la app, aplicación, Todo para el trabajo, las salva a la perfección

Y los usuarios de Reddit parecen estar de acuerdo:

Creo que ClickUp funciona bastante bien. Es mucho más flexible que Asana, pero mi ventaja favorita es que tiene varias personas asignadas a las tareas, lo que facilita aún más la colaboración en las tareas.

Con ClickUp, obtienes herramientas de productividad, gestión de proyectos y colaboración, todo integrado en una sola plataforma. Veamos rápidamente lo que puedes tener pendiente con ClickUp.

El número uno de ClickUp: gestión de proyectos con IA

Dirige el lanzamiento de un producto con múltiples equipos, plazos y dependencias. Normalmente, los equipos de gestión de proyectos dedican horas a coordinar tareas, hacer un seguimiento del progreso y enviar actualizaciones.

Con las tareas de ClickUp, todo esto sucede automáticamente.

✅ El sistema analiza las cargas de trabajo del equipo y redistribuye las tareas, para que nadie se sobrecargue

✅ La IA detecta retrasos o cuellos de botella y ajusta los plazos de forma dinámica para mantener las cosas bajo control

✅ ¿Actualizaciones de estado? ClickUp las escribe por ti basándose en datos del proyecto en tiempo real

✅ Visualiza cronogramas, realiza un seguimiento de las dependencias y ajusta los plazos en tiempo real

Con automatizaciones integradas, las tareas repetitivas como asignar miembros al equipo, actualizar estados o activar notificaciones pueden ejecutarse sin mover un dedo. ¿Aún mejor? Puede convertir el envío de formularios en tareas al instante.

Para evitar el agotamiento, la vista Carga de trabajo de ClickUp equilibra las asignaciones en todo el equipo, mientras que los paneles de ClickUp ofrecen información en tiempo real sobre los KPI, la salud del presupuesto y los cronogramas de entrega.

De hecho, la plantilla de gestión de proyectos de ClickUp le permite experimentar las funciones mencionadas sin preparación ni formación.

Consigue una plantilla gratis, gratuita

Mantener el seguimiento de proyectos grandes y multifuncionales es un desafío cuando los equipos están dispersos en diferentes herramientas y la comunicación se interrumpe. Entendiendo el desafío, esta plantilla centraliza tareas ilimitadas, cronogramas y colaboración en un solo lugar.

Con flujos de trabajo claros y seguimiento automatizado, los equipos permanecen alineados y es imposible incumplir los plazos.

One Up n.º 2 de ClickUp: documentos ejecutables con tecnología de IA

Notion es ideal para la documentación, pero las páginas estáticas no hacen avanzar los proyectos. Lo ideal es que se conecten al trabajo y automaticen la ejecución.

ClickUp Docs es inteligente, está orientado a la acción y está profundamente integrado en su flujo de trabajo.

✅ Cree documentos estructurados, wikis y POE en segundos

✅ Resalta cualquier texto y conviértelo al instante en una tarea asignable y rastreable

✅ Edición conjunta, comentarios y resúmenes de las discusiones generados por IA

✅ Enlaza los planes de los proyectos directamente con las tareas, automatizaciones y paneles

Estas son solo las funciones básicas: ClickUp Docs va aún más lejos.

Utiliza plantillas, páginas anidadas y formatos enriquecidos con comandos de barra inclinada para crear rápidamente cualquier cosa, desde una hoja de ruta hasta un manual de estrategias para clientes. Utiliza tablas de arrastrar y soltar, incrusta marcadores, inserta gráficos y crea botones para guiar a los usuarios a través de contenido interactivo. Y con el modo de enfoque, escribir sin distracciones se vuelve fácil.

Todo en ClickUp Docs es fácil de buscar, seguro y fácil de compartir, ya sea que esté trabajando de forma privada, con un equipo o con clientes externos. Y gracias al hub de documentos, toda su biblioteca de páginas, plantillas y recursos se mantiene organizada y accesible al instante.

Sin embargo, si eres un gestor de proyectos que busca empezar de inmediato, puedes explorar la plantilla de planificación de gestión de proyectos de ClickUp, que simplifica la planificación al proporcionar un cronograma claro, listas de tareas estructuradas y seguimiento en tiempo real para mantener los proyectos organizados y dentro de los plazos.

ClickUp's One Up #3: Las capacidades de IA de ClickUp

Ya hemos hablado un poco de la IA, pero profundicemos para comprender sus casos de uso y su impacto. Otras herramientas de IA suelen limitarse a generar contenido. ClickUp Brain va más allá: convierte el contenido en acción.

Digamos que tu equipo de marketing está elaborando una nueva estrategia de campaña.

En Notion, escribirías ideas en un documento.

En Asana, crearía tareas manualmente.

En ClickUp? Usted escribe una vez y la IA se encarga del resto.

✅ ClickUp genera instantáneamente un esquema de campaña con objetivos, cronogramas y entregables clave

✅ IA convierte los puntos estratégicos en elementos de acción, asignándolos a los miembros adecuados del equipo

Sentirás el impacto de ClickUp Brain cuando lo veas en acción. En primer lugar, obtienes algo más que sugerencias inteligentes. Obtienes una red neuronal que entiende tu entorno de trabajo.

Haz preguntas como «¿Cuál es la última noticia sobre la campaña publicitaria del tercer trimestre?» o «¿Quién es el responsable de la auditoría SEO?» y obtén respuestas instantáneas y contextuales.

Además, ClickUp Brain transforma la forma en que los equipos interactúan con su trabajo con capacidades como la transcripción de voz a texto, el bloqueo automático de tiempo y un asistente de escritura integrado que comprueba la ortografía y el tono.

¿Por qué gestionar tareas en dos apps cuando ClickUp lo hace en una?

Gestionar proyectos en varias apps, aplicaciones, es un lastre para la productividad. Los usuarios de ClickUp conocen muy bien la dificultad, y por eso precisamente han hecho el cambio. Andrea Park, coordinadora de operaciones empresariales en Spekit, lo explica mejor:

ClickUp fue la mejor solución para nosotros porque combina múltiples herramientas de gestión de proyectos en una sola. Desde mapas mentales hasta documentos y Sprints, ClickUp es una herramienta dinámica para organizar las necesidades de gestión de tareas de cualquier departamento y dar visibilidad a toda la empresa.

En lugar de saltar entre Notion para las notas, Asana para las tareas y otras aplicaciones para los informes, utilice ClickUp, una herramienta de gestión de proyectos dedicada que lo reúne todo en un solo lugar. Con más de 15 vistas de trabajo, automatización de IA incorporada e integraciones profundas, simplifica la gestión de tareas, el seguimiento de objetivos, la colaboración en equipo y la generación de informes.

Crea una cuenta gratis, gratuita, gratuito/a y conecta a tu gente, contenido y herramientas en un sistema inteligente con ClickUp.