El proceso de cuentas por pagar (AP) es el héroe de sus operaciones financieras, ya que garantiza discretamente que las facturas se paguen a tiempo y que las asociaciones se mantengan sólidas.
Sin embargo, sin las herramientas y estrategias adecuadas, el proceso de cuentas por pagar puede convertirse fácilmente en una pesadilla de errores y horas perdidas. Con unas pocas mejoras inteligentes, puede convertirlo de un dolor de cabeza en un proceso optimizado y orientado al valor.
En este blog se examinarán consejos e ideas para lograrlo.
⏰ Resumen de 60 segundos
- ¿Qué es la mejora del proceso de cuentas por pagar? El proceso optimiza la forma en que su organización gestiona las facturas.
- Importancia de mejorar los procesos de cuentas por pagar: Las herramientas digitales eliminan las entradas manuales de datos, fortalecen las relaciones con los proveedores y preparan a su organización para el crecimiento.
- Retos en el proceso de cuentas por pagar: Opciones de facturación costosas que pueden sobrepasar el presupuesto de su empresa y errores manuales que crean tensiones en las relaciones con los proveedores.
- Estrategias para mejorar el proceso de cuentas por pagar La automatización transforma los flujos de trabajo con aprobaciones instantáneas de facturas que reducen el tiempo de procesamiento. La estandarización de los formatos de facturas y pedidos garantiza la coherencia y simplifica los procesos de conciliación triple. Utilice herramientas como ClickUp para unificar y realizar el seguimiento de estos procesos de principio a fin.
- La automatización transforma los flujos de trabajo con aprobaciones instantáneas de facturas que reducen el tiempo de procesamiento.
- La estandarización de los formatos de facturas y pedidos garantiza la coherencia y simplifica los procesos de conciliación triple.
- Utilice herramientas como ClickUp para unificar y realizar el seguimiento de estos procesos de principio a fin.
- La automatización transforma los flujos de trabajo con aprobaciones instantáneas de facturas que reducen el tiempo de procesamiento.
- La estandarización de los formatos de facturas y pedidos garantiza la coherencia y simplifica los procesos de conciliación triple.
- Utilice herramientas como ClickUp para unificar y realizar el seguimiento de estos procesos de principio a fin.
- Buenas prácticas y errores comunes que se deben evitar Supervise los cronogramas de entrega y las tasas de resolución de disputas. Ayude a los proveedores a reducir los errores de envío para agilizar los flujos de trabajo. Utilice herramientas de análisis para garantizar que los pagos se ajusten a las necesidades de liquidez.
- Supervise los cronogramas de entrega y las tasas de resolución de disputas.
- Ayude a los proveedores a reducir los errores de envío para agilizar los flujos de trabajo.
- Utilice herramientas de análisis para garantizar que los pagos se ajusten a las necesidades de liquidez.
- Supervise los cronogramas de entrega y las tasas de resolución de disputas.
- Ayude a los proveedores a reducir los errores de envío para agilizar los flujos de trabajo.
- Utilice herramientas de análisis para garantizar que los pagos se ajusten a las necesidades de liquidez.
¿Qué es la mejora del proceso de cuentas por pagar?
La mejora del proceso de cuentas por pagar (AP) se centra en perfeccionar y optimizar la forma en que su empresa gestiona el procesamiento de facturas y los flujos de trabajo de pago. La meta es sencilla: reducir los errores manuales, acelerar los tiempos de procesamiento de los pagos y garantizar que reciba los pagos a tiempo. 🚀
Supongamos que su departamento de cuentas por pagar procesa manualmente todas las facturas que recibe. Cada factura se imprime, revisa, firma y luego se archiva. Es un proceso que lleva mucho tiempo y en el que son frecuentes los errores, como facturas perdidas o pagos duplicados.
Compárelo con un sistema en el que las facturas se digitalizan, se cotejan automáticamente con los pedidos y se marcan las discrepancias. Los pagos se programan electrónicamente y el equipo supervisa el estado en tiempo real.
- En el primer escenario, su equipo está saturado con tareas manuales repetitivas.
- En segundo lugar, se centran en tareas de mayor nivel, como revisar informes y establecer relaciones más sólidas con los proveedores.
Ese es el poder de la mejora de los procesos empresariales. Ayuda a las empresas a ahorrar dinero, fortalecer las relaciones con los proveedores y controlar su flujo de caja.
Por qué es importante mejorar sus procesos de cuentas por pagar
Mejorar los procesos de cuentas por pagar (AP) implica crear un sistema que funcione de forma más inteligente, reduzca los errores y mantenga la agilidad financiera de su empresa. Analicemos las razones clave por las que esto es importante:
- Reducción de costes: el procesamiento manual es costoso. La automatización de los procesos de cuentas por pagar reduce los gastos y libera recursos para iniciativas estratégicas.
- Ahorre tiempo para lo que realmente importa: el procesamiento manual de facturas lleva tiempo. La automatización reduce este cronograma a unas pocas horas, lo que permite a los equipos centrarse en tareas de alto valor en lugar de en trabajos repetitivos.
- Fortalecimiento de las relaciones con los proveedores: los pagos atrasados y los errores en las facturas perjudican las relaciones con los proveedores. Los flujos de trabajo optimizados de cuentas por pagar garantizan facturas precisas y pagos puntuales, lo que mantiene a los proveedores satisfechos y las asociaciones sólidas.
- Control del flujo de caja: los procesos ineficientes de cuentas por pagar crean puntos ciegos en el flujo de caja. Un sistema bien optimizado ofrece visibilidad en tiempo real para realizar el seguimiento de los pagos salientes y mantener la estabilidad financiera.
- Preparación para el crecimiento: dado que un número significativo de empresas tienen planificado realizar la automatización de las cuentas por pagar, es esencial contar con sistemas escalables y eficientes para gestionar el aumento del volumen de facturas y mantener la competitividad.
Estrategias y consejos comunes para mejorar el proceso de cuentas por pagar
Mejorar su proceso de cuentas por pagar no tiene por qué llevar mucho tiempo. Unos pocos cambios inteligentes lo convierten de una tarea que requiere mucho tiempo en una operación optimizada. Veamos cómo puede lograrlo:
1. Mejore con herramientas digitales
Los flujos de trabajo tradicionales de cuentas por pagar (AP) suelen implicar la introducción manual de datos, largos ciclos de aprobación y facturas extraviadas, lo que provoca retrasos e ineficiencias. Las herramientas digitales eliminan estos cuellos de botella al realizar la automatización de las tareas rutinarias, mejorar la visibilidad y aumentar la precisión.
Cómo las herramientas digitales mejoran el proceso de cuentas por pagar
✅ Procesamiento automatizado de facturas: las herramientas basadas en IA ayudan a extraer los detalles de las facturas, cotejarlos con las órdenes de compra y señalar automáticamente las discrepancias✅ Seguimiento en tiempo real: Los paneles basados en la nube le permiten supervisar el estado de las facturas, las aprobaciones pendientes y los calendarios de pago de un solo vistazo✅ Aprobaciones más rápidas: los flujos de trabajo digitales permiten el envío instantáneo de las facturas a los responsables de aprobarlas, lo que reduce el tiempo de procesamiento de semanas a solo unos días✅ Reducción de errores: las herramientas de validación inteligentes detectan facturas duplicadas, importes incorrectos e información que falta antes de que se procesen los pagos.
Aquí es donde ClickUp para equipos financieros puede ayudarle. Como plataforma integral, ClickUp le permite gestionar presupuestos, establecer tareas periódicas para los plazos de pago y realizar un seguimiento de las métricas financieras mediante paneles personalizados. Los potentes campos de cálculo de ClickUp también le permiten resumir los datos financieros, lo que le ayuda a optimizar el flujo de caja y los calendarios de pago.
💡 Consejo profesional: Considere la posibilidad de utilizar plantillas de mejora de procesos para la gestión de cuentas por pagar con el fin de ayudar a estandarizar los flujos de trabajo, identificar cuellos de botella y optimizar las tareas, lo que se traduce en aprobaciones más rápidas, menos errores y una mayor eficiencia general.
2. Deshágase de las pilas de papel: pase a la digitalización total
🧠 ¿Sabías que...? Según un estudio de IOFM, el coste medio de procesar una factura en papel oscila entre 12 y 30 dólares por factura. Por su parte, la automatización del procesamiento de facturas puede reducir el coste hasta tan solo 3 dólares por factura.
Depender de las facturas en papel ralentiza el proceso de cuentas por pagar, aumenta el riesgo de extravío de documentos y genera costosos gastos de almacenamiento.
Los documentos en papel se pierden fácilmente, lo que provoca retrasos en los pagos. Firmar y enviar físicamente las facturas también añade retrasos innecesarios al proceso. La digitalización reduce el desorden y garantiza una rápida recuperación, copias de seguridad con seguridad y acceso en tiempo real a los registros financieros.
Transición a un sistema de cuentas por pagar sin papel
✔️ Digitalice todas las facturas entrantes: utilice herramientas de escaneo con OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer datos de las facturas en papel y convertirlos en archivos digitales con capacidad de búsqueda✔️Almacene las facturas en un sistema basado en la nube: Implemente una herramienta de gestión de documentos AP que permita un fácil acceso, organización y recuperación. ✔️Automatice la conciliación de facturas: Implemente un sistema de conciliación triple que compare electrónicamente las facturas, las órdenes de compra y los recibos para reducir los errores. ✔️Integre las facturas digitales con el software de contabilidad: Conecte su sistema de gestión de facturas con QuickBooks, Xero o plataformas ERP para sincronizar automáticamente los datos financieros.
Los documentos de ClickUp te permiten crear, editar y almacenar archivos relacionados con las cuentas por pagar, como facturas, libros de pedidos de compra y contratos, en un solo lugar con plantillas listas para usar. Imagina poder realizar la edición y el envío de facturas con unos pocos clics en lugar de rebuscar en archivadores.
¿Listo para la actualización digital? Echa un vistazo a la plantilla de cuentas por pagar de ClickUp para empezar.
✨ Consejo rápido: utilice el método «escanear, guardar y sincronizar». Escanee todas las facturas en papel, guárdelas en un sistema centralizado en la nube y sincronícelas con su software de contabilidad para crear un flujo de trabajo fluido y sin papel. Esto garantiza un fácil acceso y copias de seguridad seguras.
3. Deje que la automatización haga el trabajo pesado
La gestión manual de las cuentas por pagar es lenta, propensa a errores y costosa.
Los equipos de cuentas por pagar dedican horas a la conciliación de facturas, la tramitación de aprobaciones y la programación de pagos, lo que provoca retrasos, pérdida de descuentos y tensiones en las relaciones con los proveedores. La automatización elimina estos cuellos de botella, lo que garantiza un procesamiento más rápido, menos errores y una mayor eficiencia.
Cómo funciona la automatización de cuentas por pagar
✅ Cotejo de facturas: la automatización basada en IA compara las facturas con los pedidos y los albaranes de entrega, y señala las discrepancias al instante✅ Flujos de trabajo de aprobación: Las reglas preestablecidas envían las facturas a los responsables de aprobarlas en función del valor, el proveedor o el departamento, lo que elimina los seguimientos manuales✅ Programación de pagos: Programa automáticamente los pagos en función de las fechas límite, lo que garantiza que se paguen a tiempo y se aprovechen al máximo los descuentos por pronto pago✅ Detección de errores: La IA identifica las facturas duplicadas, la información que falta y los importes incorrectos, lo que reduce los costosos errores
ClickUp Automatización simplifica este proceso al permitirle configurar flujos de trabajo que asignan tareas automáticamente, cambian estados y envían recordatorios de pago.
Por ejemplo, una factura entrante es el desencadenante que activa instantáneamente una asignación de tareas para su aprobación, lo que mantiene el flujo de trabajo sin necesidad de una intervención manual constante.
📚 Lectura adicional: La automatización del flujo de trabajo transforma la forma en que se gestionan procesos como la aprobación de facturas, la introducción de datos y la comunicación con los proveedores. Lea algunos ejemplos reales de automatización del flujo de trabajo y vea cómo están ayudando a las empresas a ser más eficientes y a reducir los errores.
4. Implemente la conciliación a tres bandas para realizar pagos sin errores
El procesamiento de facturas sin la verificación adecuada da lugar a pagos excesivos, pagos duplicados y riesgos de fraude. La conciliación a tres bandas es un control clave de las cuentas por pagar que garantiza que todas las facturas sean legítimas antes de liberar el pago.
¿Qué es la conciliación a tres bandas?
La conciliación a tres bandas compara tres documentos clave:
📌 Orden de compra (PO): La solicitud de pedido original en la que se detallan las cantidades y los precios.📌 Factura: La factura enviada por el proveedor en la que se solicita el pago.📌 Nota de recepción de mercancías (GRN): Confirmación de que los elementos o servicios se han entregado.
Cuando los tres coinciden, la factura se aprueba para el pago. Si hay discrepancias, el sistema marca la factura para su revisión manual.
Cómo configurar un sistema de conciliación a tres bandas
- Estandarice los formatos de órdenes de compra y facturas: asegúrese de que los proveedores sigan una plantilla clara para evitar discrepancias.
- Utilice la automatización de cuentas por pagar para la conciliación: el software compara instantáneamente los documentos y señala las discrepancias.
- Cree un flujo de trabajo para gestionar excepciones: establezca un proceso claro para resolver rápidamente las facturas que no coinciden.
💡 Consejo profesional: una plantilla de orden de compra garantiza un formato coherente y los campos obligatorios, lo que agiliza la conciliación tripartita y reduce significativamente los errores manuales.
5. Despídase de la tediosa entrada de datos con la magia del flujo de trabajo
La entrada de datos es una de las partes más laboriosas y propensas a errores del procesamiento de cuentas por pagar. Los empleados introducen manualmente los datos de las facturas, lo que da lugar a registros duplicados, errores tipográficos y plazos incumplidos.
Un software de automatización de cuentas por pagar elimina esta carga al capturar y organizar los datos de forma fluida. A continuación, le mostramos cómo puede automatizar la entrada de datos en AP:
- Utilice flujos de trabajo preestablecidos: envíe las facturas para su aprobación en función del proveedor, el importe o la urgencia.
- Configure reglas de validación automática: marque al instante las facturas duplicadas y los importes incorrectos.
- Sincronizar con el software de contabilidad: garantice una integración perfecta entre la automatización de las cuentas por pagar y los registros financieros.
🔍 ¿Sabías que...? Los equipos de cuentas por pagar totalmente automatizados se han duplicado en los últimos dos años, y el 41 % de las empresas tiene previsto llevar a cabo la automatización de este proceso durante el próximo año.
6. Precisión en piloto automático: implementación del aprendizaje automático
El aprendizaje automático (ML) revoluciona su proceso de cuentas por pagar al identificar patrones, predecir errores y realizar la automatización de la categorización de facturas. Con el ML, puede crear un sistema que aprenda a detectar duplicados, señalar anomalías y emparejar facturas con pedidos con precisión.
Por ejemplo, los algoritmos de aprendizaje automático clasifican grandes volúmenes de facturas, lo que reduce significativamente la intervención manual y mejora la precisión. Con el tiempo, este sistema inteligente se vuelve más eficiente, ahorra horas de trabajo y reduce los costosos errores.
Cómo beneficia el aprendizaje automático a las cuentas por pagar
- Detecta facturas duplicadas: el aprendizaje automático identifica patrones en los números de factura, las fechas y los nombres de los proveedores para evitar pagos duplicados.
- Detecta sobrecargos y errores: la IA revisa los datos históricos para detectar inconsistencias en los precios y cálculos fiscales incorrectos.
- Acelera las aprobaciones: el sistema predice las tendencias de aprobación y envía automáticamente las facturas a los responsables de la toma de decisiones adecuados.
- Reduce los riesgos de fraude: el aprendizaje automático detecta patrones de gasto inusuales, lo que evita los pagos fraudulentos antes de que se produzcan.
7. Realice un seguimiento de su progreso estableciendo y supervisando los KPI
El secreto para que el proceso de cuentas por pagar sea satisfactorio reside en medir lo que realmente importa. Los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de procesamiento de las facturas, el coste por factura y los descuentos por pronto pago, proporcionan información sobre su eficiencia.
KPI esenciales de cuentas por pagar que hay que supervisar
- Tiempo de procesamiento de facturas: ¿Cuánto tiempo se tarda en procesar una factura desde su recepción hasta el pago?
- Coste por factura: ¿Cuánto cuesta procesar cada factura, incluidos los gastos de mano de obra y tecnología?
- Índice de pagos puntuales: ¿Qué porcentaje de facturas se pagan en la fecha límite o antes?
- Descuentos por pago temprano obtenidos: ¿Cuánto dinero se ahorra al realizar el pago de las facturas antes de tiempo?
- Índice de errores: ¿qué porcentaje de facturas requiere un nuevo procesamiento debido a discrepancias o errores?
Con los paneles de control de ClickUp, el seguimiento de estos KPI se convierte en una tarea sencilla. Puede crear paneles personalizables con visualizaciones en tiempo real, como gráficos y tablas, para supervisar el progreso. Por ejemplo, puede utilizarlos para realizar un seguimiento del tiempo medio de aprobación de una factura o identificar cuellos de botella con informes detallados.
📑 Curiosidad: Empresas como QubicaAMF ahorraron un 40 % de su tiempo en la elaboración de informes y gráficos utilizando los paneles de control de ClickUp. ¡Imagina lo que esto supondría en términos de agilidad en tu sistema de cuentas por pagar!
8. Estandarice los formatos de sus facturas y elimine las conjeturas
Uno de los mayores obstáculos en las cuentas por pagar es el formato inconsistente de las facturas. Los proveedores envían facturas con diferentes estructuras, en las que faltan detalles clave como los números de orden de compra (PO), las condiciones de pago y el desglose de las partidas.
Esto genera confusión, retrasa las aprobaciones y aumenta el riesgo de errores en los pagos. La estandarización de los requisitos de envío de facturas garantiza que todas las facturas sigan una estructura clara y uniforme, lo que reduce la intervención manual y agiliza el procesamiento.
Utiliza varias plantillas de facturas de Hojas de cálculo de Google para ahorrar tiempo y no pasar por alto ningún detalle.
💡 Consejo profesional: Evite el dolor de cabeza que supone gestionar las facturas. La plantilla de facturas de ClickUp agiliza la facturación al realizar el seguimiento de las fechas límite, los pagos y los datos de los clientes en un solo lugar, lo que ahorra tiempo y mejora la claridad financiera.
9. Centralice la comunicación con los proveedores
La falta de comunicación con los proveedores es una de las principales causas de retrasos en las aprobaciones, disputas y errores en los pagos en las cuentas por pagar.
Muchas empresas dependen de hilos de correo electrónico dispersos, llamadas telefónicas y hojas de cálculo, lo que dificulta el seguimiento de las consultas y el seguimiento de las facturas. Un sistema de comunicación centralizado mantiene todas las interacciones con los proveedores en un solo lugar, lo que reduce los errores y agiliza las aprobaciones de pagos.
Cómo mejorar la comunicación con los proveedores en AP
- Utilice un portal de proveedores compartido: un portal de proveedores de autoservicio permite a los proveedores realizar el seguimiento del estado de los pagos, enviar facturas y plantear consultas sin la intervención del departamento de cuentas por pagar.
- Centralice todas las comunicaciones: utilice una plataforma de mensajería o un software de cuentas por pagar en el que se registren todas las discusiones, disputas y aprobaciones relacionadas con las facturas.
- Asigne gestores de proveedores dedicados: designe a un miembro del equipo de cuentas por pagar como punto de contacto para las consultas de los proveedores, a fin de evitar malentendidos.
- Automatice las actualizaciones de estado: envíe correos electrónicos o notificaciones automáticas para las aprobaciones, rechazos o procesamiento de pagos de facturas.
ClickUp Chat facilita este proceso al integrar la comunicación directamente en sus flujos de trabajo. Mientras discute problemas relacionados con las facturas con un proveedor, puede convertir los mensajes en tareas, asignarlas a los miembros del equipo y vincularlas a los documentos pertinentes.
Caso práctico destacado: El éxito de Walk the Room con ClickUp 🎯
Walk the Room, un estudio 3D global, se enfrentaba a retos a la hora de gestionar los cronogramas de los proyectos, la coordinación de equipos y la asignación de recursos utilizando múltiples herramientas desconectadas entre sí.
Al consolidar sus flujos de trabajo en ClickUp, optimizaron su proceso de producción, redujeron a la mitad los tiempos de configuración de los proyectos mediante el uso de plantillas y aumentaron el número de usuarios activos en su equipo de 28 a más de 70.
¿El resultado? Mayor eficiencia, mejor gestión de los recursos y seguimiento optimizado de los proyectos, todo ello desde una única plataforma.
10. Integre su sistema de cuentas por pagar con otras herramientas
Una pila tecnológica fragmentada es un gran obstáculo para la eficiencia de las cuentas por pagar. Cuando el software de cuentas por pagar, los sistemas ERP y las herramientas de contabilidad no están conectados, los equipos financieros acaban transfiriendo datos manualmente entre plataformas, lo que aumenta el riesgo de errores y pagos duplicados.
La integración garantiza un flujo de datos sin problemas, lo que mejora la precisión financiera y reduce la carga de trabajo.
ClickUp se integra con herramientas populares como QuickBooks, Xero y HubSpot para garantizar el flujo de los datos de tus cuentas por pagar entre los sistemas.
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar un seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los datos de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y recopilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas.
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar el seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los detalles de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y recopilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas.
11. Optimice los calendarios de pago para aprovechar al máximo los descuentos por pronto pago
Aprovechar los descuentos por pronto pago o negociar condiciones de pago favorables le permite ahorrar dinero a su empresa y fortalecer las relaciones con los proveedores. Para agilizar este proceso, considere la posibilidad de utilizar plantillas de contabilidad para estandarizar y organizar los calendarios de pago.
Estas plantillas le ayudan a realizar el seguimiento de las fechas límite, los descuentos por pago anticipado y las condiciones de los proveedores en un formato estructurado, lo que le garantiza aprovechar las oportunidades de ahorro.
📕 Lectura adicional: utilice estos ejemplos de contabilidad general como referencia para garantizar un seguimiento preciso de las entradas contables de las cuentas por pagar. Esto ayuda a mantener la coherencia en el registro de las transacciones, lo que facilita las auditorías y la elaboración de informes financieros, al tiempo que se minimizan las discrepancias.
12. Audite y optimice los flujos de trabajo de aprobación para ganar en rapidez y claridad
Los cuellos de botella en la aprobación ralentizan las cuentas por pagar, lo que provoca la pérdida de descuentos por pronto pago, retrasos en los pagos a los proveedores y tensiones en las relaciones con estos.
Muchos equipos de cuentas por pagar se enfrentan a demasiados niveles de aprobación, responsabilidades poco claras y lentos procesos de firma manual. La optimización del proceso de aprobación garantiza que las facturas se revisen y aprueben de forma rápida y precisa.
Problemas comunes en el flujo de trabajo de aprobación
🚫 Demasiados niveles de aprobación: las autorizaciones innecesarias ralentizan el procesamiento de las facturas.
🚫 Falta de roles claros: los equipos no saben quién es responsable de las aprobaciones, lo que genera confusión.
🚫 Plazos de aprobación incumplidos: los recordatorios manuales a menudo se pierden, lo que retrasa los pagos.
🚫 Enfoque único para todos: tratar todas las facturas de la misma manera supone una pérdida de tiempo en aprobaciones de bajo valor.
Cómo optimizar los flujos de trabajo de aprobación
- Audite su proceso actual: identifique los retrasos en las aprobaciones analizando los informes de antigüedad de las facturas.
- Defina los umbrales de aprobación: automatice las aprobaciones de facturas de bajo riesgo y envíe las facturas de alto valor o marcadas para su revisión manual.
- Utilice aprobaciones basadas en roles: asigne las aprobaciones de facturas en función del proveedor, el importe o el departamento para evitar cuellos de botella.
- Automatice los recordatorios y las escaladas: configure alertas para aprobaciones vencidas y escaladas automáticas de facturas estancadas.
- Realice un seguimiento del rendimiento de las aprobaciones con indicadores clave de rendimiento (KPI): mida el tiempo medio de aprobación e identifique dónde se producen los retrasos.
⚡ Consejo rápido: defina umbrales de aprobación: realice la automatización de las aprobaciones de facturas de bajo valor y solo remita las de alto valor o las que estén marcadas. Esto garantiza que las tareas de alta prioridad reciban la atención necesaria y se reduzcan los retrasos.
13. Refuerce las medidas de seguridad para evitar fraudes y errores, como los pagos duplicados.
El fraude en las cuentas por pagar es una preocupación creciente, ya que las empresas pierden miles de millones cada año debido a facturas duplicadas, pagos no autorizados y estafas de phishing. El refuerzo de las medidas de seguridad garantiza que solo se paguen las facturas legítimas y que las transacciones no autorizadas se bloqueen antes de que se produzcan.
Cómo reforzar la seguridad de las cuentas por pagar
- Habilite la autenticación de dos factores (2FA): exija una autenticación de varios pasos para las aprobaciones.
- Restrinja el acceso al sistema: establezca un límite en el acceso a su software de cuentas por pagar solo para los usuarios autorizados.
- Utilice la detección de fraudes basada en IA: las herramientas de IA analizan los patrones de transacciones y señalan las actividades sospechosas.
- Audite periódicamente los datos de los proveedores: verifique los cambios en los datos de pago de los proveedores antes de procesar las transacciones.
- Forme a los empleados para que reconozcan las señales de alerta: eduque a los equipos de cuentas por pagar para que detecten facturas fraudulentas y correos electrónicos de phishing.
14. Desarrolle un proceso claro de resolución de disputas
Al facturar a un cliente, las disputas sobre facturas, las discrepancias en las entregas o las condiciones de pago interrumpen el proceso de cuentas por pagar y tensan las relaciones con los proveedores. Sin un proceso de resolución estructurado, los equipos de cuentas por pagar pierden tiempo en idas y venidas con los proveedores, lo que retrasa la aprobación de las facturas y la liquidación de los pagos.
Cómo crear un proceso sólido de resolución de disputas
- Configure un portal de consultas para proveedores: permita a los proveedores realizar el seguimiento del estado de las facturas y plantear disputas de forma digital.
- Establezca un equipo dedicado a la resolución de disputas: Asigne especialistas en cuentas por pagar para que se ocupen de los problemas de pago a los proveedores.
- Automatice el seguimiento de las disputas: utilice software para documentar los motivos de las disputas, las resoluciones y los tiempos de respuesta.
- Estandarice los flujos de trabajo para la gestión de disputas: cree pasos predefinidos para resolver diferentes tipos de disputas.
15. Establezca relaciones sólidas con los proveedores para lograr el éxito a largo plazo
Sus proveedores son socios estratégicos, no solo prestadores de servicios. Las relaciones sólidas con los proveedores garantizan un servicio con prioridad, mejores condiciones de pago y cadenas de suministro fiables.
Si los proveedores confían en su empresa, es más probable que le ofrezcan descuentos, le concedan crédito o negocien condiciones de pago favorables.
Cómo fortalecer las relaciones con los proveedores
- Realice los pagos a tiempo: los pagos puntuales generan confianza y mejoran la colaboración con los proveedores.
- Comuníquese con claridad: mantenga a los proveedores informados sobre el estado de las facturas, las disputas y las fechas de pago previstas.
- Ofrezca pagos anticipados siempre que sea posible: aproveche los descuentos por pago anticipado y demuestre estabilidad financiera.
- Colabore con los proveedores durante las crisis: si los proveedores se enfrentan a dificultades financieras, ofrézcales pagos flexibles para mantener las relaciones a largo plazo.
📖 Lectura adicional: ¿Quiere profundizar en la optimización de su proceso de cuentas por pagar? Descubra por qué las notas de recepción de mercancías (GRN) son fundamentales para garantizar pagos sin errores y un seguimiento preciso del inventario.
Buenas prácticas y errores comunes que se deben evitar
Mejorar el proceso de cuentas por pagar requiere una planificación cuidadosa, una ejecución coherente y evitar los escollos que conducen a ineficiencias. Estas son las buenas prácticas que debe seguir para garantizar un funcionamiento fluido de las cuentas por pagar:
✅ Cree un panel de control del rendimiento de los proveedores: realice el seguimiento de las métricas de rendimiento de los proveedores, como los cronogramas de entrega, la precisión de las facturas y las tasas de resolución de disputas. Utilice esta información para negociar mejores condiciones y mejorar la colaboración con los proveedores.
✅ Imparte formación sobre el proceso de cuentas por pagar a los proveedores: informa a tus proveedores sobre el proceso de envío de facturas y los cronogramas de pago que prefieres. Esto reduce los errores de envío y garantiza flujos de trabajo más fluidos.
✅ Implemente flujos de trabajo de aprobación: personalice los flujos de trabajo de aprobación en función del tipo o el valor de la factura. Por ejemplo, envíe las facturas recurrentes directamente para su aprobación automática y marque las facturas puntuales o de alto valor para su revisión manual.
✅ Utilice el análisis predictivo para planificar los pagos: utilice herramientas de análisis para realizar la previsión de los ciclos de pago basándose en datos históricos y tendencias de flujo de caja. Esto garantiza que los pagos se ajusten siempre a las necesidades de liquidez.
Además, asegúrese de evitar los siguientes errores comunes y cree un proceso de cuentas por pagar más eficiente y eficaz:
❗️Pasar por alto los comentarios de los proveedores: No solicitar la opinión de los proveedores sobre los puntos débiles de su proceso de cuentas por pagar puede dar lugar a errores recurrentes y a tensiones en las relaciones.
❗️Tratar todas las facturas por igual: no segmentar las facturas en función de su urgencia o valor conduce a una priorización ineficaz y a retrasos en los pagos.
❗️Descuidar la mejora continua: suponer que su proceso de cuentas por pagar es lo suficientemente bueno sin evaluaciones y actualizaciones periódicas puede tener como resultado flujos de trabajo obsoletos.
❗️Utilizar un sistema único para todos: No personalizar las herramientas y los procesos de cuentas por pagar según las necesidades específicas de su empresa puede dar lugar a ineficiencias y a la insatisfacción de los usuarios.
Vaya más allá de la eficiencia: convierta su proceso de cuentas por pagar en un motor de crecimiento
Optimizar el proceso de cuentas por pagar no solo consiste en reducir costes o evitar errores, sino también en capacitar a su empresa para crecer de forma más inteligente. A la hora de evaluar herramientas o sistemas, vaya más allá de la automatización y la digitalización.
Tenga en cuenta cómo se integra el software con sus herramientas actuales, si tiene compatibilidad con la escalabilidad y si fomenta la colaboración entre su equipo y los proveedores.
Aquí es donde ClickUp destaca. Como plataforma todo en uno, combina funciones de automatización, seguimiento en tiempo real y colaboración para crear flujos de trabajo perfectos adaptados a sus necesidades. Desde la automatización de las aprobaciones de facturas hasta el seguimiento de los KPI en paneles personalizables, ClickUp le garantiza una gestión eficaz de su proceso de cuentas por pagar y lo transforma en una ventaja estratégica.
¿Listo para tomar el control de su proceso de cuentas por pagar? Regístrese en ClickUp, ¡es gratuito!