¿Su jornada laboral se parece al Día de la Marmota? Se levanta, responde los mismos correos electrónicos, actualiza manualmente las mismas hojas de cálculo y pasa por otra ronda de aprobaciones, solo para volver a hacer lo mismo mañana.
Muchas empresas están estancadas en la era pre-Internet, con tareas repetitivas y agotadoras que merman la productividad y a menudo provocan el agotamiento de los empleados.
El Grupo Stepstone informó recientemente que un empleado a tiempo completo dedica una media de 8,7 horas a la semana a tareas repetitivas.
Pero, ¡eh! Resulta que la transición a un flujo de trabajo automatizado no es tan complicada como pensaba. Este artículo le mostrará exactamente cómo automatizar los procesos empresariales manuales, ahorrando tiempo, reduciendo costes y aumentando la productividad.
⏰ Resumen de 60 segundos
¿Se pregunta cómo automatizar los procesos empresariales manuales? A continuación le ofrecemos un proceso paso a paso:
- Identifique: Detecte tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo dentro de sus flujos de trabajo actuales
- Ámbito: Defina metas claras y elija las herramientas de automatización adecuadas
- Desarrollar: Diseñe y cree flujos de trabajo automatizados que se ajusten a los requisitos de su empresa
- Prueba: Realice un seguimiento exhaustivo del rendimiento de sus procesos automatizados y recopile comentarios
- Monitor: Perfeccione y mejore continuamente sus flujos de trabajo automatizados basándose en datos y comentarios
- Colaborar: Involucre a su equipo en el proceso y fomente sus comentarios para mejorar continuamente
- Por último, no olvides pedir ayuda a herramientas de automatización basadas en IA, como ClickUp, que hacen que las automatizaciones sin código sean muy fáciles
Comprensión de los procesos manuales
Los procesos manuales son flujos de trabajo o tareas que se realizan sin la ayuda de la automatización o la tecnología avanzada. Estos procesos dependen del esfuerzo humano, herramientas físicas o software básico con una interconectividad mínima. Por lo general, requieren mucha mano de obra y una intervención manual en cada fase, lo que los hace propensos a ineficiencias y errores.
Algunos ejemplos comunes de procesos manuales son:
- Entrada de datos: Introducir datos manualmente desde formularios en papel o correos electrónicos en hojas de cálculo u otros sistemas
- Procesamiento de facturas: Generación, envío y conciliación manuales de facturas sin software de facturación automatizado
- Flujos de trabajo de aprobación: aprobaciones físicas o por correo electrónico en lugar de sistemas digitales y rastreables
- Incorporación de empleados: Recopilar documentos, rellenar formularios y realizar orientaciones sin una plataforma centralizada
- Gestión de inventario: Uso de registros en papel o hojas de cálculo independientes para realizar el seguimiento de los niveles de existencias y las necesidades de reposición
- Programación y asignación de tareas: Coordinación de horarios de trabajo o asignación de tareas a través de cadenas de correo electrónico o tableros físicos
- Gestión de relaciones con los clientes (CRM): Mantener manualmente la información de los clientes y los registros de interacción en lugar de utilizar software CRM
Retos comunes asociados a los procesos manuales
Estos procesos manuales suelen provocar cuellos de botella, errores e ineficiencias que obstaculizan el crecimiento empresarial y la excelencia operativa.
Aunque estos procesos son esenciales, suelen afectar a la productividad. Estos son algunos de los retos que plantean los procesos manuales.
Consume mucho tiempo
Todas las empresas tienen tareas manuales repetitivas y tediosas, ya sea clasificar correos electrónicos o asignar responsabilidades diarias. Aunque por separado parecen insignificantes, en conjunto consumen innumerables horas que podrían dedicarse a iniciativas estratégicas y creativas.
Piénselo. Son las 9 de la mañana y, en lugar de tomar un café y disfrutar de un nuevo comienzo de la jornada laboral, está atrapado en un bucle de trabajo monótono. ¡No es divertido para nadie!
Propenso a errores humanos
Imagine aprobar una factura de un millón de dólares porque alguien se ha equivocado con un decimal. Los errores manuales como este pueden tener consecuencias problemáticas, especialmente en campos sensibles a los datos, como las finanzas o los sectores regulados.
Un simple error tipográfico o un descuido pueden descarrilar proyectos, interrumpir flujos de trabajo y costar una fortuna a las empresas (por no mencionar su dignidad en las reuniones de equipo).
👀 ¿Sabías que...? Mizuho Securities, una empresa japonesa, perdió más de 225 millones de dólares debido a un error tipográfico en una operación bursátil en 2005, un costoso recordatorio de cómo la entrada manual de datos puede dar lugar a errores.
Altos costes laborales
Cada tarea que requiere intervención manual también exige horas de trabajo, lo que resulta en un gasto monetario. Ya sea contratando personal adicional o pagando horas extras para completar los procesos, la dependencia del esfuerzo humano para tareas repetitivas puede inflar innecesariamente los costos operativos.
Falta de estandarización
¿Listo para la verdad? Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los gerentes es conseguir que todos sigan los mismos pasos para obtener resultados consistentes. Esto a menudo conduce a confusión y retrasos en el trabajo.
Los empleados pueden hacer las cosas a su manera sin unos procedimientos operativos estándar (POE) adecuados. Es como pedir a cinco personas que preparen el mismo plato sin receta. Uno sale demasiado salado, otro se quema y nadie sabe qué ha fallado.
Pero, ¿eso le convierte en un mal gestor? ¡Por supuesto que no! Solo necesita el proceso adecuado.
Escalabilidad limitada
Depender de procesos manuales para gestionar las tareas significa que sus recursos humanos disponibles son limitados.
Si su empresa crece, adquiere más clientes, maneja conjuntos de datos más grandes o gestiona múltiples partes interesadas, sus procesos empresariales actuales podrían colapsar bajo la presión.
Colaboración ineficaz
La colaboración en el trabajo debería ser divertida, no un interminable intercambio de correos electrónicos del tipo «¿Has aprobado esto?» y «¡Pensaba que lo habías hecho tú!»
Añada algunas reuniones y los retrasos se acumulan. El resultado son hilos de comunicación interminables que no logran comunicar eficazmente, dejando a todos agotados y frustrados.
📮ClickUp Insight: El 83 % de los trabajadores del conocimiento dependen principalmente del correo electrónico y el chat para la comunicación en equipo. Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información.
Con una app para el trabajo que lo tiene todo , como ClickUp, la gestión de proyectos, la mensajería, el correo electrónico y el chat se unen en un solo lugar. ¡Es hora de centralizar y dinamizar!
Ventajas de automatizar los procesos manuales
Todas estas irregularidades pueden resolverse con una solución sencilla: la automatización.
A continuación, se indican algunas formas en las que la automatización puede ayudar a su empresa.
- Transformación digital: La automatización de procesos es como actualizar su empresa de analógica a digital. Sustituye montañas de papeleo y la entrada manual de datos por fluidos flujos de trabajo digitales
- Ahorre tiempo a su empresa: ¿Por qué dedicar horas a tareas repetitivas cuando la automatización puede realizarlas en segundos? Libere la agenda de su equipo para que pueda dedicarse a trabajos más estratégicos y creativos
- Reduzca la intervención humana: Diga adiós a la microgestión constante. La incorporación de la automatización robótica de procesos (RPA) en su empresa se encarga de las tareas rutinarias, reduciendo las posibilidades de errores
- Mejore la eficiencia operativa: La automatización simplifica los procesos, ayuda a utilizar los recursos de manera eficiente, agiliza las tareas, reduce los errores y mantiene la coherencia de los flujos de trabajo para una mayor eficiencia general
- Facilite la colaboración: ¡Se acabó el tener que buscar correos electrónicos para obtener actualizaciones! La automatización centraliza la información y facilita a los equipos el uso compartido de actualizaciones a través de comentarios sobre tareas específicas y les permite estar en sintonía en todo momento
- Aumente la satisfacción del cliente: Cuando ahorra tiempo en tareas, se centra más en desarrollar la calidad de su empresa. Un ejemplo de automatización en el servicio de atención al cliente sería el envío automático de correos electrónicos de actualización
En resumen, la automatización no solo soluciona las ineficiencias, sino que mejora su empresa en general.
🧠 Dato curioso: La revista Harvard Business Review informó que el 60 % de los empleados considera que la automatización ha aumentado su productividad y la calidad de su trabajo, además de hacerlo más seguro.
Cómo automatizar los procesos manuales
¿Cómo empezar con la automatización de los procesos de su empresa? Puede consultar innumerables ejemplos de automatización de procesos empresariales disponibles en línea, pero no todos ellos funcionarán para usted.
Debe experimentar y crear un proceso de flujo de trabajo único que satisfaga sus necesidades. A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso para empezar:
Paso 1: Identifique las mejoras en los procesos
Antes de lanzarse directamente a la automatización, dé un paso atrás y evalúe sus procesos actuales. Hágase las siguientes preguntas.
- ¿Cuál es su flujo de trabajo actual?
- ¿Qué tareas consumen más tiempo?
- ¿Cuántos de ellos se pueden automatizar?
Estas preguntas le ayudarán a identificar los procesos que están listos para dar el salto digital. Para facilitar este proceso, utilice herramientas de automatización de procesos empresariales.
ClickUp es el mejor software de automatización de tareas que le ayuda a automatizar los procesos empresariales, colaborar y realizar un seguimiento del progreso, todo en una sola plataforma.
Utilice herramientas como los mapas mentales de ClickUp para visualizar su flujo de trabajo e identificar fácilmente las áreas de mejora de un solo vistazo.
💡Consejo profesional: Involucre a su equipo y colabore con ellos para trabajar juntos en tiempo real. ¿Necesita conectar su lluvia de ideas visuales (con notas adhesivas, figuras y conectores) con tareas reales? Pruebe las pizarras de ClickUp y haga que el proceso de perfeccionamiento de su flujo de trabajo sea mucho más divertido
Paso 2: Defina los requisitos de automatización
Una vez que haya correlacionado las ineficiencias, es hora de establecer metas claras. ¿Qué resultados desea obtener de la automatización? ClickUp le permite crear tipos de tareas personalizadas que se adaptan a diferentes aspectos de su empresa.
Ya sea que gestione consultas de clientes, realice el seguimiento de los hitos de los proyectos o se encargue de los procesos de RR. HH., puede definir cada tipo de tarea con campos personalizados y estados únicos que reflejen su finalidad.
Utilice los campos personalizados de ClickUp para añadir información específica relevante para cada tipo de tarea, como menús desplegables para las palancas de prioridad o fórmulas para calcular el progreso.
📌 Ejemplo: Si está realizando un seguimiento de las categorías de proyectos de marketing, puede crear un campo personalizado desplegable con opciones como «Medios de pago», «Contenido orgánico» y «Contenido generado por el usuario». Añada campos únicos para capturar detalles importantes, como plazos de publicación o tipos de canales.
Esto ayuda a mantener la coherencia en el registro de la información. Guarde estos tipos de tareas personalizadas como plantillas para reutilizarlas en toda la organización.
Lea también: Ejemplos y casos de uso de automatización del flujo de trabajo
Paso 3: Desarrollar la automatización
Una vez definidas las tareas, ¡es hora de automatizarlas! Las automatizaciones de ClickUp te permiten configurar tareas periódicas y crear desencadenantes que inician acciones automáticamente.
Podría pensar que se necesitan conocimientos de programación. ¡Pero no es así! Es como el dominó: una acción desencadena otra en perfecta sincronía, lo que da como resultado la ejecución automática incluso de las tareas más tediosas.
📌 Ejemplo: Supongamos que su equipo marca una tarea de diseño como «completa». Puede crear una automatización personalizada que le notifique al instante para su aprobación y programe un control de calidad con una fecha límite. Esto le permite rendir cuentas y garantiza que no se produzcan descarrilamientos en el progreso.
Ya no es necesario enviar recordatorios manuales que podríamos olvidar. Con solo unos clics, puede evitar el riesgo de descuidos evitables en todas las tareas involucradas
Antes de la automatización, cada vez que un redactor terminaba una tarea, teníamos que comunicar manualmente a la cadena de mando que el texto estaba listo. Eso podía llevar 36 horas. Ha sido genial, porque todo el equipo hace un seguimiento de sus tareas diarias en ClickUp.
Antes de la automatización, cada vez que un redactor terminaba una tarea, teníamos que comunicar manualmente a la cadena de comando que el texto estaba listo. Eso podía llevar 36 horas. Ha sido genial, porque todo el equipo hace un seguimiento de sus tareas diarias en ClickUp.
Paso 4: Supervise de cerca la automatización desde el principio
Una vez que su proceso de automatización esté en marcha, supervíselo de cerca y pruebe lo que funciona para su equipo.
Elige entre las más de 15 vistas de ClickUp para realizar un seguimiento de tu trabajo de la forma que mejor se adapte a tu equipo. Utiliza la vista Lista para gestionar tareas detalladas, la vista Calendario para realizar un seguimiento de los plazos y la vista Gantt para ver todos tus hitos y dependencias.
Estas vistas son totalmente personalizables, por lo que puede modificarlas como desee. También puede filtrar las tareas por estado, personas asignadas y mucho más para poner aún más orden en la gestión de los procesos de su empresa.
Además, los paneles de ClickUp proporcionan una panorámica en tiempo real de sus flujos de trabajo y le permiten realizar un seguimiento eficaz de los KPI.
Desde la carga de trabajo de los empleados hasta los cronogramas de los proyectos, estos paneles le permiten controlar todo y automatizar la elaboración de informes de su empresa.
Paso 5: Optimice la automatización con el tiempo
Por muy conveniente que sea la automatización, sigue necesitando cierto nivel de supervisión humana. Por lo tanto, no basta con configurarla y olvidarse.
ClickUp ofrece las herramientas de elaboración de informes más sólidas para la automatización. Nuestro software de elaboración de informes le permite crear paneles todo en uno como centro de control.
Es tan fácil como añadir tarjetas y gráficos de medición, introducir sus datos y personalizar los elementos visuales. Podrá ver todo el trabajo a un alto nivel para gestionar personas, tareas, tiempo, documentos, incrustaciones y sprints en un solo lugar.
Establezca sus metas trimestrales y realice un seguimiento del trabajo de cada empleado en un único panel. La gestión de recursos le ayuda a visualizar cómo está aprovechando su equipo, y el análisis de la carga de trabajo muestra la productividad de su equipo mediante el seguimiento de la finalización de las tareas.
¿El objetivo final? Identificar lo que está haciendo bien y eliminar los cuellos de botella en sus procesos mediante una automatización eficaz. Al visualizar cada paso de su flujo de trabajo, dirigirá equipos más cohesionados y producirá un trabajo de mayor calidad.
📮ClickUp Insight: Recientemente hemos descubierto que alrededor del 33 % de los trabajadores del conocimiento envían entre 1 y 3 mensajes al día para obtener la información que necesitan. Pero, ¿y si tuvieras toda la información documentada y fácilmente disponible?
Con ClickUp a tu lado, el cambio de contexto es cosa del pasado gracias a las actualizaciones automáticas.
¿Quieres un resumen rápido del progreso del equipo sin tener que pasar por el panel? ¡Utiliza ClickUp Brain, tu asistente con IA!
Brain tiene una respuesta para cada pregunta relacionada con los proyectos, ya que obtiene la información de su propio entorno de trabajo: tareas, notas de reuniones e incluso conversaciones de chat. Esto significa que solo obtiene lo que necesita, sin elementos superfluos y con una precisión del 100 %
También puede utilizarlo para crear automatizaciones personalizadas en ClickUp utilizando indicaciones en lenguaje natural.
Paso adicional 6: Involucre a su equipo para lograr una mejora constante
Tu equipo es tu mayor activo, ¡así que involúcralo! Añade comentarios en las tareas para recopilar opiniones sobre los flujos de trabajo automatizados y fomentar las sugerencias de mejora.
Programe reuniones periódicas para analizar lo que funciona y aportar ideas para la optimización.
Todo, desde la ideación hasta la implementación y la elaboración de informes, se hace aquí, en ClickUp:
- Identifique las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo
- Ahorre tiempo creando plantillas para tipos de tareas y campos que se adapten a las necesidades de su empresa
- Desencadene notificaciones y recordatorios automáticos para que se cumplan todos los plazos
- Obtenga información en tiempo real sobre sus automatizaciones
- Colabore de forma productiva con su equipo y mantenga todas las tareas y conversaciones en el mismo lugar
La interfaz fácil de usar y las funciones totalmente personalizables de ClickUp le ayudan a decir adiós por fin a esas temidas tareas manuales:
Es ideal para automatizar procesos repetitivos, aumentar la visibilidad y la responsabilidad y, francamente, para evitar tener que recorrer la fábrica tres veces para recopilar información de tres miembros diferentes del equipo. Supongo que la mayoría de la gente lo utiliza para dar soporte a su administración o proyectos, pero nosotros lo hemos implementado bastante bien para digitalizar nuestro proceso de fabricación.
Es ideal para automatizar procesos repetitivos, aumentar la visibilidad y la responsabilidad y, francamente, para evitar tener que recorrer la fábrica tres veces para recopilar información de tres miembros diferentes del equipo. Supongo que la mayoría de la gente lo utiliza para dar soporte a su administración o proyectos, pero nosotros lo hemos implementado bastante bien para digitalizar nuestro proceso de fabricación.
💡 Consejo profesional: No empieces desde cero. Para acelerar la automatización, utiliza plantillas adaptadas a tu sector, como las de flujos de trabajo para la incorporación de clientes o los seguidores de campañas de marketing.
Buenas prácticas para una automatización correcta de los procesos
La automatización de la gestión de los procesos empresariales es un viaje, no un destino. Siga estas buenas prácticas para garantizar una transición fluida y satisfactoria.
Empiece poco a poco
No intente automatizar todo a la vez. Comience con un único proceso bien definido dentro de un departamento específico. Esto le permitirá probar el terreno, identificar posibles retos y perfeccionar su enfoque antes de ampliar los esfuerzos de automatización a toda la organización.
Involucre a las partes interesadas desde el primer día
La automatización cambia significativamente su flujo de trabajo, así que asegúrese de involucrar a múltiples partes interesadas desde la fase de planificación.
Esto mantiene a todos comprometidos con el proceso y les ayuda a comprender las metas de automatización. Recopile información de los empleados, gerentes e incluso clientes para identificar los puntos débiles y las áreas de mejora.
Estandarice el proceso
Antes de implementar cualquier automatización, defina, documente y estandarice su proceso en toda la organización. Esto sienta las bases para una transición fluida y correcta a flujos de trabajo automatizados.
Considere la posibilidad de crear e implementar procedimientos operativos estándar (POE) para todos los procesos clave, de modo que incluso un principiante pueda utilizar la plataforma con una orientación manual mínima.
Pruebe exhaustivamente
Pruebe exhaustivamente sus flujos de trabajo automatizados antes de finalizarlos. Supervise de cerca el rendimiento tras la implementación. Realice un seguimiento de métricas clave, como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y la satisfacción del cliente.
Esto le permite identificar y abordar cualquier problema rápidamente, garantizando que la automatización ofrezca los resultados esperados.
Incorpore la inteligencia artificial
La IA puede mejorar significativamente sus esfuerzos de automatización. Por lo tanto, utilícela tanto como sea posible para facilitarle la vida. Explore soluciones basadas en IA para el análisis de datos, la modelización predictiva y las tareas de servicio al cliente.
Le ayuda a identificar patrones, tomar decisiones más informadas y personalizar las experiencias de los clientes.
Mantenga la supervisión humana
Aunque la automatización puede reducir significativamente la intervención humana, es fundamental mantener un cierto grado de supervisión humana. Algunas tareas siempre requerirán el juicio, la creatividad y el pensamiento crítico de las personas.
Equilibre la automatización con la supervisión humana para garantizar los mejores resultados posibles.
Siguiendo estas buenas prácticas, podrá maximizar las ventajas de la automatización de procesos, mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y realizar una transición correcta a la automatización sin sentirse abrumado por el aspecto tecnológico.
Libérate de las cadenas del papel con ClickUp
Las tareas repetitivas son como pequeñas piedras en los zapatos: al principio se soportan, pero con el tiempo frustran y ralentizan el trabajo. ¿Recuerda la sensación cuando por fin se quita esas piedras? Así es como se siente la automatización.
Pero, ¿por qué debería elegir ClickUp para automatizar?
Es la plataforma definitiva para la automatización de procesos, con automatizaciones personalizadas, paneles y un asistente inteligente de IA. Es la clave para flujos de trabajo más fluidos, equipos más felices y clientes satisfechos. Entonces, ¿por qué conformarse con la monotonía cuando la innovación está a solo unos clics de distancia?
Es muy sencillo. Empiece poco a poco, involucre a su equipo y vaya realizando ajustes sobre la marcha. Antes de que se dé cuenta, se preguntará cómo ha podido trabajar sin automatización.
¿Listo para automatizar? ¡Regístrese ahora para obtener una cuenta ClickUp gratis!