"Lo sentimos profundamente" fue todo lo que CrowdStrike pudo decir después de que una actualización de software defectuosa causara la famosa Pantalla Azul de la Muerte (BSD) a millones de usuarios en todo el mundo. Además de la caída del 10% en el precio de las acciones en un día, CrowdStrike tuvo que responder ante clientes enfadados y ante el Congreso de Estados Unidos, nada menos.
Aunque pueda parecer un caso extremo, los errores involuntarios son bastante comunes en las empresas. Con varios equipos en distintas zonas geográficas trabajando en problemas complejos, cualquier número de cosas puede salir mal.
Una de las formas más comunes -y eficaces- de evitar estos desastres es la auditoría interna. Con un proceso sólido y Software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) las organizaciones pueden identificar proactivamente los problemas potenciales y abordarlos de antemano.
En esta entrada del blog, le explicaremos cómo puede crear una estrategia de auditoría e implementarla con una potente lista de control de auditoría interna.
¿Qué es una auditoría?
Una auditoría es un proceso para examinar y evaluar sistemáticamente los procesos. Estos procesos pueden ser financieros, operativos o relacionados con el cumplimiento.
Por ejemplo, los auditores internos examinan periódicamente los extractos bancarios de su empresa para evaluar si hay errores o transacciones fraudulentas.
Una organización de servicios, como un restaurante o un balneario, podría realizar auditorías sobre cómo completa el personal la entrega. Las empresas tecnológicas suelen utilizar dogfooding también como forma de realizar auditorías internas.
¿Por qué es necesaria una auditoría interna?
En pocas palabras, una auditoría interna está diseñada para detectar problemas antes de que cualquier trabajo se publique al mundo exterior. Esto garantiza lo siguiente:
- Precisión: Las auditorías ofrecen a los equipos una oportunidad adicional de garantizar que el trabajo es preciso, está completo y no contiene errores
- Gestión de riesgos: La auditoría interna identifica los riesgos potenciales, que pueden mitigarse de antemano para evitar pérdidas y sanciones
- Calidad: Las auditorías también ayudan a garantizar la calidad de los resultados, verificando si cumplen los requisitos y las normas del sector
- Rendimiento: Las auditorías internas a veces evalúan el rendimiento para simular una situación real
- Cumplimiento: Siendo la razón más común, las auditorías internas ayudan a cumplir las leyes, reglamentos y normas aplicables
- Aseguramiento de las partes interesadas: En las empresas en las que hay inversores o accionistas, las auditorías internas generan confianza en las operaciones y la elaboración de informes de la organización
¿Cuáles son los tipos de auditorías?
Dependiendo de la naturaleza de su empresa, sus metas, necesidades y partes interesadas, puede realizar un número de auditorías diferentes. La mayoría de ellas se encuadrarán en las tres categorías siguientes.
Auditoría interna
Una auditoría interna la realiza la organización para sus propias necesidades. Los auditores son empleados en activo de su organización o expertos en la materia dentro del departamento que la ejecuta.
Por ejemplo, cada año, el equipo de gestión del talento podría llevar a cabo una auditoría interna de las estructuras de remuneración de cada empleado. Esto serviría para identificar cualquier sesgo o desigualdad inconsciente.
Auditoría externa
Una auditoría externa implica traer a expertos independientes para que evalúen los procesos o los resultados de una organización. Además del equipo de auditoría interna, los auditores externos aportan un intervalo más amplio de conocimientos y experiencia. Esto aporta credibilidad y genera confianza en la organización.
Los organismos industriales y las organizaciones de normalización realizan regularmente auditorías externas para las empresas. Certificaciones ISO son las más solicitadas en todos los sectores.
Otros ejemplos son el Forest Stewardship Council para la gestión forestal sostenible, LEED para el diseño y gestión de edificios y Leaping Bunny para productos 100% libres de pruebas con animales.
Auditoría de conformidad
Las auditorías de cumplimiento evalúan si una organización cumple determinadas leyes, reglamentos o políticas internas. Estas auditorías se centran exclusivamente en la conformidad con las normas del sector, las obligaciones contractuales o la normativa gubernamental para evitar sanciones y mantener prácticas éticas.
En el espacio tecnológico, las auditorías periódicas para el cumplimiento de GDPR o HIPAA son una práctica estándar. Cada sector tiene sus propios requisitos de cumplimiento, para los que las organizaciones deben realizar auditorías periódicas.
Tanto si las realiza internamente como si recurre a ayuda externa, las auditorías son una necesidad si dirige una empresa. **Garantiza a todas las partes interesadas -clientes, inversores, accionistas, empleados, proveedores, socios, etc.- que la organización cumple sus normas
Para garantizarlo, necesita una estrategia de auditoría exhaustiva y orientada a las metas. He aquí cómo crearla.
Preparación para una auditoría
Antes de iniciar cualquier auditoría, prepárese a conciencia. Esto sentará una base sólida para el proceso de auditoría a lo largo del tiempo.
1. Ajuste los objetivos de la auditoría
Defina claramente el objetivo de su auditoría. Rastree la historia del problema y comprenda el contexto mientras lo hace.
Por ejemplo, un jefe de ingeniería podría solicitar una auditoría DevOps porque el número de retrocesos de producción en los últimos seis meses ha sido elevado. En ese caso, no ajuste el objetivo como "realizar auditoría DevOps" En lugar de eso, haz que tu meta sea "identificar las razones de las reversiones de producción".
2. Determinar el alcance de la auditoría
Esta sección determina cómo va a realizar la auditoría. Una buena forma de enfocar esto son las 4W.
- **Quién Las personas y departamentos responsables y ejecutores de la auditoría
- Qué: Los procesos o sistemas auditados
- Cuándo: El cronograma dentro del cual debe completarse la auditoría
- **Dónde Los límites físicos del lugar donde debe realizarse la auditoría, en su caso
Por ejemplo, al realizar una auditoría DevOps, el alcance podría ser el siguiente.
**Quién El jefe de ingeniería es responsable de la supervisión de la auditoría. El equipo de auditoría, compuesto por dos desarrolladores, dos analistas de calidad y tres ingenieros de DevOps, se encargará de la ejecución.
Qué: Se auditará la canalización CI/CD, incluidos todos los procesos automatizados y manuales. Software de conformidad SOC 2 también está incluido.
Cuándo: La auditoría se realizará durante las ocho semanas que comienzan el 1 de julio de 2025.
**Dónde La auditoría de procesos se llevará a cabo en los entornos de ensayo y producción.
3. Desglose de las áreas de auditoría
Una vez que el alcance del trabajo esté listo, divídalo en subproyectos, tareas y subtareas más pequeños y manejables. Agrupe las tareas relacionadas y organícelas sistemáticamente.
4. Cree tareas y preguntas específicas
Este es el paso en el que se elaboran las listas de control de la auditoría interna. Lista todas las tareas que se pueden realizar y medir para cada área de la auditoría.
Por ejemplo, una lista de control de auditoría de DevOps podría incluir preguntas como las siguientes:
- ¿Está el código libre de errores antes del push de producción?
- ¿Qué porcentaje de errores conocidos se envían a producción?
- ¿Existe una revisión del código por parte del desarrollador senior antes de la producción?
- ¿Existe unAuditoría de cumplimiento de TI antes de la producción?
- ¿Quién tiene acceso a realizar el empuje de producción?
Algunos consejos para crear su lista de control de auditoría interna son:
Mantener la sencillez: Utilice un lenguaje claro y conciso que evite complejidades innecesarias. Céntrese en tareas procesables que todos puedan entender y seguir fácilmente.
Que sea pertinente: Alinee su lista de control con los objetivos, el alcance y las normas aplicables de la auditoría. Incluya sólo elementos directamente relacionados con las áreas que está auditando.
Por ejemplo, si está creando una Lista de control del cumplimiento del GDPR evite añadir cualquier otro requisito legal a la misma auditoría.
Mantenga la coherencia: Utilice formatos, terminología y criterios de evaluación normalizados en todas las tareas.
5. Preparar la documentación necesaria
Determine los registros, informes o datos específicos que verificarán el cumplimiento o la eficacia operativa de cada elemento de (la) lista de control. Por ejemplo, en una auditoría financiera, puede necesitar balances, facturas y declaraciones fiscales.
Para la auditoría de DevOps, podría necesitar procedimientos operativos estándar (POE), matriz de roles y responsabilidades, procesos de liberación de producción, etc.
6. Finalizar y normalizar
Realice una metaauditoría a pequeña escala para comprobar si hay redundancias, lagunas o elementos poco claros en su lista de control de auditoría. Utilice los resultados para perfeccionar la lista de control y mejorar su utilidad y eficacia.
Déle un formato claro, con secciones organizadas y espacio para notas o conclusiones. Estandarícela para futuras auditorías a fin de garantizar su coherencia y facilidad de uso en toda la organización.
Ejemplo de lista de control de auditoría interna
Cuando haya completado su preparación, tendrá una lista de control de auditoría interna parecida a la que se muestra a continuación.
Objetivos y alcance de la auditoría
Se trata de una breve sección en la que se describen las metas y objetivos del proceso de auditoría. También incluye la matriz RACI y los procesos de escalado.
Lista de control de la auditoría
Incluye todo el trabajo que debe terminarse como parte del proceso de auditoría. Algunos elementos de uso común serían:
Preparación
- Recopilar toda la información pertinente y acceder a ella
- Programar el trabajo que debe completarse cada día
- Obtener las aprobaciones necesarias de las partes interesadas clave
**Auditoría de la aplicación
- Medir la eficacia de cada proceso
- Identificar los cuellos de botella
- Revisar los indicadores clave de rendimiento y las métricas correspondientes
- Evaluar el cumplimiento de la política
Ejecutar elLista de control del cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley SOX Acciones de seguimiento
- Documentar los resultados
- Formular recomendaciones de medidas correctivas y preventivas
- Asignar responsabilidades y plazos para la resolución de problemas
- Actualizar lalista de control de conformidad
- Programar auditorías de seguimiento para controlar el progreso
Resultados de la auditoría
El resultado típico de una auditoría interna sería un informe dirigido a la parte interesada correspondiente en el que se describan las conclusiones y recomendaciones.
Por ejemplo, si la auditoría DevOps revela que las reversiones se deben al envío de código erróneo o defectuoso a producción, el informe de auditoría lo mencionará. Por otra parte, también podría sugerir un proceso formal de revisión del código para evitar retrocesos en el futuro.
Ya está todo planeado y listo; veamos cómo puede llevar a cabo su auditoría correctamente.
Realización de una auditoría: Proceso paso a paso
Sólo para reiterar, la preparación de la auditoría es posiblemente el paso más crítico del proceso. Determina qué se audita, cómo, cuándo y dónde. Por tanto, antes de empezar a evaluar nada, complete sus actividades y planificación previas a la auditoría.
Elabore una lista de control exhaustiva de la auditoría y, a continuación, comience sus comprobaciones.
1. Recopilar datos
Reúna todos los datos que existen actualmente. Por ejemplo, si está realizando una auditoría DevOps, sus datos podrían incluir:
- Informes existentes de empujes y rollbacks de producción anteriores
- Registros de auditoría automatizados
- Retrospectivas existentes sobre por qué ocurrió
- Diseños arquitectónicos y otros mapas de procesos
- Comentarios de los líderes y miembros del equipo sobre el proceso
En algunos casos, es posible que también desee ver datos del software de GRC.
2. Pendiente de sus comprobaciones
Esto puede parecer sencillo, pero desde luego no es fácil. El trabajo del comité de auditoría consiste en evaluar cada paso de cada proceso. Asegúrese de ser cuidadoso y minucioso.
- Revise todos los datos con detalle
- Verifique todos los procesos incluidos en su ámbito de auditoría utilizando su lista de control de auditoría interna
- Si algo no encaja, haga las preguntas oportunas al miembro del equipo que corresponda
- Anote claramente sus observaciones en cada paso
3. Reúna pruebas de auditoría
La diferencia entre una auditoría y una opinión aleatoria son las pruebas. Una auditoría interna exhaustiva aportará pruebas concretas de las ineficiencias, anomalías, errores, fraudes u otras desviaciones del proceso. Concéntrese en recopilar pruebas suficientes, pertinentes y fiables para construir una base sólida para sus conclusiones.
4. Analice las pruebas de auditoría
Analice detenidamente las pruebas para comprender qué ocurre y por qué. Utilice técnicas de análisis de datos, evaluación comparativa y evaluación de riesgos para identificar patrones, anomalías o áreas de preocupación.
5. Elaboración de informes sobre los resultados de la auditoría
Ahora, reúna los resultados de su auditoría en un documento. Esto incluiría:
- Metas: Una breve introducción sobre lo que se ha propuesto conseguir
- Resultados: Observaciones y conclusiones basadas en la auditoría
- Recomendaciones: Sugerencias de mejora para cualquier ineficacia o incumplimiento observado
- Próximos pasos: Planes futuros para la próxima auditoría o cambios necesarios
Aunque las auditorías son habituales en cualquier organización, hay un número de cosas que pueden salir mal. He aquí algunas buenas prácticas para evitarlo.
Buenas prácticas para utilizar una lista de control de auditorías
Una lista de control de auditoría es su mapa del tesoro. Le muestra el camino que debe seguir para completar su misión de auditoría. Un Mapa del Tesoro claro, relevante y utilizable es fundamental para correlacionarla con éxito. Tenga en cuenta estos consejos mientras crea el suyo propio.
Audite su lista de control de auditoría: Sí, ha leído bien. Para asegurarse de que su lista de control sigue siendo pertinente y eficaz, revísela con regularidad. Actualícela para reflejar los procesos organizativos, las partes interesadas responsables, los cambios en el sistema, etc.
Mirar de fuera a dentro: No se aísle del mundo exterior mientras crea su lista de control de auditoría interna. Tenga en cuenta periódicamente las normas del sector y los avances normativos. Esto ayuda a mantener la lista de control de auditoría adecuada a su tiempo y lugar.
Obtenga retroalimentación: Los auditores necesitan mantener una sensación de distancia y autoridad para que se les tome en serio. Sin embargo, esto no debe impedir que se recojan comentarios significativos de las partes interesadas internas, muchas de las cuales pueden formar parte del proceso que se está auditando. Ajuste una proceso de revisión de la documentación para recabar opiniones.
Adaptar listas de control normalizadas: Los organismos del sector y las organizaciones certificadoras seguro que ya disponen de sólidas listas de control de auditorías. Busca las que estén disponibles con licencias Creative Commons y adáptalas a tus procesos.
Manténgala en formato digital: utilice una lista de control digital para maximizar la accesibilidad y la eficacia. Puede que incluso encuentre valor en herramientas de gestión del cumplimiento que ofrecen alertas en tiempo real, automatizaciones y funciones de colaboración. Veamos cómo funcionaría.
Herramientas y recursos para crear listas de control de auditorías
Las auditorías son procesos largos que requieren mucho tiempo y esfuerzo. Una sólida herramienta de gestión de proyectos como ClickUp puede ayudarte a hacerlo más fácil. He aquí cómo.
Planificación estructurada con plantillas
No se sienta presionado para empezar su plantilla de auditoría a partir de una página en blanco. Adapte a sus necesidades cualquiera de las listas de control disponibles públicamente.
También puede utilizar la plantilla totalmente personalizable y fácil de usar para principiantes Plantilla de plan de auditoría de ClickUp para estructurar su trabajo. Con la ayuda de esta plantilla de documento, podrá identificar las áreas clave para el cumplimiento de las necesidades, recopilar datos, organizar los conocimientos y planificar y ejecutar la auditoría sin complicaciones.
Listas de control eficaces y reutilizables
Una buena lista de control es la base de su auditoría. Por lo tanto, cree una plantilla de lista de control que puedes reutilizar una y otra vez. Si no está seguro de por dónde empezar, consulte Plantilla de lista de control de auditoría interna de ClickUp . Puede utilizar esta plantilla fácil de usar para principiantes para:
- Identificar elementos de auditoría
- Crear listas de control reutilizables con sus correspondientes puntuaciones de auditoría, niveles de esfuerzo y otros campos personalizados
- Duplicar y utilizar siempre que sea necesario
- Colaborar con las partes interesadas y mantener la agilidad
Plantilla de lista de control de auditoría interna de ClickUp
Gestión de tareas para auditorías
¿Qué es una auditoría, sino una serie de tareas específicas? Gestione sus auditorías de forma eficaz con Tareas de ClickUp . Desglose la auditoría en tareas y subtareas. Cree listas de control más pequeñas dentro de las tareas, si es necesario. Colabore con las personas pertinentes @mencionándolas en los comentarios. También puedes asignar elementos de acción a las personas que necesites.
divida su proceso de auditoría en tareas de ClickUp para una gestión eficaz_
Automatizaciones de auditoría
Las auditorías son un conjunto de pequeñas tareas repetitivas, muchas de las cuales pueden automatizarse eficazmente. Automatizaciones ClickUp incluye plantillas prediseñadas y desencadenantes para dar compatibilidad a un amplio intervalo de escenarios.
deje sus tareas manuales en manos de ClickUp Automations_
- ¿Necesita actualizar elementos en varias listas de control? Automatización basada en desencadenantes en una de las listas
- ¿Necesita notificar a una parte interesada los elementos que incumplen las normas? Automatización de etiquetas y @menciones
- ¿Necesita crear nuevas tareas en función de la puntuación de la auditoría? Automatice la creación de tareas en función del cambio de estado
Perspectivas de colaboración
Mantenga sus hallazgos organizados en Documentos de ClickUp . Compártalo de forma segura con otras personas para recibir comentarios y sugerencias. También puede crear tareas directamente a partir de los documentos si es necesario.
Para problemas más complejos, utiliza la IA.
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le ayuda a generar ideas, resumir notas y obtener actualizaciones de progreso al instante. También puede obtener respuestas a sus preguntas sobre cómo se está gestionando el proyecto de auditoría.
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Con esto, su auditoría está terminada, y el informe está listo. ¿Y ahora qué?
Acciones y mejoras posteriores a la auditoría
La auditoría no es el último paso. De hecho, no es más que un hito crítico en el ciclo de mejora continua. Esto significa que tiene que hacer mucho trabajo después de la auditoría.
Aplicar medidas correctoras: Ejecutar las recomendaciones de la auditoría para resolver incumplimientos, colmar lagunas de control y solucionar ineficiencias.
Por ejemplo, si la recomendación de la auditoría DevOps es añadir un paso para la revisión del núcleo, impleméntelo como parte de la gestión de proyectos de ingeniería.
Asigne responsabilidades: Integre la recomendación de la auditoría en sus procesos. Asigne responsabilidades, fije plazos y controle el progreso.
Ajuste medidas preventivas: Una vez solucionado el problema, ajuste las medidas para evitar que se repita.
Por ejemplo, puede implementar una revisión de código automatizada como parte de su proceso de DevOps. También puede establecer un proceso de aprobación, que garantice que un desarrollador senior autoriza el código para su envío a producción.
Actualice las políticas: Basándose en las recomendaciones de la auditoría, actualice los controles internos, las políticas, los POE, la formación, etc. Establezca un proceso para supervisar periódicamente los cambios en el marco legal y adaptarse en consecuencia. Haga que esto forme parte de su conocimiento organizativo.
Haga un seguimiento del progreso: No espere a la próxima auditoría para saber si ha funcionado Siga y mida sus progresos en cada paso del camino. Utilice Paneles de ClickUp para la supervisión en tiempo real y la elaboración de informes de rendimiento.
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Por ejemplo, puede crear widgets en los paneles de ClickUp para tareas con revisión de código y reversiones. Utilícelos para supervisar la correlación entre ambas y asegurarse de que sus recomendaciones de auditoría son útiles para resolver los problemas subyacentes.
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Seamos realistas. Los errores ocurren todo el tiempo, especialmente cuando hay seres humanos involucrados. Aunque no se pueden evitar por completo, se pueden minimizar con los procesos adecuados.
Una buena auditoría interna mantiene la precisión, eficacia, eficiencia e integridad de los procesos organizativos. También ayuda a mantener los estándares de los sistemas de gestión de la seguridad, reglamentarios, normativos y de calidad. Las auditorías internas y externas frecuentes abordan los riesgos y los mitigan.
Por otro lado, las auditorías frecuentes también pueden requerir mucho tiempo, recursos y presupuestos. La única forma de realizar auditorías con regularidad y mejorar continuamente los procesos es hacerlos operativos.
La herramienta de gestión de proyectos de ClickUp es una potente opción para ello. Gracias a su eficaz gestión de tareas, flujos de trabajo optimizados, supervisión en tiempo real y colaboración sin esfuerzo, ClickUp es compatible con la gestión de auditorías a escala. Ajuste sus auditorías personalizadas en ClickUp. ¡Pruebe ClickUp gratis hoy mismo!