Todos hemos oído hablar del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Es una cuestión de privacidad de datos, ¿verdad? En esencia, sí.
Pero, para las empresas, significa un cambio fundamental en la forma de interactuar y mantenerse en contacto con sus clientes y su público objetivo.
Por ejemplo, a Meta se le impuso una fuerte multa de 1.000 millones de euros 1.3.000 millones de dólares por no adherirse a los parámetros de privacidad de datos definidos por el GDPR. 😲
Así que, si tienes clientes en la región de la UE, ¡tienes que hacer esto bien y tienes que hacerlo cuanto antes!
Esta entrada del blog le proporcionará una comprensión clara del cumplimiento del GDPR, una práctica lista de control para lograrlo y algunas herramientas útiles para automatizar y agilizar el proceso.
Allá vamos. 🎢
GDPR 101: Entender lo básico
¿Qué es el GDPR? El GDPR es una normativa aplicada por la UE para salvaguardar la privacidad de los datos de las personas dentro de la región. Dicta cómo las empresas recopilan, almacenan, utilizan y, en última instancia, protegen los datos personales de los ciudadanos de la UE.
La ley se implementó en mayo de 2018 y ha impactado significativamente en cómo las empresas interactúan con los clientes. Esta exhaustiva directriz se puso en marcha para regular tres amplios aspectos de la protección de datos:
- Privacidad de los datos: El GDPR otorga a las personas un mayor control sobre sus datos personales, incluido el derecho a acceder, rectificar, borrar, restringir el procesamiento, la portabilidad de datos, oponerse al procesamiento y ser informado sobre las actividades de procesamiento de datos
- **Seguridad de los datos: exige a las empresas que apliquen medidas técnicas y organizativas adecuadaspara proteger los datos personalesdel acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción
- Responsabilidad: Las empresas son responsables de demostrar el cumplimiento del GDPR. Esto incluye la realización de evaluaciones de impacto de protección de datos (DPIA) para actividades de procesamiento de alto riesgo, como la banca, y el nombramiento de un oficial de protección de datos (DPO) en ciertos casos
🚦Recuerde: Cualquier organización que recopile o procese datos personales de residentes de la UE, independientemente de la ubicación de la empresa, debe cumplir con el GDPR. Esto incluye a pequeñas empresas, corporaciones multinacionales e incluso organizaciones sin fines de lucro.
¿De qué datos estamos hablando?
El GDPR se centra en la información de identificación personal (PII), que es cualquier información que pueda utilizarse para identificar a un individuo, directa o indirectamente. Algunos ejemplos son:
- Identificadores directos: Nombre, dirección, número de seguridad social o equivalente, número de teléfono, dirección de correo electrónico
- **Identificadores indirectos: sexo, raza, fecha de nacimiento, indicador geográfico, ocupación, datos demográficos
- IIP sensible: Número de licencia de conducir, número de pasaporte, datos biométricos, información financiera, registros médicos, información de cuentas electrónicas y digitales, registros de personal de empleados, información de contraseñas, números de identificación escolar
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¿Qué significa para las empresas?
Desde la perspectiva del RGPD, usted es un responsable del tratamiento o un encargado del tratamiento que trabaja con datos de ciudadanos de la UE. Dependiendo de la categoría en la que se encuentre, las expectativas sobre usted como empresa pueden variar.
- Responsable del tratamiento: Es la entidad que determina la finalidad y los medios del tratamiento de los datos personales. Son responsables de garantizar el cumplimiento del GDPR
- Procesador de datos: Esta es la entidad que procesa datos personales en nombre del controlador de datos. Deben seguir las instrucciones del responsable del tratamiento de datos
En un ejemplo del mundo real, un controlador de datos podría ser un hospital, y un procesador de datos podría ser un proveedor de almacenamiento en la nube donde el hospital almacena los registros de los pacientes. Como responsable del tratamiento, el hospital decide qué información almacenar y cómo utilizarla. El proveedor de la nube (procesador de datos) se limita a almacenar los datos de forma segura siguiendo las instrucciones del hospital.
🚦Recuerde: El GDPR asigna más responsabilidad a los controladores de datos para crear e implementar la privacidad desde el diseño en todos sus procesos empresariales.
GDPR: ¿Una ley de privacidad o una ley de privacidad de la información?
Las leyes de privacidad y privacidad de la información se utilizan a menudo indistintamente, pero tienen matices distintos. Aunque ambas se ocupan de proteger los datos de las personas, abordan el problema desde ángulos ligeramente diferentes.
La ley de privacidad, en su sentido más amplio, se refiere a la protección de las personas frente a intromisiones en su vida personal y su espacio físico, como citas no deseadas en su domicilio. La ley de privacidad de la información, por otra parte, se centra específicamente en la protección de datos personales, como direcciones IP o correos electrónicos.
En la práctica, un servicio al que te hayas suscrito podría acceder a tu ubicación a través del GPS de tu teléfono y enviarte actualizaciones específicas de tu localidad, o un servicio de reparto podría estar enviando elementos a tu domicilio. Si alguna de estas empresas sufre una filtración de datos, la ubicación de su domicilio estará de repente a la vista de todos y podría ser explotada.
En este contexto, aunque el RGPD protege principalmente los datos personales, también aborda cuestiones de privacidad más amplias
El RGPD no se limita a la protección de datos. Se trata de derechos fundamentales, como el derecho a la privacidad y el derecho al olvido. Max Schrems activista de la privacidad
La lista de control del cumplimiento del GDPR: Su hoja de ruta hacia la protección de datos
Ahora que hemos descifrado el código del GDPR (bueno, al menos lo básico), veamos los pasos generales que debe incluir en una lista de control de auditoría del GDPR para cumplir la normativa.
1. Correlacione sus fuentes de datos
Antes de poder protegerlos, debe saber qué datos recopila. Realice una auditoría para identificar todos los datos personales que acumula su empresa, de dónde proceden y cómo se utilizan.
Pendiente de hacerlo con eficacia, debe tener en cuenta lo siguiente:
- Inventario de datos: Cree un inventario detallado de todas las categorías de datos personales recopilados, incluidos nombres, direcciones, información de contacto, datos financieros, datos biométricos, etc
- Fuentes de datos: Identificar las fuentes de datos, como sitios web, formularios, proveedores externos o interacciones físicas
- Actividades de tratamiento de datos: Determinar cómo se utilizan los datos, incluido su almacenamiento, tratamiento, transmisión y uso compartido
- Retención de datos: Establezca políticas de retención de datos (cuánto tiempo permanecen los datos en su sistema) que se ajusten a los principios del GDPR y minimicen el almacenamiento de datos personales
- Flujo de datos: Correlacione el flujo de datos dentro de su organización y hacia partes externas. Por ejemplo, un servicio de entrega de terceros que está ejecutando su pedido de envío entraría en esta categoría
💡 Consejo profesional: ClickUp CRM puede ser su solución de datos para correlacionar y almacenar los datos de los clientes. Desde la captura de las direcciones de correo electrónico de los equipos de ventas hasta el seguimiento de las interacciones de los clientes, le ayudará a organizar todos los datos en un único lugar.
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2. Incorpore un responsable de protección de datos (DPO)
Un RPD actúa como único punto de contacto para la privacidad de los datos dentro de su organización.
Como experto en privacidad de datos, el responsable de protección de datos garantiza que las prácticas de datos de la organización se ajusten a los requisitos del GDPR. En su rol, un DPO tramita las solicitudes de los interesados, responde a las violaciones de datos, ayuda en las evaluaciones de riesgo y sirve de enlace con las autoridades de protección de datos.
Para ser designado responsable de la protección de datos, el candidato debe tener experiencia en legislación sobre protección de datos y ser fácilmente accesible para los empleados y los interesados. Al nombrar a un RPD cualificado, puede demostrar su confirmación de la privacidad de los datos, reducir el riesgo de incumplimiento y mejorar su credibilidad como empresa entre los clientes.
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3. Documente su proceso GDPR de principio a fin
Documéntelo todo Elaborar una política de tratamiento de datos implica describir todos y cada uno de los procesos a lo largo del camino para que pueda determinar con precisión dónde se almacenarán los datos de un cliente o cuánto tiempo se almacenarán después de que hayan cancelado su suscripción, por ejemplo.
Asegúrese de que el resumen del proceso y los detalles granulares estén claramente definidos y accesibles para todos los equipos que necesiten actualizarlos o consultarlos periódicamente.
Aproveche Documentos de ClickUp para mantener un registro centralizado y de fácil acceso de sus actividades de tratamiento de datos, incluido el tipo de datos, la base jurídica para su recopilación y el periodo de conservación.
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Cree documentos separados para los diferentes aspectos del cumplimiento, como correlacionar datos, políticas de retención de datos, planes de respuesta a la violación de datos y evaluaciones de riesgos.
Estos documentos se pueden organizar en una estructura jerárquica mediante páginas anidadas, lo que facilita la navegación y las referencias. También puede utilizar las funciones de colaboración de ClickUp, como @menciones, para involucrar a los equipos y personas pertinentes en el proceso, asegurándose de que todos estén alineados e informados.
4. Reevalúe sus procesos de recopilación de datos
¿Realmente necesita todos esos datos? El GDPR hace hincapié en el principio de minimización de datos, que exige a las organizaciones recopilar y procesar solo los datos personales necesarios para fines específicos.
Para garantizar el cumplimiento, evalúe periódicamente sus prácticas de recopilación de datos y asegúrese de que se limitan a lo que es necesario y proporcional a los objetivos de su empresa. He aquí algunos aspectos a tener en cuenta:
Limitación de los fines
Asegúrese de que los datos que recopila están directamente relacionados con los objetivos de su empresa y no se utilizan para fines no previstos. Para procesar los pedidos, un sitio web de comercio electrónico puede recopilar nombres, direcciones e información de pago de los clientes. Estos datos no deben utilizarse para publicidad personalizada sin el consentimiento del cliente.
Minimización de datos
Identifique si algún campo de datos puede ser eliminado o anonimizado sin comprometer la finalidad de la recogida de datos. Una plataforma de redes sociales puede recoger inicialmente los nombres completos, direcciones de correo electrónico y fechas de nacimiento de los usuarios. Sin embargo, si la plataforma puede funcionar adecuadamente sólo con nombres de usuario y direcciones de correo electrónico, debería minimizar la recogida de datos personales.
Retención de datos
Establecer políticas de retención de datos adecuadas para garantizar que los datos no se conservan más tiempo del necesario. A efectos de cumplimiento de la normativa, un banco puede conservar los registros de solicitudes de tarjetas de crédito durante un periodo determinado. Una vez transcurrido el periodo establecido, estos datos pueden anonimizarse o eliminarse.
Consentimiento
Si se recurre al consentimiento como base jurídica para el tratamiento, hay que asegurarse de que se otorga de forma libre, específica, informada e inequívoca. Una app, aplicación móvil pide a los usuarios que den su consentimiento para recopilar datos de ubicación para recomendaciones personalizadas. El consentimiento debe ser libre y específico (por ejemplo, acceder a la ubicación sólo cuando se utiliza la aplicación).
Intereses legítimos
Si se invocan intereses legítimos, evaluar cuidadosamente si prevalecen sobre los intereses, derechos y libertades de la persona. Una agencia de noticias puede tratar los datos de contacto de los periodistas para facilitar la comunicación y la colaboración. Esto puede considerarse un interés legítimo para las actividades periodísticas.
🌈 ¿Sabía usted? SOC 2 es un marco equivalente al GDPR más estrechamente asociado a las empresas estadounidenses. Es una norma voluntaria utilizada por las organizaciones para demostrar su confirmación con la seguridad y privacidad de los datos.
Mientras que el GDPR es una normativa legal centrada en la protección de los datos personales de los individuos dentro de la Unión Europea, la SOC 2 puede considerarse una norma complementaria. En cumplimiento de la norma SOC 2 puede demostrar que es una empresa responsable de los datos y que respeta las medidas de seguridad de datos reconocidas en todo el mundo.
5. Esté atento a las violaciones de datos y actúe con rapidez
Al (elaborar de) informes sobre una violación de datos con arreglo al RGPD, las organizaciones deben evaluar el riesgo potencial para los derechos y libertades de las personas. Esto implica considerar el tipo de datos comprometidos, la probabilidad de acceso no autorizado y las posibles consecuencias para las personas afectadas.
El RGPD obliga a notificar las violaciones de datos en un plazo de 72 horas si existe un alto riesgo de que afecten negativamente a los derechos y libertades de las personas
En muchos casos, las organizaciones también deben notificar directamente a las personas afectadas, proporcionando información clara sobre la violación, los datos afectados y los pasos que se están dando para resolverla.
Además, es necesaria una investigación exhaustiva para comprender la causa de la violación y aplicar medidas preventivas. Es esencial mantener registros detallados de todo el proceso, incluidos los pasos dados para informar de la violación y mitigar su impacto.
Un ejemplo: la filtración de datos de British Airways
En 2018, British Airways sufrió una importante filtración de datos que afectó a unos 500.000 clientes. Los piratas informáticos lograron acceder sin autorización al sistema de reservas de la aerolínea, robando información personal como nombres, direcciones, datos de tarjetas de pago e itinerarios de viaje.
Esta brecha constituyó una clara violación del GDPR, ya que implicó el tratamiento no autorizado de datos personales a gran escala. La Oficina del Comisario de Información del Reino Unido multó a British Airways con 20 millones de libras por esta incidencia.
6. Priorice la transparencia en la recopilación de datos
Sus clientes tienen derecho a saber exactamente qué datos recopila y cómo los utiliza. He aquí algunos pasos que puede dar para garantizar la transparencia en sus procesos de recopilación de datos:
- Políticas de privacidad claras y concisas: Ofrezca políticas de privacidad fácilmente accesibles y comprensibles que describan con claridad sus prácticas en materia de datos. Estas políticas deben estar redactadas en un lenguaje sencillo y evitar la jerga jurídica
- Consentimiento informado: Exponga los fines de la recogida de datos, los tipos de datos que se recogen y los derechos de los clientes en relación con los datos durante el proceso de recogida de su consentimiento
- Solicitudes de acceso de los interesados: Responda a las solicitudes de acceso de los interesados de forma rápida y exhaustiva. Esto significa proporcionar a las personas una copia de sus datos personales e información sobre cómo se están procesando
- Uso compartido de datos con terceros: Si se comparten datos personales con terceros, asegúrese de que existen las salvaguardias adecuadas para proteger los datos y de que los terceros también cumplen el GDPR
7. Garantizar el consentimiento de los principales para los clientes menores de edad
El GDPR requiere que las empresas obtengan el consentimiento de los padres o tutores legales antes de procesar datos personales de niños menores de 16 años en la mayoría de los países de la UE.
Para verificar la edad de sus usuarios, utilice métodos fiables como exigir el consentimiento paterno o utilizar servicios de verificación de la edad. Si se obtiene el consentimiento de los principales, debe ser libre, específico, informado e inequívoco.
Además, mantenga registros detallados del proceso de consentimiento, incluyendo la fecha, el método y la identidad de la parte que da su consentimiento. Añada pasos adicionales para garantizar que no se recopila información sensible de los niños y que sus datos no se conservan más tiempo del necesario.
Un ejemplo: TikTok contra la Comisión de Protección de Datos irlandesa TikTok fue multada con 379 millones de dólares por la Comisión Irlandesa de Protección de Datos (DPC) por no proteger adecuadamente los datos personales de los niños. La DPC determinó que TikTok no había obtenido el consentimiento válido de menores de 13 años, como exige el GDPR.
Además, el CPD criticó a TikTok por no hacer lo suficiente para evitar que los niños vieran contenidos potencialmente nocivos. Se trata de una de las mayores multas impuestas en virtud del RGPD, lo que pone de relieve la importancia de proteger los datos de los niños en línea.
8. Emplear un consentimiento doble
Para facilitar un proceso de consentimiento verdaderamente informado, recabe el consentimiento explícito de los clientes antes de procesar sus datos, incluidas sus direcciones de correo electrónico, con fines de marketing. Un proceso de doble consentimiento es un método sólido para garantizar que las personas se han suscrito a una lista de correo electrónico de forma consciente y voluntaria.
¿Cómo funciona el doble opt-in?
- Suscripción inicial: Cuando una persona introduce su dirección de correo electrónico para suscribirse a una lista, recibe un correo electrónico de confirmación
- Confirmación: La persona debe hacer clic en un enlace o botón del correo electrónico de confirmación para completar el proceso de suscripción
Este proceso de verificación en dos pasos ayuda a evitar el spam y garantiza que las personas han dado su consentimiento activo para recibir correos electrónicos. Mediante la aplicación de un proceso de suscripción doble, puede reducir el riesgo de ser marcado por correo electrónico no solicitado.
9. Actualice periódicamente su política de privacidad
Revise y actualice periódicamente su política de privacidad para reflejar cualquier cambio en sus prácticas de datos o requisitos legales. Preste atención a las siguientes indicaciones para mantener su política de privacidad en la mejor figura:
- Exactitud: Asegúrese de que la información de su política de privacidad es exacta y está actualizada
- Accesibilidad: Facilite el acceso a su política de privacidad en su sitio web y proporcione un enlace a ella desde otras páginas relevantes
- Coherencia: Asegúrese de que su política de privacidad es coherente con sus prácticas actuales en materia de datos
💈Bonus: ¿Buscas algo de inspiración? Consulte
La política de privacidad de ClickUp.
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10. Evaluar los riesgos de terceros
Como empresa responsable de los datos, usted es responsable de comprobar si sus socios externos cumplen con el GDPR. Es más fácil decirlo que terminarlo, lo sabemos Pero aquí tiene una Panorámica del proceso que le ayudará a elaborar una política para sus auditorías de terceros:
- Establecer un acuerdo explícito de procesamiento de datos que describa el alcance del trabajo, los datos compartidos, las medidas de seguridad y las responsabilidades de ambas partes
- Lleve a cabo una diligencia debida sobre estos terceros, evaluando sus políticas de privacidad, certificaciones y referencias
- Evalúe los riesgos que implica compartir datos con ellos, teniendo en cuenta factores como la sensibilidad de los datos, las actividades de tratamiento y su ubicación geográfica, tanto si están dentro como fuera de la UE
Mantenga una supervisión periódica mediante el control de su cumplimiento y la realización de auditorías
**Más información las 10 mejores herramientas de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) en 2024
Conquistar el cumplimiento del GDPR con herramientas de automatización
Vaya lista de control. Afortunadamente, no tiene que navegar por este viaje de cumplimiento por su cuenta.
Varios herramientas GRC digitales pueden agilizar el proceso y hacerle la vida más fácil, y una de ellas es ClickUp. Como plataforma de gestión de proyectos todo en uno, ClickUp puede convertirse fácilmente en su cuartel general para el cumplimiento del GDPR.
A la hora de ajustar un proceso tan abrumador como un Lista de control del cumplimiento del GDPR para cumplir con la normativa GDPR, necesita un enfoque paso a paso, y aquí en ClickUp somos todo pasos. 🪜
Funciones como la Listas de tareas de ClickUp están diseñadas para desglosar y gestionar procesos complejos como éstos. Piense en ellas como listas de tareas pendientes dentro de sus tareas. Mediante la creación de listas de control, puede definir claramente las acciones específicas necesarias para completar una tarea, asignarlas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento de su progreso.
Cree fácilmente listas de control dentro de cada tarea utilizando las listas de control de tareas de ClickUp
Para utilizar las listas de control de tareas en ClickUp, sólo tiene que crear una nueva tarea, hacer clic en la pestaña "Listas de control" de su tarea y añadir sus pasos individuales. A continuación, puede organizar su lista de control de cumplimiento en subtareas más pequeñas y manejables como ésta:
crear subtareas en las listas de control_
Una vez que todos los pasos estén listos en listas de tareas, asigne cada tarea a los equipos pertinentes, como el equipo jurídico, para poner en marcha el proceso.
También puede utilizar el ClickUp vista diagrama de Gantt para visualizar este proceso en un cronograma, ver cómo está progresando y desarrollar estimaciones claras del cronograma para completar el proyecto.
visualice sus tareas más importantes con los diagramas de Gantt de ClickUp
Y la cosa no acaba aquí. Una vez que tenga un proceso, incorpore Automatización ClickUp para completar acciones específicas basadas en sus reglas definidas. Por ejemplo, puede establecer una automatización personalizada que notifique a los usuarios que deben añadir datos, revisar y actualizar la política de privacidad cada tres meses.
Cree automatizaciones personalizadas para mover sus tareas de cumplimiento a lo largo del proceso
Y por último, el cumplimiento de la política GDPR implica MUCHA documentación.
Si se siente atascado en algún punto del proceso, utilice Cerebro ClickUp clickUp Brain /%href/, el asistente de IA integrado de ClickUp, para ayudarle a redactar políticas en un lenguaje sencillo y fácil de entender o incluso a investigar sobre las buenas prácticas del sector para el GDPR.
El escritor de IA de ClickUp Brain puede ayudarle a crear borradores de documentación más rápidamente
Además, ClickUp dispone de plantillas personalizadas para facilitarle el proceso de planificación de listas de control.
Plantilla de plan de proyecto de conformidad de ClickUp
La plantilla del plan de proyecto de cumplimiento de ClickUp le da una ventaja en su proceso de planificación
Plantilla de plan de proyecto de cumplimiento de ClickUp ofrece una solución completa para gestionar sus esfuerzos de cumplimiento del GDPR.Su Vista de Requisitos de Cumplimiento le permite enumerar todas las normativas necesarias, mientras que la Vista de Estado de Cumplimiento proporciona una clara visión general del progreso e identifica las áreas no conformes. La vista Añadir requisitos le permite incorporar fácilmente nuevas normativas a medida que vayan surgiendo. En general, esta plantilla agiliza el proceso de cumplimiento ayudándole a organizarse, seguir el progreso y garantizar el cumplimiento de las normas del GDPR.
Plantilla de lista de control de proyectos de ClickUp
Plantilla de lista de control de proyectos de ClickUp
Plantilla de lista de control de proyectos de ClickUp puede ayudarle a esbozar los pasos esenciales de su proceso de cumplimiento. Incluye esquemas para las subtareas generales que forman la base de cualquier proyecto. Utilice esta plantilla para:
- Esbozar la secuencia adecuada de tareas para garantizar que cada paso se basa en el anterior. Esto ayudará a evitar errores y omisiones
- Anticipar posibles retos y riesgos relacionados con el cumplimiento del GDPR y abordar estos problemas de forma proactiva
- Incluir plazos para cada tarea, garantizando que el proyecto global se complete a tiempo
Cumplir las normas es fácil con ClickUp
Una lista de control de cumplimiento del GDPR bien estructurada es esencial para garantizar que su organización cumpla con los requisitos de este importante reglamento.
Las funciones de gestión de proyectos de ClickUp proporcionan una potente plataforma para crear y gestionar su lista de control de cumplimiento del GDPR. Al dividir este proceso aparentemente complejo en tareas más pequeñas y manejables, puede realizar un seguimiento eficaz del progreso, identificar posibles problemas y garantizar el cumplimiento.
Desde la descripción del proceso hasta la asignación de responsabilidades, el seguimiento del progreso y la colaboración con su equipo, ClickUp puede ayudarle a mantener su proyecto de cumplimiento en el buen camino. Regístrese para obtener una cuenta gratuita de ClickUp y ponga en marcha su proceso GDPR