El seguimiento del inventario puede resultar abrumador, especialmente para las empresas que gestionan múltiples productos y proveedores. Los constantes cambios en los niveles de existencias pueden provocar confusión, pérdida de oportunidades de venta y pérdidas económicas.
Sin un sistema organizado, el seguimiento de lo que hay en stock y de lo que hay que reponer puede descontrolarse rápidamente.
Microsoft Excel ofrece una solución con su gama de plantillas de inventario gratuitas. Estas plantillas proporcionan un marco estructurado para registrar productos, supervisar cantidades y gestionar proveedores. Su versatilidad las hace adecuadas tanto para propietarios de pequeñas empresas como para grandes almacenes, ya que permiten personalizarlas para satisfacer necesidades específicas.
Exploremos estas plantillas de inventario de Excel eficientes y fáciles de usar que ayudan a gestionar el stock de forma eficaz.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de inventario de Excel?
Una plantilla de inventario de Excel es una hoja de cálculo prediseñada que le ayuda a realizar el seguimiento y gestionar de forma eficaz los niveles de inventario en Excel.
A la hora de buscar las mejores plantillas de gestión de inventario, tenga en cuenta estas funciones clave:
- Claridad: la plantilla debe tener un diseño bien organizado, con títulos, secciones y categorías claros para facilitar la introducción y revisión de los datos de inventario.
- Facilidad de uso: la plantilla debe ser intuitiva, de modo que su equipo pueda navegar por ella fácilmente, independientemente de su nivel de dominio de Excel.
- Automatización: debe tener compatibilidad con fórmulas integradas para calcular totales, lo que reduce el esfuerzo manual y minimiza los errores.
- Personalización: una buena plantilla de hoja de cálculo de inventario de Excel le permite añadir o eliminar columnas, incorporar categorías específicas y aplicar elementos de marca (como logotipos y combinaciones de colores) para adaptarse a las necesidades específicas de su empresa.
- Representación visual: debe incluir tablas o gráficos que proporcionen información rápida sobre los niveles y las tendencias de las existencias.
- Funciones colaborativas: la plantilla debe permitir que varios usuarios la vean, realicen edición y realicen un uso compartido en tiempo real, lo que fomenta un trabajo en equipo eficaz.
8 plantillas de Excel para inventario para los retos diarios
Veamos las ocho mejores plantillas de Excel para gestionar eficazmente el inventario:
1. Plantilla de lista de inventario con resaltado de pedidos pendientes de Microsoft
La plantilla «Inventory List With Reorder Highlighting» (Lista de inventario con resaltado de reposición) de Microsoft ofrece una forma sencilla pero eficaz de supervisar los niveles de existencias, realizar un seguimiento de los puntos de reposición y asegurarse de que dispone de los elementos necesarios en stock.
Incluye columnas como ID de inventario, nombre, descripción, precio unitario, cantidad en stock y valor total del inventario. La función de formato condicional resalta automáticamente los elementos que deben volver a pedirse. Si el stock de un artículo popular cae por debajo de un nivel establecido, se marca inmediatamente para que pueda reponerlo antes de que se agote.
Ideal para: Propietarios de tiendas minoristas que necesitan supervisar los niveles de existencias y reponer rápidamente los elementos de mayor venta para evitar que se agoten.
2. Plantilla de inventario de activos personales de Microsoft
La plantilla de inventario de activos personales de Microsoft desglosa sus finanzas personales de un vistazo, sin necesidad de revisar interminables hojas de cálculo.
Puede introducir diversas categorías de activos, como planes 401(k), bonos, ahorros, acciones o incluso activos físicos como su coche y su casa, junto con sus respectivos valores. El gráfico de barras integrado convierte sus datos en una imagen clara, mostrando qué categorías de activos predominan en su cartera.
La plantilla es totalmente personalizable: puede ajustar el texto, los colores, las imágenes y el estilo de los gráficos según sus preferencias.
Ideal para: Personas que desean catalogar y evaluar sus activos para comprender su cartera financiera.
3. Plantilla de inventario de almacén de Microsoft
La plantilla de inventario de almacén de Microsoft le permite ver todo lo que ocurre en su almacén. Organiza sus existencias por descripciones de elementos, números de unidad de mantenimiento de existencias (SKU) y ubicaciones específicas de contenedores.
Las funciones principales incluyen:
- Cálculo del valor total del inventario: vea al instante el valor total de su inventario.
- Ubicación y organización de los contenedores: con estas plantillas, podrá localizar rápidamente la ubicación de almacenamiento de los elementos, manteniendo el almacén ordenado.
- Alertas de reposición: la plantilla señala los elementos que deben reponerse, lo que elimina las conjeturas y garantiza que sus productos más vendidos estén siempre en stock.
- Impresión de listas de selección: puede imprimir una lista de selección directamente desde Excel. Esto proporciona a su equipo una guía clara sobre qué seleccionar y dónde encontrarlo mientras preparan los pedidos.
Ideal para: Gerentes de almacén en empresas minoristas o de comercio electrónico que necesitan realizar el seguimiento de los niveles de existencias para cumplir con los pedidos de forma precisa y puntual.
4. Plantilla de hoja de cálculo de inventario de Template.net
La plantilla de hoja de cálculo de inventario de Template.net es otra plantilla de seguimiento de activos que le permite:
- Introduce datos clave como el nombre de la empresa, el eslogan, la dirección y la información de contacto en la sección del encabezado.
- Almacene información esencial como SKU, descripciones de elementos, cantidades disponibles, costes unitarios y valores totales.
- Registra todos los movimientos de inventario (compras, ventas, devoluciones y ajustes) para mantener tus registros precisos y actualizados.
- Controle los niveles de existencias en tiempo real y ajuste alertas de reposición para evitar quedarse sin los productos más vendidos o acumular un exceso de existencias de los productos de menor rotación.
- Realice un seguimiento de los contactos de los proveedores, los plazos de entrega y los precios para optimizar la reposición de existencias.
Ideal para: Propietarios de pequeñas empresas que trabajan con múltiples proveedores y líneas de productos.
5. Plantilla de inventario de tienda de Template.net
La gestión del inventario de una tienda puede ser un reto constante: los productos llegan y se agotan, y el seguimiento de todo puede resultar complicado. Sin embargo, la plantilla de inventario de tienda de Template.net pone toda esta información al alcance de su mano.
Ofrece funciones como:
- Seguimiento del inventario en tiempo real: el panel muestra el movimiento total de existencias (225 elementos entrantes, 150 salientes y 75 restantes), lo que le ofrece una vista clara para tomar decisiones rápidas sobre la reposición.
- Representación visual: el gráfico de líneas compara los elementos recibidos con los vendidos a lo largo del tiempo, destacando tendencias como las camisetas para hombre, que tienen un alto rendimiento, o las zapatillas deportivas, que tienen un rendimiento inferior. El gráfico radial desglosa el inventario en categorías como ropa y calzado.
- Sección de notas: utilice esta área para añadir información adicional, como instrucciones especiales de manipulación o notas sobre promociones de ventas.
Ideal para: Empresas minoristas de ropa y calzado que necesitan realizar el seguimiento del inventario estacional, como chaquetas de invierno y sandalias de verano, para optimizar los niveles de existencias durante los periodos de mayor actividad comercial.
6. Plantilla de hoja de cálculo para la gestión de inventario de transporte y logística de Template.net
La plantilla de hoja de cálculo para la gestión de inventario de transporte y logística de Template.net gestiona una gran variedad de datos logísticos de una sola vez:
- Descripción del elemento: obtenga una descripción clara de cada elemento de un solo vistazo.
- Número de referencia y proveedor: son datos fundamentales para volver a realizar pedidos y mantener relaciones sólidas.
- Niveles de existencias: realice el seguimiento de lo que tiene, lo que va a entrar y lo que va a salir para controlar su inventario.
- Puntos de reorden: sepa cuándo reordenar el stock para evitar la escasez. El sistema lo calcula automáticamente por usted, liberándole de la carga mental.
Además, cuando realiza una selección de un elemento, los demás campos se rellenan o calculan automáticamente, lo que le ahorra tiempo y reduce los errores.
Ideal para: Gerentes de logística que necesitan realizar el seguimiento de los suministros para evitar interrupciones en las operaciones de envío.
➡️ Más información: Software y herramientas de gestión de compras y plantillas de inventario en Hojas de cálculo de Google.
7. Plantilla de gestión de inventario de Template.net
La plantilla de gestión de inventario de Template.net le ofrece una visión clara e instantánea del estado de su inventario.
Controla los costes unitarios y los precios, lo que le ayuda a comprender los márgenes de beneficio generales. También puede acceder a los datos de los proveedores de cada producto, lo que agiliza y simplifica los nuevos pedidos.
Además, la plantilla incluye representaciones visuales (tablas, gráficos de barras y gráficos circulares) de sus existencias por producto y categoría.
Ideal para: Gerentes de restaurantes que necesitan analizar las tasas de uso de ingredientes específicos para minimizar el desperdicio y mantener la disponibilidad del menú.
8. Plantilla de inventario físico de almacén de WPS Office
La plantilla de inventario físico de almacén de WPS Office le ofrece una visión completa del stock de su almacén, lo que le permite supervisar las materias primas, los productos terminados y los envases.
Las funciones principales son:
- Categorización clara: divide todo su almacén en categorías ordenadas: materias primas, productos semiacabados, productos acabados y consumibles.
- Inventario real frente a inventario del sistema: las columnas le permiten registrar el recuento de inventario y compararlo con los números del sistema. Puede registrar cualquier exceso (exceso de existencias) o pérdidas (elementos que faltan), lo que ayuda a identificar rápidamente posibles problemas.
- Seguimiento monetario: la plantilla realiza un seguimiento del número de elementos que tiene y de su valor. Con campos para el precio unitario y los importes totales en dólares, es fácil controlar el impacto financiero de su inventario.
Ideal para: Gerentes de almacén en el sector manufacturero que necesitan realizar el seguimiento de las discrepancias en las existencias para una gestión eficiente del inventario y la elaboración de informes financieros precisos.
➡️ Más información: Recursos para la gestión de proyectos: tipos, importancia y proceso de planificación
Limitaciones del uso de Excel para el seguimiento del inventario
Aunque Excel es una herramienta económica y accesible para gestionar el inventario, tiene múltiples límites:
- Manipulación manual: Excel requiere la introducción manual de datos, lo que puede dar lugar a errores, especialmente cuando se gestionan grandes volúmenes de datos.
- Retos de colaboración: la edición simultánea en Excel puede provocar problemas de control de versiones y conflictos de datos.
- Sin automatización para procesos complejos: Excel puede automatizar cálculos básicos, pero los procesos de inventario más avanzados, como la previsión de la demanda o la reposición automática, son difíciles de implementar.
- Falta de integración: la integración de Excel con otro software ERP o CRM a menudo requiere importaciones y exportaciones manuales, lo que puede llevar mucho tiempo.
- Seguridad limitada: Excel carece de las sólidas funciones de seguridad del software especializado, lo que lo hace menos ideal para gestionar datos confidenciales de inventario.
- Limitaciones visuales: Excel carece de herramientas avanzadas de visualización de datos, como paneles interactivos o gráficos dinámicos. Esto dificulta el seguimiento de tendencias, la detección de patrones o la obtención de información más detallada sobre el rendimiento del inventario.
Como resultado, existe una creciente necesidad de alternativas a Excel que satisfagan mejor las demandas de las empresas modernas.
Alternativas a las plantillas de Excel para inventario
Las empresas con cadenas de suministro complejas pueden encontrar más eficaz para sus necesidades un software específico de gestión de inventario.
Ahí es donde ClickUp toma el paso.
Sus paneles personalizables ofrecen una panorámica clara del inventario, con seguimiento de métricas clave como la rotación, los puntos de reabastecimiento y el rendimiento de los proveedores, todo en un solo lugar para una toma de decisiones más inteligente. Además, puede configurar alertas y recordatorios para niveles bajos de existencias, necesidades de reabastecimiento o envíos de pedidos.
Además, varios miembros del equipo pueden acceder y actualizar los datos de inventario simultáneamente, lo que permite que todos, desde el personal del almacén hasta los gerentes, estén alineados con la información en tiempo real.
¿Lo mejor? ClickUp cuenta con una amplia colección de plantillas de inventario prediseñadas para empezar, lo que lo convierte en un software de gestión de inventario muy eficiente.
Veamos algunas de ellas.
1. Plantilla de inventario de ClickUp
La plantilla de inventario de ClickUp centraliza todo en un solo espacio (contactos de proveedores, estados de pago y mucho más) para que puedas dejar de pasar constantemente de hojas de cálculo a correos electrónicos y formularios de pedido.
Ofrece:
- Vistas personalizadas: obtenga múltiples perspectivas de su inventario, como la «Vista de proveedores» para ver qué proveedores suministran qué o la «Vista de inventario» para realizar un seguimiento detallado de los niveles de existencias actuales.
- Campos personalizados: realice el seguimiento de todo, desde el coste por unidad hasta los puntos de reorden, lo que facilita la previsión de las necesidades.
- Automatización: establezca reglas de automatización personalizadas para que le envíen recordatorios cuando deba reponer existencias o cuando vencen los pagos.
Además, si tiene diferentes departamentos, como equipo de ventas, compras y finanzas, la plantilla ofrece un formato bien estructurado para una planificación organizativa eficiente.
Ideal para: Gerentes de operaciones en empresas con varios departamentos que necesitan un sistema centralizado para optimizar el seguimiento del inventario.
Más información: Los 10 mejores programas de logística (reseñas y precios)
2. Plantilla de informe de inventario de ClickUp
La plantilla de informe de inventario de ClickUp te ayuda a reponer rápidamente los productos más vendidos y a eliminar los que menos se venden y acumulan polvo en las estanterías.
Así es como le ayuda:
- Visualice los niveles de existencias de un vistazo: el formato de tabla fácil de leer de la plantilla le permite ver todos los detalles de sus existencias sin tener que revisar interminables filas de datos.
- Introducción de datos sin esfuerzo: gracias a la función de introducción de datos sin código, ajustar los detalles de los productos es muy sencillo: solo tienes que hacer clic, escribir y terminado.
- Herramientas de análisis: Detecte patrones de movimiento de existencias, anticipe picos de demanda y ajuste sus pedidos.
Ideal para: Gerentes de comercio electrónico que gestionan diversas líneas de productos.
3. Plantilla de gestión de inventario de ClickUp
La plantilla de gestión de inventario de ClickUp es una herramienta en tiempo real para realizar el seguimiento de las cantidades de productos, los pedidos, los proveedores e incluso las fluctuaciones de costes, todo ello en una configuración clara y fácil de gestionar.
Ayuda a evitar el exceso o la falta de existencias con alertas integradas y revisiones programadas. Puede tomar decisiones informadas sobre el momento de realizar nuevos pedidos y la inversión analizando los cambios en los costes y las tendencias de las existencias.
Utilice la vista de cronograma para realizar el seguimiento de los cambios en el inventario a lo largo del tiempo, lo que le permitirá estar preparado para los picos de demanda durante las temporadas altas, como el Black Friday.
Ideal para: Minoristas y gestores de inventario que desean asegurarse de que todo el mundo, desde el director de operaciones hasta el equipo de ventas, esté al tanto del estado del inventario y las necesidades de reposición.
4. Plantilla de inventario de oficina de ClickUp
La plantilla de inventario de oficina de ClickUp organiza el inventario de su oficina, ya sean ordenadores portátiles, aperitivos o ese interminable suministro de café.
Con las funciones de control de tiempo, puede supervisar la duración de las tareas, detectar cuellos de botella (como retrasos de los proveedores) y ajustar su calendario de pedidos, ya sea volviendo a realizar el pedido antes o cambiando a un proveedor más fiable.
Además, utilice la Vista de conversación para comunicarse directamente sobre problemas o cambios relacionados con el inventario. Si se produce un retraso en la entrega de un nuevo pedido, etiquete a los miembros del equipo para que todos estén sincronizados y nadie se vea sorprendido.
Ideal para: Gerentes de oficina o equipos administrativos que gestionan los suministros de oficina.
5. Plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp
La plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp ofrece una vista general de todos los suministros que necesita su oficina.
Incluye campos personalizados para realizar el seguimiento de los pedidos de su oficina, tales como:
- Coste total: calcula el coste total del pedido en función del precio unitario y la cantidad.
- Departamento: asigna cada pedido a un departamento para facilitar la elaboración de presupuestos.
- Estado del pago: realiza un seguimiento de si un elemento está totalmente pagado, parcialmente pagado o pendiente. Por ejemplo, los adornos para el árbol de Navidad cuestan 40 dólares, pero si se marca «Pago parcial», sabrás que debes hacer un seguimiento con el proveedor.
Ideal para: Gerentes de oficina que gestionan grandes volúmenes de contratos con proveedores, pedidos al por mayor o necesidades de suministros recurrentes.
6. Plantilla de inventario de TI de ClickUp
La plantilla de inventario de TI de ClickUp es una solución integral que proporciona un control completo del inventario tecnológico con recordatorios y dependencias automatizados.
Puede configurar recordatorios trimestrales para comprobar la disponibilidad de licencias o enlazar pedidos de hardware para que una tarea se actualice automáticamente cuando otra sea completada.
La vista de resumen ofrece una visión general rápida de lo que hay en stock y lo que está pendiente, mientras que la vista de inventario actual muestra una lista detallada de los elementos en stock.
Ideal para: responsables de TI y administradores de sistemas que supervisan diversos activos tecnológicos.
➡️ Más información: Las 10 mejores herramientas de software de gestión de operaciones
💡Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain para rellenar automáticamente datos como los costes de los productos o los cambios de proveedores, lo que reducirá el tiempo dedicado a introducir entradas. También informa a los miembros del equipo cuando cambian los niveles de existencias o hay elementos que requieren atención. Además, puede resumir los comentarios y opiniones, lo que agiliza las discusiones del equipo sobre el inventario.
7. Plantilla de inventario para restaurantes de ClickUp
La plantilla de inventario para restaurantes de ClickUp le ayuda a controlar los niveles de existencias de ingredientes importantes, reducir el desperdicio y evitar la falta de existencias.
Incluye múltiples vistas, entre las que se incluyen:
- Vista de consumo semanal: muestra el uso semanal de cada elemento; si su restaurante utiliza 20 libras de parmesano a la semana, puede ajustar los pedidos para evitar compras excesivas o falta de existencias.
- Vista de almacenamiento de elementos: organiza todos los elementos de la cocina, la despensa, la nevera y el congelador asignándoles ubicaciones de almacenamiento específicas.
- Vista de existencias agotadas: realiza un seguimiento de todo lo que se está agotando o está completamente agotado, para que sepa exactamente qué debe volver a pedir.
- Vista de fechas de caducidad: le permite ordenar los elementos por su fecha de caducidad, lo que le garantiza que los utilizará a tiempo y evitará desperdicios.
Ideal para: Propietarios de restaurantes pequeños y medianos que supervisan las operaciones diarias de la cocina y necesitan una herramienta precisa para la gestión del inventario.
8. Plantilla de pedidos de compra e inventario de ClickUp
La plantilla de órdenes de compra e inventario de ClickUp está diseñada para realizar el seguimiento de cada pedido y gestionar los niveles de inventario y los datos de los proveedores.
Úsala para organizar los elementos del inventario por categoría, ID de producto o proveedor. También puedes almacenar información clave sobre los proveedores directamente en tu entorno de trabajo: datos de contacto, precios y plazos de entrega. Esto te permite ver quién ofrece la mejor oferta y la entrega más rápida.
Además, configura tareas periódicas en ClickUp para realizar pedidos periódicos y utiliza los recordatorios de ClickUp para recibir notificaciones cuando sea el momento de realizar el siguiente pedido.
Ideal para: Propietarios de empresas que buscan un software de inventario para realizar el seguimiento de los pedidos de compra y realizar la automatización de los nuevos pedidos.
➡️ Más información: Los 10 mejores programas de gestión de pedidos
9. Plantilla sencilla de registro de inventario de empresa de ClickUp
La plantilla de registro de inventario empresarial simple de ClickUp organiza todo su stock en secciones claras y codificadas por colores, como «Agotado», «Crítico» y «Reordenar», para que nunca vuelva a perder una venta por falta de existencias.
Cuenta con 15 campos personalizados para almacenar los datos de cada elemento:
- Cantidad de existencias: muestra cuántas existencias le quedan.
- Cantidad del pedido: especifica la cantidad de existencias que se debe pedir cuando los niveles alcancen el punto crítico.
- Información sobre proveedores: Realiza el seguimiento de los proveedores a los que ha realizado pedidos y sus datos de contacto.
- Nivel de reposición: establece un umbral de reposición y envía alertas cuando las existencias caen por debajo de ese nivel.
Ideal para: Propietarios de cafeterías que necesitan un sistema sencillo para gestionar los niveles de existencias de ingredientes esenciales.
Navega por la gestión de inventario sin problemas con ClickUp.
Una gestión eficaz del inventario garantiza la optimización de los niveles de existencias, el control de los costes y el mantenimiento de un alto nivel de satisfacción del cliente.
Aunque Excel ofrece múltiples plantillas para optimizar el proceso de seguimiento de existencias, depender únicamente de hojas de cálculo puede provocar ineficiencias y complicaciones a medida que crecen sus necesidades de inventario y su empresa.
ClickUp va más allá del simple seguimiento. Con funciones como la colaboración en tiempo real, alertas de automatización para la reposición de existencias y herramientas avanzadas de visualización de datos, le permite gestionar su inventario con facilidad y precisión.
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