El seguimiento del inventario puede resultar desalentador, especialmente para las empresas que gestionan múltiples productos y proveedores. Los constantes cambios en los niveles de existencias pueden generar confusión, oportunidades de ventas perdidas y pérdidas económicas.
Sin un sistema organizado, hacer un seguimiento de lo que hay en stock y de lo que hay que reponer puede descontrolarse rápidamente.
Microsoft Excel ofrece una solución con su intervalo de plantillas de inventario gratuitas/a. Estas plantillas proporcionan un marco estructurado para registrar productos, controlar cantidades y gestionar proveedores. Su versatilidad las hace adecuadas tanto para propietarios de pequeñas empresas como para grandes almacenes, ya que permiten personalizarlas para satisfacer necesidades específicas.
Exploremos estas plantillas de inventario de Excel eficaces y fáciles de usar que ayudan a una gestión eficaz de las existencias.
¿En qué consiste una buena plantilla de inventario de Excel?
Una plantilla de inventario de Excel es una hoja de cálculo prediseñada que le ayuda a realizar un seguimiento y una gestión eficientes de los niveles de inventario.
Al buscar la mejor plantillas de gestión de inventario tenga en cuenta estas funciones clave:
- Claridad: La plantilla debe tener un diseño bien organizado con títulos, secciones y categorías claros para facilitar la introducción y revisión de los datos de inventario
- Facilidad de uso: La plantilla debe ser intuitiva, para que su equipo pueda navegar por ella fácilmente, independientemente de sus conocimientos de Excel
- Automatización: Debe tener compatibilidad con fórmulas integradas para calcular totales, reduciendo el esfuerzo manual y minimizando los errores
- Personalización: Una buena plantilla de hoja de cálculo de inventario de Excel le permite añadir o eliminar columnas, incorporar categorías específicas y aplicar elementos de marca (como logotipos y combinaciones de colores) para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa
- Representación visual: Debe incluir tablas o gráficos que proporcionen información rápida sobre los niveles de existencias y las tendencias
- Funciones de colaboración : La plantilla debe permitir que varios usuarios la vean, editen y compartan en tiempo real, fomentando un trabajo en equipo eficaz
8 Plantillas Excel de Inventario para Desafíos Cotidianos
Analicemos las ocho mejores plantillas de inventario de Excel para una gestión eficaz de las existencias:
1. Lista de inventario con resaltado de reorden Plantilla de Microsoft
vía Microsoft En Lista de inventario con resaltado de reorden Plantilla de Microsoft proporciona una forma sencilla pero eficaz de supervisar los niveles de existencias, realizar un seguimiento de los puntos de pedido y asegurarse de que dispone de los elementos necesarios en stock.
Está equipada con columnas como ID de inventario, nombre, descripción, precio unitario, cantidad en stock y valor total de inventario. La función de formato condicional destaca automáticamente los elementos que necesitan un nuevo pedido. Si el stock de un elemento popular cae por debajo de un nivel establecido, se marca inmediatamente para que pueda reponerlo antes de que se agote.
Ideal para: Propietarios de tiendas minoristas que necesitan controlar los niveles de existencias y reordenar rápidamente los elementos de venta rápida para evitar que se agoten.
2. Plantilla de inventario de activos personales de Microsoft
vía Microsoft Microsoft Plantilla de inventario de activos personales desglosa tus finanzas personales de un vistazo, sin necesidad de rebuscar en interminables hojas de cálculo.
Puedes introducir varias categorías de activos, como 401(k), bonos, ahorros, acciones, o incluso activos físicos como tu coche y tu casa, junto con sus respectivos valores. El gráfico de barras incorporado convierte sus datos en una visualización clara, mostrando qué categorías de activos dominan su cartera.
La plantilla es totalmente personalizable: puede ajustar el texto, los colores, las imágenes y el estilo del gráfico a sus preferencias.
Ideal para: Personas que desean catalogar y evaluar sus activos para comprender su cartera financiera.
3. Plantilla de inventario de almacén de Microsoft
vía Microsoft En Plantilla de inventario de almacén de Microsoft le permite ver todo lo que ocurre en su almacén. Organiza sus existencias por descripciones de elementos, números de unidades de mantenimiento de existencias (SKU) y ubicaciones específicas de ubicaciones.
Entre sus funciones clave se incluyen:
- Cálculo del valor total del inventario: Vea al instante el valor total de su inventario
- Ubicación y organización de contenedores: Con estas funciones, puede determinar rápidamente la ubicación de almacenamiento de los elementos, manteniendo el almacén libre de desorden
- Alertas de reordenación: La plantilla marca los elementos que deben reordenarse, eliminando las conjeturas y garantizando que sus artículos más vendidos estén siempre disponibles
- Impresión de listas de picking: Puede imprimir una lista de selección directamente desde Excel. Ofrece a su equipo una guía clara sobre lo que debe recoger y dónde encontrarlo mientras prepara los pedidos
Ideal para: Jefes de almacén de empresas minoristas o de comercio electrónico que necesitan hacer un seguimiento de los niveles de existencias para cumplir los pedidos con precisión y puntualidad.
4. Plantilla de hoja de cálculo de inventario por Template.net
vía Plantilla En Plantilla de hoja de cálculo de inventario por Template.net es otra plantilla de seguimiento de activos que le permite:
- Introducir datos clave como el nombre de la empresa, el eslogan, la dirección y la información de contacto en el encabezado
- Almacenar información esencial como SKU, descripciones de elementos, cantidades disponibles, costes unitarios y valores totales
- Registre todos los movimientos de inventario -compras, ventas, devoluciones y ajustes- para mantener sus registros precisos y actualizados
- Supervise los niveles de existencias en tiempo real y establezca alertas de reposición para evitar que se agoten los artículos más vendidos o que se produzca un exceso de existencias de los más lentos
- Realice un seguimiento de los contactos con los proveedores, los plazos de entrega y los precios para agilizar la reposición de existencias
Ideal para: Propietarios de pequeñas empresas con múltiples proveedores y líneas de productos.
5. Plantilla de inventario de tienda por Template.net
vía Plantilla Gestionar el inventario de una tienda puede ser un reto constante: los productos entran y se agotan, y hacer un seguimiento de todo puede ser complicado. Sin embargo, la Plantilla de inventario de tienda de Template.net mantiene toda esta información al alcance de su mano.
Ofrece funciones como:
- Seguimiento del inventario en tiempo real: El panel muestra el movimiento total de las existencias-225 elementos recibidos, 150 vendidos y 75 restantes-lo que le ofrece una vista clara para tomar decisiones rápidas de reposición de existencias
- Representación visual: El gráfico de líneas compara los elementos recibidos frente a los vendidos a lo largo del tiempo, destacando tendencias como las camisetas de hombre de alto rendimiento o las zapatillas de deporte de bajo rendimiento. El gráfico de radar desglosa el inventario en categorías como ropa y calzado
- Sección de notas: Utilice esta área para información adicional como instrucciones especiales de manipulación o notas de promoción de ventas
Ideal para: Empresas de venta al por menor de ropa y calzado que necesitan hacer un seguimiento del inventario de temporada, como chaquetas de invierno y sandalias de verano, para optimizar los niveles de existencias durante los periodos de mayor afluencia de compras.
6. Transporte y Logística Inventario Gestión Hoja de cálculo Plantilla por Template.net
vía Plantilla En Plantilla de hoja de cálculo de gestión de inventarios de transporte y logística by Template.net gestiona diversos datos logísticos de una sola vez:
- Descripción de elementos: Obtenga una descripción clara de cada elemento de un vistazo
- Número de pieza y proveedor: Son cruciales para reordenar y mantener relaciones sólidas
- Niveles de existencias: Haga un seguimiento de lo que tiene, lo que entra y lo que sale para controlar su inventario
- Puntos de pedido: Sepa cuándo debe reponer existencias para evitar la escasez. El sistema lo calcula automáticamente por usted, quitándole carga mental
Además, cuando selecciona un elemento, los demás campos se rellenan o calculan automáticamente, lo que le ahorra tiempo y reduce los errores.
Ideal para: Responsables de logística que necesitan hacer un seguimiento de los suministros para evitar interrupciones en las operaciones de envío.
➡️ Más información: 10 mejores herramientas y software de gestión de adquisiciones
7. Plantilla de gestión de inventario de Template.net
vía Plantilla En Plantilla de gestión de inventario de Template.net proporciona claridad instantánea sobre el estado de su inventario.
Controla sus costes unitarios y precios, ayudándole a comprender los márgenes de beneficio globales. También puede acceder a los datos de los proveedores de cada producto, lo que agiliza y simplifica los pedidos.
Además, la plantilla incluye representaciones visuales (gráficos, gráficos de barras y gráficos circulares) de sus existencias por producto y categoría.
Ideal para: Directores de restaurantes que necesitan analizar los índices de uso de ingredientes específicos para minimizar el desperdicio y mantener la disponibilidad del menú.
8. Plantilla de inventario físico de almacén de WPS Office
vía Oficina WPS En Plantilla de inventario físico de almacén de WPS Office le ofrece una instantánea completa de las existencias de su almacén, permitiéndole controlar las materias primas, los productos acabados y el embalaje.
Sus funciones clave son:
- Borradas claras: Desglosa todo su almacén en categorías ordenadas: materias primas, productos semiacabados, productos acabados y consumibles
- Inventario real frente a inventario del sistema: Las columnas le permiten registrar el recuento del inventario y compararlo con los números del sistema. Puede registrar cualquier exceso (stock extra) o pérdida (elementos que faltan), lo que ayuda a identificar rápidamente posibles problemas
- Seguimiento monetario: La plantilla realiza un seguimiento de cuántos elementos tiene y de su valor. Con campos para el precio unitario y el importe total en dólares, es fácil controlar el impacto financiero de su inventario
Ideal para: Jefes de almacén en la industria manufacturera que necesitan realizar un seguimiento de las discrepancias de existencias para una gestión eficaz del inventario y una (elaboración de) informes financieros precisos.
➡️ Más información: Recursos para la gestión de proyectos: Tipos, importancia y proceso de planificación
Limitaciones del uso de Excel para el seguimiento del inventario
Aunque Excel es una herramienta económica y accesible para gestionar el inventario, tiene múltiples limitaciones:
- Manejo manual: Excel requiere la introducción manual de datos, lo que puede dar lugar a errores, especialmente cuando se gestionan grandes volúmenes de datos
- Problemas de colaboración: La edición simultánea en Excel puede dar lugar a problemas de control de versiones y conflictos entre datos
- **Automatización de procesos complejos: Excel puede automatizar los cálculos básicos, pero los procesos de inventario más avanzados, como la previsión de la demanda o la reordenación automatizada, son difíciles de implantar
- Falta de integración: La integración de Excel con otro software ERP o CRM a menudo requiere importaciones y exportaciones manuales, lo que puede llevar mucho tiempo
- Seguridad limitada: Excel carece de las sólidas funciones de seguridad del software especializado, por lo que es menos ideal para gestionar datos de inventario confidenciales
- Limitaciones visuales: Excel carece de herramientas avanzadas de visualización de datos, como paneles interactivos o gráficos dinámicos. Esto dificulta el seguimiento de tendencias, la detección de patrones o la obtención de información más detallada sobre el rendimiento del inventario
Como resultado, existe una creciente necesidad de Alternativas a Excel para satisfacer mejor las exigencias de las empresas modernas.
Alternativas a las plantillas Excel de Inventario
Businesses with complex supply chains might find dedicated de gestión de inventarios más eficaz para sus necesidades.
Ahí es donde ClickUp da un paso adelante.
Sus paneles personalizables ofrecen una clara panorámica del inventario, con seguimiento de métricas clave como la rotación, los puntos de reposición y el rendimiento de los proveedores, todo en un solo lugar para una toma de decisiones más inteligente. Además, puede configurar alertas y recordatorios para niveles bajos de existencias, necesidades de reposición o envíos de pedidos.
Además, varios miembros del equipo pueden acceder a los datos de inventario y actualizarlos simultáneamente, manteniendo a todos -desde el personal de almacén hasta los directivos- alineados con la información en tiempo real.
¿Y lo mejor? ClickUp cuenta con una enorme colección de plantillas de inventario preconfiguradas para empezar, lo que lo convierte en una herramienta eficaz software de gestión de inventario .
Exploremos algunos de ellos.
1. Plantilla de inventario ClickUp
En Plantilla de inventario ClickUp lo centraliza todo en un solo espacio: contactos de proveedores, estado de los pagos y mucho más, para que pueda olvidarse de pasar de una hoja de cálculo a otra, de correos electrónicos a formularios de pedidos.
Ofrece:
- Vistas personalizadas: Obtenga múltiples perspectivas de su inventario, como la "Vista de proveedores" para ver qué proveedores suministran qué o la "Vista de inventario" para realizar un seguimiento detallado de los niveles actuales de existencias
- Campos personalizados: Seguimiento de todo, desde el coste por unidad hasta los puntos de pedido, lo que facilita la previsión de las necesidades
- Automatización: Establezca reglas de automatización personalizadas para que le recuerden cuándo debe reponer existencias o cuándo vencen los pagos
Además, si tiene diferentes departamentos como ventas, compras y finanzas, la plantilla ofrece un formato bien estructurado para una planificación organizativa eficaz .
Ideal para: Directores de operaciones en empresas con varios departamentos que necesitan un sistema centralizado para agilizar el seguimiento del inventario.
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2. Plantilla de gestión de inventario ClickUp
En Plantilla de gestión de inventario ClickUp es una herramienta en tiempo real para el seguimiento de cantidades de productos, nuevos pedidos, proveedores e incluso fluctuaciones de costes, todo en una configuración ordenada y fácil de gestionar.
Ayuda a evitar el exceso o la falta de existencias con alertas incorporadas y revisiones programadas. Puede tomar decisiones informadas sobre la inversión y el momento oportuno para realizar nuevos pedidos analizando los cambios en los costes y las tendencias de las existencias.
Utilice la vista cronograma para realizar un seguimiento de los cambios en el inventario a lo largo del tiempo, asegurándose de estar preparado para los picos de demanda durante las temporadas altas, como el Black Friday.
Ideal para: Minoristas y gestores de inventario que quieren asegurarse de que todo el mundo -desde el director de operaciones hasta el equipo de ventas- está en la misma página en lo que respecta al estado del inventario y las necesidades de reposición.
3. Plantilla de inventario de oficina ClickUp
El Plantilla de inventario de oficina ClickUp organiza el inventario de tu oficina, ya sean portátiles, aperitivos o ese interminable suministro de café.
Gracias a las capacidades de control de tiempo, puede supervisar la duración de las tareas, detectar cuellos de botella (como retrasos de los proveedores) y ajustar su programa de pedidos, ya sea haciendo un nuevo pedido antes o cambiando a un proveedor más fiable.
Además, utilice la vista de conversación para comunicarse directamente sobre problemas o cambios en el inventario. Si hay un retraso en la entrega de un nuevo pedido, etiqueta a los miembros del equipo para sincronizar a todos y que a nadie le pille desprevenido.
Ideal para: Jefes de oficina o equipos administrativos que gestionan material de oficina.
4. Plantilla de inventario de material de oficina ClickUp
En Plantilla de inventario de material de oficina ClickUp ofrece una vista de pájaro de todos los suministros que necesita su oficina.
Incluye campos personalizados para el seguimiento de sus pedidos de oficina, tales como:
- Coste total: Calcula el coste total del pedido en función del precio unitario y la cantidad
- Departamento: Asigna cada pedido a un departamento para facilitar la presupuestación
- Estado del pago: Realiza el seguimiento de si un elemento está totalmente pagado, parcialmente pagado o pendiente. Por ejemplo, los adornos del árbol de Navidad cuestan 40 $, pero con la opción "Pago parcial" marcada, sabrá que debe ponerse en contacto con el proveedor
Ideal para: Jefes de oficina que gestionan grandes volúmenes de contratos con proveedores, pedidos al por mayor o necesidades recurrentes de suministros.
5. Plantilla de inventario informático ClickUp
En Plantilla de inventario informático ClickUp es una solución todo en uno que proporciona un control completo del inventario tecnológico con recordatorios y dependencias automatizadas.
Puede establecer recordatorios trimestrales para comprobar la disponibilidad de licencias o enlazar pedidos de hardware para que una tarea se actualice automáticamente cuando se complete otra.
La vista Resumen ofrece una instantánea rápida de lo que hay en stock y lo que está pendiente, mientras que la vista Inventario actual muestra una lista detallada de los elementos en stock.
Ideal para: Directores de TI y administradores de sistemas que supervisan diversos activos tecnológicos.
➡️ Más información: las 10 mejores herramientas de software de gestión de operaciones
6. Plantilla de informes de inventario ClickUp
En Plantilla de informes de inventario de ClickUp le ayuda a reponer rápidamente los productos más vendidos y a eliminar los más lentos que acumulan polvo en las estanterías.
Así es como le ayuda:
- Visualice los niveles de existencias de un vistazo: El formato de tabla de fácil lectura de la plantilla le permite ver todos los detalles de sus existencias sin tener que rebuscar en interminables filas de datos
- Entrada de datos sin esfuerzo: Gracias a la capacidad de entrada de datos sin código, ajustar los detalles de los productos es pan comido: basta con hacer clic, escribir y listo
- Herramientas de análisis: Detecte patrones de movimiento de existencias, anticipe picos de demanda y ajuste sus pedidos
Ideal para: Gestores de comercio electrónico que manejan diversas líneas de productos.
💡Consejo profesional: Utilice Cerebro ClickUp para rellenar automáticamente detalles como los costes de los productos o los cambios de proveedor, reduciendo el tiempo de entrada de datos. También informa a los miembros del equipo de los cambios en los niveles de existencias o de los elementos que requieren atención. También puede resumir comentarios y opiniones, agilizando las discusiones en equipo sobre el inventario.
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7. Plantilla de inventario de restaurante ClickUp
El Plantilla de inventario de restaurante ClickUp le ayuda a controlar los niveles de existencias de ingredientes importantes, reducir el desperdicio y evitar que se agoten las existencias.
Viene con múltiples vistas, incluyendo:
- Vista de consumo semanal: Muestra el uso semanal de cada elemento: si su restaurante utiliza 20 libras de parmesano a la semana, puede ajustar los pedidos para evitar la compra excesiva o la falta de existencias
- Vista de almacenamiento de elementos: Organiza todos los elementos de la cocina, la despensa, el frigorífico y el congelador asignando ubicaciones de almacenamiento específicas
- Vista de productos agotados: Realiza un seguimiento de todo lo que se está agotando o está completamente agotado, para que sepa exactamente lo que debe volver a pedir
- Vista de fechas de caducidad: Te permite clasificar los elementos por su fecha de caducidad, para que los utilices a tiempo y no los desperdicies
Ideal para: Propietarios de restaurantes pequeños y medianos que supervisan las operaciones diarias de la cocina y necesitan una herramienta de gestión de inventario precisa.
8. Plantilla ClickUp de Orden de Compra e Inventario
En Plantilla de pedido e inventario de ClickUp está diseñada para hacer un seguimiento de cada pedido y gestionar los niveles de inventario y los datos de los proveedores.
Utilícela para organizar los elementos del inventario por categoría, ID de producto o proveedores. También puede almacenar información clave de los proveedores directamente en su espacio de trabajo: datos de contacto, precios y plazos de entrega. Esto le permite ver quién ofrece la mejor oferta y la entrega más rápida.
Además, configure tareas periódicas en ClickUp para realizar nuevos pedidos con regularidad y utilice Recordatorios de ClickUp para recibir una notificación cuando llegue el momento de realizar el siguiente pedido.
Ideal para: Propietarios de empresas que buscan un software de inventario para realizar el seguimiento de los pedidos de compra y automatizar la reposición de pedidos.
➡️ Más información: 10 Mejores Programas de Gestión de Pedidos
9. ClickUp Simple Business Inventory Register Plantilla
El ClickUp Simple Business Inventario Registro Plantilla organiza todas sus existencias en secciones claras y codificadas por colores, como Agotado, Crítico y Reabastecimiento, para que no vuelva a perder una venta por falta de existencias.
Dispone de 15 campos personalizados para almacenar los datos de cada elemento:
- Cantidad de existencias: Muestra la cantidad de existencias que le quedan
- Cantidad de Pedido: Especifica la cantidad de stock a pedir cuando los niveles alcanzan el punto crítico
- Información del proveedor: Realiza un seguimiento de los proveedores a los que has pedido y sus datos de contacto
- Nivel de pedido: Establece un umbral de pedido y envía alertas cuando las existencias caen por debajo de ese nivel
Ideal para: Propietarios de cafeterías que necesitan un sistema sencillo para gestionar los niveles de existencias de ingredientes esenciales.
Navegue por la gestión de inventario sin problemas con ClickUp
Una gestión eficaz del inventario garantiza la optimización de los niveles de existencias, el control de los costes y una elevada satisfacción del cliente.
Aunque Excel ofrece múltiples plantillas para agilizar el proceso de seguimiento de existencias, depender únicamente de hojas de cálculo puede dar lugar a ineficiencias y complicaciones a medida que crecen las necesidades de inventario y la empresa.
ClickUp va más allá del simple seguimiento. Con funciones como la colaboración en tiempo real, las alertas automáticas de reposición de existencias y las herramientas avanzadas de visualización de datos, le permite gestionar su inventario con facilidad y precisión. Regístrese en ClickUp hoy mismo y transforme la forma en que gestiona su inventario.