¿Alguna vez ha intentado exportar datos de SharePoint a Excel, sólo para experimentar la frustración de los problemas de formato y la falta de información? No es el único.
Muchos usuarios se enfrentan a este obstáculo a la hora de analizar sus datos. Exportar datos sin problemas desde SharePoint requiere algo más que pulsar "Exportar"
Averigüemos cómo exportar una lista de SharePoint a Excel y cómo solucionar los problemas más comunes del proceso. También exploraremos cómo la adopción de soluciones alternativas puede mejorar su experiencia de gestión de datos.
Cuándo exportar listas de SharePoint a Excel
Excel es una herramienta de gestión del trabajo muy popular entre estudiantes, profesionales y organizaciones. Utilizado habitualmente para la gestión y el análisis de datos sencillos, su versatilidad y facilidad de uso han dado lugar a Excel se utilice incluso para la gestión de proyectos .
Exportar datos a Excel desde otras apps menos flexibles suele ayudar a los usuarios a formatearlos, procesarlos y analizarlos mejor.
A continuación se presentan algunas situaciones en las que los usuarios suelen optar por exportar datos. Comprender estas situaciones le permitirá tomar decisiones informadas para satisfacer sus necesidades de gestión de datos.
Manipulación avanzada de datos
SharePoint es una herramienta excelente para gestionar tareas básicas como el uso compartido de documentos, la colaboración y el control de versiones dentro de un equipo. Su integración con Microsoft 365 lo hace ideal para almacenar y organizar información en todos los proyectos, pero sus capacidades son más adecuadas para estas tareas sencillas.
Excel es superior cuando se trata de manejar cálculos complejos, análisis de datos detallados y sofisticados gestión de bases de datos . Por ejemplo, si gestiona datos financieros o realiza análisis estadísticos, Excel ofrece funciones avanzadas como tablas dinámicas, VLOOKUP y fórmulas complejas que pueden manejar grandes conjuntos de datos con facilidad.
Además, en situaciones en las que los datos están repartidos en varias listas y bibliotecas de documentos, exportarlos a Excel te garantiza un lugar centralizado para el análisis y la elaboración de informes. Utilice funciones como el formato condicional para resaltar puntos de datos importantes en su archivo de Excel, asegurándose de que la información crítica destaque.
Uso compartido con usuarios externos
En los proyectos de colaboración, es posible que se encuentre con situaciones en las que no todos los miembros del equipo o las partes interesadas externas tengan acceso a SharePoint. Aunque SharePoint es compatible con el uso compartido externo, a menudo es necesario gestionar permisos o configurar accesos adicionales, lo que puede ralentizar el proceso, especialmente si los usuarios no tienen cuentas de Microsoft o se enfrentan a problemas de compatibilidad. Esto puede suponer un reto a la hora de compartir listas o datos importantes.
Excel ofrece una mayor flexibilidad en el uso compartido de datos. Puede enviar archivos por correo electrónico, servicios en la nube como OneDrive o herramientas de terceros sin preocuparse por las restricciones de SharePoint. Los destinatarios pueden interactuar fácilmente con los datos, aunque no utilicen SharePoint. Excel Online también es compatible con la colaboración en tiempo real, proporcionando una experiencia fluida sin obstáculos de acceso, aunque es importante equilibrar la flexibilidad con la seguridad en entornos sensibles.
Copia de seguridad y archivo
¿Necesita una instantánea rápida de sus datos en un momento determinado? Exportarlos a Excel es una forma estupenda de hacer copias de seguridad y volver a consultarlos. Puede hacer un seguimiento de los cambios, gestionar distintas versiones de sus análisis y volver a versiones anteriores si es necesario. Esto resulta especialmente útil si trabajas con partes interesadas externas que pueden necesitar datos históricos o revisar la evolución de los análisis. Mientras que SharePoint ofrece control de versiones, Excel proporciona un control más granular sobre conjuntos de datos y cálculos individuales.
Vista de datos personalizada
Cada proyecto puede requerir diferentes perspectivas de los mismos datos. Al exportar a Microsoft Excel, puede crear vistas personalizadas que se centren en KPI específicos o en fases del proyecto. Esto garantiza que las partes interesadas sólo vean la información relevante sin el ruido de datos no relacionados.
Acceso sin conexión
Cuando exporta sus datos de SharePoint a Excel, obtiene la ventaja del acceso sin conexión. Esto es especialmente beneficioso para los miembros del equipo que no dispongan de conexiones (a internet) fiables o que trabajen en ubicaciones remotas. Pueden seguir manipulando y analizando los datos sin depender de una lista en línea de SharePoint.
En resumen, la opción de exportación es su mejor opción si necesita más control sobre sus datos o desea ponerlos a disposición de otras personas fuera de su ecosistema de SharePoint.
Ahora, pasemos directamente a cómo exportar una lista de SharePoint a Excel.
Lea también: 10 Mejores Alternativas y Competidores de SharePoint
Cómo Exportar Listas de SharePoint a Excel
Respondamos primero a la pregunta más importante. No, no necesitará ninguna herramienta sofisticada ni software de terceros, sólo SharePoint y Excel.
He aquí una guía paso a paso sobre cómo exportar listas de SharePoint a un libro de Excel:
- Seleccione la lista de SharePoint: Empiece abriendo el sitio de SharePoint y seleccionando la lista específica que desea exportar
- Exportar a Excel: Haga clic en la opción Exportar de la barra de comandos de la parte superior. A continuación, seleccione la opción Exportar a Excel en el menú desplegable resultante
a través de Microsoft
- Descargar el archivo IQY: Guarde el archivo utilizando las opciones del cuadro de diálogo Descarga de archivos. Esta acción descargará el archivo en su sistema local. El archivo descargado es un archivo de consulta web que Excel utiliza para recuperar los datos de SharePoint
a través de MSSQLTips
- Importe los datos de SharePoint: Abra el archivo IQY en Excel después de descargarlo y haga clic en Activar en la indicación resultante. Esto permitirá a Excel rellenar los datos de la lista de SharePoint en el libro de Excel
- Guarde su archivo Excel: Guarde el archivo como archivo XLSX una vez que los datos se hayan exportado correctamente a Excel
Ahora, eres gratuito/a para manipular, analizar y compartir tus datos como quieras.
Puntos débiles comunes de SharePoint
Estos son algunos de los problemas más comunes a los que se enfrentan los usuarios al utilizar SharePoint y su integración con Excel.
Problemas de integridad de datos
A veces, al exportar conjuntos de datos más grandes, tenga en cuenta que pueden faltar campos o que los datos pueden estar dañados, especialmente si la lista incluye metadatos complejos o columnas personalizadas. Vuelva a comprobar los datos tras la exportación para asegurarse de que todo se ha transferido correctamente.
Problemas de actualización de Excel
Si exporta regularmente datos dinámicos que se actualizan con frecuencia en SharePoint, puede tener problemas con la capacidad de Excel para actualizar los datos. La conexión (a internet) unidireccional entre SharePoint y Excel no siempre es perfecta, por lo que mantener los datos sincronizados puede requerir actualizaciones manuales.
Permisos restringidos
No todos los usuarios de SharePoint tienen los mismos permisos. Esto puede dificultar la exportación para aquellos que tienen acceso a los archivos pero no son administradores del sitio. Asegúrese de que los usuarios que necesitan exportar datos tienen los permisos adecuados para evitar confusiones y bloqueos.
Formato limitado
Aunque SharePoint exporta los datos a Excel, no siempre transfiere formatos como códigos de color, filtros, reglas de formato condicional o anchos de columna personalizados. Esta falta de transferencia puede provocar incoherencias en la presentación. Como resultado, es posible que tenga que invertir más tiempo en reorganizar y dar formato a los datos manualmente. Esto ralentiza su flujo de trabajo.
Experiencia de usuario incoherente
Los usuarios pueden experimentar diferentes niveles de rendimiento al acceder a SharePoint a través de diferentes navegadores web. Esta inconsistencia puede afectar a la forma en que se muestran los datos o a las funciones disponibles. Para evitar complicaciones inesperadas, es esencial estandarizar el uso de navegadores dentro de los equipos.
Aunque estos puntos de dolor pueden ser frustrantes, conocer e implementar soluciones avanzadas de Trucos de Excel pueden marcar la diferencia.
💡Pro Tip: Power Automate de Microsoft le permite ajustar flujos que automatizan el proceso de exportación de listas de SharePoint a Excel.
Tenemos algunas recomendaciones alternativas, también, si desea tener todos sus datos en un solo lugar sin complejos procedimientos de exportación e importación.
Reúnase con ClickUp: La alternativa todo en uno a SharePoint y Excel
SharePoint y Excel tienen cada uno sus puntos fuertes: SharePoint es estupendo para la gestión de documentos y la colaboración, y Excel es muy adecuado para la manipulación y el análisis de datos.
Pero, ¿no sería más fácil acceder a ambas funciones en una sola plataforma?
Si se pregunta cómo es posible, la respuesta es sencilla. Con ClickUp .
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Plataforma de gestión de proyectos de ClickUp Plataforma de gestión de proyectos de ClickUp le permite crear flujos de trabajo personalizados adaptados a las necesidades únicas de su proyecto, de forma muy similar a las capacidades organizativas de SharePoint.
Vistas de ClickUp
Sin embargo, ClickUp va más allá al ofrecer vistas personalizables como Lista, Tablero, Tabla y diagramas de Gantt, lo que le permite visualizar tareas, plazos y dependencias de una manera que se adapte al flujo de trabajo de su equipo, tanto si gestiona tareas sencillas como proyectos complejos.
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Paneles de ClickUp
A diferencia de Excel, que requiere exportar los datos para analizarlos en profundidad, las funciones integradas de elaboración de informes y análisis de ClickUp proporcionan información en tiempo real sin complicaciones. Puede realizar un seguimiento de las métricas clave, supervisar el rendimiento del proyecto y generar informes detallados directamente desde la plataforma.
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Tareas de ClickUp
Además, ClickUp simplifica la gestión de tareas con funciones que convierten sus listas en elementos procesables dentro de la misma plataforma. Tareas de ClickUp ofrecen una forma sólida de asignar, supervisar y colaborar en tareas, garantizando que su lista de tareas pendientes permanezca organizada y contextualizada. Puede asignar fácilmente tareas a miembros específicos del equipo, establecer prioridades y definir fechas límite para mantener a todo el mundo responsable y en el buen camino. Con las dependencias de tareas, puede incluso gestionar el flujo de trabajo para asegurarse de que las tareas se completan en el orden correcto.
Utilice ClickUp Tasks para convertir sus tareas pendientes en elementos procesables, con información detallada como tipos de tareas, dependencias, prioridades y documentación contextual
Cada tarea actúa como un hub centralizado que contiene todos los detalles relevantes que su equipo necesita. Puede añadir complementos directamente a las tareas, ya sean documentos, imágenes o enlaces, para tener siempre a mano los recursos importantes. Esto reduce la necesidad de buscar archivos en múltiples plataformas, manteniendo todo conectado y accesible.
Gracias a ClickUp, nuestros equipos tienen todo su trabajo en el mismo sitio. Se acabó el cambiar de herramienta
Alex, Director Técnico de Liquid Barcodes
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**Lea también 11 Free Plantillas de Gestión de Tareas en ClickUp y Excel
La plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp
Con la Plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp ya no necesitará listas de SharePoint para mantener el seguimiento de sus metas diarias.
Plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp
Esta plantilla le ayuda a priorizar las tareas importantes de su día, asegurándose de que se centra en lo que más le importa.
La plantilla incluye estados personalizados para marcar las tareas como pendientes, en curso o completadas. Incorpora un contador de rachas para que tengas una dosis extra de motivación al marcar tus tareas de forma constante. También puede mejorar su seguimiento diario de tareas pendientes con recordatorios automatizados, notas, seguimiento del progreso, rótulos y mucho más desde ClickUp.
**Lea también 20 plantillas gratuitas, gratuitas/a de gestión de proyectos
Transformación de listas de Sharepoint en información práctica
Exportar listas de SharePoint a Excel es una forma de mejorar sus capacidades de gestión de datos.
Con las funciones avanzadas de Excel para la manipulación, visualización y uso compartido de datos, puede superar algunos de los retos asociados a SharePoint. Sin embargo, cambiar constantemente de una herramienta a otra puede ralentizarle. Para trabajar de forma más eficaz, necesita una plataforma integrada en la que todo funcione a la perfección.
ClickUp se ha diseñado precisamente para eso. Con una herramienta de productividad tan completa, puede consolidar tareas, gestionar datos y colaborar con su equipo. Lo mejor es que puede hacer todo esto sin tener que alternar entre varias plataformas. Tener todo su trabajo en un solo lugar le permite centrarse en lo que importa: terminar el trabajo de forma más rápida y eficaz.
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