¿Necesitas enviar un mensaje en Microsoft Teams, pero no es el momento adecuado? Quizás sea tarde o tu equipo se encuentre en una zona horaria diferente.
¡No se preocupe! Simplemente puede programar mensajes en Teams y enviarlos exactamente cuando sea necesario.
Esta función garantiza que su equipo reciba su mensaje de chat en el momento adecuado, para que nadie se lo pierda. Tanto si utiliza la aplicación Teams como Teams Mobile, ajustar una hora personalizada para su mensaje programado es muy sencillo.
En esta entrada del blog, le mostraremos cómo programar mensajes en Microsoft Teams, compartiremos algunos consejos y comentaremos algunas limitaciones de la función de programación de mensajes.
¿Cómo programar mensajes en Teams?
Programar mensajes demuestra respeto por los límites laborales de su equipo y fomenta la colaboración en el momento adecuado. Con la aplicación Microsoft Teams, solo necesita unos pocos clics para programar mensajes.
⭐ Plantilla destacada
¿Te frustra la programación limitada de mensajes en Teams? La plantilla gratuita de mensajes instantáneos de ClickUp facilita la planificación, organización y optimización de la comunicación del equipo, sin confusiones ni mensajes perdidos.
Puede programar mensajes de chat con la aplicación móvil y la versión de escritorio de Teams. Explicaremos paso a paso el proceso para programar, realizar ediciones o reprogramar mensajes con la versión de escritorio de Teams.
1. Envía un mensaje de chat programado
- Redacta un mensaje en el cuadro de chat de tu equipo y haz clic con el botón derecho del ratón en el botón «Enviar».
- A continuación, puede seleccionar una fecha y hora concretas en la Box emergente Programar envío.
- Una vez realizada la selección de la hora, pulsa el botón «Enviar a la hora programada» para programar los Mensajes.
¡Y ya está! Ha programado un mensaje para su equipo y el mensaje retrasado se enviará automáticamente a la persona en la hora programada.
2. Reprogramar la hora de entrega de tu mensaje de chat
Supongamos que ha programado por error una hora o fecha incorrectas debido a cambios de última hora. Puede reprogramar fácilmente la hora de entrega de sus mensajes de chat en la aplicación Teams.
- Pase el cursor por encima del mensaje programado y haga clic en «Editar». Desde las mismas opciones, puede pulsar «Eliminar» si desea eliminar el mensaje programado.
- Para reprogramar la nueva fecha, realice la selección de la flecha hacia abajo situada junto a la opción de fecha y hora programadas.
- Aparecerá un menú emergente con opciones de hora y fecha para que elijas una franja horaria diferente.
- Cambia la fecha y la hora, y ya casi lo tienes.
- Seleccione «Continuar» y haga clic en «Terminado» para guardar la actualización. Sus mensajes programados se enviarán a la nueva hora.
Más información: Guía definitiva para la gestión de proyectos en Microsoft Teams
3. Programar mensajes de chat recurrentes diarios
Para programar mensajes recurrentes diarios en Teams, puede utilizar Power Automate.
- Vaya al sitio web de Power Automate e inicie sesión con las credenciales de su cuenta de Microsoft Teams.
- Pulsa «Crear» y realiza la selección de «Flujo de nube programado».
- A continuación, debe elegir un nombre para el flujo (por ejemplo, «Actualización diaria de correos electrónicos fríos a clientes»).
- Seleccione una fecha de inicio, una hora y opciones de repetición. Puede programar mensajes recurrentes solo para días específicos o para todos los días laborables de la semana.
- Una vez que haya terminado de programar una hora personalizada, pulse «Crear» y seleccione «Nuevo paso».
- Se le ofrecerán varias acciones, y desde allí, elija «Publicar mensaje en chat o canal».
- En la opción «Publicar como», puedes elegir Usuario o Bot de Flujo.
- A continuación, en la opción «Publicar en», selecciona Canal.
- Elige tu equipo y canal preferidos y, a continuación, redacta tu mensaje programado.
- Haz clic en «Guardar» y ya está. Estos mensajes recurrentes se enviarán automáticamente a la hora programada.
Así de sencillo es enviar mensajes programados con la aplicación Teams.
💡Consejo profesional: utilice una plantilla de plan de comunicación para esbozar estrategias de comunicación internas y externas y consolidar la información clave en una ubicación centralizada para facilitar el acceso.
Limitaciones del uso de Microsoft Teams para la comunicación
Aunque utilizar Teams para programar mensajes parece una idea estupenda, esta aplicación de mensajería empresarial tiene algunas limitaciones que pueden afectar a la eficiencia y la colaboración del equipo. A continuación, le indicamos algunas desventajas de la aplicación Teams que debe tener en cuenta antes de elegirla como su herramienta de comunicación principal:
- Proceso de configuración complejo: el proceso de configuración del chat puede resultar complicado y llevar mucho tiempo a los compañeros de equipo. Deben decidir entre diferentes canales y equipos, y la creación de canales duplicados requiere un esfuerzo manual.
- Número limitado de canales: Microsoft Teams solo permite gestionar 200 canales de chat estándar y 30 canales de chat privados. Este número limitado de canales puede no ser suficiente para grandes corporaciones con equipos y departamentos diversos.
- Configuración de permisos ineficaz: el uso compartido de archivos y canales es muy fácil en MS Teams, pero no se puede controlar realmente quién ve qué. De forma predeterminada, todo el mundo tiene acceso a todo, lo que funciona hasta que se necesita más control. Supongamos que contratas a un consultor para un proyecto. Este también puede ver otros proyectos. En este momento, no hay forma de dar acceso a alguien a un solo canal o personalizar los permisos.
- Capacidades organizativas limitadas: los archivos que has compartido en tus conversaciones se guardan en la carpeta raíz del canal. Si intentas clasificar estos archivos en carpetas bien organizadas, los enlaces a los archivos en las conversaciones pueden romperse y podrías perder los archivos.
- Experiencia de reunión en línea por debajo del nivel: Microsoft Teams ha logrado grandes avances en sus funciones, pero la experiencia de reunión en línea sigue siendo poco fluida. Algunas funciones no son intuitivas, como la imposibilidad de tomar notas en OneNote durante las reuniones.
¿Aún no puede abandonar por completo la plataforma Microsoft Teams? ¡Tenemos la solución! Puede habilitar la integración de ClickUp con Microsoft Teams para enviar mensajes ilimitados, controlar el acceso, organizar conversaciones y mejorar la colaboración entre sus compañeros de equipo.
📮ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente.
📊 ¿Quiere tener una visión completa? Obtenga el Informe sobre el estado de la comunicación en el lugar de trabajo de ClickUp y descubra qué es lo que realmente ralentiza a los equipos.
Cada vez que haya un nuevo comentario, archivo adjunto, enlace, estado o cambio de persona asignada en los proyectos de ClickUp, tus compañeros de equipo recibirán automáticamente una notificación en tu canal de Teams de Microsoft. Esta es una forma mucho mejor de mantener a todos tus compañeros de equipo informados y eliminar los malentendidos.
Además, con los completos enlaces de vista previa de ClickUp, los miembros de tu equipo podrán comprender fácilmente de qué tarea estás hablando sin necesidad de hacer clic. Además, cualquier información adicional se actualiza automáticamente en los enlaces de ClickUp de tus canales de Teams.
Más información: Las 10 mejores integraciones de Teams para la colaboración
Mejorar la comunicación del equipo con ClickUp
ClickUp destaca como la mejor herramienta de software para la colaboración en equipo, ya que ha superado los límites de la aplicación Teams.
Ofrece un conjunto completo de funciones para ayudar a tus compañeros de equipo a comunicarse a través de correos electrónicos, chat, clips de vídeo y audio, y comentarios, todo ello utilizando una sola plataforma.
Lo mejor es que estas funciones se integran a la perfección con el software de gestión de proyectos ClickUp, creando una conexión entre la comunicación y tus tareas y rompiendo los silos.
1. Chat de ClickUp
La primera función de ClickUp que puede utilizar para llevar la comunicación y la colaboración al siguiente nivel es ClickUp Chat.
ClickUp Chat reúne el chat y el trabajo en una sola plataforma, lo que reduce las ineficiencias, evita la comunicación desordenada y aumenta la productividad del equipo como nunca antes.
¿Lo mejor? Puede conectar tareas con mensajes para que no se pierda ningún contexto.
Además, si ha incorporado un nuevo cliente o desea compartir información sobre una nueva función de un producto, puede utilizar canales específicos para ello. De esta manera, podrá compartir anuncios importantes, actualizaciones y debates con su equipo y mantener a todos informados.
💡Consejo profesional: utilice la plantilla de mensajes instantáneos de ClickUp para centralizar los hilos de mensajes en una ubicación organizada y realizar el seguimiento de las conversaciones. No vuelva a perder, pasar por alto u olvidar un mensaje importante.
2. Comentarios de ClickUp
Con ClickUp Comments, puedes hacer y responder preguntas fácilmente, proporcionar y recibir comentarios, aprobar acciones, reconocer logros rápidos y abordar retos dentro de las tareas. Esta función ayuda a mejorar la comunicación del equipo a largo plazo.
Por ejemplo, puede asignar comentarios para que el miembro del equipo complete una acción antes de que se pueda cerrar la tarea. Más tarde, también puede resolver el comentario una vez que esté terminado o reasignarlo a otra persona asignada directamente en el mismo comentario.
También puede utilizar comentarios encadenados para organizar sus comentarios en Tareas, Documentos e Imágenes anidando sus respuestas. Además, inicie un nuevo hilo de chat bajo un comentario principal para una conversación más centrada.
Además, ClickUp Comments te permite responder de forma más creativa a la publicación de tu compañero sobre el cierre de un acuerdo utilizando emojis, lo que lo hace más interesante que un texto sin formato y aburrido.
Ahora imagina que se están acumulando comentarios en tu último informe para un cliente y que necesitas trabajar en ellos más tarde sin olvidarte. Puedes utilizar la opción «Recordármelo» para establecer una fecha y una hora y convertir ese texto concreto en un recordatorio. Y, ¡bum!, recibirás una notificación automática en la fecha y hora seleccionadas para trabajar en el comentario.
Por ejemplo, Pigment buscaba una plataforma centralizada para que toda la organización se comunicara y colaborara. Gracias a la plataforma de comunicación optimizada de ClickUp, Pigment aumentó la eficiencia de la comunicación del equipo en un 20 %.
3. ClickUp Clips
¿Necesita comunicar ideas más complejas y eliminar la confusión y las interminables idas y venidas?
A decir verdad, chatear es más adecuado para mensajes breves. Sin embargo, las grabaciones de vídeo son la mejor opción cuando necesitas desarrollar ideas, ahorrar tiempo y también involucrar a los miembros del equipo.
Los vídeos evitan que los usuarios pasen por alto la información y, al mismo tiempo, rompen con el aburrimiento al no enviar un enorme muro de texto. Aquí es donde ClickUp Clips aporta claridad a los temas con una amplia gama de funciones:
- Crear clips: toque el icono de vídeo en ClickUp Clips y haga clic en «empezar a grabar» para grabar vídeos y compartir sus ideas con claridad.
- Compartir clips: comparte las grabaciones de pantalla con tu equipo mediante un enlace público o el vídeo real. Haz que las personas se comuniquen y trabajen más rápido que antes.
- Envía comentarios: haz clic en cualquier parte del vídeo para añadir un comentario e iniciar una conversación. También puedes hacer clic en el cronograma del comentario concreto para volver a reproducir esa sección fácilmente.
- Gestionar clips: cualquier clip que cree en un comentario, una tarea o un documento se transferirá automáticamente al hub de clips. A continuación, podrá buscar, ordenar, visualizar y organizar las grabaciones de vídeo como desee y no perderá nunca la pista de ningún clip.
Además, ClickUp Brain, el asistente de IA integrado en ClickUp, puede automatizar aún más las tareas y mejorar la eficiencia con Clips de las siguientes maneras:
- Transcripción automática: ClickUp Brain transcribe automáticamente toda la grabación de vídeo para que puedas examinar fácilmente los momentos más destacados del Clip, hacer clic en las marcas de tiempo para desplazarte por el vídeo y copiar fragmentos para actualizar a tus compañeros de equipo.
- Acceso rápido: puedes preguntarle a la IA sobre cualquier tema del Clip, y ClickUp Brain encontrará al instante la información relevante en tus transcripciones, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo a tu equipo.
4. Reuniones de ClickUp
Transforme las discusiones improductivas en interacciones valiosas con ClickUp Reuniones.
Viene integrado con ClickUp Docs y mantiene a todos en sintonía al permitirte crear agendas, intercambiar ideas, establecer acciones y resumir los puntos clave durante las reuniones.
Puede colaborar con su equipo en tiempo real utilizando ejemplos de agendas de reuniones y plantillas gratuitas. Además, puede permitir que todos los compañeros de equipo contribuyan a las agendas abiertas, la toma de notas y las ideas.
También puede utilizar los recordatorios de ClickUp para recordarles a usted y a los asistentes los adjuntos, las fechas y horas, y las programaciones recurrentes. Una vez que los ajuste, recibirá notificaciones emergentes en su escritorio, navegador o teléfono móvil para ayudarle a comenzar las reuniones a tiempo.
También puede reprogramar, posponer, delegar, marcar como completado y gestionar recordatorios de reuniones, todo en un solo lugar.
⚡️ Archivo de plantillas: Utilice la plantilla de actas de reuniones de ClickUp para anotar detalles importantes, como la asistencia, el orden del día de la reunión, los resultados prácticos y la propiedad y responsabilidad. Esta plantilla predefinida le ahorra tiempo, favorece la productividad de las reuniones y le ayuda a no pasar por alto ningún detalle.
¿La guinda del pastel? ClickUp se integra a la perfección con otras alternativas a Microsoft Teams, como Zoom y Slack, para ayudarte a asistir fácilmente a reuniones, mejorar la comunicación y evitar tener que cambiar entre varias plataformas.
- La integración de ClickUp con Slack te permite mantener todo organizado al crear tareas y subtareas directamente desde los canales y mensajes de Slack, para que nada se pierda. Después de sincronizar ClickUp con Slack, puedes compartir fácilmente tareas, comentarios y enlaces a documentos de ClickUp en Slack. Verás detalles como estados, personas asignadas y prioridades para empezar a trabajar en ellos al instante.
- Del mismo modo, imagina que necesitas iniciar inmediatamente una reunión para informar a tu equipo sobre el informe del cliente. Con la integración de ClickUp Zoom, puedes iniciar una reunión dentro de las tareas utilizando el botón de reunión de Zoom o el comando de barra inclinada /zoom. El enlace de la reunión se publicará automáticamente en un comentario para que todos los participantes puedan unirse fácilmente sin salir de la plataforma.
Esta amplia gama de funciones le ayuda a celebrar solo las reuniones necesarias y a fomentar la coordinación entre los compañeros de equipo. Sin embargo, asegúrese de implementar estrategias de comunicación eficaces para fomentar un entorno de resolución de problemas colaborativo y alcanzar los KPI de comunicación.
Para empezar más rápido, puedes aprovechar la plantilla de estrategia de comunicación interna y plan de acción de ClickUp para establecer una comunicación eficaz entre los altos directivos, los ejecutivos, los directivos y todos los compañeros de equipo.
Con esta plantilla, podrás:
- Defina claramente las metas y los objetivos de comunicación: establezca metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART) para orientar sus esfuerzos de comunicación.
- Desarrolle un plan de comunicación integral: defina los mensajes clave, los canales, los cronogramas y las métricas para medir el éxito.
- Utiliza herramientas de gestión de proyectos: organiza las tareas relacionadas con la comunicación, realiza el seguimiento del progreso y colabora de forma eficaz con los miembros del equipo.
- Supervise y ajuste periódicamente: evalúe continuamente la eficacia de su plan de comunicación y realice los ajustes necesarios para garantizar la alineación con las metas y los objetivos.
Con su completo conjunto de funciones, esta plantilla facilita la identificación de metas de comunicación inteligentes para sus equipos y la implementación de un plan de acción con métricas relevantes.
Optimice la comunicación del equipo con ClickUp
La función de programación de mensajes de Microsoft Teams es una herramienta muy útil que ayuda a los equipos a planificar y enviar mensajes, así como a gestionar tareas de forma eficiente.
Sin embargo, los límites de la aplicación Microsoft Teams pueden dificultar la comunicación y reducir la eficiencia, especialmente cuando se colabora con equipos más grandes.
Aquí es donde ClickUp se distingue. Ofrece capacidades de comunicación más matizadas y un entorno colaborativo mejorado. Puede utilizar la plataforma para cualquier tipo de método de comunicación: chats, vídeos y comentarios en hilos.
Con canales de comunicación integrados, potentes funciones de IA y plantillas de planes de comunicación gratuitas, ClickUp mejora la colaboración en equipo y garantiza que todos cumplan con la visión de la empresa.
Regístrese hoy mismo en ClickUp de forma gratuita y logre una comunicación eficaz en su equipo.