¿Alguna vez no ha tenido claro quién hace qué en un proyecto?
La reacción por defecto sería convocar una reunión de urgencia y esperar que todo siga su curso. Cuando todo el mundo está implicado en la misma meta, las responsabilidades suelen difuminarse. La difuminación de responsabilidades, especialmente en situaciones de extinción de incendios o ad hoc, conduce al solapamiento de recursos.
La solución perfecta a esta locura es un acuerdo de trabajo en equipo.
Desde la disponibilidad hasta la concentración de los esfuerzos individuales, estos documentos generan confianza y alineación estratégica.
¿Desea crear una estructura y aumentar la productividad? Este artículo explica todo lo que necesitas saber sobre por qué necesitas un acuerdo de trabajo en equipo y cómo crearlo.
¿Qué es un acuerdo de trabajo en equipo?
Un acuerdo de trabajo es un contrato de equipo que un líder crea para definir cómo colaborarán los miembros eficazmente. Ajusta las expectativas de comunicación, toma de decisiones y responsabilidades
Los acuerdos de trabajo en equipo eficaces logran los siguientes propósitos:
- Esbozar los procesos y procedimientos específicos que seguirá el equipo para conseguirresultados del proyectotodo, desde los protocolos de comunicación hasta los métodos de toma de decisiones
- Asegurarse de que todos comprenden y están de acuerdo con los objetivos, valores y enfoque general del trabajo del equipo
- Proporcionar un marco paraabordar posibles conflictos y desafíos antes de que se agraven
Componentes clave de un acuerdo de trabajo en equipo
Una vez cubiertos los aspectos básicos, he aquí los componentes fundamentales de un acuerdo de trabajo en equipo eficaz que puede utilizar para crear equipos eficaces y ágiles :
Roles y responsabilidades
Una vez que el alcance del proyecto el primer paso es definir el rol y las responsabilidades de cada miembro del equipo dentro del proyecto o equipo. Esto resulta especialmente útil durante el proceso de incorporación, ya que garantiza que todo el mundo comprende sus metas y evita confusiones o solapamientos entre los miembros del equipo actuales y los nuevos.
Incluya también un proceso de reasignación de tareas o un sistema de delegación para que la disponibilidad no afecte al rendimiento.
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Protocolos de comunicación y trabajo
La segunda parte de todo acuerdo de trabajo en equipo es establecer cómo comunicarse entre sí. Esto incluye los canales de comunicación preferidos, los tiempos de respuesta y los procedimientos de escalada para asuntos urgentes.
Los acuerdos de trabajo en equipo también deben incluir una sección detallada sobre los horarios de trabajo, la disponibilidad y la planificación de las vacaciones para ayudar a la empresa a gestionar los recursos.
Los acuerdos de trabajo deben especificar además las etiquetas de comunicación, como el tono y el lenguaje, para que los miembros estén de acuerdo con los valores de la organización.
Leer más: Cómo evitar la falta de comunicación en el lugar de trabajo
Proceso de toma de decisiones
Los equipos de proyecto suelen encontrarse con cambios a medida que el proyecto progresa: hay que aprobar los costes, ajustar los procesos y reajustar los recursos.
Para hacer frente a estos cambios sin contratiempos, los acuerdos de equipo establecen la toma de decisiones métodos de toma de decisiones. Estos métodos pueden incluir el consenso, el voto mayoritario o la designación de un responsable de la toma de decisiones.
Lo mejor es esbozar también un proceso para revisar las decisiones en caso necesario. Además, un acuerdo ideal subraya la importancia de respetar la decisión final, aunque existan opiniones divergentes.
Resolución de conflictos
Una de las partes más importantes de un acuerdo de trabajo en equipo es un proceso para abordar y resolver los conflictos. Esto puede implicar la designación de mediadores, canales de comunicación abiertos o procedimientos establecidos para reducir la tensión.
Fomente el tratamiento temprano y directo de los conflictos. Fomente una cultura de respeto en la que los miembros antiguos y nuevos se sientan cómodos expresando sus preocupaciones sin temor a represalias para evitar malentendidos.
Directrices para las reuniones
Nadie quiere una reunión que no lleva a ninguna parte. Los acuerdos de trabajo en equipo establecen cómo se llevarán a cabo las reuniones del equipo, incluida la frecuencia, la comunicación de la agenda, la gestión del tiempo y la etiqueta de participación para garantizar reuniones productivas y centradas.
Considere la posibilidad de asignar roles como cronometrador, maestro de scrum o encargado de tomar notas.
**Más información Protocolo de reuniones de Zoom
Cómo crear un acuerdo de trabajo en equipo
He aquí una guía en seis pasos para crear acuerdos de trabajo en equipo que fomenten la colaboración y la comprensión compartida de las normas del equipo. También veremos cómo Solución de gestión de recursos de ClickUp facilita este proceso.
Paso 1: Recopilar información
Para crear acuerdos de trabajo, empiece por recoger las opiniones de todos los miembros del equipo. Reunir esta información ayuda a los jefes de equipo a considerar las perspectivas y preocupaciones de todos y a fomentar el sentido de propiedad.
He aquí algunas cuestiones que debes abordar para agilizar el proceso:
- ¿Qué métodos de comunicación funcionan mejor para todos?
- ¿Cuál es el horario de trabajo preferido y la disponibilidad?
- ¿Tienen alguna aspiración para el proyecto o el perfil?
- ¿Cómo quiere gestionar el equipo los conflictos o desacuerdos?
- ¿Cuáles son los procesos de toma de decisiones preferidos?
- ¿Qué compatibilidad necesitan los miembros del equipo entre sí para lograr con éxito las metas del equipo?
Las aportaciones deben recogerse a través de chats individuales o formularios de opinión. ClickUp ofrece herramientas de plataforma dedicadas para que esto no suponga ningún esfuerzo.
comuníquese, cree notas y etiquete al instante a cualquier miembro del equipo con ClickUp Chat_ ClickUp Chat es una excelente plataforma para chatear que simplifica la recopilación de opiniones de los miembros del equipo. Si desea una perspectiva detallada, etiquete a la persona pertinente e inicie un debate al instante.
Iniciar un debate en grupo o crear una tarea de seguimiento también es fácil en ClickUp Chats, por lo que resulta ideal para revisar o negociar cláusulas específicas de acuerdos de trabajo.
utilice los comentarios asignados en ClickUp para asegurarse de que todos los comentarios del equipo se responden y resuelven_
Los miembros del equipo pueden utilizar Comentarios asignados en ClickUp para compartir sus opiniones sobre condiciones específicas o inclusiones en el acuerdo. A continuación, los jefes de equipo resuelven el problema y llegan a un consenso.
simplifique la recopilación de datos y visualice todas las respuestas al instante con los formularios de ClickUp Formularios ClickUp es el complemento ideal para los gestores que buscan una entrada de datos clara y sencilla. Esta herramienta le permite crear un formulario compartible con preguntas estandarizadas. Esto hace que la recopilación de datos sea relativamente sencilla y le ayuda a visualizar las entradas.
La herramienta es fácil de usar y visualmente atractiva, lo que convierte el uso compartido de datos en una experiencia atractiva para todos.
Paso 2: Definir las expectativas
Una vez recogidas las aportaciones, el siguiente paso es definir unas expectativas claras.
¿Por qué? El ajuste de los límites en torno a la comunicación, una colaboración más fluida y el rendimiento ayuda al equipo a mantenerse centrado y garantiza que sus esfuerzos contribuyan a la visión de conjunto.
Comunique las expectativas de forma transparente al equipo y explique el "por qué " a los miembros del equipo generar confianza y evitar futuros malentendidos.
En esta fase, será evidente si los objetivos de la empresa pueden sobrecargar al equipo. Incorpore propuestas adicionales de planificación o formación del personal para presentarlas a los responsables ejecutivos.
Este paso también implica trasladar las expectativas a un proyecto de acuerdo de trabajo en equipo. Por ello, es crucial tener preparada una herramienta de documentación colaborativa. La herramienta específica de ClickUp se encarga de esta tarea sin problemas.
mapear un borrador de acuerdo, crear tareas de seguimiento y editar contenido con ClickUp Docs_
Si busca edición colaborativa, opciones de formato enriquecidas y documentación completa, Documentos de ClickUp es la herramienta.
Con su lenguaje Markdown, ClickUp le permite crear pancartas, rótulos y texto con formato claros que facilitan la comprensión de cada cláusula de su acuerdo. Gracias a sus funciones de edición en directo, correlacione las expectativas con su equipo y trabaje en pos de una visión compartida.
Delegue trabajo asignando tareas directamente al equipo o @mencionándolas en un comentario
Si tiene puntos de seguimiento, convierta las notas en tareas en Tareas de ClickUp y delegarlas. Además, ClickUp Docs le permite añadir subpáginas dentro del mismo documento para mantener su acuerdo de trabajo en equipo final estructurado y libre de desorden.
Si le resulta fácil anotar expectativas, pero desea perfeccionar su escritura, ClickUp también cuenta con una herramienta de IA dedicada.
resuma las expectativas, perfeccione las cláusulas del acuerdo y genere información al instante con ClickUp Brain Cerebro ClickUp es el asistente de redacción y edición de IA definitivo para redactar acuerdos y resúmenes. La herramienta está integrada en ClickUp Docs para ayudarle a refinar sus expectativas y notas.
Además, la IA comparte información sobre qué tareas o componentes de los acuerdos de su equipo están pendientes. Esto simplifica su proceso de seguimiento y le ayuda a detectar los cuellos de botella con antelación.
Paso 3: Documentar el acuerdo
Con las expectativas correlacionadas y el borrador listo, el tercer paso es documentar el acuerdo para que sea revisado y finalizado.
Comparta el borrador con el equipo para revisarlo y debatirlo. Permita que su equipo haga preguntas y aporte sus comentarios. Si algunas ideas no son viables, explique las razones y sugiera posibles fechas de revisión, mostrando al equipo que se reconocen sus preocupaciones.
La formalización del acuerdo en un documento oficial tras el proceso de revisión demuestra su compromiso de dar cabida a todos los miembros del equipo. También mantiene la transparencia y la estructura del proceso.
Utilice los permisos de ClickUp para compartir con confianza y seguridad el acceso a datos y activos
ClickUp Docs le permite compartir al instante el borrador del acuerdo con enlaces seguros y permisos personalizados. Siéntase libre de pasar por rondas de revisión y actualizaciones hasta alcanzar el mejor consenso posible.
Sin embargo, crear una norma desde cero es tedioso. ClickUp le ahorra tiempo con sus plantillas de acuerdos de trabajo en equipo listas para usar.
Correlacione las expectativas en un acuerdo y utilice visualizaciones para aclarar la información con la plantilla de acuerdo de trabajo de ClickUp
Plantilla de acuerdo de trabajo de ClickUp es un marco prediseñado para ahorrar tiempo y crear un acuerdo exhaustivo. Cuenta con espacios listos para rellenar que representan de forma creativa los horarios de trabajo, las aspiraciones profesionales y otros aspectos relacionados con las metas del equipo.
Otro aspecto destacado es que la plantilla lleva incorporada una leyenda, lo que facilita su comprensión a los nuevos miembros del equipo.
El marco prediseñado también cuenta con estados de tareas personalizados y vistas personalizadas para simplificar la tarea completada, la sinergia y la colaboración.
Paso 4: Repasar y revisar
Una vez finalizado el acuerdo de trabajo, vigílelo para mejorarlo continuamente. Revisar periódicamente el acuerdo es vital si su equipo tiene puntos pendientes que tratar o si se producen cambios en dinámica del equipo o plantilla.
La revisión le ayuda a estar al tanto de las necesidades de su equipo y proporciona alineación con las metas de la organización.
Lleve a cabo reuniones de revisión periódicas para asegurarse de que todo va según lo planeado. Puede configurar una tarea periódica en ClickUp para asegurarse de que no se pierda en el estrés del día a día.
A continuación se indican algunos pasos a seguir en estas reuniones para impulsar mejoras:
- Establezca una Agenda clara y compártala de antemano para mantener los debates centrados
- Abordar los puntos pendientes de la reunión anterior
- Recopile información sobre lo que funciona y lo que necesita ajustes
- Anime a los miembros del equipo a compartir sus ideas y sugerencias
- Documente los elementos de acción y asigne responsabilidades para garantizar la rendición de cuentas
Colabore en tiempo real para realizar cambios en los acuerdos de trabajo simultáneamente en ClickUp Docs
Realice un seguimiento de los cambios realizados en el acuerdo de trabajo después de dichas reuniones de revisión con la ayuda del historial de versiones en ClickUp Docs.
Paso 5: Supervisar el cumplimiento
Ahora que su acuerdo de trabajo está listo y el mecanismo de revisión está en marcha, los verdaderos beneficios provienen de la supervisión de su impacto y rendimiento.
El quinto paso se centra en impulsar el cumplimiento del acuerdo de trabajo. Utilice paneles de control para hacer un seguimiento visual del progreso y obtener información sobre el rendimiento individual y del equipo.
Además, ajuste las notificaciones para informar a todo el equipo de los plazos y las actualizaciones. El seguimiento también fomenta la fiabilidad y la propiedad del tema entre los miembros del equipo.
ClickUp ofrece una herramienta de panel personalizable para mejorar las visualizaciones y agilizar el seguimiento.
visualice el progreso e impulse la mejora con los cuadros de mando de ClickUp_ Paneles de control de ClickUp es una potente herramienta de visualización para que los equipos realicen un seguimiento en tiempo real del progreso y el rendimiento. Correlaciona métricas clave con visualizaciones asombrosas, facilitando el seguimiento de los aspectos esenciales del acuerdo de trabajo.
Junto con las cuentas y gráficos personalizables para ayudar a su equipo a obtener una rápida visión general del progreso, el panel de ClickUp destaca la responsabilidad e identifica las áreas de mejora.
Paso 6: Facilitar la comunicación
El último paso para lograr un acuerdo de trabajo en equipo eficaz es facilitar una comunicación abierta.
Para ello, anime a los demás miembros del equipo a compartir opiniones y debatir los retos con regularidad. Si es necesario, reserve un bloqueador de calendario cada semana.
Colabore sin problemas con comentarios y @menciones en tiempo real en ClickUp Comentarios y Menciones
Herramientas de colaboración como Comentarios de ClickUp y Menciones ayudan a que todos se sientan escuchados y comprometidos en el proceso de mejora continua y facilitan un entorno transparente.
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Ventajas de un acuerdo de trabajo en equipo
Ahora ya sabes cómo crear un acuerdo de equipo. He aquí las ventajas de aplicar uno eficaz:
Aumento de la eficacia y la productividad
Como ya se ha mencionado, los acuerdos de equipo proporcionan expectativas claras y flujos de trabajo racionalizados . Aclarar los roles, las responsabilidades y los métodos de comunicación preferidos ayuda a reducir los malentendidos y las distracciones para una colaboración eficaz.
Este tipo de alineación aumenta la eficacia y garantiza que todos trabajen en pos de unas metas comunes, impulsando la productividad general .
Aumento de la confianza y la colaboración
Unas normas básicas de comunicación y cooperación respetuosas fomentan el diálogo abierto dentro del equipo. Crean confianza al aclarar lo que los miembros del equipo deben esperar unos de otros, catalizando creación de equipos .
Un documento de acuerdo de trabajo también impulsa el entendimiento mutuo y un entorno de compatibilidad en el que todos se sienten valorados.
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Mayor autonomía y propiedad
Cuando se correlacionan las responsabilidades, cada miembro del equipo adquiere la propiedad de su ámbito de trabajo. Se crea autonomía, lo que conduce a una mayor motivación y a una mentalidad proactiva. Con directrices claras, varios equipos operan de forma independiente sin perder de vista los objetivos generales.
Mejora del rendimiento
Además de la propiedad y la autonomía, se reduce la necesidad de microgestión. Las normas y expectativas específicas también crean objetivos claros, definen roles y mejoran la concentración.
Cuando estos esfuerzos se centran, los miembros del equipo pueden visualizar su impacto en el resultado colectivo. Este conocimiento alienta a todos a rendir al máximo, lo que se traduce en una mejora del rendimiento y un impulso para alcanzar las metas de la empresa.
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Impulse la Sinergia y el Acuerdo de Trabajo en Equipo con ClickUp
Los acuerdos de trabajo en equipo guían a los equipos ágiles hacia las metas y la dirección correctas. La mejora del enfoque impulsa el crecimiento de la empresa, la continuidad y la productividad del equipo a nuevas cotas.
Aunque hemos descrito los pasos para crear acuerdos de trabajo, es igualmente importante utilizar las herramientas adecuadas. Los acuerdos de trabajo en equipo se basan en la colaboración y la supervisión, áreas en las que ClickUp destaca.
Con funciones que incluyen gestión de tareas, documentación y visualizaciones asombrosas, ClickUp le ofrece todo lo que necesita. Registrarse en ClickUp hoy mismo y guíe a su equipo a través de una dirección clara para los acuerdos de trabajo