¿El escritorio de tu Mac es una jungla caótica de archivos, iconos y carpetas?
Esta es la verdad: poner orden en el escritorio de tu Mac no es ciencia espacial.
Claro que hay muchas apps de productividad para Mac usuarios.
Pero a veces, sólo necesitas unas pocas consejos para la limpieza digital para hacerlo bien.
En esta entrada del blog, le enseñaremos paso a paso cómo organizar archivos en Mac. También hablaremos de cómo puede ampliar esa estructura en un software de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp.
12 formas de organizar archivos y carpetas en Mac
1. Organizar elementos en carpetas
En tu Mac, haz clic en el icono 'Finder' (el icono con la cara azul y blanca) en el 'Dock' para abrir la ventana 'Finder'.
Podrás ver la pestaña 'Recientes' que lista todos tus archivos más recientes, independientemente de dónde estén almacenados en el sistema.
Ahora, navega hasta donde quieras crear la carpeta de documentos. Supongamos que lo quieres todo en tu escritorio para este ejemplo. Haz clic en la pestaña "Escritorio" de "Favoritos" en el menú lateral de la ventana "Finder".
A continuación, pulse las teclas "Mayúsculas-Comando-N" para crear una nueva carpeta en el "Escritorio" Esta carpeta servirá como un lugar temporal para reunir todos los archivos sueltos antes de empezar a organizarlos.
Verás que aparece en tu pantalla una carpeta llamada 'Carpeta sin título'.
Cambie el nombre de la carpeta a "Organizar" y, a continuación, haga clic en ella y arrástrela a la sección "Favoritos" de la barra de menús lateral del "Finder" (justo debajo de "Escritorio"), como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
💡Consejo profesional: Puede hacerlo con varios archivos a la vez: sólo tiene que mantener pulsada la tecla "Comando", hacer clic en los elementos (no es necesario que estén uno al lado del otro) y arrastrarlos a la carpeta.
También puedes rápidamente agrupar elementos del escritorio en carpetas . Seleccione todos los elementos que desee agrupar, pulse Control y haga clic en uno de los elementos y, a continuación, elija Nueva carpeta con selección. Recuerde que los elementos bloqueados no se pueden agrupar.
2. Crear subcarpetas
Vuelve a la carpeta "Organizar" y crea subcarpetas para cada categoría principal en la que quieras organizar tus propios archivos.
Para este ejemplo, hemos elegido las siguientes categorías: 'Carpeta de documentos', 'Plantillas de YouTube', 'Stock media', 'Plantillas PPT', 'Capturas de pantalla de software', 'Materiales de marketing' y 'Tutoriales de instalación de apps'
3. Combinar carpetas similares
Aunque esto pueda parecer como localizar carpetas duplicadas, no es sencillo. Por ejemplo, si crea una carpeta con el mismo nombre para la misma ubicación, podría sobrescribir accidentalmente la primera carpeta y perder información valiosa.
Pero, como en la mayoría de las cosas, hay una salida.
De hecho, aquí tienes dos formas de combinar carpetas de forma segura en un Mac.
Combinar carpetas usando Finder
Cuando añada una carpeta a una ubicación que ya tenga una carpeta con el mismo nombre, le aparecerá un mensaje preguntándole si desea detener este proceso, reemplazar la carpeta en la ubicación o combinar ambas. Si tienes diferentes archivos con el mismo nombre, querrás elegir "Detener" para evitar que los archivos se sobrescriban.
Ahora, en caso de que quieras conservar ambas carpetas, tienes que arrastrar la carpeta y mantener pulsada la tecla Opción antes de soltarla para que aparezca una nueva opción llamada "Combinar". Haz clic en ella.
Los archivos con el mismo nombre tendrán un "2" añadido al nombre del archivo, asegurando que conservas tanto el archivo original como el nuevo sin perder ningún contenido.
Combinar carpetas usando Terminal
El segundo método utiliza Terminal y un comando llamado "ditto " que combinará el contenido de dos carpetas, incluyendo las subcarpetas que contengan.
Abra Terminal y escriba: ditto ~/carpeta_de_origen ~/carpeta_de_objetivo
Debe añadir los nombres reales de las carpetas en lugar de "carpeta_de_origen" y "carpeta_de_objetivo"
Además, en lugar de escribir la ruta de la carpeta, puede arrastrar y soltar las carpetas en su ventana de Terminal.
4. Marque como favoritos sus carpetas
Si hay demasiadas carpetas y subcarpetas, localizar una carpeta concreta que uses con frecuencia o para necesidades especiales puede resultar abrumador. La buena noticia es que puedes añadir cualquier carpeta a tus favoritos en la barra lateral del Finder. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Abre una nueva ventana del Finder
- Busca la carpeta que quieras marcar como favorita
- Arrástrala a tu barra lateral
5. Ordenar archivos por tipo
También puedes ordenar tus archivos por 'Tipo' para agrupar archivos similares (PDFs, imágenes, documentos, etc.).
Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la carpeta de descargas y elige 'Ordenar por'> 'Tipo'. Esto te ayudará a ver qué archivos tienes y dónde moverlos.
Una vez que hayas ordenado tus archivos según la categoría que quieras darles, muévelos a las subcarpetas correspondientes. Por ejemplo, las fotos y vídeos van a la carpeta "Stock media", y las capturas de pantalla a la carpeta "Software screenshots".
6. Usar etiquetas
Para dar prioridad a los archivos importantes, haga clic con el botón derecho en un archivo, seleccione "Etiquetas" y asigne etiquetas personalizadas como "Urgente" o "Pendiente ". Los archivos etiquetados mostrarán puntos de colores junto a sus nombres para facilitar su identificación.
Puedes acceder rápidamente a los archivos etiquetados haciendo clic en el color correspondiente bajo "Etiquetas" en la barra lateral del "Finder".
**Más información las 10 mejores aplicaciones de listas de tareas pendientes para Mac
7. Pruebe las carpetas inteligentes
Para agrupar archivos de forma dinámica en tu Mac, abre el 'Finder' y ve a 'Archivo' > 'Nueva carpeta inteligente'
A continuación, haz clic en el botón (+) situado en la parte superior derecha de la ventana, junto a "Guardar", para añadir un criterio de búsqueda.
Aparecerán dos menús desplegables para hacer tu selección.
En este ejemplo, hemos elegido 'Fecha de última modificación' y 'Antes de' para acceder rápidamente a todos los archivos que cumplan estos criterios (sin moverlos de sus ubicaciones originales)
Haz clic en el botón "Guardar" situado en la parte superior derecha de la ventana y asigna un nombre a tu "Carpeta inteligente"
La "Carpeta inteligente" aparecerá automáticamente en el menú lateral "Favoritos".
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Find-the-folders-in-your-Favorites.png Encuentra las carpetas en tus favoritos /%img/
💡Consejo profesional: Si tienes dos carpetas con el mismo nombre en lugares diferentes, mantén pulsada la tecla 'Opción' y arrastra una carpeta sobre la otra. Cuando se le indique, seleccione "Combinar" para combinar el contenido de las dos carpetas. Esto elimina los duplicados a la vez que combina los archivos.
8. Desarrolle su sistema de nomenclatura de archivos
Organizar tus archivos con un sistema de nombres puede ahorrarte tiempo a la hora de encontrarlos.
Según su flujo de trabajo o sus documentos personales, incluya lo siguiente en el nombre de sus archivos:
- Un proyecto/nombre personal
- Descripción de este archivo específico
- La fecha en que empezó a trabajar en el archivo
- Cualquier número de versión
- Tus iniciales, si es un archivo que enviarás a otras personas
Recuerda que, dependiendo de la vista de tu Finder, tus archivos se organizarán alfabéticamente.
💡Consejo profesional: Poner la fecha al principio del nombre de tus archivos te ayudará a mantenerlos en orden cronológico para poder capturarlos más rápido
9. Utilice pilas para organizar los archivos automáticamente Pilas de escritorio le permiten organizar los archivos en grupos ordenados en su escritorio. Las pilas son similares a las carpetas inteligentes pero para tu escritorio. Las pilas pueden agruparse por tipo, fecha o etiquetas.
Por ejemplo, si agrupas por tipo, todas tus fotografías aparecerán en una pila, las presentaciones en otra, y así sucesivamente. Todos los archivos nuevos que añadas se mueven inmediatamente a la pila correspondiente, lo que te permite mantener todo en orden sin esfuerzo.
Asegúrate de que estás en el escritorio y haz clic en Ver > Usar pilas > Etiquetas
Para ver, abrir o cerrar una Pila, sólo tienes que hacer clic sobre ella, y entonces los archivos se expandirán en tu Escritorio. Pero si quieres ver los archivos sin abrir la Pila, todo lo que tienes que hacer:
- Mover el ratón sobre una Pila
- Desplázate hacia la izquierda o la derecha con el trackpad o el ratón, el icono de la Pila y el nombre cambian para coincidir con cada archivo de la Pila
- Haga doble clic en el archivo deseado para abrirlo
10. Almacenar archivos en iCloud Drive
Con iCloud Drive, puedes sincronizar tus carpetas y archivos en varios dispositivos. Esto te ayudará a recuperar archivos en todos tus dispositivos Apple si utilizas varios iPads o iPhones
A continuación te explicamos cómo activar iCloud Drive en tu Mac:
- Abre Ajustes del sistema.
- Haz clic en ID de Apple > iCloud.
- Activa iCloud Drive.
- Vuelve a hacer clic en iCloud Drive
- Selecciona Opciones para seleccionar las carpetas y apps que deseas sincronizar con tu Mac
💡Pro Tip: Si usted activar iCloud Escritorio y Documentos puedes obtener los mismos elementos del escritorio en otro Mac iniciando sesión con la misma cuenta de iCloud y activando iCloud Desktop y Documentos en ese Mac.
11. Organizar los archivos en el escritorio
Además de ordenar tus archivos en el escritorio por nombre, tipo, fecha de adición, tamaño, etiquetas, etc., también puedes cambiar la Visualización de carpetas según el tamaño de los iconos, el espaciado de las cuadrículas, el tamaño del texto, etc. Alinear y redimensionar elementos según sus preferencias para obtener un escritorio más personalizado y estético. También puedes reorganizar los archivos de forma ordenada cuando lo desees: sólo tienes que hacer clic en el escritorio, elegir Vista > Limpiar por y, a continuación, seleccionar cómo deseas organizar los archivos.
12. Utilizar aplicaciones externas
Por último, si lo prefieres, puedes utilizar aplicaciones de terceros para organizar eficazmente tus archivos y carpetas. Éstas no sólo te ayudarán a hacer un seguimiento y eliminar fácilmente los archivos duplicados, sino que también te ayudarán a buscar y limpiar el desorden de tus descargas.
Ahí lo tienes
Con estos pasos, estarás en el buen camino para tener un escritorio Mac ordenado. La clave es la constancia: reserva unos minutos al día para organizar archivos y carpetas en tu sistema, y pronto se convertirá en algo natural.
Recuerda: un pequeño esfuerzo hoy te ahorrará muchos problemas más adelante.
Leer más: Trabaja de forma más inteligente: Explora las 10 mejores herramientas de IA para Mac
Organiza tus archivos sin esfuerzo con ClickUp
Ahora que ha aprendido MacBook hacks para la organización de archivos, ¿por qué detenerse ahí? Vayamos un paso más allá y exploremos ClickUp, un eficaz software de gestión de tareas que va más allá de las soluciones de gestión de tareas y archivos.
El software de gestión de documentos incluye funciones avanzadas como ClickUp Docs para la organización de archivos, lo que lo convierte en una gran opción para las personas que desean optimizar su espacio de trabajo digital.
Proporciona herramientas y funcionalidades avanzadas para categorizar, buscar y optimizar sus documentos de texto, tareas y proyectos de forma dinámica y colaborativa.
Hablar de cómo ser más organizado en el trabajo .
¿Te interesa?
1. Explorar los documentos de ClickUp
Para empezar, Documentos de ClickUp puede funcionar como archivador digital para almacenar eficazmente la información de los clientes.
Digamos que dedica un Doc por cliente para enlazar activos críticos, como contratos, resúmenes de proyectos, facturas y plantillas de directorio . También puede incrustar archivos de Google Drive o Dropbox directamente en el documento para facilitar el acceso.
Cree y conecte documentos, wikis, etc. a los flujos de trabajo de sus proyectos
Si los archivos y carpetas relacionados con el cliente se almacenan localmente (por ejemplo, en su MacBook), sólo tiene que arrastrarlos al documento de ClickUp correspondiente. **De este modo, todo estará en el mismo sitio y evitará tener que cambiar de app cuando esté pendiente de su trabajo
También puede crear enlaces compartibles y gestionar permisos para los miembros de su equipo en sus documentos de ClickUp Docs. Sus controles de privacidad y edición garantizan que sólo las personas adecuadas puedan ver y acceder a la información confidencial.
Para ir más allá, crea Tareas de ClickUp para cada cliente, adjuntar los documentos correspondientes, fijar fechas límite y asignar miembros del equipo. Esta integración agiliza la gestión de documentos flujo de trabajo y organización de proyectos.
Leer más: las 10 mejores apps de gestión de tareas para usuarios de Mac
2. Guía de jerarquía de proyectos de ClickUp
A continuación viene la Guía de jerarquía de proyectos ClickUp que le permite ver el panorama general sin perderse ningún detalle relevante.
Permítanos explicarle cómo.
Dentro de cada entorno de trabajo de la plataforma, puedes crear espacios para proyectos o departamentos específicos, como "Marketing" o "Proyectos de clientes" Cada espacio puede contener carpetas para organizar los archivos relacionados.
Mantenga los archivos organizados con la guía de jerarquía de proyectos de ClickUp
Esta jerarquía asegura que cada archivo tenga su lugar en el sistema, facilitando la búsqueda y gestión de sus documentos. Por ejemplo, en un espacio de "Proyectos de clientes", cree una carpeta para cada cliente que contenga Listas de contratos, facturas y entregables.
3. Usar Listas ClickUp
Utilice ClickUp Vista Lista para impulsar esta organización mediante la definición de criterios como tipos de archivo, nombres de carpetas y archivos, plazos y estados de prioridad como 'En uso', 'Archivado' o 'En revisión'
Gestionar tareas con listas de tareas clásicas utilizando la vista Lista en ClickUp
También puede personalizar las Listas con colores para indicar el estado del proyecto o distinguir mejor su trabajo visualmente. Pero eso no es todo.
4. Pruebe la Búsqueda universal en ClickUp
¿Necesita encontrar rápidamente un archivo concreto?
Sólo tienes que introducir su nombre en la barra de búsqueda y ClickUp te mostrará exactamente lo que buscas, tanto si está en el entorno de trabajo de ClickUp, en una aplicación conectada (por ejemplo, Dropbox, Slack y Google Drive) o en tu disco local. Ese es el poder de Búsqueda universal en ClickUp .
Obtenga resultados de búsqueda más personalizados y relevantes en la Búsqueda universal de ClickUp
Por ejemplo, puede filtrar las tareas por fechas límite para identificar lo que requiere atención urgente, como las propuestas que vencen pronto o las próximas renovaciones de contrato. O bien, etiquete los archivos con rótulos como "Legal", "Financiero" o "Personal" y, a continuación, filtre por estos rótulos para localizar documentos específicos.
Y aún hay más, Cerebro ClickUp el asistente de IA integrado de ClickUp, recuerda tus hábitos de búsqueda y mejora con el tiempo, ofreciéndote resultados aún más precisos.
Obtenga respuestas precisas a todas sus consultas de búsqueda de archivos con ClickUp Brain
Por ejemplo, si busca con frecuencia "contratos" relacionados con clientes específicos, ClickUp Brain dará prioridad a esos resultados en futuras búsquedas. Esto significa que cuanto más utilice la plataforma, más inteligente se volverá, permitiéndole encontrar archivos de forma más rápida y precisa.
Más información: Domine su tiempo con el las 10 mejores aplicaciones de Calendario para Mac
No dejes que el desorden digital ralentice tu flujo de trabajo
Hay cosas más importantes que hacer que perder un tiempo valioso buscando documentos críticos, ya que las ineficiencias pueden acumularse rápidamente.
En su lugar, tome las riendas de su tiempo con una organización estratégica de archivos.
Una estructuración adecuada de los archivos reduce las distracciones, minimiza los errores y garantiza un funcionamiento más fluido. Esta práctica es esencial para coordinar proyectos a gran escala, gestionar expedientes de clientes y supervisar documentos confidenciales.
Afortunadamente, ClickUp proporciona las herramientas para crear un espacio de trabajo centralizado y eficiente, desde la organización de tareas con la jerarquía de ClickUp y la utilización de la vista Lista para un filtrado detallado, hasta el aprovechamiento de funciones avanzadas como la IA.
¿A qué espera? Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp hoy mismo y ponte en marcha.