¿El escritorio de tu Mac es una jungla caótica de archivos, iconos y carpetas?
La verdad es que ordenar el escritorio de tu Mac no es nada del otro mundo.
Es cierto que hay muchas apps y aplicaciones de productividad para usuarios de Mac. Pero a veces, solo necesitas unos cuantos consejos para ordenar tus archivos digitales y conseguirlo.
En esta entrada del blog, te enseñaremos paso a paso cómo organizar archivos en Mac. También hablaremos de cómo puedes ampliar esa estructura a un software de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp.
12 formas de organizar archivos y carpetas en Mac
1. Organiza los elementos en carpetas
En tu Mac, haz clic en el icono «Finder» (el icono azul y blanco con una cara) en el «Dock» para abrir la ventana «Finder».
Podrás ver la pestaña «Recientes», que lista todos tus archivos más recientes, independientemente de dónde estén almacenados en el sistema.
Ahora, navega hasta donde quieras crear la carpeta de documentos. Supongamos que, para este ejemplo, quieres tenerlo todo en tu escritorio. Haz clic en la pestaña «escritorio» en «favoritos» en el menú lateral de la ventana «Finder».
A continuación, pulsa las claves «Shift-Comando-N» para crear una nueva carpeta en el «escritorio». Esta carpeta te servirá como un lugar temporal donde reunir todos los archivos sueltos antes de empezar a organizarlos.
Verás que aparece en tu pantalla una carpeta llamada «Carpeta sin título».
Cambia el nombre de la carpeta a «Organizar» y, a continuación, haz clic en ella y arrástrala a la sección «Favoritos» de la barra de menú lateral del «Finder» (justo debajo de «escritorio»), como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
💡Consejo profesional: Puedes hacerlo con varios archivos a la vez: solo tienes que mantener pulsada la tecla «Comando», hacer clic en los elementos (no es necesario que estén uno al lado del otro) y arrastrarlos a la carpeta.
También puedes agrupar rápidamente los elementos del escritorio en carpetas . Selecciona todos los elementos que quieras agrupar, haz clic con el botón derecho del ratón en uno de ellos y, a continuación, selecciona Nueva carpeta con selección. Recuerda que los elementos bloqueados no se pueden agrupar.
2. Crea subcarpetas
Vuelve a la carpeta «Organizar» y crea subcarpetas para cada categoría principal en la que quieras organizar tus propios archivos.
Para este ejemplo, hemos elegido las siguientes categorías: «Carpeta de documentos», «Plantillas de YouTube», «Archivos multimedia», «Plantillas PPT», «Capturas de pantalla de software», «Materiales de marketing» y «Tutoriales de instalación de aplicaciones»
3. Combina carpetas similares
Aunque pueda parecer que se trata simplemente de localizar carpetas duplicadas, no es tan sencillo. En instancia, si creas una carpeta con el mismo nombre para la misma ubicación, podrías sobrescribir accidentalmente la primera carpeta y perder información valiosa.
Pero, como en la mayoría de las cosas, hay una solución.
De hecho, aquí tienes dos formas de combinar carpetas de forma segura en un Mac.
Combinar carpetas con Finder
Cuando añadas una carpeta a una ubicación que ya tiene una carpeta con el mismo nombre, aparecerá una indicación preguntándote si deseas detener este proceso, reemplazar la carpeta en la ubicación o combinar ambas. Si tienes diferentes archivos con el mismo nombre, te recomendamos que selecciones «Detener» para evitar que los archivos se sobrescriban.
Ahora bien, si quieres conservar ambas carpetas, debes arrastrar la carpeta y mantener pulsada la tecla Opción antes de soltarla para que aparezca una nueva opción llamada «Combinar». Haz clic en ella.
A los archivos con el mismo nombre se les añadirá un «2» al nombre del archivo, lo que te garantiza que conservarás tanto el archivo original como el nuevo sin perder ningún contenido.
Combinar carpetas con Terminal
El segundo método utiliza Terminal y un comando llamado «ditto». Esto combinará el contenido de dos carpetas, incluidas las subcarpetas que contengan.
Abre Terminal y escribe: ditto ~/carpeta_de_origen ~/carpeta_de_destino
Debes añadir los nombres reales de las carpetas en lugar de «carpeta_origen» y «carpeta_destino»
Además, en lugar de escribir la ruta de la carpeta, puedes arrastrar y soltar las carpetas en la ventana de Terminal.
4. Marca tus carpetas como favoritas
Si hay demasiadas carpetas y subcarpetas, ubicar una carpeta concreta que utilices con frecuencia o para necesidades especiales puede resultar abrumador. La buena noticia es que puedes añadir cualquier carpeta a tus Favoritos en la barra lateral del Finder. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Abre una nueva ventana del Finder
- Busca la carpeta que deseas marcar como favorita
- Arrástralo a la barra lateral
5. Ordena los archivos por tipo
También puedes ordenar tus archivos por «Tipo» para agrupar archivos similares (PDF, imágenes, documentos, etc.).
Haz clic con el botón derecho en cualquier lugar de la carpeta de descargar y selecciona «Ordenar por» > «Tipo». Esto te ayudará a ver qué archivos tienes y dónde moverlos.
Una vez que hayas clasificado tus archivos según cómo quieras que estén categorizados, muévelos a sus subcarpetas correspondientes. Por ejemplo, las fotos y los vídeos van a la carpeta «Archivos multimedia», y las capturas de pantalla van a la carpeta «Capturas de pantalla de software».
6. Usa etiquetas
Para dar prioridad a los archivos importantes, haz clic con el botón derecho del ratón en un archivo, selecciona «Etiquetas» y asigna etiquetas personalizadas como «Urgente» o «Pendiente». Los archivos etiquetados mostrarán puntos codificados por color junto a sus nombres para facilitar su identificación.
Puedes acceder rápidamente a los archivos etiquetados haciendo clic en el color correspondiente en «Etiquetas» en la barra lateral del «Finder».
Más información: Las 10 mejores apps, aplicaciones de pendientes para Mac
7. Prueba las carpetas inteligentes
Para agrupar archivos de forma dinámica en tu Mac, abre «Finder» y ve a «Archivo» > «Nueva carpeta inteligente»
A continuación, haz clic en el botón (+) situado en la parte superior derecha de la ventana, junto a «Guardar», para añadir un criterio de búsqueda.
Tendrás dos menús desplegables para realizar tu selección.
En este ejemplo, hemos elegido «Fecha de última modificación» y «antes» para acceder rápidamente a todos los archivos que cumplen estos criterios (sin moverlos de su ubicación original).
Haz clic en el botón «Guardar» situado en la parte superior derecha de la ventana y asigna un nombre a tu «carpeta inteligente»
La «carpeta inteligente» aparecerá automáticamente en el menú lateral «favoritos».
💡Consejo profesional: Si tienes dos carpetas con el mismo nombre en diferentes lugares, mantén pulsada la tecla «Opción» y arrastra una carpeta sobre la otra. Cuando se te indique, selecciona «Combinar» para unir el contenido de las dos carpetas. Esto elimina los duplicados al tiempo que combina los archivos.
8. Desarrolla tu propio sistema de nomenclatura de archivos
Establecer una estrategia para organizar tus archivos con un sistema de nomenclatura puede ahorrarte tiempo a la hora de buscarlos.
En función de tu flujo de trabajo o documentos personales, incluye lo siguiente en el nombre del archivo:
- Un nombre de proyecto/personal
- Descripción de este archivo específico
- La fecha en la que empezaste a trabajar en el archivo
- Cualquier número de versión de versión
- Tus iniciales, si se trata de un archivo que vas a enviar a otras personas
Recuerda que, dependiendo de la vista del Finder, tus archivos se organizarán alfabéticamente.
💡Consejo profesional: Poner la fecha al principio del nombre del archivo te ayudará a mantenerlos en orden cronológico para que puedas capturarlos más rápido
9. Utiliza pilas para organizar archivos automáticamente
Las pilas del escritorio te permiten organizar los archivos en grupos ordenados en tu escritorio. Las pilas son similares a las carpetas inteligentes, pero para tu escritorio. Las pilas se pueden agrupar por tipo, fecha o etiquetas.
Por ejemplo, si agrupas por tipo, todas tus fotografías aparecerán en una pila, las presentaciones en otra, y así sucesivamente. Cualquier archivo nuevo que añadas se moverá inmediatamente a la pila correspondiente, lo que te permitirá mantener todo en orden sin esfuerzo.
Asegúrate de estar en el escritorio y, a continuación, haz clic en Vista > Usar pilas > Etiquetas
Para vista, abrir o cerrar una pila, solo tienes que hacer clic en ella y los archivos se expandirán en tu escritorio. Pero si quieres ver los archivos sin abrir la pila, todo lo que tienes que hacer es:
- Mueve el ratón sobre una pila
- Desliza el dedo hacia la izquierda o hacia la derecha con el trackpad o el ratón, el icono de la pila y el nombre cambia para coincidir con cada archivo de la pila
- Haz doble clic en el archivo que quieras abrir
10. Almacena archivos en iCloud Drive
Con iCloud Drive, puedes sincronizar tus carpetas y archivos en varios dispositivos. Esto te ayudará a recuperar archivos en tus dispositivos Apple si utilizas varios iPad o iPhone
A continuación te explicamos cómo activar iCloud Drive en tu Mac:
- Abre Ajustes del sistema.
- Haz clic en Apple ID > iCloud.
- Activa iCloud Drive.
- Vuelve a hacer clic en iCloud Drive
- Selecciona Opciones para elegir las carpetas y apps, aplicación que deseas sincronizar con tu Mac
💡Consejo profesional: si activas iCloud Desktop and Documents, podrás obtener los mismos elementos del escritorio en otro Mac iniciando sesión con la misma cuenta de iCloud y activando iCloud Desktop and Documents en ese Mac.
11. Ordena los archivos de tu escritorio
Además de ordenar los archivos del escritorio por nombre, tipo, fecha de adición, tamaño, etiquetas, etc., también puedes cambiar la visualización de las carpetas por tamaño de icono, espaciado de la cuadrícula, tamaño del texto y mucho más.
Alinea y cambia el tamaño de los elementos según tus preferencias para conseguir un escritorio más personalizado y estético. También puedes reorganizar los archivos de forma ordenada cuando lo desees: solo tienes que hacer clic en el escritorio, seleccionar Vista > Limpiar por y, a continuación, elegir cómo deseas organizar los archivos.
12. Utiliza aplicaciones externas
Por último, si lo prefieres, puedes utilizar aplicaciones de terceros para organizar de forma eficaz tus archivos y carpetas. Estas no solo te ayudan a realizar el seguimiento y eliminar fácilmente los archivos duplicados, sino que también te ayudan a buscar y limpiar el desorden de tus descargas.
¡Ahí lo tienes!
Con estos pasos, estarás en el buen camino para tener un escritorio de Mac ordenado. La clave es la constancia: dedica unos minutos al día a organizar los archivos y carpetas de tu sistema y pronto se convertirá en algo natural.
Recuerda que un pequeño esfuerzo hoy te ahorrará muchos problemas más adelante.
Más información: Trabaja de forma más inteligente: descubre las 10 mejores herramientas de IA para Mac.
Organiza tus archivos sin esfuerzo con ClickUp
Ahora que ya conoces los trucos de MacBook para organizar archivos, ¿por qué quedarte ahí? Demos un paso más y exploremos ClickUp, un eficaz software de gestión de tareas que va más allá de las soluciones de gestión de tareas y archivos.
El software de gestión de documentos incluye funciones avanzadas como ClickUp Docs para la organización de documentos, lo que lo convierte en una excelente opción para las personas que desean optimizar su entorno de trabajo digital.
Ofrece herramientas y funciones avanzadas para clasificar, buscar y optimizar tus documentos de texto, tareas y proyectos de forma dinámica y colaborativa.
¡Habla de cómo ser más organizado en el trabajo!
¿Te interesa?
Explora ClickUp documentos
Para empezar, ClickUp documentos pueden tener la función de ser un archivador digital para almacenar información de forma eficiente.
Supongamos que dedicas un documento por cliente para enlazar activos críticos, como contratos, resúmenes de proyectos, facturas y plantillas de directorios. También puedes incrustar archivos de Google Drive o Dropbox directamente en el documento para facilitar el acceso.
Si los archivos y carpetas relacionados con los clientes se almacenan localmente (por ejemplo, en tu MacBook), simplemente arrástralos al documento ClickUp correspondiente. De esta forma, todo estará en un solo lugar y podrás evitar cambiar de aplicación mientras trabajas.
También puedes crear enlaces compartibles y gestionar los permisos para los miembros de tu equipo en ClickUp Docs. Sus controles de privacidad y edición garantizan que solo las personas adecuadas puedan tener vista y acceder a la información confidencial.
Para ir más allá, crea tareas de ClickUp para cada cliente, adjunta los documentos correspondientes, establece fechas límite y asigna miembros del equipo. Esta integración agiliza el flujo de trabajo de gestión de documentos y la organización de proyectos.
Más información: Las 10 mejores apps de gestión de tareas para usuarios de Mac
2. Aprovecha la guía de jerarquía de proyectos de ClickUp
A continuación, te presentamos la Guía de jerarquía de proyectos de ClickUp, que te permite ver el panorama general sin perderte ningún detalle relevante.
Te explicamos cómo hacerlo.
Dentro de cada entorno de trabajo de la plataforma, puedes crear espacios para proyectos o departamentos específicos, como «Marketing» o «Proyectos de clientes». Cada espacio puede contener «carpetas» para organizar los archivos relacionados.
Esta jerarquía garantiza que cada archivo tenga su lugar en el sistema, lo que facilita la búsqueda y gestión de tus documentos. Por ejemplo, en un espacio «Proyectos de clientes», crea una carpeta para cada cliente que contenga listas de contratos, facturas y entregables.
3. Utiliza las listas de ClickUp
Utiliza la vista Lista de ClickUp para mejorar esta organización mediante criterios definidos, como tipos de archivos, nombres de carpetas y archivos, plazos y estados de prioridad, como «En uso», «Archivado» o «En revisión».
También puedes personalizar las listas con color para indicar el estado de los proyectos o distinguir mejor tu trabajo visualmente. Pero eso no es todo.
4. Prueba la búsqueda conectada en ClickUp
¿Necesitas encontrar un archivo concreto rápidamente?
Solo tienes que introducir su nombre en la barra de búsqueda y ClickUp te mostrará exactamente lo que estás buscando, ya sea en el entorno de trabajo de ClickUp, en una aplicación conectada (por ejemplo, Dropbox, Slack y Google Drive) o en tu unidad local. Ese es el poder de la búsqueda conectada en ClickUp.
Instancia, puedes filtrar las tareas por fecha límite para identificar aquellas que requieren atención urgente, como propuestas con fecha de entrega próxima o renovaciones de contratos inminentes. O bien, etiqueta los archivos con etiquetas como «Legal», «Financiero» o «Personal» y, a continuación, filtra por estas etiquetas para localizar documentos específicos.
Además, ClickUp Brain, el asistente de IA integrado en ClickUp, recuerda tus hábitos de búsqueda y mejora con el tiempo, lo que te proporciona resultados aún más precisos.
Por ejemplo, si buscas con frecuencia «contratos» relacionados con clientes específicos, ClickUp Brain dará prioridad a esos resultados en futuras búsquedas. Esto significa que cuanto más utilices la plataforma, más inteligente se volverá, lo que te permitirá encontrar archivos de forma más rápida y precisa.
Más información: Aprovecha al máximo tu tiempo con las 10 mejores aplicaciones de calendario para Mac
No dejes que el desorden digital te frene
Hay pendientes más importantes que hacer que perder un tiempo valioso buscando documentos importantes, ya que la ineficiencia puede acumularse rápidamente.
En su lugar, toma el control de tu tiempo con una organización estratégica de los archivos.
Estructurar correctamente tus archivos reduce las distracciones, minimiza los errores y garantiza un funcionamiento más fluido. Esta práctica es esencial para coordinar proyectos a gran escala, gestionar registros de clientes y supervisar documentos confidenciales.
Afortunadamente, ClickUp proporciona las herramientas necesarias para crear un espacio de trabajo centralizado y eficiente, desde organizar tareas con la jerarquía de ClickUp y utilizar la vista Lista para filtrar en detalle, hasta aprovechar funciones avanzadas como la IA.
¿A qué esperas? Regístrate hoy mismo en ClickUp gratis, gratuito/a y ponte manos a la obra.