**Comparar presupuestos de proveedores, gestionar interminables hojas de cálculo y buscar la aprobación de los clientes, todo ello mientras se intenta ceñirse a un presupuesto que parece tener voluntad propia.
Y justo cuando crees que lo tienes todo bajo control, los plazos cambian y tu plan de recursos se va al traste.
Por suerte, las plantillas de presupuestos de eventos pueden simplificar todo el proceso. Te ofrecen una forma clara y sencilla de hacer un seguimiento de todo -gastos, categorías, partidas y costes estimados- sin perder la cordura.
En esta entrada del blog, hemos reunido 11 plantillas gratuitas para presupuestos de eventos que te aliviarán el trabajo. Vamos a encontrar la plantilla perfecta para que tu presupuesto sea pan comido
¿Qué son las plantillas de presupuesto para eventos?
Las plantillas de presupuesto para eventos son hojas de cálculo o documentos estructurados que ayudan a los planificadores y coordinadores de eventos a elaborar un presupuesto y hacer un seguimiento de las finanzas del evento. Estas plantillas incluyen varias categorías personalizables y fórmulas integradas para calcular los gastos e ingresos del evento.
Algunas plantillas de presupuesto para eventos permiten comparar las estimaciones con los gastos reales. Incluyen gráficos para ayudarle a visualizar las tareas, los gastos y los beneficios o pérdidas previstos frente a los reales.
También puede planificar los recursos de manera eficaz con las plantillas de presupuesto para eventos. Identifican las necesidades de recursos en función de las prioridades de las tareas y le ayudan a tomar decisiones con conocimiento de causa.
¿En qué consiste una buena plantilla de presupuesto para eventos?
Las plantillas de presupuestos para eventos tienen en cuenta todos los costes asociados a un evento. Desde el lugar de celebración y el catering hasta el marketing, el entretenimiento, los honorarios de los ponentes, los costes de alojamiento y los costes de transporte, le ayudan a calcular los costes totales con precisión.
Estas son algunas de las funciones que debe tener en cuenta al seleccionar una plantilla de presupuesto para eventos:
- Facilidad de uso: Elige una plantilla que tenga un diseño intuitivo. Personalizar la plantilla, introducir datos y generar gráficos debe ser fácil
- Categorías completas para eventos: Asegúrate de que puedes utilizar la plantilla para diferentes eventos. Compruebe si hay gastos, ingresos, cálculos de beneficios y otras categorías que se ajusten a sus necesidades
- Cálculos automatizados: Elija plantillas con fórmulas integradas para calcular los costes reales, los costes estimados, los ingresos y la diferencia entre los gastos estimados y los reales
- Visualización de datos: Busque plantillas que proporcionen paneles completos para representar visualmente los costes e ingresos de su evento en gráficos o gráficos circulares
- Personalización: Consigue plantillas que ofrezcan personalizaciones útiles. Deben permitirle añadir campos personalizados, modificar las categorías de costes y ajustar las fases del evento en función de sus necesidades
- Colaboración y uso compartido: Un buen evento oplantilla de presupuesto de proyecto también debe ofrecer funciones de colaboración en tiempo real para que su equipo pueda actualizar los detalles del presupuesto
- Gestión de proveedores: Seleccione una hoja de cálculo de presupuesto para eventos que ofrezca funciones de gestión de gastos de proveedores y seguimiento de facturas para saber que puede controlar todos los gastos y realizar los pagos a tiempo
11 plantillas de presupuestos para eventos
Hemos recopilado una lista de plantillas inteligentes para eventos plantillas de presupuesto de uso gratuito/a
¡Echa un vistazo y descarga gratis la plantilla de presupuesto para eventos que mejor se adapte a tus necesidades! ⚡
1. Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp
clickUp plantilla de presupuesto para eventos
Por lo que respecta a los presupuestos de eventos, una buena regla general es asignar fondos a las categorías clave y reservar un 10-20% del presupuesto para imprevistos. Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp es la herramienta perfecta para ayudarle a seguir esta regla y ceñirse a su presupuesto asignando los recursos de forma óptima.
Puede utilizar esta sencilla plantilla de presupuesto para eventos para ajustar las metas y los presupuestos del evento, hacer un seguimiento de todos los gastos en un solo lugar asigne recursos y analice costes para tomar decisiones con conocimiento de causa. Esta plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp es todo lo que necesitas para:
- Planificar las finanzas de su evento desde cero
- Identificar oportunidades de ahorro
- Evaluar los esfuerzos de marketing de su evento
- Mejorar la responsabilidad financiera
Para empezar, calcule los costes necesarios para su evento y deje que la plantilla haga el resto.
💡Pro Tip: Puede utilizar Documentos ClickUp para intercambiar ideas sobre eventos, establecer estimaciones de costes y añadir notas útiles junto con tu equipo.
2. Plantilla de propuesta de presupuesto ClickUp
plantilla de propuesta de presupuesto clickUp
Imagina que estás planeando el retiro anual de tu empresa. Ya ha empezado a planificarlo: ha contactado con proveedores, contratado servicios de catering y pedido artículos de la empresa. Pero cuando presentas el resumen de costes a las partes interesadas, te dicen que el coste ha superado el presupuesto del evento que habían planeado.
Ahora tendrás que renegociar los contratos y buscar nuevos proveedores, con la consiguiente pérdida de tiempo y esfuerzo.
Un grave error, ¿verdad? Eventos plantillas de propuestas de presupuesto le ayudarán a evitar estas situaciones.
Con Plantilla de propuesta de presupuesto de ClickUp puede desglosar los costes de su evento con suficiente antelación y presentar una panorámica de todos los gastos del evento a las partes interesadas para su aprobación. También le ayuda a visualizar los costes para que todos los interesados comprendan el plan del evento y tomen decisiones con conocimiento de causa.
Esta plantilla ofrece:
- Una instantánea de los costes detallados del proyecto
- Una hoja de ruta detallada para el seguimiento de los gastos del evento
- Elementos visuales para comunicar fácilmente su propuesta de presupuesto para eventos
La plantilla de propuesta de presupuesto le permite mantener una documentación precisa y coherente de los costes del evento. Reduce los errores y mejora su capacidad para comunicar su propuesta a las partes interesadas.
💡Pro Tip: Puede utilizar Cerebro ClickUp para generar una propuesta de presupuesto detallada. Basta con introducir los requisitos, la estimación de costes y el formato deseado, y este asistente de IA hará el resto.
generar propuestas de presupuesto detalladas con ClickUp Brain_
3. Plantilla ClickUp para la planificación de eventos
clickup plantilla de planificación de eventos
Si aún no se ha decidido a comprar software de planificación de eventos puede probar Plantilla de planificación de eventos de ClickUp .
Esta plantilla lista para usar le ayuda a agilizar el proceso de planificación de eventos -desde la planificación del alquiler del local hasta el pago a proveedores y la creación de listas de invitados. Dispone de listas guardadas previamente para las actividades del evento, las instalaciones y la facturación para organizarlo sin problemas.
Puede utilizar la plantilla de planificación de eventos para:
- Planificar las reservas de ubicación del evento y las propuestas de costes de los proveedores
- Alinear su equipo y los recursos para un proceso de planificación de eventos eficiente
- Hacer un seguimiento del presupuesto del evento
4. Plantilla de plan de marketing para eventos ClickUp
plantilla de plan de marketing de eventos ClickUp
Por supuesto, usted quiere que el evento de marketing de su empresa sea el próximo gran acontecimiento para que su marca destaque. Sin embargo, planificar eventos de tal magnitud con múltiples invitados externos puede resultar desalentador. Tendrá que crear listas de control para la planificación de eventos organizar presupuestos, reunir equipos y recursos, y coordinarse con los proveedores para llevarlo a cabo.
Ahí es donde necesita Plantilla de plan de marketing para eventos de ClickUp .
Esta plantilla contiene tareas, presupuestos y cronogramas para ayudarle a hacer un seguimiento de quién es responsable de cada cosa y de cómo progresa la planificación del evento. Cuenta con un Tablero de fases para organizar los elementos de acción en función de las fases del evento: planificación, ejecución y evaluación. Además, puede añadir fases personalizadas para estudios de mercado, presupuestos de marketing, medición de indicadores clave de rendimiento, etc.
Consejo profesional: Utilice Pizarras ClickUp para realizar una lluvia de ideas sobre eventos de marketing. Puedes colaborar con tu equipo, añadir ideas, dibujar diagramas de flujo y escribir notas sin problemas.
pizarras de ClickUp para ideas de promoción de eventos
5. Plantilla de promoción de eventos ClickUp
clickup plantilla de promoción de eventos
La promoción de eventos es una parte integral de la gestión de eventos. Debe encontrar la forma más eficaz y efectiva de crear expectación en torno a su evento para que sea todo un intento correcto. Plantilla de promoción de eventos de ClickUp reúne todas las tareas y gastos relacionados con la promoción en un solo lugar: desde el ajuste de campañas en redes sociales hasta la contratación de fotógrafos y el contacto con personas influyentes.
Puedes crear una lista separada para los gastos de promoción de eventos y añadir subtareas para los canales de promoción, como publicidad, marketing en redes sociales, marketing de influencers, campañas de correo electrónico, anuncios digitales, anuncios impresos, etc. Una vez que hayas creado los elementos de acción, introduce el coste en el campo Importe para capturar el coste total de una tarea de promoción de un evento en particular.
Consejo profesional: Utilice Automatizaciones ClickUp para enviar correos electrónicos promocionales a los invitados y establecer recordatorios para que su equipo se asegure de que se cumplen todos los plazos.
envíe correos electrónicos automatizados de marketing de eventos con ClickUp Automations_
6. Plantilla de documento de planificación de eventos ClickUp
plantilla de documento de planificación de eventos ClickUp
Planificar un evento de conferencia virtual ? ¡Estupendo! Las conferencias virtuales son una forma estupenda de llegar a más personas de distintas zonas geográficas y mantener bajos los costes del evento. Pero, ¿cómo conseguir que un evento tenga éxito con un presupuesto ajustado?
Entre en Plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp ¡! Proporciona un marco completo para gestionar todos los detalles del evento y garantizar una planificación financiera sin problemas. Puede utilizar esta plantilla para crear presupuestos para eventos virtuales y hacer un seguimiento de los gastos.
Para crear una tabla para gestionar el presupuesto del evento, basta con escribir/tabla y pulsar Intro.
Aquí tienes una tabla de muestra que puedes utilizar:
Categoría Presupuesto asignado Coste real Varianza Porcentaje gastado Notas/Comentarios | ------------- | -------------------- | --------------- | ------------ | -------------------- | ------------------------------------- | Sede 10.000 $ 9.500 $ 95% Descuento por reserva anticipada | Marketing: 3000 $, 3300 $, +300 $, 110%, costes adicionales por anuncios en redes sociales Catering 8.000 $ 8.200 $ +200 $ 102% Ligero aumento de asistentes
La plantilla de documento de planificación de eventos le ayuda:
- Mantener el seguimiento de las estimaciones de costes y los plazos
- Garantiza que todas las partes interesadas estén en la misma página
- Simplificar el seguimiento de los gastos y facilitar la elaboración del presupuesto
7. Plantilla de gestión de eventos ClickUp
clickUp plantilla de gestión de eventos
¿Tienes grandes planes para tu próximo gran evento? Plantilla de gestión de eventos de ClickUp puede ayudarle a hacerlos realidad.
Esta plantilla le ayuda con todo tipo de gestión de proyectos de eventos ya sean fiestas de empresa o una serie de seminarios web. Puede gestionar eficazmente los presupuestos de los eventos rellenando Campos personalizados, como 'Presupuesto', 'Presupuesto gastado', 'Presupuesto restante' y 'Estado del pago'
La plantilla de gestión de eventos también le ayuda a gestionar eficazmente el tiempo y los recursos. Reduce el riesgo de perder detalles y mejora la experiencia del evento para los invitados.
lo mejor: La plantilla tiene una vista Mapa para ayudarle a visualizar el lugar del evento y planificar su logística.
Consejo profesional: Planifique eventos de forma eficaz con Gestión del tiempo con ClickUp herramientas. Le ayuda a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada actividad y a calcular el tiempo que tardará en completar la tarea.
8. Plantilla ClickUp de gestión de proyectos presupuestados
clickup plantilla de gestión de proyectos presupuestados
Aunque quieras deleitar a todos tus invitados, alquilar un local lujoso e incluir comida gourmet en el menú, puede ser difícil ceñirse a tu presupuesto. Plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp le ayuda a mantener el rumbo. Utilícela para planificar los recursos, prioridades y cronogramas de su evento y mantenerse dentro del presupuesto. Puede organizar las tareas en fases consecutivas y priorizarlas teniendo en cuenta las limitaciones presupuestarias.
La plantilla le ayudará:
- Obtener una imagen clara de los costes del proyecto, garantizando unas previsiones presupuestarias precisas
- Identificar posibles problemas
- Comparar los costes reales con los presupuestados
9. Plantilla de presupuesto de boda de Microsoft 365
/%img/ Microsoft "Ceñirse al presupuesto de la boda es imposible. Prepárate para superar los gastos previstos" Eso es lo que dice la mayoría.
Sin embargo, Plantilla de presupuesto de boda de Microsoft te ayuda a controlar los gastos de tu boda. Proporciona un gráfico de rayos de sol para hacer un seguimiento exacto del destino de tu dinero: la floristería, el catering, el fotógrafo o el vestido de novia. Vea las flechas de cada elemento para saber si está por encima o por debajo del presupuesto.
Puedes editar la plantilla de boda en Excel, Word y PowerPoint. Además, puedes subirla a OneDrive y compartirla con tu pareja, familia y amigos.
10. Plantilla de presupuesto para eventos corporativos de Fliplet
página de inicio FolletoPlantilla de presupuesto para eventos corporativos de Fliplet es un sencillo Plantilla de Excel para el presupuesto de un evento que le permite hacer una lista de sus gastos, comparar los costes estimados con los reales y calcular los márgenes de beneficio previstos.
Tiene un formato sencillo y claro con diferentes categorías de gastos para eventos corporativos. Sólo tiene que rellenar los detalles del subtotal previsto y el subtotal real, y calculará automáticamente el coste total previsto y el coste real.
11. Plantilla de presupuesto para eventos de GooDocs
/%img/ GooDocsPlantilla de presupuesto para la planificación de eventos de GooDocs te ayuda a visualizar los presupuestos y las tareas de un evento. Puedes utilizar gráficos y gráficos circulares para hacer un seguimiento de los fondos asignados a las distintas categorías. Esto le ayudará a identificar las áreas que consumen la mayor cantidad de dinero, por lo que puede reasignar los recursos para reducir los gastos generales y racionalizar la gestión presupuestaria .
Al visualizar los datos, también puede hacer un seguimiento temprano de los sobrecostes y tomar medidas correctoras. La plantilla automatiza el cálculo del presupuesto y le permite hacer un seguimiento de los gastos para ver qué parte del presupuesto se ha agotado. Así dispondrá de una hoja de ruta financiera clara para su evento.
La mejor gestión de eventos con plantillas de presupuesto personalizables
No salirse del presupuesto mientras se planea un evento puede ser difícil. Por eso hay que prestar mucha atención al plan y al seguimiento de los gastos.
Nuestra lista de plantillas gratuitas para presupuestos de eventos le ofrece compatibilidad mientras trabaja. Tienen todo lo que necesita para crear un presupuesto para eventos, incluidas formas de seguir el progreso del evento, priorizar gastos, gestionar proveedores, seguir cronogramas y detectar posibles riesgos de gastos excesivos y retrasos.
Las plantillas de ClickUp se adaptan a la perfección a su flujo de trabajo, de modo que no se le escape nada mientras elabora y ejecuta el presupuesto de su evento.
Independientemente de sus necesidades, ya sean personales, profesionales, a gran escala o íntimas, ClickUp tiene una plantilla que le ayudará a planificar su evento de principio a fin. Registrarse en ClickUp para descargar ahora estas plantillas fáciles de usar 🏃♀️➡