Es lunes por la mañana. Has abierto el portátil, tienes una taza de café al lado y te preparas para afrontar los retos del día.
Y no hay sorpresas, pero tu bandeja de entrada parece una máquina de palomitas a rebosar de mensajes sin leer. Empiezas a buscar cualquier cosa importante que haya llegado durante el fin de semana, sabiendo que tienes unos 20 minutos antes de tu primera reunión del día.
Entre todos los hilos de correo electrónico y archivos adjuntos, una notificación te llama la atención, revelando un mensaje nítido: reunión con cliente aplazada para mañana. Consulta tu correo electrónico para ver la nueva invitación"
Respiras hondo y dejas de apresurarte. 🧘🏼
Este es el poder de la mensajería instantánea: cortar el ruido y ofrecer las actualizaciones importantes que realmente importan, cuando importan. Mientras la bandeja de entrada se amontona con correos electrónicos de diversa importancia, la mensajería instantánea te mantiene al tanto de todo sin complicaciones.
Dicho esto, superar los problemas de seguridad y adoptar las buenas prácticas te ayudará a sacar el máximo partido de la mensajería instantánea en el trabajo. Por suerte, te ayudamos a entender las grandes ventajas que ofrece.
Comprender la importancia de la mensajería instantánea en el trabajo
Datos recientes muestran que pasamos más de 250 minutos al día en nuestros teléfonos. Es decir aproximadamente 70 días de tiempo medio de pantalla al año.
Tanto si consultamos nuestros teléfonos para saber qué están haciendo nuestros amigos, como si miramos Instagram o hacemos el seguimiento de ese pedido de Amazon para ver si se ha enviado, nuestros teléfonos están siempre ahí, a mano. Y la mayoría de nosotros tenemos Microsoft Teams o Slack instalados en nuestros teléfonos, lo que garantiza el acceso a mensajes de trabajo importantes.
En el lugar de trabajo, el acceso instantáneo a los mensajes puede ser un salvavidas. **Los correos electrónicos suelen quedarse en la bandeja de entrada durante días, pero ¿los mensajes de texto? Esta inmediatez hace de la mensajería instantánea una herramienta indispensable para hacer las cosas.
Pero no se trata sólo de tener las cosas terminadas. La mensajería instantánea funciona así:
- Mejora de la productividad: Un mensaje instantáneo significa una respuesta inmediata que permite tomar decisiones y resolver problemas con rapidez. Además, permite celebrar sesiones espontáneas de brainstorming y compartir ideas rápidamente, lo que aumenta la productividad
- Fomentar la colaboración: Con la mensajería instantánea, los miembros del equipo pueden comunicarse fácilmente estén donde estén. No sólo mensajes, sino que también se pueden compartir archivos, documentos y enlaces, acelerando los flujos de trabajo en comparación con los largos correos electrónicos
- Fomentar el sentido de comunidad y el espíritu de equipo: La mensajería instantánea fomenta un entorno de colaboración en el que los miembros del equipo pueden compartir ideas, hacer preguntas y ofrecer ayuda fácilmente. Puede ayudar a crear una cultura de empresa más positiva y de mayor compatibilidad al fomentar un sentimiento de comunidad y pertenencia
El rol de la mensajería instantánea en la cultura del teletrabajo
- La mensajería instantánea fomenta la lluvia de ideas colectiva, igual que las sesiones de reuniones internas, pero con un archivo del historial de mensajes como referencia. Asegura que todo el mundo está en la misma página
- También es fácilmente accesible desde varios dispositivos, lo que garantiza interacciones ininterrumpidas en el trabajo, durante los desplazamientos o al hacer recados
- Ofrece una excelente visibilidad de las actividades y el estado de los proyectos para mantener a todos informados e implicados, incluso cuando los miembros del equipo están repartidos en distintas zonas horarias
La mensajería instantánea es esencial en la cultura del teletrabajo, ya que ayuda a una comunicación eficaz en equipo, refuerza los lazos del equipo, fomenta la colaboración y favorece los horarios de trabajo flexibles. En lo que respecta a la gestión de proyectos, la mensajería instantánea facilita los flujos de trabajo, fomenta la responsabilidad, acelera la resolución de problemas y mejora la transparencia general.
**Lea también ClickUp vs. Slack: ¿Qué herramienta de comunicación en equipo es mejor?
Buenas prácticas para el uso eficiente de la mensajería instantánea en el trabajo
Está claro que la mensajería instantánea ayuda a la productividad y la colaboración, y su rol en la cultura del trabajo teletrabajo es casi insustituible. Demos un paso más y entendamos cómo puede generar mayores resultados cuando se utiliza con la intención y el cuidado adecuados.
He aquí unas reglas básicas y una etiqueta aceptada que hay que seguir cuando se trabaja con mensajería instantánea en el trabajo:
1. Sé profesional
A primera vista, la mensajería instantánea en el trabajo puede parecer una herramienta informal, dado su diseño y mecanismo. Pero no deja de ser una app de mensajería para empresas de corazón. Evita el lenguaje informal y mantén un tono profesional. Utiliza los emojis con moderación, sobre todo cuando te comuniques con directivos o personas que no conozcas bien.
2. Ve al grano
El objetivo de la mensajería instantánea es transmitir mensajes rápidos e importantes que exijan acción. Si das largas explicaciones, traicionas su propósito. Mensajes cortos, nítidos y directos.
3. Respeta la privacidad
Evita hablar de información sensible o confidencial, como datos personales, financieros o de propiedad, a través de la mensajería instantánea. Si necesitas compartir información sensible, considera el uso de canales de comunicación seguros, como el correo electrónico cifrado o las reuniones cara a cara.
4. Respuestas puntuales
Las indicaciones puntuales son esenciales para una comunicación y colaboración eficaces en el lugar de trabajo. Cuando recibas un mensaje, haz un esfuerzo por responder en un plazo razonable. Esto demuestra respeto por sus colegas y ayuda a mantener un flujo de trabajo productivo.
5. Establece límites
La mensajería instantánea no significa acceso instantáneo, sobre todo fuera del horario laboral tradicional. Incluso dentro del horario laboral tradicional, tu destinatario podría estar en una reunión o en pleno trabajo.
Establezca directrices claras para su equipo sobre cuándo utilizar la mensajería instantánea. Y lo que es más importante, establece normas para ti mismo. Programe horas concretas para revisar los mensajes y cúmplalas. Defina límites y anime a su equipo a ajustar estados cuando estén ocupados con otras tareas. Lo ideal es que no molestes a tus compañeros de equipo fuera de las horas de trabajo a menos que sea para una emergencia y actualizaciones no rutinarias. Respeta el tiempo de todos y fomenta esta cultura dentro de tu equipo.
6. Organízate bien
Agrupa y etiqueta bien tus Mensajes en las herramientas de mensajería instantánea. Crea grupos o canales diferentes para temas específicos para evitar distracciones y desorden. Así te resultará más fácil encontrar la información rápidamente cuando la necesites. Clasifica tus chats individuales y utiliza colores u otros marcadores para resaltarlos.
7. Actualizaciones de estado
Utiliza eficazmente las actualizaciones de estado para indicar cuándo estás ocupado o disponible. Te permite mantener la concentración sin interrupciones involuntarias.
8. Minimiza las distracciones
Limita las distracciones para crear un entorno de trabajo más centrado y productivo. Esto incluye minimizar el uso de la mensajería instantánea durante las reuniones o cuando se trabaja en tareas que requieren una profunda concentración. Considera la posibilidad de ajustar momentos específicos para comprobar y responder a los mensajes, como durante los descansos o al final del día.
9. Utilizar una herramienta de gestión del trabajo
Herramientas de gestión del trabajo como ClickUp centralizar comunicación en el lugar de trabajo y simplificar los procesos de mensajería para que los equipos puedan trabajar con mayor eficacia y mantenerse conectados, lo que en última instancia redunda en mejores resultados de los proyectos.
Estas son algunas de las funciones de ClickUp que pueden ayudarle con la mensajería instantánea en el trabajo:
Vista de chat de ClickUp: Vista del chat ClickUp proporciona una interfaz fácil de usar para enviar y recibir mensajes en tiempo real. La vista de chat se integra perfectamente en el Entorno de trabajo de ClickUp que le permite comunicarse directamente sin salir de la plataforma.
Colabore, envíe archivos y cree canales de chat dedicados en la vista de chat de ClickUp
Puede entablar conversaciones individuales o chatear en grupo, manteniendo todas las discusiones organizadas y accesibles dentro del entorno de gestión de proyectos.
Algunas de las otras funciones que ofrece la vista de chat incluyen:
- Uso compartido de archivos: Puede compartir archivos, documentos e imágenes directamente dentro del chat, lo que facilita la colaboración en proyectos y compartir información
- Asignar tareas: UtilizaClickUp @menciones para incluir a cualquier persona en la conversación y asignar comentarios para garantizar que el trabajo avanza sin distracciones
- Integración de la gestión de tareas: Conecte perfectamente las conversaciones de chat con las tareas en ClickUp, lo que le permite discutir los detalles del proyecto, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso directamente dentro del chat
- Actualizaciones en tiempo real: Manténgase al día sobre la evolución del proyecto y reciba notificaciones para la asignación de tareas, comentarios y menciones
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Cerebro ClickUp: Cerebro ClickUp es un asistente inteligente que te ayuda a elaborar mensajes eficaces. Proporciona sugerencias y plantillas para redactar mensajes claros e impactantes, garantizando que estén bien estructurados y sean pertinentes. Esta función mejora la calidad de las interacciones y evita malentendidos.
Pide a la IA que cree planes y escriba mensajes por ti con ClickUp Brain
ClickUp Brain puede ayudarle:
- Acceso rápido: Utilice la función de búsqueda para encontrar rápidamente la información que necesita, ahorrando tiempo y reduciendo la necesidad de largas conversaciones
- Pulir sus mensajes: Pase los mensajes más importantes por ClickUp Brain para comprobar la ortografía, la gramática y el tono
Automatizaciones de ClickUp: Automatización de ClickUp incluye su app, aplicación de mensajería, que permite a los usuarios ajustar respuestas automáticas y programar mensajes.
Cree flujos de trabajo para acelerar las cosas en el trabajo con ClickUp Automations
Esto puede resultar especialmente útil para enviar recordatorios, actualizaciones o notificaciones sin intervención manual. La automatización mantiene una comunicación coherente en el lugar de trabajo y garantiza que los mensajes o actualizaciones importantes se envíen a la persona adecuada en el momento oportuno.
*Plantilla de Mensajes Instantáneos de ClickUp: Plantilla de Mensajes Instantáneos de ClickUp aborda su primer temor: cómo empezar. Está lista para usar y puede empujarte a empezar en cuestión de segundos.
Para gestionar eficazmente las conversaciones, crea un proyecto distinto para cada tema e invita a los miembros pertinentes del equipo a unirse a estos proyectos. Utiliza la barra de búsqueda de la plantilla para localizar rápidamente los mensajes importantes y archivar los obsoletos para organizar tu espacio de trabajo. También puede configurar notificaciones para mantenerse informado sobre el progreso de la conversación y garantizar respuestas puntuales.
Evite los chats desorganizados y simplifique la colaboración con la plantilla de mensajes instantáneos de ClickUp
Con esta plantilla, su equipo podrá:
- Organizar las conversaciones: Mantener todos los hilos de mensajes en una ubicación única y bien estructurada
- Priorizar eficazmente: Centrarse en las conversaciones más importantes para maximizar la productividad
- Asegurarse de que no se pierden mensajes: Evitar que se pasen por alto u olviden mensajes
- Agilice la colaboración: Despídase de los chats desorganizados y disfrute de un trabajo en equipo eficiente
**Lea también 15 plantillas gratuitas de planes de comunicación de proyectos: Excel, Word y ClickUp
Aspectos de seguridad de la mensajería instantánea que hay que tener en cuenta
Las amenazas cibernéticas pueden causar daños críticos a la comunicación de la empresa, especialmente cuando se trata de datos confidenciales de la organización. He aquí algunos aspectos a tener en cuenta para entender cómo Seguridad de ClickUp en comparación con las de otras plataformas importantes.
1. Acceso no autorizado
Mantenga sus canales y grupos internos para evitar la entrada no autorizada de hackers a la comunicación crítica de su empresa. Garantice unas medidas de autenticación sólidas y que todo el mundo las siga.
ClickUp permite a los administradores definir claramente los roles y permisos de los usuarios, lo que en última instancia limita el acceso a información sensible en función de los roles de los usuarios.
2. Datos sensibles
La mensajería instantánea es increíblemente cómoda porque permite compartir cualquier tipo de información fácilmente. Sin embargo, también conlleva sus riesgos. Uno de los más importantes es la filtración de datos. La información confidencial compartida a través de la mensajería instantánea puede ser un objetivo prioritario para los piratas informáticos.
ClickUp es compatible con el inicio de sesión único (SSO), que permite a los usuarios autenticarse utilizando sus credenciales de identidad de la corporación. Esto significa simplemente que se elimina el riesgo de gestionar múltiples contraseñas.
3. Contraseñas débiles
Todos estamos familiarizados con la tentación de utilizar contraseñas de uso frecuente y fáciles de recordar. Nos permiten acceder a nuestras cuentas rápidamente y sin esfuerzo. Pero la pereza puede costarle una fortuna a su organización. Si tiene una contraseña débil o antigua, las posibilidades de que pirateen su cuenta son mayores que las de alguien con una contraseña difícil. También es una buena costumbre actualizar las contraseñas con regularidad.
ClickUp se adhiere a los estándares y regulaciones de la industria, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), Controles de Sistemas y Organización 2 (SOC 2) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), lo que garantiza que la plataforma cumpla con altos estándares de seguridad y privacidad.
Comparación de las funciones de seguridad con otras plataformas
Favorito del sector software de comunicación para empresas y aplicaciones como Chat de Google y Skype for Business cuentan con sólidas funciones de seguridad. Veamos cómo se comparan las funciones de seguridad de ClickUp con las de otras aplicaciones de mensajería instantánea populares.
Chat de Google
- El chat de Google cumple con las normas de seguridad más conocidas del sector, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA)
- Los Mensajes del Chat de Google están encriptados durante todo su ciclo de vida. Se cifran tanto mientras se transmiten como cuando se almacenan
- El chat de Google tiene una duración de sesión que puede variar en función de factores como la actividad del usuario y los ajustes de la cuenta. Por ejemplo, los delegados y los superadministradores pueden tener sesiones de menor duración
Skype Empresarial
- Microsoft utiliza OAuth, un protocolo de autenticación de servidor a servidor, para garantizar la seguridad del intercambio de mensajes instantáneos en Skype Empresarial y otras aplicaciones propias como Microsoft Exchange
- El control de acceso basado en roles (RABA) de Skype garantiza que los usuarios solo obtengan el permiso necesario en función de su rol. Delega tareas administrativas y evita errores con todos los permisos
- Skype para empresas utiliza el estándar de cifrado avanzado (AES) de 128 bits, el protocolo de transporte seguro en tiempo real (SRTP) y la seguridad de la capa de transporte (TLS). Básicamente, se puede decir que están bastante seguros aquí
Slack
- Slack ofrece cifrado de extremo a extremo para mensajes directos y archivos compartidos en mensajes directos. Esto significa que sólo tú y el destinatario pueden leer o acceder al contenido
- Puedes habilitar la autenticación de dos factores (2FA) en Slack para añadir una capa adicional de seguridad solicitando un código desde tu teléfono u otro dispositivo, además de tu contraseña
- Slack se adhiere a las certificaciones de cumplimiento estándar de la industria como SOC 2 Tipo II, ISO 27001 y GDPR, lo que demuestra su confirmación de la protección de datos
**Lea también ¿Qué es la colaboración en tiempo real y cómo puede beneficiar a su equipo?
Cómo afrontar los retos y los inconvenientes de la mensajería instantánea
Aunque las ventajas de la mensajería instantánea son muchas, también tiene algunos inconvenientes:
1. Distracción y baja productividad
La avalancha constante de notificaciones de una app de mensajería instantánea puede interrumpir el flujo de trabajo y disminuir la productividad, haciendo que tu día se convierta en momentos de "¡ping!" que dificultan la concentración en cualquier cosa.
Esta necesidad constante de comprobar los Mensajes puede llevar a lo que se conoce como "cambio de contexto", en el que tu cerebro tiene que cambiar de marcha, privándote de energía y tiempo.
**Soluciones
- Establece momentos específicos durante el día para comprobar y responder a los mensajes
- Activa la función No molestar en tu dispositivo para evitar distracciones durante tareas cruciales
- Defina claramente sus prioridades y distribuya el tiempo en consecuencia
2. Falta de comunicación y claridad
A diferencia de las llamadas telefónicas o las videollamadas, los mensajes instantáneos pueden malinterpretarse fácilmente debido a la falta de tono y contexto, lo que puede dar lugar a posibles conflictos o malentendidos entre los empleados. Esto puede dar lugar a que los destinatarios malinterpreten la intención o la seriedad de un mensaje, causando confusión u ofensa.
**Soluciones
- No dude en pedir aclaraciones si no está seguro del significado de un mensaje
- Evita la jerga y los términos ambiguos. Sea concreto y directo en sus mensajes
- Utiliza emojis y GIF con moderación para transmitir tono y emoción, pero ten en cuenta las diferencias culturales
3. Sobrecarga de información
Una app, aplicación de mensajería instantánea puede abrumarte con información, dificultando la priorización y la concentración. Esta sobrecarga de información puede dar lugar a confusión, mensajes perdidos y detalles importantes que se pierden en la charla.
**Soluciones
- Aprovecha la función de búsqueda para encontrar rápidamente mensajes o información específicos
- Utiliza canales o carpetas para clasificar las conversaciones y mantenerlas organizadas
- Silenciar notificaciones de canales o personas menos importantes para reducir la sobrecarga de información
4. Dependencia de la tecnología
La dependencia extrema de cualquier app de mensajería instantánea puede causar problemas críticos si se enfrenta a fallos técnicos y se niega a cooperar.
Si los empleados dependen en gran medida de la mensajería instantánea, cualquier interrupción puede paralizar el trabajo. Es posible que los mensajes importantes no lleguen, que las actualizaciones críticas se queden sin revisar y que la toma de decisiones se retrase, lo que puede generar frustración.
Soluciones:
- No dependa únicamente de la mensajería instantánea. Considere la posibilidad de utilizar el correo electrónico, las llamadas telefónicas o las reuniones personales para las conversaciones importantes
- Desarrolle planes de contingencia para fallos técnicos o interrupciones, como el uso de métodos de comunicación alternativos
- Mantén la app de mensajería y el software del dispositivo actualizados para minimizar los problemas técnicos
5. Falta de interacción personal
La mensajería instantánea puede reducir las interacciones cara a cara, lo que repercute negativamente en tus metas de creación de equipo.
Sin comunicación en persona, es difícil establecer relaciones sanas, entender las indirectas no verbales y crear un sentimiento de comunidad entre los miembros del equipo. Esta falta de conexión personal puede provocar sentimientos de aislamiento y debilitar el espíritu de equipo en general.
Soluciones:
- Promover interacciones informales fuera del trabajo, como actividades de creación de equipos o pausas virtuales para tomar café
- Organice reuniones de equipo periódicas, tanto presenciales como virtuales, para fomentar las conexiones personales y establecer relaciones
- Cuando sea posible, utilice las videoconferencias para verse y oírse, lo que puede mejorar la comunicación y establecer una buena relación
6. Uso inadecuado
De forma natural, podemos acabar utilizando una aplicación de mensajería instantánea para conversaciones no relacionadas con el trabajo. Cuando nos enfrascamos en chats casuales, podemos distraernos de las tareas que tenemos entre manos.
Este uso indebido de las plataformas de mensajería puede dar lugar a que nos centremos menos en el trabajo y dediquemos más tiempo a discusiones ajenas al tema.
**Soluciones
- Educar a los empleados sobre las posibles consecuencias de un uso inadecuado y fomentar un comportamiento responsable
- Establecer directrices claras para el uso adecuado de la mensajería instantánea en el lugar de trabajo
7. Dificultad de seguimiento y rendición de cuentas
Puede resultar difícil hacer un seguimiento de las conversaciones y garantizar la rendición de cuentas con la mensajería instantánea, especialmente en condiciones de teletrabajo.
Las discusiones y decisiones importantes pueden quedar enterradas en los mensajes, lo que dificulta revisar las interacciones pasadas o hacer que los empleados rindan cuentas de sus contribuciones y compromisos.
**Soluciones
- Comunicar claramente las expectativas en cuanto a tiempos de respuesta, responsabilidad y documentación
- Revise su historial de chats para hacer un seguimiento de las conversaciones, listas de tareas pendientes y decisiones
Enfoque de ClickUp sobre la mensajería instantánea
- Los ajustes y políticas del entorno de trabajo se pueden configurar para alinearse con las directrices de la empresa y supervisar el uso
- Los registros de auditoría detallados, el historial de mensajes y las funciones de asignación de tareas ayudan a mejorar el seguimiento y la rendición de cuentas
- Listas de control de ClickUp proporcionan herramientas como etiquetas, hilos y canales para gestionar y priorizar la información de forma eficaz
- Los ajustes de notificación personalizables y los modos No molestar le ayudan a gestionar las distracciones
- Las funciones integradas en su app de mensajería instantánea, como las conversaciones en hilos y la edición de mensajes, mejoran la claridad y el contexto. Edición de IA de ClickUp de ClickUp le ayudarán a crear un mensaje, o también puede editar el texto existente
- Garantiza una alta disponibilidad y fiabilidad mediante un mantenimiento regular y una infraestructura robusta
- Se integra con las herramientas de videoconferencia y fomentala comunicación híbrida estrategias
Aprovechar la mensajería instantánea en el trabajo para una comunicación eficaz
La evolución de las herramientas de mensajería instantánea, especialmente con plataformas como ClickUp y otras aplicaciones populares de mensajería instantánea, ha recorrido un largo camino desde sus humildes comienzos.
Al principio, las plataformas de mensajería instantánea eran simples herramientas para intercambios rápidos, pero han evolucionado hasta convertirse en sofisticadas plataformas que integran increíbles funciones de gestión de proyectos.
Así que aprovecha las funciones de ClickUp, como la vista de chatear, el asistente de IA, la automatización y las plantillas de mensajería, para hacer un uso eficiente de la mensajería instantánea en el trabajo. Registrarse en ClickUp ¡hoy mismo!