Anthony Bourdain, famoso chef y autor, dirigía sus cocinas mediante el sistema de brigadas. Dividía la cocina en estaciones que elaboraban los componentes de la comida. Cada puesto contaba con ayudantes de cocina, cocineros y ayudantes, con sus propios ingredientes, herramientas y espacios de trabajo.
Con esta estructura, dice, "las múltiples tareas de una cocina grande y ajetreada podían ser gestionadas y coordinadas por una sola persona, el chef, incluso en plena hora punta"
En el mundo de los Business, una jerarquía de este tipo se llamaría estructura de desglose de recursos. ¿Qué es eso? Averigüémoslo.
Entender la estructura de desglose de recursos
Una Estructura de Desglose de Recursos (EDR) es una lista de todos los recursos necesarios para completar un proyecto organizados en una jerarquía. Estos recursos pueden ser humanos, materiales, financieros, informativos e incluso de tiempo.
Es una herramienta de gestión de recursos, normalmente organizada en varios niveles, con la meta del proyecto en la parte superior y varias categorías de recursos que se ramifican en cada fase. Abarca todos los recursos que cuestan dinero, excluido el propio dinero.
Y lo que es más importante, un RBS no es una isla. Trabaja en estrecha colaboración con diversas actividades de planificación de proyectos, como la estructura de desglose del trabajo, la estructura de desglose de riesgos, etc. He aquí cómo.
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es el documento que delimita el trabajo en tareas pequeñas y manejables. Una buena EDT se corresponderá con este documento, indicando qué recursos se necesitarán en cada fase.
Por ejemplo, si un proyecto de desarrollo de software se divide en la fase de producto mínimo viable (PMV), fases 1, 2, etc., la EDT enumerará los recursos necesarios en cada fase. En la fase de producto mínimo viable, puede que necesites:
- Desarrolladores
- Analistas de calidad
- Gestor de proyectos
- Software de gestión de proyectos
Una vez que el MVP esté completado y el producto ya esté en funcionamiento, es posible que necesite recursos adicionales, como por ejemplo
- Herramientas de automatización de pruebas
- Canalización de datos
- Infraestructura en la nube
- Gestor de producto
- Investigador de la experiencia del usuario
Otro aspecto con el que se alinea el RBS es la estructura de desglose de riesgos. En cada fase del trabajo existen riesgos. Varios Herramientas de software ERP conecte RBS, WBS y la estructura de desglose de riesgos para obtener una vista completa.
Por ejemplo, en la fase MVP puede haber problemas de rendimiento. Si hay varios miembros del equipo trabajando en el MVP, podría enfrentarse a riesgos de seguridad. Si está recopilando información de los usuarios, puede haber riesgos para la privacidad de los datos.
La estructura de desglose de recursos incluye los componentes necesarios para mitigar estos riesgos en cada fase. Durante la fase MVP, es probable que el RBS incluya recursos adicionales para la infraestructura de la nube. Cuando haya una tracción significativa, el RBS podría añadir ingenieros o consultores de seguridad a la lista.
Ahora que hemos esbozado los fundamentos de la estructura de desglose de recursos, veamos cómo se utiliza en la gestión de proyectos.
El rol y la importancia del RBS en la gestión de proyectos
La estructura de desglose de recursos es uno de los muchos marcos que los gestores de proyectos utilizan para planificar y ejecutar. Desempeña un rol fundamental a lo largo del ciclo de vida del proyecto. He aquí cómo.
Asignación de recursos
Cuando sabe qué recursos necesita para completar un proyecto, puede contratar, formar y asignar los adecuados en el momento oportuno. El RBS sirve de hoja de ruta para asignación de recursos a lo largo de todo el proyecto.
Por ejemplo, si el RBS establece que el tercer sprint necesita desarrolladores adicionales, el gestor del proyecto puede encontrar la manera de contratar/incorporar recursos con suficiente antelación.
Programación
Aunque en la programación influye más la estructura de desglose del trabajo que la EDT, esta última sigue desempeñando un rol clave. Al examinar conjuntamente la EDT y la EDR, los gestores de proyectos pueden programar el trabajo en función de la disponibilidad de recursos.
Por ejemplo, si sólo tiene un desarrollador de Scala, que está ocupado con otro proyecto cuando usted lo necesita, puede utilizar RBS para reprogramar el trabajo en función de su disponibilidad en lugar de contratar a personas adicionales.
Distribución de la carga de trabajo
La estructura de desglose de recursos identifica de antemano lo que necesita el proyecto: Cuántas personas, durante cuánto tiempo, durante qué periodo, etc. Si la fase de desarrollo necesita el máximo de recursos, podrá contratar/incorporar talento adicional y distribuir uniformemente la carga de trabajo.
Gestión de riesgos
En esencia, una estructura de desglose de recursos es una proyección. Establece las necesidades futuras basándose en los requisitos actuales. Esto mitiga varios riesgos de la gestión de proyectos, como:
- No disponer de los recursos adecuados
- No disponer de planes de copia de seguridad en caso de que alguien del equipo se vaya de vacaciones o deje de estar disponible
- Enfrentarse alimitaciones de recursos y cuellos de botella en momentos inoportunos
- Descubrimiento de dependencias demasiado tarde en el proyecto
Un buen RBS prevé estas eventualidades y ayuda a crear planes de contingencia en caso de que se produzcan.
Análisis del camino crítico
En método del camino crítico es una técnica de gestión de proyectos que identifica la secuencia más larga de tareas dependientes para calcular la duración mínima del proyecto. Un RBS hará lo mismo para determinar los recursos mínimos necesarios.
Para optimizar la programación de sus proyectos, la distribución de la carga de trabajo, la gestión de riesgos y mucho más, necesita una sólida estructura de desglose de recursos. Aquí tiene una guía paso a paso para crearla.
Creación de una estructura de desglose de recursos
Una EDR es una lista de los recursos necesarios para completar un proyecto. Suena sencillo, ¿verdad? Pues puede ser muy compleja, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Para ser minucioso, pruebe los siguientes pasos, hábilmente compatibilizados por Software de gestión de recursos de ClickUp .
1. Identificar los resultados del proyecto
Empiece por definir claramente las metas del proyecto y sus correspondientes entregables. Si su meta es entregar un MVP con x funciones en un plazo determinado, correlacione las tareas y subtareas que debe completar. Si ya existe una EDT, utilízala.
Si no, defina la alcance del proyecto . Reúna a todas las partes clave del proyecto para debatir las expectativas y los resultados.
Para empezar, pruebe con Plantilla de Pizarra de Alcance de Proyecto de ClickUp . Utilícela para recopilar información sobre las actividades, tareas y plazos de varias partes interesadas. Resume la información y organízala visualmente para consultarla más adelante.
Plantilla de pizarra del alcance del proyecto de ClickUp
2. Identificar categorías de recursos
Empiece por determinar las principales categorías de recursos que formarán las ramas de nivel superior de su RBS. Podrían ser:
- Recursos humanos (gestores de proyectos, desarrolladores, diseñadores)
- Recursos materiales o físicos (ordenadores, espacio de oficina, equipos, suministros)
- Recursos informativos (datos, documentación, panorámica del proyecto)
- Recursos temporales (duración, hitos, plazos)
- Recursos de software (herramientas de gestión de proyectos, herramientas de automatización)
Recuerde que el RBS es una jerarquía. Por tanto, divida los recursos en componentes específicos dentro de cada categoría principal de recursos. Por ejemplo, los recursos humanos se dividirían en:
- Gestión de proyectos: Gestor de proyectos, analista de empresa
- Desarrollo de software: Desarrollador Front-end, desarrollador back-end, probador
- Diseño de la experiencia del usuario: Investigador de UX, diseñador de UI
Si el proyecto es lo suficientemente grande, se puede desglosar aún más. Por ejemplo, puede haber un jefe de UX que dirija un equipo de UX formado por un diseñador de UI, un diseñador de animación, un diseñador de marca, etc.
Plantilla de planificación de recursos ClickUp
Si es usted principiante en la planificación de recursos, tenemos justo lo que necesita. Pruebe la Plantilla de planificación de recursos ClickUp para visualizar tareas y recursos en un solo lugar. Con esta plantilla también puede hacer un seguimiento de las horas, gestionar los subcontratistas y supervisar los flujos de trabajo de su equipo.
3. Incluir detalles del recurso
Entre en detalles granulares. Utilice la EDT o el documento de alcance del proyecto para preguntar quién hará qué. Asegúrate de que no se te escapa nada.
Algunos de los datos que más se suelen necesitar son habilidades, experiencia, remuneración, disponibilidad, etc. Por ejemplo,
- Desarrollador Front-end
- Nombre y apellidos Jane Doe
- Habilidades: HTML, CSS, React
- Experiencia: 5 años
- Precio por hora: $80
- Disponibilidad: 40 horas/semana
Asegúrate también de que tienes los números. Sepa cuántos analistas de Business, desarrolladores o probadores necesita y documéntelo.
4. Identifique a las personas adecuadas para el rol
Llegados a este punto, está listo para pasar de la planificación teórica a la creación de escenarios prácticos. Para cada rol, elija al empleado adecuado en función de su disponibilidad. Vista Carga de trabajo de ClickUp es una excelente manera de ver la disponibilidad de todos los miembros del equipo en un solo lugar. En esta vista, también puede ver en qué está trabajando alguien actualmente. Así, si necesita un recurso que ya está asignado a otra cosa, puede hablar con el gestor del proyecto para que lo reasigne o lo comparta.
vista Carga de trabajo de ClickUp para visibilidad granular_
Si prefiere un poco más de estructura, pruebe el método Plantilla ClickUp de carga de trabajo de los empleados . Esta plantilla de nivel avanzado ayuda a planificar la capacidad visualización del trabajo, revisión de la duración estimada frente a la real, etc.
Haga que su
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/12212/gestion-de-la-carga-de-trabajo/ gestión de la carga de trabajo /%href/
un juego de niños con la plantilla ClickUp para la carga de trabajo de los empleados.
5. Conecta los puntos
Una buena estructura de desglose de recursos es más que una lista. Es una vista de cómo todos los recursos interactúan entre sí para completar el proyecto. Como hemos visto antes, esto ocurre de forma jerárquica y ayuda a nivelación de recursos .
Así pues, organice los recursos jerárquicamente, con las categorías más generales en la parte superior y subcategorías específicas a medida que desciende por la estructura. Un ejemplo de estructura de desglose de recursos podría ser:
- Recursos humanos
- Gestión de proyectos
- Gestión de proyectos
- Jane Doe (desconocida)
- Analista de empresa
- Juan Pérez
- Desarrollador Front-end
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Gestión de proyectos
- Gestión de proyectos
6. Ajuste del proyecto
Configurar el proyecto en un
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/9881/herramientas-de-gestion-de-recursos/ herramienta de gestión de recursos /%href/
como ClickUp para limar cualquier arruga. Utilice las tareas de ClickUp para publicar la estructura de desglose del trabajo de forma organizada. A continuación, añada recursos a cada tarea, establezca fechas límite y añada descripciones. También puede incluir adjuntos o enlaces a archivos externos si es necesario.
tareas de ClickUp para gestionar proyectos sin esfuerzo_
No reinvente la rueda. Utiliza las Plantilla de asignación de recursos ClickUp para llevar un seguimiento de todos los materiales y la mano de obra que necesita para su proyecto. Anote notas detalladas sobre cada recurso, gestione su disponibilidad, visualice la estructura del equipo y mucho más con esta plantilla de nivel intermedio.
Plantilla de asignación de recursos de ClickUp
Ahora, comparta el RBS y la configuración del proyecto con las partes interesadas, incluidos el cliente, los patrocinadores, los jefes de equipo y los miembros del equipo. Invíteles a señalar cualquier discrepancia en las previsiones.
Utilice la vista Lista de ClickUp para ver todas las tareas y recursos implicados. La vista Tablero de ClickUp es ideal para organizar el trabajo según las distintas fases. Además, la vista Diagrama de Gantt de ClickUp ayuda a visualizar las dependencias y los cronogramas.
vista del (diagrama de) Gantt de ClickUp para gestionar los plazos de los proyectos_
Si parece sencillo, lo es. Sin embargo, recuerde que simple no siempre significa fácil. A lo largo del proceso de creación de una estructura de desglose de recursos, es posible que se encuentre con dificultades.
He aquí algunos de los retos a los que se enfrentan regularmente los gestores de proyectos y los pasos para superarlos.
Desafíos y soluciones en la implantación de la EDR
Los proyectos pueden volverse complejos, su alcance puede ampliarse y los objetivos en torno a los cuales se enmarcó el proyecto pueden cambiar. Veamos qué hay que hacer en estos casos.
1. Identificación inadecuada de recursos
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos es no identificar con precisión los recursos necesarios. Esto puede deberse a la falta de visibilidad del proyecto, a un alcance erróneo del trabajo o a subestimar lo que se necesita.
Sea como fuere, si su EPR no incluye todos los recursos que necesita, puede correr el riesgo de excederse en el presupuesto y sufrir retrasos. Para evitarlo:
- Investigue a fondo
- Fíjate en cómo has organizado proyectos anteriores y en los errores que has cometido
- Aprovechaplantillas de análisis de carencias para saber lo que te falta
- Consiga que todas las partes interesadas revisen y asuman la responsabilidad de su parte del trabajo
- Disponga de recursos de reserva
2. Evolución de los requisitos del proyecto
Los proyectos ágiles son, por naturaleza, adaptables al cambio. El RBS que se crea al principio del proyecto puede resultar inadecuado tras unos cuantos sprints. Aunque esto es inconveniente para gestión de recursos también es inevitable.
Para adaptarse a ello:
- Revise periódicamente el RBS
- Confirme que no necesita recursos adicionales o si está reteniendo más recursos de los que necesita
- Utiliceplantillas de planificación de recursos para cubrir sus bases
- Actualice los cambios en el RBS e informe a todas las partes interesadas
Si utiliza una herramienta como Documentos de ClickUp para ello, puede resaltar los cambios y compartirlos con las partes interesadas, dándoles la posibilidad de editarlos en colaboración o dejar sus opiniones en forma de comentarios. Por ejemplo, puede mostrar los cambios en los costes del proyecto, para que el patrocinador del proyecto o el responsable financiero puedan aprobarlos.
utilice ClickUp Docs para la documentación colaborativa
3. Falta de compromiso de las partes interesadas
Los gestores de proyectos en fases tempranas pueden cometer el error de crear la estructura de desglose de recursos sin consultar a los demás. A pesar de sus mejores intenciones, trabajar en un silo puede crear más tarde limitaciones de recursos .
Por ejemplo, un gestor de proyectos puede suponer que un diseñador de interfaz de usuario es suficiente. Sin embargo, es posible que el responsable de UX no cuente con un diseñador de UI que también domine las microanimaciones, lo que significa que ahora necesitan dos personas.
Para evitarlo, consigue la participación de las partes interesadas a todos los niveles. Anime a todas las partes interesadas a revisar el RBS y a dar su aprobación para garantizar una utilización óptima de los recursos.
4. Miembros del equipo confundidos
La estructura de desglose de recursos también desempeña el rol de definir la estructura de gestión del proyecto. Esto incluye quién informa a quién, quién revisa el trabajo de quién, etc.
Sin una jerarquía clara y un reconocimiento activo, gestión de equipos puede volverse caótica. Por ejemplo, puede que hayas añadido al desarrollador de Front-end a la jerarquía de UX, mientras que el recurso puede pensar que informa al jefe de desarrollo.
Evita estas situaciones con transparencia. Publica estructuras de desglose de recursos e invita a todos los miembros del equipo a echarles un vistazo. Manténgalos limpios y visuales para que sean fáciles de entender para todos. Abra canales de comunicación, por si alguien tiene dudas o comentarios.
Estructure sus proyectos y suba de nivel con ClickUp
Hoy en día, los proyectos de software ágiles dan prioridad a la autonomía y la autogestión, lo que significa que el sistema de brigadas de Bourdain para organizar el trabajo puede resultar contraproducente. Sin embargo, hay una lección más profunda y fundamental que aprender.
La cocina de Bourdain demuestra que para llevar a cabo un proyecto de forma eficaz, coherente y en situaciones de gran presión, se necesita un desglose claro de quién es responsable de qué y cómo se mueve el trabajo de un paso a otro, es decir, la estructura de desglose de recursos.
Una sólida herramienta de gestión de proyectos como ClickUp puede integrar la estructura de desglose de recursos en su proceso de planificación. Sin necesidad de crear otro documento de Google o una hoja de cálculo, puede utilizar ClickUp para mantener toda la documentación relacionada con el proyecto en un solo lugar.
¿Y qué más? Puede compartir, editar y colaborar con varias partes interesadas directamente desde la plataforma. También puede crear su propia plantilla personalizada de estructura de desglose de recursos para utilizarla en el futuro.
Consolide el entorno de trabajo de su proyecto. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo .