Anthony Bourdain, famoso chef y autor, dirigía sus cocinas utilizando el sistema de brigadas. Dividía la cocina en puestos que se encargaban de preparar los distintos componentes de la comida. Cada puesto contaba con segundos de cocina, cocineros y ayudantes, cada uno con sus propios ingredientes, utensilios y entornos de trabajo.
Con esta estructura, afirma, «las numerosas tareas de una cocina grande y ajetreada podrían, incluso en pleno ajetreo de la hora de la cena, ser gestionadas y coordinadas por una sola persona: el chef».
En el mundo de las empresas, una jerarquía de este tipo se denominaría estructura de desglose de recursos. ¿Qué es eso?, te preguntarás. Vamos a averiguarlo.
Comprender la estructura de desglose de recursos
Una estructura de desglose de recursos (RBS) es una lista de todos los recursos necesarios para completar un proyecto, organizados en una jerarquía. Estos recursos pueden ser humanos, materiales, financieros, informativos e incluso de tiempo.
Se trata de una herramienta de gestión de recursos, normalmente organizada en varios niveles, con la meta del proyecto en la parte superior y diversas categorías de recursos ramificadas en cada fase. Abarca todos los recursos que suponen un coste, excluyendo el dinero en sí.
Lo más importante es que una RBS no es una isla. Trabaja en estrecha colaboración con diversas actividades de planificación de proyectos, como la estructura de desglose del trabajo, la estructura de desglose de riesgos, etc. A continuación te explicamos cómo.
La estructura de desglose del trabajo (WBS) es el documento que divide el trabajo en tareas pequeñas y manejables. Una buena RBS se corresponderá con este documento, detallando qué recursos se necesitarán en cada fase.
Por ejemplo, si un proyecto de desarrollo de software se desglosa en la fase del producto mínimo viable (MVP), las fases 1, 2, etc., la RBS hará una lista de los recursos necesarios en cada fase. En la fase del MVP, es posible que necesites:
- Desarrolladores
- Analistas de calidad
- Gestor de proyectos de gestión de proyectos
- Software de gestión de proyectos
Una vez que el MVP esté completado y el producto ya esté en funcionamiento, es posible que necesites recursos adicionales, como:
- Herramientas de automatización de pruebas
- Canales de datos
- Infraestructura en la nube
- Responsable de producto
- Investigador de experiencia de usuario del usuario
Otro aspecto con el que se alinea la RBS es la estructura de desglose de riesgos. En cada fase del trabajo hay riesgos implicados. Varias herramientas de software ERP conectan la RBS, la WBS y la estructura de desglose de riesgos para ofrecer una vista completa.
Por ejemplo, en la fase del MVP pueden surgir problemas de rendimiento. Si hay varios miembros del equipo trabajando en el MVP, podrías enfrentarte a riesgos de seguridad. Si estás recopilando información de los usuarios, podrías tener riesgos relacionados con la privacidad de los datos.
La estructura de desglose de recursos incluye los componentes necesarios para mitigar estos riesgos en cada fase. Durante la fase del MVP, es probable que la RBS incluya recursos adicionales para la infraestructura en la nube. Cuando haya una tracción significativa, la RBS podría añadir ingenieros de seguridad o consultores a la lista.
Ahora que hemos esbozado los fundamentos de la estructura de desglose de recursos, veamos cómo se utiliza en la gestión de proyectos.
El rol y la importancia de la RBS en la gestión de proyectos
La estructura de desglose de recursos es uno de los muchos marcos que utilizan los gestores de proyectos para la planificación y la ejecución. Desempeña un rol fundamental a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. A continuación te explicamos cómo.
Asignación de recursos
Cuando sabes qué recursos necesitas para completar un proyecto, puedes contratar, formar y asignar los adecuados en el momento oportuno. La RBS actúa como una hoja de ruta para la asignación de recursos a lo largo del proyecto.
Por ejemplo, si la RBS indica que el tercer sprint necesita desarrolladores adicionales, el gestor de proyectos puede buscar formas de contratar o incorporar recursos con suficiente antelación.
Planificación
Aunque la planificación se ve más influida por la estructura de desglose del trabajo que por la RBS, esta última sigue desempeñando un rol clave. Al analizar conjuntamente la WBS y la RBS, los gestores de proyectos pueden planificar el trabajo en función de la disponibilidad de recursos.
Por ejemplo, si solo tienes un desarrollador de Scala, que está ocupado con otro proyecto cuando lo necesitas, puedes utilizar la RBS para reprogramar el trabajo en función de su disponibilidad, en lugar de contratar a más personal.
Distribución de la carga de trabajo
La estructura de desglose de recursos identifica de antemano lo que necesita el proyecto: cuántas personas, durante cuánto tiempo, en qué periodo, etc. Si la fase de desarrollo requiere el máximo de recursos, podrás contratar o incorporar talento adicional y realizar la distribución de la carga de trabajo de manera uniforme.
Gestión de riesgos
En esencia, una estructura de desglose de recursos es una proyección. Establece las necesidades futuras basándose en los requisitos actuales. Esto mitiga varios riesgos de gestión de proyectos, tales como:
- No disponer de los recursos adecuados
- No contar con planes de contingencia en caso de que algún miembro del equipo se ausente por vacaciones o por cualquier otro motivo
- Afrontar las limitaciones de recursos y los cuellos de botella en momentos inoportunos
- Descubrir las dependencias demasiado tarde en el proyecto
Una buena RBS prevé estas eventualidades y ayuda a crear planes de contingencia en caso de que se produzcan.
Análisis de la ruta crítica
El método del camino crítico es una técnica de gestión de proyectos que identifica la secuencia más larga de tareas dependientes para calcular la duración mínima del proyecto. Una RBS hace lo mismo para determinar los recursos mínimos necesarios.
Para optimizar la planificación de tu proyecto, la distribución de la carga de trabajo, la gestión de riesgos y mucho más, necesitas una estructura de desglose de recursos sólida. Aquí tienes una guía paso a paso para crearla.
Creación de la estructura de desglose de recursos
Una RBS es una lista de los recursos necesarios para completar un proyecto. Suena sencillo, ¿verdad? Bueno, puede resultar muy complejo dependiendo de la naturaleza de tu proyecto. Para hacerlo a fondo, sigue estos pasos, que cuentan con el apoyo del software de gestión de recursos de ClickUp.
1. Identifica los entregables del proyecto
Empieza por definir claramente las metas del proyecto y los resultados correspondientes. Si tu meta es entregar un MVP con x funciones en un plazo determinado, planifica las tareas y subtareas que debes completar. Si ya existe una WBS, utilízala.
Si no es así, define el alcance del proyecto. Reúne a todas las partes interesadas clave del proyecto para debatir las expectativas y los resultados esperados.
Para empezar rápidamente, prueba la plantilla de pizarra de alcance del proyecto de ClickUp. Úsala para recopilar información sobre las actividades, tareas y plazos de las distintas partes interesadas. Resumir la información y organízala visualmente para consultarla más adelante.
2. Identifica las categorías de recursos
Empiece por determinar las categorías principales de recursos que formarán las ramas de nivel superior de su RBS. Estas podrían ser:
- Recursos humanos (gestores de proyectos, desarrolladores, diseñadores)
- Recursos materiales o físicos (ordenadores, espacio de oficina, equipos, suministros)
- Recursos informativos (datos, documentación, panorámica del proyecto)
- Recursos temporales (duración, hitos, plazos)
- Recursos de software (herramientas de gestión de proyectos, herramientas de automatización)
Recuerda que la RBS es una jerarquía. Por lo tanto, divide los recursos en componentes específicos dentro de cada categoría de recursos principal. Por ejemplo, los recursos humanos se desglosarían a su vez en:
- Gestión de proyectos: gestor de proyectos, analista de negocios
- Desarrollo de software: desarrollador front-end, desarrollador back-end, probador
- Diseño de la experiencia del usuario: investigador de UX, diseñador de UI
Si el proyecto es lo suficientemente grande, es posible que tengas que profundizar más. Por ejemplo, podrías tener un responsable de UX que dirija un equipo de UX compuesto por un diseñador de interfaz de usuario, un diseñador de animación, un diseñador de marca, etc.
Si eres principiante en la planificación de recursos, tenemos justo lo que necesitas. Prueba la plantilla de planificación de recursos de ClickUp para visualizar tareas y recursos en un solo lugar. Con esta plantilla también puedes realizar el seguimiento de las horas, gestionar a los subcontratistas y supervisar los flujos de trabajo de tu equipo.
3. Incluye los detalles de los recursos
Entra en detalles minuciosos. Utiliza el WBS o el documento de alcance del proyecto para aclarar quién hará qué. Asegúrate de no pasar nada por alto.
Algunos de los datos que más se suelen necesitar son las habilidades, la experiencia, la remuneración, la disponibilidad, etc. Por ejemplo,
- Desarrolladora front-end Nombre: Jane Doe Habilidades: HTML, CSS, React Experiencia: 5 años Tarifa por hora: 80 $ Disponibilidad: 40 horas/semana
- Nombre: Jane Doe
- Habilidades: HTML, CSS, React
- Experiencia: 5 años
- Tarifa por hora: 80 $
- Disponibilidad: 40 horas/semana
- Nombre: Jane Doe
- Habilidades: HTML, CSS, React
- Experiencia: 5 años
- Tarifa por hora: 80 $
- Disponibilidad: 40 horas/semana
Además, asegúrate de tener los números. Averigua cuántos analistas de empresa, desarrolladores o evaluadores necesitas y déjalo por escrito.
4. Identifica a las personas adecuadas para el rol
En este punto, ya estás listo para pasar del plan teórico a la creación de escenarios prácticos. Para cada rol, elige al empleado adecuado en función de su disponibilidad.
La vista Carga de trabajo de ClickUp es una forma estupenda de ver la disponibilidad de todos los miembros del equipo en un solo lugar. En esta vista, también puedes ver en qué está trabajando cada persona en ese momento. Así, si necesitas un recurso que ya está asignado a otra tarea, puedes hablar con el gestor del proyecto para que lo reasigne o lo ponga a disposición de forma compartida.
Si prefieres un poco más de estructura, prueba la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp. Esta plantilla de nivel avanzado te ayuda a planificar la capacidad, visualizar el trabajo, comparar la duración estimada con los datos reales y mucho más.
Simplifica la gestión de tu carga de trabajo con la plantilla de carga de trabajo de empleados de ClickUp.
5. Une los puntos
Una buena estructura de desglose de recursos es más que una simple lista. Es una vista de cómo interactúan todos los recursos entre sí para completar el proyecto. Como hemos visto anteriormente, esto ocurre de forma jerárquica y ayuda a equilibrar los recursos.
Por lo tanto, organice los recursos jerárquicamente, con las categorías más generales en la parte superior y las subcategorías específicas a medida que se desciende en la estructura. Un ejemplo de estructura de desglose de recursos podría ser:
- Recursos humanos Gestión de proyectos Jefa de proyectos Jane Doe Analista de negocios John Smith Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Gestión de proyectos Jefa de proyectos Jane Doe Analista de negocios John Smith Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Jane Doe, directora de gestión de proyectos
- Jane Doe
- Analista de negocios John Smith
- John Smith
- Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Gestión de proyectos Jefa de proyectos Jane Doe Analista de negocios John Smith Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Jane Doe, directora de gestión de proyectos
- Jane Doe
- Analista de negocios John Smith
- John Smith
- Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Jane Doe, directora de proyectos de gestión de proyectos
- Jane Doe
- Analista de negocios John Smith
- John Smith
- Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Jane Doe
- John Smith
- Sarah Kim
- Lucas Brown
6. Configurar el proyecto
Configura el proyecto en una herramienta de gestión de recursos como ClickUp para pulir cualquier detalle. Utiliza las tareas de ClickUp para publicar la estructura de desglose del trabajo de forma organizada. A continuación, añade recursos a cada tarea, establece fechas límite y añade descripciones. También puedes incluir adjuntos o enlaces a archivos externos si es necesario.
No reinvente la rueda. Utilice la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para llevar un control de todos los materiales y la mano de obra que necesita para su proyecto. Anote notas detalladas sobre cada recurso, gestione su disponibilidad, visualice la estructura del equipo y mucho más con esta plantilla de nivel intermedio.
Ahora, realiza el uso compartido de la RBS y la configuración del proyecto con las partes interesadas, incluidos el cliente, los patrocinadores, los jefes de equipo y los miembros del equipo. Invítales a señalar cualquier discrepancia en las previsiones.
Utiliza la vista Lista de ClickUp para ver todas las tareas y recursos implicados. La vista Tablero de ClickUp es ideal para organizar el trabajo según las diferentes fases. Además, la vista Gantt de ClickUp ayuda a visualizar las dependencias y los cronogramas.
Si te parece sencillo, es porque lo es. Sin embargo, recuerda que sencillo no siempre significa fácil. Durante el proceso de creación de una estructura de desglose de recursos, es posible que te enfrentes a algunos retos.
A continuación, te presentamos algunos retos a los que se enfrentan habitualmente los gestores de proyectos y los pasos para superarlos.
Retos y soluciones en la implementación de la RBS
Los proyectos pueden volverse complejos, el alcance puede ampliarse y los objetivos en torno a los cuales se ha definido el proyecto pueden cambiar. Veamos qué hacer en tales casos.
1. Identificación inadecuada de los recursos
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos es no identificar con precisión los recursos necesarios. Esto puede deberse a una falta de visibilidad del proyecto, a un alcance del trabajo mal definido o a subestimar lo que se necesita.
En cualquier caso, si tu RBS no incluye todos los recursos que necesitas, podrías correr el riesgo de sobrepasar el presupuesto y sufrir retrasos. Para evitarlo:
- Realice una investigación exhaustiva
- Analiza cómo has organizado proyectos anteriores y los errores que has cometido
- Aprovecha las plantillas de análisis de deficiencias para saber qué te falta
- Consigue que todas las partes interesadas revisen y asuman la responsabilidad de su parte del trabajo
- Disponga de recursos de reserva
2. Requisitos del proyecto en constante evolución
Los proyectos ágiles son, por naturaleza, adaptables al cambio. La RBS que se crea al inicio del proyecto puede resultar inadecuada tras unos cuantos Sprints. Aunque esto resulta inconveniente para la gestión de recursos, también es inevitable.
Para adaptarse a esto:
- Revisa la RBS con regularidad
- Comprueba que no necesitas recursos adicionales o si estás reteniendo más recursos de los que necesitas
- Utiliza plantillas de planificación de recursos para cubrir todas las posibilidades
- Actualiza los cambios en la RBS e informa a todas las partes interesadas
Si utilizas una herramienta como ClickUp Docs para ello, puedes resaltar los cambios y compartirlos con las partes interesadas, dándoles la posibilidad de realizar la edición de forma colaborativa o dejar comentarios con sus opiniones. Por ejemplo, puedes mostrar los cambios en los costes del proyecto para que el patrocinador del proyecto o el responsable financiero puedan aprobarlos.
3. Falta de compromiso por parte de las partes interesadas
Los gestores de proyectos que se encuentran en su primera fase pueden cometer el error de crear la estructura de desglose de recursos sin consultar a los demás. A pesar de sus buenas intenciones, trabajar de forma aislada puede generar posteriormente limitaciones de recursos.
Por ejemplo, un gestor de proyectos podría dar por sentado que basta con un diseñador de interfaz de usuario. Sin embargo, es posible que el responsable de experiencia de usuario no cuente con un diseñador de interfaz de usuario que también sea experto en microanimaciones, lo que significa que ahora necesitarán a dos personas.
Para evitarlo, consigue la aceptación de las partes interesadas en todos los niveles. Anima a todas las partes interesadas a revisar la RBS y a dar su visto bueno para garantizar un uso óptimo de los recursos.
4. Miembros del equipo desorientados
La estructura de desglose de recursos también juega el rol de definir la estructura de gestión del proyecto. Esto incluye quién depende de quién, quién revisa el trabajo de quién, etc.
Sin una jerarquía clara y un reconocimiento activo, la gestión del equipo puede volverse caótica. Por ejemplo, es posible que hayas añadido al desarrollador front-end a la jerarquía de UX, mientras que el propio desarrollador podría pensar que depende del jefe de desarrollo.
Evita estas situaciones con transparencia. Publica las estructuras de desglose de recursos e invita a todos los miembros del equipo a echarles un vistazo. Manténlas claras y visuales para que sean fáciles de entender para todos. Abre canales de comunicación, por si alguien tiene alguna duda o comentario.
Estructura tus proyectos y da un salto cualitativo con ClickUp
Los proyectos de software ágiles de hoy en día dan prioridad a la autonomía y la autogestión, lo que significa que el sistema de brigadas de Bourdain para organizar el trabajo podría resultar contraproducente. Sin embargo, hay una lección más profunda y fundamental que aprender.
El programa «La cocina de Bourdain» demuestra que, para llevar a cabo un proyecto de forma eficaz, coherente y en situaciones de gran presión, es necesario tener claro quién es responsable de qué y cómo avanza el trabajo de un paso a otro, es decir, la estructura de desglose de recursos.
Una herramienta de gestión de proyectos sólida como ClickUp puede integrar la estructura de desglose de recursos en tu proceso de planificación. Sin necesidad de crear otro documento de Google o hoja de cálculo, puedes utilizar ClickUp para mantener toda la documentación relacionada con el proyecto en un solo lugar.
¿Y qué más? Puedes realizar el uso compartido, la edición y la colaboración con diversas partes interesadas directamente desde la plataforma. También puedes crear tu propia plantilla personalizada de estructura de desglose de recursos para usarla en el futuro.
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