Anthony Bourdain, famoso chef y autor, dirigía sus cocinas utilizando el sistema de brigada. Dividió la cocina en estaciones que preparaban los componentes de la comida. Cada estación contaba con sous chefs, cocineros y ayudantes, con sus propios ingredientes, herramientas y entornos de trabajo.
Con esta estructura, afirma, «las numerosas tareas de una cocina grande y ajetreada podrían, incluso en plena hora punta de la cena, ser gestionadas y coordinadas por una sola persona: el chef».
En el mundo empresarial, una jerarquía de este tipo se denominaría estructura de desglose de recursos. ¿Qué es eso?, se preguntará. Vamos a descubrirlo.
Comprender la estructura de desglose de recursos
Una estructura de desglose de recursos (RBS) es una lista de todos los recursos necesarios para completar un proyecto, organizados en una jerarquía. Estos recursos pueden ser humanos, materiales, financieros, informativos e incluso de tiempo.
Se trata de una herramienta de gestión de recursos, normalmente organizada en varios niveles, con la meta del proyecto en la parte superior y varias categorías de recursos que se ramifican en cada fase. Abarca todos los recursos que cuestan dinero, excepto el dinero en sí.
Lo más importante es que una RBS no es una isla. Funciona en estrecha colaboración con diversas actividades de planificación de proyectos, como la estructura de desglose del trabajo, la estructura de desglose de riesgos, etc. A continuación le explicamos cómo.
La estructura de desglose del trabajo (WBS) es el documento que divide el trabajo en tareas pequeñas y manejables. Una buena RBS se corresponderá con este documento, en el que se describen los recursos que se necesitarán en cada fase.
Por ejemplo, si un proyecto de desarrollo de software se desglosa en la fase de producto mínimo viable (MVP), las fases 1, 2, etc., la RBS hará una lista de los recursos necesarios en cada fase. En la fase MVP, es posible que necesite:
- Desarrolladores
- Analistas de calidad
- Gerente de gestión de proyectos
- Software de gestión de proyectos
Una vez que el MVP esté completado y el producto esté en funcionamiento, es posible que necesite recursos adicionales, tales como:
- Herramientas de automatización de pruebas
- Canales de datos
- Infraestructura en la nube
- Gerente de producto
- Investigador de experiencia de usuario del usuario
Otro aspecto con el que se alinea la RBS es la estructura de desglose de riesgos. En cada fase del trabajo hay riesgos involucrados. Varias herramientas de software ERP conectan la RBS, la WBS y la estructura de desglose de riesgos para ofrecer una vista completa.
Por ejemplo, en la fase MVP, pueden surgir problemas de rendimiento. Si hay varios miembros del equipo trabajando en el MVP, es posible que se enfrente a riesgos de seguridad. Si está recopilando información de los usuarios, es posible que se enfrente a riesgos de privacidad de los datos.
La estructura de desglose de recursos incluye los componentes necesarios para mitigar estos riesgos en cada fase. Durante la fase MVP, es probable que la RBS incluya recursos adicionales para la infraestructura en la nube. Cuando haya una tracción significativa, la RBS podría añadir ingenieros de seguridad o consultores a la lista.
Ahora que hemos descrito los conceptos básicos de la estructura de desglose de recursos, veamos cómo se utiliza en la gestión de proyectos.
El rol y la importancia de la RBS en la gestión de proyectos
La estructura de desglose de recursos es uno de los muchos marcos que utilizan los gestores de proyectos para la planificación y la ejecución. Desempeña un rol fundamental a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A continuación le explicamos cómo.
Asignación de recursos
Cuando sepa qué recursos necesita para completar un proyecto, podrá contratar, formar y asignar los adecuados en el momento oportuno. La RBS actúa como una hoja de ruta para la asignación de recursos a lo largo del proyecto.
Por ejemplo, si la RBS indica que el tercer sprint necesita desarrolladores adicionales, el gestor de proyectos puede buscar formas de contratar/incorporar recursos con suficiente antelación.
Programación
Aunque la programación se ve más influenciada por la estructura de desglose del trabajo que por la RBS, esta última sigue desempeñando un rol clave. Al analizar conjuntamente la WBS y la RBS, los gestores de proyectos pueden programar el trabajo en función de la disponibilidad de recursos.
Por ejemplo, si solo cuenta con un desarrollador de Scala, que está ocupado con otro proyecto cuando lo necesita, puede utilizar la RBS para reprogramar el trabajo en función de su disponibilidad, en lugar de contratar a más personal.
Distribución de la carga de trabajo
La estructura de desglose de recursos identifica de antemano lo que necesita el proyecto: cuántas personas, durante cuánto tiempo, en qué periodo, etc. Si la fase de desarrollo necesita el máximo de recursos, podrás contratar/incorporar talento adicional y realizar la distribución de la carga de trabajo de manera uniforme.
Gestión de riesgos
En esencia, una estructura de desglose de recursos es una proyección. Establece las necesidades futuras basándose en los requisitos actuales. Esto mitiga varios riesgos de la gestión de proyectos, tales como:
- No disponer de los recursos adecuados
- No tener planes de copia de seguridad en caso de que alguien del equipo se vaya de vacaciones o no esté disponible por cualquier otro motivo.
- Afrontar las limitaciones de recursos y los cuellos de botella en momentos inoportunos
- Descubrir las dependencias demasiado tarde en el proyecto
Una buena EDR predice estas eventualidades y ayuda a crear planes de contingencia en caso de que se produzcan.
Análisis del camino crítico
El método del camino crítico es una técnica de gestión de proyectos que identifica la secuencia más larga de tareas dependientes para calcular la duración mínima del proyecto. Una RBS hará lo mismo para determinar los recursos mínimos necesarios.
Para optimizar la programación de su proyecto, la distribución de la carga de trabajo, la gestión de riesgos y mucho más, necesita una estructura de desglose de recursos sólida. Aquí tiene una guía paso a paso para crear una.
Creación de una estructura de desglose de recursos
Una RBS es una lista de los recursos necesarios para completar un proyecto. Suena sencillo, ¿verdad? Bueno, puede ser muy complejo dependiendo de la naturaleza de su proyecto. Para ser minucioso, pruebe los siguientes pasos, que cuentan con el hábil apoyo del software de gestión de recursos de ClickUp.
1. Identifique los entregables del proyecto.
Comience por definir claramente las metas del proyecto y los resultados correspondientes. Si su meta es entregar un MVP con x funciones en un plazo determinado, correlacione las tareas y subtareas que debe completar. Si ya existe una WBS, utilícela.
Si no es así, defina el alcance del proyecto. Reúna a todas las partes interesadas clave del proyecto para debatir las expectativas y los resultados esperados.
Para empezar rápidamente, pruebe la plantilla de pizarra blanca para el alcance del proyecto de ClickUp. Úsela para recopilar información sobre las actividades, tareas y plazos de las distintas partes interesadas. Resumir la información y organícela visualmente para consultarla más adelante.
2. Identifique las categorías de recursos
Comience por determinar las categorías principales de recursos que formarán las ramas de nivel superior de su RBS. Estas podrían ser:
- Recursos humanos (gestores de proyectos, desarrolladores, diseñadores)
- Recursos materiales o físicos (ordenadores, espacio de oficina, equipos, suministros)
- Recursos informativos (datos, documentación, panorámica del proyecto)
- Recursos de tiempo (duración, hitos, plazos)
- Recursos de software (herramientas de gestión de proyectos, herramientas de automatización)
Recuerde que la RBS es una jerarquía. Por lo tanto, divida los recursos en componentes específicos dentro de cada categoría de recursos principal. Por ejemplo, los recursos humanos se desglosarían en:
- Gestión de proyectos: gestor de proyectos, analista de negocios.
- Desarrollo de software: desarrollador front-end, desarrollador back-end, probador
- Diseño de la experiencia del usuario: investigador de UX, diseñador de UI.
Si el proyecto es lo suficientemente grande, puede profundizar aún más. Por ejemplo, puede tener un responsable de UX que gestione un equipo de UX compuesto por un diseñador de UI, un diseñador de animación, un diseñador de marca, etc.
Si es principiante en la planificación de recursos, tenemos justo lo que necesita. Pruebe la plantilla de planificación de recursos de ClickUp para visualizar las tareas y los recursos en un solo lugar. Con esta plantilla también puede realizar el seguimiento de las horas, gestionar los subcontratistas y supervisar los flujos de trabajo de su equipo.
3. Incluya detalles sobre los recursos
Entra en detalles minuciosos. Utiliza el WBS o el documento del alcance del proyecto para hacer preguntas sobre quién hará qué. Asegúrate de no pasar nada por alto.
Algunos de los datos más necesarios son las habilidades, la experiencia, la remuneración, la disponibilidad, etc. Por ejemplo,
- Desarrollador front-end Nombre: Jane Doe Habilidades: HTML, CSS, React Experiencia: 5 años Tarifa por hora: 80 $ Disponibilidad: 40 horas/semana
- Nombre: Jane Doe
- Habilidades: HTML, CSS, React
- Experiencia: 5 años
- Tarifa por hora: 80 $.
- Disponibilidad: 40 horas/semana
- Nombre: Jane Doe
- Habilidades: HTML, CSS, React
- Experiencia: 5 años
- Tarifa por hora: 80 $.
- Disponibilidad: 40 horas/semana
Además, asegúrese de disponer del número adecuado. Sepa cuántos analistas de negocio, desarrolladores o probadores necesita y documéntelo.
4. Identifique las personas adecuadas para el rol
En este punto, ya está listo para pasar de la planificación teórica a la creación de escenarios prácticos. Para cada rol, elija al empleado adecuado en función de su disponibilidad.
La vista Carga de trabajo de ClickUp es una forma estupenda de ver la disponibilidad de todos los miembros del equipo en un solo lugar. En esta vista, también puede ver en qué está trabajando cada persona en ese momento. Así, si necesita un recurso que ya está asignado a otra tarea, puede hablar con el gestor del proyecto para que lo reasigne o lo ponga a disposición de forma compartida.
Si prefiere un poco más de estructura, pruebe la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp. Esta plantilla de nivel avanzado ayuda a planificar la capacidad, visualizar el trabajo, revisar la duración estimada frente a los datos reales y mucho más.
Haga que la gestión de su carga de trabajo sea muy fácil con la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp.
5. Conecte los puntos
Una buena estructura de desglose de recursos es más que una simple lista. Es una vista de cómo interactúan todos los recursos entre sí para completar el proyecto. Como hemos visto anteriormente, esto ocurre de forma jerárquica y ayuda a equilibrar los recursos.
Por lo tanto, organice los recursos jerárquicamente, con las categorías más generales en la parte superior y las subcategorías específicas a medida que avanza en la estructura. Un ejemplo de estructura de desglose de recursos podría ser:
- Recursos humanos Gestión de proyectos Gestora de proyectos Jane Doe Analista de negocios John Smith Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Gestión de proyectos Jane Doe, directora de proyectos John Smith, analista de negocios Sarah Kim, desarrolladora front-end Lucas Brown
- Jane Doe, gestora de proyectos
- Jane Doe
- Analista de negocios John Smith
- John Smith
- Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Gestión de proyectos Jane Doe, directora de proyectos John Smith, analista de negocios Sarah Kim, desarrolladora front-end Lucas Brown
- Jane Doe, gestora de proyectos
- Jane Doe
- Analista de negocios John Smith
- John Smith
- Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Jane Doe, gestora de proyectos
- Jane Doe
- Analista de negocios John Smith
- John Smith
- Desarrolladora front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Jane Doe
- John Smith
- Sarah Kim
- Lucas Brown
6. Configure el proyecto
Configure el proyecto en una herramienta de gestión de recursos como ClickUp para resolver cualquier problema. Utilice las tareas de ClickUp para publicar la estructura de desglose del trabajo de forma organizada. A continuación, añada recursos a cada tarea, establezca fechas límite y añada descripciones. También puede incluir adjuntos o enlaces a archivos externos si es necesario.
No reinvente la rueda. Utilice la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para realizar el seguimiento de todos los materiales y la mano de obra que necesita para su proyecto. Anote notas detalladas sobre cada recurso, gestione su disponibilidad, visualice la estructura del equipo y mucho más con esta plantilla de nivel intermedio.
Ahora, comparta la RBS y la configuración del proyecto con las partes interesadas, incluidos el cliente, los patrocinadores, los jefes de equipo y los miembros del equipo. Invíteles a señalar cualquier discrepancia en las previsiones.
Utilice la vista Lista de ClickUp para ver todas las tareas y recursos involucrados. La vista Tablero de ClickUp es ideal para organizar el trabajo según las diferentes fases. Además, la vista Diagrama de Gantt de ClickUp ayuda a visualizar las dependencias y los cronogramas.
Si eso suena sencillo, es porque lo es. Sin embargo, recuerde que sencillo no siempre significa fácil. Durante el proceso de creación de una estructura de desglose de recursos, es posible que se enfrente a retos.
A continuación, se presentan algunos retos a los que se enfrentan habitualmente los gestores de proyectos y los pasos para superarlos.
Retos y soluciones en la implementación de la RBS
Los proyectos pueden volverse complejos, puede producirse una desviación del alcance y los objetivos en torno a los cuales se ha enmarcado el proyecto pueden cambiar. Veamos qué hacer en estos casos.
1. Identificación inadecuada de los recursos
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos es no identificar con precisión los recursos necesarios. Esto puede deberse a una falta de visibilidad del proyecto, a un alcance del trabajo erróneo o a una subestimación de lo que se necesita.
En cualquier caso, si su RBS no incluye todos los recursos que necesita, podría correr el riesgo de exceder el presupuesto y sufrir retrasos. Para evitarlo:
- Realice una investigación exhaustiva.
- Analice cómo ha organizado proyectos anteriores y los errores que ha cometido.
- Aproveche las plantillas de análisis de deficiencias para saber qué le falta.
- Consiga que todas las partes interesadas revisen y asuman la responsabilidad de su parte del trabajo.
- Disponga de recursos de reserva.
2. Requisitos del proyecto en evolución
Los proyectos ágiles son, por naturaleza, adaptables al cambio. La RBS que creas al inicio del proyecto puede resultar inadecuada tras unos cuantos Sprints. Aunque esto resulta inconveniente para la gestión de recursos, también es inevitable.
Para adaptarse a esto:
- Revise la RBS con regularidad.
- Confirme que no necesita recursos adicionales o si está reteniendo más recursos de los que necesita.
- Utilice plantillas de planificación de recursos para cubrir todas las bases.
- Actualice los cambios en la RBS e informe a todas las partes interesadas.
Si utiliza una herramienta como ClickUp Docs para ello, puede resaltar los cambios y compartirlos con las partes interesadas, dándoles la posibilidad de realizar la edición de forma colaborativa o dejar comentarios. Por ejemplo, puede mostrar los cambios en los costes del proyecto para que el patrocinador del proyecto o el responsable financiero puedan dar su aprobación.
3. Falta de compromiso por parte de las partes interesadas
Los gestores de proyectos en fase inicial pueden cometer el error de crear la estructura de desglose de recursos sin consultar con otros. A pesar de sus buenas intenciones, trabajar de forma aislada puede generar posteriormente limitaciones de recursos.
Por ejemplo, un gestor de proyectos podría suponer que un diseñador de interfaz de usuario es suficiente. Sin embargo, es posible que el responsable de experiencia de usuario no cuente con un diseñador de interfaz de usuario que también sea experto en microanimaciones, lo que significa que ahora se necesitan dos personas.
Para evitarlo, consiga la aceptación de las partes interesadas en todos los niveles. Anime a todas las partes interesadas a revisar la RBS y a dar su consentimiento para garantizar un uso óptimo de los recursos.
4. Miembros del equipo confundidos
La estructura de desglose de recursos también desempeña el rol de definir la estructura de gestión de proyectos. Esto incluye quién reporta a quién, quién revisa el trabajo de quién, etc.
Sin una jerarquía clara y un reconocimiento activo, la gestión del equipo puede volverse caótica. Por ejemplo, es posible que haya añadido al desarrollador front-end a la jerarquía de UX, mientras que el recurso podría pensar que depende del jefe de desarrollo.
Evite estas situaciones con transparencia. Publique las estructuras de desglose de recursos e invite a todos los miembros del equipo a echarles un vistazo. Manténgalas claras y visuales para que sean fáciles de entender para todos. Abra canales de comunicación, por si alguien tiene alguna duda o comentario.
Estructure sus proyectos y suba de nivel con ClickUp.
Los proyectos de software ágiles actuales dan prioridad a la autonomía y la autogestión, lo que significa que el sistema de organización del trabajo de Bourdain podría resultar contraproducente. Sin embargo, hay una lección más profunda y fundamental que aprender.
La cocina de Bourdain demuestra que, para llevar a cabo un proyecto de forma eficaz, coherente y en situaciones de gran presión, es necesario definir claramente quién es responsable de qué y cómo se realiza el trabajo desde un paso a otro, es decir, la estructura de desglose de recursos.
Una herramienta de gestión de proyectos sólida como ClickUp puede integrar la estructura de desglose de recursos en su proceso de planificación. Sin necesidad de crear otro documento de Google o hoja de cálculo, puede utilizar ClickUp para mantener toda la documentación relacionada con su proyecto en un solo lugar.
¿Qué más? Puede realizar el uso compartido, la edición y la colaboración con diversas partes interesadas directamente desde la plataforma. También puede crear su propia plantilla personalizada de estructura de desglose de recursos para utilizarla en el futuro.
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