Tanto si viaja para una importante reunión con un cliente como para un nómada digital trabajando a distancia en nuevas ciudades, la expectativa de explorar nuevos lugares y oportunidades de negocio es emocionante.
Sin embargo, el jet lag, los retrasos en los vuelos, los entornos desconocidos y las diferentes zonas horarias pueden empañar esta emoción y desbaratar incluso los planes mejor trazados.
Pero, ¿y si pudiéramos resolver estos problemas y hacer que los viajes de empresa fueran fluidos y sin estrés? En este blog, exploraremos cómo viajar por trabajo y abordar de frente esos molestos retos/.
Sigue leyendo para conocer el kit de supervivencia definitivo para viajar por trabajo.
8 Desafíos comunes de los viajes de trabajo
Nueva York, Tokio y Londres son los principales hubs de negocios y destinos de viaje del mundo. Sin embargo, muchos de nosotros nos sentimos desalentados cuando nos envían allí, o a cualquier otra ciudad, para una conferencia o reunión con un cliente. Viajar por trabajo suena emocionante, pero conlleva algunos retos.
Veamos por qué.
1. Información dispersa sobre viajes
Hacer malabarismos con los detalles del viaje puede ser una pesadilla cuando se viaja por trabajo. La información de los vuelos en una app, las reservas de hotel en otra y las reuniones en el calendario o el correo electrónico... es fácil perder la pista y pasar por alto detalles cruciales, lo que provoca retrasos y un estrés innecesario.
2. Problemas logísticos
Reservar vuelos y hoteles para viajes de trabajo y navegar por múltiples sitios web en busca del precio y el horario óptimos puede llevar mucho tiempo y resultar estresante. Una vez que se llega al destino, averiguar cómo llegar y las opciones de transporte a nuevas ubicaciones puede ser lo último en lo que se quiera gastar el ancho de banda mental, sobre todo cuando se prefiere centrarse en la reunión o conferencia para la que se ha viajado allí en primer lugar. Viernes noche
3. Adaptarse a las diferencias de zona horaria
Mientras usted descansa el viernes por la noche en Sídney, su equipo en San Francisco está probablemente en pleno ciclo REM después de un largo jueves. Esta diferencia de zona horaria complica la programación de reuniones, la comunicación de asuntos urgentes, el uso compartido de información crítica y la toma de decisiones en tiempo real. Además, el desfase horario puede impedirle mantener la concentración y productivo a través de los continentes en los primeros días de viaje de trabajo.
4. Cumplimiento de la política de viajes de la empresa
Leer los documentos de la política de viajes de una empresa puede ser una tarea pesada, sobre todo si las políticas son específicas de una región o si hay que convertir las dietas a distintas monedas. Además, suelen ser largos, complicados y estar repletos de jerga jurídica, lo que puede llevar a confusión o a querer desecharlos por completo.
5. Preocupación por la seguridad
Los viajes de negocios conllevan algunas incertidumbres, como riesgos sanitarios, emergencias y amenazas a la seguridad. Además, conocer las leyes locales y localizar servicios médicos fiables puede aumentar el estrés.
Los riesgos son aún mayores para las mujeres, con 71% de las mujeres que viajan por negocios se enfrentan a problemas de seguridad en sus viajes.
6. Planificación de costes y presupuestos
Vuelos, hoteles, comidas y otros gastos se acumulan rápidamente. Por si fuera poco, hacer un seguimiento de los recibos y averiguar qué cubre la empresa puede ser un engorro. Los recibos que faltan, los gastos fuera de póliza o los plazos de envío vencidos pueden estropear su presupuesto.
7. Diferencias culturales
Cada país tiene sus propias expectativas sobre lo que constituye un comportamiento profesional. Lo que se considera educado y respetuoso puede variar mucho de un país a otro. Un saludo informal en un lugar puede parecer grosero o demasiado familiar en otro. Estas diferencias culturales pueden hacer que te sientas fuera de lugar si no estás preparado o bien informado.
8. Proceso de reembolso engorroso
Imagínese gastar el dinero que tanto le ha costado ganar en gastos de viaje de empresa, sólo para enfrentarse a un lento proceso de reembolso lleno de papeleo y plazos confusos. Los retrasos en los reembolsos pueden producirse a pesar de un cuidadoso plan financiero, estropeando su presupuesto, aumentando la frustración y disminuyendo la productividad.
Como vemos más arriba, los viajes de empresa pueden llegar a ser abrumadores. La buena noticia es que hay formas de evitar este caos.
20 Consejos para viajar por trabajo
1. Pendiente de tu investigación
Aunque viajes al extranjero para estancias cortas, conviene investigar la cultura, las costumbres y la etiqueta empresarial locales. Por ejemplo, llevar un regalo a una reunión con un cliente se considera de buena educación en algunos países, mientras que intercambiar tarjetas de empresa con las dos manos es apropiado en otros.
Aprenda frases como "hola", "gracias" y "disculpe" en el idioma local para salvar las diferencias culturales y facilitar unas interacciones más fluidas. Investiga las mejores rutas y métodos de desplazamiento, como el extenso sistema de metro de Tokio o los servicios de taxi de Londres, para evitar perderte o retrasarte de camino a reuniones importantes.
En lugar de recopilar toda esta información en varios blocs de notas digitales y notas adhesivas, guárdala en Documentos ClickUp puede ayudarte a acceder a Todo en un lugar centralizado, en cualquier momento.
Cree un documento para su viaje. Utiliza títulos, subtítulos, páginas anidadas, tiras de colores y llamadas para organizar la información como:
- Detalles del vuelo
- Reservas de alojamiento
- Itinerarios diarios
- Planes de transporte
- Mapas y direcciones
- Recomendaciones de restaurantes
Añada imágenes, enlaces, archivos y listas de control a sus entradas para tener toda la información perfectamente organizada en un solo lugar.
almacene y acceda a la información clave de sus viajes con ClickUp Docs_
2. Cree un itinerario detallado
Planificar un viaje de negocios al tiempo que atiende sus responsabilidades laborales a tiempo completo puede resultar abrumador. Para mantenerlo todo bajo control, puedes crear un itinerario detallado que incluya:
- Horarios de reuniones, ubicaciones y preparativos necesarios
- Tiempo de desplazamiento entre los distintos lugares de trabajo: cómo llegarás y posibles retrasos
- Actividades personales, como eventos para establecer contactos o reuniones con amigos
- Tiempo libre para hacer turismo y explorar nuevos lugares
Planificar todo esto con antelación puede evitar el estrés y los retrasos de última hora. Incluso puedes utilizar el aplicaciones digitales para tomar notas o aplicaciones de calendario para llevar un seguimiento de todo.
Sin embargo, si no quieres empezar de cero, el Plantilla de planificación de viajes ClickUp es una gran opción.
Plantilla de planificación de viajes de ClickUp
Con su interfaz fácil de usar, puede añadir, editar y compartir fácilmente su horario con colegas o clientes, manteniendo todo en el registro y todo el mundo en la misma página.
💡Consejo profesional: utilice un Herramienta de planificación de viajes IA para crear itinerarios personalizados y completos que le ayuden a organizar visitas turísticas y experiencias culturales en su viaje de trabajo
3. Reservar estancias inteligentes
Con agendas apretadas y múltiples reuniones, elegir un alojamiento convenientemente ubicado puede ahorrarle tiempo y estrés. Reservar su estancia cerca de la oficina de su cliente o del centro de convenciones de su conferencia significa menos preocupaciones por el tráfico o retrasos en los desplazamientos, y la tranquilidad de saber que asistirá a las reuniones a tiempo y sintiéndose fresco.
Además, piense en hoteles para empresas con servicios como conexión Wi-Fi gratuita, salas de conferencias y desayuno temprano. Pueden aumentar su productividad y la experiencia general del viaje.
4. Haga la maleta con eficacia
Olvidar lo esencial en los viajes de trabajo puede ser una pesadilla. Para evitar estos contratiempos, elabore una lista de control para el equipaje que incluya documentos de trabajo, aparatos electrónicos, ropa de empresa adecuada y objetos personales.
Es aconsejable empacar ropa mínima pero versátil, es decir, un armario cápsula, para mezclar y combinar conjuntos y reducir el equipaje. No olvide incluir un cargador portátil y adaptadores específicos de cada país para sus aparatos electrónicos.
Además, tenga en cuenta la previsión meteorológica y el código de vestimenta para tener un aspecto profesional y evitar compras de última hora. También puede utilizar Tareas de ClickUp para crear y gestionar tu lista de equipaje, lo que te permite ir marcando elementos a medida que avanzas.
Para crear una lista de equipaje utilizando Tareas de ClickUp:
- Cree una nueva lista titulada "Lista de equipaje"
- Cada elemento que tenga que empaquetar se convierte en una tarea independiente
- Utilice subtareas para las categorías de la lista, como "Ropa", "Artículos de aseo", "Electrónica", etc.
- Asigne fechas límite o niveles de prioridad a los elementos en función de su importancia
- A medida que empaqueta cada elemento, marque la tarea como completada
Para una organización visual, utilice Tablero Kanban de ClickUp vista para clasificar los elementos como "Para empaquetar", "Empaquetado" o "Para comprar" Este enfoque garantiza un proceso de embalaje completo y organizado, minimizando el riesgo de olvidar elementos esenciales.
utilice las listas de tareas de ClickUp para crear listas de control con unos sencillos pasos_
5. Utilice agencias de viajes corporativas
¿Desea asegurarse las mejores tarifas de viajes corporativos y la asistencia de expertos en viajes? Las agencias de viajes de empresa pueden ayudarle.
Estas agencias aprovechan sus relaciones con aerolíneas, hoteles y otros proveedores de servicios y negocian tarifas más bajas para conseguir mejores ofertas para usted y su empresa. También se aseguran de que sus reservas cumplan las políticas de viaje de la empresa, lo que le ahorrará posibles quebraderos de cabeza en el futuro.
En caso de interrupciones del viaje, como cancelaciones o cambios de vuelos, estas agencias se encargan de volver a reservar los vuelos y de organizar alojamientos alternativos. Con una agencia de viajes de empresa que gestione sus necesidades de viaje, podrá centrarse en cumplir los objetivos empresariales de su viaje de trabajo en lugar de en la logística.
Leer más:_ las 10 mejores aplicaciones para ser productivo en 2024
6. Lleve dinero en efectivo y tarjetas
Uno de los consejos más eficaces para los viajes de trabajo es diversificar las opciones de pago para realizar transacciones sin problemas.
Aunque las tarjetas de crédito son ampliamente aceptadas en muchos lugares y ofrecen seguridad, tener a mano algo de moneda local es útil para pequeñas compras, propinas o situaciones en las que no se aceptan tarjetas.
Además, notifique a su banco sus planes de viaje para evitar problemas de actividad sospechosa en su cuenta bancaria. Además, elige una tarjeta de crédito apta para viajes y sin comisiones por transacciones en el extranjero para ahorrar costes.
7. Aproveche las recompensas de viaje
Participar en programas de fidelización o recompensas de aerolíneas y hoteles mejora significativamente su experiencia de viaje de negocios, ya que le ofrece la oportunidad de ganar puntos para subir de categoría de habitación, obtener estancias gratuitas o billetes de avión con descuento. Si elige la misma aerolínea o cadena hotelera para sus viajes de trabajo, obtendrá ventajas exclusivas y acceso a servicios especiales.
Algunos programas también ofrecen ventajas como prioridad en el embarque o acceso gratuito a las salas VIP de los aeropuertos para facilitarle el viaje.
8. Seguimiento de gastos
Un reembolso rápido y eficaz empieza por un seguimiento preciso de los gastos.
Por ello, utilice software de viajes y gastos para registrar los gastos sobre la marcha y escanear los recibos para facilitar su registro. Algunas aplicaciones también se integran con el software de contabilidad de la empresa, lo que facilita los reembolsos. Familiarícese con la política de gastos de su empresa para que las reclamaciones sean conformes y sin complicaciones. Plantilla de informes de gastos de ClickUp puede ayudarle. Se trata de una eficaz herramienta de gestión financiera que le permite registrar y clasificar gastos, establecer límites presupuestarios y analizar patrones de gasto a través de completos informes.
Plantilla de informe de gastos de ClickUp
Le puede ayudar:
- Capturar datos de gastos en un formato estandarizado
- Evitar el seguimiento manual de los gastos añadiendo copias escaneadas a las entradas
- Revisar los patrones de gasto al final del viaje e iterar para el siguiente
9. Utilizar aplicaciones de gestión de viajes Apps de gestión de viajes consolidan toda la información de su viaje en un solo lugar, proporcionando actualizaciones en tiempo real sobre el estado de los vuelos, los cambios en las puertas de embarque y el tiempo local. Disponer de acceso sin conexión a su itinerario es otra función inestimable, que le garantiza mantenerse informado incluso en zonas con mala conexión (a internet).
Estas aplicaciones también ayudan a almacenar digitalmente documentos esenciales, como pasaportes, visados y datos del seguro, lo que añade un plus de seguridad y comodidad a su viaje.
Puede utilizar la aplicación Vista del Calendario ClickUp para planificar visualmente cada día de su viaje, desde los vuelos hasta las reuniones, garantizando un itinerario bien organizado. También puede colaborar a la perfección con sus colegas para mantenerse sincronizado con reuniones y eventos.
reprograme sus reuniones en un instante mediante la función de arrastrar y soltar en la vista de Calendario de ClickUp
Además, utilice Recordatorios ClickUp para recibir notificaciones sobre sus fechas de viaje, incluidas las horas de facturación, alertas de salida y próximas reuniones.
**Más información las 15 mejores herramientas de gestión del tiempo disponibles en 2024
10. Regístrese con antelación
Las largas colas en los mostradores de facturación en hora punta pueden provocar retrasos y alterar sus horarios y reuniones. Para evitar las prisas, la mayoría de las aerolíneas ofrecen facturación en línea 24 horas antes de la salida en su sitio web o app, lo que le permite ir directamente a seguridad con su tarjeta de embarque digital.
Algunas aerolíneas también ofrecen prioridad de embarque a quienes facturen unas horas antes, lo que garantiza un comienzo más cómodo del viaje.
11. Entender las políticas de viajes corporativas
Revisar y cumplir las políticas de viaje de la empresa, desde los métodos de reserva y los límites de gastos hasta las expectativas de conducción, le permite planificar su viaje de trabajo en consecuencia, ahorrándole tiempo y posibles conflictos durante el proceso de reembolso.
💡Pro Tip: Puede guardar los detalles de la política en la plantilla del planificador de viajes ClickUp o en ClickUp Docs para acceder a ellos fácilmente sobre la marcha. Si alguna parte de la política no está clara, no dude en ponerse en contacto con su departamento de RR.HH. o de viajes para obtener aclaraciones y planificar sin problemas.
12. Sea adaptable
A pesar de una planificación cuidadosa, los retrasos inesperados en los vuelos o las cancelaciones repentinas de reuniones pueden perturbar los viajes de empresa.
Por ello, tenga preparados planes de contingencia, como rutas de viaje alternativas o contactos de transporte local. Mantenga un horario flexible para adaptarse a los retrasos de tráfico o al mal tiempo.
Además, reservar viajes a primera hora de la mañana o vuelos directos ayuda a evitar retrasos causados por horarios de viaje interconectados. Acuérdese también de informar a sus colegas y clientes de su itinerario (y de cualquier cambio en el mismo) y de ajustar las reuniones según sea necesario.
13. Seguridad en los desplazamientos
Cuidar de su seguridad personal y digital mantiene su viaje libre de estrés y agradable.
Para evitar contratiempos, mantenga sus pertenencias cerca y permanezca alerta, especialmente en lugares concurridos o desconocidos. Cuando utilices redes Wi-Fi públicas, que a menudo no son seguras, procura utilizar una VPN (Red Privada Virtual) para proteger tus datos, sobre todo si se trata de información sensible como datos confidenciales de empresas o clientes o información financiera.
Además, utilice una cartera de viaje o un cinturón para guardar sus documentos importantes y objetos de valor.
14. Vencer el jet lag
Intente llegar a su destino un día o incluso dos antes de las reuniones o eventos importantes para instalarse y reducir el estrés del desfase horario. Dedica algún tiempo a aclimatarte al nuevo entorno y zona horaria.
Este enfoque proactivo hace que su reloj corporal se reajuste más rápidamente, garantizando que esté fresco y alerta para sus compromisos de empresa.
15. Establecer límites
Los viajes de trabajo pueden parecer una cuerda floja, pero el ajuste de límites puede mantenerlos productivos y equilibrados. Vista del Calendario de ClickUp puede ayudarte a definir tus horas de trabajo y compartir tu disponibilidad con tus compañeros. Además, si desactivas las notificaciones innecesarias y mantienes tus dispositivos personales y de trabajo separados, podrás concentrarte y mantener un equilibrio saludable entre tu vida laboral y personal.
organice proyectos, planifique cronogramas y visualice su trabajo en la flexible vista Calendario en ClickUp_
También puede designar un espacio de trabajo específico para trazar una línea clara entre el trabajo y la relajación. Una vez que abandone ese entorno de trabajo, intente desconectar del trabajo y dedicar tiempo a actividades que le proporcionen paz y disfrute.
Por último, no olvide dar prioridad al cuidado personal durante su viaje de negocios. Asegúrate de dormir lo suficiente, hacer ejercicio y tomarte descansos regulares para evitar el agotamiento.
16. Aumentar la productividad en los viajes
Antes de salir, identifique sus principales tareas y planifique cómo abordarlas eficazmente en su viaje de trabajo. Además, no olvides lo esencial, como el portátil, el cargador portátil y el punto de acceso Wi-Fi para una conexión (a internet) fiable.
Además, aprovecha el tiempo de viaje -como los vuelos o los trayectos en tren- para ponerte al día con el correo electrónico, revisar documentos o planificar tus próximos pasos. Considera las aplicaciones de productividad que funcionan sin conexión para estar al día incluso sin Internet.
**Más información 15 técnicas de gestión del tiempo para aumentar la productividad de tu equipo
17. Manténgase saludable
Mantenerse sano durante un viaje de trabajo es crucial para su bienestar y productividad.
Para ello, sigue una dieta equilibrada para evitar problemas de salud y lleva un botiquín con medicamentos esenciales, vitaminas y repelente de insectos. Beba suficiente agua para evitar la deshidratación y coma alimentos nutritivos y saciantes en aeropuertos y hoteles.
Procure no saltarse comidas aunque tenga una agenda muy apretada, y si tiene un estómago sensible, limítese a los alimentos conocidos durante su viaje de negocios.
También puede utilizar el gimnasio del hotel, dar paseos a paso ligero entre reuniones o hacer ejercicios rápidos en su habitación para mantenerse activo.
18. Mantente en contacto
Mantenerse conectado con compañeros y clientes mientras estás fuera de la oficina de Inicio es fundamental. Utiliza herramientas como Slack, Zoom o Microsoft Teams para mensajería en tiempo real, videollamadas y uso compartido de archivos para mantenerte en contacto a pesar de la distancia.
Además, ten en cuenta las diferentes zonas horarias a la hora de programar reuniones. Envía actualizaciones periódicas sobre tu progreso para mantener la transparencia y garantizar un flujo de trabajo fluido.
En el trabajo, utiliza la aplicación Vista del chat ClickUp para una comunicación coherente. Centraliza sus discusiones de proyecto y comunicaciones asíncronas simplificando la coordinación entre zonas horarias y garantizando el seguimiento de su equipo remoto.
mantenga toda la comunicación -desde las solicitudes de colaboración hasta las actualizaciones de estado- bajo un mismo techo con ClickUp Chat_
19. Ajuste el tiempo para la diversión
No hay nada peor que visitar un lugar precioso y ver sólo el interior de las salas de conferencias.
En lugar de eso, intente utilizar sus momentos libres para explorar las atracciones locales, probar la cocina regional o dar un relajante paseo por un parque cercano o un bullicioso mercado. Estas experiencias culturales le rejuvenecerán y le servirán para entablar conversación con clientes y colegas.
Planifique estas actividades en función del tiempo de vacaciones de que disponga o aprovechando los puentes para que no interfieran con sus responsabilidades laborales.
💡Consejo profesional: Para encontrar referencias de actividades divertidas en un lugar nuevo, puedes utilizar apps como Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, etc. Puedes buscar visitas y experiencias optimizadas, horarios de eventos y festivales o reuniones locales durante tus días de vacaciones.
20. Documenta tus experiencias
¿Cansado de pasar por los mismos baches en cada viaje de negocios? Empieza a documentar tus viajes y convierte esas malas rachas en buenos aprendizajes para la próxima vez.
Lleva un diario de viaje para hacer un seguimiento de las reuniones, los contratiempos logísticos, los consejos locales y los contactos clave. Anota lo que ha funcionado y lo que no, ya sea la lista de la maleta o el hotel que evitarás la próxima vez. Incluso puedes compartir esta guía con los nuevos miembros de tu equipo o con viajeros de negocios inexpertos.
💡Consejo profesional: utilice ClickUp Docs para centralizar los detalles de su viaje. Añada sus hallazgos como entradas del diario de viaje o viñetas y guárdelos dentro de la carpeta específica de viajes._
Haga sus viajes de negocios con ClickUp
Tanto si viaja al extranjero como si asiste a una reunión con un cliente en otro estado o trabaja a distancia en una nueva ciudad, ClickUp puede ayudarle a sacar el máximo partido de los viajes de trabajo y a encontrar formas de ser productivo mientras los realiza.
Le ayuda a agilizar el proceso de viaje, desde la creación de itinerarios detallados con la plantilla de planificación de viajes hasta el seguimiento de los gastos con la plantilla de informe de gastos.
Además, la vista Calendario de ClickUp mantiene a sus compañeros informados sobre su disponibilidad, y los Documentos y Tareas de ClickUp organizan y centralizan la información importante, para que no se pierda ni un paso de su viaje.
¿Quiere tomar el control de la planificación de sus viajes de empresa? Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp hoy.