Ya sea que viaje para una reunión importante con un cliente o sea un nómada digital que trabaja de forma remota en nuevas ciudades, la anticipación de explorar nuevos lugares y oportunidades de empresas es emocionante.
Sin embargo, el jet lag, los retrasos en los vuelos, los entornos desconocidos y las diferentes zonas horarias pueden empañar esta emoción, trastocando incluso los planes mejor trazados.
Pero, ¿y si pudiera resolver estos problemas y hacer que los viajes de negocios fueran fluidos y sin estrés? En este blog, exploraremos cómo viajar por trabajo y abordar esos molestos retos de frente.
Sigue leyendo para conocer el kit de supervivencia definitivo para viajar por trabajo.
8 retos comunes en los viajes de trabajo
Nueva York, Tokio y Londres son los principales hubs de negocios y destinos turísticos del mundo. Sin embargo, a muchos de nosotros nos resulta abrumador cuando nos envían allí, o a cualquier otra ciudad, para asistir a una conferencia o realizar una reunión con un cliente. Viajar por trabajo parece emocionante, pero conlleva algunos retos.
Veamos por qué.
1. Información de viaje dispersa
Hacer malabarismos con los detalles del viaje puede ser una pesadilla cuando se viaja por trabajo. La información de los vuelos en una aplicación, las reservas de hotel en otra y las reuniones en el calendario o el correo electrónico: es fácil perder la pista y pasar por alto detalles cruciales, lo que provoca retrasos y estrés innecesario.
2. Problemas logísticos
Reservar vuelos y hoteles para viajes de trabajo y buscar en múltiples sitios web el precio y el horario óptimos puede llevar mucho tiempo y resultar estresante. Una vez que llegas a tu destino, averiguar las direcciones y las opciones de transporte a nuevas ubicaciones puede ser lo último en lo que quieras gastar tu energía mental, especialmente cuando prefieres centrarte en la reunión o conferencia para la que has viajado allí en primer lugar. Viernes por la noche
3. Adaptarse a las diferencias de zonas horarias
Mientras usted se relaja el viernes por la noche en Sídney, su equipo en San Francisco probablemente se encuentre en plena fase REM tras un largo jueves. La zona horaria complica la programación de reuniones, el seguimiento de asuntos urgentes, el intercambio de información importante y la toma de decisiones en tiempo real. Además, el jet lag puede impedirle mantenerse concentrado y productivo en otros continentes durante los primeros días de su viaje de trabajo.
4. Cumplimiento de la política de viajes de la empresa
Leer los documentos sobre la política de viajes de una empresa puede ser una tarea tediosa, especialmente si las políticas son específicas para cada región o si necesita convertir las dietas a diferentes monedas. Los documentos sobre políticas también suelen ser largos, complicados y estar llenos de jerga legal, lo que puede generar confusión o hacer que quiera dejarlos de lado por completo.
5. Preocupaciones por la seguridad
Los viajes de negocios conllevan algunas incertidumbres, como riesgos para la salud, emergencias y amenazas para la seguridad. Además, conocer las leyes locales y la ubicación de servicios médicos fiables puede aumentar el estrés.
Las mujeres se enfrentan a un riesgo aún mayor, ya que el 71 % de las mujeres que viajan por negocios se enfrentan a problemas de seguridad durante sus viajes.
6. Planificación de costes y presupuesto
Los vuelos, hoteles, comidas y otros gastos se acumulan rápidamente. Además, el seguimiento de los recibos y averiguar qué cubre la empresa puede ser una tarea complicada. Los recibos perdidos, los gastos que no cumplen con la política o los plazos de envío vencidos pueden arruinar su presupuesto.
7. Diferencias culturales
Cada país tiene sus propias expectativas sobre lo que constituye un comportamiento profesional. Lo que se considera educado y respetuoso puede variar mucho de un país a otro. Un saludo informal en un lugar puede parecer grosero o demasiado familiar en otro. Estas diferencias culturales pueden hacer que te sientas fuera de lugar si no estás preparado o bien informado.
8. Engorroso proceso de reembolso
Imagine gastar el dinero que tanto le ha costado ganar en gastos de viajes de negocios, solo para enfrentarse a un lento proceso de reembolso lleno de trámites confusos y plazos. A pesar de una cuidadosa planificación financiera, pueden producirse retrasos en los reembolsos, lo que altera su presupuesto, aumenta la frustración y disminuye la productividad.
Como hemos visto anteriormente, los viajes de negocios pueden resultar abrumadores. La buena noticia es que hay formas de superar este caos.
20 consejos sobre cómo viajar por trabajo
1. Investiga
Incluso si viaja al extranjero para realizar viajes cortos, es recomendable investigar la cultura, las costumbres y los protocolos empresariales locales. Por ejemplo, llevar un regalo a una reunión con un cliente se considera una muestra de cortesía en algunos países, mientras que en otros es apropiado intercambiar tarjetas de visita con ambas manos.
Aprenda frases como «hola», «gracias» y «disculpe» en el idioma local para salvar las diferencias culturales y facilitar las interacciones. Investigue las mejores rutas y medios de transporte, como la extensa red de metro de Tokio o los servicios de taxi de Londres, para evitar perderse o llegar tarde a reuniones importantes.
En lugar de recopilar toda esta información en varios Blocs de notas digitales y notas adhesivas, almacenarla en ClickUp Docs puede ayudarte a acceder a todo en un solo lugar centralizado, en cualquier momento.
Crea un documento para tu viaje. Utiliza títulos, subtítulos, páginas anidadas, tiras coloridas y llamadas para organizar la información como:
- Detalles del vuelo
- Reservas de alojamiento
- Itinerarios diarios
- Planes de transporte
- Mapas e indicaciones
- Recomendaciones de restaurantes
Añada imágenes, enlaces, archivos y listas de control a sus entradas para tener toda la información perfectamente organizada en un solo lugar.
2. Crea un itinerario detallado
Planificar un viaje de negocios mientras se ocupan de las responsabilidades de su trabajo a tiempo completo puede resultar abrumador. Para que todo salga según lo previsto, puede crear un itinerario detallado que incluya:
- Horarios de reuniones, ubicaciones y preparativos necesarios.
- Tiempo de desplazamiento entre diferentes lugares de trabajo: cómo llegarás allí y posibles retrasos.
- Actividades personales como eventos de networking o reuniones con amigos.
- Tiempo libre para hacer turismo y explorar nuevos lugares.
Planificarlo con antelación puede ayudarte a evitar el estrés y los retrasos de última hora. Incluso puedes utilizar aplicaciones digitales para tomar notas o aplicaciones de Calendario para realizar el seguimiento de todo.
Sin embargo, si no quieres empezar desde cero, la plantilla ClickUp Travel Planner es una excelente opción.
Gracias a su interfaz fácil de usar, puedes añadir, editar y realizar el uso compartido de tu agenda con compañeros de trabajo o clientes, manteniendo todo registrado y a todos informados.
💡Consejo profesional: Utilice una herramienta de planificación de viajes con IA para crear itinerarios personalizados y completos que le ayuden a combinar las visitas turísticas y las experiencias culturales con su viaje de trabajo.
3. Reserve alojamientos inteligentes
Con agendas apretadas y múltiples reuniones, elegir alojamientos convenientemente ubicados puede ahorrarle tiempo y estrés. Reservar su estancia cerca de la oficina de su cliente o del centro de convenciones de su conferencia significa menos preocupaciones por el tráfico o retrasos en los desplazamientos, y la tranquilidad de saber que asistirá a las reuniones a tiempo y se sentirá fresco.
Además, considere hoteles orientados a las empresas con servicios como Wi-Fi gratis, salas de conferencias y opciones de desayuno temprano. Estos pueden aumentar su productividad y mejorar su experiencia general durante el viaje.
4. Haz las maletas de forma eficiente
Olvidar algo esencial en un viaje de trabajo puede ser una pesadilla. Para evitar este tipo de contratiempos, crea una lista de control que incluya documentos de trabajo, dispositivos electrónicos, ropa adecuada para el trabajo y elementos personales.
Es recomendable llevar ropa mínima pero versátil, es decir, un armario cápsula, para combinar prendas y reducir el equipaje. Recuerda incluir un cargador portátil y adaptadores específicos para cada país para tus dispositivos electrónicos.
Además, tenga en cuenta la previsión meteorológica y el código de vestimenta para lucir un aspecto profesional y evitar compras de última hora. También puede utilizar las tareas de ClickUp para crear y gestionar su lista de equipaje, lo que le permitirá marcar los elementos a medida que los vaya incluyendo.
Para crear una lista de equipaje con tareas de ClickUp:
- Crea una nueva lista con el título «Lista de equipaje».
- Cada elemento que necesitas empacar se convierte en una tarea independiente.
- Utilice subtareas para las categorías de la lista de equipaje, como «Ropa», «Artículos de aseo», «Electrónica», etc.
- Asigna fechas límite o niveles de prioridad a los elementos según su importancia.
- A medida que empaques cada elemento, marca la tarea como completada.
Para una organización visual, utilice la vista Tablero de ClickUp para clasificar los elementos en «Para empacar», «Empacado» o «Para comprar». Este enfoque garantiza un proceso de empacado completo y organizado, minimizando el riesgo de olvidar elementos esenciales.
5. Utilice agencias de viajes corporativas
¿Quiere asegurarse las mejores tarifas para viajes corporativos y la asistencia de expertos en viajes? Las agencias de viajes corporativas pueden ayudarle.
Estas agencias aprovechan sus relaciones con aerolíneas, hoteles y otros proveedores de servicios y negocian tarifas más bajas para conseguir mejores ofertas para usted y su empresa. También se aseguran de que sus reservas cumplan con las políticas de viaje de la empresa, lo que le ahorrará posibles dolores de cabeza en el futuro.
En caso de interrupciones en el viaje, como cancelaciones o cambios de vuelos, estas agencias se encargan de volver a reservar los vuelos y organizar alojamientos alternativos. Con una agencia de viajes corporativa que gestione sus necesidades de viaje, podrá centrarse en cumplir los objetivos comerciales de su viaje de trabajo en lugar de en la logística.
6. Lleve tanto dinero en efectivo como tarjetas
Uno de los consejos más eficaces para los viajes de trabajo es diversificar las opciones de pago para que las transacciones se realicen sin problemas.
Aunque las tarjetas de crédito se aceptan en muchos lugares y ofrecen seguridad, es útil disponer de algo de moneda local para pequeñas compras, propinas o situaciones en las que no se aceptan tarjetas.
Además, notifique a su banco sus planes de viaje para evitar cualquier problema con sus tarjetas por actividad sospechosa en su cuenta bancaria. Asimismo, elija una tarjeta de crédito adecuada para viajar sin comisiones por transacciones en el extranjero para ahorrar costes.
7. Aprovecha las recompensas por viajar
Unirse a los programas de fidelización o recompensas de aerolíneas y hoteles mejora significativamente su experiencia de viaje de empresa, ya que le ofrece la oportunidad de ganar puntos para mejoras de habitación, estancias gratis o billetes de avión con descuento. Mantener la misma aerolínea o cadena hotelera para sus viajes de trabajo le permite disfrutar de ventajas exclusivas y acceder a servicios o comodidades especiales.
Algunos programas también ofrecen ventajas como embarque con prioridad o acceso gratuito a las salas VIP de los aeropuertos para que su viaje sea más agradable.
8. Realice el seguimiento de los gastos
Un reembolso rápido y eficiente comienza con un seguimiento preciso de los gastos.
Utilice un software de viajes y gastos para registrar los gastos sobre la marcha y escanear los recibos para facilitar el mantenimiento de registros. Algunas aplicaciones también se integran con el software de contabilidad de su empresa, lo que facilita el reembolso. Familiarícese con la política de gastos de su empresa para que las reclamaciones cumplan con la normativa y no supongan ninguna molestia.
La plantilla de informe de gastos de ClickUp puede ayudarte en esto. Se trata de una eficaz herramienta de gestión financiera que te permite registrar y clasificar los gastos, establecer límites presupuestarios y analizar los patrones de gasto mediante informes completos.
Esto puede ayudarte a:
- Captura los datos de gastos en un formato estandarizado.
- Evite el seguimiento manual de los gastos añadiendo copias escaneadas a sus entradas.
- Revise los patrones de gasto al final del viaje y repita el proceso para el siguiente.
9. Utiliza aplicaciones de gestión de viajes
Las aplicaciones de gestión de viajes consolidan toda la información de su viaje en un solo lugar, proporcionando actualizaciones en tiempo real sobre el estado de los vuelos, los cambios de puerta de embarque y el tiempo local. Tener acceso sin conexión a su itinerario es otra función muy valiosa, ya que le permite mantenerse informado incluso en zonas con mala conexión a internet.
Estas aplicaciones también te ayudan a almacenar documentos esenciales de forma digital, como pasaportes, visados y datos de seguros, lo que añade una capa adicional de seguridad y comodidad a tu viaje.
Puede utilizar la vista del calendario de ClickUp para planificar visualmente cada día de su viaje, desde los vuelos hasta las reuniones, asegurándose de que su itinerario esté bien organizado. También puede colaborar sin problemas con sus compañeros de trabajo para mantenerse sincronizado con las reuniones y los eventos.
Además, utiliza los recordatorios de ClickUp para recibir notificaciones sobre las fechas de tu viaje, incluyendo horarios de facturación, alertas de salida y próximas reuniones.
10. Haz el check-in con antelación
Las largas colas en los mostradores de facturación durante las horas punta pueden provocar retrasos y alterar sus horarios y reuniones. Para evitar las aglomeraciones, la mayoría de las aerolíneas ofrecen facturación online 24 horas antes de la salida en su página web o app, lo que le permite ir directamente al control de seguridad con su tarjeta de embarque digital.
Algunas aerolíneas también ofrecen embarque con prioridad a quienes facturan con unas horas de antelación, lo que garantiza un comienzo más cómodo de su viaje.
11. Comprenda las políticas de viajes corporativos
Revisar y cumplir las políticas de viaje de la empresa, desde los métodos de reserva y los límites de gastos hasta las expectativas de comportamiento, le permite planificar su viaje de trabajo en consecuencia, lo que le ahorrará tiempo y posibles conflictos durante el proceso de reembolso.
💡Consejo profesional: Puede almacenar los detalles de la política en la plantilla ClickUp Travel Planner o en ClickUp Documentos para acceder fácilmente a ellos mientras viaja. Si alguna parte de la política no está clara, no dude en ponerse en contacto con su departamento de RR. HH. o de viajes para obtener aclaraciones y facilitar la planificación.
12. Sea flexible
A pesar de una planificación cuidadosa, los retrasos inesperados en los vuelos o las cancelaciones repentinas de reuniones pueden alterar los viajes de negocios.
Por lo tanto, tenga preparados planes de contingencia, como rutas de viaje alternativas o contactos de transporte local. Mantenga su horario flexible para adaptarse a los retrasos por tráfico o al mal tiempo.
Además, reservar viajes temprano por la mañana o vuelos directos ayuda a evitar retrasos causados por horarios de viaje interconectados. Asimismo, recuerde informar a sus compañeros de trabajo y clientes sobre su itinerario (y cualquier cambio en el mismo) y ajustar las reuniones según sea necesario.
13. Mantén la seguridad durante tus desplazamientos
Cuidar de su seguridad personal y digital le permitirá disfrutar de un viaje agradable y sin estrés.
Para evitar contratiempos, mantén tus pertenencias cerca y permanece alerta, especialmente en lugares concurridos o desconocidos. Cuando utilices redes Wi-Fi públicas, que a menudo no son seguras, intenta utilizar una VPN (red privada virtual) para proteger tus datos, especialmente cuando se trate de información confidencial, como datos privados de la empresa o de clientes, o información financiera.
Además, utiliza una cartera de viaje o un cinturón porta dinero para mantener a salvo tus documentos importantes y objetos de valor.
14. Combata el jet lag
Intente llegar a su destino uno o incluso dos días antes de las reuniones o eventos importantes para instalarse y reducir el estrés del jet lag. Dedique algo de tiempo a aclimatarse al nuevo entorno y a la nueva zona horaria.
Este enfoque proactivo restablece su reloj biológico más rápidamente, lo que le garantiza estar descansado y alerta para sus compromisos de empresa.
15. Establece límites
Organizar los viajes de trabajo puede parecer como mantener el equilibrio en una cuerda floja, pero establecer límites puede ayudarte a que sean productivos y equilibrados.
La vista de calendario de ClickUp puede ayudarte a definir tus horas de trabajo y realizar el uso compartido de tu disponibilidad con tus compañeros. Además, desactivar las notificaciones innecesarias y mantener separados tus dispositivos personales y los del trabajo te ayudará a mantener la concentración y a lograr un equilibrio saludable entre tu vida laboral y personal.
También puede designar un entorno de trabajo específico para trazar una línea clara entre el trabajo y el descanso. Una vez que salga de ese entorno de trabajo, intente desconectar del trabajo y dedique tiempo a actividades que le proporcionen paz y disfrute.
Por último, no olvide priorizar el cuidado personal durante su viaje de empresa. Asegúrese de dormir lo suficiente, hacer ejercicio y tomar descansos regulares para evitar el agotamiento.
16. Aumente la productividad durante los desplazamientos
Antes de salir, identifique sus tareas principales y planifique cómo abordarlas de manera eficiente durante su viaje de trabajo. Además, no olvide los elementos esenciales, como su ordenador portátil, un cargador portátil y un punto de acceso Wi-Fi para disponer de una conexión a internet fiable.
Además, aprovecha el tiempo de viaje, como los vuelos o los trayectos en tren, para ponerte al día con los correos electrónicos, revisar documentos o planificar tus próximos pasos. Considera la posibilidad de utilizar aplicaciones de productividad que funcionen sin conexión para estar al tanto de todo incluso sin Internet.
17. Manténgase saludable
Mantenerte saludable durante un viaje de trabajo es fundamental para tu bienestar y productividad.
Para lograrlo, siga una dieta equilibrada para evitar problemas de salud y lleve consigo un botiquín de primeros auxilios con medicamentos esenciales, vitaminas y repelente de insectos. Beba suficiente agua para evitar la deshidratación y coma comidas nutritivas y saciantes en aeropuertos y hoteles.
Intente no saltarse las comidas, incluso si tiene una agenda muy apretada, y si tiene el estómago sensible, consuma alimentos que le resulten familiares durante su viaje de negocios.
También puede utilizar el gimnasio del hotel, dar paseos rápidos entre reuniones o hacer ejercicios rápidos en su habitación para mantenerse activo.
18. Manténgase en contacto
Mantenerte en contacto con tus compañeros y clientes mientras estás fuera de la oficina es fundamental. Utiliza herramientas como Slack, Zoom o Microsoft Teams para enviar mensajes en tiempo real, realizar videollamadas y compartir archivos, y así estar al tanto de todo a pesar de la distancia.
Además, tenga en cuenta las diferentes zonas horarias al programar reuniones. Envíe actualizaciones periódicas sobre su progreso para mantener la transparencia y garantizar un flujo de trabajo fluido.
En el trabajo, utilice la vista de chat de ClickUp para mantener una comunicación fluida. Centraliza las discusiones sobre los proyectos y las comunicaciones asíncronas, lo que simplifica la coordinación entre zonas horarias y garantiza que su equipo remoto se mantenga al día.
19. Dedique tiempo al ocio
No hay nada peor que visitar un lugar precioso y solo ver el interior de las salas de conferencias.
En su lugar, intenta aprovechar tus momentos libres para explorar las atracciones locales, probar la gastronomía regional o dar un relajante paseo por un parque cercano o un bullicioso mercado. Estas experiencias culturales te rejuvenecerán y te proporcionarán temas de conversación interesantes para interactuar con clientes o compañeros de trabajo.
Planifica estas actividades en función del tiempo de vacaciones que tengas o aprovechando los fines de semana largos para que no interfieran con tus responsabilidades de trabajo.
💡Consejo profesional: Para encontrar referencias de actividades divertidas en un lugar nuevo, puedes utilizar aplicaciones como Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, etc. Puedes buscar visitas y experiencias optimizadas, calendarios de eventos y festivales o reuniones locales durante tus días de vacaciones.
20. Documenta tus experiencias
¿Cansado de encontrar los mismos obstáculos en cada viaje de empresa? Empieza a documentar tus viajes y convierte esos baches en buenas lecciones para la próxima vez.
Lleve un diario de viaje para anotar los comentarios de las reuniones, los contratiempos logísticos, los consejos locales y los contactos clave. Anote lo que funcionó y lo que no, ya sea la lista de equipaje que preparó o el hotel que evitará la próxima vez. Incluso puede compartir esta guía con los nuevos miembros de su equipo o con los viajeros de negocios sin experiencia.
💡Consejo profesional: Utiliza ClickUp Docs para centralizar los detalles de tu viaje. Añade tus hallazgos como entradas en un diario de viaje o como puntos clave y guárdalos en la carpeta específica del viaje.
Triunfa en tus viajes de negocios con ClickUp.
Ya sea que viaje al extranjero, asista a una reunión con un cliente en otro estado o trabaje de forma remota en una nueva ciudad, ClickUp puede ayudarle a aprovechar al máximo los viajes de trabajo y encontrar formas de aumentar la productividad mientras los realiza.
Te ayuda a optimizar tu proceso de viaje, desde la creación de itinerarios detallados con la plantilla del planificador de viajes hasta el seguimiento de los gastos con la plantilla del informe de gastos.
Además, la vista de calendario de ClickUp mantiene a tus compañeros de trabajo informados sobre tu disponibilidad, y ClickUp Docs y Tasks organizan y centralizan la información importante, para que nunca te pierdas ningún paso en tu viaje.
¿Quiere tomar el control de la planificación de sus viajes de negocios? Regístrese hoy mismo en ClickUp de forma gratuita.