El reembolso manual de gastos y viajes es tedioso. Hay que llevar hojas de cálculo, recopilar todos los recibos de gastos de viaje de los empleados, verificarlos, registrar los datos y aprobar el reembolso. Además, deja margen para errores.
¿Por qué pasar por todo este lío de datos de gastos cuando puede realizar la automatización de este proceso con un software de gestión de viajes y gastos?
En lugar de mantener un registro de cientos de recibos físicos y largas filas de gastos de los empleados, basta con escanear los recibos para registrar los gastos y automatizar los procesos de aprobación mediante flujos de trabajo definidos, lo que facilita más que nunca la gestión de los viajes corporativos.
Veamos los 10 mejores programas de gestión de gastos y viajes para satisfacer sus necesidades de viajes de empresa, sus funciones clave y sus precios.
¿Qué debe buscar en un software de viajes y gastos?
Un software de viajes y gastos debe simplificar las reservas, la facturación y los reembolsos. Estas son algunas de las funciones que permiten agilizar el proceso de reembolso:
- Panel intuitivo: un panel intuitivo le ayuda a supervisar fácilmente los gastos de viaje de cada empleado cuando envían informes de gastos digitales. Busque vistas personalizables, integraciones de aplicaciones y seguimiento en tiempo real.
- Automatización: el software debe rellenar automáticamente los detalles de las transacciones de las tarjetas corporativas y calcular los reembolsos de gastos.
- Captura de recibos digitales: debe ser capaz de extraer datos de los recibos digitales y rellenar los campos de gastos, eliminando la necesidad de realizar entradas manuales.
- Análisis avanzados: las mejores plataformas de gestión de gastos ofrecen funciones avanzadas de elaboración de informes y análisis para ayudar a las empresas a analizar y gestionar los gastos de viaje.
- Rentabilidad: el software debe ofrecer precios personalizados y razonables según las necesidades de su empresa.
Los 10 mejores programas de gestión de gastos y viajes que puedes utilizar
Aquí tienes los 10 mejores programas de gestión de gastos y viajes que pueden gestionar todas tus necesidades de viajes de empresa, desde la reserva del viaje hasta la gestión de gastos, el seguimiento del presupuesto y la gestión de recibos.
1. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma que ofrece una gestión fluida de la elaboración de informes de viajes y gastos. Tiene compatibilidad con múltiples casos de uso, como reservas de viajes en grupo para eventos fuera de la oficina, gestión de viajes, gestión de gastos y facturación centralizada.
Gracias a su rastreador de viajes integrado, los responsables de RR. HH. pueden supervisar los viajes de los empleados en tiempo real y comprobar si cumplen con las políticas y normativas de gastos de viaje.
Las mejores funciones de TravelPerk
- Controle su presupuesto de viajes con información en tiempo real desde el panel interactivo de TravelPerk.
- Añada potentes integraciones con un solo clic para gestionar todos sus gastos desde un solo lugar.
- Modifique sus reservas en cualquier momento con Flexi Perk, una solución que le permite reservar billetes de avión y hoteles a cualquier tarifa y cancelarlos en cualquier momento con un solo toque.
- Vea el estado de los viajes en tiempo real con un mapa interactivo.
- Obtenga información privilegiada sobre la huella de carbono de los viajes para introducir soluciones de viaje sostenibles.
Limitaciones de TravelPerk
- Tiene límites en las opciones para la reserva de viajes.
- Necesita posibles mejoras en la interfaz de usuario para las reservas de viajes. Por ejemplo, no se pueden buscar hoteles directamente y hay que desplazarse por toda la lista.
Precios de TravelPerk
- Starter: Gratis, gratuito/a
- Premium: 99 $/mes + 3 % por reserva
- Pro: 299 $/mes + 3 % de reserva
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre TravelPerk
- G2: 4,6/5 (más de 1500 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (404 opiniones)
2. Fyle
Fyle es una solución de gestión de gastos que realiza la automatización de su proceso de gastos y reembolsos, lo que incluye la conciliación de los gastos de las tarjetas corporativas y el procesamiento de los reembolsos de gastos de los empleados. Conéctelo con su software de contabilidad para realizar el seguimiento de los gastos de proveedores, proyectos y departamentos.
Puede integrar Fyle con NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR y QuickBooks. Aunque no ofrece funciones de gestión de viajes, se puede integrar con TravelPerk para analizar y realizar la elaboración de informes sobre los gastos de viaje de los empleados.
Las mejores funciones de Fyle
- Aproveche la IA conversacional para recopilar informes de gastos digitales y cotejarlos con las transacciones de la tarjeta de crédito.
- Automatice el rellenado de formularios de gastos, el envío de informes y la sincronización de gastos con su software de contabilidad, como Quickbooks, Sage y Xero.
- Obtenga información útil en tiempo real sobre sus datos de gastos a través del potente y avanzado panel de análisis.
Limitaciones de Fyle
- Las categorías de gastos con límite de Fyle dificultan el registro preciso de todo tipo de gastos.
- Tiene una curva de aprendizaje pronunciada.
Precios de Fyle
- Estándar: 6,99 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
- Empresa: 11,99 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Fyle
- G2: 4,6/5 (más de 1300 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (146 opiniones)
3. WeGoPro (antes Travelstop)
WeGoPro es un software de gestión y reserva de viajes, además de seguimiento de gastos. Cuenta con más de 800 aerolíneas y 600 000 hoteles registrados para facilitar la reserva y el control de los viajes a las empresas.
Con WeGoPro, puede realizar el seguimiento de los gastos de toda la empresa en un único panel de control en tiempo real. También le permite mantener un registro de las infracciones frecuentes de la política de viajes y del cumplimiento normativo.
Las mejores funciones de WeGoPro
- Ahorra horas de papeleo manual y acelera los reembolsos con la automatización en la elaboración de informes de gastos.
- Gestión de gastos en múltiples monedas con tipos de cambio instantáneos para gestionar los gastos empresariales globales sin demora alguna.
- Obtenga información basada en datos a través de una vista consolidada de sus gastos, ya sea por categoría de gastos o por departamento, en un solo lugar.
- Realice un seguimiento en tiempo real de los datos de los viajeros de negocios y garantice la seguridad y el soporte inmediato mediante mapas interactivos.
Limitaciones de WeGoPro
- Ofrece opciones de alojamiento limitadas en comparación con otras plataformas de gestión de viajes.
- Los precios más elevados por reserva pueden afectar al presupuesto de viajes, especialmente en el caso de las pequeñas empresas.
Precios de WeGoPro
- Estándar: 10 $ por reserva
- Premium: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- Gastos: 5 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de WeGoPro
- G2: 4,4 /5 (12 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (18 opiniones)
4. Expensify
Expensify es una aplicación de gestión de gastos con gestión ilimitada del seguimiento de recibos. Su función SmartScan escanea todos los recibos con un solo clic y los carga automáticamente en el panel.
Puede sincronizar Expensify con software de contabilidad empresarial, recursos humanos y viajes para reunir todos los datos, lo que facilita los procesos de auditoría financiera.
Las mejores funciones de Expensify
- Capture todos los recibos con un solo clic con SmartScan para importar automáticamente sus gastos y obtener reembolsos rápidos.
- Gana hasta un 2 % de reembolso en tarjetas Expensify en transacciones superiores a 250 000 $.
- Cree reglas de gastos para clasificar automáticamente los pagos recurrentes.
Limitaciones de Expensify
- Presentar informes de gastos separados para tarjetas personales y de empresa puede resultar abrumador para los empleados.
- Los frecuentes fallos en el proceso de escaneo de recibos requieren un esfuerzo manual para presentar las facturas de gastos.
Precios de Expensify
- Collect: 5 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
- Control: 9 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
Valoraciones y reseñas de Expensify
- G2: 4,5/5 (más de 5100 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1000 opiniones)
5. Navan
Navan es un software de automatización de la gestión de gastos que recopila los detalles de los gastos empresariales a partir de los recibos de los empleados y los gastos de las tarjetas de visita. Las empresas pueden establecer límites para el uso de las tarjetas para evitar que los empleados gasten en exceso.
Puede utilizar Navan para reembolsar los gastos de bolsillo de los viajeros de negocios en 45 países y 25 monedas. Además, Navan Rewards permite a los empleados obtener recompensas por sus viajes.
Las mejores funciones de Navan
- Realice el seguimiento de los gastos de viaje de los empleados con la elaboración de informes y análisis avanzados de gastos.
- Obtenga datos en tiempo real sobre las emisiones de carbono para realizar el seguimiento de sus metas de sostenibilidad en los viajes.
Limitaciones de Navan
- El equipo de soporte al cliente puede tardar más tiempo de lo habitual en responder a sus solicitudes de asistencia.
- La falta de compatibilidad con GPS sin conexión dificulta el registro de los viajes cuando los empleados viajan a otro país sin una tarjeta SIM internacional.
Precios de Navan
- Crecimiento: Gratuito
- Profesional: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Navan
- G2: 4,7/5 (más de 7500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (176 opiniones)
6. Happay
Happay es una plataforma integral para la gestión de viajes y gastos. Ofrece diferentes soluciones de gestión de gastos para diversos casos de uso, como una herramienta de autoreserva (SBT) para reservar billetes de viaje y hoteles con fines de empresa, y Xpendite para realizar el seguimiento automático de los gastos de más de seis fuentes.
Su solución de auditoría inteligente ayuda a los gerentes a identificar y señalar las infracciones de la política de viajes por parte de los empleados. Los análisis inteligentes de Happay ofrecen información valiosa sobre los patrones de gasto de los empleados, lo que permite un mayor control sobre los gastos de la empresa.
Además, su perfecta integración con los sistemas de contabilidad lo convierte en la solución definitiva para una gestión financiera eficiente.
Las mejores funciones de Happay
- Consiga la elaboración de informes de gastos 100 % precisos a partir de más de 6 fuentes con Happay Xpendite.
- Detecte recibos duplicados e infracciones de las políticas utilizando SmartAudit para garantizar el cumplimiento normativo.
- Gestiona tus viajes y gastos desde cualquier lugar con la app Happay, que incluye todas las funciones de la web.
- Obtenga información en tiempo real sobre viajes y gastos con DeepAnalyze para tomar decisiones bien fundamentadas.
Limitaciones de Happay
- Puede llevar mucho tiempo y dar lugar a informes erróneos.
- Puede resultar difícil gestionar gastos que implican múltiples categorías de gastos, proyectos y monedas.
Precios de Happay
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Happay
- G2: 4,5/5 (305 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (829 opiniones)
7. Emburse Certify
Emburse es otro popular software de gestión de gastos para crear, enviar y aprobar gastos. También proporciona un sistema de gestión de viajes y gastos que agiliza la planificación de viajes, el cumplimiento de políticas, el registro de gastos y la recopilación de información sobre visados y salud de los viajeros.
Puede establecer aprobaciones previas para los gastos de viaje con el fin de controlar mejor los costes. También elimina tareas manuales como enviar un informe de gastos o un recibo físico.
Las mejores funciones de Emburse Certify
- Programe la creación automática de informes de gastos con ReportExecutive para evitar la tediosa tarea de la elaboración manual de informes.
- Detecte infracciones y duplicados con Embrace Audit para disfrutar de un proceso transparente de gestión de reembolsos y gastos.
- Elimina los cuellos de botella en el flujo de caja al proporcionar una aprobación previa de los programas de viajes como proveedor.
- Mejore la toma de decisiones financieras mediante el análisis de los gastos y los patrones de gasto.
Limitaciones de Emburse Certify
- Su compleja interfaz de usuario dificulta a los usuarios la navegación por la app.
- Ofrece funciones de integración limitadas.
Precios de Emburse Certify
- Certifíquese ahora: 12 $ al mes por usuario
- Profesional: Precios personalizados
Aproveche las valoraciones y reseñas de Certify.
- G2: 4,5/5 (2035 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (1279 opiniones)
8. SAP Concur
SAP Concur ofrece una solución integrada para la gestión de gastos, viajes y facturas. Realiza la conexión de los gastos de viaje y la facturación de los empleados en un único sistema para ofrecer una mayor visibilidad de las transacciones y garantizar el cumplimiento normativo.
Las mejores funciones de SAP Concur
- Automatice el sistema de gestión de gastos con Concur y procese los reembolsos más rápidamente.
- Analice los datos y la información de los gastos empresariales y los cronogramas de liquidación de facturas con paneles completos.
- Optimice los detalles de los viajes de negocios conectando viajes, viajeros e itinerarios en un solo lugar con Concur Travel.
- Realice la automatización del procesamiento de las cuentas por pagar para mitigar los posibles riesgos de fraude y de incumplimiento normativo.
Limitaciones de SAP Concur
- Imposibilidad de mostrar informes de gastos con más de 90 días de antigüedad.
- Tiene un tiempo de respuesta elevado para las solicitudes de soporte.
Precios de SAP Concur
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de SAP Concur
- G2: 4,0/5 (más de 6000 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (2030 opiniones)
9. TravelBank
TravelBank es otra solución integral para la gestión de tarjetas, el seguimiento de gastos y la gestión de viajes. Con TravelBank, puede enviar informes de gastos digitales, realizar la automatización de las aprobaciones, optimizar los gastos de viaje, conciliar las transacciones con tarjetas corporativas y obtener una mejor visibilidad de los datos.
Las mejores funciones de TravelBank
- Supervise la asignación y el gasto de los fondos para controlar los gastos de la empresa.
- Prediga los gastos futuros y planifique el presupuesto de viajes en consecuencia.
- Integre todas las tarjetas de viaje corporativas virtuales y sincronice automáticamente las transacciones con la plataforma de gestión de gastos TravelBank.
Límites de TravelBank
- Puede resultar difícil modificar sus reservas.
- La herramienta de escaneo a veces captura información errónea de los recibos cargados.
Precios de TravelBank
- Viajes: 25 $ al mes por usuario.
- Gastos: 10 $ al mes por usuario.
- Viajes y gastos: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (226 opiniones)
10. Zoho Expense
Zoho Expense es una herramienta de gestión de viajes y gastos para empresas que automatiza la elaboración de informes de gastos y simplifica la reserva de viajes de negocios. También escanea automáticamente las transacciones con tarjetas de crédito y corporativas con recibos para una mejor conciliación. También puede establecer dietas diarias para los empleados de diferentes regiones.
Las mejores funciones de Zoho Expense
- Obtenga una vista completa de las solicitudes de viaje de sus empleados con análisis instantáneos y paneles intuitivos.
- Automatice el seguimiento del kilometraje sin comprometer la seguridad de los datos.
- Mejora la auditoría de gastos y el control del fraude para no tener que revisar cada transacción manualmente.
- Simplifique el seguimiento de los recibos comerciales mediante el escaneo automático avanzado en más de 14 idiomas.
Limitaciones de Zoho Expense
- Las pequeñas discrepancias en la función de reconocimiento de recibos dan lugar a la ineficacia en la elaboración de informes de gastos.
- Tiene integraciones limitadas.
Precios de Zoho Expense
- Free
- Estándar: 4 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
- Premium: 6 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
- Personalizado: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (más de 1100 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 900 opiniones)
Otras herramientas de gestión de viajes
El software de gestión de viajes y gastos puede ayudarle a realizar el seguimiento de los gastos excesivos en viajes y las infracciones de las políticas. Sin embargo, para evitar gastos excesivos, es necesario planificar los viajes de forma estratégica. Pruebe ClickUp, una plataforma todo en uno para crear planes de viaje inteligentes.
ClickUp
Con ClickUp, puede crear planes de viaje personales o de negocios detallados a bajo coste. Es una herramienta de viaje todo en uno para gestores de viajes y particulares. Empiece por la planificación del presupuesto. Para ello, no necesita una herramienta de contabilidad basada en IA. Utilice Docs de ClickUp para colaborar con el equipo de viajes, discutir los presupuestos y crear itinerarios.
Con ClickUp for Finance, usted y su equipo financiero pueden realizar el seguimiento de las metas financieras de la organización y realizar el ajuste correspondiente en el presupuesto de viajes.
A continuación, necesitará plantillas de itinerario para planificar un viaje de negocios sin contratiempos.
ClickUp ofrece varias plantillas de itinerarios que se adaptan a sus diferentes necesidades de viaje. Estas plantillas le ayudan a planificar de forma más eficaz y a gestionar los cambios de última hora en el plan.
También puede simplificar la planificación de viajes de empresa o personales con la plantilla Travel Planner de ClickUp. La plantilla le ayuda a realizar el seguimiento de los vuelos y las reservas de hotel, y a compartir sus planes de viaje con amigos, familiares o compañeros de trabajo.
Ahora que ya ha planificado su viaje y el presupuesto, es el momento de crear un calendario para su programa de viajes con la vista de Calendario de ClickUp. Puede planificar todas las actividades del viaje, incluidos los días de descanso y el tiempo de desplazamiento.
Facilite la planificación y gestión de viajes con ClickUp.
Elegir el software adecuado para la gestión de gastos y viajes es esencial para garantizar el cumplimiento normativo, mantener el flujo de caja y procesar los reembolsos rápidamente.
Sin embargo, a menudo carecen de funciones de planificación de viajes y tienen opciones de reserva costosas.
ClickUp es la mejor solución para salvar esta brecha. Combine sus procesos de gestión de viajes y gastos con ClickUp para simplificar la planificación y ejecución de los viajes de empresa, lo que a su vez resulta en una mejor gestión de los gastos.
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