El reembolso manual de viajes y gastos es tedioso. Hay que mantener hojas de cálculo, reunir todos los recibos de gastos de viaje de los empleados, verificarlos, registrar los datos y aprobar el reembolso. También deja margen para errores.
¿Por qué pasar por todo este lío de los datos de gastos cuando se puede automatizar este proceso con el sistema de reembolso de gastos de viaje y de viaje? gestión de gastos ¿software?
En lugar de mantener un registro de cientos de recibos físicos y grandes filas de gastos de empleados, puede simplemente escanear los recibos para registrar los gastos y automatizar los procesos de aprobación a través de flujos de trabajo definidos, haciendo que la gestión de viajes corporativos sea más fácil que nunca.
Analicemos los 10 mejores programas de gestión de viajes y gastos para satisfacer sus necesidades de viajes de empresa, sus funciones clave y sus precios.
¿Qué debe buscar en un software de viajes y gastos?
Un software de viajes y gastos debe simplificar las reservas, la facturación y los reembolsos. Estas son algunas de las funciones que permiten agilizar el proceso de reembolso:
- Panel de control intuitivo: Un panel intuitivo te ayuda a controlar fácilmente los gastos de viaje de cada empleado cuando envían informes de gastos digitales. Busque vistas personalizables, integraciones de aplicaciones y seguimiento en tiempo real
- Automatización: El software debe rellenar automáticamente los detalles de las transacciones de las tarjetas corporativas y calcular los reembolsos de gastos
- Captura de recibos digitales: Debe ser capaz de extraer datos de los recibos digitales y rellenar los campos de gastos, eliminando la necesidad de entrada manual de datos
- Análisis avanzados: Las mejores plataformas de gestión de gastos ofrecen funciones de (elaboración de) informes y análisis detallados para ayudar a las empresas a analizar y gestionar los gastos de viaje
- Rentabilidad: El software debe ofrecer precios personalizados y razonables según las necesidades de su empresa
Los 10 mejores software de viajes y gastos para usar en 2024
Estos son los 10 mejores software de viajes y gastos que pueden gestionar sus necesidades de viajes de empresa de principio a fin, desde la reserva de viajes hasta la gestión de gastos, el seguimiento de presupuestos y la gestión de recibos.
1. TravelPerk
via_ ViajePerk TravelPerk es una plataforma que ofrece una perfecta gestión de viajes y elaboración de informes de gastos. Es compatible con múltiples casos de uso, como las reservas de viajes en grupo para reuniones, la gestión de viajes, la gestión de gastos y la facturación centralizada.
Con su rastreador de viajes incorporado, los responsables de RRHH pueden supervisar los viajes de los empleados en tiempo real y comprobar si cumplen las políticas de gastos de viaje y las normativas.
Las mejores funciones de TravelPerk
- Controla tu presupuesto de viajes con información en tiempo real desde el panel interactivo de TravelPerk
- Añade potentes integraciones con un solo clic para gestionar todos tus gastos desde un solo lugar
- Modifica tus reservas en cualquier momento con Flexi Perk, una solución de un solo toque para reservar billetes de avión y hoteles a cualquier tarifa y cancelarlos en cualquier momento
- Ver el estado de los viajes en tiempo real con un Mapa interactivo
- Obtenga información sobre la huella de carbono de los viajes para introducir soluciones de viaje sostenibles
Limitaciones de TravelPerk
- Las opciones de reserva de viajes son limitadas
- Necesita posibles mejoras en la interfaz de usuario para las reservas de viajes. Por ejemplo, no se pueden buscar hoteles directamente y hay que desplazarse por toda la lista
Precios de TravelPerk
- Principiante: Gratis/a
- Premium: 99$/mes+3% reserva
- Pro: 299$/mes+3% reservas
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de TravelPerk
- G2: 4.6/5 (más de 1500 opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (404 opiniones)
2. Fyle
via Fyle Fyle es una solución de gestión de gastos que automatiza su proceso de gastos y reembolsos, lo que incluye la conciliación de gastos de tarjetas corporativas y el procesamiento de reembolsos de gastos de empleados. Conéctelo con su software de contabilidad para hacer un seguimiento de los gastos de proveedores, proyectos y departamentos.
Puede integrar Fyle con NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR y QuickBooks. Aunque no ofrece funciones de gestión de viajes, puede integrarse con TravelPerk para analizar y elaborar informes sobre los gastos de viaje de los empleados.
Las mejores funciones de Fyle
- Aprovecha la IA conversacional para recopilar informes de gastos digitales y compararlos con la transacción de la tarjeta de crédito
- Automatiza la cumplimentación de formularios de gastos, el envío de informes y sincroniza los gastos con tu software de contabilidad como Quickbooks, Sage y Xero
- Obtenga información procesable en tiempo real sobre sus datos de gastos a través del potente y avanzado panel de análisis
Fyle límites
- Las limitadas categorías de gastos de Fyle dificultan el registro preciso de todo tipo de gastos
- Tiene una curva de aprendizaje pronunciada
Precios de Fyle
- Estándar: 6,99 $ al mes por usuario, facturados anualmente
- Empresa: 11,99 $ al mes por usuario, facturados anualmente
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Fyle
- G2: 4.6/5 (1300+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (146 reseñas)
3. WeGoPro (antes Travelstop)
vía WeGoPro (Antes Travelstop) WeGoPro es un software de reserva y gestión de viajes, además de seguimiento de gastos. Cuenta con una lista de más de 800 aerolíneas y 600.000 hoteles para facilitar a las empresas la reserva y el control de sus viajes.
Con WeGoPro, puede realizar un seguimiento de los gastos de toda la empresa en un único panel en tiempo real. También le permite mantener un registro de los infractores de la política de viajes frecuentes y del cumplimiento de la normativa.
WeGoPro mejores funciones
- Ahorra horas de papeleo manual y acelera el reembolso con la (elaboración de) informes de gastos automatizados
- Gestiona los gastos multidivisa con tipos de cambio instantáneos para gestionar los gastos globales de la empresa sin ningún retraso
- Obtenga información basada en datos a través de una vista consolidada de sus gastos por categoría de gasto o departamento en un único lugar
- Realice un seguimiento en tiempo real de los datos de los viajeros de negocios y garantice la seguridad y la compatibilidad instantánea a través de mapas interactivos
Limitaciones de WeGoPro
- Ofrece opciones de alojamiento limitadas en comparación con otras plataformas de gestión de viajes
- Los precios más elevados por reserva pueden afectar al presupuesto de viajes, especialmente para las pequeñas empresas
Precios de WeGoPro
- Estándar: 10 $/reserva
- Premium: Contactar para precios
- Gastos: 5$/mes por usuario
Valoraciones y reseñas de WeGoPro
- G2: 4.4 /5 (12 opiniones)
- Capterra: 4.3/ 5 (18 opiniones)
4. Expensify
via Expensify Navan es un software de automatización de la gestión de gastos que recoge detalles de los gastos de la empresa a partir de los recibos de los empleados y los gastos de las tarjetas de visita. Las empresas pueden limitar el uso de la tarjeta para evitar que los empleados gasten más de la cuenta.
Puede utilizar Navan para reembolsar los gastos de bolsillo de los viajeros de empresa en 45 países y 25 monedas. Además, Navan Rewards permite a los empleados obtener recompensas por sus viajes.
Las mejores funciones de Navan
- Seguimiento de los gastos de viaje de los empleados con funciones avanzadaselaboración de informes de gastos y análisis
- Obtenga datos sobre emisiones de carbono en tiempo real para hacer un seguimiento de sus metas de viajes sostenibles
Limitaciones de Navan
- El equipo de soporte al cliente puede tardar más de lo habitual en responder a sus solicitudes de compatibilidad
- La falta de compatibilidad con GPS sin conexión dificulta el registro de los viajes cuando los empleados viajan a otro país sin una tarjeta SIM internacional
Precios de Navan
- Crecimiento: Free
- Profesional: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Navan
- G2: 4.7/5 (7500+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (176 reseñas)
6. Happay
via Happay Happay es una plataforma integral para la gestión de viajes y gastos. Ofrece diferentes soluciones de gestión de gastos para diversos casos de uso, como una herramienta de autorreserva (SBT) para reservar billetes de viaje y hoteles por motivos de empresa, y Xpendite para hacer un seguimiento automático de los gastos de más de seis fuentes.
Su solución de auditoría inteligente ayuda a los gestores a identificar y señalar las infracciones de la política de viajes por parte de los empleados. Los análisis inteligentes de Happay ofrecen información valiosa sobre los patrones de gasto de los empleados, lo que permite un mayor control del gasto de la empresa.
Además, su perfecta integración con los sistemas de contabilidad la convierte en la solución definitiva para una gestión financiera eficaz.
Las mejores funciones de Happay
- Consiga una elaboración de informes de gastos 100% precisa a partir de más de 6 fuentes con Happay Xpendite
- Detecte recibos duplicados e infracciones de las políticas mediante SmartAudit para garantizar el cumplimiento
- Gestione sus viajes y gastos desde cualquier lugar con la app, aplicación móvil de Happay con todas las funciones web
- Obtén información sobre viajes y gastos en tiempo real con DeepAnalyze para tomar decisiones bien fundadas
Límites de Happay
- Puede llevar mucho tiempo y dar lugar a informes erróneos
- Puede ser difícil gestionar gastos que implican múltiples categorías de gastos, proyectos y monedas
Precios de Happay
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Happay
- G2: 4.5/5 (305 opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (829 opiniones)
7. Emburse Certify
vía
Em certify Emburse es otro popular software de gestión de gastos para crear, presentar y aprobar gastos. También proporciona un sistema de gestión de viajes y gastos que agiliza la planificación de viajes, el cumplimiento de políticas, el registro de gastos y la recopilación de información sobre visados y salud de los viajeros.
Puede ajustar las aprobaciones previas de los gastos de viaje para un mejor control de los costes. También elimina tareas manuales como la presentación de un informe de gastos o un recibo físico.
Emburse Certify mejores funciones
- Programe una creación automática de informes de gastos con ReportExecutive para evitar el tedioso trabajo de elaboración de informes manuales
- Detecta infracciones y duplicados mediante Embrace Audit para lograr un proceso transparente de reembolso y gestión de gastos
- Elimina los cuellos de botella en el flujo de caja proporcionando aprobación previa en los programas de viajes
- Mejora la toma de decisiones financieras analizando los gastos y los patrones de gasto
Limitaciones de Emburse Certify
- Su compleja interfaz de usuario dificulta la navegación de los usuarios por la app
- Ofrece funciones de integración limitadas
Precios de Emburse Certify
- Certificar ahora: $12/mes por usuario
- Profesional: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Embrace Certify
- G2: 4.5/5 (2035 opiniones)
- Capterra:4,7/5 (1279 opiniones)
8. SAP Concur
vía SAP Concur SAP Concur ofrece una solución integrada para la gestión de gastos, viajes y facturas. Conecta los gastos de viaje y la facturación de los empleados en un único sistema para ofrecer una mayor visibilidad de las transacciones y garantizar el cumplimiento de las normativas.
Las mejores funciones de SAP Concur
- Automatice el sistema de gestión de gastos con Concur expense y procese los reembolsos más rápidamente
- Analice datos y perspectivas de gastos de empresa y cronogramas de autorización de facturas con paneles integrales
- Agilice los detalles de los viajes de negocios conectando viajes, viajeros e itinerarios en un solo lugar con Concur Travel
- Automatice el procesamiento de cuentas por pagar para mitigar los posibles riesgos de fraude y cumplimiento de las normas
limitaciones de SAP Concur
- Imposibilidad de mostrar informes de gastos con más de 90 días de antigüedad
- Tiene un tiempo de respuesta elevado para los tickets de compatibilidad
Precios de SAP Concur
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de SAP Concur
- G2: 4.0/5 (6000+reviews)
- Capterra: 4.3/5 (2030 revisiones)
9. TravelBank
via Trabanco de datos Zoho Expense es una herramienta de gestión de viajes y gastos para empresas que automatiza la (elaboración de) informes de gastos y simplifica la reserva de viajes de negocios. También escanea automáticamente las transacciones de tarjetas de crédito y de empresa con recibos para una mejor conciliación. También puede ajustar las dietas de los empleados en diferentes regiones.
Las mejores funciones de Zoho Expense
- Obtenga una vista completa de las solicitudes de viaje de sus empleados con análisis instantáneos y paneles intuitivos
- Automatización del seguimiento del kilometraje sin comprometer la seguridad de los datos
- Mejore la auditoría de gastos y el control del fraude para que no tenga que revisar cada transacción manualmente
- Simplifique el seguimiento de los recibos de la empresa mediante un escaneado automático avanzado en más de 14 idiomas
Limitaciones de Zoho Expense
- Pequeñas discrepancias en la función de reconocimiento de recibos conducen a una (elaboración de) informes de gastos ineficaz
- Tiene integraciones limitadas
Precios de Zoho Expense
- Gratuito
- Estándar: $4/mes por usuario, facturado anualmente
- Premium: 6 $/mes por usuario, facturación anual
- Personalizado: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Zoho Expense
- G2: 4.5/5 (1100+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (900+ opiniones)
Otras herramientas de gestión de viajes
El software de gestión de viajes y gastos puede ayudarle a realizar un seguimiento de los gastos excesivos en viajes y de las infracciones de las políticas. Sin embargo, para evitar gastos excesivos, es necesario planificar los viajes de forma estratégica. Pruebe ClickUp, una plataforma todo en uno para crear planes de viaje inteligentes.
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Con ClickUp, puede crear planes de viaje detallados, personales o de empresa, a bajo coste. Es una herramienta de viajes todo en uno para gestores de viajes y particulares. Comience con planificación presupuestaria . Para ello, no necesita un Herramienta de contabilidad basada en IA . Utilice Documentos de ClickUp para colaborar con el equipo de viajes, discutir presupuestos y crear itinerarios.
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En ClickUp para Finanzas usted y su equipo financiero pueden hacer un seguimiento de las metas financieras de la organización y ajustar el presupuesto de viajes en consecuencia.
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A continuación, necesita plantillas de itinerario para planificar un viaje de negocios sin contratiempos.
ClickUp ofrece varias plantillas de itinerarios que se adaptan a sus diferentes necesidades de viaje. Estas plantillas le ayudan a planificar con más eficacia y gestionar los cambios de última hora en el plan.
También puede simplificar la planificación de viajes de empresa o personales con La plantilla de planificación de viajes de ClickUp. Esta plantilla te ayuda a realizar el seguimiento de vuelos y reservas de hotel y a compartir tus planes de viaje con amigos, familiares o compañeros.
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Ahora que ha planificado su viaje y el presupuesto, es el momento de crear un plan para su programa de viaje con Vista del Calendario de ClickUp . Puede planificar todas las actividades del viaje, incluidos los días de descanso y el tiempo de viaje.
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Elegir el software de gestión de viajes y gastos adecuado es esencial para garantizar el cumplimiento de las normativas, mantener el flujo de efectivo y procesar los reembolsos con rapidez.
Sin embargo, a menudo carecen de funciones de planificación de viajes y tienen opciones de reserva caras.
ClickUp es la mejor solución para salvar esta brecha. Combine sus procesos de gestión de viajes y gastos con ClickUp para simplificar la planificación y ejecución de los viajes de empresa, lo que a su vez da como resultado una mejor gestión de los gastos. Inscríbete en ClickUp gratis/a para organizar planes de viaje y hacer un seguimiento de los costes de los viajes de empresa sin esfuerzo