Si hay algo de lo que suelen carecer las empresas es del tiempo de los ejecutivos. Un estudio de la Harvard Business School reveló que los directores generales trabajaban una media de 62,5 horas a la semana, con jornadas laborales que se prolongaban hasta las 9,7 horas. El 79 % trabajaba los fines de semana y el 70 % durante sus vacaciones.
Sin embargo, los calendarios de los ejecutivos siempre están llenos, ellos mismos nunca parecen tener tiempo suficiente y el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible, tal y como dicta la ley de Parkinson. Entonces, ¿cómo gestiona un ejecutivo su tiempo para realizar su trabajo y tener una vida?
La respuesta está en la gestión estratégica del calendario a nivel ejecutivo. Veamos cómo funciona.
¿Qué es la gestión del calendario a nivel ejecutivo?
La gestión del calendario ejecutivo es el proceso de identificar, priorizar y organizar la agenda de un ejecutivo. Optimiza la agenda del ejecutivo, adaptándose a sus compromisos profesionales, viajes, reuniones, vacaciones y obligaciones personales.
La gestión del calendario ejecutivo ayuda a:
- Planifica tus días: saber lo que tienes que hacer cada día minimiza las distracciones, protege tu tiempo para el trabajo estratégico y aumenta tu productividad general.
- Aportar claridad: un calendario bien organizado proporciona una visibilidad clara de su agenda, lo que le evita comprometerse en exceso.
- Alinearse con las prioridades: una vez que sepa cuánto tiempo dedica a las reuniones, puede programar el resto del tiempo para realizar el trabajo relacionado con sus prioridades.
- Colaboración: una gestión eficaz del Calendario permite a sus compañeros de trabajo saber cuándo está disponible, lo que le ahorra energía en actividades de coordinación.
La falta de tiempo, especialmente a nivel ejecutivo, reduce los resultados y le obliga a hacer concesiones perjudiciales para su trabajo y su salud. La gestión del calendario evita eso al asignar un significado al tiempo.
La gestión del calendario ejecutivo ayuda a aclarar qué es importante y para qué puede dedicar tiempo. Le impide actuar de forma reactiva y le ayuda a recuperar el control de su tiempo.
Por supuesto, la gestión del calendario hoy en día es mucho más fácil que antes. Hay más calendarios digitales que días en un año, y la IA ha añadido una nueva capa de eficiencia a todo el proceso.
Veamos cómo puede gestionar su calendario ejecutivo de forma eficaz.
El enfoque ideal para la gestión del calendario ejecutivo
Cada persona gestiona su tiempo de forma diferente. Algunos prefieren un descanso entre reuniones; a otros no les importa tener reuniones consecutivas. A algunos les gusta agrupar el trabajo, mientras que otros prefieren distribuirlo a lo largo del día.
Mientras considera sus preferencias, aquí tiene algunas buenas prácticas generales para la gestión del calendario ejecutivo.
Priorizar la gestión del calendario: explicación y estrategia táctica
Si eres ejecutivo, no subestimes la importancia de la gestión del calendario. Una buena gestión del calendario es similar a tener un plan concreto para tu empresa. Es tu hoja de ruta a lo largo del tiempo. Mientras desarrollas tu enfoque de gestión del calendario, prueba lo siguiente.
Tenga un solo calendario
Cuando tienes varios calendarios (uno para la familia, otro para eventos, otro para plazos de proyectos, etc.), es probable que se te pase algo o que tengas dos citas a la misma hora. Esto es especialmente cierto si tu calendario ejecutivo lo gestiona otra persona, mientras que tú gestionas tu calendario personal.
Es posible que también se encuentre cambiando entre demasiados calendarios antes de programar reuniones.
Si tienes una agenda personal, como llevar a tus hijos al colegio o citas con el médico que no tienen visibilidad en las aplicaciones de calendario compartidas, es posible que haya personas en el trabajo que intenten programar llamadas durante ese tiempo.
Para evitar todo esto, cree un calendario maestro en línea.
Las aplicaciones populares como Google Calendar o ClickUp Calendar View pueden consolidar información de diversas fuentes para ofrecer una visibilidad unificada.
Cree una rutina
Una agenda estructurada mejora la productividad, reduce la ansiedad y le ofrece previsibilidad. Para una gestión eficaz del calendario, intente lo siguiente:
- Reserve tiempo cada semana para despejar su calendario y confirmar eventos.
- Programa el tiempo personal no disponible, como la hora del almuerzo o el gimnasio, para que nadie pueda programar nada durante ese tiempo.
- Configure las horas de inicio y finalización de cada jornada laboral.
Aprenda a gestionar su tiempo
El timeboxing es el proceso de establecer un intervalo de tiempo específico para una tarea. Calcular cuánto tiempo le llevará algo y reservar ese tiempo en su calendario puede ayudarle a ser razonable con sus expectativas. Puede aplicar el timeboxing a cualquier tarea, como responder a correos electrónicos, aprobar comunicados de prensa, preparar reuniones de la junta directiva, etc.
Tome el control de su calendario
Personalice su calendario para satisfacer sus necesidades específicas.
Código de colores: etiquete o marque los elementos del calendario con diferentes colores para una mejor visualización y diferenciación. El sistema de calendario Trident, por ejemplo, utiliza un sistema de fechas codificado por colores, en el que el rojo es para tareas urgentes, el azul para descansos, etc.
Actualización: añada entradas en el momento en que se entere de ellas, incluso si se trata de una nota para usted mismo, como una cita para almorzar, llamadas o elementos pendientes.
Ajuste su vista: asegúrese de cambiar entre las vistas diaria, semanal y mensual para alinear las prioridades futuras con las necesidades más inmediatas.
Añada el nombre del evento, los invitados y el orden del día: los nombres de eventos como «CEO + proveedor» no son muy útiles. En su lugar, pruebe con algo más específico, como «Descubrimiento con la agencia de contenido: [nombre]». Además, incluya la Agenda de la reunión y añada notas sobre lo que le gustaría saber de ellos.
Documentar sus preferencias para las reuniones: explicación y estrategia táctica.
Cada persona de la organización trabaja de forma diferente y tiene distintas formas de gestionar las reuniones. Además, hay muchos tipos de reuniones que se celebran a lo largo del día. Es fundamental conocer y documentar sus preferencias.
Criterios: ¿Alguna vez ha pensado que «esta reunión podría haberse resuelto con un correo electrónico»? Sí, evítelo decidiendo qué requiere reuniones presenciales. Identifique tareas como revisiones de documentos, aprobaciones, toma de decisiones, etc., que puede realizar de forma asincrónica e informe a su equipo de que prefiere hacerlo así.
Hora del día: identifique los momentos del día más adecuados para asistir a reuniones. Si es una persona madrugadora, tal vez le convenga programar el trabajo que requiere mayor concentración durante esas horas y dejar las reuniones para la tarde. Configure la disponibilidad en su calendario digital en consecuencia.
Duración: No todas las reuniones tienen que durar una hora. Reservar innecesariamente una hora en su calendario puede desajustar su agenda.
Ajuste la duración de cada tipo de reunión y cúmplala. Añada tiempo de margen entre reuniones para despejar la mente y cambiar de contexto.
Ubicación: ¿Qué prefiere tratar en persona y qué puede discutirse en una llamada de Zoom? Deje esto claro de antemano.
Reglas básicas: Deja claro lo que esperas cuando te inviten a una reunión. Es bueno insistir en:
- Una agenda clara
- Resultados esperados y lecturas o preparativos previos necesarios.
- Llegar y terminar las reuniones a tiempo
Cómo evitar las reservas duplicadas: consejos y buenas prácticas
¿Alguna vez ha tenido dos reuniones que se solapaban en su calendario y ha tenido que intentar cambiar la fecha de una de ellas a toda prisa? Las reservas duplicadas suelen producirse cuando el calendario no se actualiza con rapidez o cuando hay un malentendido.
Si no se controla, la doble reserva puede dar como resultado situaciones desagradables, como tener que atender una llamada de un cliente en medio de la jornada deportiva de su hijo. A continuación le indicamos cómo evitar la doble reserva.
Consolide todos los calendarios: como hemos dicho, tenga un solo calendario para todas sus actividades, de modo que no reserve dos eventos al mismo tiempo, uno relacionado con el trabajo y otro personal.
Rechazar automáticamente: configura tu calendario digital para rechazar automáticamente las reuniones si ya hay algo programado para ese momento.
Priorice sus preferencias: si recibe una solicitud de reunión poco clara o algo que podría haberse terminado por correo electrónico, rechace la reunión con una nota explicando el motivo. Utilice marcadores de posición para las reuniones provisionales, de modo que pueda reprogramarlas si surge algo más.
Delegue: si no necesita estar presente en la reunión, deléguela a la persona adecuada de su equipo.
Reorganice sus reuniones con cuidado: A veces, es necesario reorganizar una reunión porque ha surgido algo más importante y urgente. En tales situaciones, reorganice las reuniones con cuidado. Respete también el tiempo de la otra persona y, si es posible, envíele un mensaje explicándole su ausencia.
Proteja el futuro: no programe reuniones con demasiada antelación. Programe reuniones con antelación solo para 2-3 meses cada vez. Revíselas periódicamente.
Importancia de los recordatorios y confirmaciones de reuniones
Puede parecer algo básico, pero los recordatorios de reuniones son una herramienta muy útil para asegurarte de que acudes a donde se espera que estés. El uso de una herramienta como ClickUp Reminders te permite conseguir dos cosas:
- Le mantiene al tanto de sus compromisos y su agenda.
- Te libera de tener que recordar todos los eventos próximos o de mantener siempre visible el Calendario.
La mayoría de las plataformas de gestión de calendarios te permiten enviarte múltiples recordatorios. Puedes elegir entre recibir estos recordatorios en tu teléfono, como mensajes de texto o incluso por correo electrónico.
Importancia de programar tiempos sin reuniones
La mayoría de los ejecutivos dedican la mayor parte de su tiempo a escuchar a las personas, eliminar obstáculos, resolver conflictos y tomar decisiones. Eso no significa que las reuniones sean lo único que hacen los ejecutivos.
Pensar, planificar, evaluar opciones, leer sobre tecnologías emergentes y establecer contactos con compañeros son aspectos importantes del trabajo. Además, también hay que prestar atención a la vida personal.
Para equilibrar eficazmente todas estas cosas, es importante programar tiempos sin reuniones. A continuación le explicamos cómo hacerlo.
- Bloquee tiempo para usted: programe en su Calendario la hora del almuerzo, los descansos, la gestión del correo electrónico y el tiempo de desplazamiento al trabajo.
- Programa el trabajo intensivo: reserva tus horas más productivas para realizar el trabajo más importante y desafiante.
- Utilice el modo de concentración: puede bloquear las notificaciones y otras distracciones utilizando un cronómetro Pomodoro o el modo de concentración para poder realizar el trabajo con tranquilidad.
Programar bloques sin reuniones tiene muchas ventajas. De esta forma, todos los miembros de su equipo sabrán que no desea que le molesten y estarán en sintonía. Le ahorrará el horror de estar todo el día en reuniones ejecutivas y verse obligado a trabajar con el ordenador hasta altas horas de la noche.
Por encima de todo, le proporciona espacio mental. Le permite respirar un poco, dar un paseo al mediodía o escribir en su diario para refrescar su energía creativa. Elimina el estrés de pasar de una reunión a otra, procesar la información de forma inadecuada y cambiar de contexto con demasiada frecuencia y demasiado pronto.
En esencia, una buena gestión del calendario para los miembros del equipo ejecutivo es fundamental para una gestión saludable del estrés.
Los efectos de la revisión diaria del calendario ejecutivo
Por mucho que insista en sus preferencias y protocolos de Calendario, las ineficiencias tienden a aparecer. Alguien puede entrar en su oficina para mantener una conversación urgente no programada. Algo en su producto puede estropearse y requerir su atención inmediata.
Este tipo de eventos desorganizan el Calendario. Por lo tanto, revise su Calendario todos los días y haga planes.
- Consulte todos los eventos programados y asegúrese de asistir solo a aquellos a los que realmente necesita acudir.
- Revise las reuniones periódicas para asegurarse de que la Agenda esté actualizada y requiera su atención.
- Vea qué proyectos y tareas vencen hoy y si necesitan su intervención. ¿Alguna tarea tiene prioridad sobre las reuniones planificadas para hoy?
- Asegúrate de que todos los eventos de tu calendario siguen siendo relevantes e importantes, especialmente si se programaron hace mucho tiempo.
Revisar tu calendario cada día te despeja la mente para que puedas centrarte en lo que realmente importa. Te ayuda a identificar y eliminar reuniones innecesarias. Si por alguna razón tu día se desvía de lo previsto, te da la oportunidad de reprogramar las reuniones que te saltaste el día anterior.
Efecto de una gestión adecuada del correo electrónico en la gestión del calendario
Casi todos los buzones de correo electrónico de los ejecutivos son un auténtico caos. Comerciales que intentan vender, empresas que quieren colaborar, equipos que necesitan aprobaciones, clientes que exigen atención... Todo ello suma cientos de correos electrónicos al día.
La gestión de esto tiene una conexión estrecha con la gestión del calendario. A continuación, le ofrecemos algunos consejos sobre cómo manejar los solapamientos.
Programa tiempo para el correo electrónico: si respondes a todos los correos electrónicos en cuanto ves la notificación, estarás todo el día delante de la bandeja de entrada. Reserva franjas horarias fijas por la mañana y por la tarde para leer y responder a los correos electrónicos.
Marque el correo electrónico: si la solicitud de un correo electrónico se puede completar en dos minutos, hágalo de inmediato. De lo contrario, añada esa tarea a su agenda e informe al remitente de cuándo podrá ocuparse de ella.
Optimización de reuniones con un asistente ejecutivo
Si alguna vez ha sentido que gestionar su calendario es una tarea abrumadora, no es el único. Gestionar todas las comunicaciones y reuniones, tomar notas, establecer elementos a tomar y hacer un seguimiento con los participantes puede ser mucho trabajo.
Por eso los ejecutivos suelen contar con asistentes ejecutivos (EA) para gestionar esta tarea. Con un asistente ejecutivo, la gestión del calendario puede suponer un gran alivio para un ejecutivo. Tanto si cuenta con un empleado a tiempo completo en el rol de asistente ejecutivo como con un asistente virtual a tiempo parcial, optimice sus reuniones con los siguientes consejos.
- Explique sus preferencias: hágales saber cómo prefiere que se gestione su calendario.
- Enseñe a tomar decisiones: empodere a sus empleados para que tomen decisiones como lo haría usted, guiándolos a través de su proceso; documente sus procesos si puede.
- Dar acceso: Permítales realizar ediciones, añadir o eliminar reuniones en su calendario digital de uso compartido.
- Enséñeles: Enséñeles a gestionar su calendario según sus preferencias proporcionándoles comentarios periódicos.
Puede hacer todo esto y mucho más de forma más sencilla y eficaz con las herramientas adecuadas que ofrecen compatibilidad con la gestión del tiempo para los asistentes ejecutivos. Veamos algunas de ellas.
Aprovechar las herramientas para una gestión eficaz del calendario ejecutivo
Atrás quedaron los días en que la gente llevaba una agenda en su maletín para gestionar sus reuniones. Hoy en día, todos los ejecutivos utilizan alguna de las muchas herramientas de gestión de calendarios, siendo las más comunes Google Calendar o Outlook.
Bonificación: si utiliza Google Workspace, utilice estas plantillas de Google Calendar para optimizar la gestión de su tiempo.
Sin embargo, la gestión del calendario no consiste solo en programar reuniones. Una deficiencia importante en el uso de los calendarios de Google o Outlook es que no tienen en cuenta los plazos de los proyectos o tareas. Esto significa que, al programar una reunión, debe consultar su calendario y la herramienta de gestión de proyectos antes de confirmar la reunión.
Si trabajas en varios proyectos al mismo tiempo, considera la posibilidad de utilizar una plataforma de productividad integral como ClickUp. A continuación te explicamos cómo puedes aprovechar ClickUp para la gestión de proyectos con la gestión de calendarios individuales y de equipo.
Vista de calendario de ClickUp
La vista del Calendario de ClickUp le permite visualizar todos sus planes en un calendario diario, semanal o mensual. Con ClickUp, puede:
- Cree varios calendarios y controle el uso compartido con quién.
- Sincronice los calendarios de Google o Outlook para ver sus eventos.
- Calcule la duración estimada de cada tarea y reserve bloques de tiempo para ellas.
- Arrastra y suelta eventos para reprogramarlos.
Reuniones de ClickUp
La gestión del calendario es solo una parte de la organización eficaz de reuniones. Es necesario redactar una Agenda, tomar notas, revisarlas, convertirlas en medidas concretas, establecer prioridades y fechas límite, etc.
ClickUp Meetings hace todo esto y mucho más. Documente sus reuniones de forma transparente y compártalas con el equipo. Asigne comentarios, añada tareas periódicas y utilice listas de control para mejorar la calidad de las reuniones.
Plantillas de ClickUp
ClickUp ofrece una amplia gama de plantillas de gestión del tiempo para que sus reuniones sean más eficientes.
Plantilla de planificador de calendario ClickUp
La plantilla de planificador de calendario de ClickUp es una de las formas más sencillas de organizarse y controlar su agenda. Utilice esta plantilla personalizable y fácil de usar para principiantes para consolidar sus tareas, reuniones y eventos en un solo lugar.
Plantilla de lista de tareas pendientes del calendario de ClickUp
A menudo, la gente ve el calendario como un lugar para eventos/reuniones y la herramienta de gestión de proyectos como una herramienta para gestionar tareas. El problema es que ambos están destinados a gestionar cargas de trabajo y tienen tareas que requieren tiempo.
Por ejemplo, crear esa presentación para inversores es solo una reunión contigo mismo en la que intercambias ideas, debates y creas. Por lo tanto, es útil tener tu lista de tareas pendientes también en tu Calendario.
La plantilla de lista de tareas pendientes del calendario de ClickUp realiza un seguimiento de las horas de trabajo y le ayuda a programar las tareas en consecuencia. Le permite visualizar su capacidad para completar las tareas y reuniones que tiene planificadas. Puede mover algunas cosas si no hay tiempo suficiente.
Plantilla de agenda de ClickUp
No reinvente la rueda de la agenda para cada reunión. Utilice la plantilla de agenda de ClickUp para documentar el orden del día de la reunión, colaborar con el equipo, acordar los elementos a tomar y acelerar los resultados.
Recordatorios de ClickUp
Los recordatorios de ClickUp te ayudan a estar al tanto de tus tareas y eventos en todo momento. Puedes configurar recordatorios no solo para ti, sino también para otras personas. También puedes configurar recordatorios de comentarios y conversaciones para no perderte ninguna actualización.
ClickUp Brain
Una red neuronal personalizada para las necesidades de la organización también puede ser tu propio calendario de IA personal. Utiliza ClickUp Brain para:
- Transcriba las reuniones
- Resuma las notas de las reuniones.
- Cree informes semanales o actualizaciones del equipo para las reuniones diarias.
- Automatice el rellenado de datos en tareas periódicas/agendas.
Controle su tiempo y su Calendario con ClickUp.
Durante las 62,5 horas que los ejecutivos dedican cada semana, asisten a 37 reuniones, lo que supone un enorme 72 % de su tiempo de trabajo. Si dedica casi tres cuartas partes de su semana a reuniones, sería conveniente que se asegurara de gestionarlas de forma eficiente.
Afortunadamente, para ello no necesitas habilidades ninja. Todo lo que necesitas son preferencias claras, un plan de acción y un software de gestión de reuniones robusto como ClickUp, con diversas plantillas de agenda. Reúne tus compromisos personales, reuniones de negocios y cronogramas de proyectos para tener una visibilidad completa de tu vida.