Si hay algo que suele escasear en las empresas es el tiempo de los ejecutivos. A Estudio de la Harvard Business School revela que los directores ejecutivos trabajan una media de 62,5 horas a la semana, con jornadas laborales de 9,7 horas. el 79% trabajaba los fines de semana y el 70% los días de vacaciones.
Sin embargo, las agendas de los ejecutivos siempre están repletas, los propios ejecutivos nunca parecen tener tiempo suficiente y el trabajo se expande para llenar todo el tiempo disponible, como dicta la ley de Parkinson. Entonces, ¿cómo gestiona su tiempo un ejecutivo para tener el trabajo terminado y al mismo tiempo tener una vida?
La respuesta está en la gestión estratégica del Calendario a nivel ejecutivo. Veamos en qué consiste.
¿Qué es la gestión de calendarios a nivel ejecutivo?
La gestión del Calendario Ejecutivo es el proceso de identificar, priorizar y organizar la agenda de un ejecutivo. Agiliza la agenda del ejecutivo, acomodando sus compromisos profesionales, viajes, reuniones, vacaciones y obligaciones personales.
La gestión del Calendario Ejecutivo ayuda en:
- Planificar sus días: Saber lo que tiene para el día minimiza las distracciones, protege su tiempo para el trabajo estratégico y aumenta su productividad general
- Aportar claridad: Un calendario bien organizado proporciona una visibilidad inequívoca de su agenda, evitando que se comprometa en exceso
- Alineación con las prioridades: Una vez que sepa cuánto tiempo dedica a las reuniones, puede programar el resto del tiempo para trabajar en sus prioridades
- Colaboración: Una gestión eficaz del calendario permite a tus compañeros saber cuándo estás disponible, ahorrándote energía en actividades de coordinación
La pobreza de tiempo, especialmente a nivel ejecutivo, merma los resultados finales, obligándote a hacer concesiones perjudiciales para tu trabajo y tu salud. La gestión del Calendario lo evita asignando un significado al tiempo.
La gestión del Calendario Ejecutivo ayuda a clarificar lo que es importante y para qué se puede sacar tiempo. Le impide ser reactivo y le ayuda a recuperar el control de su tiempo.
Por supuesto, la gestión del Calendario hoy en día es mucho más fácil que antes. Hay más calendarios digitales que días tiene el año, y la IA ha añadido un nuevo nivel de eficiencia a todo el proceso.
Veamos cómo puede gestionar eficazmente su calendario ejecutivo.
El enfoque ideal para la gestión de calendarios ejecutivos
Cada persona gestiona su tiempo de forma diferente. Algunos prefieren descansar entre reunión y reunión; a otros no les importa reunirse con la gente una y otra vez. A algunos les gusta agrupar el trabajo, mientras que a otros les gusta distribuirlo a lo largo del día.
Mientras considera sus preferencias, aquí tiene algunas buenas prácticas generales para la gestión del calendario ejecutivo.
Priorizar la gestión del Calendario: Una explicación y una estrategia táctica
Si es usted un ejecutivo, no subestime la importancia de la gestión del calendario. Una buena gestión del calendario es como tener un plan concreto para su empresa. Es su hoja de ruta a través del tiempo. Mientras elabora su estrategia de gestión del Calendario, pruebe lo siguiente.
Tenga un calendario
Si tienes varios calendarios -uno para la familia, otro para eventos, otro para las fechas límite de los proyectos, etc.- es probable que se te pase algo por alto o que tengas que hacer doble agenda. Esto es especialmente cierto si su calendario ejecutivo lo gestiona otra persona mientras usted gestiona su calendario personal.
También es posible que tengas que alternar entre demasiados calendarios antes de programar las reuniones.
Si tienes un horario personal, como dejar a tus hijos en el colegio o citas con el médico que no están visibles en apps de calendarios compartidos puede que haya gente en el trabajo intentando programar llamadas durante ese tiempo.
Para evitar todo esto, cree una agenda maestra calendario en línea .
Aplicaciones populares como Google Calendar o Vista del Calendario de ClickUp puede consolidar desde varias fuentes para una visibilidad unificada.
Crear una rutina
Un calendario estructurado aumenta la productividad, reduce la ansiedad y te da previsibilidad. Para una gestión eficaz del Calendario, inténtalo:
- Reservar un tiempo cada semana para despejar su calendario y confirmar eventos
- Programe el tiempo personal no disponible, como el almuerzo o el gimnasio, para que nadie pueda programar por encima de él
- Ajuste las horas de inicio y fin de cada día de trabajo
Aprende a programar el tiempo
Timeboxing es el proceso de ajuste de un espacio de tiempo específico para una tarea. Calcular el tiempo que te llevará una tarea y bloquearlo en tu calendario puede ayudarte a ser razonable contigo mismo. Puedes hacer timeboxing de cualquier tarea, como responder a correos electrónicos, aprobar comunicados de prensa, preparar reuniones de Tablero, etc.
Toma el control de tu Calendario
Personaliza tu Calendario para satisfacer tus necesidades específicas.
Código de color: Etiqueta o marca los elementos del Calendario en varios colores para una mejor visualización y diferenciación. La página Sistema de calendario Trident por ejemplo, utiliza un sistema de fechas codificado por colores, en el que el rojo corresponde a las tareas urgentes, el azul a los descansos, etc.
Actualizar: Añade entradas en el momento en que te enteres de ellas, incluso si se trata de una nota para ti mismo, como una cita para comer, llamadas o elementos pendientes.
Ajusta tu vista: Muévete entre las vistas diaria, semanal y mensual para alinear las próximas prioridades con las necesidades más inmediatas.
Añade el nombre del evento, los invitados y la Agenda: Los nombres de eventos como "CEO + vendedor" no son muy útiles. En su lugar, pruebe con algo específico como "Descubrimiento con agencia de contenidos: [nombre]". Además, incluye una agenda para la reunión y añade notas sobre lo que te gustaría saber de ellos.
Documenta tus preferencias de reunión: Una explicación y una estrategia táctica
Cada persona de la organización trabaja de forma diferente y tiene distintas maneras de gestionar las reuniones. También hay muchas tipos de reuniones que se celebran cada día. Conocer y documentar sus preferencias es fundamental.
Criterios: ¿Alguna vez has pensado "esta reunión podría haber sido por correo electrónico"? Sí, evítalo decidiendo qué requiere reuniones en persona. Identifica tareas como revisiones de documentos, aprobaciones, toma de decisiones, etc., que puedas hacer de forma asíncrona y haz saber a tu equipo que prefieres eso.
Hora del día: Comprende cuáles son las franjas horarias que más te convienen para estar en reuniones. Si eres una persona de mañanas, es posible que desees programar el trabajo de enfoque profundo durante ese tiempo y tomar reuniones por la tarde. Ajusta la disponibilidad en tu calendario digital en consecuencia.
Duración: No todas las reuniones tienen que durar una hora. Bloquear innecesariamente una hora en tu calendario puede desajustar tu agenda.
Ajuste la duración de cada tipo de reunión y cíñase a ella. Añade tiempo entre reuniones para despejarte y cambiar de contexto.
Ubicación: ¿De qué prefieres hablar en persona y de qué puedes hablar en una llamada de Zoom? Déjalo claro de antemano.
Reglas básicas: Deja claro lo que esperas cuando te inviten a una reunión. Es bueno insistir:
- Una Agenda clara
- Resultados esperados y cualquier lectura previa o preparación necesaria
- Llegar a tiempo a las reuniones y terminarlas
Evitar la doble reserva: Consejos y buenas prácticas
¿Alguna vez ha programado en su calendario dos reuniones que se solapan y ha tenido que intentar frenéticamente reprogramar una de ellas? La doble reserva suele producirse cuando el calendario no se actualiza puntualmente o hay un error de comunicación.
Si no se controla, la doble reserva puede dar lugar a situaciones desagradables, como tener que atender la llamada de un cliente en plena jornada deportiva de tu hijo. He aquí cómo evitar la doble reserva.
Consolide todos los calendarios: Como hemos dicho, ten un solo calendario para todas tus actividades, de modo que no tengas que reservar dos veces un evento de trabajo en lugar de un recado personal.
Rechazar automáticamente: Configura tu calendario digital para que rechace automáticamente las reuniones si ya hay algo programado para esa hora.
Prioriza tus preferencias: Si recibes una solicitud de reunión poco clara o algo que podría terminarse por correo electrónico, rechaza la reunión con una nota explicando por qué. Utiliza marcadores de posición para las reuniones provisionales, de modo que puedas reprogramarlas si surge algún imprevisto.
Delegar: Si no necesitas estar presente en la reunión, delega en la persona adecuada de tu equipo.
Reprogramar con cuidado: A veces es necesario cambiar la fecha de una reunión porque ha surgido algo más importante y urgente. En tales situaciones, reprogramar reuniones con cuidado. Respeta también el tiempo de la otra persona y, si es posible, envíale un mensaje explicando tu ausencia.
Cuida el futuro: No programes reuniones con demasiada antelación. Programa reuniones anticipadas sólo para 2-3 meses cada vez. Revisa periódicamente.
Importancia de los recordatorios y confirmaciones de reuniones
Puede parecer algo básico, pero los recordatorios de reuniones son una poderosa herramienta para asegurarse de que se presenta donde se le espera. Utilizando una herramienta como ClickUp Recordatorios se consiguen dos cosas:
- Le mantiene al tanto de sus compromisos y de su agenda
- Libera su ancho de banda mental de tener que recordar todos los próximos eventos o mantener el calendario siempre visible
La mayoría de las plataformas de gestión de Calendario le permiten enviarse varios recordatorios a sí mismo. Puedes elegir recibir estos recordatorios en tu teléfono, como mensajes de texto o incluso por correo electrónico.
Importancia de programar momentos que no sean de reunión
La mayoría de los ejecutivos pasan la mayor parte de su tiempo escuchando a la gente, despejando obstáculos, resolviendo conflictos y tomando decisiones. Eso no significa que las reuniones sean lo único que hacen los ejecutivos.
Pensar, planificar, evaluar opciones, leer sobre tecnología emergente y establecer contactos con colegas son partes importantes del trabajo. También hay que prestar atención a la vida personal.
Para equilibrar eficazmente todas estas cosas, es importante programar momentos en los que no haya reuniones. He aquí cómo hacerlo.
- Bloquea el tiempo personal: Programe en su calendario las comidas, las pausas, la gestión del correo electrónico y el tiempo de desplazamiento
- Programar el trabajo en profundidad: Reserva tus horas más productivas para hacer tu trabajo más importante y exigente
- Utiliza el modo de concentración: Puedes bloquear las notificaciones y otras distracciones utilizando un cronómetro Pomodoro o el modo de concentración para trabajar con tranquilidad
Programar bloques libres de reuniones tiene muchas ventajas. Informa a todos los miembros de tu equipo de que no quieres que te molesten, para que todos estén de acuerdo. Te ahorra el horror de estar todo el día en reuniones ejecutivas y verte obligado a teclear en el ordenador hasta altas horas de la noche.
Y, sobre todo, te da espacio mental. Te permite respirar un poco, dar un paseo a mediodía o escribir en tu diario para refrescar tus energías creativas. Elimina el estrés de saltar de una reunión a otra, procesar la información de forma inadecuada y cambiar de contexto con demasiada frecuencia y demasiado pronto.
En esencia, una buena gestión del calendario por parte de los miembros de un equipo ejecutivo es fundamental para una gestión saludable del estrés.
Los efectos de la revisión diaria del calendario del ejecutivo
Independientemente de la firmeza con la que hagas valer tus preferencias y protocolos de calendario, las ineficiencias tienden a colarse. Puede que alguien entre en su despacho para mantener una conversación urgente no programada. Algo en su producto puede romperse, exigiendo su atención inmediata.
Estos eventos desajustan el Calendario. Así que revisa tu Calendario todos los días y haz planes.
- Mira todos los eventos programados y asegúrate de asistir sólo a aquellos en los que necesites estar
- Revisa las reuniones recurrentes para asegurarte de que la Agenda está actualizada y requiere tu atención
- Mira qué proyectos y tareas vencen hoy y si necesitan tu intervención. ¿Hay alguna tarea que sustituya a las reuniones previstas para el día?
- Asegúrate de que todos los eventos de tu calendario siguen siendo relevantes e importantes, especialmente si se programaron hace mucho tiempo
Revisar el calendario todos los días despeja la mente para centrarse en lo importante. Le ayuda a identificar y eliminar reuniones innecesarias. Si tu día se desvía por algún motivo, te da la oportunidad de reprogramar las reuniones que te saltaste el día anterior.
Efecto de una correcta gestión del correo electrónico en la gestión del Calendario
La bandeja de entrada del correo electrónico de casi todos los ejecutivos es un baño de sangre. Vendedores que intentan vender, empresas que quieren colaborar, equipos que quieren aprobaciones, clientes que exigen atención... Todo ello suma cientos de correos electrónicos al día.
Gestionar todo esto tiene una estrecha conexión con la gestión del calendario. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo gestionar los solapamientos.
Programar el correo electrónico: Si respondes a todos los correos electrónicos en cuanto ves la notificación, estarás todo el día en la bandeja de entrada. Reserva franjas horarias fijas por la mañana y por la noche para leer y responder correos electrónicos.
Revisa el correo electrónico: Si lo que te piden en un correo electrónico puede completarse en dos minutos, hazlo enseguida. Si no, añade esa tarea a tu agenda y avisa al remitente de cuándo podrás atenderla.
Agilizar las reuniones con un asistente ejecutivo
Como ejecutivo, si alguna vez ha sentido que la gestión de su calendario es abrumadora, no está solo. Gestionar todas las comunicaciones y reuniones, tomar tus propias notas, ajustar los elementos de acción y hacer un seguimiento de los participantes puede ser mucho trabajo.
Por eso los ejecutivos suelen contar con asistentes ejecutivos (AE) para gestionarlo. Con un asistente ejecutivo, la gestión del calendario puede suponer una gran carga para un ejecutivo. Tanto si tiene un empleado a tiempo completo en el rol de asistente ejecutivo como un asistente virtual a tiempo parcial, agilice sus reuniones con los siguientes consejos.
- Explique sus preferencias: Hágales saber cómo prefiere que se gestione su calendario
- Enseñe a tomar decisiones: Permítales tomar decisiones como usted lo haría, guiándoles a través de su proceso; documente sus procesos si puede
- Dar acceso: Permítales editar, añadir o eliminar reuniones de su calendario digital compartido
- Entrénalos: Enséñeles a gestionar su calendario de acuerdo con sus preferencias dándoles información periódica
Todo esto y mucho más puede ser más sencillo y eficaz con las herramientas adecuadas de compatibilidad con la gestión del tiempo para asistentes ejecutivos. Veamos algunas.
Herramientas para una gestión eficaz del Calendario Ejecutivo
Atrás quedaron los días en que la gente llevaba una agenda en el maletín para gestionar sus reuniones. Hoy en día, todos los ejecutivos utilizan una de las muchas herramientas de gestión de calendarios, siendo las más comunes el calendario de Google o Outlook.
una ventaja: Si estás en el entorno de trabajo de Google, utiliza estas herramientas Plantillas de Google Calendar para optimizar su gestión del tiempo .
Sin embargo, la gestión del Calendario no consiste sólo en programar reuniones. Una laguna importante en el uso de los calendarios de Google o Outlook es que no tienen en cuenta los plazos de los proyectos/tareas. Esto significa que, al programar una reunión, hay que comprobar el calendario y la herramienta de gestión de proyectos antes de comprometerse.
Si trabaja en varios proyectos a la vez, considere la posibilidad de utilizar una plataforma de productividad integral como ClickUp. A continuación le mostramos cómo puede aprovechar ClickUp para la gestión de proyectos con la gestión de calendarios individuales y de equipo.
Vista del Calendario de ClickUp
utiliza el Calendario visual todo en uno de ClickUp para planificar tus días_
La vista Calendario de ClickUp le permite visualizar todos sus planes en un calendario diario, semanal o mensual. Con ClickUp, puede:
- Crear varios calendarios y controlar con quién los compartes
- Sincronizar calendarios de Google o Outlook para ver tus eventos
- Estimar la duración de tus tareas y bloquear partes de ellas
- Arrastrar y soltar eventos para reprogramarlos
Reuniones de ClickUp
La gestión del Calendario es sólo una parte de la eficacia de las reuniones. Necesita escribir una agenda, tomar notas, revisar sus notas, convertirlas en elementos de acción, ajustar la prioridad/fecha límite, etc. Reuniones ClickUp hace todo esto y mucho más. Documente sus reuniones de forma transparente y compártalas con el equipo. Asigne comentarios, añada tareas periódicas y utilice listas de control para mejorar la calidad de las reuniones.
Plantillas ClickUp
ClickUp ofrece un amplio intervalo de plantillas de gestión del tiempo para que sus reuniones sean más eficaces.
Plantilla de Calendario de ClickUp
Plantilla de planificación del Calendario ClickUp Plantilla de Calendario ClickUp es una de las formas más sencillas de mantenerte organizado y al tanto de tu agenda. Utilice esta plantilla personalizable y fácil de usar para consolidar sus tareas, reuniones y eventos en un solo lugar.
Plantilla de Lista de Pendientes del Calendario ClickUp
La gente suele ver el Calendario como un lugar para eventos/reuniones y la herramienta de gestión de proyectos como una para gestionar tareas. El problema es que ambas están pensadas para gestionar cargas de trabajo y tienen tareas que exigen tiempo.
Por ejemplo, crear esa presentación para inversores no es más que una reunión contigo mismo en la que aportas ideas, debates y creas. Por eso ayuda tener la lista de tareas pendientes también en el calendario.
Una sola vista para todas tus tareas: diarias, semanales y mensuales con ClickUp
El Plantilla de Lista de Pendientes del Calendario ClickUp lleva un seguimiento de las horas de trabajo y te ayuda a programar las tareas en consecuencia. Le permite visualizar su capacidad para completar las tareas y reuniones que planifica. Puedes desplazar algunas cosas si no hay tiempo suficiente.
Plantilla de Agenda ClickUp
No reinvente la rueda del orden del día para cada reunión. Utilice la Plantilla de agenda de ClickUp para documentar el orden del día de la reunión, colaborar con el equipo, acordar elementos de acción y acelerar los resultados.
Plantilla de Agenda ClickUp
Recordatorios ClickUp Recordatorios ClickUp te ayudan a estar siempre al tanto de tus tareas y eventos. Puedes configurar recordatorios no sólo para ti, sino también para los demás. También puedes establecer recordatorios de comentarios y conversaciones para no perderte ninguna actualización.
obtenga notificaciones personalizables con ClickUp Recordatorios_
Cerebro ClickUp
Una red neuronal diseñada a medida para las necesidades organizativas también puede ser su Calendario IA . Utilice Cerebro ClickUp para:
- Transcribir reuniones
- Resumir notas de reuniones
- Creación de informes semanales o actualizaciones de equipo para StandUp
- Automatizar la cumplimentación de datos en tareas periódicas/agendas
resumen de notas de reuniones inteligentes con ClickUp Brain_
Domine su tiempo y su Calendario con ClickUp
Durante las 62,5 horas que los ejecutivos dedican cada semana, van a 37 reuniones lo que supone la friolera del 72% de su tiempo de trabajo. Si pasas casi tres cuartas partes de la semana en reuniones, harías bien en gestionarlas con eficacia.
Por suerte, para Pendiente no hace falta ser un ninja. Todo lo que necesita son unas preferencias claras, un plan de acción y un sistema de gestión eficaz software de gestión de reuniones como ClickUp con diversos plantillas de horarios . Reúna sus compromisos personales, reuniones de empresa y cronogramas de proyectos para tener una visibilidad completa de su vida. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo .