¿Te da dolor de cabeza pensar en presupuestos y gastos?
Bienvenido al club, ese en el que todos luchan por gestionar sus finanzas, sudan profusamente mientras realizan el seguimiento de sus gastos y se quedan en blanco cada vez que se les pide que realicen el ajuste del presupuesto.
Pero espera. No se te da mal gestionar las finanzas. Simplemente te faltan las herramientas adecuadas.
Las Hojas de cálculo de Google han sido la herramienta preferida para el seguimiento de gastos, especialmente para las personas que no son expertas en tecnología, debido a su simplicidad y su mínima curva de aprendizaje. Pero, ¿cómo se puede empezar con ventaja?
En esta entrada del blog, compartiremos las tres mejores plantillas de Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de gastos, que te ayudarán a gestionar mejor tus gastos personales y empresariales.
¿Qué hace que una plantilla de Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de gastos sea buena?
Una buena plantilla de Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de los gastos empresariales debe ser intuitiva, fácil de usar y personalizable. Las funciones clave de una plantilla eficaz para informes de gastos incluyen:
- Categorías claramente definidas: debería tener categorías para diversos costes, como costes fijos, costes variables y otras subcategorías dentro de cada una de las categorías generales.
- Automatización: una buena plantilla tiene fórmulas preinsertadas para calcular automáticamente tus costes totales, gastos, excedente de efectivo, etc.
- Ayudas visuales: tu plantilla de seguimiento de gastos debería poder crear gráficos automáticamente para identificar tendencias relacionadas con los gastos.
- Flexibilidad: aunque es importante contar con categorías claramente definidas y ayudas visuales, también es fundamental la flexibilidad para añadir o eliminar un elemento o personalizar la plantilla dentro de tus marcas.
- Colaboración: La plantilla también debe permitir una colaboración fluida con otras personas para realizar el seguimiento de los gastos generales de la empresa.
Estas funciones convierten las plantillas de Hojas de cálculo de Google en el mejor gestor de gastos para la contabilidad.
Las 3 mejores plantillas de Hojas de cálculo de Google para controlar gastos que debes probar
Veamos tres plantillas gratuitas que pueden facilitarte mucho la gestión de tus finanzas.
1. Plantilla de informe mensual de gastos empresariales
Si quieres un registro de gastos mensual funcional y con un formato bien definido para fines empresariales, la plantilla de informe mensual de gastos empresariales es ideal para ti.
Puedes utilizar esta plantilla para optimizar tu informe mensual de gastos empresariales creando hojas individuales para tus empleados. Esto te ayudará a obtener una vista global de todos los gastos en una hoja maestra.
También puedes utilizar múltiples filtros, como el nombre del empleado, su ID, el departamento, etc., para ver los gastos mensuales en diferentes formatos. Lo que lo hace más interesante es que puedes personalizar la plantilla con los colores y las fuentes de tu marca e imprimirla o descargarla según sea necesario.
2. Plantilla de hoja de gastos
Si es la primera vez que utilizas una plantilla de Hojas de cálculo de Google Expense Tracker, sin duda te gustará esta plantilla de Expense Sheet Tracker, sencilla y fácil de usar para principiantes.
Todo lo que tienes que hacer es añadir los detalles de tus gastos, como una breve descripción y el importe. ¡Eso es todo! La hoja calcula automáticamente tus gastos totales e incluso te proporciona el ahorro total. Incluso puedes obtener una vista visualizada de tus transacciones, ingresos, gastos y ahorros en un gráfico circular.
Utiliza esta plantilla para realizar el seguimiento de diversos gastos, desde los gastos domésticos diarios hasta los pagos de la hipoteca, las primas de seguros y las facturas de la tarjeta de crédito.
3. Plantilla para el seguimiento de gastos de viaje
Si estás en una empresa en la que tus empleados viajan a menudo, esta plantilla sencilla y fácil de usar para el seguimiento de gastos de viaje es imprescindible.
La plantilla te facilita el seguimiento de los detalles del viaje de cada empleado y te permite ver los gastos totales incurridos en un viaje. También proporciona categorías de gastos separadas, para que sepas cuánto dinero se gasta en pasajes aéreos, comida y alojamiento.
Puedes hacer un seguimiento de esta información para encontrar áreas en las que puedes reducir costes. Crea fácilmente pestañas separadas para cada empleado en una hoja y realiza un seguimiento de los gastos generales de viaje.
Limitaciones del uso de las Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de gastos
Las plantillas de seguimiento de gastos de las Hojas de cálculo de Google son ideales para principiantes, pero tienen ciertos límites que pueden impedirte gestionar tus gastos de forma completa:
- Introducción manual de entradas: tendrás que introducir los detalles de los gastos manualmente, lo que hace que toda la actividad de seguimiento de gastos sea lenta y propensa a errores.
- Complejidad: las funciones avanzadas de las Hojas de cálculo de Google, como la creación de gráficos (gráficos circulares, gráficos radiales, gráficos de progreso), la validación de datos y la clasificación, requieren conocimientos de fórmulas y funciones que pueden no ser fáciles de usar para todos los usuarios.
- Escalabilidad: gestionar grandes conjuntos de datos o un seguimiento financiero complejo puede dificultar la escalabilidad de las organizaciones más grandes.
- Seguridad: compartir datos financieros confidenciales es motivo de preocupación si no se dispone de ajustes de uso compartido adecuados.
- Integración: la integración directa con software bancario o financiero es limitada cuando se trabaja con Hojas de cálculo de Google.
- Personalización: las personalizaciones avanzadas pueden requerir conocimientos de programación, lo que hace que las plantillas de Hojas de cálculo de Google sean menos adecuadas para usuarios sin conocimientos técnicos.
ClickUp: la mejor alternativa a las plantillas de seguimiento de gastos de Hojas de cálculo de Google
Hacer un seguimiento de los gastos no es suficiente para que tu empresa prospere. Necesitas una estrategia financiera adecuada, que implique identificar tendencias y encontrar oportunidades de ahorro.
Aunque crear una plantilla de informe de gastos en Excel y Hojas de cálculo de Google es fácil, solo proporcionan información básica.
Necesitas un software avanzado como ClickUp para optimizar la gestión de tus gastos. Se trata de una plataforma todo en uno que te ayuda a colaborar con tu equipo para optimizar el presupuesto y los gastos de la empresa. Las plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp automatizan el seguimiento y la supervisión de los gastos y proporcionan análisis detallados.
Aquí tienes las cinco mejores plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp que puedes utilizar para dominar la planificación financiera.
1. Plantilla de informe de gastos de ClickUp
La plantilla de informe de gastos de ClickUp te ayuda al seguimiento de todos los gastos personales y relacionados con la empresa en un solo lugar. ¿Quieres añadir diferentes categorías de gastos? Abre la vista Tabla de ClickUp para empezar. ¿Quieres ver cuánto has pagado a proveedores y contratistas? Consulta los paneles de control de ClickUp para obtener una panorámica.
Lo mejor de esta plantilla es que puedes establecer estados personalizados para realizar el seguimiento de los pagos aprobados y rechazados, y aplicar campos personalizados para gestionar la fecha de pago, el beneficiario y los detalles del importe.
La plantilla de informe de gastos de ClickUp ayuda a registrar los gastos de los diferentes departamentos de la empresa para que puedas gestionar el presupuesto de cada equipo. También ofrece información valiosa sobre los gastos de la empresa, realiza la previsión de gastos futuros y establece estructuras de desglose de costes para los proyectos.
2. Plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp
Los pagos atrasados, los descubiertos bancarios frecuentes y el aumento de las cuentas por pagar son signos de un flujo de caja deficiente.
Una forma de mejorar la gestión del flujo de caja es llevar a cabo el seguimiento y la gestión de tus gastos con regularidad. Aquí es donde te ayuda la plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp. Esta plantilla, apta para principiantes, te permite establecer los detalles del presupuesto mensual y llevar un control de los gastos en relación con el presupuesto establecido.
Puedes utilizar la información generada por esta plantilla para realizar análisis de coste-beneficio y mejorar el flujo de caja. Al realizar el seguimiento de los gastos mensuales, podrás supervisar de forma eficaz tu presupuesto anual y el progreso financiero que estás logrando.
Con esta plantilla, puedes realizar fácilmente un seguimiento de dónde y cuánto gastan tus empleados. Desde hoteles hasta transporte y comidas, puedes definir la cantidad asignada en una hoja de cálculo presupuestaria y analizar tu flujo de caja.
Personaliza la plantilla para tener una vista de los gastos fijos y variables y utiliza los paneles de ClickUp para realizar la previsión de los gastos futuros.
3. Plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp
Gestionar los gastos de los empleados puede ser una tarea abrumadora. Hay que realizar el seguimiento de los recibos, clasificar los gastos, verificarlos y tramitar los reembolsos. La plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp agiliza todo el proceso.
Puedes realizar el seguimiento de los gastos de los empleados en tiempo real, revisar y aprobar gastos, y crear informes de gastos detallados para supervisar los patrones de gasto. Aumenta la precisión y reduce el tiempo de procesamiento, lo que te mantiene a ti y a tus empleados satisfechos.
4. Plantilla de gastos y plantillas de informes empresariales de ClickUp
¿Quieres llevar a cabo el seguimiento de tu presupuesto y tus gastos en un solo lugar para ver la salud financiera de tu empresa? La plantilla de gastos y informes empresariales de ClickUp te ayuda a hacer precisamente eso. Los miembros de tu equipo pueden añadir fácilmente sus gastos, lo que facilita conocer los gastos exactos de cada departamento.
Puedes visualizar los gastos y encontrar oportunidades para ahorrar costes. Las funciones de control de tiempo automático y de advertencia de dependencia de esta plantilla funcionan muy bien para la gestión general de los costes del proyecto.
¿Qué más? La plantilla ofrece múltiples vistas para mejorar el análisis y la elaboración de informes de gastos. Puedes probar la vista Informe de gastos empresariales para realizar el seguimiento de los gastos y la vista Tablero de aprobación para aprobar o rechazar solicitudes de gastos.
5. Plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp
Las pequeñas empresas tienen dificultades para gestionar sus gastos. Carecen de recursos, se enfrentan a restricciones de flujo de caja, tienen altos costes operativos y un acceso limitado al crédito, entre otros factores que les dificultan la supervivencia financiera.
Necesitas una plantilla especializada para resolver estos problemas específicos. La plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp es exactamente lo que necesitas. Automatiza el seguimiento de los gastos, te ayuda a ahorrar tiempo y recursos, y crea tablas y gráficos intuitivos para obtener una mejor visión del rendimiento financiero de tu empresa.
Puedes utilizarlo para crear tareas con las que realizar el seguimiento de tus gastos. ¿Lo mejor? Incluso crea informes fiscales para reducir tu carga administrativa.
Optimiza tus finanzas con plantillas para el seguimiento de gastos
Las plantillas de Hojas de cálculo de Google son buenas para el seguimiento de las finanzas, pero hay que hacer un gran esfuerzo para introducir los gastos, clasificarlos por categorías y calcular el gasto total.
Además, las plantillas de Hojas de cálculo de Google tampoco cuentan con análisis avanzados, lo que dificulta detectar las tendencias de gasto. En su lugar, puedes utilizar plantillas avanzadas, como las plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp, para automatizar y optimizar el seguimiento de los gastos.
Con las plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp, puedes planear propuestas presupuestarias, realizar el seguimiento de los gastos, detectar tendencias, encontrar oportunidades de ahorro y realizar la previsión de presupuestos, todo en un solo lugar.
Regístrate gratis en ClickUp para organizar y realizar el seguimiento de tus gastos de manera más efectiva.