¿Te da dolor de cabeza pensar en presupuestos y gastos?
Bienvenido al club, ese en el que todo el mundo lucha por gestionar sus finanzas, suda profusamente mientras controla sus gastos y se queda en blanco cada vez que le piden que establezca un presupuesto.
Pero espera. No se te da mal gestionar las finanzas. Solo te faltan las herramientas adecuadas.
Las Hojas de cálculo de Google han sido la herramienta preferida para el seguimiento de gastos, especialmente para las personas que no son expertas en tecnología, debido a su simplicidad y su mínima curva de aprendizaje. Pero, ¿cómo empezar?
En esta entrada del blog, compartiremos las tres mejores plantillas de Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de gastos, que te ayudarán a gestionar mejor tus gastos personales y de empresa.
¿Qué hace que una plantilla de seguimiento de gastos de Hojas de cálculo de Google sea buena?
Una buena plantilla de Google Hojas de cálculo para el seguimiento de gastos empresariales debe ser intuitiva, fácil de usar y personalizable. Las funciones clave de una plantilla eficaz para informes de gastos incluyen:
- Categorías claramente definidas: Debe tener categorías para diversos costes, como costes fijos, costes variables y subcategorías dentro de cada una de las categorías más amplias
- Automatización: Una buena plantilla tiene fórmulas preinsertadas para calcular automáticamente tus costes totales, gastos, excedentes de caja, etc.
- Ayudas visuales: Tu plantilla de seguimiento de gastos debe poder crear gráficos automáticamente para identificar tendencias relacionadas con los gastos
- Flexibilidad: Aunque es importante contar con categorías claramente definidas y ayudas visuales, también es fundamental la flexibilidad para añadir o eliminar elementos o personalizar la plantilla con tu marca
- Colaboración: La plantilla también debe permitir una colaboración fluida con otras personas para realizar un seguimiento de los gastos generales de la empresa
Estas funciones convierten a las plantillas de Hojas de cálculo de Google en la herramienta definitiva para llevar un control de los gastos.
Las 3 mejores plantillas de Hojas de cálculo de Google para controlar los gastos que debes probar
Veamos tres plantillas gratuitas que pueden facilitarte mucho la gestión de tus finanzas.
1. Plantilla de informe mensual de gastos empresariales
Si quieres un registro de gastos mensual funcional y bien formateado para fines empresariales, la plantilla de informe mensual de gastos empresariales es para ti.
Puede utilizar esta plantilla para optimizar su informe mensual de gastos empresariales creando hojas individuales para sus empleados. Esto le ayudará a obtener una vista completa de todos los gastos en una hoja maestra.
También puede utilizar varios filtros, como el nombre del empleado, el ID del empleado, el departamento, etc., para ver los gastos mensuales en diferentes formatos. Lo que lo hace más interesante es que puede personalizar la plantilla con los colores y fuentes de su marca e imprimirla o descargarla según sea necesario.
2. Plantilla de hoja de gastos
Si es la primera vez que utilizas una plantilla de seguimiento de gastos de Hojas de cálculo de Google, sin duda te gustará esta plantilla de seguimiento de gastos sencilla y fácil de usar para principiantes.
Todo lo que tienes que hacer es añadir los detalles de tus gastos, como una breve descripción y el importe. ¡Eso es todo! La hoja calcula automáticamente el total de tus gastos e incluso te indica el ahorro total. Puedes incluso obtener una vista visualizada de tus transacciones, ingresos, gastos y ahorros en un gráfico circular.
Utilice esta plantilla para realizar un seguimiento de diversos gastos, desde los gastos domésticos diarios hasta los pagos de la hipoteca, las primas de seguros y las facturas de tarjetas de crédito.
3. Plantilla para el seguimiento de gastos de viaje
Si su empresa requiere que sus empleados viajen con frecuencia, esta plantilla sencilla y fácil de usar para el seguimiento de gastos de viaje es imprescindible.
La plantilla te permite realizar fácilmente un seguimiento de los detalles del viaje de cada empleado y ver los gastos totales incurridos en un viaje. También proporciona categorías de gastos separadas, para que sepas cuánto dinero se gasta en pasajes aéreos, comida y alojamiento.
Puede hacer un seguimiento de esta información para encontrar áreas en las que puede reducir costes. Cree fácilmente pestañas separadas para cada empleado en una sola hoja y realice un seguimiento de los gastos de viaje generales.
Limitaciones del uso de Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de gastos
Las plantillas de seguimiento de gastos de Hojas de cálculo de Google son ideales para principiantes, pero tienen ciertas limitaciones que podrían impedirte gestionar tus gastos de forma completa:
- Entrada manual de datos: tendrá que introducir los detalles de los gastos manualmente, lo que hace que toda la actividad de seguimiento de gastos sea lenta y propensa a errores
- Complejidad: Las funciones avanzadas de Hojas de cálculo de Google, como la creación de gráficos (gráficos circulares, gráficos radiales, gráficos de progreso), la validación de datos y la clasificación, requieren conocimientos de fórmulas y funciones que pueden no ser fáciles de usar para todos los usuarios
- Escalabilidad: gestionar grandes conjuntos de datos o realizar un seguimiento financiero complejo puede dificultar la escalabilidad de las organizaciones más grandes
- Seguridad: compartir datos financieros confidenciales es motivo de preocupación si no se dispone de los ajustes de uso compartido adecuados
- Integración: La integración directa con software bancario o financiero está limitada cuando se trabaja con Hojas de cálculo de Google
- Personalización: las personalizaciones avanzadas pueden requerir conocimientos de programación, lo que hace que las plantillas de Hojas de cálculo de Google sean menos adecuadas para usuarios sin conocimientos técnicos
ClickUp: la mejor alternativa a las plantillas de seguimiento de gastos de Hojas de cálculo de Google
El seguimiento de los gastos por sí solo no es suficiente para que tu empresa prospere. Necesitas una estrategia financiera adecuada, que implique identificar tendencias y encontrar oportunidades de ahorro.
Aunque crear una plantilla de informe de gastos en Excel y Hojas de cálculo de Google es fácil, solo proporcionan información básica.
Necesitas un software avanzado como ClickUp para optimizar la gestión de tus gastos. Se trata de una plataforma todo en uno que te ayuda a colaborar con tu equipo para optimizar el presupuesto y los gastos de tu empresa. Las plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp automatizan el seguimiento y la supervisión de los gastos y proporcionan análisis detallados.
Aquí tienes las cinco mejores plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp que puedes utilizar para dominar la planificación financiera.
1. Plantilla de informe de gastos de ClickUp
La plantilla de informe de gastos de ClickUp te ayuda a llevar un registro de todos los gastos personales y relacionados con la empresa en un solo lugar. ¿Quieres añadir diferentes categorías de gastos? Abre la vista Tabla de ClickUp para empezar. ¿Quieres ver cuánto has pagado a proveedores y contratistas? Consulta los paneles de ClickUp para obtener una panorámica.
Lo mejor de esta plantilla es que puedes establecer estados personalizados para realizar un seguimiento de los pagos aprobados y rechazados, y aplicar campos personalizados para gestionar la fecha de pago, el beneficiario y los detalles del importe.
La plantilla de informe de gastos de ClickUp ayuda a registrar los gastos de los diferentes departamentos de la empresa para que puedas gestionar el presupuesto de cada equipo. También ofrece información valiosa sobre los gastos de la empresa, permite realizar previsiones de gastos futuros y establecer estructuras de desglose de costes para los proyectos.
2. Plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp
Los pagos atrasados, los descubiertos bancarios frecuentes y el aumento de las cuentas por pagar son signos de un flujo de caja deficiente.
Una forma de mejorar la gestión del flujo de caja es realizar un seguimiento y gestionar tus gastos con regularidad. Aquí es donde te ayuda la plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp. Esta plantilla, fácil de usar para principiantes, te permite establecer los detalles del presupuesto mensual y realizar un seguimiento de los gastos en relación con el presupuesto establecido.
Puede utilizar la información generada con esta plantilla para realizar análisis de coste-beneficio y mejorar el flujo de caja. Al realizar un seguimiento de los gastos mensuales, puede supervisar de forma eficiente su presupuesto anual y el progreso financiero que está logrando.
Con esta plantilla, puedes realizar fácilmente un seguimiento de dónde y cuánto gastan tus empleados. Desde hoteles hasta transporte y comidas, puedes definir la cantidad asignada en una hoja de cálculo de presupuesto y analizar tu flujo de caja.
Personaliza la plantilla para ver los gastos fijos y variables y utiliza los paneles de ClickUp para hacer previsiones de gastos futuros.
3. Plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp
Gestionar los gastos de los empleados puede ser una tarea abrumadora. Hay que hacer un seguimiento de los recibos, clasificar los gastos, verificarlos y tramitar los reembolsos. La plantilla de informe mensual de gastos de ClickUp agiliza todo el proceso.
Puede realizar un seguimiento de los gastos de los empleados en tiempo real, revisar y aprobar gastos, y crear informes detallados de gastos para supervisar los patrones de gasto. Aumenta la precisión y reduce el tiempo de procesamiento, lo que le mantiene satisfecho a usted y a sus empleados.
4. Plantilla de informes y gastos empresariales de ClickUp
¿Quieres realizar un seguimiento de tu presupuesto y tus gastos en un solo lugar para ver la salud financiera de tu empresa? La plantilla de informes y gastos empresariales de ClickUp te ayuda a hacer precisamente eso. Los miembros de tu equipo pueden añadir fácilmente sus gastos, lo que facilita conocer los gastos exactos de cada departamento.
Puede visualizar los gastos y encontrar oportunidades para ahorrar costes. Las funciones de control de tiempo automático y advertencia de dependencia de esta plantilla funcionan muy bien para la gestión general de los costes de los proyectos.
¿Qué más? La plantilla ofrece múltiples vistas para mejorar el análisis y la elaboración de informes de gastos. Puedes probar la vista Informe de gastos empresariales para realizar un seguimiento de los gastos y la vista Tablero de aprobación para aprobar o rechazar solicitudes de gastos.
5. Plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp
Las pequeñas empresas tienen problemas para gestionar sus gastos. Carecen de recursos, se enfrentan a restricciones de flujo de caja, tienen altos costes operativos y acceso limitado al crédito, entre otros factores que les dificultan la supervivencia financiera.
Necesitas una plantilla especializada para resolver estos problemas únicos. La plantilla de informes de gastos para pequeñas empresas de ClickUp es exactamente lo que necesitas. Automatiza el seguimiento de los gastos, te ayuda a ahorrar tiempo y recursos, y crea gráficos y tablas intuitivos para obtener una mejor visión del rendimiento financiero de tu empresa.
Puedes utilizarlo para crear tareas que te permitan realizar un seguimiento de tus gastos. ¿Lo mejor? Incluso crea informes para fines fiscales, lo que te permite reducir la carga que supone el cumplimiento de tus obligaciones.
Optimice sus finanzas con plantillas de seguimiento de gastos
Las plantillas de Hojas de cálculo de Google son buenas para el seguimiento de las finanzas, pero hay que hacer un gran esfuerzo para introducir los gastos, clasificarlos en categorías y calcular el gasto total.
Además, las plantillas de Hojas de cálculo de Google tampoco cuentan con análisis avanzados, lo que dificulta detectar tendencias de gasto. En su lugar, puedes utilizar plantillas avanzadas, como las plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp, para automatizar y optimizar el seguimiento de los gastos.
Con las plantillas de seguimiento de gastos de ClickUp, puedes planificar propuestas presupuestarias, realizar un seguimiento de los gastos, detectar tendencias, encontrar oportunidades de ahorro y hacer previsiones presupuestarias, todo en un solo lugar.
Regístrate gratis en ClickUp para organizar y realizar un mejor seguimiento de tus gastos.